Thảo luận nhóm quy trình kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – phải trả tại công ty TNHH s4 FASHION PARTNER

Mục lục Mục lục II.CHÍNH SÁCH CỦA CÔNG TY ĐỐI VỚI QUY TRÌNH MUA HÀNG: LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế thị trường, đặc biệt giai đoạn khó khăn tạo áp lực mạnh mẽ doanh nghiệp để đáp ứng tốt nhu cầu thị trường tạo lợi nhuận cao Để đạt điều này, vấn đề quan trọng mà công ty tìm cách tối ưu hóa giảm thiểu chi phí chống thất thoát tài sản Đối với doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn công ty TNHH S4 FASHION PARTNER trình mua nguyên phụ liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất đơn vị phức tạp Do hệ thống kiểm soát nội quy trình mua hàng - phải trả chặt chẽ công ty ngăn ngừa rủi ro, hạn chế đến mức thấp sai sót dẫn đến việc thất thoát, lãng phí làm tăng chi phí đầu vào Ngoài kiểm soát tốt quy trình mua hàng có tác động tích cực đến quy trình khác, quy trình sản xuất có nguyên liệu phù hợp để sản xuất, đáp ứng đúng, đủ theo đơn hàng khách hàng Từ công ty dần tạo uy tín với khách hàng, đẩy mạnh trình tiêu thụ, mở rộng sản xuất Tóm lại kiểm soát tốt quy trình mua hàng góp phần mang lại hiệu thiết thực cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Xuất phát từ thực tế đó, nhóm chọn đề tài nghiên cứu “Quy trình kiểm soát nội quy trình mua hàng – phải trả công ty TNHH S4 FASHION PARTNER” Nhóm thực hiện: Nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng I TỔNG QUAN VỀ S4 FASHION PARTNER: Lịch sử hình thành phát triển công ty: CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER thành lập ngày 10/7/2008 theo định số 3232/QĐ-BCN Bộ Công Nghiệp Tên gọi công ty: Công ty TNHH S4 FASHION PARTNER Địa chỉ: Lô A- C1 – CN&A -14 – CN, KCN Mỹ Phước 3, Huyện Bến Cát, Tỉnh Bình Dương Giám đốc/Đại diện pháp luật: Sebastian Sasse Là công ty thành lập, nhiên ông ty đầu tư với số vốn lớn, trang thiết bị máy móc tiên tiến, tuyển chọn trình độ nhân viên có tay nghề, nên qua năm hoạt động đến công ty hoạt động mạnh, việc kinh doanh công ty đạt hiệu cao với tốc độ tăng trưởng từ 15-25% năm Ngày nay, công ty xây dựng thương hiệu thị trường nước Singapor, Đài Loan, Hồng Kong … Lĩnh vực hoạt động, sản xuất, chức nhiệm vụ công ty Hoạt động chính: Sản xuất hàng may sẵn, may trang phục sản xuất Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty 3.1 Cơ cấu tổ chức 3.1.1 Sơ đồ tổ chức –bộ máy quản lý Nhóm thực hiện: Nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng tổ chức hành Phó Giám Đốc Phòng tài kế toán Xí nghiệp may Phòng kỹ thuật sản xuất Phòng kinh doanh Xí nghiệp may Xí nghiệp khí Quan hệ phối hợp Quan hệ lãnh đạo trực tiếp Nhóm thực hiện: nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 3.1.2 Chức phận, phòng ban công ty: Giám đốc: Là người tổ chức điều hành hoạt động công ty Giám đốc người chịu trách nhiệm trước luật, lãnh đạo công ty hoạt động theo pháp luật hành, đảm bảo an toàn mặt Phó giám đốc: Là người tham mưu giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc PGĐ giám đốc phân công trách nhiệm, ủy quyền trực tiếp phụ trách số lĩnh vực chuyện môn, nghiệp vụ công việc theo yêu cầu cụ thể tổ chức máy Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho GĐ mô hình tổ chức máy sản xuất, quản lý nguồn nhân lực, thực đào tạo tuyển dụng phân công lao động, thực tốt thông tư công văn bảo mật theo quy định, thực tốt công tác trị nội bộ, bảo vệ môi trường, phòng cháy chữa cháy, trì an toàn lao động vệ sinh công nghiệp Phòng tài kế toán : Tổ chức hoạch toán kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Phòng tài chính- kế toán chịu trách nhiệm phản ánh đầy đủ tình hình sử dụng vốn vào hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình biến động lao động, vật tư tập hợp đầy đủ chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm, xác định kết kinh doanh, phân phối thu nhập cách công hợp lý theo chế độ quy định Nhà nước, thực nghĩa vụ thuế ngân sách, đồng thời thực chức quản lý chịu trách nhiệm trước GĐ hoạt động Phòng kế hoạch kinh doanh: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh điều độ kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty; định cung ứng quản lý phụ tùng, vật tư, nguyên liệu, loại hàng hóa, thực hoạt động kinh doanh phụ trách đầu cho sản phẩm công ty Phòng gồm: - Bộ phận mua hàng: Nhiệm vụ khảo sát giá nhà cung cấp, lập hợp đồng, đơn đặt hàng,… Theo yêu cầu mua nguyên vật liệu đồ dùng cần cho việc sản xuất - Bộ phận nhận hàng: Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng mua trước nhập kho Phòng kỹ thuật sản xuất bao gồm: Xí nghiệp may: Tổ chức may loại sản phẩm may mặc dân dụng theo thị cấp Xí nghiệp khí: Đáp ứng nhu cầu có cố máy móc xảy ra, đảm bảo không bị gián đoạn trình sản xuất nhằm tạo sản phẩm đạt chất lượng cao Bộ phận kho: Tiến hành quản lý xuất nhập nguyên vật liệu, thành phẩm theo yêu cầu phận sản xuất Nhóm thực hiện: nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng Cơ cấu tổ chức công tác kế toán 4.1 Sơ đồ tổ chức máy kế toán công ty Phòng Tài chính- Kế toán gồm có nhân viên công ty số nhân viên xí nghiệp trực thuộc: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán toán ( tiền mặt, ngân hàng) Kế toán giá thành Kế toán vật tư Kế toán công nợ Thủ quỹ Nhân viên thống kê xí nghiệp Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán toán Kế toán giá thành Kế toán công nợ Kế toán vật tư Nhân viên thống kê xí nghiệp 4.2 Chức nhiệm vụ phận kế toán Bộ máy kế toán công ty áp dụng theo mô hình kế toán tập trung, công tác kế toán tập trung phòng kế toán Các phận như: kho, phân xưởng có nhiệm vụ ghi chép số liệu … định kỳ chuyển số liệu lên phòng kế toán Nhóm thực hiện: nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng - Kế toán trưởng: Tổ chức thực công tác kế toán đơn vị, giúp Giám đốc giám sát tình hình tài tham mưu vấn đề tình hình tài đơn vị xây dựng kế hoạch vay vốn, phương pháp kinh doanh … thực quy định kế toán, tài đơn vị Kiểm tra giám sát công việc kế toán phần hành, phê duyệt chứng từ … - Kế toán tổng hợp: Lập báo cáo tài theo yêu cầu Bộ tài công ty Ghi giữ sổ cái, sổ thống kê Theo dõi công tư xây dựng bản, tổng hợp khoản tiền, lương cho xí nghiệp phận thống kê gửi lên Phân bổ lương cho sản phẩm, cuối tháng kết chuyển cho kế toán tính giá thành Theo dõi tăng giảm sử dụng tài sản cố định, tháng trích khấu hao trích chi phí trả trước cố định Cuối tháng lập bảng tính khấu hao tài sản cố định chuyển cho kế toán giá thành - Kế toán vật tư: Cập nhật số liệu nhập xuất tồn loại vật tư số lượng lẫn giá trị Kiểm kê, đánh giá định kỳ cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp Lập báo cáo thống kê phần hành công việc có yêu cầu - Kế toán giá thành: Cuối tháng lập báo cáo +Báo cáo phân bổ tiền lương +Báo cáo trích khấu hao tài sản cố định +Báo cáo sử dụng điện nước +Báo cáo sản phẩm dở dang xí nghiệp +Hóa đơn xuất kho nguyên vật liệu,công cụ dở dang Tính giá thành chi tiết cho loại sản phẩm công đoạn Ghi loại sổ chi tiết có liên quan đến phần công việc Lập báo cáo thống kê phần hành công việc có yêu cầu - Kế toán toán: Theo dõi loại vốn tiền, khoản vay khoản toán Nhóm thực hiện: nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng Hàng tháng theo dõi tình hình sử dụng điện chi phí khác tiền theo xí nghiệp Cuối tháng gửi báo cáo tình hình sử dụng điện, nước, hóa đơn chi phí khác để kế toán giá thành phân tích phân bổ cho đối tượng chịu chi phí Lập báo cáo thống kê phần công việc có yêu cầu - Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ, khoản phải thu khách hàng phải trả cho người bán Lập báo cáo công nợ cần thiết - Thủ quỹ: Bảo quản thực thu chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ … Sử dụng sổ chi tiết để quản lý quỹ Lập báo cáo thu chi có yêu cầu - Nhân viên thống kê xí nghiệp: Tính lương cho công nhân xí nghiệp Theo dõi tính hình nhập xuất tồn loại nguyên liệu, thành phẩm đơn vị lập báo cáo định kỳ Tổ chức luân chuyển chứng từ Kiểm tra chứng từ ban đầu, phân loại chứng từ, định khoản, theo dõi chi tiết tổng hợp, hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, đồng thời lập báo cáo tài 4.3 Chế độ kế toán áp dụng tài công ty Công ty áp dụng chế độ kế toan theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006, sửa đổi bổ sung theo thông tư số 116/2007/TTT-BTC ngày 31/12/2007 BTC 4.4 Hình thức kế toán áp dụng công ty Hiện nay, công ty áp dụng hình thức “ nhật kí chung” Hàng ngày, vào chứng từ kiểm tra dùng làm ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau số liệu ghi sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo tài khoản kế toán phù hợp Đơn vị thực ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung Đơn vị thực ghi nhật ký đặc biệt hàng ngày, vào chứng từ dùng làm ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ cuối tháng, tổng hợp sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào tài khoản phù hợp Sổ Cái, sau loại trừ số trùng lặp nghiệp vụ ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt Nhóm thực hiện: nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi Sổ Cái bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết) dùng để lập Báo cáo tài Hệ thống sổ chi tiết mà công ty sử dụng là: sổ theo dõi sản xuất, sổ tài sản chi tiết thành phẩm hàng hóa, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết công nợ, sổ tài sản cố định Hệ thống tổng hợp sổ tài khoản 111,112, 131, 152, , Nhóm thực hiện: nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng II CHÍNH SÁCH CỦA CÔNG TY ĐỐI VỚI QUY TRÌNH MUA HÀNG: - Đặt hàng: Khi công ty nhận đơn hàng khách hàng, phận Kỹ thuật- sản xuất thực tính toán lượng nguyên vật liệu cần thiết dựa định mức tiêu hao nguyên vật liệu công ty số lượng thành phẩm cần sản xuất, gửi kèm Phiếu yêu cầu mua hàng Khi xét duyệt lập Đơn đặt hàng gửi cho phận mua hàng - Lựa chọn nhà cung cấp: Đối với nhà cung cấp có chất lượng nguyên vật liệu tốt, đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu kịp thời, đầy đủ ,… (dựa vào tiêu chí xét chọn công ty) ưu tiên lựa chọn cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên cho công ty Công ty đưa nguyên tắc đạo đức nhà cung cấp không tặng quà, hoa hồng cho nhân viên mua hàng, làm việc với nhận viên mua hàng định, … để giao dịch kinh doanh thực trung thực, liêm Thường xuyên tìm kiếm nguồn cung cấp mới, tốt để tránh bị thiếu hụt nguồn nguyên vật liệu nhà cung cấp cũ gặp vấn đề nguồn cung để so sánh giá nhà cung cấp nhằm tối thiểu hóa chi phí cho công ty - Thanh toán: Ưu tiên toán trước cho nhà cung cấp mà thường xuyên cung cấp loại nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất công ty Sau kiểm tra độ xác hóa đơn, kế toán theo dõi công nợ riêng rẽ cho nhà cung cấp theo dõi hóa đơn theo thời hạn toán để xác định thời gian toán kịp thời, xác Việc toán cho nhà cung cấp phê duyệt chuyển tiền hình thức chuyển khoản hay chi tiền mặt (theo thỏa thuận hợp đồng) đóng dấu “đã toán” để tránh toán lần cho hóa đơn - Tất hợp đồng phải có phê duyệt ban giám đốc nhằm tránh rủi ro gian lận - Khen thưởng cho phận mua hàng nói chung nhân viên nói riêng hoàn thành tốt việc mua hàng, đem lại lợi ích cho công ty - Các giấy tờ cần lưu nhiều phận khác Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu chi, … cần lập thành nhiều liên, đánh số liên tục lưu trữ - Các chứng từ làm việc thực có đầy đủ phê duyệt chứng từ Nhóm thực hiện: Nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 26 Kế toán công nợ Nhà cung cấp Kho Hóa đơn PNK Kế toán toán BPMH Thủ quỹ BPMH A C Yêu cầu toán ĐĐH Phiếu chi phê duyệt Kiểm tra, lập Phiếu chi Chi tiền, ghi sổ quỹ Kiểm tra, đối chiếu , ghi sổ ĐĐH Phiếu chi PNK Hóa đơn ĐĐH PNK Sổ quỹ Sổ chi tiết phải trả Hóa đơn Xét duyệt toán Phiếu chi phê duyệt D E F ĐĐH A Phiếu chi phê duyệt PNK Nhóm SVTH : nhóm Hóa đơn B B C GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 27 B E ĐĐH F Phiếu chi PNK Phiếu chi Hóa đơn Đối chiếu, ghi sổ Đối chiếu, ghi sổ Phiếu chi ĐĐH Sổ chi tiết phải trả PNK Hóa đơn Sổ nhật kí chi tiền D Phiếu chi A Nhóm SVTH : nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 28 3.2 Mục tiêu Nhằm đảm bảo công ty ghi nhận nợ toán tiền hàng hóa dịch vụ nhận nhà cung cấp, hàng mua giá thỏa thuận 3.3 Mô tả:  Ghi sổ  Kế toán công nợ: Sau nhận chứng từ từ Kho, Người bán, Bộ phận mua hàng; kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu chứng từ ghi sổ chi tiết Nợ phải trả Nếu có sai sót yêu cầu phận liên quan, người bán tiến hành điều chỉnh, sửa chữa cho xác Kế toán công nợ không điều chỉnh mà theo dõi kiểm tra Hàng tháng, kế toán công nợ lập báo cáo Sổ tổng hợp phải trả người bán , Sổ chi tiết phải trả người bán, Sổ tổng hợp phải trả người bán theo đối tượng, Sổ tài khoản 331,…  Kế toán trưởng, Ban giám đốc: Thực kiểm tra, phê duyệt lại chứng từ lần để đảm bảo tính đắn, xác trước ghi sổ  Thanh toán : Tùy theo hợp đồng thỏa thuận bên phương thức toán khác nhau, thời gian toán khác Kế toán công nợ theo dõi thời hạn trả nợ với yêu cầu toán từ phía phận mua hàng tiến hành gửi yêu cầu sang kế toán tiền để thực toán Công ty S4 Fashion Partner Địa chỉ: KCN Mỹ Phước 2, Huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương MST: 0304107386 GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ngày tháng năm Kính gửi: Phòng kế toán tài Đề nghị phòng kế toán tài công ty toán tiền cho : Đơn vị: Số tiền: Viết chữ: Về khoản : Mua Nguyên vật liệu Thời gian toán chậm 25/09/2014 Nhóm SVTH : nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 29 (Kèm theo: .chứng từ gốc) Người đề nghị toán (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)  Kế toán toán: Sau nhận yêu cầu toán với chứng từ, vào phương thức toán, kế toán lập Ủy nhiệm chi (hoặc Phiếu chi), trình lên để cấp phê duyệt chuyển cho Thủ quỹ kế toán công nợ để thực Khi việc chi trả hoàn thành nhận phiếu chi có đóng dấu Đã chi, kế toán thực ghi nhận việc trả tiền vào sổ sách Hằng kì, kế toán tiền đối chiếu sổ sách với sổ quỹ ( Sổ phụ ngân hàng) để kiểm tra khoản toán , kiểm tra đối chiếu số dư đầu kì, số phát sinh kì Cuối kỳ, lập báo cáo Sổ chi tiết tài khoản 112, 111; Sổ tổng hợp 112, Sổ 112, 111,… Nhóm SVTH : nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 30 Công ty S4 Fashion Partner Mẫu số: 02 – TT Địa chỉ: KCN Mỹ Phước 2, Huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương MST: 0304107386 PHIẾU CHI Ngày tháng Quyển số: năm Số: Nợ: Có: Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ: Lý chi: Số tiền: Viết chữ: Kèm theo: chứng từ gốc Ngày Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) tháng năm Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết chữ):  Thủ quỹ: Nhận phiếu chi, tiến hành chi trả cho người bán ghi nhận vào Sổ quỹ, lưu Phiếu chi chuyển phiếu chi lại cho kế toán công nợ kế toán tiền  Kế toán công nợ: Nhóm SVTH : nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 31 Việc chi trả hoàn thành kế toán công nợ nhận chứng từ Lúc kế toán thực đối chiếu, kiểm tra tiến hành ghi giảm Nợ phải trả, chứng từ lưu lại để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu 4.1 Đánh giá nhà cung cấp cuối quy trình: Lưu đồ: Ban giám đốc BP mua hàng BP có liên quan NCC Lập phiếu đánh giá NCC Phiếu đánh giá NCC cuối chu trình Xem xét phê duyệt phiếu đánh giá NCC Phiếu đánh giá NCC cuối chu trình phê duyệt 4.2 Thu thập ý kiến thủ kho, kế toán, đánh giá ký xác nhận thông tin Phiếu đánh giá NCC cuối chu trình xác nhận thông tin A Mục tiêu: Nhóm SVTH : nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 32 Nhằm đảm bảo nhà cung cấp nguyên vật liệu xem xét, kiểm tra đánh giá để lựa chọn nhà cung cấp tốt cho công ty 4.3 Mô tả:  Xem xét, đánh giá, thu thập ý kiến cách sử dụng, đưa ý kiến nhận xét nhà cung cấp  Bộ phận mua hàng: Thực xem xét, đánh giá thu thập ý kiến phận có liên quan Đồng thời yêu cầu xác nhận đơn vị liên quan (Bộ phận kho, Kế toán,…) Dựa vào phiếu đánh giá nhà cung cấp lãnh đạo phận phê duyệt, Bộ phận mua hàng đưa nhận xét dựa cách nhìn nhận tổng thể nhà cung cấp  Đệ trình bảng xem xét nhà cung cấp lên Ban giám đốc  Bộ phận mua hàng: Đệ trình bảng xem xét cho Ban Giám đốc  Ban giám đốc: Tiến hành xem xét đánh giá , phê duyệt để lựa chọn nhà cung cấp tốt cho công ty Nhóm SVTH : nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 33 CÔNG TY S4 FASHION PARTNER QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP CUỐI QUY TRÌNH Mục tiêu : tạo sở công thực tế xét chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu cho công ty nhằm đạt lợi ích cao cho công ty nhà cung ứng Thông tin: • • • • • Tên nhà cung cấp: MST : Địa chỉ: Số điện thoại: Fax: STT TIÊU CHÍ Giao hàng hạn Thông báo tình trạng lô hàng Gửi chứng từ xác Gửi xác số lượng lô hàng Đóng gói quy cách Đáp ứng quy cách sản phẩm Tỷ lệ hàng lỗi Đáp ứng mục tiêu chi phí Hóa đơn xác 10 Hóa đơn hạn 11 Giải vấn đề trả lời làm hài long 12 Hiệu hoạt động NCC 13 Yếu tố khác: mối quan hệ truyền thống, tập đoàn lớn, uy tín,… Cách thức đánh giá: Tốt :10 điểm Nhóm SVTH : nhóm ĐIỂM SỐ GHI CHÚ GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 34 Cách thức đánh giá : Tốt: 10 điểm Đạt: điểm Chưa đạt: điểm NCC đạt từ 60 điểm trở lên xem xét để đưa vào danh sách nhà cung cấp thường xuyên lâu dài đơn vị Phê duyệt BGĐ Nhóm SVTH : nhóm Xác nhận đơn vị liên quan GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 35 IV ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG- NỢ PHẢI TRẢ TẠI S4 FASHION PARTNER:  Ưu điểm Với quan điểm kinh doanh lành mạnh, tuân thủ nguyên tắc đạo đức kinh doanh, giữ uy tín với khách hàng, nhờ nâng cao vị công ty Đội ngũ quản lý gương mẫu, động nhiệt tình, có lực chuyên môn lực lãnh đạo, có khả hoạch định chiến lược kinh doanh tổ chức hệ thống kiểm soát nội Cơ cấu tổ chức quản lý tương đối phù hợp, đơn giản, phận có chức năng, quyền hạn rõ ràng nên không xảy đùn đẩy chồng chéo lẫn Chính phân chia trách nhiệm cụ thể cho cá nhân nâng cao tinh thần trách nhiệm công việc thực Với lực lượng cán công nhân viên động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, có chuyên môn nghiệp vụ, người lao động có tay nghề, không ngừng học hỏi trau dồi kiến thức Mặt khác, với ý thức làm việc tập thể cao có phối hợp nhịp nhàng phòng ban với phòng ban với ban quản lý việc thực chiến lược kinh doanh Mặt khác, công ty coi trọng sách nhân sự, tuyển dụng, khen thưởng hay đề bạt cán công nhân viên tạo lòng tin động lực để cống hiến cho công ty Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh xây dựng định mức quan tâm thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu việc thực để phát xử lý kịp thời sai lệch giúp cho kế hoạch đặt sát với thực tế  Hạn chế Theo sơ đồ tổ chức không thấy có ban kiểm soát Nhóm SVTH : nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 36 IV MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM PHÁT HUY HIỆU QUẢ CỦA QUY TRÌNH MUA HÀNG- PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER: Nghiệp vụ mua nhận hàng 1.1 Tính có thật Đơn đặt hàng phải lập phận mua hàng dựa giấy đề nghị mua hàng kết qua lựa chọn nhà cung cấp, đơn đặt hàng trước chuyển đến nhà cung cấp phải có kiểm tra lại phận đề nghị mua để tránh tình trạng đặt mua không số lượng mẫu mã theo yêu cầu Bộ phận mua hàng kết hợp với thủ kho để nguyên phụ liệu vào tình hình tồn kho thực tế để tính số lượng cần mua, tính toán thời gian hàng đến phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất Thủ kho ghi nhận đối chiếu với số lượng thực nhận đơn đặt hàng hàng Cùng lúc đó, nhân viên phận đề nghị mua hàng kiểm tra quy cách chất lượng hàng Như hàng mua đảm bảo chất lượng số lượng Kế toán kiểm tra, đối chiếu tính hợp pháp chứng từ, đối chiếu thông tin hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, đơn đặt hàng phiếu yêu cầu mua hàng… trước ghi sổ kế toán 1.2 Sự phê chuẩn Đối với phiếu yêu cầu mua hàng: Chỉ phiếu yêu cầu mua hàng người có thẩm quyền phê duyệt nghiệp vụ mua hàng tiến hành Tại công ty , phiếu yêu cầu mua hàng phải có chữ ký người lập trưởng phòng phận có nhu cầu mua hàng Thủ tục đảm bảo việc mua hàng đáp ứng nhu cầu sử dụng, tránh tình trạng người lập phiếu thông đồng với nhà cung cấp để hưởng lợi từ việc mua hàng Thông qua giấy đề nghị mua hàng, đơn vị xác định trách nhiệm người có liên quan phát có thông đồng nhân viên công ty nhà cung cấp Phê duyệt mua hàng: Bộ phận mua hàng gửi thông tin nhà cung cấp kèm theo Phiếu so sánh bảng báo giá cho Ban giám đốc Sau xem xét bảng so sánh, Ban giám đốc ký phê duyệt chọn nhà cung cấp tốt phù hợp Hợp đồng mua bán: ký kết hai bên có chữ ký, dấu tên người đại diện đầy đủ 1.3 Tính đầy đủ Giấy đề nghị mua hàng phải đánh số thứ tự liên tục để dễ bảo quản theo dõi Nếu có thất lạc nhân viên phụ trách đề nghị mua hàng thông báo cho phận mua hàng để yêu cầu không tiến hành thủ tục Cần in sẵn đơn đặt hàng giao cho phận mua hàng giữ để tránh làm đơn đặt hàng hay ngụy tạo đơn đặt hàng thật Phải đánh số thứ tự liên tục đơn đặt hàng Đơn đặt hàng phải lập thành nhiều liên để gửi cho phận (bộ phận mua hàng, phận đề nghị mua, thủ kho, kế toán, nhà cung cấp) Bảng nhập hàng nên đánh số thứ tự liên tục Nhóm SVTH : nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 37 1.4 Sự đánh giá Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Rủi ro lớn lựa chọn nhà cung cấp nhân viên mua hàng không chọn nhà cung cấp có giá chất lượng phù hợp mà chọn nhà cung cấp nhận hoa hồng từ trước Vì thế: Đối với hàng hóa có giá trị cao nên đấu thầu công khai để lựa chọn Mỗi mua hàng cần có bảng báo giá từ ba nhà cung cấp khác Mọi thông tin bảng báo giá (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện toán,…) cần phải ghi chép lưu trữ tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt Bảng báo giá cần phải công khai cho nhân viên có nhu cầu muốn biết Việc lựa chọn lập phiếu so sánh cho nhà cung cấp tốt sẽ độc lập với nhân viên đặt hàng Bảng so sánh sánh ba nhà cung cấp tốt đưa lên cho giám đốc lựa chọn, bảng so sánh có chữ ký nhân viên lập trưởng phòng phận mua hàng Ngoài đơn vị cần quản lý cập nhật danh sách nhà cung cấp Như đảm bảo đơn vị giao dịch với nhà cung cấp mà công ty hiểu rõ, có đủ lực 1.5 Sự phân loại Khi xuất loại hàng mới, nhà cung cấp kế toán công nợ khai báo đầy đủ Mở tài khoản chi tiết để theo dõi loại vật tư, nhà cung cấp sau có thông qua kế toán trưởng Vì có trường hợp kế toán viên tạo mã nhà cung cấp thực Hàng tháng, kế toán công nợ lập báo cáo Sổ tổng hợp phải trả người bán , Sổ chi tiết phải trả người bán, Sổ tổng hợp phải trả người bán theo đối tượng, Sổ tài khoản 331,… 1.6 Đúng hạn Chỉ sau thủ kho kiểm tra, đối chiếu hàng mua vào so với hóa đơn đơn đặt hàng, phiếu nhập kho chuyển lên phòng kế toán để ghi nhận nghiệp vụ 1.7 Chuyển sổ tổng hợp Kế toán công nợ kỳ lập bảng kê phiếu nhập đối chiếu với nghiệp vụ ghi nhận kỳ, đối chiếu số liệu chi tiết tổng hợp Nghiệp vụ toán 2.1 Tính có thật Lệnh chi/ Ủy nhiệm chi tham chiếu đến hóa đơn mua hàng tương ứng Các hóa đơn mua hàng toán đóng dấu toán Uỷ nhiêm chi/Phiếu chi phải đính kèm với tất chứng từ có liên quan Để kiểm soát tốt hoạt động toán nên thực qua ngân hàng để tránh tình trạng chi trả cho nhà cung cấp thực 2.2 Sự phê duyệt Kế toán công nợ theo dõi thời hạn trả nợ với yêu cầu toán từ phía phận mua hàng tiến hành gửi yêu cầu sang kế toán tiền để thực toán Nhóm SVTH : nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 38 Sau nhận yêu cầu toán với chứng từ, vào phương thức toán, kế toán lập Ủy nhiệm chi (hoặc Phiếu chi) , trình lên để cấp phê duyệt chuyển cho Thủ quỹ kế toán công nợ để thực 2.3 Tính đầy đủ Ủy nhiệm chi đánh số thứ tự liên tục nghiệp vụ chi tiền phản ánh theo số thứ tự Cuối kỳ đối chiếu với khoản chi so với sổ phụ ngân hàng 2.4 Sự đánh giá Tính toán tính đắn khoản chiết khấu toán, toán sớm hay thời hạn So sánh đối chiếu số tiền khoản chi so với sổ phụ ngân hàng Nếu có hàng trả lại giảm giá, chứng từ liên quan biên trả hàng, giấy chấp thuận giảm giá nhà cung cấp … phải chuyển cho kế toán Các khoản chiết khấu toán, chiết khấu thương mại nên quy định hợp đồng tránh tình trạng nhân viên thông đồng với người bán để hường chiết khấu toán 2.5 Sự phân loại Kế toán công nợ người bán theo dõi lưu hóa đơn theo ngày đến hạn toán theo dõi cho đối tượng nhà cung cấp Theo dõi tài khoản chi tiết cho ngân hàng loại tiền tệ 2.6 Đúng hạn Bộ phận mua hàng có trách nhiệm thông báo cho kế toán thay đổi nghiệp vụ mua hàng, thời hạn toán, chiết khấu toán, điều kiện mua hàng để đảm bảo công ty toán hạn cho nhà cung cấp Kế toán nên lưu hóa đơn theo thứ tự thời hạn toán Hàng ngày, theo hồ sơ xếp để chọn khoản cần toán để không bị trễ hạn Nhóm SVTH : nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 39 KẾT LUẬN Bất kể hệ thống thiết kế tồn nhược điểm định, khác nhiều hay chấp nhận mức độ hợp lý hay không Do việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội quy trình mua hàng - phải trả đơn vị chưa hoàn thiện mặt đáp ứng phần lớn mục tiêu Tuy nhiên kinh tế ngày khó khăn nay, nhiều doanh nghiệp bị phá sản doanh nghiệp liên tục xuất hiện, điều chắn khiến cho đơn vị gặp không trở ngại việc kinh doanh Do việc vạch chiến lược cạnh tranh điều tất yếu công ty phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội nói chung kiểm soát quy trình mua hàng – phải trả nói riêng nhằm tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi nhuận, xây dựng phát triển bền vững công ty, giúp công ty bắt nhịp kịp thời xu Nhận thức tầm quan trọng điều này, công ty không ngừng cố gắng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội để nâng cao hiệu kinh doanh Qua trình nghiên cứu lý luận kiểm soát nội quy trình mua hàng – phải trả thông qua khảo sát thực tiễn kiểm soát nội quy trình mua hàng công ty TNHH S4 FASHION PARTNER nhóm giải vấn đề: Tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, thực trạng kiểm soát nội quy trình mua hàng công ty TNHH S4 FASHION PARTNER; phân tích , đánh giá từ ưu điểm mặt hạn chế nguyên nhân dẫn đến mặt tồn Đề xuất số giải pháp nhằm tăng cường tính hiệu hệ thống kiểm soát nội quy trình mua hàng – phải trả công ty Do hạn chế điều kiện tìm hiểu trình độ chuyên môn nhóm nên nội dung trình bày không tránh thiếu sót Vì nhóm mong nhận thông cảm đóng góp ý kiến quý thầy cô bạn sinh viên Nhóm SVTH : nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kiểm Soát Nội Bộ - trường Đại học Kinh Tế Tp Hồ Chí Minh Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán- trường Đại học Kinh Tế Tp Hồ Chí Minh Quy trình mẫu công ty bao bì Biên Hòa Website: webketoan.com.vn, ketoankiemtoan.com.vn … Nhóm SVTH : nhóm GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng