Câu 1: Sự kiện là gì? Đưa ra 1 số ví dụ về các loại hình sự kiện? Đặc điểm và ý nghĩa của tổ chức sự kiện? Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán. Ví dụ về các loại hình sự kiện: Exhibitions: Triển lãmBusiness event: Sự kiện liên quan đến KDFundraising event: Sự kiện gây quỹEntertainment event: SK mang tính giải tríTrade fair: Hội trợ thương mạiConcertlive perform Meetings: Họp hànhSeminars: Hội thảo chuyên đềSocial and cultural events: SK về VHXHConvention: Hội NghịPromotional event: SK khuyến mãiExhibitions: Triển lãmAnces: Hòa nhạc, biểu diễn Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số. Đặc điểm về lao động Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện Ý nghĩa của tổ chức sự kiện: Đối với nhà đầu tư sự kiện :+ Nhà đầu tư sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức cho việc tổ chức sự kiện, họ chỉ phải tập trung vào việc thực hiện vai trò của mình( nếu có).+ Nhà đầu tư sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu khi tổ chức sự kiện hơn so với nếu tự mình đứng ra tổ chức + Cùng với các dịch vụ có trong một sự kiện nếu nhà đầu tư sự kiện trực tiếp tiến hành họ sẽ thiếu thông tin về các nhà cung cấp dịch vụ, hoặc không lựa chọn được các dịch vụ vừa ý. Ngay cả vấn đề giá cả, đối với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ đàm phán được mức giá thấp hơn.+ Giảm thiểu được rủi ro trong quá trình tổ chức.................
Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 QUẢN TRỊ SỰ KIỆN ĐOÀN VĂN HẢI K10 – Quản trị kinh doanh tổng hợp B 2013 - 2017 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 Nội dung Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 Câu 1: Sự kiện gì? Đưa số ví dụ loại hình kiện? Đặc điểm ý nghĩa tổ chức kiện? * Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng, hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán * Ví dụ loại hình kiện: Exhibitions: Triển lãm Business event: Sự kiện liên quan đến KD Fundraising event: Sự kiện gây quỹ Entertainment event: SK mang tính giải trí Trade fair: Hội trợ thương mại Concert/live perform Meetings: Họp hành Seminars: Hội thảo chuyên đề Social and cultural events: SK VHXH Convention: Hội Nghị Promotional event: SK khuyến Exhibitions: Triển lãm Ances: Hòa nhạc, biểu diễn - Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức kiện Sản phẩm tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, kết hợp hàng hoá dịch vụ đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số - Đặc điểm lao động Tính tổ chức, khả phối hợp công việc phận một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện * Ý nghĩa tổ chức kiện: - Đối với nhà đầu tư kiện : + Nhà đầu tư tiết kiệm thời gian, công sức cho việc tổ chức kiện, họ phải tập trung vào việc thực vai trò mình( có) + Nhà đầu tư dễ dàng đạt mục tiêu tổ chức kiện so với tự đứng tổ chức + Cùng với dịch vụ có kiện nhà đầu tư kiện trực tiếp tiến hành họ thiếu thông tin nhà cung cấp dịch vụ, không lựa Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 chọn dịch vụ vừa ý Ngay vấn đề giá cả, nhà tổ chức kiện chuyên nghiệp đàm phán mức giá thấp + Giảm thiểu rủi ro trình tổ chức * Đối với nhà tổ chức kiện: + Khẳng định giá trị thị trường dịch vụ tổ chức kiện + Thu lợi nhuận từ thành + Thu kinh nghiệm nghề nghiệp, phát triển mối quan hệ với khách hàng, với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ * Đối với nhà cung ứng dịch vụ trung gian: + Là hội cho nhà cung ứng dịch vụ trung gian bán sản phẩm + Có hội quảng bá hình ảnh, sản phẩm mình, tạo lập hội kinh doanh * Đối với khách mời tham gia kiện + Được giao lưu, học hỏi, mở rộng quan hệ công việc sống + Thu lợi ích định vật chất tinh thần( ví dụ giao lưu, tiếp xúc với nhân vật tiếng,…) Câu 2: Sự kiên phân thành loại nào? Vai trò tổ chức kiện gì? - Theo quy mô lãnh thổ + Sự kiện lớn: Là sk có mức độ ảnh hưởng phạm vi quốc gia, quốc tế + Sự kiện nhỏ: Là sk có mực độ ảnh hưởng hẹp giới hạn DN hay gia đình - Theo thời gian + Sự kiện dài ngày + Sự kiện ngắn ngày - Theo hình thức mục đích + Sự kiện kinh doanh + Sự kiện giáo dục khoa học + Sự kiện văn hóa truyền thống + Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 + Sự kiện thể thao + Sự kiện thống + Sự kiện truyền thông + Sự kiện cá nhân + Sự kiện giải trí + Sự kiện văn hóa – xã hội + Sự kiện thương mại * Vai trò tổ chức kiện: - Truyền đạt thông tin đến người tham gia kiện - Tìm ý kiến thống nhất, đạt mục tiêu đề kiện Câu : Trình bày phát triển tương lai ngành tổ chức kiện Việt Nam So với thị trường quảng cáo, thị trường tổ chức kiện có quy mô lớn nhiều Kinh tế xã hội phát triển, nhu cầu tổ chức kiện cao Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với 60 dân tộc vùng miền khác nên văn hóa Việt Nam đa dạng phong phú đa dạng Việt Nam nơi giao thoa văn hóa lớn Trung Quốc, Ấn Độ phương Tây làm cho văn hóa Việt Nam đại phong phú đa dạng Chính yếu tố tác động mạnh nhu cầu tổ chức kiện, làm quy mô nhu cầu tăng cao với nhiều phân đoạn Mỗi năm có tới hàng triệu kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức, nhiên khả đáp ứng có hạn Về cung ứng, hoạt động cung ứng tổ chức kiện chưa thành ngành kinh doanh dịch vụ độc lập Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức kiện => Tương lai ngành quản trị kiện tương lai sáng sủa Câu : MICE viết tắt từ ? Hãy cho ví dụ loại tương ứng với chữ ? MICE viết tắt từ: Meeting, incentive, conference, exhibition/event * Meeting (Gặp gỡ, hội họp, họp mặt): Là hoạt động gặp gỡ, hội họp cá nhân, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế, khoa học, … xếp nhằm thảo luận, trao đổi chủ đề hay vấn đề chuyên biệt, thông tin sản phẩm, tìm giải pháp cho vấn đề tồn tại, Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 vấn đề có tính chất thời Thời gian từ 2-5 ngày Quy mô nhỏ: 50-200 người Địa điểm: luân chuyển VD: Họp ban chấp hành công Đoàn trường đại học Kinh tế Quản trị kinh doanh * Incentive (Khen thưởng khuyến khích): Để khen thưởng cho cá nhân nhóm nhân viên có thành tích tốt công việc góp phần giúp công ty đạt mục tiêu đề ra, qua khuyến khích người đoàn kết, gắn bó với công ty vừa hội họp vừa vui chơi vừa tham gia chương trình du lịch phần thưởng dành cho nhân viên xuất sắc, đại lý bán hàng hiệu VD: Công ty X tổ chức cho nhân viên tham quan du lịch vào tháng năm 2016 * Convention/Conference (Hội nghị, hội thảo): Là họp lớn có quy mô lớn người tham gia lĩnh vực nhằm trao đổi ý kiến hay để trao đổi bàn bạc công việc với nhau, diễn đàn quốc tế tổ chức với quy mô lớn Số lượng người tham gia: 300-1000 người VD: Hội thảo "Bí mật tâm thức người giàu" diễn Hà Nội ngày 14/04/2016 * Event/ Exhibition (sự kiện, hội trợ triển lãm): Là hoạt động liên quan đến kiện thể thao, văn hóa hội trợ triển lãm hàng tiêu dùng, sản phẩm, …để cung cấp thông tin lợi ích việc sử dụng, tiêu dùng hàng hóa sản phẩm khác Trong số trường hợp, tổ chức hội nghị, hội thảo hay buổi chiêu đãi khách hàng thường xuyên, nhà cung ứng quen thuộc Thu hút nhiều phóng viên, phương tiện thông tin đại chúng VD: Hội đền Hùng diễn vào ngày 10/03 âm lịch hàng năm Câu 5: Các hoạt động tác nghiệp tổ chức kiện bao gồm gì? Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện; Chuẩn bị tổ chức sự kiện Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện Tổ chức phục vụ ăn uống sự kiện Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển sự kiện Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ sự kiện Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện 10 Xúc tiến và quảng bá sự kiện 11 Quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ kiện Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 12 Quản trị tài tổ chức kiện 13 Dự phòng giải cố quản trị kiện 14 Chăm sóc khách hàng 15 Đảm bảo vệ sinh, an toàn an ninh trình tổ chức kiện Câu 6: Có chủ thể cung ứng dịch vụ kiện nào? Trình bày khó khăn thuận lợi chủ thể Loại chủ thể Các trung tâm hội nghị Thuận lợi Không gian rộng Công nghệ, kỹ thuật đại Nhiều trung tâm cung cấp không gian trưng bày/ triển lãm Các khách sạn Không gian bị giới hạn Giá trọn gói Người Mỹ ưa thích Có khách sạn gần sân bay: tiết kiệm thời gian Các trường đại Chi phí thấp học Môi trường học thuật Tập trung Phong cách cổ điển/ đại Có nhiều loại phòng khác Các trung tâm Môi trường kinh doanh đào tạo quản lý ( Khu dân cư) Các chủ thể Ghi nhớ, mang tính lạ khác Trên tàu: giá trọn gói Khó khăn Có thể có không phù hợp cho kiện nhỏ - ngày tăng Không có chỗ Pha trộn khách kinh doanh khách nghỉ ngơi Không phù hợp cho kiện lớn Trang thiết bị không đại tiện nghi Chỉ tổ chức kì nghỉ Sự phân bố tòa nhà lớn- lại khó khăn Rất khu vui chơi giải trí Sự giới hạn thiết kế Không thể tổ chức nhiều lần cho khách hàng Không có chỗ Câu : Trình bày vai trò thành phần tham gia vào kiện? Thành phần tham gia kiện tổ chức, doanh nghiệp cá nhân trực tiếp gián tiếp tham gia vào nhiều công việc, hoạt động, diễn biến kiện Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 * Nhà đầu tư sự kiện (nhà thuê tổ chức kiện/ chủ sở hữu kiện): chủ thể kiện, tổ chức doanh nghiệp cá nhân bỏ kinh phí để thực hiện hoặc thuê nhà tổ chức sự kiện thực hiện sự kiện và chịu trách nhiệm chủ yếu đối với các yếu tố có liên quan đến kiện, nhằm mang lại lợi ích khác cho tổ chức cho xã hội * Nhà tài trợ sự kiện: Là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho sự kiện một phần về kinh phí, sở vật chất kỹ thuật, nhân lực…để góp phần vào sự thành công của sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích cho mình và cho xã hội Nhà tài trợ sự kiện sẽ có được những quyền hạn nhất định việc chi phối một số nội dung, hoạt động cũng mục đích của sự kiện; song song với nó họ cũng sẽ phải chịu một số trách nhiệm nhất định (đối với các vấn đề có liên quan với họ) sự kiện Cần lưu ý: - Nhà đầu tư sự kiện nếu bỏ kinh phí và tự mình tổ chức sự kiện họ sẽ đóng cả vai trò là nhà tổ chức kiện - Trong một sự kiện có thể vừa có nhà đầu tư sự kiện vừa có thể có một hay nhiều nhà tài trợ cho sự kiện - Trường hợp có nhiều nhà tài trợ sự kiện, người ta thường chỉ nhà tài trợ chính (tài trợ chính thức); nhà đồng tài trợ… * Nhà tổ chức kiện (bên thuê tổ chức kiện): tổ chức, doanh nghiệp, người nhà đầu tư kiện thuê ủy quyền thực trình tổ chức kiện có ràng buộc, quyền lợi nghĩa vụ định trình tổ chức kiện Cùng với nhà đầu tư sự kiện nhà tổ chức sự kiện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề có liên quan đến sự kiện Nhà tổ chức kiện ngoài việc chịu trách nhiệm chuẩn bị, tiến hành và kết thúc các nội dung của sự kiện còn đóng vai trò trung gian giữa các nhà cung ứng dịch vụ với khách hàng của mình Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 * Khách hàng của nhà tổ chức kiện Khách hàng đối tượng mà nhà tổ chức kiện phục vụ và sẽ được trả công cho quá trình phục vụ của mình Tùy theo hình thức tổ chức kiện mà khách hàng của sự kiện có thể khác Trong trường hợp nhà tổ chức kiện tự đứng tổ chức một sự kiện nào đó để lấy thu bù chi (ví dụ một cuộc biểu diễn nghệ thuật), khách hàng chính là các nhà tài trợ cho sự kiện và khán giả (khách mời) tham gia sự kiện * Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức kiện: tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng một hay một số các dịch vụ, hàng hóa bổ trợ (dịch vụ về lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao, văn phòng, an ninh…) cho trình tổ chức kiện thông qua các hợp đồng (hoặc các hình thức thỏa ước khác) được ký kết với nhà tổ chức sự kiện, họ có những ràng buộc, quyền lợi, nghĩa vụ nhất định liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện * Tình nguyện viên tham gia sự kiện là những người tình nguyện tham gia vào quá trình tổ chức và diễn sự kiện, thường với tư cách hỗ trợ cho quá trình tổ chức sự kiện, họ chịu sự chỉ đạo giám sát của ban tổ chức sự kiện/ nhà tổ chức kiện * Khách mời tham gia kiện (về sau gọi tắt là: khách mời) tổ chức, doanh nghiệp cá nhân chủ đầu tư kiện chủ động mời tham dự vào diễn biến, hoạt động kiện, họ đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến Vì vậy, khách mời tham gia sự kiện là một các yếu tố cần tính tới lập chương trình, kế hoạch nội dung tổ chức kiện * Khách vãng lai tham gia kiện (về sau gọi tắt là: khách vãng lai) tổ chức doanh nghiệp cá nhân lý tham gia vào kiện không thuộc nhóm nói * Chính quyền cư dân nơi diễn kiện: quyền cư dân giới hạn phạm vi địa lý chịu ảnh hưởng thời gian tiến hành kiện Câu 8: Trình bày đặc điểm lao động ngành tổ chức kiện ? Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 - Lao động tổ chức kiện đòi hỏi tính chuyên môn cao đa dạng hóa ngành nghề, công việc, máy móc khó thay đổi người Lao động tổ chức kiện lao động dịch vụ đặc thù, khó tự động hóa giới hóa - Tính tổ chức, khả phối hợp công việc phận kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo mục tiêu kiện Có hàng trăm vấn đề khác xảy lúc quy trình tổ chức kiện Việc điều phối giải vấn đề liên tục xảy không chấm dứt quy trình - Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính vụ, phụ thuộc vào nhiều tiến độ, kế hoạch kiện - Lao động tổ chức kiện phải chịu sức ép tâm lý tương đối lớn Một mặt đòi hỏi động sáng tạo; mặt khác đặc tính lao động phai giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau, lại có yêu cầu phải có thái độ vui vẻ, chuẩn mực công việc Câu 9: Nêu phân tích đặc điểm sản phẩm kiện - Sản phẩm tổ chức kiện mang tính tổng hợp cao, kết hợp hàng hóa dịch vụ dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số Tính tổng hợp thể chỗ : tổ chức kiện cần đến dịch vụ rât nhiều ngành nghề khác nhau: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí,…Vì tổ chức kiện liên quan đến việc nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết tổ chức tiến hành diễn biến kiện nên mang tính dịch vụ rõ rệt Càn lưu ý sản phẩm tổ chức kiện có yếu tố hàng hóa (hữu hình) định, sản phẩm vật chất; thức ăn, đồ uống, nói sản phẩm tổ chức kiện dịch vụ không hoàn toàn xác mà phải dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số - Sản phẩm dịch vụ tổ chức kiện không lưu kho – cất trữ, không vận chuyển - Thời gian sản xuất thời gian tiêu dùng trùng 10 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 * Biểu đồ Gantt: Sơ đồ Gantt công cụ cổ điểm mà sử dụng phổ biến quản lý thực tiến độ dự án Sơ đồ xây dựng vào năm 1915 Henry Gantt Trong sơ đồ Gantt, công tác biểu diễn trục tung ngang, thời gian tương ứng thể trục hoành Ưu điểm: - Dễ xây dựng làm cho người đọc dễ nhận biết công việc thời gian thực công tác - Thấy rõ tổng thời gian thực công việc Nhược điểm: - Không thể mối quan hệ công tác, không ghi rõ quy trình công nghệ Trong dự án có nhiều công tác điều thể rõ nét - Chỉ phù hợp áp dụng cho dự án có quy mô nhỏ, không phức tạp * Sơ đồ Pert: Là phương pháp kế hoạch hóa đạo thực dự án sản xuất, chương trình sản xuất phức tạp Ưu điểm: - Buộc phải tính đến nhiều yếu tố muốn xác định MO, MP - Buộc người quản lý dự án phải trao đổi với nhiều người để đạt đồng thuận - Giá trị nhận giá trị cân thái cực => có ý nghĩa đáng tin cậy làm cho việc lập kế hoạch trở tiết Nếu gặp ước lượng lớn (vượt tuần 80 giờ) => phải phân rã công việc Nhược điểm: - Mất thời gian (của người tập thể), dự án có nhiều công việc (tuy nhiên: Thà thời gian ban đầu thời gian sau này) 14 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 - Có thể xảy ra: Tranh luận hàng giá trị bi quan cho công việc => có nguy làm cho người chán nản (Tuy nhiên: Cần phải xem lại người tỏ chán nản: Trình độ chuyên môn, tinh thần vượt khó,¼) - Có thể dẫn đến tính toán vụn vặt => làm cho người quản lý dự án "thấy mà không thấy rừng" Câu 13: Các hình thức lập dự toán ngân sách cho tổ chức kiện * Giá trọn gói Áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức sự kiện thuê nhà tổ chức sự kiện thực hiện mọi công việc, dịch vụ phát sinh sự kiện nhằm đạt được các mục đích, ý tưởng mà họ đề Như vậy, nhà tổ chức kiện sẽ xây dựng chương trình, xác định giá dịch vụ có liên quan, giá trị mà họ nhận, xác định chi phí dự phòng, mức lợi nhuận, thuế… từ đưa giá trọn gói cho toàn bộ sự kiện với nhà đầu tư kiện Giá dự toán SK= Tổng CP trực tiếp cho kiện + Giá trị nhà tổ chức SK nhận + Các khoản thuế, lệ phí có liên quan + Các chi tiêu dự phòng, phát sinh (nếu có) * Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức kiện Trường hợp áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức kiện thuê nhà tổ chức kiện đóng góp ý tưởng, lập chương trình, kế hoạch điều hành giám sát trình tổ chức kiện Nhà đầu tư kiện giám sát dịch vụ người chi trả cho tất dịch vụ, hàng hóa phát sinh trình tổ chức kiện * Giá đấu thầu Nhà đầu tư kiện, đưa khung giá giới hạn từ yêu cầu nhà tổ chức kiện lập nên chương trình với mức giá định trước Các bước để lập dự toán ngân sách: B1: Từ mức giá trần mà chủ đầu tư kiện đưa ra, xác định chi phí trực tiếp cho tổ chức kiện B2: Lập danh mục dự kiến hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức kiện B3: Tính tổng chi phí trực tiếp cho tổ chức kiện theo danh mục bước Trường hơp phổ biến, chi phí tính toán B2 cao so với chi phí tính toán B1 cần phải tiến hành điều giảm chi phí theo hướng sau: - Loại trừ danh mục hàng hóa, dịch vụ không thứ cần thiết 15 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 - Giảm số lượng hàng hóa dịch vụ chí giảm chất lượng dịch vụ, hàng hóa có chương trình - Kết hợp hướng nói - Xác định danh mục hàng hóa, dịch vụ thiếu cho kiện * Giá hỗn hợp Là hình thức phối hợp loại hình nói trên, nhà đầu tư kiện xác định trọn gói cho số công việc, dịch vụ kiện cho nhà tổ chức kiện học trực tiếp chi trả hàng hóa dịch vụ khác Ngoài số dịch vụ, hàng hóa không quan trọng khác thực hình thức thách đấu thầu chủ đầu tư kiện nhà tổ chức kiện ủy quyền lựa chọn * Lập dự toán ngân sách tổ chức kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến đổi Nhà tổ chức kiện đồng thời là nhà đầu tư sự kiện, để thuận tiện cho việc tính toán, ước lượng tổng chi phí, xác định điểm hòa vốn, lợi nhuận theo sản lượng tiêu thụ… việc lập dự toán ngân sách tổ chức kiện có thể còn được tiến hành theo hình thức tổng hợp các chi phí cố định và các chi phí biến đổi • Các bước xác định dự toán được tiến hành theo: - Liệt kê các khoản mục chi phí cho sự kiện (tương tự các hình thức lập dự toán ngân sách đã đề cập ở trên) - Nhóm các khoản mục chi phí đã liệt kê nói vào một hai nhóm sau: + Chi phí cố định: Đây khoản chi phí không thay đổi (hoặc được xem là không thay đổi về mặt lý thuyết) theo thay đổi sản lượng (ví dụ số khán giả/ khách mời) tổ chức sự kiện Thuộc loại chi phí tổ chức sự kiện là: Chi phí thuê địa điểm, chi phí làm thủ tục tổ chức sự kiện, chi phí cho việc chuẩn bị chung… + Chi phí biến đổi: khoản chi phí thay đổi theo sản lượng (số khán giả/ khách mời) tổ chức kiện Các khoản chi phí này thường liên quan trực tiếp đến các khách mời và tính toán thường được tính cho khán giả/ khách mời tham gia sự kiện Thuộc loại chi phí như: chi phí lưu trú, ăn uống vận chuyển cho khách; chi phí cho các dịch vụ điện nước, chi phí cho nhân công quản lý và phục vụ khách… 16 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 - Tổng chi phí: tổng chi phí cố định chi phí biến đổi Như vậy tổng ngân sách tổ chức sự kiện sẽ được tính: • TC = FC + AVC* Q • Trong đó: • FC (fix cost) là tổng chi phí cố định • AVC (avagre variable cost) chi phí biến đổi cho một đơn vị sản phẩm • Q: (quantity) sản lượng TC (total cost) là tổng ngân sách/ tổng chi phí cho sự kiện Câu 14: Trình bày yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan bước tiến hành xin cấp phép tổ chức kiện Giấy phép tiến hành sự kiện, thường là yêu cầu bắt buộc với các sự kiện có quy mô tương đối lớn có tầm ảnh hưởng đến cộng đồng dân cư như: tổ chức các cuộc diễu hành, thi đấu thể thao, biểu diễn nghệ thuật Với các sự kiện nhỏ như: hội thảo, hội nghị, tổ chức sinh nhật, đám cưới không nhất thiết phải có thủ tục này Các giấy phép khác cho các công việc khác quá trình tổ chức sự kiện như: giấy phép treo băng rôn, quảng cáo đường; giấy phép cho đón tiếp và phục vụ khách du lịch quốc tế * Các bước tiến hành xin cấp phép tổ chức kiện B1: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức kiện bao gồm - Bản Giây chứng nhận đăng ký kinh doanh - Đơn xin cấp phép tổ chức kiện đứng tên đơn vị xin phép - Hợp đồng tổ chức kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng) - Kịch nội dung kiện - Giấy ủy quyền khách hàng cho đơn vị tổ chức kiện - Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức kiện B2: Nộp hồ sơ lên quan tiếp nhận hồ sơ Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Tùy vào loại kiện cụ thể phải nộp hồ sơ tới quan có thẩm quyền giải loại kiện 17 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 B3: Thời hạn nộp hồ sơ Hạn nộp hồ sơ trước 10 ngày diễn chương trình Đối với chương trình biểu diễn thời trang, trang phục cần duyệt phác thảo trước 30 ngày tính đến thời điểm diễn kiện Câu 15: Trình bày hình thức quảng cáo cho kiện * Quảng cáo in ấn Nếu quảng cáo in giấy, báo, tạp chí, tin, sách, tờ rơi, gửi thư trực tiếp, hình thức quảng cáo mà in gọi quảng cáo cách in ấn * Quảng cáo song truyền thanh, truyền hình Một hình thức quảng cáo phương tiện thông in đại chúng bao gồm truyền hình đài phát thanh, phát sóng quảng cáo có, gần đây, cách chiếm ưu để tiếp cận số lượng lớn người tiêu dùng * Quảng cáo trời: Nói đến quảng cáo trời ta thường hay nghe từ Pano, Billboard: tên gọi chung cho loại hình quảng cáo đặt tầm cao bảng quảng cáo tường tòa nhà * Quảng cáo online Là cách thức quảng cáo sử dụng mạng internet làm phương tiện quảng cáo Câu 16: Bảng nội dung công việc gì? Ý nghĩa bước xây dựng bảng nội dung công việc, đưa ví dụ minh họa * Bảng nội dung công việc tài liệu nhà quản trị thiết lập cho kiện chuyên biệt nhằm đưa cách thức để thực nhiệm vụ cần thực dự án, hay nói cách khác hướng dẫn để chủ thể phân công công việc thực công việc mình, quy chuẩn thời gian sở để đánh giá chất lượng công việc tiến độ thực công việc * Ý nghĩa bảng nội dung công việc - Giúp cho chủ thể thực công việc chủ động thực công việc mà tuân thủ quy định tổ chức mục đích kiện - Tránh sai xót tình trạng lẫn lộn thực công việc chồng chéo 18 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 - Các bảng nội dung công việc hình dung hoạt động kiện người tổ chức kiện - Bảng nội dung công việc kết nối công việc cần thực dự án với theo trật tự định bám sát vào mục tiêu kiện * Các bước xây dựng bảng nội dung công việc: B1: Lập bảng phân tích công việc cho cán công nhân viên B2: Phân tích thông tin có liên quan đến công việc B3: Phân tích cách thức thực công việc B4: Hoàn thành bảng nội dung công việc Câu 17: Khi tính toán thời giancho kiện, cần ý gì? * Thời gian năm Nhà tổ chức phải cân nhắc mùa trước hoàn tất kế hoạch Ở Việt Nam, thời gian từ tháng đến tháng Giêng năm sau thường mùa cưới Tháng mười hai đến tháng hai năm sau tháng cao điểm lễ Tết, tháng Hai tới tháng Ba tháng cao điểm lễ hội Một vấn đề cần quan tâm quy luật thời tiết khí hậu đia điểm diễn kiện thời gian tổ chức có đặc biệt không, điều kiện phía nhà cung cấp thời gian Ngoài ra, việc xác định thời gian năm vào loại hình kiện, thành phần tham gia kiện tiềm lực nhà cung cấp * Thời gian ngày tuần - Thời gian ngày: Chọn thời gian thực kiện ngày vấn đề quan trọng, tác động trực tiếp tới trạng thái tâm lý phong cách khách tham dự, tác động trực tiếp tới không khí kiện Quyết định thời gian ngày phải đảm bảo cho thuận tiện dối với khách tham dự Phải vào số lượng, vị trí, cự ly khách từ nới nghỉ tới nơi diễn kiện Tất yếu tố viễn cảnh giả định, yếu tố ngoại lai đặt tùy thuộc vào nơi người khách làm việc sinh sống - Ngày tuần: 19 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 Ngày tuần ảnh hưởng tới việc đạt mục tiêu tới mức ảnh hưởng tới giấc ngày Quyết định ngày tuần phụ thuộc vào kiện khách tham dự Ngoài phụ thuộc vào yếu tố ngoại lai Những kiện đoàn thể, họp, hội thảo, hội nghị, chương trình động viên Thời gian thích hợp ngày tuần Sự kiện đoàn thể, gây quỹ, kiện đặc biệt, thời gian tổ chức vào tuần tối thứ Bảy đảm bảo số người dự đông * Chọn ngày Chọn ngày cần tính tới + Các ngày lễ hội: Cần kiểm tra xem có ngày lễ hội lớn vào gần thời gian tổ chức kiện khách có kế hoạch riêng hạn chế số lượng người tham dự lý cá nhân + Ngày lễ tôn giáo: Ngày tổ chức kiện trùng vào ngày tôn giáo số khách tham dự bị giảm hạn chế + Các buổi lễ trang trọng, kiện hướng tới việc mời đôi: Những kiện thích hợp vào tối thứ Bảy + Kỳ nghỉ học: Nếu tổ chức kiện vào ngày khách nghỉ lễ số lượng người tham dự Nghỉ học kỳ thay đổi theo quốc gia, khu vực + Nghỉ cuối tuần dài: Trước kỳ nghỉ, kỳ nghỉ sau kỳ nghỉ cuối tuần thời gian thích hợp để có tối đa số lượng khách tham dự kiện + Các kiện khác: Có kiện khác tổ chức trùng với ngày kiện Nhà tổ chức, họ phải tìm cách xử lý + Những vấn đề khác: Còn phải quan đến yếu tố bất ngờ khác xảy Nhà tổ chức kiện cần phải quan tâm đến yếu tố môi trường tác động kiện tổ chức Câu 18: Cần ý khách mời tham gia kiện * Số lượng khách mời: Nhà tổ chức kiện cần phải tính đến tất yêu cầu: - Có chỗ qua đếm cho khách mời không? Nếu có, cần chỗ - Liệu loại phòng đơn hay phòng đôi - Có cần phòng hạng sang hay phòng VIP không 20 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 - Nếu kiện diễn ban ngày, có cần chỗ cho khách mời thay đổi sử dụng cho họp riêng hay không - Cần bố trí chỗ kiểm tra vào sớm, muộn không - Có phòng cần giữ trước cho khách mời - Nên bố trí phòng - Có cần không gian cho hình máy chiếu, sân khấu hay cho phiên dịch hay không - Có cần phong họp phụ - Có cần phòng riêng dùng cho nghỉ giải lao hay không - Có cần phong làm việc cho nhân viên minh hay không - Có cần phòng riêng cho thiết kế hay không? Cần người - Loại kiện - Người phục vụ đứng đồ ăn để bàn? Có cần tổ chức vị trí khác hay không? - Bữa tối ăn tự chọn hay ngồi vào bàn - Nếu bữa tối phục vụ bàn, bàn ăn nào, bàn tròn hay bàn chữ nhật - Có cần sân khấu hay phong dành cho ca nhạ hay sàn nhảy không * Lên danh sách khách mời - Thiếp mời cần gửi cho khách danh sách A thời gian từ tới tuần trước diễn kiện Danh sách A cần rút ngắn sở xác nhận khách mời tuần trước diễn kiện Giấy vào cửa khách VIP gửi trước cho khách thuộc danh sách A - Thiếp mời gửi cho khách danh sach B tuần trước tổ chức kiện Danh sách khách B cần rút ngắn tuần trước diễn kiện * Hồ sơ khách mời - Độ tuổi khách mời - Khách hay hai người - Vé vào vé đon, vé cho bàn 10 hay vé cho gia đình bạn bè tổ chức kiện gây quỹ - Trẻ em có tham dự không? - Vấn đề phương tiện lại cho khách mời 21 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 Câu 19: Khi thiết kế thiệp mời cần đảm bảo nội dung nào? Những điều cần lưu ý thiết kế thiệp mời * Nội dung thiệp mời cần đảm bảo nội dung sau: - Số khách mời - Tên kiện - Mô tả kiện - Ngày - Giờ (Khai mạc/ Bế mạc/ Chương trình kiện) - Địa điểm - Chỉ dẫn - Nơi đậu xe - Trang phục - Địa chỉ, số điện thoại số fax hồi âm - Mẫu yêu cầu vế (Nếu có sử dụng) - Phong bì hồi ấm (Nếu có sử dụng) * Những lưu ý thiết kế thiệp mời: - Đảm bảo cung cấp thông tin cho người thiết kế chương trình biết rõ biết rõ trước khung thời gian dự kiến để họ chuẩn bị tiến hành theo đơn đặt hàng nhà tổ chức - Những nội dung thiếp mời - Kiểm tra thời gian bên thiết kê in ấn - Họ cần thêm thời gian yêu cầu đặc biệt chẳng hạn giấy yêu cầu khách hàng - Họ yêu cầu nhà Tổ chức gì? Họ cần minh họa hình ảnh Camera? Hãy xác định yêu cầu họ để Nhà tổ chức có sẵn thứ cần thiết đáp ứng yêu cầu họ lúc Câu 20: Những lưu ý xác định địa điểm đến cho kiện? Phân biệt khái niệm: địa điểm, điểm đến không gian * Lưu ý: - Điểm đến kiện kết trình hình thành tổ chức tìm hiểu phân tích lợi nơi so với nơi khác để đưa định chọn điểm 22 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 đến cho kiện khu vực Do để xác định địa điểm cho kiện nhà tổ chức cần phải: - Tìm hiểu thông tin điểm đén tới kiện, nơi có thu hút không - Lợi điểm đến so với nơi khác - Nơi có phù hợp với hình thức, mục tiêu, nội dung kiện - Nơi có lợi du lịch, tổ chức ăn uống * Phân biệt khái niệm: - Điểm đến: Điểm đến kiện kết trình hình thành tôt chức tìm hiểu phân tích lợi nơi so với nơi khác để đưa định chọn điểm đến cho kiện khu vực - Địa điểm: Là nơi tổ chức kiện, có địa điểm chính, địa điểm phụ địa điểm dự phòng - Không gian: Nằm địa điểm tổ chức kiện, nơi diễn kiện, bao gồm mặt mặt đất, biển không… Không gian nhà, trời,… Câu 21: Khi lựa chọn địa điểm tổ chức kiện, cần lưu ý gì? Hãy trình bày yêu cầu địa điểm tổ chức - Địa điểm phải phù hợp với loại hình kiện: Sẽ tạo không gian hài hòa tâm lý môi trường tích cực Làm cho khách tham dự cảm thấy thoải mái, dễ chịu có xu hướng thân thiện hòa nhập với kiện, thúc đẩy thành công kiện - Không giới hạn địa điểm: Khi chọn địa điểm tổ chức không nên giới hạn khách sạn, trung tâm hội nghị nhà hàng Sự kiện đa dạng phong phú, huy động loại hình khác cho phù hợp với kiện tổ chức - Tổ chức kiện bên hội trường điều kiện tốt để thực ý tưởng sáng tạo + Tổ chức hội trường không bị đóng khung giới hạn phạm vi không gian cụ thể + Tổ chức hội trường tạo chế động cho quy mô kiện + Tổ chức hội trường yếu tố quan trọng việc định vị kiện - Tổ chức sư kiện nhà hàng + Nếu nhà hàng nằm khu phố buôn bán phải đảm bảo phép quyền địa phương hay ban quản lý khu phố 23 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 + Thông báo cho người quản lý khu phố buôn bán để họ lên kế hoạch phối hợp thực + Nếu nhà hàng không hỗ trợ, cần làm việc với phận cứu hỏa cảnh sát địa phương để giải vấn để liên quan + Nếu thỏa thuận với nhà hàng để đóng cửa sau ăn sáng trưa, cần làm việc cụ thể với nhân viên để họ chuẩn bị sẵn sàng trước công việc phải thực + Luôn phải biết rõ diễn trước kiện + Hãy dành thời gian tìm giải pháp cho phù hợp với kiện tập trung cố gắng để đảm bảo cho kiện thành công + Nếu dự định tổ chức trời, kiểm tra tìm hiểu mặt trời lặn thời gian tổ chức cocktail hợp lý + Khi tổ chức kiện trời, phải có dự phòng thời tiết * Những yêu cầu địa điểm tổ chức kiện: - Sự phù hợp với nội dung kiện Nhà tổ chức phải hình dung hoạt động kiện, từ có nhìn tổng quát thứ cần đưa vào - Không gian bố trí diễn tập: Rất nhiều hoạt động chuẩn bị cần không gian Không gian đảm bảo cho hoạt động chuẩn bị tốt, không gian cần cho hoạt động diễn tập - Sự phù hợp với ngân sách: Chi phí ảnh hưởng tới yêu cầu địa điểm cần phải biết trước chi phí cần thiết để sách phù hợp.Phải liên tục cập nhật chi phí, thêm vào bớt khoản mục có thay đổi - Phải khả tài cân bảng chi phí Khả tài chi phí yếu tố cuối xác định yêu cầu địa điểm cho tổ chức kiện Câu 22: Không gian thực kiện sân khấu phụ vụ kiện cần phải đảm bảo yêu cầu gì? Nêu mối quan hệ sân khấu không gian thực kiện * Không gian thực kiện - Khi lựa chọn vị trí thực kiện, Nhà tổ chức kiện cần phải cân nhắc toàn không gian mà kiện cần Không gian chỗ ngồi khách cần 24 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 khoảng không gian cho hoạt động kiện, cho hoạt động nghiệp vụ chuyên môn kỹ thuật thiết bị lắp đặt - Chú ý tới toàn hạng mục công việc diễn nhà phụ vụ hoạt động kiện hoạt động kiện diễn - Cần phải ý vào nơi ưu tiên hơn, nơi cần dành không gian thỏa đáng Ngược lại, nơi không ưu tiên gặp khó khăn, phải có giải pháp để dung hòa - Không gian cụ thể phụ thuộc vào loại hình kiện, loại hình cụ thể có yêu cầu không gian riêng * Sân khấu - Phải có vị trí đẹp treo hình lớn phòng cho người dù xa hay gần theo dõi hoạt động xảy sân khấu hay khán giả truyền hình trực tiệp - Chiều cao sân khấu phụ thuộc chiều cao trần nhà - Chiều rộng sân khấu phụ thuộc nhiều vào hoạt động kiện diễn - Tầm nhìn phòng cần tính đến Bố trí cho tất khán giả nhìn thấy rõ sân khấu hay hình - Không gian cho hoạt động sân khấu trang thiết bị đặc biệt cần phải tính đến - Ngoài Nhà tổ chức cần phải cân nhắc liêu sân khấu có cần trang trí nhiều màu sắc không? Sân khấu bố trí đơn giản hay phải thiết kế đặc thù theo yêu cầu kiện - Các khu vực xung quanh cần trang trí cho phù hợp * Mối quan hệ sân khấu không gian thực kiện Sân khấu coi trung tâm không gian kiện nhà, nơi diễn hoạt động hoạt động kiện, chúng luôn đảm bảo hài hòa với Câu 23: Trình bày nội dung bước quy trình tổ chức kiện TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN Tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện + Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức kiện) 25 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 + Chuẩn bị khu vực đón tiếp trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách + Đón tiếp khách + Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức kiện + Làm thủ tục đăng ký ban đầu cho khách Khai mạc kiện Ổn định vị trí cho thành viên, khách mời tham gia kiện: Tiến hành khai mạc kiện theo kế hoạch dự kiến: Xử lý tình phát sinh: ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN + Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu + Điều hành, quản lý khán giả và khách mời + Điều hành hoạt động phụ trợ Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu - Kiểm tra công tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu - Theo dõi diễn biến kiện theo chương trình kịch - Điều hành thành viên tham gia biểu diễn cách có hiệu Điều hành, quản lý khán giả và khách mời - Kiểm tra việc chuẩn bị liên quan đến khách mời khán giả - Phân công theo dõi giám sát khu vực khán giả khách mời - Hướng dẫn khán giả/khách mời tham gia vào nội dung kiện - Giải vấn đề phát sinh liên quan đến khán giả Điều hành hoạt động phụ trợ - Phân công nhiệm vụ hoạt động phụ trợ - Nhận biết tình phát sinh - Giải vấn đề phát sinh KẾT THÚC SỰ KIỆN + Tổ chức bế mạc sự kiện + Tiễn khách + Thanh quyết toán kiện + Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện + Lập báo cáo tổng kết về công tác tổ chức kiện Câu 24: Trình bày nội dung công tác kiểm tra hoạt động kiện Kiểm tra trình đo lường kết thực hiện, so sánh với điều hoạch định, đồng thời sửa chữa sai lầm để đảm bảo việc đạt mục tiêu theo kế hoạch định đề Khi tổ chức kiện, cần phải kiểm tra dự đoán tiến độ kiện, để phát chệch hướng khỏi kế hoạch đề biện pháp khắc phục Trong nhiều trường hợp, việc kiểm tra hoạt động tổ chức kiện vừa tạo tiền đề mục tiêu mới, hình thành kế hoạch mới, cải thiện cấu tổ chức nhân thay đổi kỹ thuật điều khiển 26 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 Kiểm tra đồng thời: Là loại kiểm tra tiến hành hoạt động diễn Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng giám sát trực tiếp (direct supervision) Khi quản trị viên xem xét trực tiếp hoạt động nhân viên cấp dưới, đồng thời điều chỉnh sai sót nhân viên Nếu có trì hoãn diễn biến hoạt động tác động điều chỉnh mức độ trì hoãn chậm trễ hình thức giám sát trực tiếp thường chiếm thời gian Kiểm tra phản hồi: Là loại kiểm tra thực sau hoạt động tổ chức kiện xảy Nhược điểm loại kiểm tra độ trễ thời gian thường lớn từ lúc cố thật xảy đến lúc phát sai sót, việc chậm trễ hoạt động điều chỉnh Phương pháp thường doanh nghiệp tổ chức kiện áp dụng nhằm đúc rút kinh nghiệm cho hoạt động sau Câu 25: Quản trị hậu cần tổ chức kiện gì? Trình bày quy trình chung quản trị hậu cần tổ chức kiện Quản trị hậu cần tổ chức kiện bao gồm: Cung ứng các dịch vụ vận chuyển và tổ chức đưa đón khách, cung ứng các dịch vụ lưu trú, cung ứng các dịch vụ ăn uống, quan hệ với quan truyền thông và quản trị mạng lưới thông tin, liên lạc sự kiện, cung ứng các dịch vụ khác theo nhu cầu của khách mời và các thành phần tham gia sự kiện * Quy trình Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ: Có thể tiến hành theo nội dung quy trình lập kế hoạch tổ chức kiện Phải ý đến việc lập tiến độ chi tiết cho loại dịch vụ, nên có kế hoạch dự phòng việc cung ứng dịch vụ Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ: Mục tiêu công việc xác định danh sách nhà cung ứng lựa chọn nhà cung ứng tốt để cung ứng hàng hóa dịch vụ cho kiện Để thuận lợi cho việc quản lý, lựa chọn doanh nghiệp tổ chức kiện nên tiến hành phân loại nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ: Nhằm đạt thỏa thuận (cam kết) điều kiện cung ứng hàng hóa/ dịch vụ cho kiện sở định 27 Anhhaihytq@gmail.com 0985.325.563 Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ: Việc kiểm soát phối hợp cung ứng dịch vụ bước sau: - Trước diễn kiện tiến hành liên hệ với nhà cung ứng, cần thiết tiến hành kiểm tra chuẩn bị sẵn sàng phục vụ nhà cung ứng - Thanh toán cho nhà cung ứng - Phối hợp trình cung ứng dịch vụ - Phát xử lý sai phạm trình thực hợp đồng Dự tính xử lý cố có liên quan: Các cố có liên quan đến trình cung ứng dịch vụ đa dạng 28