Thảo luận HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ đại học thương mại

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTT KINH TẾ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài 05 1 Trình bày cơ bản về hệ thống quản lý bán hàng (Sales MS) trong các doanh. Thảo luận HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ đại học thương mại Thảo luận HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ đại học thương mại Thảo luận HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ đại học thương mại Thảo luận HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ đại học thương mại

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTT KINH TẾ & THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ Đề tài 05: Trình bày hệ thống quản lý bán hàng (Sales MS) doanh nghiệp tình hình ứng dụng doanh nghiệp Việt Nam Mô tả hoạt động hệ thống thông tin doanh nghiệp (tự chọn) từ xác định tác nhân ngoài, kho liệu, biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng liệu cho hệ thống Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Hội Nhóm thực hiện: Nhóm 13 Lớp HP: 2075eCIT0311 Hà Nội - 2020 DANH SÁCH THÀNH VIÊN VÀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC STT Chức Họ tên vụ Ý thức thái Nội dung công việc viên Phân công công việc, tổng Nguyễn Thúy Anh NT hợp slide, giới thiệu doanh nghiệp Các thành phần cấu thành 13 32 73 77 78 Hoàng Văn Chuyên Nguyễn Thị Thu Hương Hoàng Thị Kim Tiến Nguyễn Huyền Trang Phạm Huyền Trang TV hệ thống bán hàng Sales MS, slide Mô tả toán hoạt động TV TV TV TV độ thành HTTT DN, biều đồ PCCN, LDL, tổng hợp word Chức hệ thống bán hàng Tình hình ứng dụng HT bán hàng VN Hệ thống quản lý bán hàng Sales MS, sản phẩm, phần mềm, slide Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự – Hạnh Phúc BIÊN BẢN THẢO LUẬN NHÓM LẦN I Nội dung họp: Thời gian: 9h30, 10/10/2020 Hình thức họp: Trao đổi trực tiếp Địa điểm: Trường Đại học Thương mại II Mục đích: Phân chia công việc cụ thể cho thành viên, đề nghị thành viên nộp làm hạn ST T Chứ Họ tên c vụ Nguyễn Thúy Anh NT 13 Hoàng Văn Chuyên TV 32 73 77 78 Nguyễn Thị Thu Hương TV Ý thức Nội dung công việc thái độ Phân công công việc, tổng hợp slide, giới thiệu doanh nghiệp Các thành phần cấu thành hệ thống bán hàng Sales MS, slide Mơ tả tốn hoạt động HTTT DN, biều đồ PCCN, LDL, tổng hợp word Hoàng Thị Kim Tiến Nguyễn Huyền Trang Phạm Huyền Trang TV TV TV Chức hệ thống bán hàng Tình hình ứng dụng HT bán hàng VN Hệ thống quản lý bán hàng Sales MS, sản phẩm, phần mềm III Đánh giá: Nhóm nhận đầy đủ cơng việc giao, thành viên có hợp tác tương tác đầy đủ trình thảo luận đề tài Thư ký Nhóm trưởng Nguyến Thị Thu Hương Nguyển Thúy Anh Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự – Hạnh Phúc BIÊN BẢN THẢO LUẬN NHÓM LẦN I Nội dung họp: Thời gian: 15h00, 20/10/2020 Hình thức họp: Trao đổi trực tiếp Địa điểm: Trường Đại học Thương mại II Mục đích: Thu tổng hợp lại tất làm thành viên Các thành viên đưa ý kiến lựa chọn ý để đưa vào PowerPoint Kiểm tra hồn chỉnh nội dung ST T Họ tên Chức vụ Nội dung công việc Ý thức thái độ Phân công công việc, tổng Nguyễn Thúy Anh NT hợp slide, giới thiệu doanh nghiệp Các