Quy trình kế toán tiêu thụ hàng hóa dựa trên chứng từ ghi sổ

Hình thức sổ kế toán sử dụng

Mỗi loại hình thức ghi sổ có trình tự ghi sổ riêng, do Công ty TNHH phú Thái. Đặc trng cơ bản của “ Chứng từ ghi sổ” là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp là ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loaị, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ đợc đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm(theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và các chứng từ gốc đi kèm, phải đựoc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán. + Sổ kế toán tổng hợp có 2 loại: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái + Sổ kế toán chi tiết: Các sổ thẻ kế toán chi tiết.

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ cái, chứng từ gốc sau đó dùng để ghi vào cac sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổn số phát sinh nợ, phát sinh có của từng tài khoản sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập báo tài chính.

Nhợc điểm: Số lơng chứng từ ghi sổ phải lập, số lợng công việc nhiều dễ trùng lắp, số lợng công việc dồn vào cuối tháng, quý, ảnh hởng đến thời gian lập báo cáo.

Đặc điểm tình hình chung của công ty TNHH Phú Thái

Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Phú Thái

Đứng đầu công ty là Hội Đồng Quản Trị , có chức năng nhiệm vụ quyết định chủ trơng ,chính sách ,nghành nghề kinh doanh chọn lựa cho ra đời sản phẩm mới của công ty ,bổ nhiệm bãi nhiệm Giám Đốc ,Kế toán trởng. Hỗ trợ Giám đốc có Phó giám đốc và Kế toán trởng, phó Giám đốc hoạt động theo sự chỉ đạo của Giám đốc, triển khai thực hiện các công việc đợc Giám đốc giao phó, trên cơ sở chủ trơng chính sách và kế hoạch đợc Hội Đồng Quản Trị thông qua ,Phó Giám đốc trực tiếp điều hành và đôn đốc tổ kĩ thuật hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao, tổ chức hoạt động của phòng kĩ thuật ,cùng Giám đốc điều hành trực tiếp tổ trởng, trởng phòng. + Phối hợp với phòng kế toán hoàn thiện chứng từ xuất nhập theo quy chế xuất nhập hàng của công ty, chịu trách nhiệm về hàng hoá, chứng từ cho đến khi nhập kho và bàn giao chứng từ cho phòng kế toán.

Bộ máy kế toán ở công ty Phú Thái đợc tổ chức theo hình thức tập trung.Mọi công việc kế toán đều đợc thực hiện ở phòng kế toán ( Chịu sự kiểm soát của kế toán trởng).Không tổ chức ở các bộ phận kế toán riêng mà chỉ phân công công việc cho kế toán viên tạo điều kiện kiểm tra, kiểm soát, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty. Hàng ngày, từ các chứng từ gốc nh phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tập hợp và ghi vào sổ chi tiết vật t, hàng hoá và sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng từ đó đa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối số phát sinh, cuối tháng lên báo cáo tài chính. Nếu việc bán hàng thu đợc tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn GTGT đợc dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ tiền hàng.

Khi đã kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT của nhân viên bán hàng, kế toán công nợ và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, Nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết 3 liên phiếu thu sau đó xé 1 liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán đã hoàn tất. Dựa trên hợp đồng ký kết giữa công ty và siêu thị, 1 tuần 2 lần phòng kế toán lập hoá đơn GTGT (3 liên) : Liên đỏ giao cho nhân viên bán hàng siêu thị, liên xanh dùng để thanh toán. - Tại phòng kế toán: Sau khi nhận đợc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán nhập vào bảng kờ bỏn , bảng kờ nhập theo mó của từng vật t hàng hoỏ để theo dừi hàng hoá về số lợng và giá trị.

Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng ( Hoá đơn bán hàng), kế toán tiến hành phản ánh nghiệp vụ vào sổ chi tiết tài khoản doanh thu, vào chứng từ ghi sổ, đến cuối tháng vào sổ cái. Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm đ- ợc thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, Công ty Phú thái cũng vậy, để bán đợc hàng hóa công ty thờng phải chi ra cac khoản chi phí gọi là chi phí bán hàng. Chi phí quản lý doanh nghiệp đợc phân bổ và tập hợp 100% cho hàng bán ra vào cuối mỗi tháng, sau đó chi phí quản lý doanh nghiệp đợc kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả.

Đánh giá chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Phú Thái

Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ mà kế toán công ty đã đạt đợc, còn có những tồn tại mà công ty Phú Thái có khả năng cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty. *Công ty phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho toàn bộ hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, tuy nhiên không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định chính xác đợc kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp. * Trong hình thức ghi sổ “ Chứng từ ghi sổ”, kế toán không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, điều này ảnh hởng đến việc đối chiếu số liệu vào cuối tháng,đồng thời việc cha sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là cha phù hợp với hình thức ghi sổ mà kế toán sử dụng.

Trích tài liệu tháng 2/04: Việc hạch toán chi phí bán hàng, bên cạnh việc ghi vào sổ cái TK 641 từ các chứng từ ghi sổ đã lập, đồng thời kế toán nên ghi vào sổ. Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì , mỗi mặt hàng có tính thơng phẩm khác nhau,dung lợng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau, công dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp.

Khi phân bổ đợc chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định đợc kết quả kinh doanh của từng mặt hàng đó. Để tính toán mức dự phòng khó đòi, Công ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khă năng khó đòi tính ra dự phòng nợ thất thu. Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, ngời nợ về số tiền nợ cha thanh toán nh là các hợp đồng kinh tế, các kế ớc về vay nợ, các bản thanh lý về hợp đồng, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khó đòi.

Công ty TNHH Phú Thái là một công ty kinh doanh thơng mại, do đó trong một tháng có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh cần phải ghi chép.Nếu ta chỉ sử dụng phần mềm excel thì khối lợng công việc rất nhiều, đôi khi các công thức tính toán khi sao chép thì sheet này sang sheet khác có thể bị sai lệch dòng dẫn đến đa ra các báo cáo không chính xác, báo cáo không đợc đa ra kịp thời.