Kế toán tiêu thụ hàng hóa

Kế toán tiêu thụ hàng hóa

Phần thứ nhất

Những vấn đề lý luận chung về kế toán tiêu thụhàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở các

doanh nghiệp thơng mại

1.1 Lý luận chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp thơng mại

1.1.1.Đặc điểm chung về hoạt động thơng mại

Thơng mại là khâu trung gian nối liền giữa sản suất với tiêu dùng Hoạt động thơng mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thơng mại của thơng nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thơng nhân với nhau hay giữa thơng nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thơng mại nhằm mục đích lợi nhuận hay thực hiện chính sách kinh tế xã hội.

Thơng nhân có thể là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự đầy đủ, hay các hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập theo quyết định của pháp luật ( đợc cơ quan nhà nớc có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) Kinh doanh thơng mại có một số đặc điểm chủ yếu sau:

* Đặc điểm về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thơng mại là lu chuyển hàng hoá Lu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá.

* Đặc điểm về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thơng mại gồm các loại vật t, sản phẩm có hình thái vật chất cụ thể hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.

* Đặc điểm về phơng thức lu chuyển hàng hoá: Lu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thơng mại có thể theo một trong hai phơng thức là bán buôn và bán lẻ.

- Bán buôn hàng hoá: Là bán cho ngời kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho ngời tiêu dùng.

- Bán lẻ hàng hoá: Là việc bán thẳng cho ngời tiêu dùng trực tiếp, từng cái từng ít một.

* Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thơng mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau nh tổ chức công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thơng mại.

* Đặc điểm về sự vận động của hàng hoá: Sự vận động của hàng hoá trong kinh doanh thơng mại cũng không giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng, nghành hàng, do đó chi phí thu mua và thời gian lu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng hoá.

Nh vậy chức năng của thơng mại là tổ chức và thực hiện việc mua bán, trao đổi hàng hoá cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân.

1.1.1.Khái niệm tiêu thụ hàng hoá, thời điểm xác nhận doanh thu tiêu thụ.

Tiêu thụ hàng hoá là quá trình các Doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hoá vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả tiêu thụ, đây là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh.

Theo một định nghĩa khác thì tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụ là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã thực hiện cho khách hàng đồng thời thu đợc tiền hàng hoặc đợc quyền thu tiền hàng hoá.

Nh vậy, tiêu thụ là thực hiện mục đích của sản xuất và tiêu dùng, đa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Tiêu thụ là khâu lu thông hàng hoá là cầu nối trung gian giữa một bên sản xuất phân phối và một bên là tiêu dùng Đặc biệt trong nền kinh tế thị trờng thì tiêu thụ đợc hiểu theo nghĩa rộng hơn: Tiêu thụ là quá trình kinh tế bao gồm nhiều khâu từ việc nghiên cứu thị trờng, xác định nhu cầu khách hàng, tổ chức mua hàng hoá và xuất bán theo yêu cầu của khách hàng nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.

Thời điểm xác định doanh thu hàng hoá là thời điểm mà Doanh ngiệp thực sự mất quyền sở hữu hàng hoá đó và ngời mua thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán Khi đó mới xác định là tiêu thụ, mới đợc ghi doanh thu.

1.1.2 Các chỉ tiêu xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp thơng mại

Kết quả tiêu thụ hàng hoá là chỉ tiêu hiệu qủa hoạt động lu chuyển hàng hóa Cũng nh các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ: Kết quả tiêu thụ cũng đợc phản ánh và xác định qua các chỉ tiêu sau:

1.1.2.1 Tổng doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng là doanh thu của khối lợng sản phẩm hàng hoá đã bán, dịch vụ đã cung cấp đợc xác định là tiêu thụ trong kỳ và số tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận đợc chia.

Doanh nghiệp phải mở sổ chi tiết để theo dõi chi tiết các khoản doanh thu:- Doanh thu bán hàng hoá

- Doanh thu cung cấp dịch vụ

- Doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận đợc chia.

1.1.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu

Chiết khấu thơng mại: Là khoản chiết khấu cho khách hàng mua với số lợng

Hàng bán bị trả lại:Là giá trị của số sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã

tiêu thụ bị khách hàng trả lại do những nguyên nhân vi phạm cam kết, vi phạm

hợp đồng kinh tế: Hàng hoá bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách.

Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ đợc ngời bán chấp thuận một cách đặc

biệt trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng bán ra kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trên hợp đồng kinh tế.

1.1.2.3.Doanh thu thuần về tiêu thụ

Là số chênh lệch giữa tổng doanh thu về tiêu thụ với các khoản giảm trừ doanh thu : chiết khấu thơng mại, doanh thu hàng bán trả lại, các khoản giảm giá hàng bán.

Doanh thu thuần về tiêu thụ đợc xác định theo công thức sau:Doanh thu

thuần về tiêu thụ

= Tổng doanh

thu tiêu thụ - Chiết khấu thơng mại - Giảm giá hàng bán - Doanh thu hàng bán trả lại

1.1.2.4 Giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán phản ánh giá trị gốc của hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ, lao

vụ đã thực sự tiêu thụ trong kỳ, ý nghĩa của giá vốn hàng bán chỉ đợc sử dụng khi

xuất kho hàng bán và tiêu thụ Khi hàng hoá đã tiêu thụ và đợc phép xác định doanh thu thì đồng thời giá trị hàng xuất kho cũng đợc phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó Doanh nghiệp xác định đúng kết quả kinh doanh.Và đối với các Doanh nghiệp thơng mại thì còn giúp cho các nhà quản lý đánh giá đợc khâu mua hàng có hiệu quả hay không để từ đó tiết kiệm chi phí thu mua.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các phơng pháp sau để xác định trị giá vốn của hàng xuất kho:

* Phơng pháp đơn giá bình quân: Theo phơng pháp này, giá thực tế của hàng xuất kho trong kỳ đợc tính theo công thức:

Giá thực tế hàng xuất kho

= Số lợng hàng hoá xuất kho

* Giá đơn vị bình quân

Trong đó, giá đơn vị bình quân đợc xác định:

đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán, mặc dầu độ chính cha cao vì không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này.

- Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Phơng pháp này vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán, vừa phản ánh đợc tình hình biến động của giá cả Tuy nhiên khối lợng tính toán lớn bởi vì cứ sau mỗi lần nhập kho, kế toán lại phải tiến hành tính toán

* Phơng pháp nhập trớc – xuất trớc

Theo phơng pháp này,giả thuyết rằng số hàng nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số hàng nhập trớc thì mới xuất số nhập sau theo giá thực tế của số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của hàng mua trớc sẽ đợc dùng làm gía để tính giá thực tế của hàng xuất trớc và do vậy giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số hàng mua vào sau cùng.

* Phơng pháp nhập sau – xuất trớc: Phơng pháp này giả định những hàng mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc.

* Phơng pháp giá hạch toán

Khi áp dụng phơng pháp này, toàn bộ hàng biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán Cuối kỳ, kế toán phải tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế của hàng xuất

dùng trong kỳ = Giá hạch toán của hàng xuất dùng trong kỳ * Hệ số giáTrong đó:

Hệ số giá = Giá thực tế của hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳGiá hạch toán của hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ* Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Theo phơng pháp này, hàng đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng Khi xuất hàng nào sẽ tính theo giá thực tế của hàng đó.

1.1.2.5 Lãi gộp về tiêu thụ

Lãi gộp về tiêu thụ là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá và giá vốn hàng bán.

Lãi gộp về tiêu thụ đợc xác định theo công thức sau:

Lãi gộp về tiêu thụ = Doanh thu thuần về

tiêu thụ - Giá vốn hàng bán

1.1.2.6.Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà Doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ nh:

+ Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm toàn bộ lơng chính, lơng phụ và các khoản phụ cấp có tính chất lơng Các khoản tính cho quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ… của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hoá tiêu thụ.

+ Chi phí vật liệu bao bì: Bao gồm các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng nh vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng…

+ Chi phí công cụ đồ dùng: Là các loại chi phí cho dụng cụ cân đo đong đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay phục vụ cho bán hàng.…

+ Chi phí bảo hành sản phẩm: Là chi phí chi cho sản phẩm trong thời gian đợc bảo hành theo hợp đồng.

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi, cửa hàng, vận chuyển bốc hàng tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu.

+ Chi phí bằng tiền khác: Là chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng ngoài các chi phí kể trên, nh chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng…

1.1.2.7 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra đợc cho bất kỳ một hoạt động nào.

Chi phí bộ phận quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại nh:

+ Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm các khoản tiền lơng , các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp.

+ Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm các vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý nh: Giấy, mực, bút…

+ Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.

+ Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp nh: Nhà cửa làm việc của các phòng, ban, máy móc thiết bị dùng cho quản lý

+ Chi phí dự phòng : Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài nh: Tiền điện, nớc, điện thoại, thuê nhà…

+ Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp nh hội nghị, tiếp khách, công tác phí.

Việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào lợi nhuận về tiêu thụ trong kỳ, căn cứ vào mức độ ( quy mô) phát sinh chi phí và doanh thu bán hàng vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu.

1.1.2.8 Lợi nhuận thuần trớc thuế

Lợi nhuận thuần trớc thuế là số chênh lệch giữa lợi nhuận gộp về tiêu thụ với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Lợi nhuận thuần trớc thuế đợc xác định bằng công thức sau:Lợi nhuận

thuần trớc thuế = Lợi nhuận gộp về tiêu thụ - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Kết quả tiêu thụ đợc thể hiện qua chỉ tiêu lãi (lỗ) về tiêu thụ Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì lãi, ngợc lại, nếu thu nhập nhỏ hơn chi phí thì lỗ Viẹc xác định kết quả tiêu thụ đợc tiến hành vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng đơn vị.

1.1.3 Y nghĩa, nhiệm vụ kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại.

1.1.3.1 Y nghĩa kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ

Tiêu thụ hàng hoá có vai trò to lớn trong việc cân đối giữa cung và cầu, thông qua việc tiêu thụ có thể dự đoán đợc nhu cầu của xã hội nói chung và của từng khu vực nói riêng, là điều kiện để phát triển cân đối trong từng nghành từng vùng và trên toàn xã hội Qua tiêu thụ, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá mới đợc thực hiện Cùng với việc tiêu thụ hàng hoá, xác định đúng kết quả tiêu thụ là cơ sở đánh giá cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định tại Doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ mà Doanh nghiệp phải thực hiện với nhà nớc, lập các quỹ công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động tốt trong kỳ kinh doanh tiếp theo, đồng thời nó cũng là số liệu cung cấp thông tin cho các đối tợng quan tâm nh các nhà đầu t, các ngân hàng, các nhà cho vay Đặc biệt trong điều…kiện hiện nay trớc sự cạnh tranh gay gắt thì việc xác định đúng kết quả tiêu thụ có ý nghĩa quan trọng trong việc xử lý, cung cấp thông tin không những cho nhà quản lý Doanh nghiệp để lựa chọn phơng án kinh doanh có hiệu quả mà còn cung cấp thông tin cho các cấp chủ quản, cơ quan quản lý tài chính, cơ quan thuế phục vụ…cho việc giám sát sự chấp hành chế độ, chính sách kinh tế tài chính, chính sách thuế…

1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ.

Trong doanh nghiệp thơng mại, hàng hoá là tài sản chủ yếu và biến động nhất, vốn hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số vốn lu động cũng nh toàn bộ vốn kinh doanh của Doanh nghiệp cho nên kế toán hàng hoá là khâu quan trọng đồng thời nghiệp vụ tiêu thụ và xác đinh kết quả tiêu thụ quyết định sự sống còn đối với mỗi doanh nghiệp Do tính chất quan trọng của tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nh vậy đòi hỏi kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phải thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nh mức bán ra, doanh thu bán hàng quan trọng là lãi thuần của hoạt động bán hàng.

- Phản ánh đầy đủ, kịp thời chi tiết sự biến động của hàng hoá ở tất cả các trạng thái: Hàng đi đờng, hàng trong kho, trong quầy, hàng gia công chế biến, hàng gửi đại lý nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá.…

- Phản ánh chính xác kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả, đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng để tránh bị chiếm dụng vốn.

- Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kết quả tiêu thụ, cung cấp số liệu, lập quyết toán đầy đủ, kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả tiêu thụ cũng nh thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc.

- Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cần chú ý các điểm sau:

+ Xác định đúng thời điểm tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu Báo cáo thờng xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại hợp đồng kinh tế nhằm giám sát chặt chẽ…hàng hoá bán ra, đôn đốc việc nộp tiền bán hàng vào quỹ.

+ Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự lu chuyển chứng từ hợp lý Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lý, tránh trùng lặp bỏ sót.

+ Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Phân bổ chính xác số chi phí đó cho hàng tiêu thụ.

1.1.4 Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá.

1.1.4.1 Phơng thức bán buôn:

Bán buôn hàng hoá là bán cho các đơn vị, cá nhân mà số lợng đó cha đi vào lĩnh vực tiêu dùng, hàng hoá đó vẫn nằm trong lĩnh lu thông Bán buôn gồm hai phơng thức sau:

* Bán buôn qua kho

Là bán buôn hàng hoá mà số hàng hoá đó đợc xuất ra từ kho bảo quản của Doanh nghiệp.

Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng, Doanh nghiệp xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua Sau khi bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh tóan tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hoá mới đợc xác nhận là tiêu thụ.

Bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng: Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với bên mua, Doanh nghiệp xuất hàng giao cho bên mua ở một địa điểm thoả thuận trớc giữa hai bên Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc sở hữu của Doanh nghiệp Số hàng này đợc xác nhận là tiêu thụ khi Doanh nghiệp thơng mại đã nhận đợc tiền của bên mua hoặc bên mua chấp nhận thanh toán.

Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này Doanh nghiệp chỉ đóng vai trò trung gian môi giới trong quan hệ mua bán giữa ngời mua và ngời bán Doanh nghiệp uỷ quyền cho ngời mua trực tiếp đến nhận hàng và thanh toán tiền hàng cho ngời bán theo đúng hợp đồng đã ký kết với bên bán Tuỳ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết mà Doanh nghiệp đợc hởng một khoản tiền lệ phí do bên mua hoặc bên bán trả Trong trơng hợp trên Doanh nghiệp không phát sinh nghiệp vụ mua bán mà chỉ là ngời tổ chức cung cấp hàng cho bên mua.

1.1.4.2Phơng thức bán lẻ:

Là bán hàng hoá trực tiếp cho ngời tiêu dùng để sử dụng vào mục đích tiêu dùng Bán lẻ hàng hoá có các phơng thức sau:

* Phơng thức bán hàng thu tiền tập trung

Là phơng thức bán hàng tách rời việc thu tiền và giao hàng cho khách nhằm chuyên môn hoá quá trình bán hàng Mỗi quầy có một nhân viên thu ngân, chuyên thu tiền viết hoá đơn, tính kê mua hàng cho khách hàng để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao Cuối ca, cuối ngày bán hàng kiểm kê hàng tồn để xác định số lợng bán ra trong ngày và lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu ngân kiểm tiền, nộp tiền hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền.

* Bán lẻ thu tiền trực tiếp:

Theo phơng thức bán lẻ này, ngời bán trực tiếp bán hàng và thu tiền của khách Cuối ca, cuối ngày bán hàng kiểm tra hàng tồn quầy để xác định lợng hàng tiêu thụ, lập báo cáo bán hàng đồng thời nộp tiền cho thủ quỹ và lập giấy nộp tiền.

1.1.4.3Giao hàng đại lý

Theo phơng thức này bên giao đại lý giao hàng cho bên nhận hàng đại lý, bên nhận làm đại lý sẽ đợc hởng thù lao đại lý dới hình thức hoá hồng đợc tính theo tỷ lệ % trên tổng số doanh thu Nếu ngời nhận đại lý bán hàng theo giá quy định của bên giao thì không phải chịu thuế GTGT còn Nếu bán hàng để hởng chênh lệch giá thì phải chịu thuế GTGT trên phần giá trị gia tăng đó và bên giao chỉ chịu gía trị gia tăng theo phần doanh thu của mình Giữa hai bên phải thực hiện hợp đồng kinh tế về giá trị hàng hoá nhận làm đại lý, quy định tỷ lệ hoa hồng đợc hởng, quy định về thời gian thanh toán

1.1.4.4 Bán hàng trả góp:

Bán hàng trả góp là phơng thức bán hàng thu tiền nhiều lần, ngời mua phải trả ngay một số tiền lần đầu tiên tại thời điểm mua, số tiền còn nợ chấp nhận trả dần và phải chịu lãi suất nhất định về số tiền do trả chậm.Số tiền trả vào các kỳ sau th-ờng là bằng nhau trong đó bao gồm tiền gốc và lãi phải trả Về doanh thu thì đợc tính theo doanh thu bán hàng trả ngay một lần, số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải nộp với số tiền chấp nhận thanh toán thì hạch toán vào thu nhập hoạt động tài chính.

Với phơng thức này khi giao hàng cho ngời mua thì đợc xác định ngay là tiêu thụ.

1.1.4.5 Bán hàng xuất khẩu:

*Phơng thức xuất khẩu trực tiếp

Theo phơng thức này, việc bán hàng đợc thực hiện bằng cách giao thẳng cho khách hàng mà không qua một đơn vị trung gian nào Doanh nghiệp tự tổ chức vận chuyển hàng, khi đã xếp lên phơng tiện vận chuyển xuất khẩu đợc chủ phơng tiện ký vào vận đơn và hoàn thành thủ tục hải quan sân bay, bến cảng, cửa hàng thì đợc coi là thời điểm tiêu thụ Thủ tục gồm phiếu xuất kho và báo cáo bán hàng thu ngoại tệ.

* Phơng thức xuất khẩu uỷ thác

Theo phơng thức này Doanh nghiệp ký hợp đồng vận tải với đơn vị xuất nhập khẩu chuyên môn Thời điểm hàng đợc coi là tiêu thụ và đợc tính doanh thu khi hoàn thành thủ tục cho đơn vị vận tải.

1.2 Kế toán chi tiết Hàng hoá

1.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng hạch toán hàng hoá bao gồm:

• Hoá đơn giá trị gia tăng.

• Hoá đơn bán hàng.

• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

• Bảng kê hoá đơn bán lẻ hàng hoá dịch vụ.

• Bảng chứng từ khác liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.

• Sổ, thẻ kho

1.2.2 Phơng pháp kế toán chi tiết hàng hoá

Có 3 phơng pháp kế toán chi tiết:* Phơng pháp thẻ song song

- ở kho: Sử dụng thẻ kho để theo dõi từng danh điểm hàng hoá về mặt khối lợng nhập, xuất, tồn.

- ỏ phòng kế toán: Mở thẻ kho hoặc mở sổ chi tiết để theo dõi từng danh điểm kể cả mặt khối lợng và giá trị nhập, xuất, tồn kho.

Hàng ngày sau khi làm thủ tục nhập, xuất thì thủ kho phải căn cứ vào các phiếu nhập, xuất để ghi vào thẻ kho của từng danh điểm và tính khối lợng tồn kho của từng danh điểm.

Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho phải chuyển chứng từ cho kế toán hàng hoá để ghi vào các thẻ hoặc sổ chi tiết ở phòng kế toán cả về số lợng và giá trị.

Sơ đồ1: Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song

: Ghi hàng ngày : Ghi đối chiếu : Ghi cuối tháng* Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- ở kho: thủ kho vẫn giữ thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn về mặt khối lợng.

- ở phòng kế toán: Không dùng sổ chi tiết và thẻ kho mà sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn từng danh điểm nhng chỉ ghi 1 lần cuối tháng.

Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp đối chiếu luân chuyểnPhiếu nhập kho, phiếu

xuất kho

Số kế toán tổng hợp về hàng hoá

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

Phiếu nhập

Bảng tổng hợp nhập

Sổ kế toán tổng hợp

: Ghi hàng ngày : Ghi đối chiếu : Ghi cuối tháng* Phơng pháp sổ số d.

- ở kho: Ngoài việc ghi chép thẻ kho giống nh hai phơng pháp trên, cuối tháng sau khi tính lợng d của từng danh điểm còn phải ghi vào sổ số d.- Tại phòng kế toán: không phải giữ thêm một loại sổ nào nữa nhng định kỳ

phải xuống kiểm tra ghi chép của thủ kho và sau đó nhận các chứng từ nhập xuất kho Khi nhận chứng từ phải viết giấy nhận chứng từ

Sơ đò 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d

: ghi hàng ngày

: Ghi đối chiếu

: Ghi cuối tháng

1.3 Kế toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ

1.3.1 Tài khoản sử dụng.

* Tài khoản 156- Hàng hoá“ ”: Dùng để phản ánh thực tế giá trị hàng hoá tại kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, từng quầy, loại, nhóm hàng hoá.…

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất vật liệu

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ số d

Phiếu giao nhận ctừ nhập kho

Bảng luỹ kế nhập,xuất, tồn

Phiếu giao nhận Ctừ xuất kho

Sổ kế toán tổng hợp

Bên nợ: Phản ánh làm tăng giá trị thực tế hàng hoá tại kho, quầy ( giá mua và

chi phí thu mua)

Bên có: Giá trị mua hàng của hàng hoá xuất kho, quầy.

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ.

D nợ: Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy.

TK 156 còn đợc chi tiết thành:+ TK 1561- Giá mua hàng.

+ TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá.

* TK 157- Hàng gửi bán : “ ” Phản ánh giá trị mua hàng của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý cha chấp nhận Tài khoản này đợc mở rộng chi tiết theo từng mặt hàng, từng lần gửi đi, từ khi gửi đi đến khi đựoc chấp nhận thanh toán.

* TK 151- Hàng mua đang đi đ“ ờng : ” Dùng để phản ánh trị giá hàng mua đang đi đờng và đợc mở chi tiết theo từng chủng loại hàng và từng hợp đồng kinh tế.

* TK 511- Doanh thu bán hàng có kết cấu nh“ ” sau:

Chỉ phản ánh vào TK 511-“ Doanh thu”, số doanh thu của khối lợng sản phẩm đã bán, dịch vụ đã đợc cung cấp đợc xác định là tiêu thụ trong kỳ và số tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận đợc chia.

Đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ: Doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ ( cha có thuế VAT) bao gồm phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán( nếu có) mà cơ sở kinh doanh đợc hởng Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp và đối với hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả phụ phí và phí thu thêm ngoài giá bán ( nếu có) mà doanh nghiệp đợc hởng ( tổng giá thanh toán- bao gồm cả thuế GTGT)

Doanh nghiệp phải mở chi tiết để theo dõi chi tiết các khoản doanh thu- Doanh thu bán hàng hoá

- Doanh thu cung cấp dịch vụ

- Doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận đợc chia.

Bên nợ:

- Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu hàng hoá thực tế của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và đã đợc xác nhận là tiêu thụ.

- Thuế GTGT phải nộp ngân sách nhà nớc ở doanh nghiệp áp dụng phơng pháp trực tiếp.

- Trị giá hàng bán trả lại- Khoản giảm gía hàng bán- Chiết khấu thơng mại

- Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911-“ Xác định kết quả kinh doanh”

* TK 521- Các khoản giảm trừ doanh thu“ ”

Tài khoản này dùng để phản ánh toán bộ số tiền giảm trừ cho ngời mua hàng ợc tính giảm trừ vào doanh thu hoạt động kinh doanh.

Tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp hai:

- TK 5211-“ Chiết khấu thơng mại”:Phản ánh số giảm giá cho ngời mua hàng với khối lợng hàng lớn đợc ghi trên hoá đơn bán hàng hoặc các chứng từ liên quan đến bán hàng.

- TK 5212-“ Hàng bán bị trả lại” : Phản ánh trị giá bán của số sản phẩm hàng hoá đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại

- TK 5213-“Giảm giá hàng bán” : Phản ánh các khoản giảm giá hàng bán so với giá bán ghi trong hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng phát sinh trong kỳ.

* TK 3331 Thuế GTGT phải nộp có kết cấu nh” ” sau:Bên nợ:

- Số thuế giá trị gia tăng đầu vào đã khấu trừ

- Số thuế giá trị gia tăng đợc giảm trừ vào số thuế giá trị gia tăng phải nộp.- Số thuế giá trị gia tăng đã nộp vào ngân sách nhà nớc.

- Số thuế giá trị gia tăng của khách hàng bán bị trả lại.

Bên có:

- Số thuế GTGT đầu ra phải nộp cho sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ ( Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ).

- Số thuế GTGT phải nộp ( đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo ơng pháp trực tiếp).

ph Số thuế phải nộp của hàng hoá, dịch vụ dùng để trao đổi biếu tặng, sử dụng nội bộ.

- Số thuế GTGT phải nộp cho thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập hoạt động bất thờng.

- Số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá nhập khẩu.

Số d bên có: Số thuế GTGT phải nộp cuối kỳ.

Số d bên nợ: Số thuế GTGT phải nộp thừa vào ngân sách nhà nớc.

TK 3331 có tài khoản cấp 3:+ TK 33311- Thuế GTGT đầu ra

+ TK 33312- Thuế GTGT hàng nhập khẩu.* TK 632 Giá vốn hàng bán ” ”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá vốn của hàng hoá đã bán, đợc xác định là tiêu thụ trong kỳ, dùng để phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Kết cấu tài khoản 632

Bên nợ:

- Giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ

- Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho trích lập cuối niên độ kế toán

Bên có:

- Kết chuyển giá vốn hàng hoá,lao vụ, dịch vụ đã cung cấp trong kỳ sang TK

911- xác định kết quả kinh doanh.

- Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoàn nhập cuối niên độ kế toánTK 632 không có số d cuối kỳ.

* TK 642- Chi phí quản lý kinh doanh“ ”

Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí bán hàng là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí hội nghị khách hàng, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí hành chính và những chi phí chung cho doanh nghiệp bao gồm các chi phí về lơng của nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, thuế nhà đất, thuế môn bài…

Kết cấu tài khoản 642

Bên nợ:

Chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ

Bên có:

- Các khoản ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh

- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào bên nợ TK 911Tài khoản 642 không có số d cuối kỳ.

* TK 911 Xác định kết quả kinh doanh có kết cấu nh” ” sau:Bên nợ:

- Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.- Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thờng.- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng trong kỳ.- Thực lãi về hoạt động kinh doanh trong kỳ.

1.3.2 Kế toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá

* Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho theo phơng thức gửi bán- Khi xuất hàng gửi đi tiêu thụ kế toán ghi:

Nợ TK 157: Hàng gửi bán Có TK 156: Hàng hoá

- Nếu khách hàng ứng trớc tiền mua hàng hoá, kế toán ghi:Nợ TK 111, 112 : Tiền mặt

Có TK 131: Khách hàng ứng trớc- Khi hàng gửi đi bán, kế toán ghi:+ Phản ánh giá vốn

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi bán

+ Phản ánh doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộpNợ TK 131: Tổng giá thanh toán phải thu khách hàngNợ TK 111, 112: Tiền bán hàng hoá đã thu

Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá không thuế VAT Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán bán buôn qua kho theo hình thức gửi bán

Thuế VAT phải nộp

* Kế toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho:

- Khi xuất bán trực tiếp hàng hoá, kế toán ghi giá vốn:

Tổng giá thanh toán (cả VAT)

Nợ TK632- Giá vốn hàng bán Có TK 156( 1561)- Hàng hoá

- Doanh thu và thuế GTGT đầu ra thu hộ phải nộp nhà nớc.Nợ TK 111,112 : Đã thanh toán theo giá có thuế

Có TK 511: Doanh thu theo giá cha có thuế Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.

Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán bán buôn trực tiếp qua kho.

Số lợng hàng xuất bán tại quầy,cửa hàng

= Số lợng tồn đầu ngày (ca)

+ Số lợng hàng nhập trong ngày (ca)

- Số lợng hàng tồn cuối ngày (ca)

Số lợng hàng xuất bán tại quầy

= Số lợng hàng xuất bán

* Giá vốn đơn vị hàng bán

- Khi nhận đợc báo cáo, bảng kê bán hàng, báo cáo nộp tiền sau ca, ngày, kế toán ghi:

Nợ TK 111: Tiền mặt

Có TK511: Doanh thu bán hàng

Tổng giá thanh toán( cả VAT)

Cã TK 512: Doanh thu b¸n hµng néi bé Cã TK 3331: ThuÕ GTGT ph¶i nép

- Trêng hîp thõa tiÒn hµng cha xö lý, c¨n cø biªn b¶n lËp ghi sè tiÒn thõaNî TK 111: Sè tiÒn thõa

Cã TK 338(3381) : TiÒn thõa so víi doanh thu

- Trêng hîp thiÕu tiÒn, ghi sè thiÕu chê xö lý, NÕu cha râ nguyªn nh©nNî TK 111: Sè thùc thu

Nî TK138 (1381) : TiÒn thiÕu chê xö lý Cã TK 511: Doanh thu b¸n hµng

- Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng hoá vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh

Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632: Giá vốn hàng bán

1.3.4 Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng

( Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ )

- Doanh thu của khối lợng sản phẩm hàng hoá đã đợc xác định là tiêu thụ trong kỳ.

Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

- Trờng hợp bán hàng theo phơng thức hàng đổi hàng không tơng tự+ Phản ánh doanh thu hàng bán

Nợ TK 131: Phải thu khách hàng Có TK 511: Doanh thu

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp+ Khi nhận vật t, hàng hoá do trao đổi ghi:Nợ TK 152, 153, 211

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 131: Giảm khoản phải thu+ Trờng hợp phải trả thêm tiềnNợ TK 131

Có TK 111

+ Trờng hợp nhận thêm tiền

Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH Có TK 131: Phải thu khách hàng

- Trờng hợp bán hàng theo phơng thức trả gópNợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán

Có TK 511: Doanh thu( theo giá bán trả 1 lần- cha VAT) Có TK 3387: Doanh thu nhận trớc

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp- Xác định thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩuNợ TK 511: Giảm trừ doanh thu

Có TK 3332: Thuế TTĐB Có TK 3333: Thuế XK

- Các khoản doanh thu đợc chia từ hoạt động vốn góp liên doanh, liên kết kinh tế

Nợ TK 111, 112, 131, 156 Có TK 511

- Cuối kỳ kế toán kết chuyển CKTM, DTHBTL, GGHB để xác định doanh thu thuần

Nợ TK 511: Kết chuyển doanh thu Có TK 5211: Chiết khấu thơng mại Có TK 5212: Hàng bán trả lại Có TK 5213: Giảm giá hàng bán

- Cuối kỳ kế toán kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản 911Nợ TK 511: Doanh thu thuần

Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

1.3.5 Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu

Cuèi kú kÕt chuyÓn sè gi¶m gi¸ sang TK 511” Doanh thu b¸n hµng”Nî TK 511: Doanh thu b¸n hµng

Cã TK 5213: Gi¶m gi¸ hµng b¸n* Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i

- Ph¶n ¸nh sè ph¶i thanh to¸n víi ngêi mua vÒ sè hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i.Nî TK 5212: Hµng b¸n tr¶ l¹i

Nî TK 3331: Gi¶m thuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép Cã TK 111,112: NÕu tr¶ tiÒn cho kh¸ch hµng

Cã TK 131: Trõ vµo kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng- Ph¶n ¸nh gi¸ trÞ vèn cña hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i

Tr¶ l¹i tiÒn gi¶m gi¸

Hay hµng b¸n tr¶ l¹i K/c gi¶m gi¸ TK3331 hµng b¸n tr¶ l¹i TiÒn thuÕ cña hµng

- TÝnh l¬ng, phô cÊp, tiÒn ¨n gi÷a ca vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho nh©n viªn qu¶n lý, nh©n viªn b¸n hµng.

Nî TK 642: Chi phÝ qu¶n lý kinh doanh Cã TK 334: TiÒn l¬ng ph¶i tr¶

- TrÝch BHXH,BHYT, KPC§, cho nh©n viªn bé phËn qu¶n lý, bé phËn b¸n hµngNî TK 642: CP qu¶n lý kinh doanh

Nî TK 334: Trõ vµo l¬ng Cã TK 338: Ph¶i tr¶ kh¸c

- TrÝch khÊu hao TSC§ cho bé phËn qu¶n lý, bé phËn b¸n hµngNî TK 642

Nî TK 642

Cã TK 242- Chi phÝ tr¶ tríc dµi h¹n- Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi nh: ®iÖn, níc Nî TK 642

Nợ TK 1331: thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 111

- Dự phòng phải thu khó đòiNợ TK 642

Có TK 159

- Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi phí hoa hồng, quảng cáo, chào hàng, công tác phí

Nợ TK 642Nợ TK 1331

Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp

CP nhân viên

Các khoản giảm trừ TK214 Chi phí

CP KHTSCĐ TK331,111,112

1.3.7 Kế toán tổng hợp xác định kết quả kinh doanh.

Cuối kỳ kinh doanh, kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ, nhằm cung cấp thông tin liên quan đến lợi nhuận về tiêu thụ cho quản lý.

Công việc này đợc tiến hành nh sau:

- Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụ:Nợ TK 511: Doanh thu thuần về tiêu thụ bên ngoài

Nợ TK 512: Doanh thu thuần về tiêu thụ nội bộ Có TK 911: Xác kết quả kinh doanh

- Kết chuyển giá vốn sản phẩm , hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụNợ TK 911: Xác định kết quả

Có TK632: Giá vốn hàng bán- Kết chuyển chi phí bán hàng

Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 641 : Chi phí bán hàng kết chuyển kỳnày Có TK 142(1422 chi phí chờ kết chuyển)

- Kết chuyển chi phí quản lýNợ TK 911: Kết quả kinh doanh

Có TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển kỳ này Có TK 142( 1422 Chi phí chờ kết chuyển)

- Kết chuyển kết quả kinh doanh+ Nếu lãi:

Nợ TK 911: xác định kết quả kinh doanh Có TK 421: Lãi cha phân phối

+ Nếu lỗNợ TK 421: lỗ

Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả kinh doanh

K/C CPQLDNTrong kỳ

Mỗi loại hình thức ghi sổ có trình tự ghi sổ riêng, do Công ty TNHH phú Thái áp dụng hình thức “ Chứng từ ghi sổ” , nên trong chuyên đề này sẽ đi sâu nghiên cứu hình thức “ Chứng từ ghi sổ”

Đặc trng cơ bản của “ Chứng từ ghi sổ” là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp Việc ghi sổ kế toán tổng hợp là ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loaị, có cùng nội dung kinh tế.

Chứng từ ghi sổ đợc đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm(theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và các chứng từ gốc đi kèm, phải đựoc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán Sổ kế toán sử dụng:

+ Sổ kế toán tổng hợp có 2 loại: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái+ Sổ kế toán chi tiết: Các sổ thẻ kế toán chi tiết

* Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ cái, chứng từ gốc sau đó dùng để ghi vào cac sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổn số phát sinh nợ, phát sinh có của từng tài khoản sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập báo tài chính.

Ưu điểm: Dễ làm, thuận tiện phân công kế toán, tiện kế toán máy, đảm bả

kiểm tra đối chiếu chặt chẽ.

Nhợc điểm: Số lơng chứng từ ghi sổ phải lập, số lợng công việc nhiều dễ trùng

lắp, số lợng công việc dồn vào cuối tháng, quý, ảnh hởng đến thời gian lập báo cáo.

Sơ đồ 8: Sơ đồ khái quát kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi chép hàng ngàyGhi chép cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo kế toánSổ đăngký

và xác định kết quả tiêu thụ tại công tyTNHH Phú Thái

2.1 Đặc điểm tình hình chung của công ty TNHH Phú Thái

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Phú Thái

Công ty TNHH Phú Thái –Tên giao dịch quốc tế là Phu Thai Company Limited, tên viết tắt là Phú Thái Co.LTD.

Công ty đợc thành lập theo quyết định số 043175 / TLDN ngày 08/10/1993 của uỷ ban thành phố Hà Nội ,có trụ sở tại : Số 192/19 Thái Thịnh, Phờng Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội.

Số điện thoại :5142390 /5142387/ 5142386.Fax : 5142388

Email :Phú Thái co@hn.vnn.vn.

Công ty TNHH Phú Thái là nhà phân phối sản phẩm cho Côngty P&G Việt Nam, là đại lý mua bán ký gửi hàng hoá, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh chính của công ty là kinh doanh thơng mại.

Hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm:

- Trực tiếp nhập khẩu hàng từ Công ty P & G Việt nam các mặt hàng gồm: Bột giặt Tide, dầu gội Pantene, dầu gội Rejoice, Xà bông CaMay, SafeGuard, nớc xả vải Downy, tã giấy Pamper…

- Tổ chức bán buôn, bán lẻ các mặt hàng thuộc lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty.

Công ty TNHH Phú Thái đợc thành lập dựa trên luật doanh nghiệp ,có t cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định,tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn do công ty quản lý, có con dấu riêng,có tài sản và các quỹ tập trung, đợc mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của nhà nớc.

Số tài khoản giao dịch:001.100.026686.1 Tại Ngân Hàng Ngoại thơng Việt Nam.

Mã số thuế: 0100368686-1

Công ty tổ chức và hoạt động theo điều lệ của công ty với số vốn hiện nay là 9,6 tỷ đồng.

Số vốn hoạt động qua các năm :Năm 2001 : 6,7 tỷ đồng

Năm 2002 : 7,8 tỷ đồngNăm 2003 :9,6 tỷ đồng

Những năm gần đây, công ty TNHH Phú Thái không ngừng mở rộng quy mô địa bàn hoạt động Hàng hoá không những tiêu thụ ở Hà nội mà mở rộng tiêu thụ ra các tỉnh trong cả nớc Chính vì vậy, mà doanh thu tiêu thụ hàng hoá công ty đạt đợc là khá cao

Biểu số 1: Một số chỉ tiêu tài chính của công ty trong 3 năm gần đây.

- Doanh thu bán hàng và

cung cấp dịch vụ 103,564,936,600 124,029,864,238 159,805,205,561 - Các khoản giảm trừ 2,071,298,732 2,480,597,284 4,506,506,797 1 Doanh thu thuần 101,493,637,868 121,549,266,954 155,298,698,236 2 Chi phí 101,319,089,100 121,340,226,500 155,030,698,236 3 Lợi nhuận 170,548,734 209,040,400 268,000,500 4 Nộp ngân sách 48,873,645 58,531,312 75,040,140

Nhìn vào bảng trên cho ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có

chiều hớng phát triển tốt đẹp Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng nhanh, năm 2002/ 2001 tăng 19,7%, năm 2003/ 2002 tăng 28,8% Đây là một biểu

hiện tốt góp phần tạo điều kiện cho doanh nghiệp tăng quy mô lãi Các khoản

giảm trừ doanh thu cũng tăng theo tỷ lệ tơng ứng với doanh thu, ở đây khoản giảm trừ doanh thu chủ yếu là chiết khấu thơng mại tức là chiết khấu cho khách hàng mua với số lợng lớn, việc tăng chiết khấu thơng mại cũng là một biểu hiện tốt.

Doanh thu thuần 2002/2001 tăng 19,7%, năm 2003/2002 tăng 28,8% đây là một biều hiện tốt tạo điều kiện để tăng lợi nhuận Tuy nhiên ta thấy chi phí ở đây là khá lớn ta cần phải xem xét vì sao chi phí lại lớn nh vậy và phải xem xét chi tiết là thuộc khoản mục nào để có hớng giải quyết nhằm cải thiện lợi nhuận của doanh nghiệp.

Hàng năm công ty nộp cho ngân sách nhà nớc một khoản đáng kể và tăng dần theo từng năm Năm 2003 đạt 75tr.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Phú Thái.

Bộ máy quản lý của công ty đợc lập thành các phòng ban phù hợp với mô hình và đặc điểm kinh doanh của công ty

Đứng đầu công ty là Hội Đồng Quản Trị , có chức năng nhiệm vụ quyết định chủ trơng ,chính sách ,nghành nghề kinh doanh chọn lựa cho ra đời sản phẩm mới của công ty ,bổ nhiệm bãi nhiệm Giám Đốc ,Kế toán trởng

Giám đốc có chức năng nhiệm vụ trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng yêu cầu phát triển và bảo toàn vốn của công ty Giám đốc xem xét bổ nhiệm trởng phòng,các tổ trởng , xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên bảo đảm hoạt động công ty một cách hiệu quả và phát triển về lâu dài Giám đốc xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị và điều hành hoạt động của Công ty , ký kết hợp đồng kinh tế, văn bản giao dịch của cơ quan chức năng phù hợp với pháp luật hiện hành Thực hiện chế độ chính sách và pháp luật nhà nớc

Hỗ trợ Giám đốc có Phó giám đốc và Kế toán trởng, phó Giám đốc hoạt động theo sự chỉ đạo của Giám đốc, triển khai thực hiện các công việc đợc Giám đốc giao phó, trên cơ sở chủ trơng chính sách và kế hoạch đợc Hội Đồng Quản Trị thông qua ,Phó Giám đốc trực tiếp điều hành và đôn đốc tổ kĩ thuật hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao, tổ chức hoạt động của phòng kĩ thuật ,cùng Giám đốc điều hành trực tiếp tổ trởng, trởng phòng Kế toán trởng có chức năng nhiệm vụ ,giúp Giám đốc lập các biểu mẫu báo cáo của Công ty, các định mức, định biên về lao động, kĩ thuật, chi phí, doanh thu …

Các phòng có chức năng nhiệm vụ giúp việc và chịu sự quản lý của Giám đốc, cung cấp thông tin thuộc chức năng ,lĩnh vực của mình tạo điều kiện cho ban lãnh đạo ra quyết định chỉ đạo kinh doanh kịp thời.

Sơ đồ 9: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Phú Thái

Từng phòng có chức năng và nhiệm vụ rõ ràng, nhng giữa các phòng đều có mối quan hệ mật thiết với nhau.

* Phòng kế toán tài chính:Có chức năng và nhiệm vụ sau:

+Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

+Thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính, quy định thống nhất cách ghi chép kế toán.

+Tổ chức định biên lao động, xây dựng thang bảng lơng cho toàn công ty.

+ Tham mu cho giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lợc kinh doanh, lập kế hoạch tài chính tín dụng, kế hoạch chi phí kinh doanh.

*Phòng hành chính, nhân sựCó chức năng và nhiệm vụ sau:

+ Lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm thiết bị phục vụ công tác kinh doanh, định mức chi phí văn phòng phẩm trình Giám đốc.…

+ Đề nghị đề xuất lên ban Giám đốc việc tuyển chọn, đào tạo, mức lơng thởng, tiêu chuẩn cần thiết của nhân viên.

Hội đồng quản trị

Giám đốc

Kho phú thuỵ

Kho Đoàn

thị Điểm

Phòng

kế toán Phòng IDS

Phòng bán hàng

Phòng hành chính,nhân sựPhó

Giám đốc

+ Tổ chức bộ máy hành chính nhân sự của công ty, soạn thảo trình giám đốc ký kết các hợp đồng lao động.

* Phòng IDS( Phòng kế toán bán hàng) :Có chức năng và nhiệm vụ sau:

+ Thực hiện nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá theo kế hoạch nhập và bán hàng của công ty Theo dõi và báo cáo kịp thời cho Giám đốc về tình hình hàng hoá nhập kho.

+ Phối hợp với phòng kế toán hoàn thiện chứng từ xuất nhập theo quy chế xuất nhập hàng của công ty, chịu trách nhiệm về hàng hoá, chứng từ cho đến khi nhập kho và bàn giao chứng từ cho phòng kế toán.

+ Triển khai kế hoạch đặt hàng nhập khẩu, theo dõi lịch hàng về nhập kho, cập nhật vào mạng máy tính để báo kịp thời cho ban Giám đốc.

* Phòng bán hàng:

Có chức năng và nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức hoạt động kinh doanh bán hàng theo quy định của công ty+Quan hệ trực tiếp với khách hàng

+ Xây dựng kế hoạch tiêu thụ vàchịu trách nhiệm về kết quả bán hàng và thu hồi nợ cũng nh mọi phát sinh khác liên quan đến bán hàng

* Các kho

Là nơi bảo quản hàng hoá mà công ty đã mua về và cũng là nơi các nhân viên bán hàng đến lấy hàng để giao cho khách hàng.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty TNHH-Phú Thái.

2.13.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán ở công ty Phú Thái đợc tổ chức theo hình thức tập trung.Mọi công việc kế toán đều đợc thực hiện ở phòng kế toán ( Chịu sự kiểm soát của kế toán trởng).Không tổ chức ở các bộ phận kế toán riêng mà chỉ phân công công việc cho kế toán viên tạo điều kiện kiểm tra, kiểm soát, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty.

Sơ đồ 10 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Phú Thái

Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trởng Kế toán trởng có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán của công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính,tham mu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lợc kinh doanh, lập kế hoạch tài chính tín dụng, kế hoạch chi phí kinh doanh, giải quyết quan hệ về tài chính, tín dụng với các đơn vị có liên quan, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc.

- Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, tình hình bán hàng, tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp.

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi phần tiền lơng, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định,tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp và tính giá thành sản phẩm.

- Kế toán công nợ,thanh toán khuyến mại: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ và cung cấp thông tin về tình hình công nợ của công ty một cách nhanh chóng và chính xác đồng thời làm nhiệm vụ thanh toán các chơng trình khuyến mại của công ty

- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi việc thanh toán với nhà cung cấp,

đồng thời theo dõi việc thu chi tiền mặt của công ty.

Toàn nhân viên của phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trởng.

2.1.3.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại công ty TNHH Phú Thái

* Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng

Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành kèm theo quy định 1177/TC/QĐ-/CĐKT ngày 23/12/1996 và quyết định số144/2001/QĐ- BTC ngày 21/12/2001 của Bộ tài chính

* Hệ thống sổ sách

Kế toán trởng

Kế toán hàng

hoá,thuế Thanh toánKế toán nợ,thanh toán Kế toán công khuyến mại

Kế toán tổng hợp

Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức “ Chứng từ ghi sổ” và đợc thực hiện ghi chép trên máy.

* Trình tự ghi sổ

Hàng ngày, từ các chứng từ gốc nh phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tập hợp và ghi vào sổ chi tiết vật t, hàng hoá và sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng từ đó đa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối số phát sinh, cuối tháng lên báo cáo tài chính.

Sơ đồ 11 : Sơ đồ tổ chức ghi sổ của công ty

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra

Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy kế toán Công ty Phú Thái có một số thiếu sót khi sử dụng hình thức ghi sổ “chứng từ ghi sổ” và những thiếu sót này em xin đa ra một số nhận xét và giải pháp ở phần III của chuyên đề này.

Chứng từ gốc

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtBảng kê