thành phần cấu thành 13 32 73 77 78 Hoàng Văn Chuyên Nguyễn Thị Thu Hương Hoàng Thị Kim Tiến Nguyễn Huyền Trang Phạm Huyền Trang TV hệ thống bán hàng Sales MS, slide Mơ tả tốn hoạt động TV TV TV TV HTTT DN, biều đồ PCCN, LDL, tổng hợp word Chức hệ thống bán hàng Tình hình ứng dụng HT bán hàng VN Hệ thống quản lý bán hàng Sales MS, sản phẩm, phần mềm III Đánh giá: Các thành viên nộp hạn Tích cực đưa ý kiến đóng góp, xây dựng thảo luận MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .1 LỜI MỞ ĐẦU .2 NỘI DUNG PHẦN I: HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALE MANAGEMENT SYSTERM) .3 I Hệ thống quản lý bán hàng (Sales Management Systerm) 1.1 Khái niệm 1.2 Lợi ích hạn chế sử dụng hệ thống quản lý bán hàng .3 1.3 Mô tả hệ thống 1.4 Thành phần cấu thành chức hệ thống quản lý bán hàng .6 II Tình hình ứng dụng hệ thống vào quản lý bán hàng Việt Nam .7 2.1 Tình hình ứng dụng xu hướng phát triển hệ thống quản lý bán hàng Việt Nam 2.2 Các sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng 2.2.1 Abit – Phần mềm quản lý bán hàng online đa kênh hợp .9 2.2.2 Sapo – Phầm mềm quán lý bán hàng đa dạng 10 2.2.3 Suno .11 2.2.4 iPOS 11 2.2.5 KiotViet 12 PHẦN II: MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA MỘT DOANH NGHIỆP .12 2.1 Giới thiệu viết mơ tả tốn .12 2.1.1 Giới thiệu Digiworld 12 2.1.2 Mơ tả tốn quản lý xuất nhập hàng công ty .12 2.2 Phân tích tốn vẽ biểu đồ 13 2.2.1 Phân tích tốn 13 2.2.2 Biểu đồ phân cấp chức 14 2.2.3 Biểu đồ ngữ cảnh 17 2.2.4 Biểu đồ LDL mức đỉnh 18 2.2.5 Biểu đồ LDL mức đỉnh 19 KẾT LUẬN .22 LỜI CẢM ƠN Nhóm chúng em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến người có đóng góp tích cực đến thảo luận, đóng góp giúp nhóm hồn thành thuận lợi Xin chân thành cảm ơn giảng viên giảng dạy cô Nguyễn Thị Hội – giảng viên môn Hệ thống thông tin quản lý truyền đạt kiến thức quý giá trình giảng dạy, cảm ơn tận tình giúp đỡ hướng dẫn chúng em làm thảo luận Xin chân thành cảm ơn tác giả tài liệu thao khảo, kiến thức giúp ích nhiều q trình làm nhóm Cảm ơn thành viên nhóm đóng góp ý kiến, có trách nhiệm tinh thần làm việc nhóm, hợp tác đầy đủ để hoàn thành tốt thảo luận LỜI MỞ ĐẦU Ngày 7/11/2006 Việt Nam trở thành thành viên thứ 150 tổ chức Thương mại Thế Giới (WTO) điều mở cho đất nước ta nhiều hội thách thức Kinh tế ngày phát triển, thu hoạch nhiều thành công rực rỡ, đằng sau thành công khơng nhắc đến vai trị thơng tin hệ thống thông tin Nếu nhắc tới thông tin ta nghĩ đến ngắn gọn, dễ hiểu, kịp thời, nhanh chóng nhắc tới hệ thống thơng tin q trình từ khâu tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin truyền đạt thông tin Hệ thống thông tin quản lý bán hàng giúp cho người dùng đặc biệt doanh nghiệp kiểm sốt, quản lý hàng hóa cách chặt chẽ tất khâu: nhập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng, Vì thế, hệ thống quản lý bán hàng doanh nghiệp vô quan trọng, doanh nghiệp muốn quản lý tốt phải có hệ thống quản lý bán hàng để kiểm sốt tốt Do tầm ứng dụng hệ thống quản lý bán hàng rộng rãi nên nhóm chúng tơi chọn đề tài: “Trình bày hệ thống quản lý bán hàng (Sales MS) doanh nghiệp tình hình ứng dụng doanh nghiệp Việt Nam Từ đó, mơ tả hoạt động hệ thống thông tin doanh nghiệp” Do gặp nhiều vấn đề mặt kiến thức nên thảo luận nhóm chúng tơi cịn nhiều thiếu sót mong đóng góp ý kiến phê bình để thảo luận hoàn thiện NỘI DUNG PHẦN I: HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALE MANAGEMENT SYSTERM) Hiện với phát triển nhanh chóng cơng nghệ thông tin ngày đại, dẫn đến việc mua sắm người ngày dễ dàng hơn, mà xu hướng quản lý bán hàng ngày phổ biến Việc quản lý bán hàng không đơn giản, dễ nhầm lẫn mà đời hệ thống quản lý bán hàng Phần mềm quản lý hệ thống bán hàng khơng cịn xa lạ với doanh nghiệp, cơng ty hay cửa hàng tạp hóa Và đặc biệt thời đại công nghệ mở phát triển công nghệ mạng Internet phần mềm quản lý giúp người lại lên I Hệ thống quản lý bán hàng (Sales Management Systerm) 1.1 Khái niệm Quản lý bán hàng hoạt động quản trị cá nhân nhóm người thuộc lĩnh vực bán hàng hỗ trợ trực tiếp cho lĩnh vực bán hàng nhằm triển khai việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp sở chiến lược kinh doanh, nguồn lực doanh nghiệp môi trường kinh doanh Quản lý bán hàng có nhiệm vụ phân phối hàng hóa đến kênh phân phối theo mục tiêu đề nhằm tối ưu diện hàng hóa, dịch vụ với chi phí hợp lý, đạt hiệu tối đa Hiện với phát triển nhanh chóng cơng nghệ thông tin dẫn đến việc mua sắm người ngày dễ dàng hơn, mà xu hướng quản lý bán hàng ngày phổ biến Việc quản lý bán hàng không đơn giản, dễ nhầm lẫn mà đời hệ thống quản lý bán hàng Một doanh nghiệp hoạt động hiệu hệ thống quản lý bán hàng vận hành cách trơn tru, logic, khoa học đơn giản Hệ thống quản lý bán hàng phần mềm quản lý bán hàng, giúp cho người dùng (cụ thể doanh nghiệp) kiểm soát, quản lý hàng hóa cách chặt chẽ Việc quản lý hệ thống kiểm soát tất khâu: Nhập hàng, quản lý kho, quản lý đơn hàng, 1.2 Lợi ích hạn chế sử dụng hệ thống quản lý bán hàng - Lợi ích:  Tiết kiệm thời gian, chi phí  Quản lý hiệu nguồn lực  Phù hợp với ngành hàng  Phối hợp linh hoạt phòng ban khác  Cải thiện khả quản lý  Xử lý khối lượng liệu lớn  Nâng cao hiệu kinh doanh 1.2.1 Hạn chế  Khơng thích ứng với thay đổi: Thông thường, phần mềm bán hàng thường lập trình theo khn mẫu, phần mềm quản lý bán hàng cũ, nhà quản lý buộc phải mua cập nhật phiên phần mềm  Tốn thời gian đào tạo nhân viên: Áp dụng phần mềm bán hàng đồng nghĩa với thay đổi hồn tồn thói quen làm việc nhân viên, gặp phải nhiều khó khăn trình độ cơng nghệ thơng tin nhân viên cịn hạn chế, bó buộc tư với lối mịn quản lý thủ cơng,  Có nguy bị ăn cắp liệu: Tính tới thời điểm tại, trường hợp phần mềm bán hàng bị hack ăn cắp liệu xảy Tuy nhiên, điều khơng có nghĩa hồn tồn đảm bảo độ an tồn Doanh nghiệp hạn chế nguy cách lựa chọn mua phần mềm nơi uy tín, đảm bảo chất lượng chuyên gia tin dùng Trường hợp phần mềm quản lý bán hàng bị hack, điều gây hậu nghiêm trọng phần mềm hoạt động, thơng tin bị xóa đánh cắp,… gây thiệt hại nghiêm trọng chi phí  Tốn chi phí mua, cài đặt, nâng cấp sửa chữa: Khác với cơng cụ hỗ trợ miễn phí Excel, Access, phần mềm quản lý bán hàng cần quyền cài đặt nâng cấp, bảo dưỡng định kỳ Hầu hết doanh nghiệp vừa nhỏ sử dụng tính có sẵn phần mềm, đó, chi phí bỏ khơng lớn Tuy nhiên, doanh nghiệp lớn có nhu cầu cao họ buộc phải bỏ khoản tiền lớn để lập trình phần mềm bán hàng với chức đặc biệt hơn.Ngoài ra, trình sử dụng doanh nghiệp cần bỏ khoản phí cho việc sửa chữa phần mềm gặp cố nâng cấp phần mềm q cũ khơng cịn đáp ứng đủ chức  Phần mềm phụ thuộc vào Internet: Để phần mềm quản lý bán hàng hoạt động xuyên suốt báo cáo kịp thời tới nhà quản lý phần mềm phải phụ thuộc vào Internet Để hoạt động cách hiệu chúng cần phải có mạng lưới Internet đủ tốt để truyền tải thơng tin nhanh chóng 1.3 Mơ tả hệ thống Hệ thống quản lý bán hàng hàng loạt công việc người người phụ trách mảng làm làm lại suốt khoảng thời gian dài Cũng mà hệ thống quản lý bán hàng khơng thể không xuất hoạt động mua bán doanh nghiệp Một doanh nghiệp, cơng ty có quy trình gần giống Đều bắt đầu việc nhận đơn hàng từ phía khách hàng, nhận trực tiếp gián tiếp, từ tiếp nhận thơng tin đơn đặt hàng, sản phẩm đặt hàng lưu vào kho đơn đặt hàng tất khách hàng Sau người quản lý hệ thống lên lịch hẹn đàm phán với khách hàng Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng Lên lịch hẹn với khách Gửi báo cáo Gửi báo cáo Xác nhận thông tin đặt hàng sản phẩm Lưu vào kho đặt hàng Xử lý đơn hàng Lên lịch hẹn với khách Đối với đơn đặt hàng đến hẹn nhân viên bán hàng phải người xử lý đơn đó, khơng có người nhận đơn đơn đặt hàng hủy bỏ tạm thời Hệ thống quản lý bán hàng giống phương thức để chủ giám sát hoạt động bán hàng nhân viên xem nhân viên có trung thực hay khơng Sau làm hết việc liên quan đến đơn hàng xử lý đơn hàng người bán hàng người phụ trách phải tổng hợp đầy đủ thông tin gửi lên phòng phụ trách kinh doanh doanh nghiệp Những yêu cầu hệ thông tin: - Tiếp nhận đơn đặt hàng, đặt cọc cho tất đơn sổ lưu - Tiếp nhận hóa đơn bán hàng lưu lại - Làm phiếu bảo hành cho tất mặt hàng lưu vào sổ - Tính tốn tiền bán hàng, tiền nợ - Theo dõi tình trạng hàng hóa kho - In báo cáo hàng ngày - Xem báo cáo theo ngày: Hệ thống báo cáo trực quan biểu đồ giúp chủ shop theo dõi doanh thu, lãi lỗ xác cửa hàng Điểm trừ Sapo phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Sapo lại hỗ trợ chủ yếu bán hàng store, cịn kênh online hỗ trợ Facebook chưa hỗ trợ kênh khác Shopee, Lazada, Zalo, Instagram… Phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS có gói: gói Starup 119.000đ/ tháng cho cửa hàng nhỏ, gói POS 229.000đ/ tháng cho cửa hàng chuyên nghiệp 2.2.3 Suno Suno phần mềm quản lý bán hàng tốt Là phần mềm có cải tiến cung cấp thêm tính tạo đơn hàng online có kết nối với đơn vị vận chuyển để ship hàng Phần mềm Suno giúp người chủ quản lý mặt cửa hàng: từ tính tiền bán hàng, quản lý tồn kho hàng hoá, quản lý thu chi tiền bạc, chăm sóc khách hàng đến phân tích kết kinh doanh dễ dàng Siêu đơn giản, dễ sử dụng kể với người không rành máy tính Giá phần mềm 220.000đ/tháng, miễn phí khởi tạo, khơng chi phí tiềm ẩn, khơng phí phát sinh thêm 2.2.4 iPOS Không hỗ trợ đa ngành nghề, không hỗ trợ kênh kinh doanh online, phần mềm iPOS cung cấp giải pháp quản lý bán hàng phục vụ cho kinh doanh ngành F&B Đến phần mềm iPOS có 15.000 thương hiệu F&B lớn nhỏ tin dùng như: The Coffee House, Cộng cà phê, Dingtea, Royaltea, Toco Toco, Món Huế, Soya Garden, Phần mềm có tính bật như: xử lý nghiệp vụ bán hàng với giao diện phần mềm trực quan, dễ sử dụng; liên kết với máy đọc mã vạch máy in hóa đơn; đa tảng, hoạt động thiết bị di động; báo cáo tài chi tiết, theo thời gian thực;… Điểm cộng phần mềm iPOS khả dễ mở rộng quản lý Phần mềm hỗ trợ quy mô kinh doanh từ nhà hàng nhỏ lẻ đến dạng chuỗi Nếu chủ cửa hàng có ý định kinh doanh lâu dài phát triển mở rộng tương lai, iPOS lựa chọn tối ưu tiết kiệm Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, khách hàng nhận báo giá hệ thống quản lý bán hàng khác Giá bảo trì hệ thống sau bảo hành có nhiều gói khác nhau, từ gói Basic (2 triệu đồng) đến Super PRO (7 11 triệu đồng) với tính chuyên biệt kiểm tra hoạt động phần mềm, nâng cấp tính năng,… 2.2.5 KiotViet KiotViet – Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến với 70.000 cửa hàng sử dụng Nhân viên cửa hàng 15 phút làm quen để bắt đầu bán hàng với KiotViet Giao diện đơn giản, thân thiện, thao tác dễ dàng giúp bạn triển khai cơng việc quản lý nhanh chóng Phần mềm thiết kế phù hợp đến 15 ngành hàng dành cho bán buôn bán lẻ KiotViet cung cấp gói sản phẩm: - Gói hỗ trợ cho hộ kinh doanh nhỏ với giá ưu đãi 160.000đ/ tháng Gói chuyên nghiệp dành cho mơ hình kinh doanh chun nghiệp với giá 240.000đ/ tháng Cả hai gói khơng giới hạn tính lập hóa đơn, quản lý đổi trả hàng, quản lý nhân viên, báo cáo kinh doanh, quản lý thu/ chi/ công nợ (phù hợp với quản lý kho) PHẦN II: MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA MỘT DOANH NGHIỆP 2.1 Giới thiệu viết mơ tả tốn 2.1.1 Giới thiệu Digiworld Công ty CP Thế Giới Số - Digiworld Corporation thành lập 1997, Nhà phân phối thức hãng Acer, HP, Fujitsu, Toshiba, DELL, Lexmark, InFocus với hệ thống kênh phân phối 800 đại lý nước, Digiworld mang đến cho người tiêu dùng hội tiếp cận sản phẩm công nghệ cao, dịch vụ hãng với chất lượng, giá cạnh tranh Liên tục nhiều năm liền, Digiworld trao tặng nhiều giải thưởng uy tín như: “Nhà phân phối có chương trình Marketing xuất sắc khu vực năm 2005” Tập đoàn Lexmark, “Nhà phân phối máy tính xách tay xuất sắc năm 2006” tập đồn Acer, “Doanh nghiệp vừa nhỏ có thương hiệu uy tín năm 2007” UBND TP hội Doanh nhân Tp.HCM trao tặng Xếp thứ “VNR500 – top 500 doanh nghiệp lớn Việt Nam”, ngành CNTT Digiworld Corporation công ty thiết lập điều hành hệ Hệ thống cửa hàng chuyên kinh 12 doanh máy tính xách tay Thế Giới Số – Notebook Professional Shop Việt Nam 2.1.2 Mô tả tốn quản lý xuất nhập hàng cơng ty Quản lý nhập hàng: Khi cơng ty muốn nhập hàng trước hết phải chọn nhà cung cấp thích hợp để làm đối tác Khi nhà cung cấp chọn ghi nhận lại thơng tin nhà cung cấp Sau đó, phận kinh doanh tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhà cung cấp đặt mua hàng Nếu nhà cung cấp đồng ý cung ứng hàng hố tiến hành lập phiếu nhập hàng nhận hàng công ty Mỗi nhập hàng phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng Cuối cùng, phận kinh doanh so sánh hoá đơn chứng từ với lượng hàng nhận về, khớp với đơn hàng xong mà không sai sót tiến hành tốn tiền hàng cho nhà cung cấp Quản lý xuất hàng: Khi có khách hàng đặt mua hàng hệ thống ghi nhận thơng tin khách hàng Sau phận kinh doanh tiến hành giải đơn đặt hàng, đủ điều kiện tiến hành lập phiếu xuất hàng Mỗi lần xuất hàng phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng Sau giải xuất hàng tiến hành thu tiền bán hàng Thống kê báo cáo: lượng hàng hoá nhập về, xuất bán lượng hàng tồn thống kê theo tháng theo yêu cầu ban quản lý Sau gửi thống kê nhập xuất chi tiết tới ban quản lý Tìm kiếm: Bộ phận kinh doanh cần tiến hành hoạt động tìm kiếm như: tìm kiếm phiếu nhập hàng nhà cung cấp yêu cầu, tìm kiếm phiếu xuất hàng, phiếu thu tiền khách hàng yêu cầu, tìm kiếm phiếu chi tiền nhà cung cấp yêu cầu 2.2 Phân tích tốn vẽ biểu đồ 2.2.1 Phân tích tốn Các chức hệ thống: - Quản lý nhập hàng: quản lý thông tin nhập hàng hóa  Thơng tin vào: thơng tin mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp)  Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập - Quản lý xuất hàng: quản lý thông tin liên quan công tác xuất hàng công ty 13  Thông tin vào: thông tin khách hàng u cầu, thơng tin hàng hố, thơng tin kho hàng  Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng - Thống kê: thống kê báo cáo hoạt động giao dịch kinh doanh  Thông tin vào: yêu cầu thống kê  Thông tin ra: báo cáo thống kê - Tìm kiếm: tìm kiếm thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất hàng hố  Thơng tin vào: u cầu tìm kiếm  Thơng tin ra: kết tìm kiếm Đây chức chủ yếu hệ thống thơng tin giao dịch xuất nhập hàng hố Các chức chia nhỏ trình bày sơ đồ phân cấp chức đây, ta hình dung hệ thống cách chi tiết 2.2.2 Biểu đồ phân cấp chức Sơ đồ phân cấp chức thực theo trình tự sau: Bước 1: Xác định động từ gồm: - Quản lý nhập hàng, quản lý xuất hàng, thống kê báo cáo, tìm kiếm - Chọn nhà cung cấp thích hợp, ghi nhận nhà cung cấp mới, lập đơn đặt hàng, lập phiếu nhập hàng, cập nhật danh mục hàng, khớp với đơn hàng về, toán - Ghi nhận khách hàng mới, giải đơn đặt hàng, lập phiếu xuất hàng, giải xuất hàng, cập nhật danh mục hàng, toán - Thống kê hàng nhập, thống kê hàng xuất, thống kê hàng tồn, thống kê nhập xuất chi tiết - Tìm kiếm phiếu nhập hàng, tìm kiếm phiếu xuất hàng, tìm kiếm phiếu thu, tìm kiếm phiếu chi Bước 2: Vẽ biểu đồ phân cấp chức 14 Giải thích chức năng: - Quản lý nhập hàng:  Chọn nhà cung cấp mới: Khi cơng ty muốn nhập hàng trước hết phải chọn nhà cung cấp thích hợp để làm đối tác, tiêu chí chọn nhà cung cấp dựa thông tin nhà cung cấp mặt hàng mà nhà cung cấp có khả cung ứng  Ghi nhận nhà cung cấp mới: Khi nhà cung cấp chọn làm đối tác lưu lại thông tin nhà cung cấp (họ tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, )  Lập đơn đặt hàng: Khi chọn nhà cung cấp làm đối tác phận kinh doanh tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhà cung cấp đặt mua hàng  Lập phiếu nhập hàng: Khi nhà cung cấp thoả thuận cung ứng hàng hố phận kinh doanh tiến hành lập phiếu nhập hàng nhận hàng công ty 15  Cập nhật danh mục hàng: Mỗi nhập hàng tiến hành cập nhật lại danh mục hàng tên mặt hàng (nếu mặt hàng mới), số lượng,…  Khớp với đơn hàng về: Tiến hành so sánh hoá đơn chứng từ với lượng hàng nhận xem đủ số lượng, mặt hàng yêu cầu hay chưa  Thanh toán: Sau khớp với đơn hàng xong mà khơng sai sót bắt đầu lập phiếu toán, tiến hành việc toán tiền hàng cho nhà cung cấp - Quản lý xuất hàng:  Ghi nhận khách hàng mới: Khi có khách hàng đặt mua hàng lưu lại số thơng tin khách hàng (họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, )  Giải đơn đặt hàng: Sau nhận đơn đặt hàng khách hàng phận kinh doanh tiến hành giải đơn đặt hàng, đủ điều kiện chấp nhận bán hàng, ngược lại hẹn lại với khách hàng từ chối bán hàng  Lập phiếu xuất hàng: Dựa vào đơn đặt hàng giải quyết, phận kinh doanh tiến hành lập phiếu xuất hàng  Giải xuất hàng: Lập hoá đơn chứng từ xuất hàng, tiến hành xuất hàng cho khách mua hàng  Cập nhật danh mục hàng: Mỗi lần xuất hàng phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng  Thanh toán: Sau giải xuất hàng bắt đầu lập phiếu tốn, tiến hành thu tiền bán hàng - Thống kê:  Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hoá nhập theo tháng theo yêu cầu ban quản lý  Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hoá xuất bán theo tháng theo yêu cầu ban quản lý  Thống kê hàng tồn: Thống kê lượng hàng hoá tồn kho theo tháng theo yêu cầu ban quản lý - Tìm kiếm:  Tìm kiếm phiếu nhập hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu nhập hàng nhà cung cấp yêu cầu 16  Tìm kiếm phiếu xuất hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu xuất hàng khách hàng yêu cầu  Tìm kiếm phiếu chi: Tiến hành tìm kiếm phiếu chi tiền nhà cung cấp yêu cầu  Tìm kiếm phiếu thu: Tiến hành tìm kiếm phiếu thu tiền khách hàng yêu cầu 2.2.3 Biểu đồ ngữ cảnh Bước 1: Xác định tác nhân ngồi (TNN), luồng thơng tin (LTT) - Tác nhân ngoài: Nhà cung cấp, khách hàng, Ban quản lý - LTT : thông tin hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu trả tiền, thơng báo hóa đơn sai, u cầu tìm kiếm, u cầu thống kê, thơng báo từ chối Bước 2: Vẽ biểu đồ ngữ cảnh 17 2.2.4 Biểu đồ LDL mức đỉnh Bước 1: Liệt kê kho liệu gồm: Danh mục hàng, phiếu nhập – xuất, phiếu thông tin Bước 2: Vẽ biểu đồ: 18 2.2.5 Biểu đồ LDL mức đỉnh a Chức quản lý nhập hàng 19 b Chức quản lý xuất hàng 20 c Chức thống kê 21 22 d Chức tìm kiếm Dưới giao diện bán hàng Digiworld: 23 KẾT LUẬN Hệ thống quản lý xuất nhập hàng công ty Digiworld giúp cho việc quản lý mua bán công ty thực cách thuận tiện nhanh chóng an tồn, góp phần tiết kiệm thời gian giảm bớt cơng việc thủ cơng Cơng ty sử dụng hệ thống thơng tin với nhiều mục đích khác Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin giúp đạt thông hiểu nội bộ, thống hành động, trì sức mạnh công ty, đạt lợi cạnh tranh Với bên ngồi, hệ thống thơng tin giúp nắm bắt nhiều thông tin khách hàng cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại http://digiworld.com.vn/vi/ https://123doc.net/document/6945491 https://voer.edu.vn/m/phan-tich-va-thiet-ke-he-thong/2d05f592 24 25 ... qua chức hệ thống quản lý bán hàng Quản lý tài Quản lý nhà cung cấp Quản lý đơn hàng Quản lý khách hàng Sale Management Systerm Quản lý kho hàng Quản lý nhân viên Quản lý cửa hàng Quản lý hóa đơn... đạt thông tin Hệ thống thông tin quản lý bán hàng giúp cho người dùng đặc biệt doanh nghiệp kiểm sốt, quản lý hàng hóa cách chặt chẽ tất khâu: nhập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản. .. hệ thống thông tin giúp nắm bắt nhiều thông tin khách hàng cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương