Quản trị sự kiên nhóm 1

Phần 1: KHÁI QUÁT VỀ LĨNH VỰC TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2 1.1.Khái niệm sự kiện, tổ chức sự kiện 2 1.2.Vai trò của tổ chức sự kiện 3 1.3. Quy trình tổ chức sự kiện 3 Phần 2: QUI TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 10 2.1 Thấu hiểu yêu cầu khách hàng 10 2.2. Suy nghĩ ý tưởng 10 2.3. Thiết kế sự kiện ( Event design) 11 2.3.1. Thuyết minh chủ đề và ý tưởng 11 2.3.2. Trang Facebook của sự kiện 12 2.3.4. Hình thức tham gia sự kiện 13 2.3.5. Cơ cấu giải thưởng 14 2.4. Lên kế hoạch triển khai sự kiện (preevent postevent) 14 2.4.1. Kế hoạch nhân lực thực hiện sự kiện 14 2.4.2 Chi tiết các công việc 15 2.4.3. Kế hoạch đo lường kết quả của Sự kiện 16 2.4.4. Kế hoạch thu chi cho sự kiện 17 2.4.5. Phân tích rủi ro có thể xảy ra 18 2.5. Tiến hành thực hiện 19 2.6. Dàn dựng chuẩn bị 19 2.7. Kết thúc sự kiện 20 2.7.1. Trao giải 20 2.7.2. Tổng kết thu chi Sự kiện 21 Phần 3: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ VỀ SỰ KIỆN CỦA NHÓM 23 3.1. Thành công 23 3.2. Khó khăn trong tổ chức sự kiện 24 3.3. Những bài học kinh nghiệm rút ra 25

1 + TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI  BÀI THẢO LUẬN MÔN: QUẢN TRỊ SỰ KIỆN Đề tài: TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN THỰC TẾ BÁO CÁO VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐÃ THỰC HIỆN Giáo viên hướng dẫn: Bùi Thị Quỳnh Trang Nhóm thực hiện: Mã Lớp học phần: 2001TMKT3911 HÀ NỘI - 2020 Mục lục Phần 1: KHÁI QUÁT VỀ LĨNH VỰC TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1.Khái niệm kiện, tổ chức kiện Khái niệm kiện Theo từ điển Chambers(1998, trang 560): Sự kiện điều diễn có kết quả, ảnh hưởng có bất ngờ có khả xảy gây ý hay đơn giản mục chương trình Theo Accepted Practices Exchange (APEX) (CIC, 2005): Một dịp tổ chức họp, hội nghị, triển lãm, kiện đặc biệt, tiệc chiêu đãi…Một kiện thường bao gồm nhiều chức khác liên quan đến Theo từ điển Tiếng Việt: Sự kiện việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán,… Khái niệm tổ chức kiện Theo quan điểm hoạt động tổ chức kiện hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực kiện Theo quan điểm kinh doanh tổ chức kiện bao gồm số toàn hoạt động từ việc thiết kế, triển khai đến kiểm soát hoạt động kiện nhằm đạt mục tiêu định mà kiện đề Qua hoạt động tổ chức nghiên cứu kiện Việt Nam, thấy tổ chức kiện bao gồm hoạt động nghiên cứu kiện, lập kế hoạch, chương trình cho kiện, điều hành diễn biến kiện, kết thúc kiện,… Tổ chức kiện trình kết hợp hoạt động lao động việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực dịch vụ nhằm đảm bảo tồn cơng việc chuẩn bị hoạt động kiện cụ thể thời gian không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự thông điệp truyền thơng 1.2.Vai trị tổ chức kiện Đối với xã hội: - Sự kiện phần quan trọng đời sống người đời sống xã hội - Giúp thõa mãn đáp ứng nhu cầu đời sống người đặc biệt đời sóng tinh thần: Đó trải nghiệm nhau, nâng cao niềm tự hào cộng đồng dân