Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại)

Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại) Bài thảo luận kiểm toán nội bộ nhóm 3 (Đại học Thương mại)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TỐN BÁO CÁO THẢO LUẬN Học phần: Kiểm tốn nội Giáo viên hướng dẫn: Lương Thị Hồng Ngân Lớp học phần: 2107IAUD1121 Nhóm: Hà Nội, 2021 Mục lục BIÊN BẢN HỌP NHÓM Bài1: Bài 11: Bài 15: Bài 18: .12 Bài 29: .19 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2021 I Thành phần tham dự Các thành viên tham gia: Trần Thị Hiền Phạm Thị Hoa Nguyễn Thị Hoài Nguyễn Thị Hoài Lê Thị Hoàn Nguyễn Ánh Hồng II Mục đích họp: Bầu nhóm trưởng Phân cơng công việc III Nội dung công việc Thời gian họp: 15/04/2021 Địa điểm: Phòng học nhà V Tiến hành họp nhóm Bầu nhóm trưởng: Trần Thị Hiền Phân công công việc Bài 1: Phạm Thị Hoa Bài 11: Nguyễn Thị Hoài, Nguyễn Ánh Hồng Bài 15: Trần Thị Hiền Bài 18: Lê Thị Hoàn Bài 29: Nguyễn Thị Hoài Tổng hợp word: Nguyễn Ánh Hồng Thời gian hồn thành bài: 22/04/2021 Nhóm trưởng CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN Hà Nội, ngày 23 tháng 04 năm 2021 I Thành phần tham dự Các thành viên tham gia: Trần Thị Hiền Phạm Thị Hoa Nguyễn Thị Hoài Nguyễn Thị Hoài Lê Thị Hoàn Nguyễn Ánh Hồng II Mục đích họp: Thảo luận đưa thảo luận hồn chỉnh III Nội dung cơng việc Thời gian họp: 23/04/2021 Địa điểm: Phòng học nhà V Tiến hành họp nhóm Các thành viên nhóm đưa ý kiến Nhóm trưởng tổng hợp lại sửa chữa Nhóm trưởng ĐÁNH GIÁ CÁC THÀNH VIÊN STT HỌ TÊN 13 Trần Thị Hiền 14 Phạm Thị Hoa 15 Nguyễn Thị Hoài 16 Nguyễn Thị Hoài 17 Lê Thị Hoàn 18 Nguyễn Ánh Hồng ĐÁNH GIÁ ĐIỂM BÀI LÀM Bài1: Nếu bạn vị trí H, bày tỏ ý kiến vấn đề tổ chức kiểm toán nội công ty Theo Điều 10 nghị định 05/2019: Công tác kiểm toán nội doanh nghiệp, đơn vị sau phải thực công tác kiểm tốn nội bộ: a) Cơng ty niêm yết b) Doanh nghiệp mà nhà nước sở hữu 50% vốn điều lệ cơng ty mẹ hoạt động theo mơ hình công ty mẹ - công ty c) Doanh nghiệp nhà nước công ty mẹ hoạt động theo mô hình cơng ty mẹ - cơng ty Mà cơng ty cổ phần C để tăng vốn nên cơng ty lên kế hoạch niêm yết cổ phần Sở GDCK Hà nội năm phải tổ chức máy kiểm tốn nội cơng ty Nếu tổ chức máy kiểm toán nội cơng ty nên tổ chức theo mơ hình nào? Tại sao? TH1: Vì cơng ty chun kinh doanh máy lọc nước nhập từ Nhật tiêu thụ Việt Nam, cơng ty có chi nhánh ba miền: Bắc, Trung, Nam năm gần doanh thu tiêu thụ tăng nhanh ban đầu doanh nghiệp áp dụng mơ hình tập trung: phận KTNB tổ chức văn phịng tổng cơng ty, đơn vị thành viên công ty không tổ chức phận KTNB Trong hình thức này, phận KTNB thực kiểm tốn cho đơn vị công ty Kết kiểm toán báo cáo cho tổng giám đốc giám đốc đơn vị thành viên kiểm toán Khi đến năm công ty niêm yết thị trường chứng khốn để tăng vốn áp dụng mơ hình phân tán: văn phịng KTNB tổng cơng ty phải nơi tổng hợp xử lý kết kiểm toán cuối Kết kiểm toán từ kiểm tốn viên nội bố trí đơn vị thành viên thực cơng việc kiểm tốn đơn vị phụ trách TH2: Công ty áp dụng mơ hình tổ chức máy kiểm tốn nội phân tán mà cơng ty có chi nhánh miền: Bắc, Trung, Nam công ty năm lại niêm yết thị trường chứng khốn, khơng kiểm sốt phải địi hỏi số lượng kiểm tốn viên lớn, máy cồng kềnh chi phí kiểm tốn lớn Vì cơng ty khơng nên lựa chọn kiểm tốn nội theo mơ hình TH3: Cơng ty áp dụng mơ hình tổ chức máy kiểm tốn nội vừa tập trung vừa phân tán giúp nâng cao hiệu hoạt động kiểm toán nội giúp tiết kiệm chi phí lớn giúp cho máy kế tốn khơng cồng kềnh Văn phịng đặt miền Bắc, KTNB tổ chức công ty mẹ tổ chức KTNB DN thành viên mà thân DN cơng ty mẹ nhiều đơn vị thành viên Nếu cơng ty tổ chức phận kiểm tốn nội bộ, bà H có nên người phụ trách phận kế tốn kiểm tốn khơng? Tại sao? Cơng ty tổ chức phận kiểm toán nội bộ, bà H khơng thể người phụ trách phận kế tốn kiểm tốn bà H người có chứng kiểm toán viên hành nghề - giám đốc tài cơng ty C bà H phụ trách thêm phận kế toán kiểm toán nội vi phạm nguyên tắc độc lâp, khách quan: Người làm cơng tác kiểm tốn nội không đồng thời đảm nhận công việc thuộc đối tượng kiểm toán nội (kế toán) Đơn vị phải đảm bảo kiểm toán nội không chịu can thiệp thực nhiệm vụ báo cáo đánh giá, không đảm bào đươc tính khách quan, trung thực, cơng có nhiều rủi ro q trình thực kiểm toán nội bà H Nêu lợi ích hạn chế trường hợp công ty sử dụng dịch vụ KTNB KTĐL cung cấp?  