Đề cương Quản trị sự kiện

Câu 1: Sự kiện là gì? Đưa ra 1 số ví dụ về các loại hình sự kiện? Đặc điểm và ý nghĩa của tổ chức sự kiện? Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán. Ví dụ về các loại hình sự kiện: Exhibitions: Triển lãmBusiness event: Sự kiện liên quan đến KDFundraising event: Sự kiện gây quỹEntertainment event: SK mang tính giải tríTrade fair: Hội trợ thương mạiConcertlive perform Meetings: Họp hànhSeminars: Hội thảo chuyên đềSocial and cultural events: SK về VHXHConvention: Hội NghịPromotional event: SK khuyến mãiExhibitions: Triển lãmAnces: Hòa nhạc, biểu diễn Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số. Đặc điểm về lao động Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện Ý nghĩa của tổ chức sự kiện: Đối với nhà đầu tư sự kiện :+ Nhà đầu tư sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức cho việc tổ chức sự kiện, họ chỉ phải tập trung vào việc thực hiện vai trò của mình( nếu có).+ Nhà đầu tư sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu khi tổ chức sự kiện hơn so với nếu tự mình đứng ra tổ chức + Cùng với các dịch vụ có trong một sự kiện nếu nhà đầu tư sự kiện trực tiếp tiến hành họ sẽ thiếu thông tin về các nhà cung cấp dịch vụ, hoặc không lựa chọn được các dịch vụ vừa ý. Ngay cả vấn đề giá cả, đối với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ đàm phán được mức giá thấp hơn.+ Giảm thiểu được rủi ro trong quá trình tổ chức.................

QUẢN TRỊ SỰ KIỆN ĐOÀN VĂN HẢI K10 – Quản trị kinh doanh tổng hợp B

2013 - 2017

Nội dung

Câu 1: Sự kiện là gì? Đưa ra 1 số ví dụ về các loại hình sự kiện? Đặc điểm

và ý nghĩa của tổ chức sự kiện? 3

Câu 2: Sự kiên có thể phân ra thành những loại nào? Vai trò của tổ chức sự kiện là gì? 4

Câu 3 : Trình bày sự phát triển và tương lai của ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam 5

Câu 4 : MICE là viết tắt của từ gì ? Hãy cho ví dụ mỗi loại tương ứng với mỗi chữ cái đó ? 5

Câu 5: Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện bao gồm những gì? 6

Câu 6: Có các chủ thể cung ứng dịch vụ sự kiện nào? Trình bày các khó khăn và thuận lợi của mỗi chủ thể đó 6

Câu 7 : Trình bày vai trò của các thành phần tham gia vào sự kiện? 7

Câu 8: Trình bày đặc điểm của lao động ngành tổ chức sự kiện ? 9

Câu 9: Nêu và phân tích các đặc điểm của sản phẩm sự kiện 10

Câu 10: Tại sao phải xác định mục tiêu của sự kiện? Thế nào là một mục tiêu tốt và làm thế nào để viết mục tiêu tốt ? 11

Câu 12: Trình bày các mô hình xây dựng kế hoạch sự kiện, ưu nhược điểm của mỗi mô hình là gì? 13

Câu 13: Các hình thức lập dự toán ngân sách cho tổ chức sự kiện 14

Câu 14: Trình bày các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan và các bước tiến hành xin cấp phép tổ chức sự kiện 16

Câu 15: Trình bày các hình thức quảng cáo cho 1 sự kiện 17

Câu 16: Bảng nội dung công việc là gì? Ý nghĩa và các bước xây dựng bảng nội dung công việc, đưa ra ví dụ minh họa 18

Câu 17: Khi tính toán thời giancho một sự kiện, cần chú ý những gì? 18

Câu 18: Cần chú ý gì đối với khách mời tham gia sự kiện 20

Câu 19: Khi thiết kế thiệp mời cần đảm bảo những nội dung nào? Những điều cần lưu ý khi thiết kế thiệp mời 21

Câu 20: Những lưu ý khi xác định địa điểm đến cho một sự kiện? Phân biệt các khái niệm: địa điểm, điểm đến và không gian 22

Câu 21: Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, cần lưu ý gì? Hãy trình bày những yêu cầu đối với địa điểm tổ chức sự 23