tộc, củng cố tình đồn kết, thắt chặt mối liên hệ cộng đồng Đối với doanh nghiệp: - Sự kiện đóng vai trị vơ quan trọng việc truyền tải thông điệp doanh nghiệp đến với khách hàng để xây dựng, trì, khuyếch trương phát triển hình ảnh, uy tín - Với lợi lĩnh vực quan hệ báo chí truyền hình, kiện góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu sản phẩm cơng ty 1.3 Quy trình tổ chức kiện Từ lâu tổ chức kiện trở thành công cụ để doanh nghiệp thực hoạt động tiếp thị, xúc tiến, quảng bá có hiệu Thơng qua tổ chức kiện, doanh nghiệp truyền tải hình ảnh, sản phẩm, chiến lược kinh doanh đến tận tay khách hàng Để tổ chức kiện thành công, cần nghiên cứu kĩ lưỡng bước sau: 1.3.1.Bước 1: Xác định mục tiêu 1.3.1.1.Khái niệm Mục tiêu kiện kết mà nhà đầu tư kiện, nhà tổ chức kiện thành phần tham gia khác định nhằm phấn đấu đạt trình thực kiện 1.3.1.2.Xác định mục tiêu kiện bao gồm: - Gia tăng doanh số - Tìm kiếm khách hàng tiềm - Mở rộng thị trường - Mở rộng mối quan hệ 1.3.1.3.Thứ bậc mục tiêu - Hội họp, hội nghị, hội thảo - Sự kiện đoàn thể - Sự kiện gây quỹ - Sự kiện khuyến khích kinh doanh 1.3.2.Bước 2: Xác định chủ đề kiện 1.3.2.1.Khái niệm Chủ đề cho kiện hiểu nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… kiện 1.3.2.2.Hình thành chủ đề kiện Nhà đầu tư kiện với chuyên gia marketing với nhà tổ chức kiện bàn bạc thống chủ đề cho kiện: Các nhà đầu tư xác định chủ đề nhà tổ chức kiện thực theo Nhà đầu tư kiện thường đưa mục đích việc đầu tư kiện mình, việc hình thành chủ đề cho kiện giao cho nhà tổ chức kiện 1.3.3.Bước 3: Xác định đối tượng đại biểu/khách mời 1.3.3.1.Khái niệm Khách mời tham gia kiện tổ chức, doanh nghiệp cá nhân chủ đầu tư kiện chủ động mời tham dự vào diễn biến, hoạt động kiện, họ đối tượng mà mục tiêu kiện muốn tác động đến 1.3.3.2 Các công việc chuẩn bị có liên quan đến khách mời - Lập danh sách khách mời - Chuẩn bị gửi giấy mời cho khách - Kiểm tra, xác nhận - Chuẩn bị điều kiện để phục vụ 1.3.3.3.Quy trình chung lập danh sách khách mời - Thống số lượng cấu khách mời với nhà đầu tư kiện - Lập loại danh sách khách mời - Kiểm tra danh sách khách mời - Khẳng định danh sách khách mời 1.3.4.Bước 4: Xây dựng chương trình kế hoạch 1.3.4.1.Khái niệm Xây dựng chương trình cách tạo sản phẩm kiện giấy tờ Từ chương trình tổng thể kiện sở để lập kế hoạch chuẩn bị, tổ chức Từ chương trình tổng thể xác định dịch vụ cần thiết cho chương trình từ xác định sơ giá thành chương trình 1.3.4.2.Quy trình xây dựng chương trình B1.Nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng B2.Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng cho kiện B3.Xây dựng chương trình lập dự toán ngân sách cho kiện B4.Thảo luận thống điều chỉnh chương trình B5 Hồn thiện chương trình B6.Thống chương trình thức B7 Lập kế hoạch chi tiết chuẩn bị tổ chức kiện B8 Điều chỉnh chương trình chuẩn bị, hồn thiện chương trình lần cuối trước khai mạc kiện 1.3.4.3.Xây dựng kế hoạch Kế hoạch tổ chức kiện hiểu thiết kế nội dung, công việc kiện (từ khâu chuẩn bị kết thúc kiện), xếp có khoa học theo trình tự định thời gian cho phép nhà tổ chức kiện triển khai có hiệu hoạt động chuẩn bị thực nội dung cơng việc có kiện nhằm đạt mục tiêu tổ chức kiện 1.3.4.4 Các yêu cầu - Dựa chương trình, mục tiêu, ý tưởng SK - Dựa hợp đồng, dự toán ngân sách thỏa thuận với nhà đầu tư SK - Dựa sở khả nguồn lực nhà tổ chức SK - Tính đến tác động yếu tố ảnh hưởng đến trình tổ chức SK - Xem xét yếu tố thời gian - Phải đảm bảo tính hệ thống, tồn diện đầy đủ - Phải tính đến yếu tố rủi ro, cố phương án dự phịng - Phải đảm bảo tính khả thi 1.3.4.5.Quy trình xây dựng - Hệ thống hóa hoạt động diễn biến kiện - Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết - Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể - Lập kế hoạch việc triển khai thực kiện - Lập kế hoạch cho công việc bổ trợ kiện - Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức kiện lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho kiện - Lập kế hoạch xử lý cố kiện - Tiến hành thảo luận lấy ý kiến bên tham gia nội dung nói - Kiểm tra đánh giá hoàn thiện kế hoạch tổng thể 1.3.5 Bước 5: Lập thời gian biểu lựa chọn địa điểm 1.3.5.1.Xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức kiện Trước hết cần lấy thời gian từ bắt đầu lập kế hoạch tới bắt đầu tổ chức kiện Đây mức độ khống chế toàn thời gian hạng mục công việc chuẩn bị Tiếp đến, Nhà tổ chức kiện cần xác định thời gian cho hạng mục công việc, đặc biệt hạng mục cơng việc chủ yếu quan trọng Sau đó, xác định thêm mức thời gian dự phịng cho tồn hệ thống công việc Xác định phương pháp chuẩn bị cho thích hợp phương pháp phương pháp chiếu, phương pháp dòng chảy song song phương pháp kết hợp 1.3.5.2.Ý nghĩa việc lựa chọn địa điểm Địa điểm phù hợp góp phần thực tốt mục tiêu kiện Địa điểm thuận lợi giúp cho nhà tổ chức kiện thực chương trình kiện cách tốt Địa điểm phù hợp tạo cho khách hàng tâm lý thoải mái, hứng thú dễ dàng hồ nhập vào kiện; góp phần tạo nên bầu khơng khí kiện Việc lựa chọn địa điểm ảnh hưởng lớn đến tất yếu tố khác tổ chức kiện 1.3.5.3.Phân loại địa điểm tổ chức kiện - Theo khơng gian: + Trong phịng + Ngồi trời + Khơng gian hỗn hợp - Theo CSVCKT vốn có địa điểm: + Chuyên nghiệp + Bị động 1.3.5.4 Các khu vực không gian địa điểm tổ chức kiện - Khu vực đón tiếp: Cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp - Khu vực để xe khách mời - Các lối lại: Lối chính, lối cho khách VIP, lối đến dịch vụ bổ trợ - Khu vực kỹ thuật - Khu vực triển khai kiện: Ví dụ hội nghị hội thảo bục diễn thuyết, sân khấu, trình chiếu - Khu vực cung cấp dịch vụ khác: Như khu vực ăn uống coffee break, khu vực giải lao, vệ sinh, khu vực nghỉ ngơi, tham quan, giải trí… - Lối hiểm khu vực giải tình khẩn cấp 1.3.5.5 Quy trình lập kế hoạch tổ chức kiện B1 Mô tả yêu cầu địa điểm tổ chức kiện B2 Lập danh sách nhà cung ứng địa điểm tổ chức kiện B3 Liên hệ nhà cung ứng khảo sát địa điểm B4 Đàm phán thống lựa chọn B5 Ký kết hợp đồng địa điểm 1.3.6.Bước 6: Xác định ngân sách 1.3.6.1.Khái niệm Là việc liệt kê tính tốn khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính phát sinh trình tổ chức kiện 1.3.6.2.Các yêu cầu đối với nhà tổ chức kiện nhà đầu tư kiện lập dự toán ngân sách Đối với nhà đầu tư kiện cần khẳng định yêu cầu sau: - Xem xét, thống với nhà tổ chức kiện dự toán kinh phí - Quyết định chấp thuận dự tốn ngân sách tổ chức kiện - Khẳng định có đủ kinh phí để tiến hành tổ chức kiện Đối với nhà TCSK: - Cần sát với chương trình thỏa thuận với nhà đầu tư SK - Dự kiến tính tốn cách tương đối xác chi phí cần chi trả cho hàng hóa, dịch vụ cần có để thực chương trình - Đưa đề xuất, điều chỉnh theo yêu cầu nhà đầu tư SK nhằm mục đích đảm bảo đạt mục tiêu SK - Giao việc lập dự tốn cho người có kinh nghiệm việc lập chương trình, kế hoạch, lập dự toán SK 1.3.6.3.Các nhóm chi phí tổ chức kiện Trong tổ chức kiện phát sinh nhiều khoản mục chi phí có liên quan, thông thường người ta chia khoản mục vào nhóm sau: - Chi phí trực tiếp cho tổ chức kiện - Giá trị trả cho nhà tổ chức kiện - Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước - Các chi phí dự phịng chi phí liên quan đến việc thay đổi chương trình 1.3.7 Bước 7: Tài trợ kiện Tài trợ hỗ trợ tài cho kiện quan trọng, tổ chức cá nhân tiêu biểu Đặc điểm tài trợ: Thơng qua tài trợ doanh nghiệp tranh thủ hội quảng bá phương tiện thông tin truyền thông với chi phí thấp quảng cáo lại đạt hiệu cao Phân loại gồm có loại: - Tài trợ thương mại: Thể Thao, Nghệ thuật, văn hóa, giải trí… - Tài trợ bảo trợ: Khoa học, giáo dục, từ thiện 10 Phần 2: QUI TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2.1 Thấu hiểu yêu cầu khách hàng Với mong muốn nâng cao ý thức sinh viên Đại học Thương mại phịng, chống dịch Covid, nhóm thực kiện có ý tưởng tổ chức thi với chủ đề “Sinh viên Thương mại với dịch Covid 19” Như nói nhóm thực kiện khách hàng Thấu hiểu yêu cầu Các yêu cầu nhóm đưa kiện bao gồm: - Mục tiêu/ mong muốn tổ chức kiện : Dịch Covid 19 thật diễn biến phức tạp phạm vi tồn quốc nói riêng giới nói chung Để góp phần đẩy lùi dịch bệnh xã hội, tổ chức kiện theo chủ đề “Sinh viên Thương mại với dịch Covid 19” Sau kiện lan tỏa tinh thần, nâng cao ý thức phòng chống dịch đồng thời tạo sân chơi động cho bạn sinh viên - Loại hình kiện: Social and cultural events (Sự kiện văn hoá, xã hội) - Thời gian & địa điểm kiện diễn ra: Sự kiện diễn online từ 7/4/2020 đến 20/4/2020 - Tổng ngân sách cho kiện 750 000 đồng 2.2 Suy nghĩ ý tưởng Trước yêu cầu kiện, nhóm thực đưa ý tưởng tổ chức kiện sau: Nhóm thực đưa ý tưởng tổ chức thi online tảng mạng xã hội Facebook Do tổ chức thi online phù hợp với điều kiện dịch bênh, hạn chế tiếp xúc đông người, đồng thời phù hợp với quỹ ngân sách hạn hẹp nhóm Đối tượng tham gia: sinh viên Đại học Thương mại Do đối tượng sinh viên động, có ý thức cao phòng chống dịch bệnh nên dễ dàng thu hút tham gia dự thi Đồng 15 thư ký) với kết nối phận nhằm thực thông suốt kiện, thúc đẩy trình triển khai kiện, xử lý khó khăn xảy ra, quản lý thu chi,… Ban thông truyền 15 thành Truyền thông kiện, thông báo thời gian hoạt động viên diễn kiện, tác động tăng tương tác người, thu hút tham gia theo dõi bạn sinh viên trường Đại học Thương Mại, đăng dự thi thí sinh,… Ban giám khảo thành Tiến hành tổng kết điểm thí sinh thơng qua page, viên chấm điểm đưa kết Các thành viên thành tham gia dự thi, truyền thơng cho kiện qua cịn lại viên hình ảnh, công việc phụ, 2.4.2 Chi tiết công việc Sau hoàn tất giai đoạn đề xuất kế hoạch ý tưởng cho kiện, có tán thành giáo viên thành viên nhóm, BTC thực giai đoạn lên kế hoạch tổ chức kiện cách cụ thể, chi tiết để đảm bảo cho chương trình diễn trôi chảy, suôn sẻ,thành công ; công việc giai đoạn quản lý theo dõi tiến trình triển khai kiện Các công việc bao gồm: - Thiết kế ảnh bìa, ảnh đại diện, tạo Trang fanpage cho kiện - Truyền thông cho Sự kiện: đăng quảng cáo kiện Fanpage lập bao gồm mục đích chương trình, nội dung, đối tượng tham gia, link hướng dẫn điền thông tin cá nhân người ( nhóm người) muốn đăng kí tham gia kiện, thể lệ thi, cách tính điểm, cấu giải thưởng thời gian dự thi - Mỗi thành viên nhóm like fanpage chương trình kêu gọi người tham gia cách share quảng cáo cho bạn bè, người thân trang facebook, trang trường ( Tự học TMU, TMU confessions,…) để người biết đến nhiều - Mỗi ngày cập nhật thơng tin chương trình: thời gian đăng kí nhận link tham gia, thời gian gửi thi cho chương trình, thời gian chấm điểm, cơng bố kết Kèm theo thơng tin chương trình thơng tin nóng hổi dịch Covid 19 diễn hàng 16 ngày xung quanh chúng ta, lời cổ động tham gia phịng , chống dịch; với thơng điệp “ người dân chiến sỹ”, chiến đấu chống dịch Covid-19 – kẻ thù vơ hình, làm đau đầu nhiều nhà khoa học nước ta giới Cùng với nhiều hình ảnh đẹp người dân, học sinh, sinh viên,…tham gia phịng chống dịch ví dụ để tạo lên ý tưởng cho thí sinh tham gia chương trình - Thơng báo fanpage kiện thời gian đóng link đăng kí dự thi, thời gian bắt đầu nộp thi đấu, hết hạn nộp bài… - Sau đăng kí link tham gia, thí sinh gửi cho trưởng ban truyền thơng để kiểm duyệt trước update thi lên page kiện BTC người chơi kêu gọi người tương tác với dự thi để đạt kết cao kiện - Sau khoảng 10 ngày để thi sinh gửi dự thi thi đấu chương trình khép lại Ban truyền thơng thơng báo báo với tất người hết hạn thi đấu fanpage chương trình - Các dự thi gửi BTC cập nhật kết tương tác dự thi; ban chấm điểm lúc bắt đầu làm việc Họ phải chấm điểm cách minh bạch, rõ ràng,phân minh thông qua số lượt like, comment, share thông điệp ý nghĩa từ dự thi - Cuối công bố kết trao giải; kết thúc kiện Bảng 2.2 Các mốc thời gian kiện Thời gian Nội dung công việc Từ 7/4-10/4 Thời gian đăng kí, gửi dự thi Từ 11/4-19/4 Thời gian đăng dự thi, thí sinh kêu gọi người tương tác 20/4 – 21/4 Chấm 21/4 Công bố kết 17 Sau hết dịch Trao giải 2.4.3 Kế hoạch đo lường kết Sự kiện Những kiện trực tuyến có ưu điểm đo lường cách xác số theo tiêu chí mục tiêu đặt ra, tạo survey thăm dị ý kiến, chí lấy database người tham dự cách dễ dàng thông qua việc cho đăng ký thành viên Đây số tiêu chí quan trọng mà ban tổ chức dùng để đo lường hiệu kiện: - Số lượng người theo dõi page - Số người đăng ký tham gia - Số lượt react page - Số comment page - Số lượt Share page Dưới bảng mục tiêu cụ thể tiêu chí đánh giá: Bảng 2.3 Mục tiêu kiện Mục tiêu Số người theo dõi page 250 Số người đăng ký tham gia 12 Số react page 1400 Số comment page 1000 Số share page 600 18 2.4.4 Kế hoạch thu chi cho kiện Kế hoạch thu: Nguồn thu cho kiện từ đóng góp thành viên nhóm, sau kết thúc kiện, tổng hợp chi phí chia cho thành viên nhóm Kế hoạch chi: 19 Bảng 2.4 Kế hoạch chi cho kiện Đơn vị chi Truyền thông Giải thưởng Số tiền 200.000 đồng 750.000 đồng Mục chi Chi cho thiết kế fanpage Đối với dự thi VIDEO: - Giải trị giá: 200.000 đồng - Giải nhì trị giá: 150.000 đồng - Giải ba trị giá: 100.000 đồng * Đối với dự thi ẢNH: - Giải trị giá: 150.000 đồng - Giải nhì trị giá: 100.000 đồng - Giải ba trị giá: 50.000 đồng 2.4.5 Phân tích rủi ro xảy Rủi ro nhân lực: Đây rủi ro xuất phát từ nhân tham gia tổ chức, khơng nhiệt tình, khơng báo cáo tiến độ hẹn gây ảnh hưởng đến việc tổ chức kiện, ảnh hưởng trực tiếp đến mặt event khâu event hoàn thành tác động người, đó, khâu Event bị ảnh hưởng nhân đảm trách Rủi ro thời gian: Phân bổ thời gian không hợp lý, thời gian chuẩn bị ý tưởng dài, thời gian triển khai ngắn Hoặc uớc lượng thời gian không phù hợp cho khâu q trình tổ chức dẫn đến khơng đáp ứng kịp tiến độ Sự kiện Mức độ tương tác người với kiện cịn ít, chưa có nhiều người đăng kí tham gia chương trình, dự thi không tiêu chuẩn, mục tiêu kiện, người đăng kí khơng tham gia dự thi,… 20 2.5 Tiến hành thực Sau tất ý tưởng trí, kế hoạch tổ chức kiện thông qua Ban tổ chức tiến hành thực chương trình Các hoạt động bao gồm: - Thiết kế ảnh đại diện, ảnh bìa cho Trang fanpage: Ban Truyền thông thực hiện, thời gian 30/3/2020, thời gian hoàn thành 2/4/2020 - Thiết kế fanpage tạo kiện facebook: hoàn thành 4/4/2020 Ban truyền thông - Trong thời gian từ 4/4/2020 đến 7/4/2020: Tạo bảng Google đăng kí dự thi Ban truyền thơng với thành viên nhóm thực tương tác, chia sẻ Fanpage TMUers với NCOV để truyền thông, giới thiệu kiện Bảng 2.5 Thời gian thực tế tổ chức kiện Thời gian Nội dung cơng việc Từ 7/4- Thời gian đăng kí, gửi dự thi 10/4 Ghi Từ 11/4- Ban tổ chức đăng dự thi, thí sinh kêu gọi người tương tác 19/4 20/4 21/4 – Chấm dự thi 21/4 Công bố kết 25/4 Tiến hành trao giải cho thí sinh đoạt giải Chuyển online khoản 2.6 Dàn dựng chuẩn bị Các công việc cần làm: - Phân định loại hình kiện diễn ra: kiện tiến hành online tình hình dịch bệnh Covid 19 diễn biến phức tạp 21 - Xác định thời gian cụ thể kiện: từ 7/4 – 20/4 - Xác định đối tượng tham dự: toàn thể sinh viên Đại học Thương mại - Tạo mẫu phiếu tham dự - Cung cấp nhân sự: bao gồm tất thành viên nhóm chia thành ban như: tổ chức, truyền thông giám khảo - Tổ chức truyền thông: truyền thông cách rõ ràng kiện cách thức tham gia, quảng cáo kiện, thể lệ thi,… 2.7 Kết thúc kiện 2.7.1 Trao giải Kết dự thi thí sinh đoạt giải Bảng 2.6 Kết thí sinh đoạt giải ST T Hạng mục Ảnh Họ tên Vũ Thị Dinh Nguyễn Tuấn Anh Trần Thị Linh Quách Xuân Tình Nguyễn Thị Thu Video Nguyễn Ngọc Hưng Lớp hành K53N4 K53B1K S K53B4K S K53B1K S K53B4K S K53B3K S Khoa Tiếng Anh Thương Mại Khách Sạn- Du Lịch Khách Sạn- Du Lịch Khách Sạn- Du Lịch Khách Sạn- Du Lịch Khách Sạn- Du Lịch Tổng điểm 298,8 Giải thưởng Giải 42,4 Giải nhì 310,8 Giải 240,5 Giải nhì 132,8 Giải ba 56,65 Giải khuyến khích Theo cấu giải thưởng Ban tổ chức đưa có giải ba cho hạng mục ảnh, nhiên thực tế hạng mục thi ảnh có tiết mục thi nên xét giải thưởng, Ban tổ chức định chuyển giải ba hạng mục ảnh thành giải khuyến khích hạng mục video 22 Do tình hình dịch bệnh Covid-19 kéo dài, tổ chức lễ trao giải nên giải thưởng thông báo online gửi phần thưởng đến thí sinh qua tài khoản ngân hàng mà thí sinh cung cấp 2.7.2 Tổng kết thu chi Sự kiện Do tình hình dịch bệnh nên thi phải tổ chức online, công việc liên quan thành viên nhóm thực online nên khơng tốn chi phí hậu cần Do thi online nên thuê thiết bị, địa điểm nên khoản chi phí trao giải cho tiết mục 23 Bảng 2.7 Bảng tổng kết thu chi STT (1) Mục thu/chi Chi cho giải thưởng - Giải hạng mục ảnh - Giải nhì hạng mục ảnh - Giải hạng mục video (2) Số tiền (đồng) Ghi 750.000 150.000 100.000 200.000 - Giải nhì hạng mục video 150.000 - Giải ba hạng mục video 100.000 - Giải khuyến khích hạng mục video giám khảo bình chọn 50.000 Tổng chi cho kiện 750.000 (3) Thu từ thành viên nhóm 720.000 (4) Nhóm trưởng tài trợ 30.000 (5) Tổng thu 750.000 (6) Số dư sau kiện (5) - (2) Nhóm tổ chức kiện có 36 thành viên, thành viên đóng 20000 đồng qua thẻ ngân hàng Nhóm trưởng chuyển khoản qua thẻ ngân hàng 24 Phần 3: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ VỀ SỰ KIỆN CỦA NHĨM 3.1 Thành cơng Bảng 3.1 So sánh kết kiện so với mục tiêu đề Mục tiêu Kết đạt Phần trăm đạt so với mục tiêu Số người theo dõi page 250 237 90% Số người đăng ký tham gia 12 10 80% Số react page 1400 1505 110% Số comment page 1000 1200 120% Số share page 600 692 115,3% Có thể thấy, so với mục tiêu đề ra, kiện đạt thành công định, cụ thể sau: Số người theo dõi page số người đăng ký tham gia đạt 90% 80% so với mục tiêu ban đầu Ban tổ chức Con số chưa thực cao Ban tổ chức tương đối thành công việc quảng cáo, kêu gọi người tham gia hưởng ứng kiện 25 Số react, comment share cao thể bảng, số vượt mức mong đợi Ban tổ chức tương tác nhiệt tình đơng đảo bạn sinh viên Có thể nói với đông đảo sinh viên TMU đồng loạt tuyên truyền, kêu gọi, dịch có diễn biến phức tạp tác động lớn, giúp cho người có ý thức, tinh thần tự giác, có trách nhiệm bạn bè người thân hay toàn xã hội, chung tay đồng lòng đẩy lùi dịch bệnh Covid-19 Mức độ lan tỏa thấy rõ dự thi với số lượt tương tác cao Chính mà cá nhân phương tiện truyền thông lan tỏa cộng động thơng điệp có ích để ngăn ngừa dịch Thơng qua sản phẩm, thí sinh truyền đến cộng đồng, sinh viên Đại học Thương mại thơng điệp sâu sắc phịng chống dịch Covid-19 hồnh hành nay: + Thơng điệp “Nạn tung tin giả tràn lan mạng, buôn bán khẩu trang với giá cắt cổ,hay việc trốn cách ly” thông qua câu hát dỗi hùng hồn bạn Nguyễn Ngọc Hưng lớp K53B5KS + Thông điệp mạnh mẽ bạn Võ Thành Định K53B6KS “TƠI CHỌN Ở NHÀ VÌ BẢN THÂN, GIA ĐÌNH VÀ XÃ HỘI! CỊN BẠN THÌ SAO?…Việc Ở NHÀ chính cách bạn chọn cho SỰ SỐNG Việc RA ĐƯỜNG chính cách bạn chọn cho đến gần với CÁI CHẾT Bạn sẵn sàng nhà ai? Vì thân, gia đình? Ở nhà cộng đồng hay cho chính bác sĩ, chiến sĩ công an, đội tuyến đầu chống dịch Covid19? Chống dịch chớng giặc Cịn giặc cịn nguy Chiến dịch thành hay bại chính thân quyết định!” Bên cạnh đó, mức độ phối hợp thành viên Ban tổ chức kỉ luật, nghiêm chỉnh, thời gian theo lịch trình khiến cho sai sót q trình thực hầu 26 không xảy Ban tổ chức cảm thấy may mắn hồn thành trọn vẹn event, truyền tải thơng điệp góp phần đẩy lùi chống dịch Covid-19 diễn ngày phức tạp tồn giới 3.2 Khó khăn tổ chức kiện Mặc dù kiện tổ chức có quy mơ, mục đích, lên kế hoạch thực rõ ràng Ban Tổ chức gồm 30 thành viên thi online “Sinh viên Thương mại với dịch Covid” Tuy nhiên, sau so sánh, Ban Tổ chức nhận thấy số thí sinh điền thơng tin vào link đăng ký sau lại khơng tham gia up dự thi lên page Đây điểm hạn chế hình thức thi online Một số thí sinh ý thức dẫn đến việc Ban tổ chức khó để kiểm sốt số lượng thí sinh thật tham gia thi Do lệnh cách ly xã hội Thủ tướng Chính phủ, thành viên Ban tổ chức gặp để trao đổi trình diễn kiện, thành viên đơng, mà cơng việc phân chia khơng cơng bằng, có thành viên làm q nhiều, có thành viên lại khơng đóng góp Điều ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng chung kiện Thời gian kinh phí hạn chế nên hiệu kiện đạt mức tương đối Nếu có thêm nhà đầu tư page chạy quảng cáo để tăng mức tương tác, phần thưởng cao, thu hút thêm thí sinh tham dự Do hạn hẹp mặt thời gian nên trình diễn kiện ngắn, chưa thể thu hút đông đảo lượng sinh viên tham gia Các đường link đăng ký tham gia chưa chia sẻ rộng rãi nên tiết mục chủ yếu tập trung sinh viên khoa 3.3 Những học kinh nghiệm rút Sự kiện nên có chuẩn bị kỹ lưỡng, thống thành viên mặt nội dung Một kiện muốn diễn thành công trước hết nằm chủ đề kiện Chủ đề có hấp dẫn thu hút nhà đầu tư thí sinh tham dự Đưa rủi ro gặp phải q trình tổ chức kiện, để có xảy ra, Ban tổ chức kịp thời ứng biến mà khơng ảnh hưởng đến tiến trình kiện 27 Kinh phí tổ chức đóng góp phần khơng nhỏ thành công kiện Kêu gọi người tham gia thơi chưa đủ, cần có trợ giúp phương tiện chạy quảng cáo thu hút nhiều tương tác cho page PHỤ LỤC Hình ảnh Fanpage TMUers với NCOV Hình 4.1 Ảnh đại diện Fanpage Hình 4.2 Ảnh bìa Fanpage Phiếu đăng ký tham gia Phiếu đăng ký tham gia kiện " Cùng khoa B đẩy lùi dịch Covid 19" Chào mừng bạn đến với kiện "cùng khoa B đẩy lùi dịch Covid 19" Thực trạng nhận thức tiếp nhận thơng tin khơng xác dịch Covid 19 ảnh hưởng lớn tới công tác chống dịch VN giới, tổ chức kiện nhằm nâng cao nhận thức, góp phần đẩy lùi dịch