Quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật và ứng dụng phần mềm skyhotel tại bộ phận lễ tân khách sạn sunsea đà nẵng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN- DU LỊCH BÀI THẢO LUẬN QUẢN TRỊ LỄ TÂN KHÁCH SẠN Đề bài: Quản trị sở vật chất kỹ thuật ứng dụng phần mềm skyhotel phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng Nhóm Lớp HP: 2116TSMG3111 GVHD: Nguyễn Thị Tú BIÊN BẢN HỌP NHÓM (LỚP HP: 2116TSMG3111) Học phần: Quản trị lễ tân khách sạn Địa điểm: phòng thảo luận tầng nhà V Thời gian: 14h ngày 27/03/2021 Đề tài: Quản trị sở vật chất kỹ thuật ứng dụng phần mềm skyhotel phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng Danh sách thành viên     STT Họ tên Chức vụ 31 Nguyễn Thị Loan Thành viên 32 Phùng Thị Lan Ly Thành viên 33 Phạm Hiền Mai Thành viên 34 Nguyễn Phương Nam Thành viên 35 Lê Thị Ngọc Thư ký 36 Nguyễn Thị Ngọc Thành viên 37 Vũ Thị Ngọc Nhóm trưởng 38 Đậu Thị Nguyên Thành viên 39 Lùng Hoàng Nhi Thành viên 40 Hồ Thị Nhung Thành viên Số người có mặt theo danh sách lớp: 10/10 Số người vắng mặt theo danh sách lớp: 0/10 Nội dung họp: o Nhóm trưởng thơng báo đến thành viên đề tài thảo luận nhóm o Nhóm tìm hiểu đề tài, định hướng làm thảo luận, o Nhóm trưởng phân chia công việc cho tất thành viên nhóm cho tất người phải tìm hiểu đề tài thảo luận nhóm o Đưa deadline cho phần tìm hiểu thành viên Kết họp: Đã tìm hiểu mục tiêu đề tài thảo luận, bắt đầu sâu tìm hiểu đề tài thảo luận Nhóm Trưởng Thư Ký Ngọc Ngọc Vũ Thị Ngọc Lê Thị Ngọc BIÊN BẢN HỌP NHÓM (LỚP HP: 2116TSMG3111 ) Học phần: Quản trị lễ tân khách sạn (lần 2) Địa điểm: phòng thảo luận tầng nhà V Thời gian: 11h ngày 4/4/2021 Đề tài : Quản trị sở vật chất kỹ thuật ứng dụng phần mềm skyhotel phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng Danh sách thành viên STT 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 Họ tên Nguyễn Thị Loan Phùng Thị Lan Ly Phạm Hiền Mai Nguyễn Phương Nam Lê Thị Ngọc Nguyễn Thị Ngọc Vũ Thị Ngọc Đậu Thị Nguyên Lùng Hoàng Nhi Hồ Thị Nhung Chức vụ Thành viên Thành viên Thành viên Thành viên Thư ký Thành viên Nhóm trưởng Thành viên Thành viên Thành viên  Số người có mặt theo danh sách lớp: 10/10  Số người vắng mặt theo danh sách lớp: 0/10  Nội dung họp: o Cả nhóm nộp lại phần tìm hiểu xem lại vấn đề, làm để tổng hợp lại bổ sung ý thêm o Tổng hợp lại tiến hành làm slide đưa thuyết trình  Kết họp: Có word thảo luận Nhóm Trưởng Thư Ký Ngọc Ngọc Vũ Thị Ngọc Lê Thị Ngọc Bộ môn: Quản trị lễ tân khách sạn Lớp học phần: 2116TSMG3111 Nhóm: Giảng viên: Nguyễn Thị Tú Đề tài : Quản trị sở vật chất kỹ thuật ứng dụng phần mềm skyhotel phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng DANH SÁCH THÀNH VIÊN Đánh điểm STT Họ tên Chức vụ Nhiệm vụ 31 32 Nguyễn Thị Loan Phùng Thị Lan Ly Thành viên Thành viên 33 34 35 Phạm Hiền Mai Nguyễn Phương Nam Lê Thị Ngọc Thành viên Thành viên Thư ký 36 37 38 39 40 Nguyễn Thị Ngọc Vũ Thị Ngọc Đậu Thị Nguyên Lùng Hoàng Nhi Hồ Thị Nhung Thành viên Nhóm trưởng Thành viên Thành viên Thành viên Tìm hiểu word Thuyết trình, phản biện Tìm hiểu word Tìm hiểu word Tìm hiểu word + biên Tìm hiểu word Tổng hợp word Tìm hiểu word Làm PP Tìm hiểu word Nhóm Trưởng Ngọc Vũ Thị Ngọc Thư Ký Ngọc Lê Thị Ngọc giá BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN Nhóm: Mơn: Quản trị lễ tân khách sạn Lớp HP: 2116TSMG3111 STT Họ tên viên 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 sinh Mã SV Nguyễn Thị Loan Phùng Thị Lan Ly Phạm Hiền Mai Nguyễn Phương Nam Lê Thị Ngọc Nguyễn Thị Ngọc Vũ Thị Ngọc Đậu Thị Nguyên Lùng Hoàng Nhi Hồ Thị Nhung Lớp HC 19D110240 K55B4KS 19D110173 K55B3KS 19D110034 K55B1KS 19D110245 K55B4KS 19D110177 19D110036 K55B3KS K55B1KS 19D110178 19D110037 K55B3KS K55B1KS 19D110039 K55B1KS 19D110110 K55B2KS Hà Nội, ngày tháng năm 2021 Xác nhận nhóm trưởng Ngọc Vũ Thị Ngọc Số buổi tham gia họp nhóm Điểm Chữ Điểm Ghi cá kí nhân nhóm tự chấm nhận Xác nhận thư kí Ngọc Lê Thị Ngọc MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I Cơ Sở Lý Thuyết 1 Bố trí khu vực lễ tân 1.1Khái quát phận lễ tân 1.2.Cơ cấu phận lễ tân 1.3.Vị trí quầy lễ tân Quản lý trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa 2.1 Các trang thiết bị dụng cụ, hàng hóa phận lễ tân 2.2.Lập kế hoạch trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa phận lễ tân Kiểm soát trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa 3.1 Kiểm soát trang thiết bị 3.2 Kiểm sốt văn phịng phẩm 3.3 Kiểm soát hàng hóa phận lễ tân Ứng dụng công nghệ phận lễ tân qua phần mềm quản lý khách sạn 4.1 Khái quát hệ thống phần mềm quản lý khách sạn (PMS) 4.2 Ứng dụng PMS phục vụ cho hoạt động lễ tân 4.3 Những yếu tố cân nhắc lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn 12 PHẦN II Quản trị sở vật chất kỹ thuật ứng dụng phần mềm skyhotel phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng 12 Phần Giới thiệu khách sạn Sunsea Đà Nẵng 12 1.1 Giới thiệu khách sạn Sunsea Đà Nẵng 13 1.1.1 Vị trí khách sạn Sunsea Đà Nẵng…………………………………………… 13 1.1.2 Tiện nghi dịch vụ khách sạn Sunsea Đà Nẵng…………………………… 13 1.2 Giới thiệu phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng………………… … 14 1.2.1 Cơ cấu tổ chức 14 1.2.2 Bố trí khu vực lễ tân 15 1.2.3 Vai trò 17 Phần Hoạt động quản lý sở vật chất kỹ thuật phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng 18 2.1 Quản lý trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa 18 2.1.1 Các trang thiết bị dụng cụ, hàng hóa phận lễ tân 18 2.1.2 Lập kế hoạch trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa phận lễ tân 19 2.2 Kiểm soát trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa 20 2.2.1 Kiểm soát trang thiết bị 20 2.2.2 Kiểm sốt văn phịng phẩm 20 2.2.3 Kiểm sốt hàng hóa phận lễ tân 20 Phần 3: Hệ thống phần mềm quản lý phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng 20 3.1 Phần mềm skyhotel…………………………………………………………… 20 3.1.1 Giới thiệu phần mềm Skyhotel 21 3.2 Ứng dụng phần mềm Skyhotel phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng 22 KẾT LUẬN 32 LỜI MỞ ĐẦU Ngày ngành Du lịch Việt Nam ngày phát triển trở thành nhu cầu thiếu đời sống xã hội người mà đời sống vật chất ngày nâng cao Vậy nên không Việt Nam mà giới, ngành Du lịch phát triển cách vượt bậc, trở thành ngành kinh tế mũi nhọn chiếm vị trí quan trọng nhiều quốc gia Nhận thấy xu hướng tồn cầu đó, hàng loạt nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng mở ra, phát triển với tốc độ vô nhanh với dịch vụ vui chơi giải trí, tổ chức tiệc dịch vụ bổ sung khác bắt đầu mở rộng Chính điều làm cho thị trường tiềm ngành du lịch biến động không ngừng thời gian qua, đứng trước hội lớn vậy, tránh khỏi cạnh tranh gay gắt nhà hàng, khách sạn lớn nhỏ ngồi nước Do vấn đề đặt cho doanh nghiệp làm để tăng doanh thu, gia tăng sức cạnh tranh thu hút lượng khách hàng lớn đến với nhà hàng, khách sạn Qua tìm hiểu thấy phận lễ tân phận tiếp xúc khách hàng nên để vận hành tốt cơng việc cách nhanh chóng, hiệu quả, làm hài lòng khách hàng nhất, tạo ấn tượng cho khách hàng việc quản trị sở vật chất, kỹ thuật lựa chọn ứng dụng công nghệ phận lễ tân nên khách sạn, nhà hàng phải ưu tiên trọng Vậy nên nhóm chúng em lựa chọn đề tài “Quản trị sở vật chất, kỹ thuật ứng dụng phần mềm Skyhotel phần lễ tân khách sạn Sunsea, Đà Nẵng” làm thảo luận nhóm Do kiến thức cịn hạn hẹp nên khó tránh khỏi sai sót q trình làm nên nhóm mong bạn đóng góp để chúng em hồn thiện Chúng em cảm ơn bạn đóng góp PHẦN I: Cơ Sở Lý Thuyết Bố trí khu vực lễ tân 1.1 Khái quát phận lễ tân  Đầu tiên phận lễ tân quan thần kinh trung ương hay nói cách khác trung tâm vận hành hệ thống dịch vụ khách sạn mặt khách sạn  Hoạt động phục vụ phận lễ tân:  Là hoạt động giao tiếp thao tác kĩ thuật tác nghiệp nhân viên lễ tân nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng  Mỗi hoạt động phục vụ khu vực lễ tân thực theo chu trình theo với chu trình khách ( trước khách đến, khách đến, thời gian khách lưu trú khách sạn khách rời đi) Thêm hoạt động cần phải thực liên tục, đầy đủ hoàn chỉnh đảm bảo đem đến cho khách hàng thoải mái  Đặc điểm hoạt động lễ tân  Tính phức tạp  Có nội dung kĩ thuật  Tính nghệ thuật cao  Sử dụng nhiều phương tiện thông tin đại  Nhân viên lễ tân chịu nhiều áp lực cơng việc  Có phối hợp chặt chẽ hoạt động  Chức  Đặt buồng  Làm thủ tục nhận trả buồng  Giao tiếp, bán hàng  Thông tin  Thanh toán-thu ngân  Nhiệm vụ  Chào bán dịch vụ buồng dịch vụ khác  Nhận đặt buồng dịch vụ, bố trí buồng cho khách  Chào đón khách thực thủ tục đăng kí khách sạn  Phục vụ dịch vụ thời gian lưu trú khách sạn  Tiếp nhận xử lí phàn nàn khách  Giữ mối quan hệ với quan hữu quan sở dịch vụ  Theo dõi, cập nhật tài khoản, tổng hợp chi phí, lên hóa đơn toán  Làm thủ tục toán trả buồng tiễn khách  Lưu trữ thông tin khách hàng lên hệ thống PMS  Cân đối sổ sách, thống kê tổng hợp báo cáo với quản lý tình hình hoạt động  Đảm bảo ANAT tính mạng tài sản cho khách hàng khách sạn  Hỗ trợ phận khác hoàn thành nhiệm vụ, đồn kết, phối hợp, naang cao trình độ, cải tiến phương pháp làm việc  Vai trò  Là phận tiếp xúc với khách hàng, tạo ấn tượng khách sạn, chất lượng dịch vụ khách sạn  Là cầu nối khách phận dịch vụ nhằm cung cấp sản phẩm dịch vụ khách sạn  Là trung tâm, phối hợp hoạt động phận khách sạn, giúp phận hoạt động cách có kế hoạch  Là công cụ marketing hiệu để xây dựng nên hình ảnh thương hiệu khách sạn  Là nơi tiếp nhận yêu cầu giải phàn nàn  Giúp ban giám đốc đề chiến lược sách sản phẩm thị trường nhằm nâng cao hiệu kinh doanh  Đại diện cho khách sạn việc mở rộng mối liên hệ, liên doanh liên kết công tác thu hút khách hàng 1.2 Cơ cấu tổ chức phận lễ tân  Mơ hình: trực tuyến chức  Đặc điểm  Tiêu biểu phổ biến kinh doanh khách sạn  Phân chia quyền không tập trung  Người nhân viên trao quyền để đáp ứng yêu cầu khách hàng  Tầm kiểm soát: với khách sạn quy mô nhỏ người quản lý, với khách sạn quy mô lớn đội ngũ giám sát  Với quy mô khách sạn khác có cấu phân cơng khác nhau, với khách sạn nhỏ thường có kiêm nhiệm cơng việc cịn với khách sạn lớn có chun mơn hóa cao 1.3 Vị trí quầy lễ tân  Quầy lễ tân ln bố trí nơi dễ nhìn thường vào đại sảnh người nhìn thấy quầy lễ tân đặc biệt số khách sạn lớn có nhân viên lễ tân hướng dẫn đón tiếp riêng Quản lý trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa Các trang thiết bị dụng cụ, hàng hóa phận lễ tân 2.1 Các trang thiết bị dụng cụ, hàng hóa phận lễ tân Đây phận nắm rõ sở thích thị hiếu khách hàng Vì vậy, lễ tân nơi tiếp nhận, giải kêu ca phàn nàn khách thời gian lưu trú cách kịp thời thỏa đáng Từ giúp khách hiểu, thơng cảm tin tưởng vào chất lượng khách sạn  Bộ phận lễ tân phận cầu nối, nơi thu nhận chuyển phát thông tin khách hàng phân khác khách sạn  Do tính chất cơng việc, lễ tân cịn đóng vai trò quan trọng việc giúp ban giám đốc vạch chiến lược để hoàn thiện sản phẩm thị trường  Lễ tân khách sạn Sunsea đại diện cho khách sạn việc mở rộng mối liên hệ, liên doanh, liên kết công tác thu hút khách hàng Nói cách khác tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng, hoạch định chiến lược hoạt động tiếp thị, quảng cáo, nguồn khách hàng, đối tác, giá cách thức kinh doanh,… Tóm lại, phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng với hoạt động trực tiếp giao tiếp với khách, thể “nghệ thuật thuyết phục khách hàng” để họ có cảm tình, ấn tượng tốt, yên tâm tin tưởng vào khả phục vụ khách sạn, để khách hàng sẵn sàng mua, đồng nghĩa với việc khách sạn bán sản phẩm dịch vụ  Phần 2: Hoạt động quản lý sở vật chất kĩ thuật phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng 2.1: Quản lý trang thiết bị dụng cụ hàng hóa 2.1.1: Các trang thiết bị dụng cụ, hàng hóa phận lễ tân Quầy lễ tân hoạt động 24/24 để phục vụ khách, bao gồm thực thủ tục check-in - toán - check-out - thu đổi ngoại tệ - bán dịch vụ - giải đáp thắc mắc, xử lý phàn nàn, hỗ trợ phục vụ vấn đề liên quan đến khách lưu trú khách sạn Do khách sạn Sunsea Đà Nẵng bố trí quầy lễ tân đạt chuẩn đầy đủ tiện nghi vô cần thiết, bao gồm trang thiết bị, dụng cụ, đồ bổ sung đảm bảo tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên lễ tân hồn thành cơng việc ca  Trên mặt quầy lễ tân - Biển tên reception đặt mặt quầy - Giá xếp đựng tập gấp, tờ rơi thông tin khách sạn, thông tin du lịch, đồ du lịch Đà Nẵng, tour tuyến - Card khách sạn bao gồm thông tin liên hệ, địa dịch vụ bật khách sạn - Bảng niêm yết giá phịng, giá th/ sử dụng dịch vụ có trả phí - Bút cố định để khách điền thơng tin mượn sử dụng cần - Lọ hoa bình hoa tươi để trang trí  Trang thiết bị bàn làm việc lễ tân 18 - Máy tính bàn laptop nối mạng internet có cài đặt phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel - Máy in để in biểu mẫu liên quan - Máy POS để cà thẻ tín dụng khách cần tốn phí dịch vụ - Điện thoại bàn, số lượng 1-2 dùng liên lạc phận, với khách khách sạn - Máy đếm tiền, soi tiền thật giả - Máy tính để tính tốn phép tính liên quan đến tiền - Đồng hồ để theo dõi thời gian, phục vụ cho nhiệm vụ báo thức khách - Két an toàn cất giữ tiền tài sản có giá trị khách  Các vật dụng, đồ dùng phía quầy lễ tân Các vật dụng, đồ dùng phục vụ cho việc thực công việc, nhiệm vụ lễ tân: - Giá/ Bì đựng hồ sơ đặt phịng khách - Bì đựng khóa phịng, phiếu ăn sáng - Giá đựng khóa phịng thẻ từ, giá treo chìa khóa phịng - Giá đựng thơng tin khách hộ chiếu, cmnd xếp theo thứ tự bảng chữ tên khách số phòng - Tủ đựng loại sổ sách, biểu mẫu liên quan sổ giao ca, sổ giao nhận tài sản - Khay đựng hóa đơn, chứng từ tốn liên quan - Giá đựng loại giấy tờ liên quan như: sơ đồ phòng, phiếu đặt phòng, phiếu đăng ký khách sạn - Sổ tay nhân viên bút viết để ghi chép - Các vật dụng, đồ liên quan khác 2.1.2: Lập kế hoạch trang thiết bị, dụng cụ hàng hóa phận lễ tân  Về chất lượng Mọi trang thiết bị, đồ dùng, vật dụng quầy lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng cần kiểm tra kỹ lưỡng trước setup đầu ca làm việc, đảm bảo tất hoạt động tốt chức sử dụng, không hư hỏng hay gặp cố khiến thao tác làm việc lễ tân bị ảnh hưởng, chí đình trệ, tạm ngưng chừng khơng thể khắc phục ngay, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ khách sạn - hài lòng khách th  Về tính an tồn Tương tự yếu tố chất lượng, yêu cầu đảm bảo an tồn tài sản tính mạng điều tiên lao động Do đó, trang thiết bị, vật dụng dùng setup quầy lễ tân cần kiểm tra để đảm bảo tính an tồn, kịp thời phát cố để xử lý, sửa chữa, 19 trang thiết bị điện bị cháy nổ, chập điện hay đồ dùng thủy tinh bể vỡ, đồ sắt nhọn tiềm ẩn nguy an tồn Ngồi ra, thiết bị đựng thơng tin, tài sản cần đảm bảo mức độ an ninh, an tồn, tránh tình trạng cắp, thất lạc hay lộ thông tin bảo mật khách sạn khách thuê  Về tính thẩm mỹ, đồng Bộ phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng với hoạt động trực tiếp giao tiếp với khách, thể “nghệ thuật thuyết phục khách hàng” để họ có cảm tình, ấn tượng tốt, n tâm tin tưởng vào khả phục vụ khách sạn, để khách hàng sẵn sàng mua, đồng nghĩa với việc khách sạn bán sản phẩm dịch vụ Vì quầy lễ tân khách sạn đẹp quy cách, tiêu chuẩn phong cách riêng khách sạn Vấn đề vệ sinh, khu vực bố trí, kiểu xếp tạo hài hòa, đồng bộ, vừa mắt nhìn 2.2: Kiểm sốt trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa 2.2.1: Kiểm sốt trang thiết bị  Khách sạn Sunsea Đà Nẵng yêu cầu nhân viên sử dụng thiết bị mục đích, huấn luyện nhân viên kiểm tra thường xuyên Trong ca làm việc phải ln kiểm sốt tài sản, tránh thất thốt, hỏng hóc sau lần bàn giao ca Kiểm tra bảo dưỡng thường xuyên, định kỳ, trang thiết bị hỏng báo báo phận kĩ thuật IT xử lý Thay trang thiết bị, lập bảng “đề nghị mua thiết bị dụng cụ” dựa nguyên tắc khách sạn tiết kiệm, hạ giá thành, tránh mua thứ không cần thiết nhiều Lập báo cáo định kì đột xuất việc có liên quan 2.2.2: Kiểm sốt văn phịng phẩm  Khách sạn có sử dụng sổ theo dõi xuất nhập, cập nhật số lượng văn phòng phẩm sử dụng hàng tuần Cân đối nhu cầu tồn kho để có kế hoạch xin lĩnh từ tổng kho đảm bảo kịp thời đáp ứng nhu cầu Khách sạn sunsea Đà Nẵng yêu cầu nhân viên kiểm tra giám sát văn phòng phẩm sử dụng phận, số lượng hàng ngày đủ cho ngày làm việc, nhận bàn giao, kiểm tra, bổ sung trước sau ca Sử dụng văn phòng phẩm tiết kiệm, giới hạn số lượng mẫu biểu cần in, hạn chế sai sót in ấn, tái sử dụng giấy mặt cho giấy tờ lưu hành nội Liệt kê cuối tháng làm sở cho việc đề xuất mua lí 2.2.3: Kiểm sốt hàng hóa phận lễ tân  Là khách sạn nên khách sạn Sunsea Đà Nẵng không bán hàng lưu niệm Và khu vực sảnh khách sạn có bố trí máy bán nước tự động nhân viên phải giám sát lập sổ theo dõi xuất nhập hàng hóa Phần 3: Hệ thống phần mềm quản lý khách sạn Sunsea Đà Nẵng 3.1 Phần mềm Skyhotel 20 3.1.1 Giới thiệu phần mềm skyhote Skyhotel sản phẩm công ty SkyViet Company, mắt năm 2012 Đây phần mềm quản lý khách sạn online chuyên nghiệp, giúp cho công việc quản lý khách sạn đơn giản, dễ dàng, phù hợp với khách sạn từ đến sao, Resort, khu biệt thự, chung cư, khách sạn mini, khách sạn nhỏ, nhà nghỉ Một số đặc điểm ưu việt Skyhotel  Skyhotel phần mềm quản lý Khách sạn Online nên có nhiều lợi ích cho Khách sạn – Có thể sử dụng phần mềm lúc, nơi, thiết bị (máy tính, laptop, máy tính bảng, điện thoại,…) qua Internet – Dữ liệu quản lý tập trung cập nhật tức thời nên phù hợp triển khai cho Khách sạn có nhiều chi nhánh nhiều địa phương – Không cần cài đặt, cần thực bước đơn giản vòng phút, Khách sạn đăng ký tài khoản dùng – Cập nhật tức thời chức qua Internet  Kết nối thơng tin hóa đơn, chứng từ, xuất nhập kho để trao đổi liệu – Kết nối thông tin Bán hàng để tiếp nhận u cầu cấp hóa đơn, thơng tin xuất nhập kho, khách hàng,…giúp kế tốn giảm thiểu sai sót hạch toán, nâng cao suất Cung cấp cho kinh doanh tình hình cấp hóa đơn, tình hình thu hồi công nợ, giá trị hàng tồn kho, đối chiếu doanh số hợp lệ với phận kinh doanh – Kết nối với ứng dụng Nhân danh sách nhân viên, bảng phân bổ tiền lương theo phận,…  Quản lý chặt chẽ doanh thu,nhân viên, phân tích tình hình doanh thu tuần, tháng, năm, chống thất – Dự báo dòng tiền thời điểm tương lai, phân tích dịng tiền thu, chi để tối ưu vòng quay vốn – Quản lý thời gian thực lấy từ server, liệu kiểm tra hợp lý trước đưa vào hệ thống, chống chỉnh sửa gây thất thoát – Phân quyền cho nhân viên cách chặt chẽ  Đáp ứng tốt yêu cầu đặc thù quản lý kho – Tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp: Bình qn cuối kỳ, Bình quân tức thời, Nhập trước xuất trước, Đích danh – Quản lý hàng hóa theo số lơ, chủng loại,…Quy đổi thành nhiều đơn vị tính khác – Cho phép thủ kho sử dụng phần mềm để theo dõi tình hình nhập, xuất hàng thực tế 21 – Cho phép Kế toán kho Thủ kho đối chiếu, kiểm kê nhằm phát chênh lệch Kế toán thực điều chỉnh số lượng giá trị mặt hàng theo kết kiểm kê 3.2 Ứng dụng phần mềm Skyhotel phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng  Quản lý đặt buồng  Booking (đặt phịng trước) theo khách lẻ, theo đồn, tự động cập nhật thời gian nhận phịng Có thể cho khách đặt phịng theo khách lẻ, theo đồn, theo tour du lịch…Nhận Code Book thơng báo cho khách  Các bước đặt phịng Skyhotel B1: Tại sơ đồ khách sạn > Nhấp “Hiện trạng đặt phòng” B2: Chọn ngày Checkin Checkout > Nhấp “OK” B3: - - Đối với khách lẻ: Tại bảng thơng tin Hiện trạng phịng (Room Plan) để thống kê phòng khả dụng > Tại cột phòng > Nhấp vào phòng chọn để đặt trước Đối với khách đồn: Tại bảng thơng tin Hiện trạng phịng (Room Plan) > Nhấp Đặt phịng khách đồn B4: Tại Form booking > Chọn phòng khả dụng > Nhập thông tin > Nhấp Booking B5: Sau hồn tất Đặt phịng > Chương trình trả Mã code Book (Mã ứng với Booking)> Ghi lại mã booking cần thiết B6: Xem danh sách đặt phòng để kiểm tra lại vào menu Khách hàng > Khách hàng đặt phòng 22 Skyhotel cho phép khách hàng đặt số lượng Over, tức cho phép bạn đặt số lượng phòng lớn số lượng phòng khả dụng Điều cho phép suất sử dụng phịng đảm bảo mức cao Tránh tình trạng khách booking không check-in, lúc tạo số lượng phịng trống khơng cần thiết  Quản lý check in  Check-in theo khách lẻ, khách đoàn, tự điền thông tin theo CMND/Passport, hiển thị nhật ký order Skyhotel xây dựng dựa nhiều ý kiến đóng góp từ khách hàng, nghiệp vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng, hiệu Đặt khách hàng làm trung tâm Skyhotel Chính vậy, thao tác Check-In, Check-Out, đặt khách đồn nhanh chóng, dễ dàng 23 Khi Check-in khách lưu trú khách sạn Skyhotel tự nạp thơng tin khách hàng Vì việc nhập thông tin vài giây hồn thành thao tác  Khách vãng lai Khách vãng lai khách khơng đặt phịng trước(Không Booking trước) Đây lượng khách chủ yếu khách sạn phục vụ khách du lịch (Khách du lịch nghỉ dưỡng thường đặt phòng trước) Lễ tân nhập khách trực tiếp vào phòng trống tạo hóa đơn lúc khách checkout Có hình thức checkin khách nhận phịng nhiều phòng lúc Check-in khách nhận phòng lẻ: Khách nhận phịng Check- in khách đồn: Nhập cho nhiều phòng lúc Đây nhận phòng khách vãng lai khơng có đặt trước 24  Khách đặt trước Nếu cần cập nhật lại thông tin khách (Tên khách, ngày sinh, CMND…) chỉnh sửa lại giá bán, ngày dự kiến…(Sẽ bung lại giao diện giống lúc làm thủ tục nhận phòng để bạn chỉnh sửa lại)  Truy cập xem lịch sử khách hàng Skyhotel lưu trữ thông tin khách như:  Tên khách hàng  Quốc tịch  Địa liên lạc  Ngày lưu trú  Loại buồng, mức giá … Khi cần thiết truy cập xem lịch sử khách hàng 25  Quản lý tình trạng buồng  Trạng thái phòng, sơ đồ khả dụng theo phòng, loại phòng, giá phòng, thời gian o Đây chức mạnh mẽ Skyhotel Bạn xem chi tiết trạng thái phòng khoản thời gian Sơ đồ trạng thái thể chi tiết theo mốc thời gian cụ thể o Sơ đồ khả dụng thể số phòng theo loại phòng khoản thời gian bạn tự chọn Rất cần thiết việc cập nhật trang booking online agoda.com chẳng hạn 26  Quản lý giá hiệu suất bán buồng  Quản lý giá: Bạn linh động thay đổi giá khách Check-in Booking Skyhotel xây dựng chức thay đổi giá chặt chẽ Bạn linh động giá phòng, giá theo thời điểm mà linh động giá phụ trội … Để việc thay đổi giá thuận tiện nhanh chóng Skyhotel cho phép bạn tạo danh sách giá mẫu Danh sách giá mẫu danh sách giá cài đặt thay thường xun áp dụng cho khách Ví dụ bạn tạo giá mẫu “Phòng đơn Agoda” Khi Check-in booking mà bạn chọn giá mẫu này, giá khách tự động áp đặt theo giá mẫu Như nhanh chóng, bạn khơng cần phải thay đổi giá cho khách   - Cập nhật giá buôn bán dịch vụ  Quản lý hiệu suất bán buồng - Thống kê tình hình khách sạn cách nhanh chóng: 27  Quản lý lưu trú  Skyhotel cho phép mở, xem phân tích hồ sơ khách hàng tài khoản máy, thông tin chi phí dịch vụ tự động cập nhật vào tài khoản điện tử khách hàng  Xem chi tiết hóa đơn, chỉnh sửa hóa đơn, xóa hóa đơn  Làm thủ tục check out  Skyhotel hỗ trợ lên hóa đơn, tự động tính tiền phịng, thực tốn tiền mặt, thẻ tín dụng, kiểm tra tốn trực tuyến nhanh chóng xác Ngồi skyhotel cịn hỗ trợ ký gửi hóa đơn cho khách đoàn: Tài khoản điện tử hiển thị xác khoản chi phí, khoản miễn giảm sửa chỉnh 28  Lập hóa đơn toán: Tài khoản khách hàng in để khách hàng kiểm tra chi phí, dịch vụ, giới hạn toán khoản nợ phải trả Nếu khách ghi Nợ tốn sau cho khách sạn, chuyển vào hóa đơn nợ khách cơng ty, group để quản lý tập trung  Giao ca /Kiểm toán đêm  Với chức giao ca giúp bạn quản lý dòng tiền khách sạn cách hiệu quả, Giúp nhân viên tự động quản lý số tiền nhận ca trước 29   giao ca sau Ngoài với lịch sử giao ca giúp bạn biết tình hình lần giao ca, số tiền bị thiếu dư Khi Giao ca, phần mềm tự động tính cộng hóa đơn, phiếu thu chi từ thời điểm nhận ca đến thời điểm giao ca thu tiền Tiền giao ca tiền nhận từ ca trước + tiền thu ca - tiền giao quản lý có Với chức giao tiền quản lý, Nếu bạn người có quyền quản lý cao nhất, cấp quyền lấy tiền thực tính Bạn định kỳ lấy tiền tấc nhật ký lưu lại để bạn tổng hợp sau  Quản lý thu ngân/ Nhập chi phí  Bạn nhập chi phí phát sinh q trình hoạt động khách sạn, chi phí gom nhóm chi phí khác nhau: chi phí tài sản, tiền lương, tiền mua hàng…  Tổng kết, phân tích chi phí theo thời gian cụ thể  Chuẩn bị báo cáo 30  Báo cáo phân tích tình hình kinh doanh  Với chức báo cáo tình hình kinh doanh, bạn biết tình hình thu chi, lợi nhuận khách sạn khoản thời gian cụ thể Skyhotel cho bạn biết tình hình kinh doanh dựa chi phí bạn nhập vào, hàng hóa bán ra, Tiền phịng, phụ thu giảm trừ  Ngồi ra, để biết xác tình hình kinh doanh, Skyhotel có chức tính dựa bình quân gia quyền dịch vụ, mặt hàng nhập xuất theo nghiệp vụ kế toán  Phân tích tình hình khách sạn, xem biểu đồ kinh doanh  Chương trình đưa biểu đồ doanh thu khoản thời gian theo ngày tháng , bạn so sánh khoản thời gian để định hướng kinh doanh khách sạn tương lai 31 KẾT LUẬN Qua việc tìm hiểu nghiên cứu việc “Quản trị sở vật chất, kỹ thuật ứng dụng phần mềm skyhotel phận lễ tân khách sạn Sunsea, Đà Nẵng”, thấy việc quản trị sở vật chất, kỹ thuật phận lễ tân vô quan trọng từ việc đảm bảo tính an tồn, tính thẩm mỹ, đồng chất lượng dụng cụ, trang thiết bị không kiểm soát, kiểm tra số lượng lẫn chất lượng gây tổn thất tiền bạc khách sạn chuẩn bị phục vụ cho khách hàng đến với khách sạn chu đáo Thứ hai, ngày khách sạn với lượng thông tin khách hàng thông tin giao dịch với đối tác lớn viết tay trước nên việc ứng dụng phần mềm công nghệ đại, dễ sử dụng tiện ích tác động lớn đến việc vận hành hoạt động phận lễ tân Bởi khơng có phần mềm quản lý việc kết nối thơng tin hóa đơn, chứng từ, xuất nhập kho để trao đổi liệu chắn vơ khó khăn dễ bị thiếu sót, nhầm lẫn Tiếp đến quản lý mặt doanh thu, nhân viên, tình hình doanh thu theo tuần, tháng, năm để nhà quản trị dễ dàng theo dõi, quản lý đưa chiến lược, giúp khách sạn không bị thất thoát mà đem lại lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp Và việc đặc thù quản lý kho dễ dàng kiểm soát tránh mát thiệt hại khơng nên có 32 ... chọn phần mềm quản lý khách sạn 12 PHẦN II Quản trị sở vật chất kỹ thuật ứng dụng phần mềm skyhotel phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng 12 Phần Giới thiệu khách sạn Sunsea Đà Nẵng. .. Ngọc Bộ môn: Quản trị lễ tân khách sạn Lớp học phần: 2116TSMG3111 Nhóm: Giảng viên: Nguyễn Thị Tú Đề tài : Quản trị sở vật chất kỹ thuật ứng dụng phần mềm skyhotel phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà. .. doanh khách sạn tương lai 31 KẾT LUẬN Qua việc tìm hiểu nghiên cứu việc ? ?Quản trị sở vật chất, kỹ thuật ứng dụng phần mềm skyhotel phận lễ tân khách sạn Sunsea, Đà Nẵng? ??, thấy việc quản trị sở vật