Lợi ích: Đáp ứng yêu cầu thời hạn xử lý cơng việc, cơng ty kiểm tốn độc lập ln có đủ nguồn lực để thực cơng việc u cầu, cịn để doanh nghiệp tự xây dựng thực nhiều thời gian cơng việc địi hỏi chuyên môn cao, tuyển người, đào tạo, xây dựng quy trình/ sách/ phương pháp làm việc/ cơng cụ,… việc cần thời gian đủ dài có Tiết kiệm công sức thời gian cho ban lãnh đạo công ty: Việc tự xây dựng vận hành phận kiểm toán nội làm tốn nhiều công sức thời gian ban lãnh đạo doanh nghiệp thuê bên Lý cơng việc kiểm tốn nội mang tính chun ngành chun sâu cao, địi hỏi liên tục phải cập nhật, có nhiều khác biệt với lĩnh vực kinh doanh Càng thêm nhiều nhân viên doanh nghiệp tốn nhiều công sức thời gian cho vấn đề tuyển dụng, quản lý, đào tạo, phát triển nhân sự, sa thải, tuyển Tiết kiệm chi phí cho cơng ty: Chi phí cho lần th ngồi nhiều so với tổng chi phí mà doanh nghiệp bỏ để trì phận kiểm tốn nội kỳ tài thường nhỏ hơn, việc thuê giúp giảm bớt gánh nặng chi phí thường xun cho cơng ty Đảm bào chất lượng cơng việc Nâng cao tính độc lập, khách quan Tăng thương hiệu uy tín nhà cung cấp dịch vụ góp phần làm tăng tin tưởng đối tác doanh nghiệp hiệu hoạt động quản trị rủi ro Do mà cơng ty gặp nhiều thuận lợi ưu đãi thực giao dịch với bên liên quan  Hạn chế: Sẽ có vấn đề chun mơn mà kiểm tốn viên th ngồi khơng thể hiểu rõ người nội Khơng n tâm tính bảo mật thơng tin, để giảm thiểu rủi ro cơng ty phải lựa chọn khắt khe việc chọn nhà cung cấp dịch vụ Đáp úng yêu cầu: uy tín, chun mơn nguồn lực Khơng có người báo cáo thường xuyên chi tiết kết kiểm toán: Trong trường hợp th ngồi cơng ty ln cần có người phụ trách tổng thể cơng tác kiểm tốn nội để ln nắm bắt tình hình kết kiểm toán kịp thời đầy đủ, liên lạc hiệu với bên cung cấp dịch vụ cần thiết Công ty nên yêu cầu bên cung cấp dịch vụ tham gia buổi giải trình kết kiểm toán nội yêu cầu Bài 11: Phân tích điểm mạnh hạn chế KSNB nêu trên?  Điểm mạnh: Các đơn đặt hàng (ĐĐH) khách hàng tiếp nhận phòng kinh doanh, thường qua điện thoại hay fax, cách tiếp nhận giúp việc xử lý đơn đặt hàng nhanh chóng, thuận tiện xác Nhân viên phịng kinh doanh ghi nhận thơng tin ĐĐH vào máy tính, đơn đặt hàng tính giá giảm giá cách tự động thông qua chương trình máy giúp cho đơn hàng tính tốn cách xác tránh sai sót, nhầm lẫn Cơng ty chia nhóm khách hàng, thơng tin khách hàng sau đơn đặt hàng kiểm tra qua hệ thống máy, nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra lần để tránh sai sót xảy q trình xử lý đơn đặt hàng Cuối ngày, kho hàng danh sách hàng cần giao in nhờ kiểm soát lượng hàng nhập, xuất, tồn đơn vị để tránh trường hợp thất thoát hàng, thiếu hụt hàng hóa nguyên nhân khách quan chủ quan (do môi trường, người,… tác động) Nhân viên kho hàng dựa vào danh sách đơn đặt hàng để lập phiếu giao hàng, đơn đặt hàng sẵn sàng để gửi đi, người phụ trách kho kiểm tra phù hợp số lượng hàng chuẩn bị số lượng ghi phiếu giao hàng nhằm đảm bảo hàng hóa chuẩn bị theo danh sách số lượng hàng hóa In hóa đơn: Hóa đơn bán hàng lập thành ba liên: Một liên phận bán hàng để theo dõi công nợ; Một liên kèm theo phiếu giao hàng cho khách hàng; Một liên chuyển cho phận kế tốn có minh bạch việc lập hóa đơn có gửi kèm cho khách hàng để khách hàng đối chiếu công nợ Giao hàng cho khách hàng: Phiếu giao hàng đính kèm với hóa đơn bán hàng để khách hàng ký nhận để tránh rủi ro hàng gửi bị thiếu, thừa, không số lượng chất lượng hàng hóa bị q trình giao hàng khơng xác định người chịu trách nhiệm Đối chiếu công nợ: Hàng tháng, kế tốn gửi bảng kê chi tiết cơng nợ cho khách hàng giúp quản lí nợ phải trả, thu hồi nợ từ khách hàng tránh bị thất thoát không theo dõi chặt chẽ Giảm giá: Phần lớn khách hàng đại lý hưởng tỉ lệ giảm giá chuẩn Đối với khách hàng đặc biệt cần có khoản giảm giá đặc biệt, trưởng phòng kinh doanh định, tỷ lệ giảm giá xác định nhân viên phịng kinh doanh có tham khảo ý kiến kế tốn cơng nợ giám đốc phịng kinh doanh tạo nên mơi trường kiểm sốt chặt chẽ Thanh toán sec: Tiện lợi tránh gian lận Thanh tốn tiền mặt: Cơng ty quy định lái xe không thu tiền từ khách hàng giao hàng, tiền phải trả trực tiếp trụ sở cơng ty tránh việc gian lận, thất tiền cơng ty Kế tốn lập phiếu thu thành liên minh bạch việc lập hóa đơn Cuối ngày, kế tốn quỹ thủ quỹ ln đối chiếu số liệu có theo dõi chặt chẽ tránh nhầm lẫn, sai sót xảy Kiểm sốt cơng nợ: Cuối tháng, kế tốn cơng nợ lập bảng kê chi tiết nợ phải thu khách hàng theo thời hạn toán để định xem cần tiến hành thúc nợ khách hàng tránh trường hợp q hạn, khó địi nợ  Điểm yếu: Thiếu kiểm soát liên quan đến việc lập hóa đơn bán hàng gây rủi ro ghi số tiền, ghi trùng bỏ sót hợp đồng, ghi sai tên khách hàng thời gian toán Thiếu kiểm soát liên quan đến việc lập lệnh xuất kho chứng từ vận chuyển gây rủi ro hàng hóa bị thất thoát gửi sai Thiếu kiểm soát việc xét duyệt giao hàng Thanh toán séc: gửi qua đường bưu điện dễ bị thất lạc, tổn thất cho cơng ty Thiếu kiểm sốt việc lập dự phịng nợ phải thu khó địi Đề xuất giải pháp Hóa đơn cần lập hoàn tất việc giao hàng Sử dụng mã vạch, mã tham chiếu Kiểm tra ngẫu nhiên tính xác thông tin hợp đồng Hàng bán vận chuyển sau có đầy đủ chứng từ Trước giao hàng, nhân viên giao hàng phải so sánh hàng thực nhận chứng từ gửi hàng Giá bán phải duyệt bao gồm chi phí vận chuyển giảm giá Định kì lập bảng phân tích số dư nợ phải trả Ban hành sách lập dự phịng nợ phải thu khó địi, sách xóa nợ cho khách hàng Định kì in báo cáo số dư dự phịng nợ phải thu khó địi Cơng ty nên thiết lập đường dây nóng điện thoại, e-mail, thùng thư góp ý để khảo sát, thu thập thông tin từ KH nhân viên đơn vị Giám đốc công ty chưa ban hành chuẩn mực đạo đức chung khơng có quy định cụ thể mức phạt hay hình thức kỉ luật cho nhân viên chu trình bán hàng tồn đơn vị Bài 15: a Người duyệt mua hàng đồng thời người mua hàng  Rủi ro: Chọn nhà cung cấp quen, đẩy giá lên cao, ăn hoa hồng Chọn nhà cung cấp không chất lượng  Hậu quả: Chi phí mua hàng hóa khơng thu khơng thể sử dụng không bán 10 Tăng khoản lập dự phòng, nợ phải trả cho khách hàng vi phạm hợp đồng  Thủ tục kiểm soát: Bộ phận mua hàng phải độc lập với phận khác Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm: người phê duyệt mua hàng không đồng thời người thực nhiệm vụ b Khơng có người phụ trách phê duyệt phiếu đề nghị mua hàng  Rủi ro: Người thẩm quyền phê duyệt mua hàng Phê duyệt đơn hàng không cần thiết, không phù hợp (chất lượng), quy cách, nhiều người phê duyệt đơn hàng Đặt mua hàng sớm trễ  Hậu quả: Lãng phí chi phí mua hàng số lượng hàng khơng sử dụng khơng bán Tốn chi phí lưu kho mua hàng sớm, tốc độ chu chuyển hàng chậm làm giảm chất lượng hàng hóa Thiếu hàng hóa, nguyên vật liệu sản xuất bán hàng cung cấp chậm cho khách hàng dẫn đến phải đền bù thiệt hại hợp đồng uy tín  Thủ tục kiểm soát: Bộ phận mua hàng xây dựng kế hoạch mua hàng từ đầu kỳ kinh doanh Cần có người có thẩm quyền phê duyệt nhân viên mua hàng, tùy vào trường hợp đơn đặt hàng lớn hay nhỏ thường xun hay khơng thường xun mà có ủy quyền chung ủy quyền cụ thể Cần có nhân viên độc lập đối chiếu mua hàng đề nghị mua hàng c Đơn đặt hàng không xử lý theo quy trình chưa phê duyệt người có thẩm quyền chuyển cho nhà cung cấp  Rủi ro: Đơn đặt hàng không với đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp không đảm bảo cạnh tranh giá chất lượng Đơn đặt hàng không phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp, bị trùng lặp, bị chậm trễ nghiệp vụ mua hàng với nhà cung cấp có mức hoa hồng cao không đảm bảo chất lượng  Hậu quả: Hàng nhận không theo nhu cầu doanh nghiệp Mất uy tín doanh nghiệp gây gián đoạn sản xuất, tăng khoản lập dự phịng chi phí mua hàng  Thủ tục kiểm sốt: Cần có quy định rõ ràng phê duyệt 11 Các phận tồn quy trình mua hàng cần chịu trách nhiệm thực đúng, đủ theo trình tự quy trình đặt hàng, tránh việc làm đơn đặt hàng để hợp thức hóa cho vấn đề thực d Cơng ty khơng có phận nhận hàng chuyên trách Việc kiểm nhận hàng giao cho thủ kho phận mua hàng  Rủi ro: Gian lận thông đồng thủ kho phận mua hàng nên số thực nhập kho khơng hóa đơn  Hậu quả: Hàng bị sử dụng sai mục đích, bị biển thủ  Thủ tục kiểm soát: Lập phận chuyên trách nhận hàng, nhân viên đào tạo chuyên môn kỹ nghiệp vụ Khi nhận cần tham gia nhiều bên: thủ kho, nhân viên mua hàng, nhân viên nhận hàng (nhân viên kiểm định chất lượng) lập biên giao nhận hàng hóa Định kỳ kiểm kê hàng tồn kho e Hàng mua công ty đa dạng chủng loại, mẫu mã nhân viên nhận hàng không đủ chuyên môn để kiểm nhận hàng hóa  Rủi ro: Nhận phải hàng chất lượng, không quy cách nhân viên kiểm nhận hàng thiếu kinh nghiệm, thiếu lực  Hậu quả: Khơng kiểm sốt lượng hàng mua vào dẫn đến thất hàng hóa doanh nghiệp Hàng mua không sử dụng được, không bán Làm uy tín doanh nghiệp, tăng khoản lập dự phịng  Thủ tục kiểm sốt: Lập phận chuyên trách nhận hàng, nhân viên nhận hàng phải đào tạo chuyên môn kỹ nghiệp vụ Định kỳ kiểm kê hàng Cần có người có chun mơn giám sát, theo dõi trình nhận hàng phận nhận hàng f Hồ sơ tốn khơng đầy đủ chứng từ quy định đề nghị toán  Rủi ro: Nhân viên lập phiếu đề nghị cho nghiệp vụ khơng đầy đủ chứng từ Thanh tốn sai đối tượng, sai số tiền, không thời hạn 12  Hậu quả: Doanh nghiệp chịu thêm chi phí lãi chậm toán với nhà cung cấp Các khoản tiền tốn nhầm khơng thể thu hồi Doanh nghiệp bị biển thủ thủ tiền nhân viên đề nghị toán  Thủ tục kiểm soát: Kiểm tra tính đầy đủ rõ ràng chứng từ tốn như: + Hàng hóa nhập kho (có phiếu nhập kho) + Hàng hóa chất lượng, mẫu (có biên kiểm tra chất lượng) + Hàng hóa nghiệm thu đạt yêu cầu máy móc thiết bị cơng trình xây dựng (có biên nghiệm thu) + Đơn đặt hàng phê duyệt thẩm quyền + Hóa đơn nhà cung cấp phát hành hợp lệ + Đề nghị/ tờ trình tốn phê duyệt trả tiền Bài 18: a Mua hàng Khi hàng kho xuống thấp mức dự trữ, thủ kho lập phiếu yêu cầu mua hàng gửi đến phận mua hàng Để đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng cần phải phê duyệt Các phiếu yêu cầu mua hàng trị giá từ 50.000.000đ trở xuống trưởng phòng mua hàng phê duyệt, phiếu vượt số tiền trên, Phó giám đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt Khi phiếu mua hàng phê duyệt, nhân viên phận mua hàng chuyển vào hệ thống máy tính để theo dõi Nhân viên tạo lập đơn đặt hàng gồm liên, đánh số sẵn theo thứ tự chương trình máy tính, với mẫu có sẵn (ĐĐH) Phiếu yêu cầu mua hàng phê duyệt liên đơn đặt hàng sau chuyển liên cho trưởng phòng mua hàng Trưởng phòng mua hàng so sánh phiếu yêu cầu mua hàng phê duyệt với đơn đặt hàng hoàn chỉnh Nếu phát chênh lệch hai chứng từ này, tìm hiểu nguyên nhân, đặc biệt đơn đặt hàng không kèm theo phiếu mua hàng tương ứng nằm danh mục loại trừ (là danh mục hàng đặt mua khơng có phiếu u cầu mua hàng) Khi nhập liệu, hệ thống máy tính loại trừ tự động đơn đặt hàng chuyển cho nhà cung cấp không phê duyệt đơn đặt hàng không kèm phiếu yêu cầu mua hàng tương ứng Tất đơn đặt hàng lại tự động đặt qua mail cho nhà cung cấp Danh mục đơn đặt hàng bị loại trừ chuyển cho Phó giám đốc, để ơng định xem liệu có chấp nhận đơn đặt hàng hay khơng Mỗi tháng, Phó giám đốc nghiên cứu cập nhật danh sách nhà cung cấp phê duyệt Trưởng phòng mua hàng kí tắt vào đơn đặt hàng kiểm tra Sau đơn đặt hàng kiểm tra liên chuyển cho phận liên quan: + ĐĐH liên 1: Bộ phận nhận hàng (kèm yêu cầu mua hàng) + ĐĐH liên 2: Nhà cung cấp + ĐĐH liên 3: Lưu trữ phòng mua hàng + ĐĐH liên 4: Bộ phận yêu cầu đặt hàng Các hoạt động kiểm sốt có hiệu quả: (1) Có mức dự trữ hàng hóa: hàng kho xuống thấp mức dự trữ thủ kho 13 lập phiếu yêu cầu mua hàng gửi đến phận mua hàng (2) Có định rõ ràng yêu cầu phê duyệt phiếu mua hàng Cụ thể: Ủy quyền chung: Các phiếu yêu cầu mua hàng trị giá từ 50.000.000đ trở xuống trưởng phòng mua hàng phê duyệt Ủy quyền cụ thể: phiếu vượt số tiền trên, Phó giám đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt (3) Đơn đặt hàng đánh số rõ ràng tránh nhầm lẫn thông tin để dễ dàng theo dõi tình hình đơn hàng (4) Có kiểm tra xác nhận phù hợp đơn đặt hàng với nhu cầu hàng hóa doanh nghiệp, tiến hành đối chiếu đề nghị mua hàng, bảng so sánh phận mua với điều khoản hợp đồng trước ký kết: so sánh phiếu yêu cầu mua hàng phê duyệt với đơn đặt hàng hồn chỉnh (5) Loại bỏ giao dịch mua khơng phù hợp với nhu cầu có chênh lệch hai bên (6) Lập danh sách nhà cung cấp tiềm cho mặt hàng: tháng, Phó giám đốc nghiên cứu cập nhật danh sách nhà cung cấp phê duyệt làm gia tăng nhà cung cấp tiềm (7) Đơn đặt hàng lập đủ số liên: sau đơn đặt hàng kiểm tra, liên chuyển cho phận có liên quan để phát huy tác dụng kiểm tra chéo: + ĐĐH liên 1: Bộ phận nhận hàng (kèm yêu cầu mua hàng) + ĐĐH liên 2: Nhà cung cấp + ĐĐH liên 3: Lưu trữ phòng mua hàng + ĐĐH liên 4: Bộ phận yêu cầu đặt hàng Các hoạt động kiểm soát hiệu đề xuất hoạt động kiểm soát thay thế: Hoạt động kiểm soát hiệu Rủi ro Đề xuất hoạt động kiểm soát thay 14 (1) Khi hàng kho xuống thấp mức dự trữ, thủ kho lập phiếu yêu cầu mua hàng gửi đến phận mua hàng Hàng kho thấp mức dự trữ ảnh hưởng đến việc không đảm bảo nguồn cung cho hoạt động kinh doanh có khả gây gián đoạn hoạt động kinh doanh hết hàng mà hàng chưa kịp Thủ kho cần lập phiếu yêu cầu mua hàng trước hàng tồn kho xuống thấp mức dự trữ (2) Trưởng phòng mua hàng vừa người phê duyệt đơn đặt hàng (trị giá 50.000.000đ), vừa Có thể xảy gian lận đặt hàng phê duyệt đơn Có nhân viên thứ ba độc lập tiến hành đối chiếu hàng không đảm bảo yêu cầu đề nghị mua hàng, bảng so sánh phận mua với điều khoản hợp đồng trước ký kết Khơng có so sánh nhà cung cấp để chọn nhà cung cấp tối ưu, bỏ qua số nhà cung cấp tiềm Bộ phận mua hàng phải lập bảng so sánh nhà cung cấp Trên bảng so sánh phải có tiêu số lượng, đơn giá, quy cách, thời gian giao hàng theo giấy báo giá nhà cung cấp người so sánh phiếu yêu cầu mua hàng phê duyệt với đơn đặt hàng hoàn chỉnh (3) Tất đơn đặt hàng lại gửi qua mail cho nhà cung cấp Xác định quy định tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp cho mặt hàng b Nhận hàng Nhân viên kho hàng chịu trách nhiệm nhận hàng hóa hàng báo đến công ty Bộ phận nhận hàng chấp nhận hàng hóa có giấy tờ thể hàng mua hợp pháp Khi nhận hàng, trước hết nhân viên kho hàng kiểm tra hàng hóa nhận có nằm danh mục đơn đặt hàng hợp pháp hay khơng Sau đó, kiểm tra hàng hóa thực nhận Nếu hàng phù hợp, nhân viên kho hàng lập biên giao nhận gồm liên (BBGN) nêu: thời gian nhận, tên nhà cung cấp, số đơn đặt hàng, số lượng mơ tả hàng hóa nhận Trưởng kho hàng chịu trách nhiệm kiểm tra tồn khía cạnh BBGN ký tắt vào BBGN việc thực tốt Đối với 15 nhà cung cấp giao hàng khơng hạn hàng hóa giao không theo yêu cầu Biên nhận hàng chuyển giao sau: + BBGN liên 1: Phòng kể toán + BBGN liên 2: Bộ phận mua hàng - hồ sơ + BBGN liên 3: Kho hàng Các hoạt động kiểm sốt có hiệu quả: (1) Có phận nhận hàng riêng biệt kiểm tra chất lượng tránh đơn hàng không đạt yêu cầu quy cách phẩm chất Bộ phận nhận hàng chấp nhận hàng hóa có giấy tờ thể hàng mua hợp pháp (2) Có danh mục nhận hàng rõ ràng: kiểm tra hàng hóa nhận có nằm danh mục đơn đặt hàng hợp pháp hay không (3) Nhân viên kho hàng lập biên giao nhận gồm liên (BBGN), nêu: thời gian nhận, tên nhà cung cấp, số đơn đặt hàng, số lượng mơ tả hàng hóa nhận (4) Biên giao nhận chuyển giao cho phận: + Liên 1: Phịng kế tốn + Liên 2: Bộ phận mua hàng – hồ sơ + Liên 3: Kho hàng (5) Trưởng kho hàng chịu trách nhiệm kiểm tra tồn khía cạnh biên giao nhận ký tắt vào biên giao nhận việc thực tốt Các hoạt động kiểm soát hiệu đề xuất hoạt động kiểm soát thay Hoạt động kiểm soát hiệu Rủi ro Hoạt động kiểm soát thay (1) Nhân viên kho hàng chịu trách nhiệm nhận hàng hàng đến công ty Có thể xảy thơng đồng nhân viên kho hàng với nhà cung cấp, nhận mặt hàng sai quy cách, chất lượng… Có tham gia nhiều bên nhận hàng: phận kho, phận mua hàng, phận kiểm tra chất lượng, phận giao hàng (2) Nhân viên kiểm tra hàng hóa nhận có nằm Nhà cung cấp đưa hóa đơn giả, hóa Cơng ty thiết kế bảng kiểm tra bao quát tất 16 danh mục đơn đặt hàng hợp pháp hay không, sau kiểm tra hàng thực nhận (3) Biên giao nhận lập chưa có chữ ký xác nhận đơn cố tình ghi sai số lượng hàng hóa mua vào sai ngày sản xuất nhằm mục đích chuộc lợi… đặc điểm quan trọng hàng mua cần kiểm tra nhận hàng (như quy cách, phẩm chất, số lượng…) Biên lập giả mạo Khi hàng giao thỏa thuận, phận nhận hàng lập BBGN phải có chữ ký đại diện phận nhận hàng, giao hàng Nhanh chóng chuyển hàng nhận đến vị trí tồn trữ xác định chuyển đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng lần thứ hai hàng nhận c Các khoản phải trả Các hóa đơn từ nhà cung cấp chuyển thẳng cho phịng kế tốn Một liên BBGN chuyển cho phịng kế tốn Kế tốn phụ trách khoản phải trả ghi nhận thông tin từ BBGN hóa đơn vào hệ thống máy tính Hệ thống tự động đối chiếu thông tin BBGN với ĐĐH (trên hệ thống máy) hóa đơn, lập báo cáo chênh lệch (nếu có) Hệ thống máy tính tự động kiểm tra tính xác tốn học thơng tin hóa đơn phát chênh lệch Sau xác minh tồn thơng tin, nhân viên kế toán kẹp chứng từ đối chiếu lại với để tạo thành hóa đơn cho kế tốn Hàng ngày, kế tốn trưởng có trách nhiệm xem xét báo cáo Kế toán mua hàng dựa hóa đơn để ghi vào nhật ký mua hàng Bộ chứng từ chuyển cho kế toán quỹ Cuối tháng, kế toán tổng hợp chuyển từ nhật ký mua hàng vào sổ Hàng tháng, số dư tài khoản phải trả cho nhà cung cấp số đối chiếu với số dư số chi tiết nhà cung cấp Các hoạt động kiểm sốt có hiệu quả: (1) Sau xác minh tồn thơng tin, nhận viên kế tốn kẹp chứng từ đối chiếu lại với để tạo thành hóa đơn cho kế tốn => dễ dàng kiểm soát, tránh nhầm lẫn chứng từ chưa đối chiếu (2) Kế toán mua hàng dựa hóa đơn để ghi vào nhật kí mua hàng Bộ chứng từ chuyển cho kế toán quỹ Cuối tháng, kế tốn tổng hợp chuyển từ nhật kí mua hàng vào sổ => Các nhận viên kế tốn phịng kế tốn làm việc độc lập với tránh gian lận, sai sót; nghiệp vụ mua ghi nhận đầy đủ, hợp pháp, hợp lý 17 Các hoạt động kiểm soát hiệu đề xuất hoạt động kiểm soát thay thế: Hoạt động kiểm soát hiệu Rủi ro Hoạt động kiểm sốt thay (1) Các hóa đơn từ nhà cung cấp chuyển thẳng cho phịng kế tốn Một liên BBGN chuyển cho phịng kế tốn Kế toán phụ trách khoản phải trả ghi nhận thơng tin từ BBGN hóa đơn vào hệ thống máy tính Kế tốn ghi nhận sổ kế tốn nghiệp vụ mua mà hồ sơ không đầy đủ, chưa hợp pháp, hợp lệ Quy định chứng từ bắt buộc hồ sơ nghiệp vụ mua hàng Có nhân viên kiểm tra, đối chiếu chứng từ số lượng, quy cách, thời gian đồng thời kiểm tra chữ ký bên trước ghi sổ (2) Hàng tháng, số dư tài khoản “phải trả nhà cung cấp” sổ đối chiếu với số dư sổ chi tiết nhà cung cấp Có chênh lệch sổ với sổ chi tiết doanh nghiệp Có nhân viên độc lập đối chiếu thông tin bên thụ hưởng thông tin nhà cung cấp hợp đồng, đối chiếu số tiền nhận nợ với số tiền ủy nhiệm chi trước tốn Định kì gửi thư đối chiếu cơng nợ với nhà cung cấp d Thanh tốn tiền hàng Bộ phận quỹ chịu trách nhiệm chuẩn bị séc chi trả dựa thông tin khoản phải trả cho nhà cung cấp Trước ký séc, trưởng phận quỹ so sánh séc viết với đơn đặt hàng, BBGN, hóa đơn ký tắt vào tất séc Số séc chi trả viết vào hóa đơn để tránh tốn hai lần cho hóa đơn Tất séc 10.000.000 đồng tự động phê duyệt tốn, trường hợp khác cần có người xét duyệt Bộ phận quỹ ghi nhận séc chi trả vào sổ đăng kí séc Cuối tháng, phận ngân quỹ chịu trách nhiệm chuẩn bị bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng Những chênh lệch bất thường kế toán trưởng điều tra Séc sau chi trả ghi nhận vào Nhật ký chi tiền mặt sổ chi tiết nợ phải trả cho nhà cung cấp Cuối tháng, kế toán tổng hợp kết chuyển số liệu từ Nhật ký chi tiền sổ chi tiết phải trả vào sổ Các hoạt động kiểm sốt có hiệu quả: 18 (1) Bộ phận quỹ chịu trách nhiệm chuẩn bị séc chi trả dựa thông tin khoản phải trả cho nhà cung cấp Trước kí séc, trưởng phận quỹ so sánh séc viết với đơn đặt hàng, BBGN, hóa đơn ký tắt vào tất séc Số séc chi trả viết vào hóa đơn để tránh tốn hai lần cho hóa đơn => nhằm tốn đối tượng, số tiền, thời hạn cho nhà cung cấp (2) Tất séc 10.000.000 đồng tự động phê duyệt tốn trường hợp khác cần có xét duyệt => có quy định rõ ràng cấp phê duyệt (3) Những chênh lệch bất thường kế toán trưởng điều tra Các hoạt động kiểm soát hiệu đề xuất hoạt động kiểm soát thay thế: Hoạt động kiểm soát hiệu Rủi ro Hoạt động kiểm soát thay (1) Cuối tháng, phận ngân quỹ chịu trách nhiệm chuẩn bị bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng Biển thủ điều chỉnh số chênh lệch sổ ngân hàng khớp Có phận khác chịu trách nhiệm chuẩn bị bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng Được đối chiếu với giấy tờ liên quan Có chữ ký xác nhận đầy đủ nhân viên chịu trách nhiệm lập bảng (2) Sec sau chi trả ghi nhận vào Nhật kí chi tiền mặt sổ chi tiền mặt sổ chi tiết nợ phải trả cho nhà cung cấp Cuối tháng, kế toán tổng hợp kết chuyển số liệu từ Nhật kí chi tiền sổ chi tiết phải trả cho nhà cung cấp Biển thủ tiền sec (nếu không ghi rõ người hưởng lợi) đến điều tra toán, chi trả Ghi rõ người thụ hưởng Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp Có nhân viên độc lập đối chiếu thơng tin bên thụ hưởng thông tin nhà cung cấp hợp đồng, đối chiếu số tiền nhận nợ với số tiền ủy nhiệm chi trước toán Rủi ro kiểm soát Giải pháp Bài 29: Hạn chế KSNB Giám đốc công nghệ thông tin chọn máy in dựa kinh nghiệm mối quan hệ ông Chọn nhà cung cấp không chất lượng, dịch vụ Nhà cung cấp có quan hệ với giám đốc để nhận hoa Đưa vấn đề hội đồng để cho ý kiến định Bàn bạc thêm với 19 Hợp đồng kí điện thoại giám đốc thơng tin cho kế tốn tốn khoản phải trả coi phê chuẩn hồng Hàng sai quy cách, không đạt yêu cầu mua Việc kí điện thoại mà khơng có văn bản, hợp đồng pháp lí thích hợp dẫn đến tình trạng số lượng chất lượng không đạt yêu cầu Lúc bên bán không thực u cầu đề khơng có văn pháp lí để kiện tịa Bên bán giao hàng lâu, chậm khó để kiểm sốt phận chun trách có kinh nghiệm việc mua hàng Có văn bản, hơp đồng rõ ràng, hợp lệ, hợp pháp theo quy định Chỉ toán có đủ chứng từ nhận hàng hợp lệ trình tự rõ ràng Một chiến lược quảng cáo tổng thể cho sản phẩm công ty không thực hiện, giám đốc chi nhánh lập kế hoạch quảng cáo riêng cho phận Dẫn đến bất đồng công tác quảng cáo công ty Không thống cách thức hoạt động Khơng mang tính hiệu đồng cơng ty Chi phí cho phận riêng biệt lớn Ở phận xảy việc gian lận khâu quảng cáo Họp thống phương thức quảng cáo cho chi nhánh Yêu cầu phận công ty hợp tác đưa giải pháp quảng cáo chung thích hợp Phân tích thường xuyên đánh giá lại phương án dùng chung cho công tác quảng cáo xem thực phù hợp với tình hình khả công ty hay chưa Kiểm tra, giám sát liên tục kịp thời việc thực chiến lược quảng cáo Các hoạt động quảng cáo không đánh giá hiệu tổng thể chi phí/doanh thu Khơng kiểm sốt phần chi phí/ doanh thu mà cơng ty bỏ Dễ dẫn đến gian lận việc ghi tăng chi phí quảng cáo Khó kiểm sốt tiến độ hoạt động Bàn bạc tìm phương pháp đánh giá thích hợp Ln ln kiểm tra, giám sát hiệu cách liên tục kịp thời Có phân chuyên trách theo dõi quản lí tính hiệu hoạt động 20 Khi khơng đánh giá hiệu tổng thể chi phí/doanh thu hoạt động marketing nên triển khai, đẩy mạnh, hoạt động nên dừng, ngân sách phân bổ cho hoạt động không chuẩn, không tối ưu lợi nhuận công ty quảng cáo, phân chia trách nhiệm rõ ràng cho cá nhân Thống cách thức, phương pháp tính tốn cho q trình lâu dài Khó xác định chi phí dòng sản phẩm phân phối từ kênh phân phối chung, lần phân Nhà quản lí dịng sản phẩm phối bao gồm nhiều dòng định kênh sản phẩm, dòng sản bán hàng phù hợp cho sản phẩm lại có số lượng khác phầm cụ thể phạm vi hợp đồng Dễ xảy sai sót tính chi phí phân phối ảnh hưởng đến việc xác định giá hàng hóa Gây lãng phí chi phí cho kênh phân phối, lãng phí ngân sách đầu tư Dẫn đến tình trạng tồn kho ảnh hưởng đến chi phí kho bãi, bảo quản Khơng đảm bảo cam kết với nhà cung cấp Thiết lập quy định tỷ lệ phân bổ chi phí cho dòng sản phẩm theo số lượng theo giá trị Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa cho lần phân phối Thống chung cách thức phân phối theo tình hình tài cơng ty => thiết lập quy trình phân phối theo đặc điểm dịng sản phẩm Có phê duyệt cấp có thẩm quyền cách thức phân phối Thúc đẩy quan hệ hợp tác, giới thiệu qua lại lẫn dòng sản phẩm Mỗi kho bảo quản nhiều dòng sản phẩm khác Mỗi sản phẩm có người quản lí để phân phối Phân cơng nhiệm vụ cho cá nhân cụ thể (thủ kho) bảo quản trình lưu kho Bảo mật vị trí, cách bố trí hàng hóa Ban hành quy chế hạn chế tiếp cận tài sản người khơng có nhiệm vụ liên quan Thủ kho mở sổ theo dõi chi Chi phí phân phối tổng hợp theo dòng sản phẩm Nhân viên quản lí gian lận, báo cáo sai số lượng hàng tồn kho, ngụy tạo thùng, hộp rỗng Khơng kiểm sốt chất lượng, đặc điểm sản phẩm thường xuyên => hàng q hạn, hỏng hóc Chưa xử lí vật tư hàng hóa phát thừa, thiếu kiểm kê 21 Chiến lược bán hàng thường tập trung vào giá đối thủ cạnh tranh, yếu tố giá bán khác kiểm tra Chưa theo dõi chi tiết, đối chiếu vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho tiết nhập – xuất – tồn loại HTK, có hồ sơ xếp hàng theo chủng loại, số lượng Thủ kho xuất hàng có thị người có thẩm quyền Sắp xếp hang ngăn nắp, phân loại khoa học theo thứ tự ưu tiên sử dụng để tiện cho việc nhập – xuất thường xuyên tránh sai sót Khi có biến động khác giá khơng thể kịp thời đối phó giải vấn đề Gây hậu nghiêm trọng việc bán hàng hóa, giá bị ổn định Người tiêu dùng niềm tin vào sản phầm công ty Hoạt động không kiểm tra giá bán chi nhánh dễ dẫn đến giá bán không đồng nhất, gây nhiễu loạn thị trường Có thể gây tượng phá giá, dẫn đến giảm giá trị sản phẩm, kéo chi nhánh khác bị ảnh hưởng xuống, giảm lợi nhuận định vị phân khúc sản phẩm, dễ bị thị trường Ngoài quan tâm đến giá cạnh tranh đối thủ cần theo dõi sát yếu tố giá khác Thường xun phân tích, đánh giá tình hình giá khía cạnh Thành lập hội đồng kiểm tra, giám sát giá thường xuyên kịp thời Luôn quan tâm đến biến động giá thị trường để tìm cách thức kiểm sốt đặt mức giá hợp lí cho cơng ty 22 ... kế toán kiểm toán nội vi phạm nguyên tắc độc lâp, khách quan: Người làm cơng tác kiểm tốn nội không đồng thời đảm nhận công việc thuộc đối tượng kiểm toán nội (kế toán) Đơn vị phải đảm bảo kiểm. .. phận kiểm tốn nội bộ, bà H có nên người phụ trách phận kế tốn kiểm tốn khơng? Tại sao? Cơng ty tổ chức phận kiểm toán nội bộ, bà H người phụ trách phận kế tốn kiểm tốn bà H người có chứng kiểm. .. II Mục đích họp: Thảo luận đưa thảo luận hoàn chỉnh III Nội dung công việc Thời gian họp: 23/ 04/2021 Địa điểm: Phịng học nhà V Tiến hành họp nhóm Các thành viên nhóm đưa ý kiến Nhóm trưởng tổng