Câu 22: Không gian thực hiện sự kiện và sân khấu phụ vụ sự kiện cần phải đảm bảo những yêu cầu gì? Nêu mối quan hệ giữa sân khấu và không gian thực hiện sự kiện 24

Câu 23: Trình bày nội dung các bước trong quy trình tổ chức một sự kiện

25

Câu 24: Trình bày nội dung của công tác kiểm tra các hoạt động sự kiện 26 Câu 25: Quản trị hậu cần tổ chức sự kiện là gì? Trình bày quy trình chung trong quản trị hậu cần tổ chức sự kiện 27

Câu 1: Sự kiện là gì? Đưa ra 1 số ví dụ về các loại hình sự kiện? Đặc điểm và ý nghĩa của tổ chức sự kiện?

* Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinhdoanh, giải trí thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các tròchơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, vănhóa, phong tục tập quán

Exhibitions: Triển lãm Ances: Hòa nhạc, biểu diễn

- Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện

Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số.

- Đặc điểm về lao động

Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện

* Ý nghĩa của tổ chức sự kiện:

- Đối với nhà đầu tư sự kiện :

+ Nhà đầu tư sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức cho việc tổ chức

sự kiện, họ chỉ phải tập trung vào việc thực hiện vai trò củamình( nếu có)

+ Nhà đầu tư sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu khi tổ chức sự kiện hơn

so với nếu tự mình đứng ra tổ chức

+ Cùng với các dịch vụ có trong một sự kiện nếu nhà đầu tư sự kiệntrực tiếp tiến hành họ sẽ thiếu thông tin về các nhà cung cấp dịch

vụ, hoặc không lựa chọn được các dịch vụ vừa ý Ngay cả vấn đề giá

cả, đối với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ đàm phán đượcmức giá thấp hơn

+ Giảm thiểu được rủi ro trong quá trình tổ chức

* Đối với nhà tổ chức sự kiện:

+ Khẳng định được giá trị của mình trên thị trường dịch vụ tổ chức

sự kiện

+ Thu được lợi nhuận từ thành quả của mình

+ Thu được kinh nghiệm về nghề nghiệp, phát triển các mối quan hệvới khách hàng, với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ

* Đối với các nhà cung ứng dịch vụ trung gian:

+ Là cơ hội cho các nhà cung ứng dịch vụ trung gian bán được cácsản phẩm của mình

+ Có cơ hội quảng bá hình ảnh, sản phẩm của mình, tạo lập các cơhội kinh doanh

* Đối với khách mời tham gia sự kiện

+ Được giao lưu, học hỏi, mở rộng quan hệ trong công việc và cuộcsống

+ Thu được nhưng lợi ích nhất định về vật chất hoặc tinh thần( ví dụnhư giao lưu, tiếp xúc với các nhân vật nổi tiếng,…)

Câu 2: Sự kiên có thể phân ra thành những loại nào? Vai trò của tổ chức sự kiện là gì?

- Theo quy mô lãnh thổ

+ Sự kiện lớn: Là sk có mức độ ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốctế

+ Sự kiện nhỏ: Là sk có mực độ ảnh hưởng hẹp giới hạn trong DNhay gia đình

- Theo thời gian

+ Sự kiện dài ngày

+ Sự kiện ngắn ngày

- Theo hình thức mục đích

+ Sự kiện kinh doanh

+ Sự kiện giáo dục khoa học

+ Sự kiện văn hóa truyền thống

+ Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí

+ Sự kiện văn hóa – xã hội

+ Sự kiện thương mại

* Vai trò của tổ chức sự kiện:

- Truyền đạt thông tin đến những người tham gia sự kiện

- Tìm ra những ý kiến thống nhất, đạt được mục tiêu đề ra của sựkiện

Câu 3 : Trình bày sự phát triển và tương lai của ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam

So với thị trường quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có quy môlớn hơn nhiều Kinh tế xã hội càng phát triển, nhu cầu về tổ chức sựkiện càng cao

Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với hơn 60 dân tộc ởcác vùng miền khác nhau nên nền văn hóa Việt Nam rất đa dạng và

phong phú và đa dạng Việt Nam còn là nơi giao thoa của các nềnvăn hóa lớn như Trung Quốc, Ấn Độ và phương Tây càng làm chonền văn hóa Việt Nam hiện đại phong phú và đa dạng hơn Chínhnhững yếu tố đó đã tác động mạnh và nhu cầu tổ chức sự kiện, làmquy mô nhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoạn hơn Mỗi năm cótới hàng triệu sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức, tuy nhiên khảnăng đáp ứng hiện nay là có hạn

Về cung ứng, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưathành một ngành kinh doanh dịch vụ độc lập Số công ty chuyênnghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít

=> Tương lai của ngành quản trị sự kiện là 1 một tương lai sáng sủa

Câu 4 : MICE là viết tắt của từ gì ? Hãy cho ví dụ mỗi loại tương ứng với mỗi chữ cái đó ?

MICE là viết tắt của 4 từ: Meeting, incentive, conference,

exhibition/event

* Meeting (Gặp gỡ, hội họp, họp mặt): Là hoạt động gặp gỡ, hội họp giữa các cá nhân, hoặc tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, khoa học, … được sắp xếp nhằm thảo luận, trao đổi những chủ đề hay vấn đề chuyên biệt, thông tin mới về sản phẩm, tìm ra những giải pháp mới cho những vấn đề tồn tại, vấn đề có tính chất thời sự Thời gian từ 2-5 ngày Quy mô nhỏ: 50-200 người Địa điểm: luân chuyển VD: Họp ban chấp hành công Đoàn trường đại học Kinh tế

và Quản trị kinh doanh

* Incentive (Khen thưởng khuyến khích): Để khen thưởng cho các cánhân hoặc nhóm nhân viên có thành tích tốt trong công việc góp phần giúp công ty đạt được mục tiêu đề ra, qua đó khuyến khích mọingười đoàn kết, gắn bó với công ty vừa hội họp vừa vui chơi vừa tham gia các chương trình du lịch như một phần thưởng dành cho các nhân viên xuất sắc, các đại lý bán hàng hiệu quả VD: Công ty X

tổ chức cho nhân viên đi tham quan du lịch vào tháng 6 năm 2016

* Convention/Conference (Hội nghị, hội thảo): Là cuộc họp lớn có quy mô lớn giữa những người tham gia cùng lĩnh vực nhằm trao đổi

ý kiến hay để trao đổi bàn bạc công việc với nhau, hoặc là những diễn đàn quốc tế được tổ chức với quy mô lớn Số lượng người tham

gia: 300-1000 người VD: Hội thảo "Bí mật tâm thức của người giàu" diễn ra tại Hà Nội ngày 14/04/2016

* Event/ Exhibition (sự kiện, hội trợ triển lãm): Là các hoạt động liên quan đến các sự kiện thể thao, văn hóa và các hội trợ triển lãm hàngtiêu dùng, sản phẩm, …để cung cấp thông tin về lợi ích của việc sử dụng, tiêu dùng hàng hóa đó và các sản phẩm khác

Trong 1 số trường hợp, có thể tổ chức các hội nghị, hội thảo hay các buổi chiêu đãi các khách hàng thường xuyên, các nhà cung ứng quen thuộc

Thu hút nhiều phóng viên, các phương tiện thông tin đại chúng

VD: Hội đền Hùng diễn ra vào ngày 10/03 âm lịch hàng năm

Câu 5: Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện bao gồm những gì?

1 Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện

2 Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sựkiện;

3 Chuẩn bị tổ chức sự kiện

4 Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện

5 Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện

6 Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện

7 Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện

8 Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

9 Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện

10 Xúc tiến và quảng bá sự kiện

11 Quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ sự kiện

12 Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện

13 Dự phòng và giải quyết các sự cố trong quản trị sự kiện

14 Chăm sóc khách hàng

15 Đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong quá trình tổ chức sựkiện

Câu 6: Có các chủ thể cung ứng dịch vụ sự kiện nào? Trình bày các khó khăn và thuận lợi của mỗi chủ thể đó

Có thể có sự không phù hợp cho các sự kiện nhỏ - đang ngày càng tăngKhông có chỗ ở

