Kế toán tiêu thụ hàng hóa

Kế toán tiêu thụ hàng hóa

Lời nói đầu

Thơng mại là một ngành kinh tế độc lập trong cơ cấu kinh tế, nó tách khỏi lĩnh vực sản xuất và làm nhiệm vụ trong lĩnh vực lu thông phân phối Nhiệm vụ và vai trò của doanh nghiệp thơng mại ngày càng lớn, đặc biệt quan trọng trong việc mua bán, trao đổi hàng hoá và cung cấp dịch vụ phục vụ sản xuất tiêu dùng Trong các doanh nghiệp thơng mại, hoạt động tiêu thụ hàng hoá (hay còn gọi là bán hàng) là hoạt động kinh doanh chủ yếu và việc tiêu thụ hàng hoá đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp Trơc kia, trong cơ chế tập trung, công tác bán hàng cha đợc coi trọng, bản thân các doanh nghiệp đợc Nhà nớc bao cấp hoàn toàn từ khâu cung ứng và định sẵn nơi tiêu thụ Từ khi chuyển sang hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, các doanh nghiệp đã đợc đặt trong điều kiện cùng tồn tại, phát triển, cạnh tranh với nhau và bình đẳng trớc pháp luật Chính trong điều kiện cạnh tranh, việc thực hiện chính sách bán hàng và tổ chức công tác bán hàng có ảnh hởng lớn đến doanh số bán ra và lợi nhuận của doanh nghiệp Việc tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có ý nghĩa hết sức quan trọng nhằm bảo đảm theo dõi chặt chẽ việc tiêu thụ hàng hoá đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời phục vụ lãnh đạo doanh nghiệp điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Quan tâm đến vấn đề này và qua thời gian thực tập tại Công ty thiết bịị phụ tùng và xăng dầu với sự giúp đỡ của cán bộ nhân viên phòng Tài chính kế–toán cùng với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn Hải Hà hỡng dẫn em chọn chuyên đề “Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh” ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu.

Mục tiêu của Chuyên đề này là hệ thống hoá những vấn đề kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Qua đó đối chiếu với chế độ kế toán Việt nam và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp để rút ra những nhận xét về tổ chức hoạt động kế toán bán hàng Từ đó mạnh dạn đa ra một số đề xuất đề hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết qủa kinh doanh của Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu.

Chuyên đề này đợc nghiên cứu chủ yếu theo phơng pháp phân tích, so sánh tổng hợp nội dung ngoài phần mở đầu, kết luận gồm 3 phần:

Phần I: Những vấn đề lý luận chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh

Phần II: Thực tế tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu.

Phần III: Phơng hớng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu.

Kế toán bán hàng là đặc trng cơ bản của công tác kế toán trong doanh nghiệp thơng mại Gắn với từng khâu trong quá trình bán hàng, công tác kế toán bán hàng sẽ đợc tổ chức theo nội dung, nhiệm vụ cụ thể và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá thành phẩm dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu đợc tiền hay đợc quyền thu tiền Biểu hiện qua quá trình vận động của vốn kinh doanh, từ vốn thành phẩm hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả.

1.2 Các phơng thức bán hàng

- Bán hàng theo phơng thức gửi hàng: phơng thức gửi hàng hay còn gọi là hàng gửi đi bán hoặc đại lý ký gửi Theo phơng thức này định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy ớc trong Hợp đồng Khi xuất kho gửi hàng đi hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi đó quyền sở hữu mới thuộc quyền ngời mua và đồng thời ghi nhận doanh thu bán hàng.

- Bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp: theo phơng thức này bên khách hàng uỷ quyền cho các bộ phận nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận hàng tay ba thông qua ngời môi giới, giả sử các doanh nghiệp thơng mại buôn bán thẳng Ngời nhận sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng đợc xác định là đã bán Lúc này quyền

sở hữu của hàng hoá đợc chuyển qua ngời mua, ngoài ra còn phơng thức bán hàng theo Hợp đồng, bán hàng trả góp, bán lẻ, đổi hai chiều …

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay các doanh nghiệp phải cạnh tranh rất gay gắt thì công tác tiêu thụ hàng hoá đợc đặt lên vị trí quan tâm hàng đầu Việc tiêu thụ hàng hoá đợc gắn liền với phơng thức bán hàng.

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của ngời tiêu dùng hiện nay các doanh nghiệp thơng mại tổ chức mạng lới bán hàng rất đa dạng về chúng loại, chất lợng giá cả Điều này gắn liền với việc kế toán trong doanh nghiệp đợc tổ chức theo hớng hạch toán trực tiếp tại cửa hàng đến kế toán tổng hợp tại văn phòng Công ty.

Việc thực hiện quá trình bán hàng, các doanh nghiệp thơng mại phải bỏ ra các chi phí phục vụ cho việc bán hàng, đồng nhất chi phí này phải đợc quản lý chặt chẽ thông qua công tác hạch toán kế toán Với đặc điểm kinh doanh của mình thu nhập thơng mại đợc hình thành chủ yếu ở khâu bán hàng và thực hiện các hoạt động dịch vụ Tối đa hoá lợi nhuận, giảm thiểu chi phí là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp thơng mại Chính vì vậy, việc tính toán chính xác thu nhập của doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiêụ quả kinh doanh của đơn vị.

2 Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Kế toán là một lĩnh vực hoạt động gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính Với yếu t cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, nó có vai trò đặc biệt quan trọng và cần thiết trong các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh Tổ chức công tác tốt kế toán ở doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho việc thu nhận hệ thống thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính (cả vi mô và vĩ mô) Hơn nữa, việc tổ chức tốt công tác kế toán còn giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa đợc những hành vi tổn hại tài sản của doanh nghiệp.

3 Vai trò của kế toán trong việc quản lý bán hàng

Với chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc phục vụ cho các nhu cầu thông tin khác nhau của xã hội.

- Kế toán phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế: Căn cứ vào thông tin kế toán các nhà quản lý đặt ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch, các dự án đặt ra.

- Kế toán phục vụ cho các nhà đầu t: Dựa vào thông tin kế toán các nhà đầu t nắm đợc hiệu quả của một thời kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp Từ đó có các quyết định nên đầu t hay không và cũng biết đợc doanh nghiệp đó đã sử dụng vốn đầu t đó nh thế nào.

- Kế toán phục vụ Nhà nớc: Qua kiểm tra, tổng hợp các số liệu kế toán, Nhà nớc nắm đợc tình hình chi phí, lợi nhuận của các đơn vị, từ đó đề ra các chính sách về đầu t, thuế vụ thích hợp cũng nh hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ.

Vậy hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra về vốn kinh doanh (tài sản và nguồn vốn) trong các doanh nghiệp, các tổ chức bằng hệ thống phơng pháp khoa học nh chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và tổng hợp

cân đối kế toán.–

4 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Để thực hiện tốt chức năng cung cấp thông tin, hạch toán kế toán phải thực hiện một số công việc cụ thể nh sau:

- Lập (hoặc thu nhận) chứng từ nhằm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Phân loại, tập hợp chứng từ theo từng loại nghiệp vụ và phản ánh vào sổ sách, đồng thời khoá sổ kế toán khi kết thúc kỳ kế toán.

- Lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

Các công việc trên đây đợc tiến hành liên tục kế tiếp nhau tạo thành ơng trình kế toán trong doanh nghiệp mà kế toán phải thực hiện.

ch-5 Nguyên tắc tổ chức hạch toán hàng hoá

Hàng hoá của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, vì vậy để quản lý và hạch toán chặt chẽ hàng hoá kế toán cần lu ý các nguyên tắc sau:

- Phải tổ chức hạch toán hàng hoá theo từng loại, từng đơn vị mua, từng số lợng, chất lợng hàng hoá.

- Phải kết hợp việc ghi chép giữa kế toán hàng hoá và thủ kho đảm bảo cho việc hạch toán hàng hoá đợc phản ánh kịp thời, chính xác.

- Công tác ghi chép ban đầu phải khoa học, hợp lý, phản ánh đúng tình hình biến động của hàng hoá.

- Hàng hoá khi nhập kho, xuất kho phải ghi theo giá thực tế Nếu hàng ngày hạch toán chi tiết xuất nhập kho theo giá hạch toán thì cuối tháng kế toán phải tính ra giá trị thực tế hàng hoá xuất kho trong kỳ.

II Tổ chức kế toán bán hàng

1 Chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng

Kế toán sử dụng chứng từ kế toán để thông tin và kiểm tra mọi hoạt động của các đối tợng kế toán trong quá trình kinh doanh Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kế toán tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành Nó vừa là căn cứ pháp lý chứng minh cho các sự kiện, vừa là căn cứ để ghi sổ kế toán và chứng minh cho số liệu ghi trong sổ kế toán.

Tuỳ theo từng phơng thức, hình thức bán hàng, kế toán bán hàng sử dụng các chứng từ kế toán sau:

+ Hoá đơn GTGT+ Hoá đơn bán hàng + Báo cáo bán hàng+ Phiếu xuất kho

+ Giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng+ Bảng kê nhận hàng và thanh toán tiền hàng+ Và các chứng từ kế toán khác có kiên quan

Luân chuyển chứng từ: Là giao chuyển chứng từ lần lợt bộ phận có liên

quan từ đó nắm đợc tình hình, lấy số liệu ghi vào sổ kế toán Tuỳ theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp theo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời Để luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán hợp lý cần xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ trong đó quy định đờng đi của chứng từ.

Nh vậy, chứng từ ban đầu chính là căn cứ để ghi chép hạch toán ban đầu Tổ chức tốt hạch toán ban đầu sẽ ghi chép phản ánh đợc kịp thời, đầy đủ và trung thực các số liệu kế toán.

Xác định giá vốn hàng bán: Hàng hoá nhập, xuất kho trong kinh tế

doanh nghiệp thơng mại theo quy định đợc tính theo giá thực tế Giá thực tế của hàng hoá mua vào tuỳ thuộc vào từng nguồn khác nhau cũng nh tuỳ thuộc vào phơng pháp tính thuế VAT mà doanh nghiệp áp dụng.

Giá thực tế hàng hoá thu

mua trong ớc

n-= Giá mua ghi trên hoá đơn +

Chi phí sơ chế, hoàn

Chi phí thu mua hàng

-Chiết khấu giảm giá hàng mua

Giá thực tế = Giá mua + Thuế nhập + Chi phí thu - Chiết khấu

hàng hoá

nhập khẩu nhập khẩuhàng hoá khẩu

mua hàng hoá nhập

giảm giá hàng mua

Giá thực tế hàng thuê ngoài

(hoặc tự gia công, tự chế biến) = Giá mua hàng hoá xuất gia công + Chi phí liên quan đến việc gia côngGiá thực tế hàng hoá bao gồm hai bộ phận trị giá mua và chi phí mua hàng Khi xuất kho để tính giá thực tế của hàng hoá kế toán phải tách riêng hai bộ phận trên để tính toán Đối với trị giá mua, kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp tính giá xuất kho: Giá đơn vị bình quân, giá nhập trớc xuất trớc, giá nhập trớc xuất sau, giá hạch toán Đối với chi phí mua hàng, do liên quan…đến cả lợng hàng tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ nên cần đợc phân bổ cho cả hàng tiêu thụ và cha tiêu thụ.

2 Tài khoản sử dụng trong kế toán bán hàng

- TK 111 : Tiền mặt

- TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng- TK 131 : Phải thu của khách hàng- TK 156 : Hàng hoá

- TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra phải nộp- TK 511 : Doanh thu Bán hàng

- TK 531 : Hàng bán bị trả lại- TK 532 : Giảm giá hàng bán- TK 632 : Giá vốn hàng hoá- Và các tài khoản khác

* TK 511 Doanh thu bán hàng dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế–của doanh nghiệp thực hiện trong thời kỳ sản xuất kinh doanh, thu thực tế là thu sản phẩm hàng hoá đã đợc xác định là tiêu thụ bao gồm trờng hợp đã thu đợc tiền ngay và cha thu đợc tiền nhng khách hàng đã chấp nhận thanh toán.

Nội dung và kết cấu của tài khoản doanh thu bán hàng.- Bên nợ: + Doanh thu bán hàng bị trả lại

+ Khoản giảm giá hàng bán

+ Kết chuyển doanh thu vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.

- Bên có: + Doanh thu bán thành phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán.

TK 511 không có d cuối kỳ và mở tài khoản cấp 2.

3 Phơng pháp kế toán bán hàng

Trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng

* Trình tự kế toán theo phơng thức bán hàng trực tiếp (tính thuế VAT theo phơng

(2)

(1) Giá trị vốn thực tế của hàng xuất bán(2) Doanh thu bán hàng (không thuế VAT)(3) Các khoản giảm trừ doanh thu

(4) Kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại(5) Kết chuyển giá vốn

(6) Kết chuyển doanh thu(7) Thuế VAT phải nộp(8) Thuế VAT đợc khấu trừ.

* Trình tự kế toán theo phơng thức hàng gửi bán

- Trờng hợp doanh nghiệp tính hoa hồng cho các đại lý trên giá bán không có thuế VAT.

- Trờng hợp doanh nghiệp tính hoa hồng cho các đại lý trên giá bán có thuế VAT.

(7)(6)

Ghi chó:

(1) KÕt chuyÓn doanh thu thuÇn

(2) Doanh thu theo gi¸ b¸n thu tiÒn ngay (kh«ng kÓ thuÕ VAT)(3) Sè tiÒn cña ngêi mua tr¶ lÇn ®Çu

(4) ThuÕ VAT ph¶i nép tÝnh trªn gi¸ b¸n thu tiÒn ngay(5) Tæng sè tiÒn cßn ph¶i thu cña ngêi mua

(6) Thu tiÒn cña ngêi mua c¸c kú sau(7) Lîi tøc tr¶ chËm

- Ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng, c¨n cø vµo chøng tõ kÕ to¸n ghi:Nî TK 111, 112, 131 - Sè tiÒn b¸n hµng cha cã thuÕ

Cã TK 511 - Doanh thu b¸n hµngCã TK 3331 - ThuÕ GTGT ph¶i nép

+ NÕu doanh nghiÖp nép thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p trùc tiÕp:Nî TK 111, 112, 131

Cã TK 511 - Tæng gi¸ thanh to¸n gåm c¶ thuÕ GTGT- Doanh thu ngo¹i tÖ, doanh nghiÖp sö dông h¹ch to¸n

Nî TK 111, 112, 131 - Ghi theo tû gi¸ h¹ch to¸nNî TK 413 - Chªnh lÖch tû gi¸ gi¶m

Cã TK 511 - Doanh thu b¸n hµngCã TK 3331 - Ghi theo tû gi¸ thùc tÕ

- Dïng vËt t hµng ho¸, s¶n phÈm biÕu tÆng b»ng nguån quü phóc lîiNî TK431 - Nguån quü phóc lîi

Cã TK 3331 - ThuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i népCã TK511 - Doanh thu b¸n hµng

Trêng hîp doanh nghiÖp b¸n lÎ, cuèi kú, hµng ngµy cã sù thõa thiÕu gi÷a sè tiÒn thùc nép víi b¶ng kª nép tiÒn.

Nếu số tiền thực nộp nhỏ hơn doanh thu bán hàng kế toán ghi:Nợ TK 111 - Số tiền thực nộp

Có TK 511 - Doanh thu bán hàngCóTK 338 - Phải trả, phải nộp khácNếu nộp đủ tiền:

Hiện nay các doanh nghiệp đang áp dụng luật thuế GTGT Đây là loại thuế gián thu, đợc thu trên phần giá trị gia tăng của hàng hoá dịch vụ Có hai phơng pháp tính thuế GTGT là phơng pháp khấu trừ thuế và phơng pháp tính thuế trực tiếp trên GTGT Trình tự hạch toán nh sau:

Theo phơng pháp khấu trừ thuếThuế GTGT

phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vàoTrong đó:

Thuế GTGT

Giá tính thuế của hàng hoá

dịch vụ chịu thuế bán ra

Thuế suất thuế GTGT

của hàng hoá dịch vụ

Sơ đồ tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

TK 111, 112 TK 131 TK 133 Số đã nộp Số phải nộp

Số đợc khấu trừ

- Phơng pháp trực tiếp

Thuế GTGT = Thuế suất x (Giá bán - Giá mua)

TK 111, 112, 131 TK 3331 TK 641, 811, 821

Số đã nộp Số phải nộp

TK 712

Số đợc khấu trừ

4.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.

Theo chế độ kế toán hiện hành các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.

Giảm giá hàng bán là giá bán số tiền doanh nghiệp phải giảm cho khách hàng không thực hiện đúng các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng về thời hạn giao hàng, chất lợng hàng hoá…

Hàng bán bị trả lại là số hàng doanh nghiệp đã tiêu thụ nhng do sản phảm của doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng không đúng hợp đồng về chủng loại, quy cách chất lợng mà khách hàng không chấp nhận trả lại.…

Để hạch toán hai khoản giảm trừ doanh thu này kế toán sử dụng 2 tài khoản.

TK 531 "Hàng bán bị trả lại": Trong kỳ kế toán trị giá hàng bán bị trả lại ợc phản ánh vào bên Nợ TK 531 cuối kỳ, tổng trị giá hàng bán bị trả lại đợc kết chuyển sang TK 511 để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán.

đ-TK 532 "Giảm giá hàng bán": Trong kỳ hạch toán, khoản giảm giá hàng bán phát sinh thực tế đợc phản ánh vào bên Nợ TK 532 để xác định doanh thu thuần thực tế thực hiện trong kỳ.

- Các khoản giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại phát sinh trong kỳ kế toán ghi:

Nợ TK531, 532 - Giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại

Có TK131, 111, 112 Trừ vào khoản phải thu của khách hàng hoặc thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Hàng hoá bị trả lại doanh nghiệp nhập kho theo trị giá vốn đồng thời giảm thuế GTGT đầu ra một khoản tơng ứng.

Nợ TK155, 156 - Nhập kho thành phẩm hàng hoáCó TK632 - Trị giá vốn hàng nhập lại khoNợ TK531 - Hàng bán bị trả lại

Nợ TK3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộpCó TK111, 112, 131

III- Kế toán xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp1 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ nh chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí quảng cáo …

Các khoản chi phí bán hàng có liên quan đến hàng tồn cuối kỳ cần phân bổ theo công thức sau:

Chi phí bán hàngcần phân bổ cho

kho trong kỳ + Trị giá hàng hoá còn lại cuối kỳ lại cuối kỳĐối với doanh nghiệp thơng mại trị giá hàng hoá còn lại cuối kỳ gồm số d TK 151, 156,157 Từ đó xác định chi phí bán hàng cần phân bổ cho hàng hoá đã bán trong kỳ theo công thức sau:

CFBH phân bổ cho hàng đã

bán trong kỳ = bổ cho hàng CFBH phân còn lại đầu kỳ +

CFBH phát sinh trong kỳ -

CFPB cho hàng còn lại

cuối cùngTrong kỳ: Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh liên quan, kế toán ghi:Nợ TK641 - Chi phí bán hàng

Có TK liên quan

Ngoài ra trong quá trình tiêu thụ hàng hoá vẫn phát sinh thêm khoản chi phí phục vụ cho công tác quản lý, đó là chi phí quản lý doanh nghiệp Đây là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại nh chi phí quản lý doanh nghiệp, quản lý hành chính và quản lý chung khác.

Trong kỳ căn cứ vào chứng từ có liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi:

Nợ TK642 Chi phí quản lý doanh nghiệp–Có TK liên quan

Để hạch toán hai chi phí này kế toán sử dụng hai TK 641 "Chi phí Bán hàng" và TK 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" Trong kỳ hạch toán, các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh sẽ đợc ghi vào bên Nợ TK 641 và TK 642 Cuối kỳ kế toán kết chuyển hai chi phí này vào bên Nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

2 Kế toán xác định kết quả bán hàng

Trong nền kinh tế thị trờng, mục đích kinh doanh của các doanh nghiệp chính là lợi nhuận Lợi nhuận là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh trong kỳ Trong doanh nghiệp thơng mại kết quả hoạt động kinh doanh là kết quả bán hàng Lợi nhuận bán hàng và phần chênh lệch

giữa doanh thu bán hàng và các khoản chi phí kinh doanh và thuế trong khâu bán hàng.

Lãi hoặc lỗ =

Doanh thu

-Trị giá vốn

hàng bán - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong đó:

Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừĐể xác định kết quả bán hàng kế toán sử dụng TK 911 Xác định kết quả“bán hàng và một số tài khoản liên quan khác nh” TK 641 Chi phí bán hàng ,“ ”TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp , TK 421 Lãi ch“ ” “ a phân phối ”

* Nội dung và phơng pháp kế toán kết quả kinh doanh nh sau:

- Cuối kỳ kinh doanh kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng hoá:Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng –

Có TK 911 Xác định kết quả bán hàng–- Kết chuyển trị giá vốn hàng bán đã tiêu thụ

Nợ TK 911 Xác định kết quả bán hàng–Có TK 632 Giá vốn hàng bán–- Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán –

Có TK 156 (1562) Chi phí thu mua hàng hoá–

- Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 Xác định kết quả bán hàng–

Có TK 641 Chi phí bán hàng–

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

* Kế toán xác định kết quả bán hàng:

+Nếu lãi, kế toán ghi

Nợ TK 911 Xác định kết quả bán hàng–Có TK 421 Lãi ch– a phân phối

+Nếu lỗ, kế toán ghiNợ TK 421

Có TK 911IV-Hình thức sổ kế toán

Hình thức sổ kế toán là hình thức sổ sách kế toán để chỉnh lý tổng hợp và ghi chép hệ thống hoá số liệu kế toán từ các chứng từ gốc cung cấp những chỉ tiêu cần thiết để lập báo cáo tài chính theo trình tự và phơng pháp nhất định Chế độ sổ sách đợc ban hành theo quyết định số 114/TC/CĐKT ngày 11/01/1995 của Bộ Tài chính quy định rõ hệ thống sổ kế toán đối với từng hình thức cụ thể cũng nh các quy định liên quan nh mở sổ sách, ghi sổ, quản lý.

Trong doanh nghiệp thơng mại áp dụng các hình thức sau:Hình thức nhật ký chung

Hình thức nhật ký sổ cáiHình thức chứng từ ghi sổHình thức nhật ký chứng từ

* Nguyên tắc đặc trng cơ bản

+ Hình thức kế toán nhật ký chung

Đặc trng cơ bản của Hình thức nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh đều phải ghi vào nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệph vụ phát sinh.

+ Hình thức nhật ký sổ cái

Đặc trng cơ bản: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái, là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.

+ Hình thức chứng từ ghi sổ

Đặc trng cơ bản: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từ chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế.

Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và các chứng từ gốc đính kèm, phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán.

+ Hình thức nhật ký chứng từ

Là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có của taì khoản Một nhật ký chứng từ có thể mở cho một tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau.

Căn cứ để ghi chép các nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc, số liệu của số kế toán chi tiết, bảng kê và bảng phân bổ số 2.

Nhật ký chứng từ phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá số nhâth ký chứng từ cũ và mở nhật ký chứng từ mới cho tháng sau Mỗi lần khoá sổ cũ, mỗi sổ mới phải chuyển toàn bộ số d cần thiết từ nhật ký chứng từ cũ sang nhật ký chứng từ mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản.

Phần II

Thực tế tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Thiết bị Phụ tùng xăng dầu

I Tình hình đặc điểm chung của Công ty Thiết bị Phụ tùng xăng dầu

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu

Tổng công ty Máy và phụ tùng là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Bộ thơng mại đợc thành lập ngày 03/03/1956 với chức năng lên đơn hàng và ký kết các hợp đồng ngoại thơng thực hiện các nghị định mậu dịch giữa nớc ta với các nớc XHCN theo chỉ đạo của Bộ ngoại thơng và Uỷ ban kế hoạch nhà nớc, sau này là một trong Tổng công ty 90 của Nhà nớc.

Năm 1960, trớc tình hình lực lợng hàng hoá nhập khẩu chủ yếu từ vay nợ, viện trợ ngày càng lớn, đặc biệt là khối lợng máy móc thiết bị, tăng nhanh, đồng thời phải tổ chức thực hiện tốt chính sách phân bổ nguồn lực bên ngoài theo đúng phơng hớng chỉ đạo của nhà nớc, Tổng công ty Thiết bị phụ tùng - dới sự điều hành của Tổng cục vật t đợc thành lập, với chức năng tập hợp nhu cầu của các nghành sản xuất công nghiệp trong nớc, Tổng công ty lên đơn hàng nội chuyển qua Tổng công ty xuất nhập khẩu máy để lên đơn hàng ngoại, ký kết hợp đồng đa hàng về nớc.

Tổng công ty thiết bị phụ tùng đã trở thành khách hàng lớn nhất của Tổng công ty xuất nhập khẩu máy Quan hệ hợp tác giữa hai đơn vị ngày càng tăng c-ờng, tạo ra dây truyền khép kín giữa hai Tổng công ty, phân phối trong cơ chế kế hoạch hoá của nhà nớc.

Theo quyết định số 163/TMDL-TCCB năm 1992 của Bộ Thơng mại và du lịch, hai Tổng công ty đợc hợp nhất lại thành Tổng công ty máy và phụ tùng Đây chính là sự tiếp nối quá trình hình thành và phát triển chung của hai Tổng công ty.

Tổng công ty Máy và Phụ tùng đợc thủ tớng chính phủ quyết định thành lập lại theo quyết định số 225/TTG ngày 17/4/1995 cho phù hợp với tình hình mới Từ khi ra đời đến nay Tổng công ty đã có những thay đổi lớn về chất và phát triển thành công qua các giai đoạn lịch sử của đất nớc từ thời kỳ xây dựng hoà bình trong chiến tranh bảo vệ Tổ quốc đến giai đoạn chuyển đổi sang kinh tế thị trờng hiện nay.

Công ty có trụ sở tại số 4 Trần Hng Đạo Quận Hoàn Kiếm Thành phố– –Hà Nội Công ty có t cách pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng.

Công ty hoạt động theo điều lệ tổ chức do hội đồng quản trị của Tổng công ty ký duyệt và đăng ký kinh doanh, giấy phép xuất nhập khẩu do nhà nớc cấp.

Năm 1999 Công ty đổi tên thành Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu Chức năng và nhiệm vụ :

- Kinh doanh tất cả máy móc, thiết bị phục vụ cho nhu cầu nền kinh tế quốc dân.

- Kinh doanh tất cả các loại phơng tiện vận tải các loại phụ tùng thay thế.- Kinh doanh xăng, dầu nhớt.

- Xuất nhập khẩu uỷ thác cho mọi nhu cầu trong nớc.- T vấn thơng mại và đầu t liên doanh liên kết.

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Ban giám đốc

Văn phòng

Theo cơ cấu tổ chức trên, Ban giám đốc là ngời chỉ đạo trực tiếp của các phòng ban Các bộ phận phòng ban có chức năng hỗ trợ giúp giám đốc Mô hình này rất phù hợp với Công ty, mọi thông tin đợc phản hồi giữa ban giám đốc và các phòng ban một cách nhanh chóng và chính xác.

Giám đốc: Do chủ tịch hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm là ngời điều hành trực tiếp các phòng ban và là ngời có quyền điều hành cao nhất tại Công ty.

Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch thực hiện và quản lý kinh doanh nghiên cứu

nắm bắt thị trờng để có biện pháp phơng thức kinh doanh phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao ngoài ra phòng kinh doanh còn tham gia lập các kế hoạch khác

Phòng Tổ chức hành chính: xây dựng và quản lý mô hình tổ chức, kế hoạch lao

dộng tiền lơng, tham mu cho Giám đốc về công tác tổ chức, bố trí xắp xếp cơ cấu cán bộ phù hợp với bộ máy quản lý của Công ty, giải quyết chế độ cho ngời lao động …

Phòng Tài chính kế toán: có nhiệm vụ thực hiện tốt chức năng quản lý tài sản,

tiền vốn kế toán thống kê toàn bộ các khoản thu chi của Công ty Thực hiện ccác chức năng và chế độ tài chính do Nhà nớc và cơ quan cấp trên quy định.

Nhân sự: Toàn Công ty có 31 cán bộ công nhân viên trong đó số ngời lớn tuổi

chiếm ột tỷ lệ lớn (độ tuổi trên 40 chiếm tới 63%) Lớp trẻ trong Công ty đang dần khẳng định mình trở thành lực lợng chủ chốt trong tơng lai.

Năng lực tài chính và cơ sở vật chất:

Công ty có vốn cố định là 189 triệu đồng, vốn lu động là 389 triệu đồng, cơ sở vật chất kỹ thuật chủ yếu là cửa hàng, nhà xởng xây dựng từ những năm 1965 đã đợc đầu t cải tạo sửa chữa và nâng cấp Trong đó, diện tích nhà xởng là 1.500m2, diện tích nhà làm việc là 1.000m2 bao gồm văn phòng phục vụ kinh doanh và nhà làm việc.

3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty Thiết bị Phụ tùng và Xăng dầu

Công ty thiết bị phụ tùng xăng dầu là một đơn vị kinh doanh đợc Tổng công ty Máy và phụ tùng Bộ Th– ơng Mại quan tâm, do đó cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ kinh doanh tốt.

Để đạt đợc một kết quả kinh doanh khả quan trong nền kinh tế thị trờng Ngoài nhiêm vụ kinh doanh máy móc, thiết bị , phụ tùng Công ty còn mở rộng kinh…doanh các dịch vụ khác Với phơng châm phát triển cơ sở vật chất, Công ty đã cho thuê nhà bớc đầu khai thác có hiệu quả Công ty đã xắp xếp công tác kinh doanh theo một trình tự hợp lý, gồm các bớc sau:

- Nghiên cứu thị trờng

- Đàm phán thoả thuận mua bán và ký hợp đồng thực hiện mua bán với các khách hàng trong và ngoài nớc

- Vận chuyển giao hàng, thanh toán tiền hàng- Hạch toán các nghiệp vụ

- Thanh lý Hợp đồng

Từ khi bắt đầu kinh doanh (7/10/1997) đến nay, Công ty thiết bị phụ tùng xăng dầu ngày càng phát triển, mở rộng quy mô kinh doanh đặc biệt trên thị tr-ờng xuất nhập khẩu Đồng thời góp phần không nhỏ trong việc phát triển kinh tế đất nớc Để ổn định và phát triển kinh doanh trong nền kinh tế mới, lãnh đạo Công ty đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo, điều hành các phòng ban theo dõi, cung cấp đầy đủ, chính xác về tình hình cung cầu, giá cả trên thị trờng, cũng nh tình hình tài chính của Công ty để lãnh đạo Công ty đa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn mang lại lợi nhuận cho Công ty và đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.

Mặt hàng kinh doanh chủ yếu là máy móc, thiết bị, phụ tùng Đây là mặt hàng có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, mẫu mã khác nhau Mỗi loại đều có những đặc điểm riêng nhng đều đợc sản xuất để phục vụ cho nhu cầu lao động và sinh hoạt của con ngời

Trong những năm qua biến động thị trờng của những mặt hàng này rất phức tạp Tuy nhiên để kinh doanh hiệu quả Công ty đã chú trọng nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, có nhiều biện pháp khác nhau nhng Công ty đã sử dụng các biện pháp khác nhau Công ty đã sử dụng các biện pháp chủ yếu sau:

- Dự toán nhu cầu khách hàng thông qua đơn đặt hàng của khách hàng, thông qua Hội chợ triển lãm tổ chức đăng ký nhu cầu của khách hàng.

- Dự toán nhu cầu bằng nhiều biện pháp cử cán bộ nghiệp vụ tìm hiểu nhu cầu các đơn vị khách hàng.

- Phơng pháp phỏng vấn các chuyên gia về kinh doanh các mặt hàng này của các tổ chức thơng mại khác.

Để cạnh tranh đợc với các tổ chức thơng mại khác trong quá ttrình kinh doanh Công ty luôn luôn bám sát nhu cầu thực tế của thị trờng, để từ đó tạo nguồn hàng và tổ chức kế hoạch bán hàng Công ty luôn tìm ra biện pháp liên hệ chặt chẽ với bạn hàng, đồng thời luôn phải giữ uy tín với bạn hàng, thoả thuận đợc những phơng thức thanh toán phù hợp hai bên cùng có lợi, nên tạo đ-ợc nguồn hàng, đảm bảo kế hoạch tiêu thụ và dự trữ.

Qua 5 năm xây dựng và phát triển, Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu từ một đại lý dịch vụ xăng dầu làm ăn không có hiệu quả đến này Công ty đã đạt

doanh thu 70.762.032.348 đồng Điều đó khẳng định sức mạnh vơn lên mạnh mẽ và không ngừng của Công ty, từng bớc khẳng định mình trong nền kinh tế thị trờng Là một doanh nghiệp liên tục kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển đợc vốn, nộp ngân sách mỗi năm một tăng, đời sống của ngời lao động đợc cải thiện Để hiểu đợc tình hình hoạt động của Công ty ta xem xét kết quả kinh doanh của Công ty mấy năm trở lại đây.

Bảng tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Từ biểu trên ta thấy năm 2000 2001 các chỉ tiêu đều tăng chứng tỏ hoạt–động kinh doanh của Công ty trong năm có hiệu quả Để đạt đợc những mục tiêu quan trọng trong nền kinh tế thi trờng Công ty thiết bị phụ tùng xăng dầu đã tổ chức quản lý có hiệu quả từ khâu mua đến khâu tổ chức tiêu thụ.

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty

4.1.Tổ chức bộ máy kế toán – tái chính

Phòng Kế toán tài chính của Công ty đã tập hợp những cán bộ, nhân–viên cùng với những trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế toán của Công ty

Phòng Kế toán tài chính phải thực hiện các nhiệm vụ sau:–

- Phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng nh sự vận động tài sản của đơn vị, qua đó quản lý chặt chẽ và bảo vệ tài sản của mình nhằm nâng cao hiêu quản của việc sử dụng tài sản đó.

- Phải phản ánh đợc đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh cũng nh kết quả của quá trình kinh doanh đem lại, nhằm kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và có lãi trong việc kinh doanh.

- Phải phản ánh đợc cụ thể từng loại nguồn vốn, từng loại tài sản để giám sát việc sử dụng vốn và hiệu quả sử dụng vốn trong kinh doanh Ngoài ra phải xác định đợc kết quả lao động của ngời lao động để khuyến khich lợi ích vật chất và tinh thần nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

- Phòng Tài chính kế toán còn cung cấp các thông tin cần thiết để ra các quyết định quản lý, đem lại hiệu quả tối u Đối với các khách hàng, các nhà cung cấp phòng Tài chính kế toán sẽ giúp họ lựa chọn mối quan hệ phù hợp nhất để quyết định các vấn đề đầu t, góp vốn mua hàng hay bán hàng đạt hiệu quả cao Đối với Nhà nớc phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ tính toán và kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc.

Từ những yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh của Công ty, phòng Tài chính kế toán của Công ty mỗi ngời có từng nhiệm vụ cụ thể sau:

* Kế toán trởng: Có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán, duyệt các báo cáo, các

tài liệu có liên quan.

* Kế toán TSCĐ và công nợ: theo dõi TSCĐ và công nợ giữa Công ty với Tổng

4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán

Để phù hợp với quy mô kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty, lãnh đạo Công ty và Kế toán trởng đã lựa chon hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung Theo hình thức này Công ty chỉ tổ chức một phòng Tài chính kế toán–làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lập báo cáo toàn Công ty.

4.3.Tình hình công tác quản lý hàng hoá ở Công ty

Do đặc điểm kinh doanh của Công ty nên việc tổ chức quản lý hàng hoá là việc làm rất cần thiết Nhận thức đợc vấn đề Công ty đã chú trọng đến công tác quản lý hàng hoá ngay từ khâu mua vào đến khâu bảo quản, trông coi Công tác quản lý hàng hoá của Công ty đợc tiến hành cả về mặt hiện vật và giá trị hàng hoá mua về đợc quản lý theo dõi từng loại, từng lô vì cùng một loại hàng nhng mỗi lần nhập lại có giá trị khác nhau Để tránh mất mát những chi tiết cấu thành nên hàng hóa, chất lợng hàng hoá và để quản lý tốt hàng hoá Công ty đã xây dựng Nội quy, quy chế quy định rõ trách nhiệm cho các phòng ban, các bộ phận phối hợp cùng thực hiện nh phòng kinh doanh, phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính kế toán trong đó phòng tài chính kế toán có trách nhiệm– …kiểm tra giám sát và phản ánh kịp thời cả về số lợng và giá trị hàng hoá trong quá trình nhập xuất hàng hoá tồn kho, tổ chức công tác ghi chép từ khâu hạch–toán ban đầu đến khâu xác định kết quản kinh doanh.

4.4.Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty

Hiện nay Công ty đang áp dụng chế dộ kế toán mới ban hành theo quyết định số 1441TC/QD/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trơng Bộ Tài chính

Căn cứ vào tổ chức bộ máy kế toán Công ty và đặc điểm quy mô hoạt động kinh doanh, Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để tổ chức ghi“ ”chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Chứng từ gốc: Phiếu thu, phiếu chi, Phiếu xuất kho, hoá đơn các loại…

Kế toán theo dõi TSCĐ

Kế toán tiền l-ơng

Kế toán XNK

Kế toán thanh

Thủ quỹ

- Sổ kế toán tổng hợp: gồm Chứng từ ghi sổ, sổ cái.- Sổ kế toán chi tiết.

Các loại sổ kế toán trên đợc quản lý chặt chẽ theo sự phân công của Kế toán trởng sho từng nhân viên kế toán có trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc bảo quản trong suốt thời gian dùng sổ Để phản ánh kịp thời, chính xác, trung thực, liên tục, có hệ thống và quy củ về hoạt động kinh doanh, tình hình sử dụng vốn của Công ty.Các nhân viên kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để vào sổ Nhân viên nào đợc phân công giữ sổ kế toán nào thì căn cứ vào chứng từ gốc của phần hành đó để ghi vào sổ.

Các mặt hàng kinh doanh của Công ty thờng có số lợng nhiều, giá trị lớn Để đảm bảo quản lý chặt chẽ Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

(1) (1)

(2)

(3)

(4) (5)(8)

(7)

Ghi hàng ngày: (7)Ghi cuối tháng:

Quân hệ đối chiếu:

Chứng từ gốc(Bảng tổng hợp chứng từ

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế toán

Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết

Sổ quỹ

Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết

II- Thực tế tổ chức kế toán bán hàng ở Công ty Thiết bị Phụ tùng và xăng dầu

1 Tổ chức công tác hạch toán ban đầu

Để quản lý và theo dõi chặt chẽ sự biến động của hàng hoá, mọi nghiệp vụ xuất - nhập kho phải đợc phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác vào các chứng từ, sổ sách theo mẫu biểu quy định Những chứng từ này là cơ sở pháp lý để hạch toán quá trình xuất nhập kho hàng hoá và để kiểm tra chính xác việc ghi–sổ kế toán, đảm bảo tính hợp lý của chứng từ Nhận thức đợc tầm quan trong của vấn đề này, Công ty Thiết bị Phụ tùng và xăng dầu rất chú trọng đến công tác hạch toán ban đầu Việc tổ chức tốt hạch toán ban đầu đã giúp Công ty ghi chép, phản ánh đợc kịp thời, đầy đủ và trung thực các số liệu kế toán để Giám đốc Công ty có thể điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp có hiệu quả.

* Chứng từ sử dụng

Công ty sử dụng chứng từ kế toán theo Quyết định số 1441/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995, Thông t sửa đổi tháng 3/1998, Thông t số 100/1998/TT-BTC ngày 15/7/1998 về hớng dẫn thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về xuất kho hàng hoá bao gồm:

- Hợp đồng mua bán hàng hoá

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ- Hoá đơn GTGT

- Giấy báo có, bản sao kê của Ngân hàng

- Báo cáo bán hàng và phiếu thu tiền của nhân viên- Các chứng từ khác có liên quan

* Qúa trình lập và luân chuyển chứng từ tại Công ty

- Đối với chứng từ xuất: Công ty sử dụng hoá đơn GTGT làm phiếu xuất kho do Bộ Tài chính phát hành.

- Trình tự tiến hành nh sau: Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng đến mua hàng hay đến gia hạn theo hợp đồng đã ký kết, phòng Kinh doanh ký hợp đồng

bán hàng hoá Căn cứ vào hợp đồng này nhân viên bán hàng tại phòng Kinh doanh viết hoá đơn GTGT theo hai chỉ tiêu số lợng và giá trị Hoá đơn GTGT đ-ợc lập thành 3 liên

+ Liên 1 (liên đen) lu làm gốc, thủ kho dùng để vào thẻ thẻ kho.+ Liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng.

+ Liên 3 (liên xanh) gửi cho phòng Tài chính Kế toán để hạch toán.

Trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ hình thức thanh toán Nếu khách hàng trả tiền ngay thì đợc xác nhận là đã thu tiền còn nếu khách hàng nợ phải ghi rõ để kế toán theo dõi tình hình công nợ.

Khách hàng cầm liên 2 và liên 3 của hoá đơn GTGT chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng giao cho khách

Từ 1/1/1999 thuế GTGT đợc áp dụng trong các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế trong xã hội việc tính thuế đợc tiến hành ngay trên hoá đơn bán hàng Do vậy việc tính thuế minh bạch, rõ ràng, đơn giản hơn cho kế toán viên, tránh đợc sự ùn tắc trong việc tính thuế vào cuối mỗi kỳ kế toán

Dẫn chứng: ngày 20/12/2001 Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu bán cho Công ty cơ khí Đông anh 01 chiếc máy búa hơi với số tiền 646.666.667đồng (cha có VAT) Giá vốn là 560.000.000đồng.

Mẫu hoá đơn GTGT

Biểu số 2

Hoá đơn GTGT

Ngày 20 tháng 02 năm 2001

Mẫu số 01GTKT 3LL–CQ/01-B

No 033130

Đơn vị bán hàng : Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu Địa chỉ : Số 4 Trần Hng Đạo

Điện thoại : 9331738 Mã số thuế 0100106994 1–

Họ và tên ngời mua hàng : Công ty cơ khí Đông anhĐơn vị : Khối A2 Thị trấn Đông anh Hà nội–

Hình thức thanh toán : Mua chịu Mã số thuế : 0100106391

STT Tên hàng hoá - dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)Kế toán trởng (Ký, ghi rõ họ tên)Thủ trởng đơn vị

Dẫn chứng: ngày 30/10/2001 Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu bán cho Công ty Khuê minh 01 chiếc máy xúc đào HITACHI với số tiền 282.525.000 đồng (thuế suất 5% ) Giá vốn là 281.314.000đồng.

No 033106

§¬n vÞ b¸n hµng : C«ng ty thiÕt bÞ phô tïng vµ x¨ng dÇu §Þa chØ : Sè 4 TrÇn Hng §¹o

§iÖn tho¹i : 9331738 M· sè thuÕ 0100106994 1–

Hä vµ tªn ngêi mua hµng : C«ng ty Khuª minh§¬n vÞ :

H×nh thøc thanh to¸n : Mua chÞu M· sè thuÕ : 0100106372

STT Tªn hµng ho¸ - dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè lîng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn

2 Kế toán tổng hợp bán hàng.

2.1 Các tài khoản sử dụng để hạch toán quá trình bán hàng

TK 156: Hàng hoá : Dùng để phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tại kho, tại cacá cửa hàng, chi tiết theo từng kho, từng loại từng nhóm, thứ hàng hoá.

TK511: Doanh thu bán hàng: Dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm doanh thu.

TK531:Hàng bán bị trả lại:Phản ánh doanh thu của số hàng hoá đã tiêu thụ nhng bị khách hàng trả lại.

TK532: Giảm giá hàng bán : Dùng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận.

- TK632: Giá vốn hàng bán : Phản ánh trị giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ.

Và các tài khoản các có liên quan.

2.2 Phơng thức bán hàng.

Trong nên kinh tế thị trờng hiện nay các doanh nghiệp phải cạnh tranh nhau rất gay gắt thì công tác tiêu thụ hàng hoá đợc đặt lên vị trí quan tâm hàng đầu Việc tiêu thụ hàng hoá đợc gắn liền với phơng thức bán hàng ở Công ty đã áp dụng phơng thức bán hàng trực tiếp Phơng thức bán hàng trực tiếp là công ty giao hàng cho khách tại kho của Công ty Khách hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng đợc xác định là đã bán Lúc này quyền sở hữu của hàng hoá đợc chuyển qua ngời mua

2.3 Kế toán doanh thu bán hàng.

Quá trình bán hàng là quá trình thực hiện quan hệ trao đổi thông qua các phơng thức thanh toán để thực hiện giá trị sản phẩm hàng hoá Trong đó Công ty chuyển giao hàng hoá cho khách hàng còn khách hàng phải trả cho doanh nghiệp khoản tiền tơng ứng với giá bán của hàng hoá đó theo giá quy định hoặc thoả thuận Thời điểm xác định doanh thu bán hàng sẽ tuỳ theo phơng thức bán hàng và phơng thức thanh toán tiền hàng.

Doanh thu bán hàng là tổng trị giá thực hiện do hoạt động sản xuất kinh doanh tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ cho khách hàng yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán doanh thu bán hàng là phải theo dõi và xác định đợc doanh thu bán hàng trong kỳ có chi tiết với từng hoá đơn bán hàng.

Để đẩy nhanh việc tiêu thụ hàng hoá thực hiện việc khoán doanh thu tối thiểu cho các phòng kinh doanh Doanh thu bán hàng của Công ty là doanh thu bán hàng do các phòng kinh doanh thực hiện Nhân viên kế toán đợc phân công nghiệp vụ kế toán bán hàng theo dõi trên tài khoản 511 Doanh thu ban“hàng tức là theo dõi về số doanh thu của khối l” ợng hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ (ngời mua đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán) Giá bán đợc hạch toán là giá bán thực tế tức là số tiền ghi trên hoá đơn hay hợp đồng mua bán hàng hoá (giá thực tế đích danh)

Doanh thu bán hàng hoá chủyêú là các máy móc, thiết bị doanh số thu ợc trong quý IV năm 2001 là 20.750/269.370đ

đ-2.4 Kế toán theo dõi thanh toán với ngời mua.

Trong quá trình tổ chức tiêu thụ hàng hoá có sự kết hợp chặt chẽ, nhịp nhàng, ăn khớp tạo điều kiện thuận lợ cho khách hàng làm thủ tục nhận hàng với thời gian nhanh nhất áp dụng phơng thức thanh toán thích hợp với điều kiện của từng khách hàng, công ty đã kết hợp nhiều hình thức thanh toán nh:

- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, ngân phiếu hoặc séc đối với những khách hàng mua ít, không mua hàng thờng xuyên hoặc những khách hàng đáp ứng đợc yêu cầu thanh toán trực tiếp Với phơng thức này đảm bảo thu đợc vốn nhanh và tránh tình trạng chiếm dụng vốn.

- Ngời mua ứng trớc tiền hàng áp dụng đối với khách hàng có nhu cầu đặt mua theo yêu cầu, mua một lúc với số lợng lớn mà Công ty cha thể đáp ứng đợc ngay.

- Thanh toán chậm áp dụng đối với khách hàng có quan hệ thanh toán ờng xuyên, sòng phẳng và có uy tín với Công ty Trong trờng hợp này Công ty thờng bị chiếm vốn nhng bù lại khách hàng phải chịu lãi xuất do việc trả chậm.

th-Thực tế ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu việc theo dõi thanh toán với khách hàng đợc thực hiện trên sổ TK 131 Sổ này đợc mở cho cả năm và theo từng quý Cơ sở để ghi sổ là các hoá đơn bán hàng, các giấy nhận nợ và ác chứng từ liên quan, sổ này theo dõi chi tiết cho từng ngời mua.

Ví dụ: Trong quý IV/2001 Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu mở chi tiết TK 131 với khách hàng là Công ty TNHH Khuê minh.

3 Kế toán thuế và các khoản giảm trừ

3.1.Kế toán thuế

Hiện nay tại Công ty việc tính thuế GTGT đợc áp dụng theo phơng thức khấu trừ Công ty luôn xác định đợc trách nhiệm của mình là phải tính toán chính xác và nộp đầy đủ kịp thời, đảm bảo nguồn thu cho NSNN

Theo luật thuế GTGT đối với doanh nghiệp thuộc diện nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nh Công ty thì phần thuế phải nộp đựoc tách riêng không tính vào doanh thu bán hàng và đợc theo dõi trên bàng kê thuế đầu ra Cuối tháng tổng hợp thuế GTGT đầu vào để khấu trừ với đầu ra đợc phần thuế phải nộp cho Nhà nớc Căn cứ để lập tờ khai là bảng kê thuế đầu vào và bảng kê thuế đầu ra, sổ theo dõi tình hình nộp thuế.

Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - thuế GTGT đầu vào

Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế của hàng hoá dịch vụ chịu thuế bán ra x Thuế suất thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ đóMua vào

Thuế GTGT

đầu vào = Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá, dịch vụ

Tờ khai thuế giá trị gia tăngTên cơ sở: Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu

Địa chỉ: Số 4 Trần Hng Đạo Quận Hoàn kiếm Hà Nội– –

1 Hàng hoá dịch vụ bán ra

2 Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGTa Hàng hoá xuất khẩu thuế suấtb Hàng hoá dịch vụ thuế suất 5%c Hàng hoá dịch vụ thuế suất 10%d Hàng hoá dịch vụ thuế suất 20%3 Hàng hoá dịch vụ mua vào

4 Thuế GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào5 Thuế GTGT đợc khấu trừ

6 Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc đợc thoái (-) trong kỳ (tiền thuế 2-5)

7 Thuế GTGT kỳ trớc chuyển qua8 Thuế GTGT đã nộp trong tháng9 Thuế GTGT đợc hoàn trong tháng10 Thuế GTGT phải nộp trong tháng

Số tiền thuế phải nộp (ghi bằng chữ):

Trên tờ khai xác định rõ doanh thu (cha có thuế GTGT) và thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào, hoặc bán ra, số thuế GTGT phải nộp hoặc đợc hoàn trả trong tháng.

- Khi xác định thuế GTGT phải nộp, kế toán căn cứ thuế GTGT đầu vào và đầu ra tính khấu trừ.

- Nếu thuế GTGT đầu ra lớn hơn hoặc bằng thuế GTGT đầu vào, kế toán khấu trừ thuế đầu vào ghi:

Nợ TK3331

Có TK1331Số chênh lệch khi nộp ghi:

3.2 Các khoản giảm trừ doanh thu

Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá diễn ra ở Công ty khá tốt nên trong năm không thấy xảy ra hiện tợng hàng bán bị trả lại.

Các khoản giảm trừ ở Công ty:+ Chiết khấu hàng hoá+ Giảm giá hàng bán+ Hàng bán bị trả lại

+ Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu

- Đối với hàng hoá bị trả lại, kế toán sử dụng TK 531:

+ Xác định doanh số hàng bán bị trả lại và việc xoá nợ cho khách hoặc thanh toán tiền cho khách.

+ Nếu hàng bị trả lại ở kỳ sau, ngoài hai bút toán trên kế toán phải ghi thêm bút toán xoá giá trị vốn của hàng bị trả lại:

Nợ TK 632

Có TK 911

- Đối với khoản giảm giá hàng bán, kế toán sử dụng TK 532 khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng cho ngời mua về số lợng hàng để bán đ đã ợc chấp thuận.

+ Nếu khách hàng đ thanh toán tiền mua hàng, doanh nghiệp thanhãtoán cho khách hàng khoản giảm giá, kế toán ghi:

4 Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

4.1 Kế toán giá vốn hàng bán

Trong một kỳ kinh doanh tơng ứng với doanh số bán hàng tại mỗi doanh nghiệp thì có giá vốn của lợng hàng xuất bán Trị giá vốn của lợng hàng xuất bán, là biểu hiện bằng tiền của lợng hàng bán ra theo giá vốn Tại Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu giá vốn hàng bán chính là giá thực tế đích danh Để hạch toán Công ty sử dụng TK 156 Hàng hoá và TK632 Giá vốn hàng bán “ ” “ ”

4.2.Kế toán chi phí bán hàng

Để thực hiện quá trình tiêu thụ hàng hoá các doanh nghiệp phải chi ra các khoản chi phí nhất định gọi là chi phí bán hàng Nhiệm vụ của kế toán là phải theo dõi hạch toán đầy đủ tất cả các khoản chi phí có liên quan đến quá trình tiêu thụ.

Chi phí bằng tiền mặt bao gồm chi phí bằng tiền gửi ngân hàng, tiền mặt phục vụ qua trình vận chuyển hàng hoá, chi phí dịch vụ mua ngoài.

4.3.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản sau:

- Chi phí tiền lơng, BHXH của nhân viên quản lý.

- Chi phí khấu hao, nhà cửa, máy móc thiết bị phục vụ cho công tác quản lý trong toàn doanh nghiệp.

- Các khoản chi phí bằng tiền khác

Chi phí quản lý doanh nghiệp đợc tập hợp trên TK 642 Đến cuối kỳ đợc kết chuyển sang TK 991 xác định kết quả kinh doanh.–

Cuối tháng nếu số lợng hàng tồn kho lớn, đồng thời chi phí phát sinh trong ký nhiều, kế toán tiến hành phân bổ chi phí cho hàng tồn kho cuối kỳ và hàng hoá bán ra theo công thức sau:

Chi phí phân bổ cho hàng tồn

cuối kỳ + Trị giá hàng xuất trong kỳ cuối kỳCFBH phân bổ

hàng bán ra =

CFBH phân bổ cho

hàng tồn kho đầu kỳ + CFBH phát sinh trong kỳ - CFPB cho hàng tồn kho cuối kỳ

Chi phí phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ đợc kết chuyển sang TK 142, kế toán ghi:

Nợ TK142

Có TK641, 642

Nh vậy, tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu nh hiện nay đã đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và từ đó có thể tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán.

Căn cứ vào các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ cuối kỳ kết chuyến sang“ ”TK911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ:

Nợ TK911 Xác định kết quả kinh doanh–Có TK641 Chi phí bán hàng–

Có TK642 Chi phí quản lý doanh nghiệp–

5 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu

Mục đích kinh doanh của Công ty trong nền kinh tế thị trờng quan tâm nhất là kết quả kinh doanh và làm sao bán đợc càng nhiều hàng càng tốt Nhiệm vụ của kế toán là phải tính toán, theo dõi, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh để trên cơ sở đó xác định kết quả kinh doanh chính xác, kịp thời.

Kết quả kinh doanh của Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu chủ yếu là do bán hàng, việc xác định kết quả kinh doanh đợc tiến hành vào cuối mỗi quý và là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần so với trị giá vốn, các chi phí, đựoc tính theo công thức sau:

Lãi trớc

thuế = Tổng doanh thu thuần - Tổng giá vốn hàng bán - CF bán hàng - CF quản lý doanh nghiệp

Để phản ánh kết quả kinh doanh kế toán sử dụng TK911 Xác định kết“quả kinh doanh , TK421 Lãi ch” “ a phân phối ”

Sau đây là sơ đồ hạch toán kết quả kinh doanh của Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu: