Thảo luận hệ thống thông tin quản lý (hệ thống ERP)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI - - BÀI THẢO LUẬN MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Mã lớp HP: H2001eCIT311 GV giảng dạy: Nguyễn Quang Trung Nhóm thực hiện: HÀ NỘI - 2020 BẢNG ĐÁNH GIÁ ĐIỂM ST T Họ tên Mức độ hoàn thành Nguyễn Hải An Đúng thời hạn, tốt Đoàn Phương Anh Đúng thời hạn, tốt Đoàn Thị Kim Anh Đúng thời hạn, tốt Nguyễn Mai Anh (Nhóm Đúng thời hạn, tốt trưởng) Nguyễn Thị Hồng Anh Đúng thời hạn Nguyễn Thị Ngọc Anh Không tham gia Phạm Thị Ngọc Anh Đúng thời hạn, tốt Bùi Thị Ngọc Ánh Đúng thời hạn, tốt Nguyễn Ngọc Ánh Đúng thời hạn, tốt 10 Nguyễn Thị Ngọc Ánh (Thư kí) Đúng thời hạn, tốt Đánh giá nhóm trưởng Thư kí Nhóm trưởng (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) MỤC LỤC Đánh giá thầy giáo I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG ERP Khái niệm, thành phần hệ thống ERP - ERP viết tắt Enterprise Resource Planning hiểu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Hiểu đơn giản hệ thống ERP phần mềm thống nhất, đa chức liên kết hoạt động doanh nghiệp, từ lập kế hoạch, thống kê, kiểm soát đến việc hỗ trợ đưa báo cáo phân tích chuyên sâu, giúp cho nhà điều hành phận tác nghiệp hiệu Điểm phân biệt việc ứng dụng ERP so với việc cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho, ) tính tích hợp ERP giúp theo dõi , quản lý thông suốt, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước thay đổi liên tục môi trường bên - Các thành phần hệ thống ERP: Kế tốn, tài chính: sổ nhật ký chung, tài sản cố định, khoản phải trả, quản lý tiền mặt, đối chiếu sổ sách Kế toán quản trị: quản lý ngân sách, quản lý chi phí, quản lý hoạt động phát sinh chi phí Quản lý nguồn nhân lực: tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, chế độ nghỉ hưu thai sản, quản lý linh hoạt Sản xuất: kỹ thuật, hóa đơn nguyên vật liệu, lệnh làm việc, quản lý quy trình, kiểm sốt chất lượng, q trình sản xuất nói chung, quản lý vịng đời sản phẩm Quy trình đặt hàng: hàng tồn kho, kho vận, phân tích báo cáo bán hàng, mua hàng, hoa hồng bán hàng Quản lý chuỗi cung ứng: kế hoạch chuỗi cung ứng, cấu hình sản phẩm, mua hàng, hàng tồn kho Quản lý dự án: kế hoạch dự án, kế hoạch nguồn lực, chi phí dự án, thời gian chi phí - Sơ đồ mơ hình ERP khái qt: FRM FINANCE RESOUREMANAGEMENT MRP SCM MANUFACTURING RESOURCE SUPPLY CHAIN MANAGEMENT PLANNING ERP SYSTEM CRM CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT HRM HUMAN RESOURCE MANAGEMENT Các điều kiện để triển khai thành cơng hệ thống ERP Để vận hành phần mềm ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai hệ thống tất phận phòng ban, thay đổi gần hồn tồn phương thức hoạt động tổ chức Đây thách thức không nhỏ doanh nghiệp.Vậy đâu chìa khóa để triển khai dự án ERP thành công? 2.1 Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu phạm vi nghiệp vụ cần triển khai Chủ doanh nghiệp nhà điều hành cần nhận định rõ khó khăn doanh nghiệp thời điểm thách thức phát triển cạnh tranh đến năm tới, từ xác định nhu cầu đầu tư hệ thống ERP xác định phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai, để phù hợp với với lộ trình phát triển doanh nghiệp khả tiếp nhận vận hành đội ngũ nhân 2.2 Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp Doanh nghiệp nên tìm đối tác có kinh nghiệm triển khai ERP thành cơng doanh nghiệp lĩnh vực với quy mô lớn cơng ty Đối tác cần hiểu rõ ngành nghề, quy định kế tốn Việt Nam văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp thảo luận trình xây dựng, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối hỗ trợ hệ thống vận hành thức 2.3 Số lượng nhân tham gia dự án Lãnh đạo cao doanh nghiệp giám đốc khối chức tham gia dự án nhiều tỷ lệ thành cơng cao Giám đốc dự án: Thông thường tổng, phó tổng giám đốc chiến lược Đây người đưa định quan trọng giai đoạn dự án BPO (Business Process Owner): Thông thường giám đốc phận, người tham gia để xét duyệt quy trình vận hành hệ thống ERP phân công nguồn lực để triển khai quy trình thống nhất, đảm bảo vận hành hệ thống ERP quy trình bên thay đổi, chuyển đổi phù hợp với vận hành hệ thống ERP Quản trị dự án: Thơng thường giám đốc tài chính, giám đốc công nghệ thông tin quản trị dự án có kinh nghiệm triển khai ERP, người có khả kết nối phối hợp với phận để thực triển khai dự án Người dùng (Key – Users): Là người nắm rõ quy trình nghiệp vụ phân hệ phụ trách, chuẩn hóa chuyển đổi master data, chạy thử nghiệm hệ thống chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho người dùng cuối (End-Users) 2.4 Cần phải tuân thủ quy trình triển khai quy trình chuẩn Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu nguồn lực giảm thiểu rủi ro triển khai ERP doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình của nhà cung cấp phần mềm ERP Quy trình triển khai nhà cung cấp xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm triển khai thành cơng cho hàng ngàn doanh nghiệp giới Vì vậy, doanh nghiệp muốn triển khai thành cơng phải tuyệt đối tuân thủ quy trình Đây điều kiện tiên để triển khai thành cơng dự án ERP Khi doanh nghiệp mua hệ thống ERP mua quy trình tích hợp kinh nghiệm quản lý tiên tiến nhà cung cấp Vì vậy, doanh nghiệp phải khai thác ứng dụng quy trình chuẩn hệ thống Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất, kinh doanh muốn mở rộng quy mơ phải ứng dụng quy trình chuẩn để thống tiêu quản trị điều hành tồn cơng ty, nhà máy chi nhánh sản xuất 2.5 Đào tạo chuyển đổi hệ thống Việc đào tạo nên theo dụng phương pháp “train the trainer”, nghĩa đối tác triển khai đào tạo cho đội ngũ Key Users doanh nghiệp để thực thành thạo hệ thống nhận bàn giao hệ thống, sau đội ngũ đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users) toàn nhân công ty Phương pháp train the trainer giúp cho người dùng (Key Users) kiểm sốt tốt hệ thống làm chủ hệ thống đưa vào vận hành thức, người dùng đào tạo hướng dẫn cho người có thay đổi bổ sung nhân Việc chuyển đổi hệ thống quan trọng, liệu danh mục số dư đầu kỳ chuyển đổi vào hệ thống để vận hành thức hệ thống Để chuyển đổi liệu thành công đảm bảo tính xác, phải có lần chuyển trước đưa hệ thống vào vận hành thức Sau hồn tất q trình chuyển đổi, vận hành hệ thống Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu kiểm soát hệ thống ERP, kiểm soát công việc hàng ngày phần mềm ERP, tất chứng từ báo cáo in từ hệ thống ERP để kiểm sốt, ln chuyển lưu trữ chứng từ Hệ thống ERP phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào? 3.1 Doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại phần mềm khác phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm kế toán Với doanh nghiệp 500 nhân ERP, chắn doanh nghiệp sử dụng số phần mềm phần mềm nhân – chấm công, phần mềm kế tốn, phần mềm bán hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng… Việc khiến bạn cảm thấy tiện lợi thời Vì chi phí phần mềm nhỏ rẻ, doanh nghiệp bạn chi trả Và chúng giải vấn đề gặp phải riêng phận Khi phần mềm chạy song hành với nhau, điều quan trọng chúng không tạo liên kết phịng ban, dẫn đến chồng chéo q trình xử lý liệu biết doanh số bán hàng liên quan chặt chẽ tới phần mềm kế tốn, hay tình trạng bán hàng liên quan trực tiếp đến hoạt động nhập – xuất kho – dự trữ hàng hoạt động kế toán… Đồng thời, xem báo cáo hoạt động kinh doanh, nhà quản trị xem báo cáo phận, cầm thêm nhân để tổng hợp báo cáo phận thành báo cáo thống 3.2 Doanh nghiệp tốn nhiều thời gian cho trình tổng hợp thơng tin, báo cáo Dù bạn có người xuất sắc, việc tìm câu trả lời tiêu tốn bạn khoảng thời gian dài Đặc biệt câu hỏi cần nguồn thông tin nhiều phận, chắn bạn phải đợi để có báo cáo từ phòng ban Là người làm kinh doanh, bạn hẳn biết rõ tốc độ tìm kiếm, tổng hợp thơng tin ảnh hưởng đến việc đưa định Với hệ thống phần mềm quản trị ERP, bạn có nhìn tồn diện hoạt động kinh doanh thời điểm nào, đâu với laptop Điều giúp bạn hạn chế số họp Thay thời gian tổng hợp báo cáo, nhân viên bạn sử dụng chúng để tương tác với khách hàng, tìm kiếm nguồn đầu tư mới, nghĩ ý tưởng cho chiến dịch Marketing tới,….Việc giúp người hồn thành công việc tốt hơn, thúc đẩy doanh nghiệp bạn tiến nhanh 3.3 Doanh nghiệp gặp khó khăn việc hạch toán kế toán Tương tự với báo cáo tài – việc hạch tốn kế toán tiêu tốn bạn nhiều thời gian để điều chỉnh, đồng số liệu hệ thống thơng qua vơ số bảng tính, doanh nghiệp bạn nên tìm đến giải pháp phần mềm quản trị ERP, giải phóng nhân viên kế tốn khỏi cơng việc thủ công, đảm bảo hiệu công việc 3.4 Các doanh nghiệp tương tác với khách hàng hiệu Khi công ty ngày phát triển, vấn đề đau đầu họ quản lý hàng tồn kho Khi hàng tồn kho sai lệch, nhân viên chăm sóc khách hàng bán hàng cung cấp thơng tin sai lệch cho khách hàng, từ đó, làm uy tín doanh nghiệp Với hệ thống ERP, nhân viên phận có quyền truy cập