Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần dược phẩm danapha (tt)

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN THỊ MỸ HÀ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM DANAPHA TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 60.34.03.01 Đà Nẵng - 2017 Công trình hoàn thành TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣời hƣớng dẫn KH: PGS TS NGUYỄN MẠNH TOÀN Phản biện 1: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh Phản biện 2: PGS TS Nguyễn Thị Hồng Nga Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 26 tháng năm 2017 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài C ng ty C ph n ược ph m anapha thành lập t năm 65, t uất phát điểm nghiệp nh ph c v háng chiến hu vực Quảng Nam - Đà Nẵng nhiều hó hăn anapha tạo n i bật cho riêng 200 doanh nghiệp bào chế sản uất dược ph m h p nước nhà sản uất cung cấp dược ph m uy t n Việt Nam Trong năm g n đ y, c ng ty mở rộng chi nhánh c a h p nước, tương lai thị trường nước nên việc áp d ng c ng nghệ th ng tin c ng tác tài ch nh - ế toán thật c n thiết M c d việc s d ng ph n mềm gi p cho phận ế toán nói chung nh n viên ế toán chu trình doanh thu nói riêng giảm bớt ph n hối lượng c ng việc, bên cạnh v n c n số hạn chế , giá bán sản ph m chưa có ph n biệt giá cho t ng đối tượng hách hàng C ng ty đưa m c giá cố định áp d ng cho tất chi nhánh toàn quốc, m c giá áp d ng cho tất hách hàng Tuy nhiên giá chiết hấu theo đơn hàng lại thay đ i ph thuộc vào việc ết hợp đồng c ng ty hách hàng, người có ch c quy định giá chiết hấu trưởng chi nhánh Như vậy, giá chiết hấu thay đ i ph thuộc vào trưởng chi nhánh , c ng tác iểm soát nội t s d ng vào quy trình doanh thu bán hàng với m c đ ch giảm thiểu r i ro ảy , quy trình iểm tra t n d ng thực vào cuối m i tháng lại h ng thực m i hi hách hàng đ t đơn hàng Điều ảy r i ro bán hàng cho hách hàng h ng có toán nợ ho c g n đến m c h ng có toán nợ Vì t ch c hệ thống th ng tin để gi p ế toán ác định đ ng giá sản ph m áp cho t ng loại hách hàng, đồng thời làm cách thu đ đ ng hạn tiền c a hách hàng nh m gi p đảm bảo nguồn lực vốn cho c ng ty vấn đề đáng quan tâm T l đó, t i vận d ng l thuyết hệ thống th ng tin để thực đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán chu trình doanh thu Công ty Cổ phần Dược phẩm Danapha” Mục tiêu nghiên cứu - Khảo sát đánh giá thực trạng hệ thống th ng tin ế toán chu trình doanh thu C ng ty c ph n ược ph m anapha - Đề uất hướng giải quyết, thiết ế chu trình nh m giải hạn chế ba vấn đề : giá bán sản ph m, c ng tác iểm soát nội quy trình iểm tra t n d ng chu trình bán hàng thu tiền c ng ty Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Về đối tượng: Nghiên c u t ch c th ng tin ế toán chu trình doanh thu t ch c c ng tác ế toán bán hàng thu tiền C ng ty sản uất inh doanh dược ph m - Về phạm vi nghiên c u : Luận văn nghiên c u phạm vi chu trình doanh thu C ng ty C ph n dược anapha Phƣơng pháp nghiên cứu - p d ng phương pháp ph n t ch thành ph n c a hệ thống th ng tin ế toán, quan sát t ng thể để tìm hiểu cách th c quản l , t ch c thực chu trình doanh thu - Ph ng vấn nh n viên ế toán trình dược viên để tìm hiểu mối quan hệ phận chu trình doanh thu chi tiết thực - S d ng sơ đồ d ng liệu, lưu đồ để m tả quy trình lu n chuyển ch ng t chu trình doanh thu mối quan hệ c a chu trình với chu trình hác ngh a hoa h c thực tiễn đề tài Khái quát iến th c chung hệ thống th ng tin ế toán nói chung chu trình doanh thu nói riêng T ết nghiên c u tác giả đưa đánh giá hệ thống th ng tin ế toán doanh nghiệp giải pháp iến nghị để hoàn thiện hệ thống th ng tin ế toán chu trình doanh thu Kết cấu đề tài Luận văn chia thành ba chương Chương : Cơ sở l luận t ch c th ng tin ế toán chu trình doanh thu Chương : Thực trạng hệ thống th ng tin ế toán chu trình doanh thu C ng ty C ph n ược ph m anapha Chương : Giải pháp hoàn thiện hệ thống th ng tin ế toán chu trình doanh thu C ng ty C ph n ược ph m anapha Tổng quan tài liệu nghiên cứu T nh đến thời điểm nay, có đề tài báo nghiên c u liên quan đến đề tài sau: - Đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán t ong ch t nh án hàng th ti n công ty cổ phần ym pha co” [1] c a Phạm Lê Hoài - ài báo “ y ng hệ th ng thông tin kế toán oanh nghiệp iệt am nay” c a ThS Nguyễn Thị Phương Thảo hái quát thực trạng hệ thống th ng tin ế toán tài ch nh doanh nghiệp Việt Nam gian ài báo “ ác n ng c a hệ th ng thông tin kế toán ến mức t t ong oanh nghiệp nh a Hà i” c a Ng Thị Thu H ng, Lê Thị Kim Sơn, Nguyễn Thị Thuỳ - Giáo trình “Hệ th ng thông tin kế toán” c a TS Nguyễn Mạnh Toàn Th.S Huỳnh Thị Hồng Hạnh ựa sở l luận hệ thống th ng tin ế toán, tham hảo đề tài, báo có liên quan, luận văn “Hoàn thiện hệ th ng thông tin kế toán ch t nh doanh thu Công ty Cổ phần Dược phẩm Danapha” hái quát vấn đề l luận bản, đánh giá thực trạng c ng tác ế toán chu trình doanh thu Công ty , đồng thời đưa giải pháp t ch c c ng tác ế toán chu trình doanh thu T ết phương pháp nghiên c u s gi p tác giả đưa đánh giá hệ thống th ng tin ế toán doanh nghiệp đưa giải pháp iến nghị để hoàn thiện hệ thống th ng tin chu trình doanh thu CHƢƠNG CƠ SỞ L LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 GIỚI THIỆU VỀ CHU TRÌNH DOANH THU 1.1.1 Mục tiêu chu trình doanh thu Nội dung chu trình doanh thu gồm ghi nhận đơn đ t hàng, iểm tra t n d ng c a hách hàng trước hi mua hàng, giao hàng, lập hóa đơn thu tiền với m c tiêu ch yếu phối hợp nhịp nhàng hiệu phận việc bán hàng, theo dõi toán thu tiền c a hách hàng 1.1.2 Các chức chu trình doanh thu Giới thiệu ch c ch c ch nh c a chu trình doanh thu a h n ơn ặt hàng Đ y bước đ u tiên chu trình doanh thu, thường thực phận bán hàng thuộc Ph ng inh doanh i mt atn ng t n kho Có tình ảy sau đ y: - Nếu hách hàng người mua mới, nh n viên bán hàng phải báo cáo với nhà quản l em t riêng cho trường hợp - Nếu đơn đ t hàng nhận t hách hàng thường uyên nh n viên bán hàng tiến hành iểm tra t n d ng liên quan đến th ng tin hách hàng có sẵn hệ thống ước ế tiếp, nh n viên bán hàng c n phải iểm tra lượng hàng ho có đ hách hàng yêu c u hay h ng iao hàng - Đến ngày giao hàng, ộ phận giao hàng chuyển hàng giao hàng cho hách đ ng thời lập Giấy báo g i hàng để g i m hàng hóa Giấy báo g i hàng c a Phiếu uất ho ho c vận đơn Ngoài ra, ch ng t chi ph liên quan đến vệc vận chuyển s tập hợp chuyển ph ng ế toán để toán theo dõi t h a ơn cho khách hàng Sau hi hàng hóa giao cho hách hàng, liên c a giấy báo g i hàng chuyển đến ộ phận ế toán để lập hóa đơn Sau hi iểm tra đối chiếu ch ng t có liên quan, phận tiến hành lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng Hóa đơn lập thành nhiều liên, liên giao cho hách, liên để ế toán bán hàng ghi nhận doanh thu, thuế GTGT ế toán c ng nợ theo dõi hoản phải thu, liên lưu lại phận lập hóa đơn g h o i kho n ph i th khách hàng Khoản phải thu hách hàng theo dõi theo hai cách:  Theo dõi theo t ng hóa đơn : Phương pháp cho ph p theo dõi tất hóa đơn chưa toán ph n t ch theo thời hạn nợ  Kết chuyển số dư : Theo dõi t ng số dư đ u ì, t ng số nợ phát sinh ì, t ng số tiền toán số c n nợ c a m i hách hàng vào cuối ì h h n ti n toán - Khách hàng toán b ng tiền m t, phận ế toán tiền m t lập phiếu thu th qu tiến hành thu tiền Phiếu thu lập thành nhiều liên, liên giao cho hách liên c n lại s d ng để hạch toán, lưu trữ phận ế toán - Khách hàng toán b ng chuyển hoản, ế toán tiền g i ng n hàng c vào giấy báo có c a ng n hàng để tiến hành hạch toán vào s ế toán, đồng thời th ng báo cho phận ế toán theo dõi c ng nợ để cập nhập tình hình toán c a hách hàng 1.1.3 Mối quan hệ phận chu trình doanh thu Chu trình doanh thu có mối liên hệ mật thiết với th ng tin bán hàng thuộc ph ng inh doanh hệ thống th ng tin ế toán thuộc ph ng ế toán - Kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền - Gian lận sai sót vấn đề lu n tồn trình hoạt động c a doanh nghiệp Những hành động d v tình hay cố , lu n g y tác động tiêu cực đến doanh nghiệp t t n thất m t tài ch nh đến m c độ nghiêm trọng phá sản - Hệ thống th ng tin ế toán có ảnh hưởng lớn đến t n suất ảy gian lận sai sót doanh nghiêp, đáng ể m c độ ng d ng c ng nghệ th ng tin vai tr c a nhà quản l ế toán - Mục tiêu iểm soát chu trình doanh thu - M c tiê ki m oát n i ới nghiệp án hàng - Để ngăn ng a sai sót gian lận nghiệp v bán hàng c n thiết lập ch nh sách th t c nh m đạt m c tiêu c thể nghiệp v bán hàng - M c tiê ki m oát n i ới nghiệp th ti n - Đối với nghiệp v thu tiền yêu c u đ t phải thu đ ng, thu đ thu ịp thời C n thiết lập ch nh sách th t c để đạt m c tiêu c thể 1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH ÁN HÀNG VÀ THU TIỀN ng liệu gồm n t l tương ng với ch c c a chu trình bán hàng thu tiền: - Ch c tiếp nhận, l đơn đ t hàng lập lệnh bán hàng - Ch c chu n bị hàng, vận chuyển hàng giao hàng cho hách - Ch c lập hóa đơn, theo dõi toán thu tiền - Ch c ph n t ch tình hình tiêu th 1.2.1 Hệ thống bán hàng Hoạt động đ u tiên b t đ u cho chu trình doanh thu hoạt động nhận đơn đ t hàng Hoạt động s tiếp nhận yêu c u t hách hàng, t em t tài ch nh c a hách hàng cung c ng c a c ng ty Sau đó, cung cấp th ng tin cho hách hàng ết l yêu c u đ t hàng c a hách 1.2.2 Hệ thống giao hàng Hoạt động s tiến hàng uất ho, giao hàng hoác cho hách đồng thời ác nhận nội dung thực thực tế c a trình cung cấp hàng hóa, dịch v 1.2.3 Hệ thống lập hóa đơn Ở hoạt động s t ch c ghi nhận nghiệp v bán hàng, cung cấp dịch v thực nh m ác nhận, theo dõi, quản l đánh giá trình bán hàng, cung cấp dịch v cho hách hàng 1.2.4 Hệ thống theo dõi công nợ thu tiền Căn c vào nội dung hoạt động bán hàng thực t ch c theo dõi để thực hoạt động thu tiền c a hách hàng Yêu c u c a hoạt động thu tiền đảm bảo thu đ y đ , ch nh ác, ịp thời hoạt động bán hàng, cung cấp dịch v thực 10 TÓM TẮT CHƢƠNG Chu trình doanh thu ghi nhận nghiệp v inh tế phát sinh liên quan đến việc bán hàng toán tiền c a hách hàng Một c ng ty thiết ế tốt chu trình bán hàng thu tiền s đảm bảo cho việc bán hàng toán tiền c a hách hàng thực nhanh chóng, ch nh ác lu n iểm soát Trong CH NG c a luận văn, tác giá hái quát sở l luận t ch c th ng tin ế toán doanh nghiệp t m c tiêu, ch c ch nh c a chu trình bán hàng thu tiền, mối quan hệ phận chu trình bán hàng thu tiền iểm soát chu trình doanh thu Đ y em sở để đánh giá thực trạng nghiên c u giải pháp hoàn thiện hệ thống th ng tin ế toán C ng ty C ph n dược anapha 11 CHƢƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM DANAPHA 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA 2.1.1 Sự hình thành chức năng, nhiệm vụ Công ty a S h nh thành Công ty Tháng 02/1 7, đồng c a Uỷ ban Nh n d n Thành phố Đà Nẵng, sở Y tế Đà Nẵng T ng C ng ty Việt Nam, X nghiệp dược ph m Quảng Nam – Đà Nẵng đ i tên thành X nghiệp dược ph m trung ương Đà Nẵng Chức năng, nhiệm , ứ mệnh c a Công ty * Chức c a công ty C ng ty C Ph n ược anapha chuyên sản uất, inh doanh uất nhập h u m t hàng thuốc chữa bệnh, m ph m, nguyên liệu sản uất thuốc bao bì dược ph m, t ch c sản uất thuốc có chất lượng theo đ ng hồ sơ đăng , quy định c a nhà nước theo yêu c u c a GMP * hiệm c a Công ty * Sứ mệnh c a Công ty 2.1.2 Đặc điểm sản xuất inh doanh Công ty Mọi h u c a trình sản uất bảo quản sản ph m phải tu n th theo quy t c ộ Y tế đề 2.1.3 Tổ chức quản lý Công ty Cơ cấu t ch c c a C ng ty có Hội đồng c đ ng, Hội đồng quản trị T ng Giám đốc điều hành toàn hoạt động c a C ng ty Gi p việc cho Giám đốc Phó T ng Giám đốc 12 ph ng ban ch c như: Ph ng Kế hoạch sản uất, Ph ng Marketing, Phòng Tài – Kế toán, … a ổ chức máy kế toán tổng công ty Tại ph ng ế toán c a t ng c ng ty, m i phận ế toán thực thu nhận, l th ng tin liên quan tới đối tượng ế toán thuộc công ty ổ chức máy kế toán m i chi nhánh Hiện tại, C ng ty có chi nhánh Hà Nội, Hồ Ch Minh, Đà Nẵng, Thanh Hóa Khánh H a Ở m i chi nhánh gồm có phận ế toán phận bán hàng gồm trình dược viên 13 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC T CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA 2.2.1 Đặc điểm đối tƣợng hách hàng C ng ty anapha sản uất dược ph m bán cho đối bệnh viện bệnh viện tư bệnh viện c ng , hiệu thuốc, ph ng mạch ph ng hám tư nh n 2.2.2 Thực trạng tổ chức liệu mã hoá đối tƣợng a h c t ạng hệ th ng tài kho n Hệ thống tài hoản c ng ty s d ng tu n th quy định c a tài ch nh h c t ạng tạo m i tượng khách hàng Mã hách hàng: Hiện tại, C ng ty có tất chi nhánh, bao gồm: Hà Nội, Thanh Hoá, Đà Nẵng, Khánh Hoà, Hồ Ch Minh Mã c a hách hàng lấy theo số mã v ng đánh số b t đ u t số th tự V d , hách hàng bệnh viện Đa hoa Đà Nẵng, Đà Nẵng có mã v ng 0511, mã hách hàng 05110001 Loại đối tượng : có ba đối tượng : hách hàng, nhà cung cấp nhóm hác Tương ng với đối tượng hách hàng mã loại đối tượng Giới hạn nợ Hạn toán : liệu cập nhập dựa Hợp đồng inh tế c h c t ạng anh m c ết n phẩm Mã sản ph m: Mã sản ph m ph n loại theo ch c năng, bao gồm nhóm thuốc hác đánh số th tự t 01 đến Tên sản ph m : Th ng tin giá bán sản ph m t ng c ng ty ban hành cố định áp d ng cho tất chi nhánh toàn quốc 14 Loại sản ph m: Nh m m c đ ch iểm ê ph n loại tất vật liệu, thành ph m có ho mà Loại sản ph m s ph n thành hai loại đánh số : 01 Loại vật liệu, 02 loại thành ph m Nhóm sản ph m : Nhóm sản ph m ph n loại theo ch c năng, nh m m c đ ch biết sản ph m n m nhóm sản ph m 2.2.3 Thực trạng chu trình doanh thu C ng ty hoạt động sản uất cung cấp nhiều loại dược ph m cho hách hàng bệnh viện lớn nhà thuốc tư ph ng mạch ên cạnh việc cung cấp dược ph m cho bệnh viện lớn, việc bán dược ph m cho ph ng hám nh hiệu thuốc c ng ty hết s c đ u tư Để quản l việc bán hàng thu tiền cho c a hàng thuốc ph ng hám c ng ty y dựng đội ngũ trình dược viên…để t thực tìm iếm nhiều đơn đ t hàng 2.2.4 Thực trạng quy trình x lý đơn đặt hàng a h n ơn ặt hàng Tất Khách hàng hàng hợp đồng inh tế hi đ t mua anapha Với hách hàng bệnh viện c ng hợp đồng inh tế s bao gồm : Văn hợp đồng m theo anh m c hàng hóa Ph l c Quyết định phê duyệt ết đấu th u Th ng báo tr ng th u Những nội dung ch nh c a hợp đồng inh tế gồm có : - Thời gian thực hợp đồng - Giá trị c a hợp đồng - Điều iện bàn giao hàng hóa, toán, l hợp đồng, 15 chiết hấu hàng mua b i m t a t n kho Nếu hách hàng người mua mới, ế toán bán hàng s - cập nhập th ng tin hách hàng vào hệ thống Khi nhận Đơn đ t hàng, ế toán bán hàng chịu trách nhiệm tiến hành iểm tra hàng có đ ho yêu c u c a hách hàng hay h ng Kế toán bán hàng tiến hành lập hóa đơn cho m t hàng sẵn có ho g i đến phận ho c.Ch ẩn hàng ựa Đơn đ t hàng liên c a Hóa đơn mà th ho tiến hàng lập Phiếu uất, nh n viên ho chu n bị hàng theo đ ng số lượng, ch ng loại, đóng gói theo yêu c u y tế d iao hàng Khi tiến hàng giao hàng cho hách, nh n viên s giao hàng m theo Phiếu uất liên c n lại c a hóa đơn để hách hàng nhận Một liên c a hóa đơn hách hàng giữ, liên c n lại c ng với Phiếu uất g i cho ế toán c ng nợ để thực lưu trữ theo dõi toán e i m t a t n ng Việc iểm tra hạn m c c ng nợ c a hách hàng thực vào cuối m i tháng hi làm báo cáo nộp cho ph ng ế toán t ng c ng ty Nếu hách hàng có số dư nợ vượt hạn m c, ế toán chi nhánh s báo cáo cho trưởng chi nhánh để trưởng chi nhánh đưa định nhận hay h ng tiếp t c nhận đơn đ t hàng vào tháng sau 2.2.5 Thực trạng quy trình quản lý công nợ thu tiền n công nợ khách hàng: Khi nhận đơn đ t hàng, ế toán cập nhập liệu vào ph n mềm Khi đơn đ t hàng thực 16 hiện, ế toán nhận Phiếu uất ho t phận ho tiến hành truy cập liệu qua ph n mềm, iểm tra lại số liệu nhập trước ác nhận thực đơn hàng Đánh giá ế toán chu trình doanh thu Công ty Danapha Th nhất, giá bán sản ph m chưa có ph n biệt giá cho t ng đối tượng hách hàng C ng ty đưa m c giá cố định áp d ng cho tất chi nhánh toàn quốc, m c giá áp d ng cho tất hách hàng Tuy nhiên giá chiết hấu theo đơn hàng lại thay đ i ph thuộc vào việc ết hợp đồng c ng ty hách hàng, người có ch c quy định giá chiết hấu trưởng chi nhánh Như vậy, giá chiết hấu thay đ i ph thuộc vào trưởng chi nhánh Th hai, c ng tác iểm soát nội t s d ng vào quy trình doanh thu bán hàng với m c đ ch giảm thiểu r i ro ảy Một trường hợp c ng ty chưa t ch c thực hoạt động iểm soát nội trình thu tiền c a trình dược viên Điều s d n đến r i ro hi trình dược viên chiếm d ng vốn c a c ng ty thời gian Th ba, m c d h u iểm tra t n d ng thực vào cuối m i tháng lại h ng thực m i hi hách hàng đ t đơn hàng Điều ảy r i ro bán hàng cho hách hàng h ng có toán nợ ho c g n đến m c h ng có toán nợ 17 KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong chương 2, luận văn hái quát đ c điểm hoạt động sản uất inh doanh c a C ng ty t trình hình thành, phát triển việc ph n cấp quản l , thực trạng c ng tác ế toán t ng c ng ty t ng chi nhánh c ng ty Qua tìm hiểu ph n t ch thực tế t ch c c ng tác ế toán chu trình bán hàng thu tiền m i chi nhánh c a C ng ty C ph n dược anapha cho thấy t ch c th ng tin chu trình bán hàng thu tiền chưa quan t m t ch c cách đ y đ , chưa phát huy có hiệu th ng tin ế toán ph c v việc bán hàng toán c a hách hàng thực nhanh chóng ch nh ác 18 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM DANAPHA 3.1 HOÀN THIỆN ÁO CÁO KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY 3.1.1 Thêm liệu lô hàng hạn s dụng ược lĩnh vực h t he quản l chất lượng sản ph m c a ngành có liên quan trực tiếp đến s c h e t nh mạng người sản ph m dược phải đảm bảo tiêu chu n vệ sinh an toàn thời hạn s d ng Để đảm bảo yêu c u sản ph m dược theo dõi hạn s d ng theo dõi hàng tồn ho theo phương pháp FIFO ưới đ y hướng d n cài đ t l tình cho đơn vị inh doanh dược ph m o đ c điểm c a ngành dược, sản ph m dược có liên quan trực tiếp đến an toàn c a người s d ng, hi làm áo cáo nhập - uất - tồn nên thêm hạn s d ng c a t ng loại dược ph m việc thêm liệu hạn s d ng, ế toán chi nhánh s ng ác định m t hàng g n đến hạn để có phương pháp giải th ch hợp 3.1.2 y dựng báo cáo theo nhu cầu quản lý Việc ác định th ng tin ế toán tương đối đa dạng, ph thuộc vào t ng cách tiếp cận nhu c u th ng tin c a nhà quà quản l Có thể nói, nhu c u th ng tin c a nhà quản l yếu tố quan trọng hi thiết ế báo cáo c a đơn vị Những báo cáo th ng thường ế toán lập dựa vào chu n mực, chế độ ế toán đ c điểm sản 19 uất inh doanh c a C ng ty Tuy nhiên, báo cáo v n chưa đáp ng nhu c u th ng tin nhanh, ch nh ác cho nhà quản l hi họ muốn s d ng th ng tin cho việc định 3.1.3 áo cáo tổng hợp công nợ theo trình dƣợc viên M c d có há nhiều th ng tin chi tiết hi làm báo cáo t ng hợp c ng nợ, nhiên hi nhà quản l c n biết trình dược viên ỳ s chịu trách nhiệm thu tiền t hách hàng mà trình dược viên ph trách, ế toán phải rà soát lại toàn c ng nợ để tìm iếm t ng hợp th ng tin, c ng việc nhiều thời gian Nh m ác định số tiền mà m i trình dược viên thu ỳ ngăn ch n trường hợp chiếm d ng vốn áo cáo doanh thu theo trình dược viên s gi p ế toán chi nhánh ác định c ng nợ g n đến hạn mà trình dược viên chịu trách nhiệm chưa thu tiền, t tiến hành c ng tác thu tiền ưới đ y bảng m u báo cáo theo hướng cải thiện 3.1.4 y dựng phạt hạn mức nợ Hiện nay, việc y dựng phạt hạn m c nợ cho trình dược viên t nh theo t ng c ng nợ hạn Đề uất y dựng bảng phạt hạn m c nợ theo t ng hoảng thời gian theo tỷ lệ s làm giảm áp lực cho trình dược viên việc thu hồi c ng nợ ưới đ y phạt hạn m c c ng nợ theo hướng cải thiện 3.2.5 áo cáo Theo dõi doanh thu theo vùng miền, nhóm khách hàng Tại m i chi nhánh lập bảng thống ê doanh thu bán hàng t ng v ng, miền, qua đánh giá thị trường t ng hu vực Chi nhánh lập bảng thống ê theo t ng đối tượng hách hàng c thể nh m đánh giá tình hình tiêu th sản ph m c a t ng đối tượng 20 hách hàng qua t ng thời ỳ, t ng v ng miền hác T đưa biện pháp mar eting, quy trình ph n phối thuốc tương lai Tuy nhiên ph n mềm t ch hợp chưa có lập báo cáo bán hàng theo v ng miền Để thực lập báo cáo h trợ c a ph n mềm c n phải s d ng thêm c ng c Pivotable c a cel 3.2 HOÀN THIỆN GIÁ ÁN SẢN PHẨM ÁP DỤNG CHO TỪNG ĐỐI TƢỢNG KHÁCH HÀNG M t hàng dược đa dạng, với t ng đối tượng hách hàng s phải đưa nhiều m c giá hác o nên ác định giá bán dựa ch nh sách giá c ng ty đưa cho t ng m t hàng t ng loại hách hàng Hoàn thiện anh m c giá bán anh m c dược ph m s làm sở để ế toán truy uất chương trình giá dược ph m cho đối tượng hách hàng hác 3.2.1 Hoàn thiện danh mục mã đối tƣợng hách hàng Nh m m c đ ch áp d ng đơn giá minh bạch cho t ng đối tượng hách hàng, việc đ u tiên c n thực hoàn thiện y d ng Mã đối tượng hách hàng Có nhóm đối tượng hách hàng: bệnh viện c ng, bệnh viện tư, đại l , hiệu thuốc ph ng hám tư 3.2.2 Hoàn thiện danh mục giá bán Ph n mềm cải thiện đưa giá bán cho t ng đối tượng hách hàng o đó, giá bán sản ph m cho t ng đối tượng s thay đ i Ch ng hạn, với hách hàng bệnh viên c ng, danh m c giá bán sản ph m nên y dựng dựa giá tr ng th u Với hách hàng hiệu thuốc lớn, giá bán sản ph m s giá bán bu n Với hách hàng ph ng hám ho c ph ng mạch, giá sản ph m giá bán l th ng thường 21 3.3 HOÀN THIỆN KH U KIỂM SOÁT TRONG QUÁ TRÌNH DOANH THU Các nghiệp v chu trình bán hàng thu tiền c ng ty anapha thường n ch a nhiều sai sót gian lận Những sai sót ph n l i c a ế toán, c a trình dược viên ph n biện pháp iểm soát chưa thực tốt 3.4 HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TRA T N DỤNG KHI L ĐƠN Đ T HÀNG Thực trạng quy trình l đơn đ t hàng cho thấy, ế toán cuối m i tháng iểm tra hạn m c t n d ng nợ c a hách, làm c cho việc tiếp t c đơn đ t hàng c a tháng sau Điều cho thấy c ng ty chưa có quy trình để iểm soát bán hàng em lịch s toán chậm ho c tồn đọng nợ ấu o để ngăn ch n r i ro h ng thu hồi c ng nợ hó hăn việc lập ế hoạch hi số tiền n m tài hoản phải thu hó đ i, chương trình nên hoàn thiện ch c nhập đơn hàng, đơn hàng vượt m c t n d ng cho ph p chương trình s hiển thị th ng báo nh c nhở 3.4.1 Hoàn thiện công nợ Danh mục hách hàng hi tạo Khi ế toán bán hàng m i chi nhánh nhận hợp đồng inh tế tạo mã hách hàng, việc cập nhập liệu liên quan đến th ng tin thời hạn toán, giới hạn nợ, điều iện phương th c toán v c ng quan trọng Điều gi p quản l c ng nợ hách hàng cách minh bạch dễ dàng t ng hợp số liệu 3.4.2 Hoàn thiện h u nhập hóa đơn 22 3.5 NH NG ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP NH M HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Th nhất, điều iện người thiết bị phương tiện - Về người : Khi em t yếu tố người h a cạnh hàng đ u lực trình độ c a nh n viên mối quan hệ c a nh n viên chu trình Trong chu trình doanh thu, ế toán viên người trực dõi quy trình t h u nhận đơn đ t hàng, t duyệt t n d ng iểm tra c ng nợ Trình dược viên đảm nhận thu tiền trực tiếp t hách hàng Hai vị tr c n phải phối hợp thống ch t ch với để đảm bảo quy trình hoàn thành su n s ên cạnh đó, ế toán viên trình dược viên phải huấn luyện định ỳ ch nh sách bán hàng mới, ph biến nội quy huấn luyện nghiệp v thường uyên hi có thay đ i hệ thống th ng tin ế toán - Về thiết bị, phương tiện: Đ y điều iện c n thiết để thực việc thu nhận, bị l , lưu trữ cung cấp th ng tin Trang thiết thuật hệ thống máy vi t nh, thiết bị mạng ph n mềm ế toán l tự động c n thiết HTTT đại Th hai, thực iểm soát th ng tin nh m đảm bảo cho hoạt động c a hệ thống th ng tin an toàn, tránh r i ro, đảm bảo t nh bảo mật c a th ng tin Việc thiết lập hệ thống iểm soát bao gồm : - Ph n quyền hệ thống th ng tin : ác định hối lượng c ng việc trách nhiệm c a t ng nh n viên việc thu thập, l , cung cấp th ng tin yêu c u m i nh n viên phải tu n th quy định h u nhập liệu - ảo mật th ng tin : Th ng tin ch nh sách giá, hạn s 23 d ng, …là th ng tin nội c ng ty, cung cấp riêng cho nhà quản trị để thực m c tiêu quản l , t nh bảo mật th ng tin đ i h i cao o đó, c n phải thực biện pháp nh m bảo mật th ng tin KẾT LUẬN CHƢƠNG Th nhất, hoàn thiện báo cáo ế toán chu trình bán hàng thu tiền c a c ng ty bao gồm thêm liệu l hàng hạn s d ng để qua ế toán bán hàng s ác định m t hàng g n đến hạn để có phương pháp giải hợp l y dựng báo cáo theo nhu c u c a quản l t h trợ cho việc định Th hai, hoàn thiện giá bán sản ph m áp d ng cho t ng đối tượng hách hàng làm sở để ế toán truy uất chương trình giá dược ph m cho t ng đối tượng hách hàng hác Qua đó, tăng cường t nh minh bạch quản l giá thuốc h trợ cho việc truy uất liệu giá bán nhanh chóng Th ba, hoàn thiện h u iểm soát chu trình bán hàng thu tiền gi p ngăn ch n sai sót gian lận thường ảy thực tế chu trình bán hàng thu tiền thường g p Th tư, hoàn thiện quy trình iểm tra t n d ng hi đ t hàng bao gồm hoàn thiện c ng nợ l đơn anh m c hách hàng hi tạo hoàn thiện h u nhập hóa đơn Nhìn chung, qua giải pháp nêu trên, để hệ thống th ng tin ế toán thực c ng c đ c lực hệ thống quản l C ng ty đ i h i phải có tham gia t ch cực c a phận, cá nh n C ng ty Đồng thời, c n phải có số biện pháp iểm soát nh m phát sai sót gian lận chu trình 24 KẾT LUẬN Trong u hội nhập với inh tế giới, hệ thống th ng tin nói chung hệ thống th ng tin chu trình doanh thu nói riêng c n phải b t ịp với phát triển c a t ch c Cải tiến chất lượng hệ thống th ng tin ế toán ph n hành doanh thu s gi p cho phận ch c việc bán hàng, theo dõi toán thu tiền c a hách hàng thực c ng việc nhịp nhàng hiệu T đó, h trợ cho hoạt động tài ch nh c a doanh nghiệp Hiện nay, quy m hoạt động c a C ng ty C ph n dược anapha ngày mở rộng, việc thực cải tiến chất lượng hệ thống th ng tin chu trình doanh thu C ng ty điều tất yếu Theo đó, t ch c th ng tin ế toán chu trình doanh thu đ i h i ngày chất lượng, nh m gi p nhà quản l C ng ty iểm soát đánh giá tốt tình hình tài ch nh c a đơn vị t góp ph n hoàn thành m c tiêu chung c a C ng ty Tuy nhiên, để hệ thống th ng tin ế toán thực c ng c đ c lực hệ thống quản l C ng ty, đ i h i phải có tham gia t ch cực c a phận, cá nh n C ng ty Đồng thời, c n phải có số biện pháp iểm soát nh m phát sai sót gian lận chu trình ... c u giải pháp hoàn thiện hệ thống th ng tin ế toán C ng ty C ph n dược anapha 11 CHƢƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM DANAPHA 2.1 GIỚI... việc bán hàng toán c a hách hàng thực nhanh chóng ch nh ác 18 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM DANAPHA 3.1 HOÀN THIỆN... toán chu trình doanh thu Chương : Thực trạng hệ thống th ng tin ế toán chu trình doanh thu C ng ty C ph n ược ph m anapha Chương : Giải pháp hoàn thiện hệ thống th ng tin ế toán chu trình doanh thu