Pha trộn giữa khách kinh doanh và khách nghỉ ngơiKhông phù hợp cho

những sự kiện lớn

Các trường

đại học

Chi phí thấpMôi trường học thuậtTập trung

Phong cách cổ điển/

hiện đại

Có nhiều loại phòng khác nhau

Trang thiết bị không hiện đại và tiện nghi

Chỉ tổ chức và những kì nghỉ

Sự phân bố giữa các tòa nhà lớn- đi lại khó khăn

Các trung

tâm đào tạo

quản lý

( Khu dân cư)

Môi trường kinh doanh Rất ít khu vui chơi giải trí

Các chủ thể

khác

Ghi nhớ, mang tính mới lạ

Trên tàu: giá trọn gói

Sự giới hạn của thiết kếKhông thể tổ chức được nhiều lần cho cùng kháchhàng

Không có chỗ ở

Câu 7 : Trình bày vai trò của các thành phần tham gia vào sự kiện?

Thành phần tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc

cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều côngviệc, hoạt động, diễn biến của sự kiện

* Nhà đầu tư sự kiện (nhà thuê tổ chức sự kiện/ chủ sở hữu sự

kiện): là các chủ thể chính của sự kiện, là các tổ chức doanh nghiệphoặc cá nhân bỏ kinh phí để thực hiện hoặc thuê nhà tổ chức sự kiệnthực hiện sự kiện và chịu trách nhiệm chủ yếu đối với các yếu tố cóliên quan đến sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích khác nhau cho tổchức của mình và cho xã hội

* Nhà tài trợ sự kiện: Là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân

tài trợ cho sự kiện một phần về kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật,nhân lực…để góp phần vào sự thành công của sự kiện, nhằm manglại những lợi ích cho mình và cho xã hội Nhà tài trợ sự kiện sẽ cóđược những quyền hạn nhất định trong việc chi phối một số nộidung, hoạt động cũng như mục đích của sự kiện; song song với nó

họ cũng sẽ phải chịu một số trách nhiệm nhất định (đối với các vấn

đề có liên quan với họ) trong sự kiện

Cần lưu ý:

- Nhà đầu tư sự kiện nếu bỏ kinh phí và tự mình tổ chức sự kiện

họ sẽ đóng cả vai trò là nhà tổ chức sự kiện

- Trong một sự kiện có thể vừa có nhà đầu tư sự kiện vừa có thể

có một hay nhiều nhà tài trợ cho sự kiện

- Trường hợp có nhiều nhà tài trợ sự kiện, người ta thường chỉ ranhà tài trợ chính (tài trợ chính thức); nhà đồng tài trợ…

* Nhà tổ chức sự kiện (bên được thuê tổ chức sự kiện): là những tổ

chức, doanh nghiệp, những người được nhà đầu tư sự kiện thuê vàđược ủy quyền thực hiện quá trình tổ chức sự kiện có những ràng

buộc, quyền lợi và nghĩa vụ nhất định trong quá trình tổ chức sựkiện Cùng với nhà đầu tư sự kiện nhà tổ chức sự kiện phải chịu tráchnhiệm trước pháp luật về các vấn đề có liên quan đến sự kiện

Nhà tổ chức sự kiện ngoài việc chịu trách nhiệm chuẩn bị, tiến hành

và kết thúc các nội dung của sự kiện còn đóng vai trò trung giangiữa các nhà cung ứng dịch vụ với khách hàng của mình

* Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện Khách hàng là đối tượng

mà nhà tổ chức sự kiện phục vụ và sẽ được trả công cho quá trìnhphục vụ của mình

Tùy theo hình thức tổ chức sự kiện mà khách hàng của sự kiện cóthể khác nhau Trong trường hợp nhà tổ chức sự kiện tự đứng ra tổchức một sự kiện nào đó để lấy thu bù chi (ví dụ một cuộc biểu diễnnghệ thuật), khách hàng chính là các nhà tài trợ cho sự kiện và khángiả (khách mời) tham gia sự kiện

* Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: là những tổ

chức, doanh nghiệp, cung ứng một hay một số các dịch vụ, hàng hóa

bổ trợ (dịch vụ về lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao,văn phòng, an ninh…) cho quá trình tổ chức sự kiện thông qua cáchợp đồng (hoặc các hình thức thỏa ước khác) được ký kết với nhà tổchức sự kiện, họ có những ràng buộc, quyền lợi, nghĩa vụ nhất địnhliên quan đến quá trình tổ chức sự kiện

* Tình nguyện viên tham gia sự kiện là những người tình nguyện

tham gia vào quá trình tổ chức và diễn ra sự kiện, thường với tư cách

hỗ trợ cho quá trình tổ chức sự kiện, họ chịu sự chỉ đạo giám sát củaban tổ chức sự kiện/ nhà tổ chức sự kiện

* Khách mời tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách mời) là

những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiệnchủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ

là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến Vì vậy,

khách mời tham gia sự kiện là một trong các yếu tố cần tính tới khilập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện

* Khách vãng lai tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách vãng

lai) là những tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân do một lý do nào

đó tham gia vào sự kiện nhưng không thuộc các nhóm nói trên

* Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện: là chính quyền và

cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởngtrong thời gian tiến hành sự kiện

Câu 8: Trình bày đặc điểm của lao động ngành tổ chức sự kiện ?

- Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn cao và đadạng hóa về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay đổicon người Lao động trong tổ chức sự kiện là lao động dịch vụ đặcthù, rất khó tự động hóa và cơ giới hóa

- Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trongmột sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo cácmục tiêu của sự kiện Có hàng trăm vấn đề khác nhau cùng xảy racùng 1 lúc trong quy trình tổ chức sự kiện Việc điều phối và giảiquyết các vấn đề liên tục xảy ra và không bao giờ chấm dứt trongquy trình này

- Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ,phụ thuộc vào rất nhiều tiến độ, kế hoạch của sự kiện

- Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tươngđối lớn Một mặt đòi hỏi sự năng động sáng tạo; mặt khác do đặctính lao động phai giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau, lại cóyêu cầu phải luôn có thái độ vui vẻ, chuẩn mực trong công việc

Câu 9: Nêu và phân tích các đặc điểm của sản phẩm sự kiện

- Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kếthợp giữa hàng hóa và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số.Tính tổng hợp thể hiện ở chỗ : tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ củarât nhiều ngành nghề khác nhau: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giảitrí,…Vì tổ chức sự kiện liên quan đến việc nghiên cứu các yếu tố ảnhhưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết và

tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện nên nó mang tính dịch vụ rõrệt Càn lưu ý trong sản phẩm của tổ chức sự kiện cũng có yếu tốhàng hóa (hữu hình) nhất định, như các sản phẩm vật chất; thức ăn,

đồ uống, vì vậy nếu chỉ nói sản phẩm của tổ chức sự kiện là dịch vụ

sẽ không hoàn toàn chính xác mà phải là dịch vụ chiếm tỷ trọng đasố

- Sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện không lưu kho – cất trữ,không vận chuyển được

- Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng trùng nhau

- Khách hàng thường mua sản phẩm của tổ chức sự kiện trước khinhìn thấy (hoặc tiêu dùng) nó

- Sản phẩm không bao giờ lặp đi, lặp lại; mỗi sản phẩm (sự kiện) gắnliền với một không gian và thời gian; gắn liền với nhà tổ chức sự kiệnnhà đầu tư sự kiện trong việc phối hợp tạo ra nó

Câu 10: Tại sao phải xác định mục tiêu của sự kiện? Thế nào

là một mục tiêu tốt và làm thế nào để viết mục tiêu tốt ?

* Giúp cho việc lập kế hoạch và quản lý một sự kiện, cuộc họp

- Chỉ ra cái mọi người tham gia sự kiện, cuộc họp mong đợi là gì

- Cung cấp cơ sở cho việc đo lường và đánh giá kết quả đạt được

* Giải quyết các vấn đề quản lý điển hình

- Làm tăng khả năng điều phối các hoạt động và làm việc theo nhóm

- Cung cấp phương tiện đo lường sự đóng góp thực sự của các ýtưởng và của mọi người

- Giúp cho việc xác định các nội dung chính của trách nhiệm vànhiệm vụ (phân tích công việc)

- Cung cấp nền tảng cho quá trình giành được các kết quả mong đợiđối với tổ chức, sự kiện/ cuộc họp và các cá nhân có liên quan

- Cung cấp những hướng dẫn cho việc phân công nhiệm vụ chonhững người dưới quyền trong quá trình lập kế hoạch, lên chươngtrình và quản trị sự kiện/ hội họp

* Các đặc điểm của mục tiêu tốt

- Các mục tiêu liên quan đến công việc được thực hiện

- Các mục tiêu nên được viết ra

- Các mục tiêu phải đo lường được

- Các mục tiêu xem xét tất cả các biến số của tổ chức, bao gồm cònngười – đặc biệt là supervisors ( các giám sát viên )

- Các mục tiêu được coi như là hướng dẫn cho việc lập kế hoạch vàquản trị

* Các bước để viết mục tiêu tốt :

1 Các mục tiêu phải bắt đầu bằng từ “Để” và theo sau đó là mộtđộng từ chỉ hành động (nguyên thể)

2 Các mục tiêu phải làm rõ chỉ một kết quả chính

3 Các mục tiêu phải làm rõ ngày hoàn thành

4 Các mục tiêu làm rõ các yếu tố chi phí tối đa

5 Các mục tiêu phải cụ thể và đo lường được

6 Các mục tiêu chỉ nên làm rõ “cái gì” và “khi nào”

7 Các mục tiêu nên liên hệ trực tiếp đến vai trò của người quản lý

có liên quan và các nhiệm vụ cấp bậc cao hơn

8 Các mục tiêu phải dễ hiểu bởi những người đóng góp vào sự thànhcông của mục tiêu

9 Các mục tiêu phải thực tế và có thể đạt được

10 Các mục tiêu phải tránh trách nhiệm kép cho kết quả đạt đượckhi có hơn 1 người tham gia vào việc thực hiện mục tiêu

11 Các mục tiêu phải được ghi chép lại (và copy lại) và phải tiếnhành kiểm tra định kỳ bởi bạn hoặc nhân viên

Câu 11: Tại sao phải lập ngân sách cho sự kiện? Trình bày các cáchlập ngân sách

* Phải lập dự toán ngân sách vì:

- Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện/ hội họp có thể thực hiệnđược hay không cũng như mục tiêu sự kiện/ cuộc họp, quy mô tổchức cuộc họp

- Kiểm soát thu phí

- Cân đối chi tiêu

* Các bước lập ngân sách:

B1: Xây dựng ngân sách sơ bộ, hay ngân sách hướng dẫn (chỉ dẫn)Trước hết, nhà tổ chức sự kiện phải dự toán được các danh mụchàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về chất lượng, sốlượng và chi phí Cần có gắng dự liệu hàng hóa dịch vụ ban đầu chưatính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lai danh mụchàng hóa bắt buộc phải có trong chương trình.Nếu ngân sách dựtoán cho phép có thể lực chọn bổ sung cho danh mục những hànghóa dịch vụ đã loại trừ ban đầu Ngược lại nếu ngân sách dự toán

thiếu hụt, nhà tổ chức phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đãlựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cầnthiết đối với tổ chức sự kiện, đảm bảo tương ứng với ngân sách dựtoán.

B2: Tiến hàng nghiên cứu chi phí trong vòng những hướng dẫnchung của ngân sách sơ bộ để lập ngân sách cuối cùng hay ngânsách hoạt động

Câu 12: Trình bày các mô hình xây dựng kế hoạch sự kiện, ưu nhược điểm của mỗi mô hình là gì?

* Checklist: Một danh mục tất cả các chi tiết/ nội dung cần để thựchiện một sự kiện/ cuộc họp thành công

- Ưu điểm: Dễ sử dụng (sử dụng cây mục tiêu)

- Nhược điểm: + Không dự toán được quá trình hoàn thành

+ Không dự toán được các vấn đề/ rào cản và các giải pháp tươngứng

+ Không đưa ra được các quyết định dựa trên các phương án đểhoàn thành nhiệm vụ

+ Không thấy được mối liên hệ qua lại giữa các yếu tố của mộtnhiệm vụ hay giữa các nhiệm vụ với nhau

* Biểu đồ Gantt: Sơ đồ Gantt là 1 trong những công cụ cổ điểm nhất

mà vẫn được sử dụng phổ biến trong quản lý thực hiện tiến độ dự

án Sơ đồ này được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry Gantt

Trong sơ đồ Gantt, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằngthanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành

Ưu điểm: