CƠ sở lý LUẬN QUẢN lý hồ sơ SINH VIÊN của CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ sở lý LUẬN QUẢN lý hồ sơ SINH VIÊN của CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ sở lý LUẬN QUẢN lý hồ sơ SINH VIÊN của CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ sở lý LUẬN QUẢN lý hồ sơ SINH VIÊN của CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ sở lý LUẬN QUẢN lý hồ sơ SINH VIÊN của CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG
CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ HỒ SƠ SINH VIÊN CỦA CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG Tổng quan vấn đề nghiên cứu Trong bối cảnh xã hội thông tin xu hướng hành mới, vấn đề quản lý sử dụng nguồn tài nguyên thông tin nhiều phủ tổ chức quốc tế quan tâm, có kết hợp nghiệp vụ lưu trữ truyền thống công nghệ đại từ giai đoạn hồ sơ, tài liệu hình thành chuyển giao quản lý, sử dụng lưu trữ Theo ICA- Hội đồng lưu trữ quốc tế : Tài liệu sản phẩm hoạt động người, coi nhân chứng thay cho kiện khứ, cho nhân quyền danh tính, hoạt động cá nhân cộng đồng Thông điệp ICA quản trị tốt đòi hỏi phải lưu trữ hồ sơ tốt Đó việc tạo lập, bảo quản tài liệu đáng tin cậy xử lý hồ sơ cần thiết để bảo vệ quyền lợi đáng, hỗ trợ trách nhiệm giải trình tính minh họa phủ, hỗ trợ việc định chứng làm tăng hiệu hoạt động phủ.[9] Văn phòng phận làm việc quan đơn vị, nơi trao đổi, thu thập tiếp nhận thông tin Khi tiến hành hoạt động phải có kế hoạch, kế hoạch hoạt động tồn cơng việc cần phải làm để thực mục tiêu đề Vì vậy, tiến hành làm việc ta phải có kế hoạch cụ thể: Từ việc xác định việc làm cụ thể, thời gian tiến hành đến văn hồ sơ tham khảo năm học trước, công văn đạo hướng dẫn quan cấp liên quan đến công việc làm Các hồ sơ sổ sách cần phải tìm cung cấp kịp thời Do đó, địi hỏi đến cơng tác quản lý hồ sơ sổ sách phận văn phòng Đây việc làm thường xuyên thiết thực nhân viên văn thư năm qua Hồ sơ sinh viên tài liệu thiếu cơng tác quản lý sinh viên Nó tài liệu quan trọng phản ánh thông tin thiết yếu nguồn gốc xuất thân, trình hình thành, phẩm chất, lực, hoạt động mối quan hệ gia đình sinh viên Đồng thời, hồ sơ sinh viên giúp cho nhà quản lý thuận tiện việc nắm bắt tra cứu hồ sơ thông tin sinh viên cần thiết Để hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên đạt hiệu mong muốn cần có đảm bảo nguồn lực, sở vật chất, kĩ thuật cho công tác quản lý hồ sơ sinh viên Những nghiên cứu quản lý hồ sơ SKKN: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ kế toán trường THCS U Minh Vũ Thị Hương, 2013, biện pháp, giải pháp nhằm đổi cải tiến công tác quản lý hồ sơ sổ sách cách khoa học, thuận lợi, thuận tiện, lưu trữ lâu dài, dễ nhớ để phục vụ cho đạo điều hành Ứng dụng CNTT quản lý hồ sơ hưởng BHXH trung tâm lưu trữ bảo hiểm xã hội Việt Nam Hồng Văn Diên, 2005 đề cao vai trị công nghệ thông tin quản lý hồ sơ đưa số phương pháp quản lý hồ sơ Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Thực trạng giải pháp TS Vũ Đăng Minh, Tổ chức Nhà nước số 10/2008 Đã đề cập đến vị trí, vai trị hồ sơ cán bộ, nguyên tắc công tác xây dựng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đưa số giải pháp để nâng cao công tác quản lý hồ sơ Xây dựng quy chế quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức- TS Vũ Đăng Minh, Tổ chức Nhà nước số 12/ 2008 Giới thiệu công cụ quản lý hồ sơ cho quản trị tốt - Th.s Nguyễn Thị Lan Anh, Học viện hành quốc gia, Quản lý Nhà nước- số 244 (5/2016) Những nghiên cứu vai trò công tác quản lý hồ sơ: Nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ hành quản lý hồ sơ lưu trữ quan Nguyễn Thị Lý, Trường PTDT nội trú tỉnh, Đồng Nai, 2013 đưa khái niệm nội dung quản lý hồ sơ đồng thời đề biện pháp kỹ thuật để bảo quản, lưu trữ hồ sơ SKKN: Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ cán Dương Quốc Hội, Trường PTDTNT tỉnh Đồng Nai, 2013 Nghiên cứu tổng quan cho thấy nội dung nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ sinh viên nội dung chưa đào sâu nghiên cứu Vì vậy, phạm vi nghiên cứu đề cập đến hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương nhằm đưa biện pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý sinh viên nói chung quản lý hồ sơ sinh viên nói riêng Quản lý hồ sơ Liên quan đến quản lý hồ sơ, trước hết tìm hiểu “lưu trữ”, thuật ngữ có liên quan trực tiếp đến hoạt động quản lý hồ sơ Trên giới, thuật ngữ "lưu trữ " có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy- lạp "arch", dùng để nơi làm việc quyền Ở Việt Nam, "lưu trữ" có nghĩa rộng lưu lại, giữ lại Đối với công văn, tài liệu "lưu trữ" có nghĩa giữ lại văn bản, giấy tờ quan đoàn thể cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Người ta thường nói: lưu trữ cơng văn, lưu trữ tài liệu, lưu trữ hồ sơ Lê Quý Đôn tác phẩm chữ Hán "Kiến văn tiểu lục" viết chế độ công đường dinh thự nha môn đời Hồng Đức (Lê Thánh Tông 1470 - 1497) dùng "trữ" để việc lưu trữ thuế vật sổ sách.[8, tr108] Thời phong kiến dùng từ "dương án"để gọi hồ sơ án lưu trữ lâu dài quan.[5, tr186] Ở Việt Nam, lý luận thực tiễn công tác lưu trữ hình thành kỷ 20 này, cơng tác lưu trữ có từ thời kỳ phong kiến Theo số thư tịch triều đại phong kiến Việt Nam, việc lưu trữ sổ sách, tài liệu thực số quan thuộc quyền trung ương địa phương Đại Việt sử ký toàn thư chép rằng: sau đánh thắng giặc Minh xâm lược, Lê Thái Tổ "chia nước làm ba đạo Đạo đặt vệ quân, vệ đặt tổng quản, lớn nhỏ giữ gìn nhau, ràng buộc Lại đặt chức hành khiển đạo để chia giữ sổ sách quân, dân"[6, tr 249& tr 450] Cũng theo sách này, triều Lê Thánh Tơng (1470 - 1497) trước tình trạng sổ sách, giấy tở nha môn không xếp cất giữ cẩn thận, làm ảnh hưởng đến việc xem xét, xử lý vụ kiện tụng mặt khác Hàn lâm viện đại học sĩ quyền ngữ sử đại phu Tràn Bàn tâu lên vua đề nghị: "Cúi xin định lệ ban xuống cho huyện, lộ, nơi đặt người duyên lại thường xuyên, am hiểu sổ sách giấy tờ, giỏi viết chữ, làm tính để giữ công văn giấy tờ " Đề nghị Lê Thánh Tông phê chuẩn Lê Quý Đôn cho biết thêm, thời Lê Thánh Tông, nhiều quan thuộc quyền phong kiến trung ương Lại bộ, Hộ xây cất dãy nhà riêng để lưu trữ sổ sách Thực tiễn chứng minh rằng, quan nào, dù lớn hay nhỏ, quan khoa học kỹ thuật hay quan quản lý hành thực chức nhiệm vụ mình, nhiều cần đến tài liệu lưu trữ, dùng làm để giải cơng việc cụ thể, tìm thông tin cần thiết đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết đúc rút kinh nghiệm cơng tác, vạch chủ trương, sách, đề định quản lý, giáo dục truyền thống yêu nước, chủ nghĩa anh hùng cách mạng Trong đấu tranh giai cấp chống kẻ thù ngồi nước, tài liệu lưu trữ cung cấp chứng hùng hồn âm mưu tội ác bọn đế quốc xâm lược, hành vi bán nước hại dân lai lịch tên tay sai phản bội Tổ quốc Khái niệm hồ sơ Hồ sơ tập (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với phản ánh vấn đề, việc đối tượng cụ thể, hay có đặc điểm thể loại tác giả… hình thành q trình giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức hay cá nhân [14, tr 104] Các loại hồ sơ bản: Theo khái niệm chung hồ sơ trên, quan, tổ chức có loại hồ sơ sau: Hồ sơ công việc: tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, có đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Hồ sơ nguyên tắc: tập văn văn quy phạm pháp luật mặt công tác nghiệp vụ định, dùng để tra cứu, làm pháp lý giải công việc hàng ngày Hồ sơ nhân sự: tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành hồ sơ vụ án ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân Khái niệm Quản lý hồ sơ Quản lý hồ sơ bao gồm việc xếp, thiết kế xem xét lại văn bản, hồ sơ tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy hoạt động tổ chức [18] Vai trò việc quản lý hồ sơ Giảm chi phí mua sắm thiết bị Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời Xử lý cơng việc nhanh gọn, có hiệu Có thể dễ dàng tìm hồ sơ nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ nhân viên chuyển phận, nghỉ việc… Nguyên tắc quản lý hồ sơ Người quản lý hồ sơ phải tuân thủ số nguyên tắc quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ nên có cách tiếp cận hồ sơ cho nhanh chóng tìm cần Hệ thống quản lý nên đủ đơn giản để dễ hiểu dễ vận hành, khơng có nhầm lẫn hồ sơ yêu cầu làm chậm trễ việc truy cập đồng thời chọn hệ thống lưu trữ hồ sơ, cần lưu ý đến tính linh động để mở rộng nhận số lượng lớn hồ sơ cần Người quản lý hồ sơ phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống chi phí điều hành hệ thống xem xét tính an tồn, tính phù hợp chung hệ thống điều kiện hoạt động tổ chức Cách tạo mục hệ thống phù hợp với mục đích cung cấp đủ tham chiếu qua lại tài liệu bao gồm số lĩnh vực Thiết kế sử dụng biểu mẫu thống theo đạo chung dùng màu sắc để mã hóa tên mang lại nhận diện tức thời phân loại hồ sơ sử dụng màu Tài liệu hồ sơ nên ln ln đưa vào phía sau hướng dẫn Tài liệu sau lưu trữ nên phía trước hồ sơ nên chia thành nhóm nhỏ để lưu trữ Thứ tự phân loại hồ sơ nên theo thứ tự đề mục chắn nêu lại trước tiên Ví dụ, sử dụng tên họ tên riêng nên đứng trước, tiếp sau chữ viết tắt tên quốc gia phân loại chủ yếu chúng nên tên thành phố thị trấn Tất phân loại hồ sơ dựa từ ngữ nên theo thứ tự chữ từ chuỗi chữ cái; từ kép nên xử lý từ Nên tránh viết tắt tên gọi hồ sơ Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa Như vậy, tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ phù hợp với yêu cầu bảo đảm hệ thống đủ linh động để theo kịp thay đổi, đặc biệt thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống yêu cầu quản trị đại.[17] Hồ sơ sinh viên Khái niệm hồ sơ sinh viên Hồ sơ học sinh, sinh viên hệ thống tài liệu tổng hợp học sinh, sinh viên, phản ánh thông tin thiết yếu học sinh, sinh viên dung để quản lý trình học tập, sinh hoạt, rèn luyện học sinh, sinh viên Hồ sơ học sinh, sinh viên gồm có hồ sơ học sinh, sinh viên hồ sơ thống kê tổng hợp tình hình học sinh, sinh viên.[3] Truyền thông quy định Chuẩn kỹ sử dụng công nghệ thông tin [điều 7, 2] Các kỹ cần có chuyên viên quản lý hồ sơ Chuyên viên quản lý hồ sơ sinh viên cần thành thạo kĩ lập kế hoạch, kĩ quản lý hồ sơ, soạn thảo văn bản, giao tiếp hành kĩ tin học văn phịng Mối quan hệ chủ thể sau: Quy trình quản lý hồ sơ sinh viên chuyên viên Quy trình tiếp nhận quản lý hồ sơ sinh viên phương pháp tổ chức tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ cách thức lưu trữ, cho việc tìm kiếm xác nhận sinh viên cách dễ dàng Quy trình thực theo quy định quan QLNN theo văn quy định đơn vị quản lý cấp trường Quy trình quản lý hồ sơ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CHUẨN BỊ HỒN THIỆN HỒ SƠ Tiếp nhận hồ sơ VB Phân loại xếp hồ sơ LƯU HỒ SƠ Bổ sung Lưu trữ, quản cập nhật hồlý, sơtruy xuất thơng tin hồ sơ SV điện tử PHỊNG CƠNG TÁC SINH VIÊN Thơng báo nộp bổ sung HS Lưu trữ, Quản lý HSSV dạng Kiểm soát VB HS SINH VIÊN Nộp bổ sung hồ sơ cịn thiếu Sơ đồ quy trình quản lý hồ sơ sinh viên Đầu năm học cán phịng cơng tác sinh viên phân công tiếp nhận hồ sơ sinh viên trúng tuyển kỳ thi tuyển hàng năm trường vào học Khi tiếp nhận hồ sơ sinh viên, cán hướng dẫn sinh viên hoàn chỉnh giấy tờ thuộc hồ sơ sinh viên quy định, đồng thời phải kiểm tra tình trạng hồ sơ bao gồm tất giấy tờ liệt kê bao bì hồ sơ theo mẫu hồ sơ theo quy định Trường hợp sinh viên lí đặc biệt chưa kịp hồn tất hồ sơ theo quy định yêu cầu sinh viên viết giấy cam đoan, cam kết bổ sung hồ sơ theo thời gian chấp nhận Thường xuyên bổ sung hồ sơ sinh viên, cập nhật kịp thời vào phẩn mềm quản lý hồ sơ sinh viên để phản ánh kịp thời thay đổi thân sinh viên Các tài liệu liên quan đến sinh viên bổ sung theo yêu cầu phòng công tác sinh viên vào cuối học kỳ Hồ sơ sinh viên xếp khoa học dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản Các thông tin hồ sơ sinh viên cập nhật thường xuyên Sắp xếp hồ sơ theo đơn vị lớp mã số sinh viên gồm đầy đủ thông tin sinh viên Phần giấy tờ ưu tiên xếp theo đơn vị lớp mã sinh viên để tiện lợi cho công tác xét ưu tiên sau Kỹ quản lý hồ sơ sinh viên Đối với trường không lập hồ sơ mà việc quản lý hồ sơ giữ vai trò quan trọng, việc quản lý hồ sơ cách khoa học giúp việc tra cứu thông tin sinh viên diễn nhanh chóng, kịp thời hiệu quả, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác Sau số công việc quản lý hồ sơ trường Kỹ phân loại hồ sơ Nên nhớ khơng phải hồ sơ lưu trữ giống Mỗi loại hồ sơ lại có cách lưu trữ khác cần phải phân loại hồ sơ để dễ dàng việc quản lý Kỹ thống kê hồ sơ Thống kê hồ sơ sinh viên cách khoa học mục tiêu hướng tới trường, mục đích việc thống kê nhằm nắm bắt nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu có hồ sơ hệ thống bảo quản hồ sơ Kỹ bảo quản hồ sơ, tài liệu Bảo quản hồ sơ bước vô quan trọng nhằm tăng tuổi thọ hồ sơ, tránh trường hợp hồ sơ quan trọng bị thất lạc, hỏng Cần ý: Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ; nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ; nội quy phòng hỏa; chế độ làm vệ sinh thường xuyên đột xuất; xây dựng chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với loại tài liệu, hồ sơ cụ thể Kỹ khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu Khai thác sử dụng hồ sơ sinh viên trình đáp ứng yêu cầu khai thác thông tin, nghiên cứu lịch sử yêu cầu giải công việc quan, tổ chức cá nhân sinh viên Mỗi trường có nhiều hồ sơ sinh viên hồ sơ cần phân loại, lưu trữ để tra cứu nhanh chóng, dễ dàng, khơng bị thất lạc hay mát Do đó, thấy cơng tác phân loại, lưu trữ hồ sơ sinh viên trường vô quan trọng Nó có ảnh hưởng đến khả đánh giá giải công việc nhà trường cấp lãnh đạo.[20] Phương pháp lưu trữ hồ sơ sinh viên Lưu theo vần, mẫu tự Sử dụng cho hồ sơ tên: Hồ sơ cá nhân: bỏ tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng Bên ngồi ghi tên số thông tin khác Bên hồ sơ, xếp tý liệu theo ngày tháng từ gần đến xa Hồ sơ hỗn hợp: xếp tý liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm tư liệu Hồ sơ tên: phát sinh liên tục, phân loại theo giai đoạn Các hồ sơ khác có tên: đặt mã phụ sau tên, sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt Lưu theo số, mã số Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như dạng mã số), ví dụ: 7-25-30 Hệ thống lưu trữ mã số: sử dụng kết hợp chữ số, thơng thường chữ mã hiệu, số thứ tự mã Sắp xếp hồ sơ theo số theo thời gian Phương pháp số để phân loại hồ sơ cách thuận tiện, đặc biệt tài liệu đánh số Phương pháp thực theo nhiều cách Có thể có hệ thống ký số cuối Khi hệ thống thực cách đọc số từ phải sang trái, giúp loại trừ sai sót người ta khơng có thói quen đọc theo cách cẩn thận đọc.Phương pháp số có dùng để phân tán hoạt động lưu trữ cho phép dễ dàng lấy tài liệu khơng cịn dùng đến Những thuận lợi: Nó có thề dễ dàng mở rộng; mang lại bảo mật đó; cho phép nhận diện hiệu đề mục; số hồ sơ cung cấp số tham chiếu Các bất lợi là: Chi phí để chuẩn bị mục thời gian để thực điều chữ số số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục bị đưa vào sai hồ sơ mà thực tế, điều dễ xảy Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian Các tài liệu lưu trữ theo trình tự thời gian đó, đặc biệt theo ngày tháng theo thời gian phát sinh, đặc biệt theo ngày tháng theo thời gian phát sinh.Các hồ sơ chia theo ngày, tuần, tháng, quý năm tùy theo số lượng tài liệu lưu trữ Hệ thống thường sử dụng phối hợp với phương pháp phân loại khác Do đó, điều phổ biến hồ sơ lưu trữ theo thứ tự chữ sử dụng trình tự thời gian bên hồ sơ Thuận lợi: Hệ thống tiện lợi tiết kiệm không gian nhiều hồ sơ lưu trữ ngẫu nhiên việc truy cập tìm kiếm tự động địa xác, ví dụ: biết tên file Nhược điểm: Phương pháp gặp nhiều khó khăn việc bảo quản liệu không giữ thời gian lâu Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự Phân loại theo thứ tự chữ dựa tên hồ sơ Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống đạt sở khoa học, nghĩa cách hỏi xem tên thường hay bắt đầu quốc gia Những phân chia hệ thống xác nhận mặt thống kê Một định phân nhóm chủ yếu chúng chia nhỏ thành nhóm nhỏ Nên cho phép mở rộng nhóm chủ yếu nhóm nhỏ để giảm thiểu việc chia nhỏ sau Thuận lợi: tham chiếu trực tiếp trao đổi cho hồ sơ khơng cần mục, dường cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, nhanh chóng kiểm sốt xem có tài liệu bị lưu trữ sai hay không Các bất lợi phương pháp bao gồm: có tên thơng dụng, trùng Phân loại theo thứ tự chữ dựa tên hồ sơ Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý hồ sơ sinh viên Các quy định quan QLNH nhà trường quản lý hồ sơ sinh viên Trên sở văn quy định Nhà nước ngành Giáo dục & Đào tạo Quản lý hồ sơ sinh viên, Nhà trường biên soạn quy định riêng quản lý hồ sơ sinh viên lưu hành nội Làm để xây dựng kế hoạch, tổ chức, đạo kiểm tra đánh giá hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên.[13][ xem phụ lục 5] Khi nhận định phổ biến kế hoạch nhà trường, trưởng phòng phải xây dựng kế hoạch hoạt động cụ thể Trên sở chức năng, nhiệm vụ phòng, vào tổng số biên chế, trình độ cán nhu cầu cơng tác, trưởng phịng có trách nhiệm phân bổ nguồn lực giao vào vị trí cơng tác cho phù hợp Trong trình quản lý điều hành máy phòng, việc theo sát hướng dẫn nghiệp vụ chuyên viên văn phòng với đơn vị, cá nhân có liên quan ý để tổ chức thực nhiệm vụ phòng hiệu Việc theo sát q trình thực nhiệm vụ khơng có tác dụng giám sát tiến độ cơng việc, mà giúp phát dấu hiệu bất thường q trình thực thi để có biện pháp can thiệp thích hợp, kịp thời để đảm bảo kết kế hoạch vạch Chức gồm nhiều công việc cụ thể như: Đôn đốc, nhắc nhở cá nhân, đơn vị liên quan thực nhiệm vụ, thời gian trách nhiệm xác định chương trình, kế hoạch cơng tác chung lãnh đạo phê duyệt Trưởng phòng người tổng hợp vấn đề phát sinh trình thực chương trình, kế hoạch; đưa biện pháp xử lý phạm vi quyền hạn báo cáo xin ý kiến cấp giải vấn đề vượt thẩm quyền Đồng thời phảo thường xuyên cập nhật yêu cầu từ cấp nhanh chóng thơng báo tới đơn vị, cá nhân liên quan tổ chức triển khai thực yêu cầu cách nhanh chóng đạt kết cao Song song phải theo dõi tổng hợp vấn đề cộm việc triển khai cơng tác hành để tham mưu cho lãnh đạo quan, doanh nghiệp biện pháp xử lý thích hợp Ra định, mệnh lệnh nhằm xử lý công việc phát sinh liên quan tới việc giải nhiệm vụ phòng vấn đề nội phòng.[7, tr40tr62] Trưởng phòng vận dụng học thuyết kiểm tra vận dụng vào hoạt động phịng nhằm hướng đến kiểm sốt hoạt động phịng điều chỉnh sai lệch có với mục tiêu phịng Trình độ, chun mơn nghiệp vụ chuyên viên quản lý Trình độ chuyên môn, kỹ nghề nghiệp chuyên viên ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên, định mức độ hiệu hoạt động Cơ sở vật chất, phương tiện Cơ sở vật chất, phương tiện yếu tố thiếu hoạt động Nó ảnh hưởng phần đến chất lượng hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên Trang bị đầy đủ sở vật chất kĩ thuật đại làm tăng hiệu hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phịng, tủ kệ mở (khơng cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe Giúp bảo vệ lưu trữ hồ sơ văn tốt Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim giúp lưu trữ số lượng lớn tài liệu hồ sơ sinh viên, giảm thời gian chi phí cho hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp ‘out’ Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác quan trọng thời đại ngày nay, mà phổ biến máy vi tính cá nhân Nếu đáp ứng yêu cầu vật chất phương tiện kĩ thuật đại hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên giảm nhẹ nhiều, theo chất lượng quản lý nâng cao Việc nâng cao chất lượng hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên yêu cầu thiết thực cấp bách giai đoạn nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp giáo dục đào tạo Bằng phương pháp nghiên cứu lý luận, chương đề tài làm rõ khái niệm công cụ khái niệm hồ sơ, khái niệm quản lý hồ sơ, quản lý hồ sơ sinh viên Đề tài đề cập đến quy trình quản lý hồ sơ sinh viên chuyên viên Qui trình QLHSSV gồm bước cụ thể sau: Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ văn Bước 2: Phân loại xếp hồ sơ Bước 3: Thông báo nộp bổ sung hồ sơ Bước 4: SV nộp bổ sung hồ sơ cịn thiếu Bước 5: Kiếm sốt hồ sơ Bước 6: Bổ sung cập nhật hồ sơ Bước 7: Lưu trữ, quản lý truy xuất thông tin hồ sơ sinh viên Bước 8: Lưu trữ, quản lý hồ sơ sinh viên dạng văn Một số kỹ quản lý hồ sơ chuyên viên: kỹ phân loại hồ sơ, kỹ bảo quản hồ sơ, kỹ khai thác sử dụng hồ sơ Vị trí, vai trị, nội dung quản lý hồ sơ sinh viên; phương pháp lưu trữ hồ sơ Các chủ thể quản lý hồ sơ sinh viên bao gồm quan quản lý nhà nước, đơn vị quản lý cấp trường chuyên viên yếu tố ảnh hưởng đến QLHSSV chuyên viên Đây khoa học để tìm kiếm biện pháp phù hợp hiệu cho hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên chuyên viên ... lý hồ sơ học sinh, sinh viên Hình thức hồ sơ Hồ sơ dạng văn Hồ sơ điện tử Quản lý hồ sơ sinh viên Khái niệm quản lý hồ sơ sinh viên Quản lý hồ sơ sinh viên bao gồm việc lập, bổ sung lưu trữ hồ. .. sinh viên Hồ sơ học sinh, sinh viên gồm có hồ sơ học sinh, sinh viên hồ sơ thống kê tổng hợp tình hình học sinh, sinh viên. [3] Hồ sơ điện tử hồ sơ học sinh, sinh viên thể dạng sở liệu Nội dung hồ. .. động quản lý hồ sơ sinh viên Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương nhằm đưa biện pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý sinh viên nói chung quản lý hồ sơ sinh viên nói riêng Quản lý hồ sơ Liên