THỰC TRẠNG QUẢN lý hồ sơ SINH VIÊN của CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG sư PHẠM TRUNG ƯƠNG

THỰC TRẠNG QUẢN lý hồ sơ SINH VIÊN của CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG sư PHẠM TRUNG ƯƠNG THỰC TRẠNG QUẢN lý hồ sơ SINH VIÊN của CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG sư PHẠM TRUNG ƯƠNG THỰC TRẠNG QUẢN lý hồ sơ SINH VIÊN của CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG sư PHẠM TRUNG ƯƠNG

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ SINH VIÊN CỦA CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG Khái quát địa bàn nghiên cứu Khái quát trường Cao đẳng Sư phạm trung ương - Chuẩn đầu chương trình đào tạo trình độ cao đẳng hệ qui Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương (Ban hành kèm theo Quyết định số 399/QĐ-CĐSPTW ngày 11 tháng năm 2016 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương) Giáo dục Mầm non Chất lượng cao Giáo dục Mầm non Giáo dục Đặc biệt Song ngành Giáo dục Mầm non - Giáo dục Đặc biệt Công tác Xã hội Giáo dục Cơng dân Việt Nam học - chương trình Văn hóa du lịch Song ngành Giáo dục Mầm non - Công tác Xã hội Song ngành Quản lý Văn hóa - Việt Nam học 10 Ngành - ngành phụ: Giáo dục Công dân - Công tác Đội 11 Khoa học Thư viện 12 Thư kí Văn phòng 13 Quản trị Văn phòng 14 Lưu trữ học 15 Song ngành Giáo dục Mầm non - Quản trị Văn phịng 16 Cơng nghệ Thơng tin 17 Sư phạm Tin học 18 Hệ thống thông tin quản lý 19 Công nghệ thiết bị trường học 20 Sư phạm Kĩ thuật cơng nghiệp 21 Kinh tế Gia đình - chương trình Chăm sóc trẻ 22 Song ngành Giáo dục Mầm non - Kinh tế Gia đình 23 Song ngành Giáo dục Mầm non - Công nghệ Thông tin 24 Sư phạm Âm nhạc 25 Sư phạm Âm nhạc - chương trình Sư phạm Âm nhạc trường Mầm non 26 Song ngành Giáo dục Mầm non - Sư phạm Âm nhạc 27 Quản lí Văn hóa 28 Sư phạm Mĩ thuật 29 Thiết kế Thời trang 30 Thiết kế Đồ họa 31 Song ngành Giáo dục Mầm non - Sư phạm Mĩ thuật 32 Tiếng Anh 33 Song ngành Giáo dục Mầm non - Tiếng Anh - Chuẩn đầu chương trình đào tạo trình độ trung cấp chuyên nghiệp Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương (Ban hành kèm theo định số 281B/QĐ-CĐSPTW ngày 01 tháng năm 2015 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương) Sư phạm mầm non Hành văn thư Tin học Sư phạm mĩ thuật Thư viện- Thiết bị trường họ Công nghệ may thiết kế thời t Bảo hiểm Sư phạm âm nhạc Thư viện 10 Hướng dẫn du lịch nghiệp hành Khái quát phòng cơng tác sinh viên Q TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN: Tháng 12 năm 2003, Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Sư phạm Nhà trẻ Mẫu Giáo TW1 ban hành Quyết định 700/QĐTC thành lập phịng Cơng tác Sinh viên thuộc trường Cao đẳng Sư phạm Nhà trẻ Mẫu giáo Trung ương I ( Cao đẳng Sư phạm Trung ương) - Từ 2004 - 04/2010: Trưởng phòng Thạc sĩ Nguyễn Xn Phương Phó Phịng Thạc sĩ Phạm Trần Hồng Hà - Từ 04/2010 - 2012: Trưởng phòng Thạc sĩ Hồng Kim Nam Phó Phịng Thạc sĩ Phạm Trần Hồng Hà - Từ 2012 - 08/2014 : Trưởng phòng Thạc sĩ Hồng Kim Nam Phó Phịng Thạc sĩ Phạm Tiến Thành - Từ 08/2014 đến nay: Trưởng phòng Thạc sĩ Hồng Kim Nam Phó Phịng Đ/c Phương Thị Xun Cơ cấu tổ chức phịng Cơng tác sinh viên: Phịng có người, có 04 Thạc sỹ, 02 học viên cao học, 03 cử nhân Đại học; 50% Đảng viên Chức phịng cơng tác sinh viên Phịng Cơng tác Sinh viên đơn vị đầu mối giúp việc cho Hiệu trưởng Công tác HSSV Nhà trường; có trách nhiệm triển khai văn Bộ Giáo dục Đào tạo công tác HSSV tới khoa; thực thi công việc công tác HSSV đạo trực tiếp Ban Giám hiệu Nhà trường Nhiệm vụ phòng công tác sinh viên - Công tác tổ chức hành + Tổ chức tiếp nhận thí sinh trúng tuyển, xếp bố trí vào lớp, định ban cán lớp, làm thẻ cho học HSSV; Quản lý hồ sơ HSSV; + Giải công việc hành có liên quan (làm vé xe bus, giấy xác nhận HSSV…) - Công tác tổ chức, quản lý hoạt động học tập rèn luyện HSSV + Theo dõi, đánh giá ý thức học tập, rèn luyện HSSV; Tổ chức thi đua khen thưởng cho tập thể, cá nhân HSSV đạt thành tích cao học tập rèn luyện; Xử lý HSSV vi phạm kỷ luật; + Tổ chức " Tuần sinh hoạt công dân - HSSV" đầu khóa, khóa, cuối khóa; Tổ chức đối thoại HSSV; Tổ chức hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao hoạt động cho HSSV; + Theo dõi công tác phát triển Đảng HSSV; - Tổ chức tư vấn học tập, nghề nghiệp, việc làm cho HSSV - Thực chế độ sách HSSV (Học bổng, TCƯĐ, TCXH, Vay vốn tín dụng, Hỗ trợ chi phí học tập…) - Thực cơng tác an ninh trị, trật tự, an tồn, phịng chống tội phạm tệ nạn xã hội: + Phối hợp với ngành, cấp quyền địa phương xây dựng kế hoạch đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cho HSSV; + Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật an toàn giao thơng, phịng chống tội phạm, ma túy, mại dâm, HIV/AIDS; tư vấn pháp lý, tâm lý xã hội cho HSSV + Thành lập trì hoạt động đội an ninh xung kích việc bảo vệ an ninh trật tự ký túc xá Nhà trường -Thực công tác HSSV nội trú, ngoại trú + Cấp sổ quản lý đánh giá kết rèn luyện ngoại trú - Tham gia giải công việc khác có liên quan theo yêu cầu Nhà trường - Thường xuyên phối hợp với đơn vị khác Trường nhằm thực tốt nhiệm vụ, công tác có liên quan Tổ chức khảo sát Khách thể khảo sát Chúng tiến hành khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ sinh viên nhóm đối tượng sau: - Trưởng phịng Cơng tác sinh viên trường Cao đẳng Sư - phạm Trung ương Chuyên viên trực tiếp phụ trách quản lý hồ sơ sinh viên phịng Cơng tác sinh viên Nội dung khảo sát - Tầm quan trọng quản lý hồ sơ - Nội dung quản lý hồ sơ - Quy trình quản lý hồ sơ - Những thuận lợi, khó khăn công tác quản lý hồ sơ - Kế hoạch hoạt động quản lý hồ sơ - Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý hồ sơ - Biện pháp nâng cao công tác quản lý hồ sơ sinh viên Phương pháp khảo sát - Phương pháp vấn sâu Tiến hành vấn trực tiếp Trưởng phịng cơng tác sinh viên trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương Đồng thời vấn qua e- mail chuyên viên trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ sinh viên - Phương pháp nghiên cứu sản phẩm hoạt động Nghiên cứu kế hoạch đầu năm phịng Cơng tác sinh viên với nội dung liên quan đến quản lý hồ sơ - Phương pháp quan sát Tiến hành quan sát trực tiếp quy trình QLHSSV chuyên viên Thực trạng quản lý hồ sơ sinh viên chuyên viên trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương Thực trạng hồ sơ sinh viên trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương Số lượng hồ sơ Để khảo sát thực trạng hồ sơ sinh viên, sử dụng câu hỏi “Thầy/ Cơ vui lịng cho biết thực trạng hồ sơ sinh viên trường Cao đẳng Sư phạm TW?” nhận số liệu sau: Năm học Tổng số sinh viên Sinh viên tốt nghiệp 731 639 K12: 81 lớp 5252 3500 K13: 94 lớp 5440 Năm chưa Tốt nghiệp K12: 33 lớp 1743 K13: 94 lớp 5440 Số lớp K11: 15 lớp (CĐCQ) 2013- 2014 ( 190 lớp) 1715 2014- 2015 (195 lớp) 2015- 2016 K14: 68 lớp 3781 K13: 38 lớp 1851 (136 lớp) 3589 Năm chưa Tốt nghiệp 1284 1825 K14: 39 lớp 1963 2016- 2017 K15: 59 lớp 2971 Năm chưa Tốt nghiệp K14: 39 lớp 1963 1963 K15: 59 lớp 2971 511 1441 Năm chưa Tốt nghiệp (144 lớp) K16: 46 lớp Danh sách hồ sơ sinh viên từ tháng 9/2013 - tháng 3/2017 Kết khảo sát cho thấy: Năm học 2013- 2014 có 4139 sinh viên tốt nghiệp tổng số 11423 sinh viên Năm học 2014- 2015 có 5304 sinh viên tốt nghiệp tổng số 10964 sinh viên Năm học 2015- 2016 có 3109 sinh viên tốt nghiệp tổng số 6785 sinh viên Năm học 2016- 2017 có 2474 sinh viên tốt nghiệp tổng số 6379 sinh viên Trong trường (lớp chất lượng cao) Hệ cao Ngoài trường (lớp theo nhu cầu xã hội) K13: 166 hồ sơ K13: 67 hồ sơ K14: 946 hồ sơ K14: 590 hồ sơ đẳng Hệ trung cấp K15: 810 hồ sơ K15: 409 hồ sơ K13: hồ sơ K13: 555 hồ sơ K14: 14 hồ sơ K14: 638 hồ sơ K15: 1091 hồ sơ K15: 121 hồ sơ Danh sách hồ sơ sinh viên phân chia theo khóa, hệ đào tạo Nhìn vào kết bảng 2.1b ta thấy được, số lượng hồ sơ sinh viên trường lớn: hệ cao đẳng trường 1922 hồ sơ, lớp theo nhu cầu xã hội 1066 hồ sơ; hệ trung cấp trường có 1107 hồ sơ sinh viên hệ trung cấp trường cịn 1314 hồ sơ Do đặc thù quy mơ đào tạo nhà trường với đa dạng ngành nghề đào tạo, phân chia hệ đào tạo khác nhau, số lượng trung tâm liên kết nhiều dẫn đến việc tiếp nhận quản lý lượng hồ sơ vơ lớn, khó khăn chuyên viên QLHSSV Chất lượng hồ sơ Kết vấn cho thấy: Đa số hồ sơ giấy bảo quản tốt, số lượng nhỏ hồ sơ để thời gian dài mà sinh viên tốt nghiệp trường chưa quay lại lấy hồ sơ nên xảy tình trạng mốc, mọt, mờ chữ, hồ sơ dính vào quản lý hồ sơ trưởng phòng việc xây dựng kế hoạch, tổ chức, đạo, kiểm tra đánh giá công tác quản lý hồ sơ sinh viên Hệ thống văn quy định Cơ quan quản lý Nhà nước quản lý hồ sơ sinh viên có nội dung toàn diện kèm theo hướng dẫn thi hành cụ thể, chế giám sát nghiêm ngặt Nhà trường Lãnh đạo nhà trường quan tâm sát đến hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên có chế khuyến khích động viên cán bộ, chun viên tăng cường tham gia ý kiến cho hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên nhà trường Nhà trường quán triệt sâu sắc thực tốt từ công tác tuyển dụng, đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cán mặt Do đội ngũ cán chun viên phịng Cơng tác sinh viên Nhà trường ngày lớn mạnh số lượng chất lượng làm cho hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên ngày đạt hiệu cao Trưởng phịng Cơng tác sinh viên Nghiên cứu sản phẩm hoạt động cho thấy: Phòng CTSV xây dựng kế hoạch chương trình cơng tác theo năm.[xem phụ lục 6] Kết nghiên cứu sản phẩm cho thấy: - Hàng năm, vào việc đăng ký chương trình, kế hoạch công tác năm cán nhân viên, trưởng phịng tổng hợp thành kế hoạch cơng tác chung phịng gửi kế hoạch cho BGH trước tháng hàng năm để đăng ký chương trình công tác năm sau - Dựa kế hoạch đào tạo năm học nhà trường, đạo Đảng ủy, BGH nhà trường phòng CTSV xây dựng kế hoạch cơng tác HSSV có nội dung quản lý hồ sơ sinh viên Thời gian Nội dung Người thực - Nhận hồ sơ nhập học hoàn thiện hồ sơ tốt nghiệp HSSV đào tạo theo NCXH Giải thủ tục hành có liên quan đến HSSV - Liên, Quỳnh, Yến - Tiếp nhận hồ sơ nhập học SV CĐCQ trường; quản lý danh sách lớp - Lãnh đạo phòng, Quỳnh, Liên - Tiếp tục nhận hồ sơ nhập học sinh viên CĐ, TCCN quy trường - Liên, Quỳnh - Hồn thiện hồ sơ nhập học CĐCQ khóa 20162017 - Liên, Quỳnh, Yến - Tiếp tục giải cơng việc hành cho HSSV - Liên, Hương, Quỳnh, Yến Kế hoạch quản lý hồ sơ sinh viên 2016- 2017 Trên sở chức nhiệm vụ phòng CTSV, trưởng phòng vào tổng số biên chế, trình độ cán nhu cầu cơng tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực giao vào vị trí cơng tác cho phù hợp Trong q trình thực trưởng phịng ln đôn đốc, nhắc nhở chuyên viên thực nhiệm vụ, thời gian trách nhiệm phân cơng Trưởng phịng tiến hành kiểm tra: Kiểm tra qua hồ sơ văn bản: thông qua công tác lưu trữ tài liệu thực công việc nhằm đối chiếu số liệu, tài liệu so với tình hình thực tế sở thấy có điểm chưa phù với quy định pháp luật, hay quy chế hoạt động phịng, nhà trường để điều chỉnh Kiểm tra qua tường trình, báo cáo: kiểm soát hoạt động đối tượng quản lý Ví dụ: tường trình, báo cáo hồ sơ, thơng qua báo cáo cơng tác tháng, q…… Ngồi trưởng phòng người trực tiếp cử cán chuyên viên tham gia lớp học bồi dưỡng, tập huấn để nâng cao kỹ nghề nghiệp, học hỏi rút kinh nghiệm hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên Như vậy, xét từ góc độ quản lý, khâu lập kế hoạch, tổ chức, đạo kiểm tra đánh giá hoạt động quản lý hồ sơ trưởng phòng CTSV ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động QLHSSV chuyên viên Điều kiện sở vật chất Các yếu tố thuộc vật chất quan trọng, góp phần làm tăng hiệu cơng tác quản lý hồ sơ Các sách phối hợp với phòng ban, khoa nhà trường để quản lý hồ sơ sinh viên ảnh hưởng nhiều tới công tác quản lý hồ sơ Đồng thời cần thống phương pháp quản lý hồ sơ phù hợp phát huy tính hiệu cơng tác quản lý Một số đề xuất biện pháp nâng cao công tác quản lý hồ sơ sinh viên phịng Cơng tác sinh viên Trường Cao đẳng Sư phạm Trung Ương Để đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quản lý hồ sơ sinh viên trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương, dựa ba nguyên tắc sau: - Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi biện pháp Các giải pháp đưa phải nằm tầm tay nhà trường Các nội dung quy trình quản lý phải cụ thể hóa phần việc định cho đối tượng: trưởng phòng, chuyên viên… - Nguyên tắc đảm bảo tính đồng biện pháp Biện pháp đưa phải dựa thống nhất, phối hợp thực phòng ban với nhau, trưởng phòng CTSV với chuyên viên QLHSSV Đồng thời biện pháp phải có mối liên hệ mật thiết, gắn bó hữu cơ, tác động qua lại, bổ sung cho nhau, hỗ trợ Các biện pháp cần thực đồng có khả cải thiện môi trường quản lý hỗ trợ tốt cho cán chuyên viên trình quản lý, nhằm vào mục tiêu quản lý cuối tạo nên chất lượng quản lý hồ sơ sinh viên trường Trong trình quản lý, tuỳ theo mơi trường, thời điểm, điều kiện, biện pháp có vị trí ưu tiên khác nhau, xếp chúng cho đạt hiệu cao - Nguyên tắc đảm bảo tính thực tiễn biện pháp Việc xây dựng biện pháp cần dựa điều kiện thực tiễn điều kiện nhân lực, sở vật chất, trang thiết bị, đặc điểm trình độ, nhận thức chuyên viên … vào mục tiêu giáo dục đào tạo trường, vào kế hoạch đạo cấp Như vậy, biện pháp xây dựng thực Biện pháp 1: Xây dựng kế hoạch quản lý hồ sơ sinh viên đồng với kế hoạch hoạt động phòng chức trường  Mục tiêu biện pháp - Tăng cường công tác xây dựng kế hoạch quản lý hồ sơ sinh viên từ đầu năm học cách đồng kế hoạch lãnh đạo đơn vị nhà trường - Cung cấp nguồn nhân lực đảm bảo cho việc thực nhiệm vụ tổ chức thực quản lý hồ sơ sinh viên có hiệu  Nội dung thực biện pháp - Ổn định tổ chức máy trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ sinh viên - Xây dựng kế hoạch việc đạo thực nội dung quản lý hồ sơ sinh viên - Các kế hoạch chiến lược quản lý HSSV cần nhà trường nghiên cứu triển khai thực kế hoạch đào  Cách thực biện pháp - Nhà trường có định hướng đạo phịng ban chức năng, cá nhân xây dựng kế hoạch hoạt động năm - Có kế hoạch việc tiếp nhận sinh viên tổ chức khai giảng; bế giảng cho sinh viên theo nội dung quy định Bộ giáo dục đào tạo, nhà trường - Phịng cơng tác sinh viên phối hợp với phòng ban chức năng, khoa để tiếp nhận quản lý hồ sơ sinh viên  Các điều kiện thực có hiệu biện pháp - Lãnh đạo nhà trường kiểm tra, thông qua kế hoạch, thống phận tổ chức triển khai thực - Sự phối hợp phận đồng có kiểm tra đánh giá việc thực theo kế hoạch đề - Sự phối hợp tốt cán chun viên phịng Cơng tác sinh viên Biện pháp 2: Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác QLSV  Mục tiêu biện pháp Triển khai việc xây dựng phần mềm quản lý đào tạo QLSV để cơng tác quản lý hồ sơ sinh viên có hiệu khoa học  Nội dung biện pháp - Phịng Cơng tác sinh viên cần quản lý thông tin sinh viên từ nhập học đến trường - Phịng cơng tác quản lý SV cần quản lý thông tin cá nhân, hồn cảnh gia đình, chỗ sinh viên trường  Cách thực biện pháp - Thường xuyên tập huấn đội ngũ cán chuyên viên việc sử dụng thành thạo công nghệ thông tin để quản lý hồ sơ sinh viên có hiệu tốt - Phịng cơng tác sinh viên cần quản lý thông tin sinh viên từ nhập học đến trường  Điều kiện thực biện pháp có hiệu Có quan tâm đạo ban lãnh đạo nhà trường, thống đơn vị nhà trường Công tác sinh viên kế hoạch, hoạt động Biện pháp 3: Hoàn thiện hệ thống văn nhà trường quy định quản lý hồ sơ sinh viên  Mục tiêu biện pháp Việc nghiên cứu, tìm hiểu văn bản, tài liệu cán quản lý, chuyên viên, sinh viên nhà trường cịn nhiều hạn chế ln mang tính bị động  Nội dung thực biện pháp - Thường xuyên cập nhật, bổ sung văn - Cơ cấu tổ chức máy quản lý hồ sơ sinh viên nhà trường cần bổ sung đủ số lượng, vững chuyên môn  Cách thực biện pháp - Tập hợp văn pháp quy Nhà nước, quy chế hành Bộ Giáo dục Đào tạo - Xây dựng lại số chế độ, sách phù hợp với điều kiện thực tế địa phương, trường tình hình thực tế  Điều kiện thực có hiệu biện pháp - Ln có kết hợp thống phòng ban chức việc theo dõi, giải thủ tục hành liên quan đến hồ sơ cho sinh viên Biện pháp 4: Bồi dưỡng kỹ nghiệp vụ cho chuyên viên phòng CTSV  Mục tiêu biện pháp Nâng cao lực trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán bộ, chuyên viên phòng CTSV để hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên thực có hiệu  Nội dung thực biện pháp - Các cán bộ, chuyên viên phòng CTSV tham gia lớp bồi dưỡng, tập huấn nâng cao kỹ nghề nghiệp: kĩ soạn thảo văn bản, tin học văn phòng, kĩ quản lý hồ sơ, xếp hồ sơ lưu trữ hồ sơ  Cách thực biện pháp - Nhà trường Phòng CTSV tự tổ chức khóa tập huấn , bồi dưỡng kỹ như: sử dụng kĩ thuật phương tiện đại quản lý hồ sơ sinh viên,… cho cán bộ, chuyên viên theo chuyên đề đồng thời, quản lý tinh thần, thái độ cán học tập - Phòng CTSV cử cán tham gia lớp bồi dưỡng, tập huấn để học tập, rút kinh nghiệm cho cơng tác sinh viên nói chung cho quản lý hồ sơ sinh viên nói riêng  Điều kiện thực có hiệu biện pháp - Nhà trường cung cấp kinh phí mở lớp tập huấn để chuyên viên, cán có hội giao lưu học tập, rút kinh nghiệm lẫn - Các cán bộ, chuyên viên có ý thức trách nhiệm tham gia đầy đủ, nghiêm túc buổi tập huấn Biện pháp 6: Tăng cường hoạt động đánh giá  Mục tiêu biện pháp Đánh giá cách khách quan lực, trình độ cán bộ, chuyên viên để có điều chỉnh, định kịp thời, phù hợp  Nội dung thực biện pháp Nhà trường xây dựng tiêu chí để đánh giá kiến thức, kỹ cán bộ, chuyên viên phòng CTSV  Cách thực biện pháp - Tổ chức tuyển dụng với điều kiện đưa trình độ,năng lực, chứng chỉ… - Khảo sát định kì chuyên viên, cán phòng CTSV - Tổ chức thi nghiệp vụ dành cho chuyên viên, cán thơng qua để đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu đề - Điều chỉnh kịp thời chuyên viên có biểu sai lệch tư tưởng ý kiến thiếu tính xây dựng  Điều kiện thực có hiệu biện pháp Lãnh đạo nhà trường kiểm tra, đánh giá thông qua kết khảo sát Biện pháp 7: Tăng cường đầu tư sở vật chất, biện pháp kĩ thuật để bảo quản hồ sơ sinh viên Cơ sở vật chất - trang thiết bị, kinh phí phục vụ cho hoạt động QLHSSV điều kiện tất yếu, thiếu để chuyên viên thực công việc quản lý hồ sơ  Mục tiêu biện pháp Chun viên có phịng chun dụng trang thiết bị phù hợp, hợp lý, đại, có kinh phí phục vụ việc quản lý hồ sơ sinh viên, nâng cao hiệu quản lý hồ sơ sinh viên  Nội dung thực biện pháp Đề xuất việc xây dựng, mua sắm hệ CSVC, trang thiết bị chuyên dụng, đại đáp ứng nhu cầu phục vụ hoạt động QLHSSV hiệu quả, hợp lý Tổ chức quản lý CSVC, trang thiết bị theo hướng hiệu chất lượng Hỗ trợ thêm kinh phí cho hoạt động liên quan đến QLHSSV  Cách thức thực biện pháp Trong buổi họp đầu năm học Lãnh đạo phòng báo cáo với BGH nhà trường kế hoạch đầu tư CSVC, trang thiết bị cần thiết, kinh phí phục vụ hoạt động quản lý hồ sơ Cơ sở vật chất, trang thiết bị hư hỏng phải phòng thiết bị sửa chữa thay kịp thời Phòng quản lý hồ sơ nên có nội quy, hướng dẫn sử dụng, bảo quản, nội quy phòng cháy chữa cháy, để nâng cao ý thức, kiến thức cho chuyên viên quản lý Từ đó, rút thơng tin cần thiết quy trình quản lý hồ sơ sinh viên chuyên viên bao gồm quy trình quản lý hồ sơ sinh viên dạng văn quản lý hồ sơ điện tử Trong quản lý hồ sơ sinh viên dạng văn lại bao gồm nhiều quy trình nhỏ quy trình trả hồ sơ tốt nghiệp, quy trình mượn hồ sơ Mỗi quy trình thực theo qui định chung quan QLNN HSSV qui định riêng nhà trường ban hành Một số điểm mạnh, điểm yếu hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên trường trình độ chun mơn nghiệp vụ chun viên QLHSSV, sở vật chất, phương tiện kĩ thuật yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên bao gồm: quan QLNN QLHSSV, trưởng phòng CTSV yếu tố thuộc sở hạ tầng Từ thực trạng đó, chúng tối đề xuất số biện pháp sau: - Xây dựng kế hoạch quản lý hồ sơ sinh viên đồng với kế hoạch hoạt động phòng chức trường - Ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác QLSV - Hồn thiện hệ thống văn nhà trường quy định quản lý hồ sơ sinh viên - Bồi dưỡng kỹ nghiệp vụ cho chuyên viên QLHSSV - Tăng cường hoạt động đánh giá - Tăng cường đầu tư sở vật chất biện pháp kĩ thuật bảo quản hồ sơ sinh viên ... sơ sinh viên trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương Số lượng hồ sơ Để khảo sát thực trạng hồ sơ sinh viên, sử dụng câu hỏi “Thầy/ Cơ vui lịng cho biết thực trạng hồ sơ sinh viên trường Cao đẳng Sư. .. đến quản lý hồ sơ - Phương pháp quan sát Tiến hành quan sát trực tiếp quy trình QLHSSV chuyên viên Thực trạng quản lý hồ sơ sinh viên chuyên viên trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương Thực trạng hồ. .. lục biểu mẫu 1B) Thực trạng việc thực quy trình quản lý hồ sơ sinh viên chuyên viên Quản lý hồ sơ sinh viên dạng văn Để khảo sát thực trạng việc thực quy trình quản lý hồ sơ sinh viên dạng văn bản,