thơng tin cập nhật, trả lời nhanh chóng câu hỏi khách hàng đặt ra, đồng thời liệu hệ thống đảm bảo độ xác, hạn chế tối đa sai số Bài tốn khó doanh nghiệp giải triệt để với phần mềm quản trị ERP 3.5 Các doanh nghiệp gặp khó khăn việc quản lý công nghệ thông tin Một nhược điểm lớn việc sử dụng nhiều phần mềm doanh nghiệp việc quản lý CNTT trở nên khó khăn Việc tùy chỉnh phần mềm, cập nhật, trì tích hợp chúng, vá lỗi, nâng cấp phức tạp, tốn nhiều thời gian tài nguyên Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm cũ, vá lỗi tích hợp, chúng khơng tiêu tốn bạn nhiều thời gian, tiền bạc mà cịn dễ dàng đánh liệu mà nhân viên bạn nhiều thời gian thống kê tổng hợp lại Thay nhiều phần mềm lỗi thời, phức tạp, hiệu quả, phần mềm quản trị ERP cung cấp cho doanh nghiệp tảng xuyên suốt, ổn định, vận hành nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu thường xuyên thay đổi doanh nghiệp Thực trạng áp dụng hệ thống doanh nghiệp Việt Nam 4.1 Thực trạng hoạt động áp dụng ERP Việt Nam Nhờ sức ảnh hưởng cách mạng cơng nghệ 4.0, tình hình ứng dụng ERP phát triển Việt Nam: ngày nhiều doanh nghiệp ngành nghề khác ứng dụng hệ thống vào công tác quản lý, đặc biệt có cạnh tranh gay gắt giải pháp nước Ban đầu, số doanh nghiệp thường tập đoàn lớn áp dụng ERP, sau cơng ty khác dần nhận lợi ích “theo đuôi” để áp dụng chưa áp dụng mà quan sát cân nhắc có nên triển khai hay không Nhận thức xu hướng ứng dụng ERP theo ngành ngày thể rõ nét Nhiều doanh nghiệp áp dụng ERP ngành đồ uống như: tập đồn Vinamilk, cơng ty bia Huế, ngành bánh kẹo Kinh Đô, Bibica, ; ngành dệt may như: công ty May 10, công ty may Tiền Tiến, ; ngành bán lẻ như: Thế giới di động, Trần Anh, Số lượng doanh nghiệp ngành ứng dụng nhiều cạnh tranh lớn tạo điều kiện cho ERP phát triển Tuy nhiên doanh nghiệp Việt Nam lúng túng việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với điều kiện Hệ thiếu thơng tin hệ thống ERP, lực tư vấn yếu nhiều nhà cung cấp đặt mục tiêu bán giải pháp, thu tiền đặt cọc lên việc hoàn tất triển khai dự án nghĩa Tại thời điểm này, lựa chọn doanh nghiệp chủ yếu dựa vào ba yếu tố: tên tuổi giải pháp, hai tên tuổi đơn vị triển khai giải pháp, ba sách báo, tạp chí ERP Một số doanh nghiệp lớn tìm đến đơn vị tư vấn độc lập công ty Vinamilk, công ty phát triển nhà Thủ Đức thuê KPMG, REE chọn đối tác tư vấn cơng ty E&Y … Các đơn vị tư vấn hiểu rõ nghiệp vụ, quy trình sản xuất hiểu rõ giải pháp ERP với khả phân tích, đánh giá thực trạng doanh nghiệp nhanh chóng đưa yêu cầu gói giải pháp phù hợp Các cơng ty cung cấp triển khai ERP Việt Nam nhiều thực công việc đơn vị tư vấn Trong trường hợp nhà triển khai đủ mạnh, đội ngũ giỏi giàu kinh nghiệm, kết hợp với đội ngũ phía doanh nghiệp ứng dụng động tâm, triển khai thành cơng dự án ERP mà không cần tới bên tư vấn độc lập 4.2 Đánh giá thực trạng áp dụng ERP Việt Nam 4.2.1 Những kết đạt Việc ứng dụng công nghệ thông tin cụ thể hệ thống ERP vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp quan tâm phát triển hết mà doanh nghiệp nước xuất ngày nhiều thị trường Việt Nam Các quan Nhà nước Chính phủ ban hành sách liên quan đến lĩnh vực cơng nghệ thông tin tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trình tiếp cận, xây dựng tảng cơng nghệ thơng tin cho Vì vậy, thị trường Việt Nam có nhiều doanh nghiệp áp dụng thành cơng hệ thống ERP vào q trình hoạt động sản xuất phát triển, đem lại lợi ích cơng việc như: quản lý thơng tin tốt thơng qua hệ thống tự động hóa, quy trình làm việc cải thiện, tinh giản hóa quy trình, tích hợp mơ – đun, tính đơn giản kế tốn doanh nghiệp, bảo mật thơng tin, loại bỏ dư thừa, cung cấp nhìn tổng thể, Cụ thể, FPT công ty cổ phần, quản lý theo mơ hình tập đồn – người tiên phong cho công áp dụng ERP vào quản lý doanh nghiệp Tại FPT, ERP giúp cải thiện nhiều q trình kiểm sốt tài hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng xác đơn hàng số liệu hạch toán Quan trọng ERP hỗ trợ nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh định Việc áp dụng ERP thực tế có tác động sâu rộng tới máy điều hành đơn vị tác nghiệp FPT ERP làm thay đổi cách thức tác nghiệp, QL, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành định tất cấp công ty Điểm cuối liên quan đến thành cơng ERP vấn đề chọn đối tác DN trạng thái phát triển để ERP đồng hành với DN giải pháp lựa chọn cần nhận cam kết hỗ trợ lâu dài luôn cập nhật theo chuẩn giới nhà cung cấp Ngoài ra,Vinamilk nhận bàn giao hệ thống ERP lớn Việt Nam Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm phân hệ tài - kế toán, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động (Business Intelligence – BI, đưa vào sử dụng thức từ 1/1/2007 Sau tháng vận hành ERP tồn cơng ty, Vinamilk sơ kết luận hiệu ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực chặt chẽ, tránh rủi ro cơng tác kế tốn; với phân cấp, phân quyền rõ ràng, cơng tác tài - kế toán thuận lợi nhiều so với trước Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng sản xuất công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; bán hàng phân phối có nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; chức theo dõi tiến hành theo thời gian thực Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Đặc biệt, câu chuyện phát triển Thế giới di động từ sơ khai đến trở thành đại gia bán lẻ hàng đầu với hệ thống ERP vô tối giản Từ mở đến cửa hàng thứ hai, Thế Giới Di Động bắt đầu tự phát triển cơng nghệ cho riêng định giúp cơng ty có hệ thống ERP, vũ khí sắc bén đưa Thế Giới Di Động trở thành chuỗi bán lẻ hàng đầu thị trường Từ Thế Giới Di Động bắt đầu xây dựng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) nhằm quản lý, nắm bắt yếu tố doanh thu, hàng tồn kho, giúp lãnh đạo doanh nghiệp ngồi từ xa nắm tình hình sở kinh doanh Khi hệ thống lớn dần lên, số cửa hàng, số sản phẩm bán ra, số lượng nhân viên tăng vọt, Thế Giới Di Động lại tiếp tìm lời giải trở thành hệ thống đồ sộ 4.2.2 Vấn đề tồn Mặc dù sức mạnh ERP doanh nghiệp ngoại phủ nhận, với doanh nghiệp nội địa, việc có tận dụng tối đa sức mạnh đến từ giải pháp quản trị doanh nghiệp hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tiêu biểu người, đặc biệt người lãnh đạo Thay đổi thói quen cố hữu: Người Việt trước vốn quen thuộc với cụm từ phần mềm kế toán doanh nghiệp, tiếp cận ERP cảm thấy hệ thống khó sử dụng Đặc biệt phận phản hồi tiêu cực nhiều đặc biệt phận kế tốn doanh nghiệp Ngun nhân chủ doanh nghiệp, người tiếp cận với hệ thống, hiểu rõ mục đích sử dụng hệ thống chưa truyền đạt tất ý nghĩa khác biệt hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP so với phần mềm kế tốn thơng thường Tại doanh nghiệp vừa nhỏ thường xuất phát từ mơ hình kinh doanh nhỏ lẻ theo cách truyền thống,chính lãnh đạo có tầm nhìn xa việc sử dụng hệ thống ERP Thêm vào đó, đa số doanh nghiệp Việt Nam quen với cách quản lý 10 thủ cơng theo quy trình cục chủ yếu theo tư người quản trị, chưa quen với quy trình chuẩn Vì vậy, việc thay đổi, chuyển sang hệ thống hoàn toàn khiến người dùng hốt hoảng Đây thực tế chung doanh nghiệp định thay đổi tổ chức lại hệ thống ERP Giá đắt đỏ phần mềm: Mặc dù mắt thấy tai nghe thành công nhiều doanh nghiệp nội ngoại triển khai thành công ERP doanh nghiệp dè dặt tiếp cận ERP Bởi lẽ hệ thống ERP thành công giới có giá đắt đỏ Số tiền đầu tư ERP nhiều chạm ngưỡng vốn điều lệ doanh nghiệp Điều khiến nhiều chủ doanh nghiệp nao núng Thường doanh nghiệp Việt gặp phải tình trạng khơng muốn đánh đổi, bỏ chi phí mong muốn nhận lại tùy chỉnh sát với doanh nghiệp Điều hồn tồn khơng khả thi 4.2.3 Đề xuất trì hệ thống Thứ nhất, hạn chế việc áp dụng hệ thống ERP vào hoạt động quản lý vận hành công ty phần lớn người nên việc cần làm cải thiện tư nhìn họ ý nghĩa lợi ích việc sử dụng hệ thống Đầu tiên, chủ doanh nghiệp cần cầu nối đơn vị cung ứng đội ngũ nhân viên doanh nghiệp, giải thích rõ lợi ích triển khai ERP, lý doanh nghiệp lại chọn đưa ERP vào áp dụng Thơng qua việc thấu hiểu mục đích, thơng điệp ban lãnh đạo, người dùng chuẩn bị sẵn tâm lý sẵn sàng bước vào vận hành hệ thống Đội ngũ nhân viên có trình độ chun mơn cao, am hiểu cơng nghệ thơng tin để vận hành hệ thống cách linh hoạt trước thách thức Thứ hai, chi phí cần cho việc áp dụng hệ thống ERP cao nên hầu hết doanh nghiệp vừa nhỏ khơng có đủ nguồn lực để áp dụng nên cần có biện pháp hỗ trợ, tư vấn từ công ty tư vấn đặc biệt KPMG Bên cạnh đó, nhà nước cần có biện pháp khuyến khích, hỗ trợ vốn buổi trao đổi kinh nghiệm sử dụng công nghệ thông tin quản lý doanh nghiệp lớn nhỏ, nước để tạo bước đà cho phát triển Thứ ba, phía nội doanh nghiệp, để hệ thống ERP đạt hiệu cần triển khai giải pháp hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp, tạo liên kết phân bổ nhiệm vụ rõ ràng Ban đạo sơ cấp nhân kịp thời hợp lý Nhiệm vụ ban đạo thiết kế chiến lược chung cho phát triển ERP, đề yêu cầu cho hệ thống Bộ phận nhân cần bao gồm vị trí sau: Về phía khách hàng: cần người làm chủ nhiệm/ quản trị dự án Về phía nhà triển khai: cần người giữ vai trị tư vấn phụ trách triển khai dự án, đảm bảo tiến độ hạn Tư vấn quản lý để giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp 11 Tư vấn hệ thống chuyên gia hệ thống ERP có chun mơn cao Tư vấn kỹ thuật nhân viên tin học túy Người dùng hạt giống người phòng ban trực tiếp sử dụng hệ thống, làm việc với nhà triển khai Thuận lợi khó khăn áp dụng ERP 5.1 Thuận lợi Tại ERP lại giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả? Chắc chắn ERP mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Dưới tổng hợp đầy đủ lợi ích phần mềm ERP với doanh nghiệp: Giúp truy cập thông tin nhanh chóng, xác, an tồn ổn định Chuẩn hóa quy trình làm việc: Việc ứng dụng giải pháp ERP góp phần chuẩn hóa quy trình hoạt động doanh nghiệp Bạn có biết, cơng ty lớn ln mong muốn có quy trình tiệm cận với hồn chỉnh nhất, xảy sai sót khâu, liệu đồng xác, số liệu kế tốn chuẩn hóa… Tiết kiệm chi phí: Việc sử dụng tích hợp ERP thay cho nhiều phần mềm rời rạc giúp giảm thiểu chi phí, thời gian triển khai Bên cạnh đó, việc sử dụng tập trung hệ thống giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu người dùng, đồng thời xảy sai sót liệu có tính kế thừa liên kết nhau, kiểm sốt chặt chẽ quy trình thuật tốn sẵn có tích hợp hệ thống ERP Do liệu ghi nhận cập nhật theo thời gian thực nên ERP giải tốt tốn bảo mật, tập trung độ xác kịp thời liệu thời điểm xác định Tăng hiệu suất làm việc: ERP giải pháp cho phép doanh nghiệp vận hành sản xuất kinh doanh hiệu sử dụng nhân lực Việc áp dụng phần mềm giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trả lương cho nhân viên thời điểm doanh nghiệp khó khăn giúp cho doanh nghiệp khơi phục lại hoạt động doanh nghiệp Quản trị thông tin hiệu quả: Giải pháp phần mềm ERP giải pháp phần mềm đời giúp hỗ trợ cho công tác quản trị tổ chức, doanh nghiệp Chức ERP tích hợp cơng việc, thơng tin tất phịng ban, chức tổ chức, công ty hệ thống máy tính để dễ dàng theo dõi Từ đó, giúp cho nhà quản lý quản trị thông tin doanh nghiệp cách hiệu Thúc đẩy doanh nghiệp tăng trưởng mạnh: Sức khỏe doanh nghiệp hồn tồn nằm tay bạn thơng qua số thống kê xác như: Năng suất làm việc, tỷ lệ sản xuất sản phẩm, công suất nhà máy, tình hình nhân sự, số liệu tài kế toán Giúp bạn dự báo kế hoạch sản xuất dựa tình hình thực tế, góp phần định phù hợp hiệu 12 5.2 Khó khăn Khơng phải doanh nghiệp triển khai hay áp dụng ERP vì: Chi phí phần mềm lớn: Chi phí mà doanh nghiệp cần trả áp dụng giải pháp ERP thách thức số doanh nghiệp nhỏ vừa chưa phát triển hoạt động kinh doanh không ổn định Ngồi chi phí cho tư vấn, triển khai phần mềm doanh nghiệp cịn phải trả khoản tiền quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm Vì tổng chi phí bỏ doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP lên cao Còn doanh nghiệp lớn việc áp dụng phần mềm ERP khơng xác khiến cho doanh nghiệp tổn thất lớn gây ngưng trệ, giảm lợi nhuận doanh nghiệp Do đó, ERP coi giải pháp dài hạn, mang tính chiến lược có tầm nhìn xa Doanh nghiệp đơn vị triển khai ERP không thống nhất: Trong q trình triển khai giải pháp ERP, có nhiều vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thay đổi, điều cần hai bên thông báo xác kịp thời cho nhau, để đảm bảo hai bên biết họ đã, đang, làm Bởi nhà cung cấp ERP khơng thực hiểu khách hàng cần dẫn đến việc thiết kế cấu hình ERP khơng phù hợp với mơ hình doanh nghiệp Cũng nhà lãnh đạo doanh nghiệp khơng hồn tồn tin tưởng nhà cung cấp, khơng muốn tiết lộ “bí kinh doanh”, dẫn tới đưa không đầy đủ thơng tin mơ hình hoạt động doanh nghiệp Điều gây tình trạng hệ thống ERP khơng hồn chỉnh tương thích hồn tồn với nhu cầu doanh nghiệp Trình độ nhân từ cấp quản lý cấp chưa đáp ứng được: Năng lực nhân cơng khơng đồng đều, quy trình sản xuất chưa chuẩn hóa, gây khó khăn cho trình áp dụng ERP Quy trình doanh nghiệp cịn lạc hậu, nhiều cơng đoạn khiến việc áp dụng ERP vào doanh nghiệp hoạt động hết lực, nhiều trường hợp sau áp dụng dừng lại mức độ kiểm sốt Nói tóm lại triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp ln địi hỏi dành nhiều thời gian, công sức đầu tư vốn Do đó, trước định áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty cần nhận định rõ ràng khó khăn thuận lợi giải pháp ERP II Giải pháp hoạch định nguồn lực ERP doanh nghiệp Thế Giới Di Động Giới thiệu khái quát Thế Giới Di Động 1.1 Q trình hình thành Cơng ty TNHH Thế Giới Di Động (Mobile World Co Ltd) thành lập vào tháng 03/2004 thành viên đồng sáng lập Trần Lê Quân, Nguyễn Đức Tài, Đinh Anh Huân, Điêu Chính Hải Triều Trần Huy Thanh Tùng, lĩnh vực hoạt động 13 cơng ty bao gồm: mua bán sửa chữa thiết bị liên quan đến điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số lĩnh vực liên quan đến thương mại điện tử Công ty xây dựng phong cách tư vấn bán hàng đặc biệt nhờ vào đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp trang web www.thegioididong.com hỗ trợ Hiện nay, số lượng điện thoại bán trung bình thegioididong.com khoảng 300.000 máy/tháng chiếm khoảng 15% thị phần điện thoại hãng nước Trung bình tháng bán 10.000 laptop trở thành Nhà bán lẻ bán số lượng laptop lớn nước Việc bán hàng qua mạng giao hàng tận nhà phạm vi toàn quốc triển khai từ đầu năm 2007, lượng khách hàng mua laptop thông qua website www.thegioididong.com tổng đài 1900.561.292 tăng lên đáng kể, trung bình 5.000 - 6.000 đơn hàng tháng www.thegioididong.com website thương mại điện tử lớn Việt Nam với số lượng truy cập 1.200.000 lượt ngày, cung cấp thơng tin chi tiết giá cả, tính kĩ thuật 500 model điện thoại 200 model laptop tất nhãn hiệu thức Việt Nam Thegioididong.com nhận nhiều giải thưởng người tiêu dùng đối tác bình chọn nhiều năm liền Một số giải thưởng tiêu biểu: - Top 500 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á - Thái Bình Dương 2010 - Top nhà bán phát triển nhanh Châu Á - Thái Bình Dương 2010 - Top 500 Fast VietNam 2010 (Thegioididong.com nằm top 4) - Nhà bán lẻ tín nhiệm năm liên tiếp 2007, 2008, 2009, 2010 (Vietnam Mobile Awards) - Nhà bán lẻ điện thoại di động có đa dạng mặt hàng - Nhà bán lẻ ĐTDĐ chăm sóc hỗ trợ khách hàng tốt - Giải thưởng thương hiệu tiếng Việt Nam năm 2008 theo nhận biết người tiêu dùng Phòng thương mại công nghiệp Việt Nam cấp - Giải thưởng nhà bán lẻ năm báo PCWorld Việt Nam tổ chức - Các khen, chứng nhận quan quyền trao tặng 14 1.2.Q trình phát triển Tháng 3/2004: Ra định thành lập công ty Sau tháng thành lập, công ty mắt website www.thegioimobi.com cửa hàng nhỏ đường Hoàng Văn Thụ, Lê Lai, CMT8 (Tp.HCM).Tháng 10/2004, ban giám đốc công ty định khai trương siêu thị 89A, Nguyễn Đình Chiểu, Tp.HCM với tên gọi ban đầu www.thegioididong.com Tháng 1/2005 siêu thị thứ www.thegioididong.com mắt số 330 Cộng Hòa (TPHCM) Tháng 1/2006, siêu thị thứ khai trương 26 Phan Đăng Lưu tháng sau lại thêm cửa hàng đời 182A, Nguyễn Thị Minh Khai Giai đoạn 2007 - 2009 giai đoạn thegioididong.com mở rộng TPHCM, Đà Nẵng Hà Nội.Đến cuối năm 2009, thegioididong.com có tổng cộng 38 siêu thị với 19 siêu thị TPHCM, siêu thị Hà Nội, siêu thị Đà Nẵng 12 siêu thị khác tỉnh Đồng Nai, Long An, Bình Dương, Cà Mau,…2007 năm Công ty TNHH Thế Giới Di Động chuyển đổi sang Công ty Cổ phần để mở rộng hội phát triển Từ năm 2010 tới 2011 đánh dấu bước phát triển vượt bậc với đời liên tiếp siêu thị thegioididong.com Một kiện có ý nghĩa quan trọng vào cuối năm 2010 mắt thành viên khác thuộc thegioididong.com - Hệ thống bán lẻ điện máy tồn quốc - dienmayxanh.com Tính đến tháng 6/2012, dienmayxanh.com có 12 siêu thị tỉnh thành nước tiếp tục mở rộng để phục vụ khách hàng nước.Đến nay, thegioididong.com có 220 siêu thị phủ sóng khắp 63/63 tỉnh thành nước 1.3.Đội ngũ nhân Hội Đồng Quản Trị Đại hội đồng cổ đơng tín nhiệm bầu Hội đồng quản trị quan quản trị toàn hoạt động công ty, chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh nhiệm kỳ mình.Ban Giám đốc chịu trách nhiệm mặt hoạt động công ty trước Hội đồng Quản trị pháp luật hành, định chủ trương, sách, mục tiêu chiến lược cơng ty, đồng thời giám sát kiểm tra tất hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư cơng ty Gồm có khối hoạt động độc lập với nhau, với đội ngũ nhân viên phần lớn trình độ cao đẳng, đại học số sau đại học: - Phịng kiểm sốt nội - Khối tài - Khối hành nhân - Khối Công nghệ thông tin 15 - Khối Kinh doanh - Tiếp thị Thực trạng áp dụng hệ ERP doanh nghiệp Thời sơ khai dùng Excel Thế Giới Di Động mở cửa hàng vào năm 2004 Khi đó, ơng Nguyễn Đức Tài cộng chưa có cơng nghệ tay, dùng phần mềm Excel để quản lý Đến cuối năm 2005, mở cửa hàng thứ hai, nhu cầu quản lý từ xa bắt đầu phát sinh lẽ Excel đáp ứng Từ Thế Giới Di Động bắt đầu xây dựng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) nhằm quản lý, nắm bắt yếu tố doanh thu, hàng tồn kho, giúp lãnh đạo doanh nghiệp ngồi từ xa nắm tình hình sở kinh doanh Khi hệ thống lớn dần lên, số cửa hàng, số sản phẩm bán ra, số lượng nhân viên tăng vọt, Thế Giới Di Động lại tiếp tục phát sinh vấn đề chia ca cho nhân viên Trước đó, việc chia ca thực Excel, khiến người làm bị tải Không vậy, thân Excel lên tới hàng chục nghìn dịng dễ bị "đơ" Vì vậy, Thế Giới Di Động lại tiếp tục dạy phần mềm cách chia ca Dần dần, có nhu cầu phát sinh, hệ thống ERP Thế Giới Di Động lại tìm lời giải trở thành hệ thống đồ sộ Khách hàng số Triết lý kinh doanh Thế Giới Di Động đặt khách hàng vị trí số 1, tất yếu tố khác nhân viên, đối tác, nhà cung cấp phải xếp sau Vì vậy, hệ thống công nghệ hướng tới phục vụ khách hàng Đối với quản lý bán hàng, thông thường cửa hàng nói chung quy hết mối, tức có khu trung tâm để nhận đơn hàng, nhập hệ thống, in phiếu, thu tiền, viết hóa đơn Điều khiến khách hàng phải đợi lâu vào cao điểm Ở Thế Giới Di Động, quy trình khác Cụ thể, nhân viên tư vấn dùng smartphone để biết thơng tin sản phẩm đó, bao gồm tính năng, khuyến chi tiết để tư vấn cho khách hàng hiệu Sau tư vấn xong nhân viên người làm đơn hàng trực tiếp cho khách hàng, giảm nhiều thời gian quầy thu ngân Bởi Thế Giới Di Động gần khơng có người phải đợi Bên cạnh đó, điểm lợi cách quản lý bán hàng tính doanh số tính thưởng cho nhân viên Mỗi điện thoại bán liên quan đến nhiều người, người bán trực tiếp, thu ngân, quản lý cửa hàng, tổng quản lý nhiều siêu thị… Việc xác định người tiền thông thường phức tạp, hệ thống ERP Thế Giới Di Động tính lương theo ngày Điều giúp nhân viên theo dõi thu nhập xem người xung quanh bán giỏi để học tập Ngay website mình, Thế Giới Di Động cho thấy công ty trọng tới trải nghiệm khách hàng, giảm thời gian để tải website xuống thấp Đáng nói website Thế Giới Di Động không dùng công nghệ cao 16 siêu, mà dựa tảng Thay vào đó, website tối ưu hóa từ thứ nhỏ nhất, khiến trang web bán hàng với nhiều hình ảnh Thegioididong.com có tổng dung lượng tải trang chủ khoảng 1,2mb thời gian tải khoảng 0,6-0,7 giây So sánh với trang thương mại điện tử lớn khác thị trường, thời gian để tải trang phổ biến khoảng 2-5 giây Nhân viên không cần phải giỏi Sau phục vụ khách hàng, công nghệ Thế Giới Di Động phục vụ tới nhân viên Chẳng hạn, việc thay đổi bảng giá chuỗi bán lẻ khác thường thực thủ công, Thế Giới Di Động, công nghệ giúp việc thay giá thực tự động Hệ thống làm giá, khuyến đến siêu thị hay đích danh điện thoại thay đổi giá giá chuyển đến hệ thống đèn LED hiển thị cửa hàng Nhờ đó, nhân viên cửa hàng hồn tồn chuyên tâm chăm sóc khách hàng Trong quản trị, lãnh đạo Thế Giới Di Động cho biết, cửa vào cửa hàng Thế Giới Di Động gắn mắt thần để đếm số người qua Điều giúp lãnh đạo công ty biết số liệu chi tiết cửa hàng, có người vào cửa hàng số người mua hàng Tỷ lệ cao có nghĩa cửa hàng hoạt động tốt cịn tỷ lệ thấp tức cửa hàng có vấn đề Từ đó, cửa hàng làm hài lòng khách hàng cử người xuống nghiên cứu tìm hiểu ngun nhân Cơng nghệ giúp nhân viên kế toán Thế Giới Di Động giảm tải, việc tính lương cho 30.000 nhân viên cần vỏn vẹn người thực Bên cạnh đó, với cơng ty phát sinh trăm nghìn hóa đơn ngày, việc lưu trữ giấy khó khăn quản lý 10 năm lại khó Vì vậy, Nhà nước cho phép, Thế Giới Di Động ba công ty Việt Nam áp dụng hóa đơn điện tử Đối với tuyển dụng Thế Giới Di Động có hệ thống quản trị nhân lực online tuyển dụng vấn thông minh để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng cho hàng chục siêu thị tháng Giao diện vấn online 18 phút vào trang online này, đăng ký ứng tuyển vị trí Thơng qua câu hỏi, hệ thống giúp đánh giá tính cách, kỹ năng, để chọn người phù hợp Sau đó, người nộp hồ sơ trực tuyến, gia nhập công ty Tất liệu nằm phần mềm cơng ty, để tuyển dụng vị trí tiếp theo, tiết kiệm nhiều chi phí quản trị nhân lực Về bảo hành Hệ thống tiếp nhận qua ứng dụng smartphone, quản lý nhanh điện thoại dùng để bảo hành cho khách 17 Về quản lý kho Hệ thống Thế Giới Di Động bao qt tình hình tồn cửa hàng Từ đó, siêu thị khơng cịn, vào phần mềm kho biết siêu thị hàng để bán cho khách Nhà cung cấp đơn vị giao nhận vận hành theo phần mềm riêng, nhân viên kho mở hệ thống lên, kiểm tra có đơn hàng nhận, giao hàng Hệ thống theo dõi nhận hàng để hàng khơng thiếu, khơng thừa, tính tốn linh kiện điện thoại hay hết để nhập hàng vừa đủ Với việc trọng phát triển tảng công nghệ, Thế Giới Di Động trở thành chuỗi bán lẻ hàng đầu Việt Nam Từ điện thoại, Thế Giới Di Động vươn điện máy bách hóa Năm 2019, Thế Giới Di Động đặt mục tiêu doanh thu 108 nghìn tỷ đồng Trong đó, cơng ty định giá khoảng 1,5 tỷ USD thị trường chứng khốn Những thuận lợi khó khăn áp dụng hệ thống 3.1 Thuận lợi Chuẩn hóa quy trình làm việc: Việc ứng dụng giải pháp ERP góp phần chuẩn hóa quy trình hoạt động Thế Giới Di Động, giúp cơng ty có quy trình tiếp cận hồn chỉnh nhất, xảy sai sót khâu, liệu đồng xác, số liệu chuẩn hóa Tiết kiệm chi phí: Việc sử dụng tích hợp ERP thay cho nhiều phần mềm rời rạc giúp giới di động làm giảm thiểu chi phí, thời gian Sử dụng tập trung hệ thống giúp Thế Giới Di Động tiết kiệm thời gian nhập liệu người dùng, đồng thời xảy sai sót, liệu có tính kế thừa liên kết lẫn nhau, kiểm soát chặt chẽ quy trình thuật tốn có sẵn tích hợp hệ thống ERP Do liệu ghi nhận cập nhật theo thời gian nên ERP giải tốt tốn bảo mật, tập trung vào độ xác kịp thời liệu thời điểm xác định Tăng hiệu suất làm việc: ERP giải pháp giúp giới di động vận hành máy kinh doanh quy mô lớn phức tạp hiệu sử dụng nguồn nhân lực Từ giúp cho cơng ty tiết kiệm chi phí trả lương cho cơng nhân Quản trị thông tin hiệu quả: ERP hỗ trợ cho công tác quản trị Thế Giới Di Động, ERP tích hợp cơng việc, thơng tin tất phòng ban, chức cửa hàng, công 18 ty hệ thống máy tính để dễ dàng theo dõi, từ giúp cho việc quản lý thơng tin doanh nghiệp hiệu Quản lý, cập nhật xử lý thông tin hiệu quả: thông tin khách hàng, thông tin sản phẩm, thiết kế vấn online, 3.2 Thách thức Chi phí vận hành: Chi phí vận hành mà doanh nghiệp cần phải trả áp dụng hệ thống thách thức giới di động hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty Tính đến cuối tháng 6/2017, giới di động có 1013 siêu thị thegioididong.com, 404 siêu thị điện máy xanh 110 siêu thị bách hóa xanh, có tới 31000 nhân viên Đứng trước máy kinh doanh ngày cồng kềnh mở rộng, toán đặt làm để tinh gọn hệ thống ERP thách thức lớn doanh nghiệp Cuộc chiến công nghệ 4.0 khiến giới di động phải không ngừng đổi mới: Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 rõ ràng xu thế giới mà bị vào Nó mở nhiều triển vọng thách thức, cơng nghệ thay đổi nhanh khiến Thế Giới Di Động không ngừng nâng cấp hệ thống phần cứng phần mềm để tránh tình trạng tải liệu Giải pháp khắc phục khó khăn hạn chế Mặc dù đem lại nhiều thuận lợi cho Thế Giới Di Động trình vận hành hệ thống ERP giữ gìn chúng điều khó khăn Thế Giới Di Động, đòi hỏi doanh nghiệp phải đề số giải pháp để khắc phục kịp thời nhanh chóng: Mặc dù hệ thống ERP giúp Thế Giới Di Động tiết kiệm chi phí số khoản việc vận hành trì chúng phải tiêu tốn nhiều Để giải vấn đề này, Thế Giới Di Động khuyến khích, hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP doanh nghiệp nhằm đem lại lợi nhuận nhiều Hoặc kêu gọi đầu tư xây dựng hệ thống doanh nghiệp lựa chọn không tồi Hiện Thế Giới Di Động phải trì hoạt động nhiều sở dẫn đến máy kinh doanh ngày mở rộng trở nên cồng kềnh Vì doanh nghiệp cần tinh giản lại hệ thống ERP để hoạt động dễ dàng cách rà soát lược bước lỗi thời trở nên không cần thiết nữa, bổ sung thêm thơng tin hữu ích gọn gàng Lập đội ngũ theo dõi sát thay đổi khoa học công nghệ đại, thường xuyên cập nhật để dễ dàng nghiên cứu sửa đổi, nâng cấp hệ thống cho phù hợp với tình hình xu 19 Tuyên truyền truyền tải thơng tin lợi ích sử dụng hệ thống ERP nhằm đưa hệ thống đến với nhiều doanh nghiệp hơn, doanh nghiệp nhỏ vừa giai đoạn phát triển Điều giúp hệ thống doanh nghiệp lan truyền sử dụng rộng rãi hơn, đem lại nhiều doanh thu cho doanh nghiệp Thường xuyên theo dõi vận hành hệ thống để tìm sai sót chỗ khơng phù hợp để cải thiện lại cho hồn hảo đem lại hiệu cao 20 ... tính để dễ dàng theo dõi, từ giúp cho việc quản lý thông tin doanh nghiệp hiệu Quản lý, cập nhật xử lý thông tin hiệu quả: thông tin khách hàng, thông tin sản phẩm, thiết kế vấn online, 3.2 Thách... thành phần hệ thống ERP: Kế tốn, tài chính: sổ nhật ký chung, tài sản cố định, khoản phải trả, quản lý tiền mặt, đối chiếu sổ sách Kế toán quản trị: quản lý ngân sách, quản lý chi phí, quản lý hoạt... giao hệ thống ERP lớn Việt Nam Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm phân hệ tài - kế tốn, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản