MBO _Giao việc và ủy quyền _dành cho chủ doanh nghiệp_DH Kinh tế quốc dân

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Chuyên đề QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU - MBO GIAO VIỆC - UỶ QUYỀN TS Vũ Trọng Nghĩa ThS Nguyễn Thu Hà TS Vũ Trọng Nghĩa        Các hình thức giao việc Phân loại cơng việc giao theo nhân viên: theo mức chuyên môn, theo tính khí, cá tính, phẩm chất Phân biệt giao việc uỷ quyền Quy trình giao việc Giao việc cho ai, sao? Căn gì? Theo dõi giao việc Đánh giá giao việc TS Vũ Trọng Nghĩa Phân biệt giao việc uỷ quyền  Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên  Uỷ quyền mang tính vụ, giao nhiệm vụ trách nhiệm quyền hạn TS Vũ Trọng Nghĩa Lợi ích giao việc  Nhiều cơng việc thực thời gian tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành mục tiêu  Trách nhiệm nhân viên xác định nâng lên, nhân viên trở nên quan tâm có trách nhiệm  Sự phân công trách nhiệm quyền hạn rõ ràng giúp cho việc kiểm tra nhà lãnh đạo bớt khó khăn  Tân dụng hết nguồn nhân suất làm việc tăng lên  Nếu giao việc dẫn đến NV tự làm, hỏng nhiều nhà quản lý phải xử lý vụ nhiều TS Vũ Trọng Nghĩa Những biểu bệnh phân công tồi  Công việc thường trễ hạn, tổ chức hay gặp khó khăn định đưa chận trễ  Khơng tìm ngườI tổ chức để giao việc  Một số nhân viên bận rộn - Một số nhân viện ngồi không  Các nhân viên giao nhiện vụ khơng liên quan tới chun mơn nghiệp vụ họ  Các nhân viên không tự tin vào quyền hạn  Quyết định nhnâ viên thường vựơt hạn dường chẳng biết người đảm trách dự án TS Vũ Trọng Nghĩa Những trở ngại từ nhà lãnh đạo giao việc  Nhà lãnh đạo điều hành, phân công  Nhà lãnh đạo cho họ làm việc tốt ngườI khác tổ chức.” Tôi tự làm việc nhanh dễ dàng hơn, bởI tơi hiểu chúng rõ biết cách làm” Hay “Cơng tác quản lý địi hỏI tơi phảI đảm trách nhiệm vụ thật quan trọng theo cách riêng”  Nhà lảnh đạo sợ nâhn viên khơng thích, họ trơng đợi nhân viên họ nhiều  Nhà lãnh đạo không chắn vào ngườI để giao việc.”Tôi không tin tưởng giao việc cho nhân viên làm mình” TS Vũ Trọng Nghĩa NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG GIAO VIỆC  Nhà lảnh đạo thường giao cho nhân viên việc lặt vặt vo nghĩa  Các nhân viên phàn nàn cách giảI công việc  Các nhân viên họ nói họ bận rộn  Nhà lãnh đạo cho rằng, giao việc cho nhân viên thởI gian tự làm  Công việc điều hành cao, cần phảI có chữ ký nhà lãnh đạo tảI liệu chính, háo đơn vận chuyển nhận hang TS Vũ Trọng Nghĩa TÍNH HỢP LÝ TRONG NHỮNG KỸ NĂNG GIAO VIỆC  Nhà lãnh đạo phảI tường trình dự án đầy đủ  Nhà lảnh đạo cnầ phảI xác định mức độ thực thi thờI gian biểu thực công việc  Nhà lãnh đạo cần huấn luyện hổ trợ nhân viên cnầ lúc  Nhà lãnh đạo phãi nêu vấn đề mà thường mong đợI  Nhà lảnh đạo cần phải báo cho nhân viên khác biết ngườI chịu trách nhiệm công việc  GiảI thích rõ mức độ quyền hạn giao việc TS Vũ Trọng Nghĩa NHÀ LÃNH ĐẠO CHIA SẺ QUYỀN LỰC  Hãy xem xét tình hình kiện rổI lập báo cáo cho tơi Sau tơi định bạn làm  Hãy xác định vấn đề khó khăn, đưa hướng để xử lý cơng việc (có thể hỗ trợ nhiều tuỳ mỗI trưởng hợp) khen ngợI nhân viên đưa cách giảI mà hưởng ứng  Hãy cho tui biết bạn có ý định làm việc Nhưng đừng có hành động chưa có đồng ý  Hãy giảI vần đề cho biết ý định bạn trước thực Tơi lệnh ”khơng” đừng làm  Hãy giảI vần đề cho biết bạn làm ?  Hãy tự hảnh động đừng có hỏI tơi trừ thật cần thiết TS Vũ Trọng Nghĩa NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN XEM XÉT KHI QUYẾT ĐỊNH CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO  Nhửng công việc mà nhân viên bắt buộc phảI làm  Những công việc nhân viên nên làm, bạn giúp cần  Những C việc bãn làm, N viên làm có hội  Những cơng việc mà bạn nên làm, cần giúp đỡ nhân viên  Nhựng cơng việc mà bạn mớI làm TS Vũ Trọng Nghĩa 10 NHỮNG ĐIỀU NHÀ LẢNH ĐẠO NÊN DỰ KIẾN  Các nhân viên có u sách, tỏ thái độ khơng đồng ý hay chấp nhận công việc  Các nhân viên địi hỏI vấn đề khó khăn yêu cầu giúp đỡ cần thiết  báo cáo tiến trình cơng việc phảI chuẩn bị thờI gian cho bạn cho nhnâ viên khác phận thong tin  Những nhiệm vụ hoàn thành chứng tốt việc điều hành nhân viên cách hoàn hảo  Nhân viên mớI phảI dẫn cụ thể, rõ rang phảI có ngườI kèm làm nhiệm vụ  ThờI gian - Tiền bạc - Vật chất – Con ngườI xem nguồn quý giá phảI sử dụng cách hợp lý… TS Vũ Trọng Nghĩa 11 10 NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN XEM XÉT KHI CHỌN NHÂN VIÊN ĐỂ GIAO VIỆC  Đã phân tích kỹ địi hỏI cơng việc trước bắt đầu trình lựa chọn nhân viên  Đã xem xét kỷ thong tin khách quan kỹ kiến thức ứng viên, thành công thất bạI khứ, khả làm việc độc lập, thái độ đốI vớI công việc, vớI đồng sự, vớI cán quản lý vớI khách hang ?  Có mỗI nhân viên hiểu yêu cầu công việc tin tưởng vào mức độ thi TS Vũ Trọng Nghĩa 12 11 ĐƯA RA KẾ HOẠCH GIAO VIỆC  Trình bày rõ nhiệm vụ va kết mông muốn  Đưa mức độ thực công việc thờI gian biểu  Xác định rõ số lượng chất lượng công việc  Giao mức độ quyền hạn  Đào tạo nhân viên theo yêu cầu công việc cần  Báo cho tất nhân viên khác ngườI có trách nhiệm TS Vũ Trọng Nghĩa 13 12 NHỮNG ĐIỀU NÊN TRÁNH KHI GIAO VIỆC  Ln nghĩ làm thứ  Không cho nhân viên công việc thử thách với đủ quyền hạn để thực thi công việc  Chọn lựa kỹ mức độ quyền hạn giao việc  Bỏ qua hội giao việc cho nhân viên mớI chưa qua thử thách  Nắm bắt nhiệm vụ khơng mang tính quản lý mà mõi người làm TS Vũ Trọng Nghĩa 14 II/ Các bước giao việc         Rà sốt lại cơng việc Chọn việc để giao Làm rõ yếu tố liên quan đến cơng việc Lựa chọn người thích hợp Chuẩn bị giao việc Hướng dẫn Theo dõi thực Đánh giá kết TS Vũ Trọng Nghĩa 15 Rà soát lại công việc  Hầu hết chủ doanh nghiệp nhà quản lý dành thời gian để nhìn lại việc làm hàng ngày, mà khó biết giao việc cho người khác giao thân ngập đầu ngập đầu núi việc  Nếu lâm vào tình đó, xin bạn giải lao vài phút để tĩnh tâm kể đầu gạch đầu dịng việc ơm đồm TS Vũ Trọng Nghĩa 16 Chọn việc để giao  Khi có danh mục việc đó, xin bạn cân nhắc xem việc đó, xem việc thiết phải nhúng tay vào, việc quan trọng chưa thật cấp thiết tạm gác lại  Sau lọc việc nên giao Bằng kinh nghiệm mình, bạn nên cố hình dung người giao cần có kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất cần có điều kiện để thực việc TS Vũ Trọng Nghĩa 17 Làm rõ yếu tố liên quan đến công việc  Làm rõ mục tiêu công việc:Mục tiêu công việc rõ ràng bạn chuẩn bị đầy đủ thông tin trả lời liên quan đến chữ W (trong tiếng Anh) trước giao việc: - What: nêu cụ thể công việc bạn yêu cầu việc gì? - Who: người liên quan với nhân viên bạn để thực công việc giao, người nhận kết cơng việc giao? When: bạn muốn cơng việc hồn tất nào? - Where: địa điểm công việc thực đâu?  Đưa lý thực công việc (chữ W thứ 5: Why) Đây bước quan trọng nhằm giúp nhân viên hiểu rõ mục đích cuối cơng việc Nhờ vậy, gặp trở ngại lúc thực công việc, họ cố gắng xoay xở để thực cơng việc, khơng có bạn bên cạnh TS Vũ Trọng Nghĩa 18 Lựa chọn người thích hợp  Đây bước “dụng nhân dụng mộc” Bạn điểm lại, số nhân viên mình, đảm nhiệm cơng việc Bạn đánh giá mặt mạnh, mặt yếu người để biết người “vào” việc  Nếu có thể, trước định, bạn nên tế nhị trao đổi với người để xem họ có sẵn sàng đảm nhiệm cơng việc khơng Sẽ tốt bạn đặt vấn đề khéo léo sau để “đương sự” thấy ngồi ra, khơng đảm nhiệm việc tốt háo hức chờ “chọn mặt gửi vàng” TS Vũ Trọng Nghĩa 19 Chuẩn bị giao việc  Trước giao, bạn nên chuẩn bị “Bản mô tả công việc" cho người, ngắn gọn đơn giản Nhưng phải rõ: Bạn chờ đợi kết qủa đạt gì, phải xong, xong phải bàn giao cho ai… nên có vài lời gợi ý cách thức thực hiện, vài lời dặn nhứng sai lầm, vướng mắc cần tránh (đừng quên dặn gặp trục trặc báo cáo, trao đổi với người nào)  Khi giao việc nên thể trọng thị nhẹ nhàng, xin nói “việc dễ ợt” “tớ bận, nên giao cho cậu”… giúp người thực hiểu rõ công việc tốt Nếu có tài liệu, chuyển cho họ đừng quên yêu cầu ký nhận (nếu không, họ dễ làm thất lạc khơng cịn tâm trí đâu để lo việc) Nếu việc có liên quan đến người khác, nên đặt nhiệm vụ phối hợp cho người ấy, mời họ dự trao đổi Cố nhiên, bên cạnh giao việc phải “giao” thời gian, giao phương tiện kinh phí (nếu cần)  Cuối cùng, nên dành thời gian theo dõi, kiểm tra, uốn nắn khích lệ người thực Nếu q bận, bạn ủy nhiệm cho theo dõi, kiểm tra giúp Cịn uốn nắn khích lệ phải bạn Chính bạn, với cương vị uy tín mình, làm tốt điều Chúc bạn thành công TS Vũ Trọng Nghĩa 20 Hướng dẫn Hướng dẫn - minh họa (nếu cần)  Thường bước cần thiết công việc liên quan đến máy móc, dụng cụ Đối với cơng việc khác, tùy theo mức độ thạo việc nhân viên mà bạn linh động thực hay không thực bước Những nhân viên thạo việc thường thích tự định cách thức thực công việc để khả tư họ phát triển  Trong trường hợp này, bạn người cẩn thận mức độ tối quan trọng cơng việc, bạn dị lại cách hỏi: “Em định thực công việc nào?” để đảm bảo cách thực nhân viên không ảnh hưởng đến uy tín cơng ty TS Vũ Trọng Nghĩa 21 Theo dõi thực  Dân gian thường nói: “Phịng bệnh chữa bệnh” Bạn nên thường xun thăm dị q trình thực cơng việc xem có trở ngại phát sinh hay khơng  Nếu có, bạn điều chỉnh u cầu cơng việc cho phù hợp với thực tế Đừng đợi đến chót kiểm tra q muộn đấy! TS Vũ Trọng Nghĩa 22 Theo dõi thực  Lập báo cáo hợp lý kiểm tra giai đoạn  Hỡ trợ nhân viên phạm vi cơng việc  Lươn khuyến khích, củng cố mặt mạnh khả nhân viên  Công nhận thành nhân viên  Chỉ can thiệp thật cần thiết TS Vũ Trọng Nghĩa 23 Đánh giá kết  Bạn có phải kiểu người quản lý “nhân viên làm tốt lặng n, cịn có chuyện rắc rối làm rùm beng” khơng? Nếu khơng, xin chúc mừng bạn, nhân viên bạn chắn không ngại cống hiến có người quản lý biết phản hồi kết thực công việc cách hợp lý  Đừng tiết kiệm lời khen nhân viên trước tập thể! Những việc nhỏ vỗ vai, bắt tay kèm với nụ cười nhân viên làm tốt động lực quý giá giúp cho nhân viên gắn bó với doanh nghiệp Đừng trích cách thái nhân viên phạm sai lầm, lần sau nhân viên ngại việc khó Điều quan trọng cho nhân viên thấy bạn muốn biến sai lầm họ thành hội học hỏi TS Vũ Trọng Nghĩa 24 ... TRÁNH KHI GIAO VIỆC  Ln nghĩ làm thứ  Không cho nhân viên công việc thử thách với đủ quyền hạn để thực thi công việc  Chọn lựa kỹ mức độ quyền hạn giao việc  Bỏ qua hội giao việc cho nhân viên... dõi giao việc Đánh giá giao việc TS Vũ Trọng Nghĩa Phân biệt giao việc uỷ quyền  Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên  Uỷ quyền mang tính vụ, giao nhiệm vụ trách nhiệm quyền hạn... lại cơng việc  Hầu hết chủ doanh nghiệp nhà quản lý dành thời gian để nhìn lại việc làm hàng ngày, mà khó biết giao việc cho người khác giao thân ngập đầu ngập đầu núi việc  Nếu lâm vào tình