Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng; quy trình thông tin của chu trình bán hàng, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp kiểm soát thông tin thuộc chu trình.
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng BÀI HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH BÁN HÀNG Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau: Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn Đọc tài liệu: Bộ mơn Hệ thống thơng tin kế tốn, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn, chương I, tập 1, Nhà xuất Phương Đông Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems- International Edition NXB Prentice Hall 2012 Bagranoff, N et al (2010), Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley James A Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th edition, NXB Thomson South Western Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung Bài tập trung giới thiệu hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Bài giới thiệu quy trình thơng tin chu trình bán hàng, rủi ro tiềm tàng phương pháp kiểm sốt thơng tin thuộc chu trình Mục tiêu Sau học xong này, sinh viên có thể: Hiểu biết chức nghiệp vụ đặc thù chế vận động dòng liệu nghiệp vụ chu trình bán hàng Có kĩ xây dựng mơ hình chức nghiệp vụ mơ hình luồng liệu chu trình bán hàng Hiểu biết nguy tiềm ẩn cách kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 77 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Tình dẫn nhập Hệ thống thu tiền hàng công ty Đại Liên mô tả sau: Các khoản toán khách hàng bao gồm tiền mặt thu trực tiếp thời điểm bán hàng, khoản tiền nhận qua bưu điện séc từ khoản toán đến hạn Cuối ngày, thủ quỹ chứng thực tất séc, lập bảng kê cho séc tiền mặt, nộp vào ngân hàng Các bảng kê tiền gửi dùng để cập nhật liệu khoản phải thu cuối ngày Bảng kê tiền gửi lưu theo trình tự thời gian Hàng tuần, sở sổ khoản phải thu, kế toán viên lập báo cáo thu tiền báo cáo khoản nợ phải thu đến hạn Báo cáo thu tiền gửi cho Kế toán trưởng Giám đốc Bản báo cáo khoản nợ đến hạn gửi cho phận thu nợ Vẽ sơ đồ dòng liệu tổng quát hệ thống 78 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng 6.1 Khái quát chung chu trình bán hàng Chu trình bán hàng bao gồm hoạt động liên quan đến doanh thu theo dõi công nợ phải thu khách Các hoạt động cụ thể chu trình bao gồm: nhận xử lí đơn đặt hàng khách hàng, giao hàng cho khách, lập hoá đơn doanh thu theo dõi công nợ phải thu 6.1.1 Mối quan hệ chu trình bán hàng chu trình nghiệp vụ khác Chu trình bán hàng có quan hệ nghiệp vụ tương tác với thực thể (1) khách hàng, (2) ngân hàng (nếu toán qua ngân hàng), (3) Bộ phận quản lý bán hàng o Thực thể khách hàng: Là nguồn nơi phát sinh đơn đặt hàng, thực tốn tiền hàng cho doanh nghiệp Là đích đến tài liệu nghiệp vụ phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng hay phiếu thu tiền; nơi nhận hàng hóa dịch vụ o Thực thể ngân hàng: Thực toán qua ngân hàng theo yêu cầu khách hàng o Bộ phận quản lý bán hàng: Là nơi đưa yêu cầu thông tin phục vụ nhu cầu quản lý doanh thu Là nơi nhận báo cáo doanh thu Hình 6.1 mơ tả mối quan hệ mặt liệu chu trình nghiệp vụ doanh nghiệp Các kiện kinh tế Các giao dịch Chu trình bán hàng Chu trình sản xuất Chu trình chi phí Chu trình tài Chu trình báo cáo tài Báo cáo tài Hình 6.1: Các chu trình nghiệp vụ hệ thống thơng tin kế tốn mối quan hệ mặt liệu TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 79 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Chu trình bán hàng có mối quan hệ mật thiết mặt liệu với số chu trình nghiệp vụ sau đây: o o o Quan hệ với chu trình chi phí Tiếp nhận u cầu mua sắm nguyên vật liệu, hàng hóa dịch vụ đầu vào để đáp ứng đơn hàng chấp nhận chu trình bán hàng Quan hệ với chu trình sản xuất Lên kế hoạch sản xuất đáp ứng đơn hàng chấp nhận chu trình bán hàng Quan hệ với chu trình báo cáo tài Dữ liệu phản ánh giao dịch thực chu trình bán hàng chuyển xử lý chu trình báo cáo tài Để kiểm sốt quản lý chu trình nghiệp vụ kế tốn, có chu trình bán hàng, thực mơ tả chu trình cơng cụ mơ hình hóa trực quan khác để có góc nhìn khác hệ thống Phần nội dung sau mô tả chu trình bán hàng góc độ chức nghiệp vụ góc độ dịng liệu 6.1.2 Chu trình bán hàng góc độ chức nghiệp vụ Cũng chu trình kế tốn khác, chu trình bán hàng bao gồm nhiều chức nghiệp vụ, chức nghiệp vụ hoạt động hay hoạt động thực thường kì, theo phương thức định sẵn, nhằm thực phần nhiệm vụ tổ chức Để mô tả chức nghiệp vụ chu trình bán hàng, sử dụng sơ đồ chức nghiệp vụ (Business Function Diagram) với kí pháp hình chữ nhật tổ chức theo cấu trúc phân cấp, hình chữ nhật mơ tả chức nghiệp vụ (hình 6.2) Việc phân rã chức nghiệp vụ thực đạt dược chức tương ứng với xử lý máy tính Chu trình bán hàng gồm năm chức chính: (1) Xử lý đơn hàng; (2) Cung cấp hàng hóa, dịch vụ; (3) Lập hóa đơn bán hàng theo dõi cơng nợ; (4) Thu tiền; (5) Báo cáo doanh thu Mỗi chức phân rã thành chức mức chi tiết Cụ thể, chức Xử lý đơn hàng có ba chức Kiểm tra hàng hóa, Kiểm tra khách hàng Thơng báo kết Chức Cung cấp hàng hóa, dịch vụ gồm hai chức Xuất kho Giao hàng Chức Lập hóa đơn theo dõi cơng nợ gồm ba chức Đối chiếu xác nhận, Lập hóa đơn bán hàng, Theo dõi cơng nợ Chức Thu tiền gồm ba chức Lựa chọn toán, Lập chứng từ thu, Xác nhận thu tiền Chức Báo cáo doanh thu gồm ba chức Trích xuất liệu, Tính toán xử lý, Lên báo cáo doanh thu 80 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Hình 6.2 Sơ đồ chức nghiệp vụ chu trình bán hàng (BFD – Business Function Diagram) 6.1.3 Chu trình bán hàng góc độ xử lý thơng tin Xử lý thơng tin q trình xử lý kiểu liệu khác (kiểu số, kí tự, hình ảnh…) nhằm tạo sản phẩm thơng tin cho người sử dụng Dưới góc độ xử lý thơng tin, chu trình bán hàng hệ thống hoạt động với yếu tố đầu vào điển hình chứng từ kế tốn, phản ánh giao dịch liên quan đến bán hàng (đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng…) yếu tố đầu báo cáo liên quan đến tài chính, tốn khách hàng, nợ xấu, dự báo dịng tiền, báo cáo phân tích doanh thu (hình 6.3) Báo cáo doanh thu, báo cáo tài Chứng từ bán hàng QUẢN LÝ DOANH THU Hình 6.3 Hệ thống xử lý giao dịch chu trình bán hàng Sau mô tả chi tiết yếu tố vào/ hệ thống xử lý giao dịch chu trình bán hàng Đầu vào (input) Khi có khách đặt hàng, phận kinh doanh thực kiểm tra tồn kho hàng hóa tình trạng công nợ khách hàng Đối với đơn hàng chấp nhận, lệnh bán hàng lập thành nhiều liên để gửi tới phận sau đây: Bộ phận Cung cấp hàng hóa, phận lập hóa đơn bán hàng theo dõi công nợ Bộ phận Lập hóa đơn bán hàng theo dõi cơng nợ sử dụng lệnh bán hàng để lập hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng ghi nhận chi tiết hàng hóa, đơn giá điều khoản toán, nội dung bán hàng thực với khách hàng Bộ phận Thu tiền sử dụng Lệnh bán hàng Bên cạnh đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, hóa đơn bán hàng, đầu vào chu trình bán hàng cịn có phiếu giao hàng Khi xuất kho hàng hóa để giao cho khách, phận kho lập chứng từ xuất (phiếu giao hàng) Chứng từ lập thành nhiều liên, có liên gửi kèm theo hàng hóa giao cho khách, liên chuyển cho phận theo dõi công nợ phải thu làm sở thu tiền khách hàng TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 81 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Doanh nghiệp sử dụng liệu thu thập khách hàng giao dịch bán hàng để cải tiến hoạt động chăm sóc khách hàng Bằng việc sử dụng phần mềm quản trị quan hệ khách hàng, doanh nghiệp thu thập, lưu trữ sử dụng liệu bán hàng để cải thiện đáng kể dịch vụ khách hàng củng cố lòng trung thành khách hàng Đầu (Output) Xử lý giao dịch bán hàng tạo nhiều sản phẩm thông tin đầu Hệ thống thông tin kế toán sử dụng số đầu để tạo báo cáo kế tốn phục vụ cơng chúng (như báo cáo tài chính) báo cáo nội (báo cáo quản lý) Các báo cáo quản trị đa dạng thể loại, chứa thông tin hỗ trợ trình định Một số sản phẩm đầu báo cáo thu tiền khách hàng Báo cáo tổng hợp hóa đơn bán hàng khách hàng cụ thể liệt kê tổng số tiền mà khách hàng nợ Các báo cáo khác chu trình bán hàng gồm có báo cáo cơng nợ theo hạn tốn, báo cáo nợ xấu, dự báo dòng tiền, danh sách khách hàng nhiều báo cáo phân tích doanh thu Báo cáo cơng nợ theo hạn tốn cho biết số dư công nợ phải thu theo chiều thời gian ("hiện thời," "30 ngày," "60 ngày," "90 ngày," "120 ngày hơn") Báo cáo nợ xấu cung cấp thông tin tài khoản khách hàng hạn toán Trong tình cơng nợ khách hàng khơng có khả thu tài khoản bị ghi vào nợ xấu Tồn liệu có từ nguồn tài liệu gốc chu trình dùng để lập dự báo thu tiền Dữ liệu doanh thu, điều khoản bán hàng, lịch sử toán số định khách hàng, thông tin có từ báo cáo phân tích theo thời gian hay báo cáo thu tiền yếu tố đầu vào dự báo Quản trị liệu khách hàng chức quan trọng hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Chức bao gồm thẩm định lực toán lịch sử toán khách hàng, quy định hạn mức tín dụng cho khách hàng theo dõi hóa đơn nợ khó địi khách hàng Bộ phận bán hàng công nợ phải thu thẩm định khách hàng nhằm chắn rằng, khách hàng thực tồn để kiểm tra khả tốn khách hàng Ở đây, cần đến thơng báo mức tín dụng, tổ chức tín dụng có uy tín cung cấp Bộ phận bán hàng đưa hạn mức tín dụng cho khách hàng dựa lịch sử tín dụng khách hàng Đều đặn, hệ thống thơng tin kế toán cung cấp báo cáo danh sách khách hàng qua thẩm định với thông tin sau đây: Mã khách hàng (nhận diện nhất), tên giao dịch, địa giao dịch, hạn mức tín dụng, điều khoản toán Trong điều kiện thu thập xử lý liệu kế toán doanh thu dựa máy tính, có hội lên báo cáo phân tích bán hàng đa dạng: tổng hợp doanh thu theo sản phẩm, theo hình thức tốn (tiền mặt, thẻ…), theo vùng 82 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng 6.1.4 Chu trình bán hàng góc độ hoạt động nghiệp vụ Chu trình bán hàng hệ thống thơng tin kế toán bao gồm nhiều hoạt động nghiệp vụ Mỗi hoạt động nghiệp vụ tập công việc có quan hệ logic với nhau, định nghĩa rõ ràng, thực lặp lặp lại để hỗ trợ cho nhiều chức nghiệp vụ Mỗi hoạt động nghiệp vụ chu trình bán hàng thực biến yếu tố đầu vào thành kết đầu ra, có ranh giới xác định (có điểm bắt đầu điểm kết thúc) Sau nội dung liên quan đến mơ hình hóa chu trình bán hàng góc độ dịng liệu Sau mơ hình hóa chu trình bán hàng góc độ chức thu kết sơ đồ chức nghiệp vụ BDF (xem hình 6.2), tiến hành vẽ sơ đồ dịng liệu DFD Về nguyên tắc, xây dựng sơ đồ dòng liệu DFD sở chuyển đổi sơ dồ chức nghiệp vụ BFD, có đặc tả bổ sung các thực thể ngồi với dòng liệu vận động thực thể hệ thống, hoạt động kho liệu bên hệ thống với Cần lưu ý rằng, sơ đồ chức nghiệp vụ BFD sơ đồ dòng liệu DFD phải hồn tồn tương thích với nhau, theo chức có sơ đồ BDF (hình chữ nhật) đặc tả hoạt động (hình trịn) sơ đồ DFD Chức tổng thể sơ đồ BFD mô tả sơ đồ DFD mức ngữ cảnh, chức mức đỉnh sơ đồ BFD mô tả sơ đồ DFD mức 0, chức mức mô tả chức mức đỉnh sơ đồ BFD mô tả sơ đồ DFD mức hoạt động tương ứng… Dưới góc độ hoạt động, chu trình bán hàng mơ tả sau: Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng dựa đơn đặt hàng chấp nhận, mơ tả chi tiết mặt hàng với giá thông tin liên quan đến khách hàng họ tên, địa giao hàng Trong lệnh bán hàng chưa có thơng tin số lượng cước vận chuyển hàng hoá Các liên lệnh bán hàng gửi cho phận liên quan như: phận kho (lập phiếu xuất kho), phận giao hàng (lập phiếu giao hàng), phận lập hoá đơn (lập hố đơn bán hàng sau có xác nhận từ phận giao hàng), phận theo dõi công nợ phải thu làm sở đối chiếu kiểm tra Hoá đơn bán hàng phận lập hoá đơn lập phải đặc tả rõ chủng loại giá hàng xuất bán, xác định rõ trách nhiệm hình thức tốn, khoản chiết khấu giảm giá có Hố đơn bán hàng sau gửi cho phận theo dõi công nợ phải thu dùng để ghi sổ Việc theo dõi công nợ phải thu khách hàng thực chi tiết đến hố đơn theo dõi số dư tổng hợp đối tượng cơng nợ Trong q trình hoạt động chu trình bán hàng có nhiều tài liệu, chứng từ khác lập chúng chuyển đến phận liên quan chu trình Các hình vẽ 6.4, 6.5, 6.6, 6.7, 6.8, 6.9 mơ tả chu trình bán hàng góc độ hoạt động nghiệp vụ mức chi tiết khác Ngôn ngữ sử dụng sơ đồ dịng liệu DFD (Data Flow Diagram) mơ tả vận động liệu nghiệp vụ từ bên vào hệ thống ngược lại từ hệ thống ngồi TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 83 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Hình 6.4 mơ tả chu trình bán hàng mức tổng thể (gọi mức ngữ cảnh) Sơ đồ luồng liệu mức ngữ cảnh sơ đồ hệ thống, với môi trường mối tương tác hệ thống với mơi trường Sơ đồ dịng liệu mức ngữ cảnh hệ thống với hoạt động nhất, tất đầu vào đầu hệ thống, tác nhân cung cấp đầu vào hệ thống tác nhân tiếp nhận đầu từ hệ thống Lệnh bán hàng, doanh số bán hàng, tiền hàng Đơn hàng, toán Khách hàng Trả lời đơn hàng Các chu trình liên quan (sản xuất, tính lương, chi phí, tài chính) Xác nhận nhận hàng Hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng Giấy báo có CHU TRÌNH DOANH THU u cầu Bộ phận quản lý doanh thu Ngân hàng Báo cáo doanh thu Hình 6.4 Sơ đồ dịng liệu mức ngữ cảnh chu trình bán hàng Khách hàng, ngân hàng phận quản lý doanh thu thực thể phân hệ thơng tin kế tốn doanh thu Khách hàng gửi đơn đặt hàng đến doanh nghiệp nhận trả lời đơn hàng Đối với đơn hàng chấp nhận, khách hàng nhận hàng hóa phiếu giao hàng từ phận giao hàng doanh nghiệp, khách hàng sau gửi xác nhận nhận hàng cho doanh nghiệp Khi toán tiền hàng tiền mặt, khách hàng gửi nội dung toán cho phận thu tiền, thực nghĩa vụ tốn, sau nhận phiếu thu tiền từ phận thu tiền Trong trường hợp toán qua ngân hàng, ngân hàng toán trực tiếp với doanh nghiệp theo yêu cầu khách hàng Định kì đột xuất, phận quản lý đưa yêu cầu thông tin cần cho hoạt động định, hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng kết xuất thơng tin phù hợp phân phối đến người quản lý dạng báo cáo quản lý 84 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng Chu trình sản xuất, chi phí Khách hàng Khách hàng Đơn đặt hàng Trả lại đơn hàng Lệnh bán hàng 1.0 Xử lý đơn hàng Lệnh bán hàng Thơng tin tốn, tốn 2.0 Cung cấp hàng hóa dụng cụ Xác nhận nhận hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng D1: Tồn kho hàng hóa D2: Cơng nợ khách hàng Hóa đơn bán hàng Giấy báo có 3.0 Lập hóa đơn, bán hàng theo dõi công nợ 4.0 Thu tiền Doanh số lương Ngân hàng u cầu Chu trình tính lương 5.0 Báo cáo thống kê Báo cáo doanh thu Tiền hàng Bộ phận quản lý Chu trình báo cáo tài Doanh số bán hàng Hình 6.5 Sơ đồ dịng liệu mức chu trình bán hàng Hình 6.5 mơ tả chu trình bán hàng mức chi tiết (gọi mức 0) với có mặt năm hoạt động bản, hoạt động đánh số tăng dần từ 1.0 đến 5.0 Cụ thể: Hoạt động 1.0 Xử lý đơn hàng; Hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ; Hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng theo dõi công nợ phải thu; Hoạt động 4.0 Thu tiền; Hoạt động 5.0 Báo cáo doanh thu Sau nhận đơn hàng khách, phận xử lí đơn hàng tiến hành kiểm tra thông báo kết xử lý đơn hàng (chức 1.0 Xử lý đơn hàng) Trên sở đơn TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 85 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng hàng chấp nhận, phận xử lý đơn hàng lập lệnh bán hàng thành ba liên: liên gửi phận giao hàng, liên gửi phận lập hoá đơn bán hàng liên gửi kế toán công nợ phải thu Sau thực cung cấp hàng hóa, dịch vụ (chức 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ), phiếu giao hàng gửi cho khách hàng phận lập hoá đơn Trên sở lệnh bán hàng phiếu giao hàng, phận lập hoá đơn lập hoá đơn bán hàng (Chức 3.0 Lập hóa đơn bán hàng theo dõi cơng nợ phải thu) Hố đơn bán hàng lập thành nhiều liên, liên gửi khách hàng liên gửi phận theo dõi toán Việc theo dõi công nợ phải thu khách hàng thực chi tiết đến hố đơn theo dõi số dư tổng hợp đối tượng công nợ Bộ phận theo dõi toán nhận tiền toán khách hàng lập phiếu thu (Chức 4.0 Theo dõi toán) Chức 5.0 Báo cáo doanh thu cung cấp cho nhà quản lý thơng tin hữu ích cho q trình định 6.2 Quy trình thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Trong q trình hoạt động chu trình bán hàng có nhiều tài liệu, chứng từ khác lập chúng chuyển đến phận liên quan chu trình Bảng 6.1 liệt kê chứng từ nghiệp vụ phận liên quan chu trình bán hàng Về nguyên tắc, việc tổ chức thu thập, lưu trữ luân chuyển liệu chu trình nghiệp vụ phải dựa sở nội dung hoạt động dòng liệu liên quan phương thức xử lý hoạt động chức nghiệp vụ phận doanh nghiệp Sau mô tả chi tiết nội dung thu thập lưu trữ luân chuyển chứng từ hoạt động chu trình bán hàng Bảng 6.1 Các chứng từ tài liệu liên quan đến chu trình bán hàng Bộ phận Xử lý đơn hàng Kho Giao hàng Lập hóa đơn Kế tốn CNPT Kế toán TT Khách hàng Tên chứng từ Lệnh bán hàng Lập Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng Hóa đơn bán hàng Nhận Nhận Nhận Lập Nhận Nhận Nhận Nhận Lập Nhận Nhận Nhận Lập Nhận Nhận Nhận Phiếu thu tiền Chứng từ điều chỉnh giảm Giấy báo trả tiền 6.2.1 Lập Nhận Lập Nhận Nhận Lập Hoạt động xử lý đơn hàng Nội dung Đây hoạt động chu trình bán hàng với ba chức con: (1) Kiểm tra khả đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ, (2) Kiểm tra khả khách hàng điều kiện, tiêu chuẩn doanh nghiệp quy định (bao gồm khả toán, giới hạn nợ…) dựa liệu tình trạng công nợ khách hàng, (3) Lập lệnh bán hàng thông báo kết xử lý đơn hàng 86 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Hoạt động Sơ đồ dịng liệu mức hoạt động 1.0 Xử lý đơn hàng mơ tả hình 6.6 D2: Cơng nợ khách hàng D1: Tồn kho hàng hóa Khách hàng Đơn đặt hàng 1.1 Kiểm tra hàng hóa Trả lời đơn hàng Chu trình sản xuất, chi phí 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ 1.2 Kiểm tra khách hàng Đơn đặt hàng sau kiểm tra hàng hóa Đơn đặt hàng sau kiểm tra hàng hóa khách hàng Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng 1.3 Lập lệnh bán hàng Lệnh bán hàng 3.0 Lập hóa đơn bán hàng theo dõi cơng nợ Hình 6.6 Sơ đồ dịng liệu mức hoạt động 1.0 Xử lý đơn hàng Căn vào đơn hàng khách hàng đặt, phận xử lý đơn hàng thực công việc sau đây: o Công việc 1.1 Kiểm tra khả đáp ứng u cầu hàng hóa, dịch vụ thơng qua việc truy xuất liệu hàng hóa, dịch vụ cung cấp o Cơng việc 1.2 Kiểm tra khả khách hàng điều kiện, tiêu chuẩn doanh nghiệp quy định (bao gồm khả toán, giới hạn nợ, điều kiện luật pháp) o Công việc 1.3 Thông báo kết xử lý đơn hàng Nếu chấp thuận đơn hàng khách lập lệnh bán hàng làm sở cho hoạt động chu trình bán hàng, ngược lại khơng chấp nhận đơn hàng cần có thông báo trả lời khách hàng Chứng từ Các chứng từ liên quan đến hoạt động xử lý đơn hàng bao gồm: (1) Đơn hàng xét duyệt: kết q trình xét duyệt đơn hàng thơng qua việc truy xuất liệu tính khả thi hàng hóa (tệp tồn kho) khả tốn khách hàng (tệp cơng nợ khách hàng) (2) Lệnh bán hàng: chứng từ mệnh lệnh thể nội dung hàng hóa, dịch vụ thực theo yêu cầu khách hàng đơn hàng TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 87 Bài 6: Hệ thống thông tin kế tốn chu trình bán hàng chấp nhận Chứng từ thường sử dụng nội doanh nghiệp gọi tên khác tùy theo đối tượng nhận thông tin để thực mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho, lệnh giao hàng (3) Hợp đồng bán hàng: chứng từ lập cần có cam kết, ràng buộc khách hàng doanh nghiệp nội dung yêu cầu cho phép thực Đây chứng từ có tính pháp lý hoạt động bán hàng Dữ liệu tham chiếu o Đơn hàng khách hàng; o Hàng hóa tình trạng tồn kho; o Khách hàng tình trạng cơng nợ 6.2.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ Nội dung Hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa & dịch vụ thực xác nhận hàng hóa, dịch vụ cung cấp hồn thành chuyển giao cho khách hàng thơng qua chứng từ tệp tin Cụ thể, hoạt động thực công việc sau đây: (1) Xuất kho (2) Giao hàng cho khách hàng Cơ sở để thực hoạt động Cung cấp hàng hóa, dịch vụ Lệnh bán hàng phận xử lý đơn hàng gửi đến Khách hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng Xác nhận giao hàng 2.1 Xuất kho hàng hóa 2.2 Giao hàng Lệnh bán hàng 1.0 Xử lý đơn hàng D1: Tồn kho hàng hóa Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng 3.0 Lập hóa đơn theo dõi cơng nợ Hình 6.7 Sơ đồ dịng liệu mức hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ Hoạt động Sơ đồ dòng liệu mức hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ mơ tả hình 6.7 Căn vào lệnh bán hàng, phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ thực công việc sau đây: o Công việc 2.1 Xuất kho Tiến hành xuất kho mặt hàng mô tả lệnh bán hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực thực tế trình xuất kho phiếu xuất kho Phiếu chuyển cho phận giao hàng để thực công việc 88 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 Bài 6: Hệ thống thông tin kế tốn chu trình bán hàng o Cơng việc 2.2 Giao hàng Tiến hành giao hàng thực lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực thực tế q trình giao hàng hóa, dịch vụ phiếu giao hàng Khách hàng nhận hàng hóa kèm phiếu giao hàng Một liên phiếu giao hàng gửi cho phận lập hóa đơn Chứng từ Các tài liệu liên quan đến hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ bao gồm: (1) Phiếu xuất kho xác nhận thực tế nội dung hàng hóa xuất kho; (2) Phiếu giao hàng xác nhận thực tế nội dung hàng hóa thực tế cho khách hàng cho đơn vị vận chuyển để giao cho khách hàng; (3) Biên nghiệm thu dịch vụ hoàn thành (xác định mức độ khối lượng công việc hoàn thành cho khách hàng) Dữ liệu tham chiếu o Lệnh bán hàng; o Hàng hóa tình trạng tồn kho 6.2.3 Hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi công nợ phải thu Nội dung Hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng theo dõi công nợ phải thu thực ghi nhận lại nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thực hiện, đồng thời theo dõi nội dung sau thực bán hàng (hàng bán bị trả lại, giảm giá) làm sở theo dõi công nợ phải thu khách Hoạt động giúp doanh nghiệp xác nhận, theo dõi, quản lý đánh giá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng Cơ sở để thực hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng theo dõi cơng nợ phải thu gồm có (1) Lệnh bán hàng – cho phép nghiệp vụ bán hàng thực - phận xử lý đơn hàng chuyển đến, (2) phiếu giao hàng – xác nhận nội dung công việc giao hàng thực tế thực – phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến Hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng theo dõi công nợ phải thu thực công việc sau đây: (1) Đối chiếu xác nhận, (2) Lập hóa đơn bán hàng, (3) Theo dõi cơng nợ phải thu Hoạt động Sơ đồ dịng liệu mức hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng theo dõi công nợ mô tả hình 6.8 Căn vào lệnh bán hàng, phiếu xuất kho phiếu giao hàng, phận lập hóa đơn bán hàng theo dõi cơng nợ thực công việc sau đây: o Công việc 3.1 Đối chiếu xác nhận Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ thực tế doanh nghiệp với khách hàng, thông qua việc đối chiếu kiểm tra tài liệu, chứng từ phận khác gửi đến, cụ thể lệnh bán hàng phận xử lý đơn hàng, phiếu xuất kho phiếu giao hàng phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ gửi đến TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 89 Bài 6: Hệ thống thông tin kế tốn chu trình bán hàng o o Cơng việc 3.2 Lập hóa đơn Thực việc ghi nhận lại nội dung nghiệp vụ bán hàng thực với khách hàng hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng lập làm nhiều liên, liên gửi cho khách hàng, liên gửi cho kế toán tổng hợp Công việc 3.3 Theo dõi công nợ phải thu Tổ chức theo dõi nghiệp vụ sau bán hàng hàng bán bị trả lại, giảm giá… giúp theo dõi cơng nợ phải thu/nghĩa vụ tốn khách hàng 2.0 Xuất kho Khách hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng Hóa đơn bán hàng 3.1 Đối chiếu xác nhận 3.2 Lập hóa đơn bán hàng Xác nhận hàng bán Lệnh bán hàng 1.0 Xử lý đơn hàng 3.3 Theo dõi cơng nợ Hóa đơn bán hàng Doanh số lương Doanh số bán hàng Chu trình tính lương Chu trình tài D2: Cơng nợ khách hàng Hình 6.8 Sơ đồ dòng liệu mức hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng theo dõi cơng nợ phải thu Chứng từ Các tài liệu liên quan đến hoạt động Lập hóa đơn bán hàng theo dõi cơng nợ phải thu bao gồm: (1) Hóa đơn bán hàng, dịch vụ; (2) Bảng kê bán hàng, dịch vụ; (3) Phiếu nhập hàng bán bị trả lại; (4) Các chứng từ phải thu khác 6.2.4 Hoạt động thu tiền bán hàng Chức Hoạt động 4.0 Theo dõi tốn/Thu tiền thực cơng việc thu tiền bán hàng phản ánh thực tế tình hình tốn khách hàng Cơ sở để thực hoạt động thu tiền gồm có (1) Tình trạng công nợ khách hàng – phận lập hóa đơn bán hàng theo dõi cơng nợ chuyển đến, (2) Xác nhận nội dung nghĩa vụ toán khách hàng 90 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 Bài 6: Hệ thống thông tin kế tốn chu trình bán hàng Hoạt động 4.0 Thu tiền thực công việc sau đây: (1) Lựa chọn toán, (2) Lập chứng từ thu, (3) Xác nhận thu tiền Hoạt động Sơ đồ dòng liệu mức hoạt động/hoạt động 4.0 Thu tiền mơ tả hình 6.9 Căn vào xác nhận nội dung nghĩa vụ toán khách hàng thực trạng công nợ khách, phận theo dõi tốn thực cơng việc sau đây: o Cơng việc 4.1 Lựa chọn tốn Lựa chọn tốn thực thơng qua việc đối chiếu kiểm tra tình trạng cơng nợ khách hàng xác nhận nội dung toán khách hàng, làm sở cho công việc lập phiếu thu o Công việc 4.2 Lập phiếu thu Đây chứng từ lập cho nội dung toán khách hàng Phiếu thu lập làm liên, liên gửi cho khách hàng, liên chuyển cho kế tốn ghi sổ o Cơng việc 4.3 Xác nhận thu tiền Thực ghi nhận thực tế toán khách hàng, chi tiết theo phiếu thu Sau thu tiền từ khách hàng, xác nhận thu tiền chuyển cho khách hàng D2: Cơng nợ khách hàng 4.1 Lựa chọn tốn Thơng tin toán Ngân hàng Chứng từ thu Phiếu thu Thanh toán Ngân hàng 4.2 Lập chứng từ thu Thanh toán lựa chọn 4.3 Xác nhận thu tiền Tiền hàng Giấy báo có Chu trình tài Hình 6.9 Sơ đồ dòng liệu mức hoạt động 4.0 Thu tiền Tài liệu, chứng từ nghiệp vụ Các tài liệu liên quan đến hoạt động theo dõi tốn/Thu tiền bao gồm: (1) Bảng đối chiếu cơng nợ, thơng báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ khách hàng (2) Các chứng từ toán (phiếu thu, giấy báo có ngân hàng): Xác nhận thu tiền Dữ liệu tham chiếu Tình trạng cơng nợ khách hàng TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 91 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng 6.2.5 Hoạt động báo cáo quản lý doanh thu Nội dung Hoạt động 5.0 Báo cáo quản lý doanh thu thực cơng việc trích rút thơng tin hữu ích từ sở liệu doanh thu để phục vụ nhu cầu quản lý Cơ sở để thực hoạt động 5.0 Báo cáo quản lý doanh thu gồm có (1) Yêu cầu thông tin phận quản lý, (2) Cơ sở liệu doanh thu, nơi lưu trữ liệu phản ánh thực tế giao dịch chu trình bán hàng 5.0 Báo cáo quản lý doanh thu thực công việc sau đây: (1) Trích rút liệu hữu ích từ sở liệu doanh thu, theo yêu cầu cụ thể phận quản lý, (2) Tính tốn xử lý liệu trích rút để tạo thơng tin hữu ích, hỗ trợ q trình định nhà quản lý, (3) Lên báo cáo chuẩn mẫu, thân thiện với người sử dụng Hoạt động Sơ đồ dòng liệu mức hoạt động/hoạt động 5.0 Báo cáo quản lý doanh thu mơ tả hình 6.10 Căn vào u cầu thơng tin người quản lý, q trình lên báo cáo quản lý doanh thu gồm công việc sau đây: o Cơng việc 5.1 Trích rút liệu Tùy theo yêu cầu cụ thể người quản lý mà liệu liên quan kết xuất từ sở liệu doanh thu, sẵn sàng cho việc tạo thơng tin o Cơng việc 5.2 Tính tốn xử lý Trên sở liệu liên quan đến yêu cầu trích rút được, cần tiến hành xử lý, tạo thông tin đầu đáp ứng nhu cầu quản lý doanh thu o Công việc 5.3 Lên báo cáo Xây dựng báo cáo có chức thơng tin kết xuất theo định dạng chuẩn thân thiện với người dùng báo cáo Bộ phận quản lý Yêu cầu 5.1 Trích hút liệu doanh thu Dữ liệu liên quan 5.2 Tính tốn, xử lý Thơng tin sau xử lý 5.3 Lên báo cáo theo yêu cầu Báo cáo doanh Bộ phận quản lý Hình 6.10 Sơ đồ dòng liệu mức hoạt động 5.0 Báo cáo doanh thu 92 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Chứng từ tệp Các tài liệu liên quan đến hoạt động theo dõi Thu tiền bao gồm: o Đơn hàng chấp nhận; o Lệnh bán hàng; o Phiếu xuất kho; o Phiếu giao hàng; o Hóa đơn bán hàng; o Chứng từ giảm giá, hàng bán bị trả lại; o Chứng từ toán Dữ liệu tham chiếu o Tệp hàng hóa tình trạng tồn kho hàng hóa; o Tệp khách hàng tình trạng cơng nợ khách hàng; o Tệp chứng từ giao dịch 6.2.6 Các báo cáo chu trình bán hàng Sau số báo cáo điển hình chu trình bán hàng (1) Nhóm báo cáo bán hàng o Bảng kê hóa đơn bán hàng; o Bảng kê phiếu nhập hàng bán bị trả lại; o Bảng kê hóa đơn nhóm theo khách hàng, theo hợp đồng vụ việc; o Bảng kê hóa đơn nhóm theo dạng xuất bán; o Bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại (2) Nhóm báo cáo cơng nợ phải thu o Sổ chi tiết công nợ khách hàng; o Sổ đối chiếu công nợ; o Sổ chi tiết công nợ lên cho tất khách hàng; o Bảng cân đối phát sinh công nợ khách hàng tài khoản, nhiều tài khoản; o Bảng tổng hợp số dư công nợ phải thu đầu, cuối kì; o Bảng kê cơng nợ phải thu theo hóa đơn; o Bảng kê chi tiết thu tiền hóa đơn; o Sổ nhật kí thu tiền doanh thu (3) Nhóm báo cáo thuế GTGT hàng hóa dịch vụ bán Bảng kê thuế GTGT hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán 6.3 Các rủi ro tiềm ẩn vấn đề kiểm sốt thơng tin chu trình bán hàng Cũng tất chu trình nghiệp vụ khác, việc kiểm sốt chu trình bán hàng cần thiết Mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng để đảm bảo rằng, tất nghiệp vụ liên quan theo dõi cách đầy đủ xác Nói cách khác, có nhiều rủi ro khác xảy chu trình bán hàng, vấn đề phải lường trước nhận diện loại hình rủi ro có biện pháp kiểm sốt hiệu Ví TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 93 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng dụ, việc bán chịu cho khách hàng khơng có khả tốn khả tốn thấp dẫn đến nợ khó địi Trong trường hợp này, cần áp dụng thủ tục kiểm soát kiểm tra xác tình trạng khả toán khách hàng Rủi ro tiền hàng dẫn đến sai lệch thông tin nợ phải thu khách, biện pháp kiểm soát cần áp dụng tách bạch chức xét duyệt, theo dõi công nợ phải thu thủ quỹ 6.3.1 Các rủi ro tiềm tàng thủ tục kiểm soát hoạt động chu trình bán hàng Mục tiêu kiểm soát: o Bán hàng tăng doanh thu phải đảm bảo an tồn tài o Thực kịp thời, xác theo lệnh bán hàng hợp đồng kinh tế, đảm bảo an toàn hàng hóa q trình xuất kho giao hàng cho khách o Lập hóa đơn kịp thời, xác, đầy đủ cho hoạt động bán hàng Theo dõi xác, kịp thời đầy đủ cơng nợ phải thu khách hàng o Ghi chép thu tiền kịp thời, xác o Đảm bảo an tồn tiền thu khách hàng o Lên báo cáo loại, theo quy cách, cho đối tượng vào thời điểm yêu cầu Bảng 6.2: Rủi ro kiểm sốt chu trình bán hàng Hoạt Động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát Hoạt động xử lý đơn hàng khách hàng Nhận đơn đặt hàng khách hàng khơng đảm bảo tính pháp lý Phân chia trách nhiệm xét duyệt thực bán hàng Bán chịu cho khách hàng khơng có khả tốn Xây dựng quy trình ủy quyền, xét duyệt nghiệp vụ: kiểm tra đặt hàng, kiểm tra hàng tồn kho trước chấp nhận bán hàng, kiểm tra tài tín dụng khách hàng, duyệt lệnh bán hàng Chấp nhận đơn đặt hàng khách hàng khả thực Cập nhật xác kịp thời liệu hàng tồn kho công nợ khách hàng Xuất kho, giao hàng sai số lượng, chủng loại, Phân chia trách nhiệm xuất kho giao hàng Thiết lập đầy đủ kịp thời chứng từ trình xuất kho, giao hàng, đánh số chứng từ trước Sai địa đối tượng nhận hàng, sai thời gian giao hàng… Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất kho, giao hàng Đếm, kiểm tra hàng trình xuất kho, giao hàng Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho Mất hàng hóa trình xuất kho, giao hàng Thực kiểm kê kho hàng Trong hoạt động ghi nhận bán hàng: không lập khơng kịp thời lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng Phân chia trách nhiệm lập hóa đơn, chứng từ bán hàng với xuất kho giao hàng Chỉ lập hóa đơn có chứng từ lệnh bán hàng/hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng Nên có danh mục bảng giá hàng hóa, dịch vụ để tham chiếu Hoạt động xử lý cung cấp hàng hóa, dịch vụ Hoạt động xử lý ghi nhận bán hàng theo dõi công nợ phải thu 94 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Đối với hoạt động theo dõi cơng nợ phải thu: lập khống hóa đơn bán hàng, cập nhật chuyển liệu công nợ sai, không kịp thời Cần đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng/ hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng hóa đơn bán hàng Kiểm tra, tính tốn hóa đơn xác, trước giao cho khách hàng Chuyển liệu, sổ chi tiết công nợ phải thu kịp thời, hàng ngày Đối chiếu cơng nợ khách hàng định kì Hoạt thu tiền Hoạt báo cáo Thất thoát tiền Phân chia trách nhiệm giữ tiền, ghi chép, theo dõi thu tiền Không ghi chép thu tiền, ghi chép khơng kịp thời, khơng xác Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép kế tốn Báo cáo khơng yêu cầu Ứng dụng hệ thống thông tin dựa máy tính cơng nghệ mạng xử lý chia sẻ liệu kế toán động động Báo cáo khơng kịp thời Thơng tin bị thất 6.3.2 Hạn chế toán trực tiếp tiền mặt Áp dụng thủ tục an toàn liệu hệ thống thơng tin kế tốn dựa máy tính Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Kiểm sốt tổng thể Kiểm sốt chung chu trình bán hàng cần đảm bảo kiểm soát việc truy cập, sử dụng khai thác liệu, thông tin, báo cáo liên quan đến hoạt động, đối tượng nguồn lực chu trình Chu trình bán hàng gồm bốn hoạt động thực xử lý đơn hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, ghi nhận bán hàng theo dõi công nợ thu tiền, nên nhập liệu ghi nhận hoạt động cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý hoạt động cho đối tượng thực Mỗi hoạt động đối tượng thực tạo chế kiểm tra, đối chiếu liệu với việc thực chuỗi hoạt động chu trình Trong trình ghi nhận liệu liên quan đến hoạt động, cần tách biệt chức khai báo tài khoản, đối tượng quản lý hoạt động (đối tượng cơng nợ, hàng hóa, nhân viên bán hàng, kho hàng…) với chức nhập liệu nội dung hoạt động Các hoạt động chu trình nhập liệu nội dung hoạt động có liên quan đến tài khoản, đối tượng quản lý kiểm tra khai báo trước người quản lý hệ thống Kiểm soát ứng dụng Kiểm sốt mức bao gồm thủ tục thủ cơng tự động nhằm đảm bảo liệu hợp lệ xử lý cách đầy đủ xác Kiểm sốt mức ứng dụng cần xun suốt q trình xử lý xếp thành ba nhóm: Kiểm sốt đầu vào, kiểm sốt xử lý kiểm soát đầu Sau mơ tả chi tiết hoạt động kiểm sốt o Kiểm soát đầu vào Mục tiêu kiểm soát đầu vào để đảm bảo nội dung liệu ghi nhận cách đầy đủ, xác hợp lệ Trong hệ thống thông tin kế tốn dựa máy tính, nội dung liệu hoạt động chu trình bán hàng TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 95 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng cập nhật vào hệ thống hoạt động nhập chứng từ thông qua việc sử dụng thiết bị nhập liệu thủ cơng tự động Có thể nói, biện pháp kiểm sốt ứng dụng mạnh triển khai giai đoạn nhập liệu, đặc biệt hệ thống ghi nhận giao dịch hình thức thủ công Nguy tiềm ẩn lỗi giai đoạn thường cao giai đoạn xử lý đầu ra.Việc kiểm soát liệu đầu vào để đảm bảo tính hợp lệ, xác đầy đủ phải sớm tốt Bảng 6.3 tóm tắt số nội dung liệu có chứng từ chu trình bán hàng thủ tục kiểm soát đầu vào cần vận dụng Bảng 6.3: Các liệu chứng từ chu trình bán hàng Nội dung liệu Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát nhập liệu Ngày chứng từ (đặt hàng, xuất kho, hóa đơn bán hàng…) Tính đầy đủ: khơng bỏ sót liệu Quy định trình tự nhập liệu kiểu ngày chứng từ (thiết lập trước định dạng ngày) Tính hợp lệ: hợp lệ kiểu liệu (ngày/ tháng/năm), hợp lệ giá trị (kì kế tốn hành) Kiểm sốt kiểu liệu Chính xác: ngày phát sinh nghiệp vụ Số chứng từ (đặt hàng, xuất kho, hóa đơn bán hàng…) Tính đầy đủ: nhập đủ liệu, không bỏ qua số chứng từ Kiểm sốt liệu nhập vào Tính hợp lệ: kiểu liệu áp dụng cho mục Số chứng từ theo thiết kế Chính xác: số chứng từ theo thực tế phát sinh Mã khách hàng (đối tượng quản lý) Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện đối tượng công nợ, không bỏ qua mục Mã khách hàng (phục vụ theo dõi công nợ tốn) Tính hợp lệ: kiểu liệu (số hay kí tự ), quy định mã hóa (kiểu số hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng cho mục Mã khách hàng theo thiết kế Chính xác: đối tượng công nợ liên quan nghiệp vụ phát sinh Tên khách hàng, địa giao dịch, mã số thuế…) Tính đầy đủ: nhập đủ liệu mô tả chi tiết đối tượng công nợ, không bỏ qua mục liệu mơ tả khách hàng Tính hợp lệ: kiểu liệu (kiểu số, kí tự, hay ngày tháng ), quy định độ rộng mục liệu, thuộc vùng giá trị hợp lệ theo thiết kế Khai báo trước khách hàng qua thẩm định danh mục khách hàng Đảm bảo mã nhận diện khách hàng nhất, không trùng lắp Cho phép tham chiếu đến liệu mô tả khách hàng mã khách xác định Thiết lập chế tham chiếu tự động đến tên khách hàng, địa giao dịch… sau nhập mã khách hàng Chính xác: mơ tả xác đối tượng cơng nợ liên quan nghiệp vụ phát sinh Mã kho xuất bán Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện kho xuất hàng hóa, khơng bỏ qua mục Mã kho (phục vụ quản lý hàng tồn kho) Tính hợp lệ: kiểu liệu (số hay kí tự…), quy định mã hóa (kiểu số hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng cho mục Mã kho theo thiết kế Chính xác: kho, nơi xuất bán hàng hóa nghiệp vụ phát sinh 96 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Mã hàng Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện mặt hàng xuất bán, không bỏ qua mục Mã hàng (phục vụ theo dõi tồn kho) Khai báo trước mặt hàng qua thẩm định danh mục hàng hóa Tính hợp lệ: kiểu liệu (số hay kí tự…), quy định mã hóa (kiểu số hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng cho mục Mã hàng theo thiết kế Đảm bảo mã nhận diện mặt hàng nhất, khơng trùng lắp Chính xác: mặt hàng xuất bán nghiệp vụ phát sinh Tên hàng, đơn vị tính, nhóm hàng… Tính đầy đủ: nhập đủ liệu mô tả chi tiết mặt hàng xuất bán, không bỏ qua mục liệu mơ tả hàng hóa Tính hợp lệ: kiểu liệu (kí tự), quy định độ rộng mục liệu, thuộc vùng giá trị hợp lệ theo thiết kế Cho phép tham chiếu đến liệu mô tả hàng hóa mã hàng xác định Thiết lập chế tham chiếu tự động đến tên hàng, đơn vị tính, nhóm hàng… sau nhập mã hàng Chính xác: mơ tả xác mặt hàng xuất bán nghiệp vụ phát sinh Số lượng đặt hàng, xuất kho, giao nhận, bán… Tính đầy đủ: khơng bỏ qua mục Số lượng (trừ trường hợp, hàng hóa cung cấp dịch vụ) Kiểm tra tính xác liệu nhập vào Tính hợp lệ: kiểu liệu (kiểu số), thuộc vùng giá trị hợp lệ theo quy tắc Chính xác: mơ tả số lượng hàng xuất bán nghiệp vụ phát sinh Giá bán (ghi nhận doanh thu) Tính đầy đủ: nhập đủ liệu giá bán, không bỏ qua giá bán (làm sở theo dõi doanh thu thuế GTGT) Tính hợp lệ: kiểu liệu (kiểu số), giá bán quy định, thuộc vùng giá trị hợp lệ theo thiết kế Khai báo trước giá bán hàng danh mục hàng hóa Tự động truy xuất giá bán sau nhập Mã hàng Chính xác: mơ tả xác giá bán nghiệp vụ phát sinh Giá xuất Tính đầy đủ: nhập đủ liệu giá xuất, không bỏ qua giá xuất (làm sở theo dõi giá vốn tính chi phí giá thành) Tính hợp lệ: kiểu liệu (kiểu số) Quy định phương pháp tính giá xuất kho Kiểm sốt tự động tính giá xuất hàng hóa Chính xác: mơ tả xác giá bán nghiệp vụ phát sinh Thành tiền Tính đầy đủ: nhập đủ liệu thành tiền, không bỏ qua thành tiền làm sở theo dõi doanh thu) Lập tổng kiểm sốt Kiểm sốt kiểu liệu Tính hợp lệ: kiểu liệu (kiểu số) Chính xác: mơ tả xác số tiền nghiệp vụ phát sinh Các tài khoản (dùng cho hạch tốn) Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện tài khoản, không bỏ qua mục Mã tài khoản khi mô tả nội dung liên quan đến hạch tốn Tính hợp lệ: kiểu liệu (số hay kí tự…), quy định mã hóa (kiểu phân cấp) theo thiết kế Chính xác: đối tượng công nợ liên quan nghiệp vụ phát sinh TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 Kiểm sốt trình tự nhập liệu Khai báo trước danh mục tài khoản Khi hạch toán nội dung nghiệp vụ, chọn Mã tài khoản danh mục tài khoản khai báo, liệu mô tả tài khoản hiển thị tự động 97 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng o Kiểm soát xử lý Kiểm soát xử lý tập trung vào trình xử lý liệu kế toán, sau liệu cập nhật vào hệ thống máy tính Sử dụng kiểm sốt số tổng - Control Totals - với hai loại “tổng tài chính” “tổng phi tài chính” giúp kiểm tra tính đắn q trình xử lý liệu máy tính Dữ liệu sau hợp lệ hóa thường xử lý tiếp để tạo thơng tin hữu ích cho q trình định Vậy nên, cần có thủ tục kiểm sốt xử lý nhằm đảm bảo chương trình máy tính có đầy đủ tính phục vụ nhu cầu xử lý liệu (kiểm soát xử lý liệu - Data Manipulation Controls) o 98 Kiểm soát đầu Sau liệu hệ thống máy tính xử lý, chúng thường chuyển sang số dạng: lưu trữ máy tính, hiển thị hình, in máy in Mục tiêu kiểm soát đầu để đảm bảo tính hợp lệ, xác đầy đủ thơng tin đầu Có hai dạng kiểm sốt đầu mơi trường ứng dụng cơng nghệ thơng tin: (1) hợp lệ hóa kết xử lý, (2) quản lý việc phân phối sử dụng kết đầu TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Tóm lược cuối Chu trình bán hàng bao gồm hoạt động liên quan đến doanh thu theo dõi cơng nợ phải thu khách hàng Chu trình bán hàng có mối liên hệ chặt chẽ với đối tượng chu trình khác hệ thống thơng tin kế toán doanh nghiệp Các hoạt động cụ thể chu trình bán hàng bao gồm: nhận xử lí đơn đặt hàng khác hàng, giao hàng cho khách, lập hóa đơn doanh thu, thu tiền theo dõi công nợ phải thu Cũng tất chu trình nghiệp vụ khác, việc kiểm sốt chu trình bán hàng cần thiết Mục tiêu kiểm sốt chu trình bán hàng để đảm bảo rằng, tất nghiệp vụ liên quan theo dõi cách đầy đủ xác Nói cách khác, có nhiều rủi ro khác xảy chu trình bán hàng, vấn đề phải lường trước nhận diện loại hình rủi ro có biện pháp kiểm sốt hiệu TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 99 Bài 6: Hệ thống thông tin kế tốn chu trình bán hàng Câu hỏi ơn tập Cho biết mục tiêu chu trình bán hàng? Cho biết hoạt động chủ yếu chu trình bán hàng biện pháp làm tăng hiệu hoạt động này? Chu trình bán hàng gặp rủi ro hoạt động kiểm sốt nhằm hạn chế phịng chống rủi ro đó? 100 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 ... Các chu trình nghiệp vụ hệ thống thơng tin kế toán mối quan hệ mặt liệu TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 79 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Chu trình bán hàng có mối quan hệ mật... TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 Bài 6: Hệ thống thông tin kế tốn chu trình bán hàng Hình 6.2 Sơ đồ chức nghiệp vụ chu trình bán hàng (BFD – Business Function Diagram) 6.1.3 Chu trình bán hàng góc độ xử lý thông tin Xử lý thông. .. TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng 6.1.4 Chu trình bán hàng góc độ hoạt động nghiệp vụ Chu trình bán hàng hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm nhiều hoạt