Luận văn tập trung trình bày khái quát các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại các doanh nghiệp, khảo sát và phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH MTV Dược Trung Ương III, đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng phù hợp với nguồn lực sẵn có của công ty.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRẦN THỊ DIỆU LÀNH HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG III Chuyên ngành: Kế tốn Mã số: 60.34.30 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2014 Cơng trình hồn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN MẠNH TOÀN Phản biện 1: TS ĐƯỜNG NGUYỄN HƯNG Phản biện 2: TS HỒ VĂN NHÀN Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 01 tháng năm 2014 Có thể tìm hiểu luận văn tại: Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Cũng thị trường khác, thị trường Dược phẩm nước ta phát triển mạnh, ngành Dược Nhà nước quy định nhóm sản phẩm hàng hóa đặc biệt, chiếm vị trí quan trọng chiến lược chăm sóc bảo vệ sức khoẻ cho nhân dân Vì vậy, sản xuất thuốc tốt, giá hợp lý kinh doanh hiệu mục tiêu cần hướng tới Kế tốn với tư cách cơng cụ quản lý, có chức thơng tin kiểm tra, quản lý hoạch định, tổ chức, kiểm soát đưa định đắn phù hợp Nhằm đạt điều cần phải xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn hồn chỉnh Cơng ty TNHH MTV Dược Trung Ương vừa doanh nghiệp sản xuất vừa doanh nghiệp thương mại Cơng ty có hệ thống phân phối rộng khắp tỉnh thành nước Điều địi hỏi cơng tác bán hàng, theo dõi khách hàng phải quản lý chặt chẽ Nhận thức tầm quan trọng công ty ứng dụng công nghệ thông tin mà trước hết phần mềm kế toán bước đầu mang lại hiệu Tuy nhiên, phần mềm công ty hoạt động phận kế tốn, phận kinh doanh Trong đó, dược phẩm loại hàng hóa đặc biệt, mặt hàng cơng ty đa dạng nhiều chủng loại thuốc Nhân viên bán hàng không xác định số lượng tồn kho, số lơ, hạn dùng loại thuốc Ngồi ra, mã thơng tin khách hàng, mã hàng hóa khơng thống làm thời gian tìm kiếm Bộ phận kho chưa sử dụng phần mềm hỗ trợ nên việc nhập theo dõi số liệu thực excel Vì vậy, ghi nhận hàng xác, kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng lượng hàng sẵn có, giao hàng hạn, ghi nhận doanh thu kỳ, theo dõi tình hình cơng nợ, xây dựng quy trình bán hàng cách vấn đề đáng quan tâm Xuất phát từ yêu cầu mang tính khách quan lý luận thực tiễn, tác giả chọn đề tài nghiên cứu luận văn: “Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3” Mục tiêu nghiên cứu - Khái quát vấn đề lý luận hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp - Khảo sát phân tích thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH MTV Dược Trung Ương - Đề xuất giải pháp hồn thiện tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Chu trình bán hàng phù hợp với nguồn lực sẵn có cơng ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Tác giả nghiên cứu sở lý luận tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền, thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH MTV Dược Trung ương Phạm vi nghiên cứu: Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu phương thức bán buôn công ty Phương pháp nghiên cứu - Sử dụng phương pháp quan sát, vấn để tìm hiểu biện pháp quản lý, tổ chức thực kế tốn Cơng Ty TNHH MTV Dược Trung Ương - Thu thập liệu, phân tích hệ thống, phân tích thành phần hệ thống kế tốn, mối quan hệ chu trình bán hàng thu tiền với chu trình kế toán khác đơn vị - Sử dụng sơ đồ dịng liệu, mơ hình liệu, q trình thiết kế mã hóa đối tượng kế tốn chi tiết, quy trình luân chuyển chứng từ Ý nghĩa khoa học thực tiễn - Về lý luận Luận văn nghiên cứu, hệ thống hóa sở lí luận chung hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền để làm sở hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH Dược Trung ương - Về thực tiễn Luận văn Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền cơng ty TNHH Dược Trung Ương Luận văn đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn Cơng ty cách hợp lý chu trình bán hàng thu tiền Tổng quan tài liệu nghiên cứu Đứng trước xu hội nhập thách thức kinh tế thị trường nay, thơng tin kế tốn đóng vai trị quan trọng Làm thơng tin kế tốn cung cấp cho đối tượng quan tâm đạt chất lượng hữu ích? Đây câu hỏi nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu Cho đến nay, có số nghiên cứu chuyên sâu, số nghiên cứu liên quan nghiên cứu mang tính chung chung hệ thống thơng tin kế tốn thể luận văn, tạp chí, giáo trình Cho đến có số luận văn thạc sỹ, báo công bố liên quan đến hệ thống thông tin kế toán, chủ yếu viết phần mềm kế tốn, tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng tin học cho loại hình doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh Trần Mậu Thơng (2010), hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn cơng ty Cổ phần lâm đặc sản Quảng Nam; Luận văn thạc sỹ kế tốn Phạm Lê Hồi (2012), hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần Pymepharco; Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh Trần Thị Thu hà (2010), Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Công ty Cổ phần Vận tải biển Đà Nẵng Các báo khoa học cơng bố như: Tạp chí khoa học cơng nghệ Nguyễn Mạnh toàn – Nguyễn Thị Hồng Hạnh (số 5, 2010), Ứng dụng ERP tổ chức quản lý đào tạo theo tín chỉ; Tạp chí khoa học cơng nghệ Huỳnh Thị Hồng Hạnh (số 9, 2012), hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể; Tạp chí khoa học cơng nghệ, Nguyễn Mạnh Tồn - Huỳnh Thị Hồng Hạnh (số 9, 2012), tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học theo cách tiếp cận chu trình; Tạp chí khoa học cơng nghệ, Nguyễn Mạnh Tồn (số 1, 2011), quy trình xử lý tổng hợp điều kiện hạch toán kế toán máy vi tính Trong cơng trình nghiên cứu này, tác giả hệ thống nội dung tổ chức cơng tác kế tốn việc phản ánh thực trạng chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, doanh nghiệp sản xuất Từ đưa biện pháp nhằm góp phần hồn thiện chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Những vấn đề liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền như: Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế tốn doanh nghiệp; Vấn đề mã hóa đối tượng chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp; Vấn đề xây dựng hạn mức tín dụng khách hàng phương pháp xử lý vượt hạn mức; Vấn đề nhận biết rủi ro q trình xuất kho giao hàng, lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu, thu tiền bán hàng biện pháp kiểm soát nộ nhằm hạn chế rủi ro Các cơng trình nghiên cứu phần mềm tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin chủ yếu tập trung nhiều cơng tác kế tốn tài mà chưa quan tâm đến kế toán quản trị, chưa gắn chặt hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Bên cạnh tác giả chưa sâu vào xử lý sai sót q trình kết xuất liệu, lập báo cáo tài “Hệ thống thơng tin kế toán” tác giả Dương Quang Thiện (2007) nhà xuất tổng hợp Tp Hồ Chí Minh; “Tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện tin học hóa” tác giả Nguyễn Phước Bảo Ân, đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh, NXB Lao động Xã hội Các giáo trình tác giả đề cập đến cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán, cách thức tổ chức sở liệu, xây dựng hệ thống kiểm sốt nội mơi trường tin học, cách thức thực vận hành hệ thống thơng tin kế tốn “Hệ thống thơng tin kế toán” (lý thuyết tập giải) tác giả Nguyễn Thế Hưng, nhà xuất thống kê Giáo trình “Hệ thống thơng tin kế tốn” tác giả Nguyễn Mạnh Toàn Huỳnh Thị Hồng Hạnh cụ thể hóa nội dung hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện tin học hóa, mối quan hệ hệ thống thơng tin kế tốn với hệ thống thông tin chức khác doanh nghiệp, phương pháp xây dựng mã, kiểm soát hệ thống thơng tin kế tốn, chức chu trình, cách thức tổ chức liệu quy trình luân chuyển, xử lý liệu cung cấp thơng tin kế tốn Tuy nhiên, giáo trình chưa đề xuất ý kiến giải việc vận dụng công nghệ thông tin vào tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp có hiệu cao giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hoạt động doanh nghiệp Đề tài “ Hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3” đề tài nghiên cứu tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền ngành dược Bên cạnh đề tài kết kế thừa từ cơng trình nghiên cứu tác giả nói đề tài cịn đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH MTV Dược Trung Ương CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN Ở CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 1.1.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn phận cấu thành quan trọng hệ thống thơng tin quản lí doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, phương tiện, phương pháp kế toán tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý cung cấp thơng tin tình hình huy động sử dụng vốn doanh nghiệp kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp kì định Hai chức hệ thống thơng tin kế tốn thơng tin kiểm tra [5] 1.1.2 Mối liên hệ hệ thống thông tin kế toán với hệ thống khác doanh nghiệp 1.1.3 Tổ chức thơng tin kế tốn theo chu trình Tuy khác ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu doanh nghiệp tổ chức thành chu trình gồm: Chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng tốn, chu trình chuyển đổi chu trình tài 1.2 TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN CỦA DOANH NGHIỆP 1.2.1 Đặc điểm mục tiêu chu trình bán hàng thu tiền Hai hệ thống chức tạo nên chu trình bán hàng thu tiền: (1) Hệ thống xử lý bán hàng (2) hệ thống xử lý thu tiền 1.2.2 Mối quan hệ phận chu trình bán hàng thu tiền 1.2.3 Tổ chức xây dựng hệ thống chứng từ quy trình luân chuyển chứng từ a Hệ thống chứng từ Hệ thống chứng từ sử dụng chu trình bán hàng thu tiền bao gồm: Đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu đóng gói, phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, giấy giao hàng hay Giấy xác nhận thực dịch vụ b Quy trình luân chuyển chứng từ (1) Nhận đơn đặt hàng, (2) kiểm tra tình hình cơng nợ khách hàng, (3) kiểm tra hàng tồn kho, (4) chuẩn bị hàng, (5) giao hàng vận chuyển hàng, (6) Lập hóa đơn,(7) Theo dõi khoản phải thu khách hàng, (8) Thu tiền, (9) Hạch toán tổng hợp lập báo cáo 1.2.4 Tổ chức liệu mã hóa đối tượng kế toán a Tổ chức liệu chu trình bán hàng thu tiền Theo tính chất liệu chứa tập tin, tập tin hệ thống sở liệu kế tốn phân thành tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, tập tin biến động, tập tin tồn tập tin báo cáo b Tổ chức mã hóa đối tượng kế tốn cho chu trình bán hàng thu tiền Xây dựng mã đảm bảo yếu tố: gọn, dễ nhớ, dễ bổ sung, quán tên gọi đối tượng mã hóa 1.2.5 Tổ chức thơng tin chu trình bán hàng thu tiền a Tổ chức thông tin quy trình xử lý đơn đặt hàng * Nhận đơn đặt hàng: Tiếp nhận đơn đặt hàng thực phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh * Kiểm tra tín dụng tồn kho: Khi đơn đặt hàng nhập vào máy, chương trình tự động kiểm tra tín dụng từ liệu cơng nợ khách hàng để xác định khách hàng có đủ điều kiện để mua chịu tiếp đơn hàng hay không Tiếp theo nhân viên bán hàng cần phải xác định lượng hàng khách hàng yêu cầu có sẵn có đủ thời điểm giao hàng Khi nhân viên bán hàng nhập liệu xong chương trình cho phép in lệnh bán hàng để lưu vào hồ sơ phận bán hàng chuyển đến phận khác để tiếp tục thực chu trình bán hàng b Tổ chức thơng tin quy trình giao hàng * Lập lệnh bán hàng: Đơn đặt hàng sau chấp nhận sở để lập lệnh bán hàng Lệnh bán hàng phận bán hàng lập, in nhiều liên chuyển đến cho phận khác để tiếp tục thực chu trình 10 CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 2.1.1 Q trình hình thành phát triển cơng ty TNHH MTV Dược Trug Ương 2.1.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh sản phẩm công ty Công ty TNHH MTV Dược Trung Ương vừa doanh nghiệp thương mại vừa doanh nghiệp sản xuất thuốc 2.1.3 Đặc điểm hoạt động tiêu thụ công ty TNHH MTV Dược Trung Ương Hiện nay, công ty TNHH MTV Dược Trung Ương xây dựng hệ thống phân phối rộng khắp ba miền gồm hai chi nhánh Hà Nội, TP Hồ Chí Minh hàng loạt cửa hàng bán lẻ nước 11 2.1.4 Cơ cấu tổ chức máy công ty Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức máy cơng ty 2.1.5 Tổ chức cơng tác kế tốn: Cơng ty áp dụng mơ hình tổ chức kế tốn vừa tập trung vừa phân tán 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 2.2.1 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cơng ty TNHH MTV Dược Trung Ương Chu trình bán hàng thu tiền luân chuyển * Quy trình luân chuyển chứng từ quy trình tiếp nhận đơn đặt hàng 12 Hình 2.4: Quy trình luân chuyển nghiệp vụ bán hàng + Đối với khâu quản lý công nợ Hình 2.5: Quy trình ln chuyển khâu quản lý cơng nợ + Đối với khâu thu tiền 13 Kế toán công nợ Sổ chi tiết nợ phải thu Khách hàng Bảng đối chiếu nợ Kế toán tiền Bảng đối chiếu nợ Thủ quỹ Phiếu Phiếu thu thu Khách hàng Tiền Lập phiếu thu Xác nhận nợ Xác nhận thu tiền Phiếu thu Bảng đối chiếu công nợ Nhật ký thu tiền A Phiếu Phiếu thu thu Bảng đối chiếu nợ Phiếu thu A Khách hàng Ghi giảm nợ Phiếu thu Tiền Sổ chi tiết nợ phải thu N A Bảng đối chiếu nợ Hình 2.6: Quy trình luân chuyển khâu thu tiền N 14 2.2.2 Thực trạng tổ chức liệu mã hóa đối tượng quản lý a Tổ chức liệu chu trình bán hàng thu tiền Các thông tin cập nhật lưu trữ theo phận riêng lẽ, sở liệu rời rạc, khơng có tính liên kết chia sẻ thơng tin b Tổ chức mã hóa liệu - Mã khách hàng: Được xây dựng theo mã gợi nhớ, mã khai báo theo cảm tính, tự phát khác phận Mã hàng hóa: Là mã khai báo theo mã gợi nhớ khơng có thống việc khai báo, tạo mã phận chức công ty 2.2.3 Thực trạng tổ chức thông tin chu trình bán hàng thu tiền a Thực trạng tổ chức thơng tin quy trình xử lý đơn đặt hàng * Thực trạng tổ chức thông tin quy trình xử lý đơn đặt hàng văn phịng cơng ty - Ký kết hợp đồng:công ty sử dụng phương thức ký hợp đồng kinh tế với hầu hết khách hàng - Tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng: Trực tiếp Nhân viên kinh doanh trình dược viên nhận trực tiếp khoa dược bệnh viện, phòng khám, hiệu thuốc địa bàn Gián tiếp Phòng kinh doanh nhận qua email, điện thoại… - Kiểm tra tồn kho Khi tiếp nhận đơn đặt hàng nhân viên bán hàng tiến hành kiểm tra hàng có đủ kho theo yêu cầu khách hàng không 15 (thơng qua xem xét tình hình hàng tồn kho tập tin liệu phần mềm) Kiểm tra tín dụng khách hàng Nhân viên kinh doanh tiến hành kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng thông qua báo cáo công nợ hạn khách hàng phịng kế tốn chuyển đến Sau kiểm tra xong đơn đặt hàng trình Trưởng phịng kinh doanh xem xét phê duyệt đơn hàng * Thực trạng tổ chức thơng tin quy trình xử lý đơn đặt hàng chi nhánh * Thực trạng tổ chức thơng tin quy trình xử lý đơn đặt hàng cửa hàng, hiệu thuốc Quy trình tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng chi nhánh, cửa hàng, hiệu thuốc tương tự quy trình xử lý đơn đặt hàng văn phịng cơng ty b Thực trạng tổ chức thơng tin quy trình lập hóa đơn Sau đơn đặt hàng trưởng phịng kinh doanh phê duyệt đồng ý bán, nhân viên bán hàng thuộc phịng kinh doanh tiến hành xuất hóa đơn GTGT Kế tốn bán hàng phịng kế tốn cập nhập vào phần mềm máy tính Cuối tháng, kế tốn bán hàng đối chiếu tổng số hóa đơn GTGT cập nhập vào phần mềm kế toán với tổng số hóa đơn sử dụng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phịng KD nhằm hạn chế sai sót khơng cập nhật đủ hóa đơn c Thực trạng tổ chức thơng tin quy trình giao hàng * Quy trình giao hàng cơng ty Căn hóa đơn GTGT trưởng phịng KD duyệt, nhân viên bán hàng chuyển hóa đơn GTGT duyệt đến kho để làm thủ tục giao hàng cho khách hàng Thủ kho hóa đơn GTGT tiến hành xuất kho Thủ kho sau xuất hàng xong ký nháy đóng dấu giao hàng vào hóa đơn GTGT (liên 3) thủ kho ghi vào thẻ kho 16 hàng, thẻ kho mở cho mặt hàng - Trường hợp nhận hàng kho công ty Nhân viên giao hàng yêu cầu người nhận hàng phải xuất trình giấy giới thiệu giấy ủy quyền nhận hàng Sau giao hàng cho người nhận hàng, nhân viên giao hàng yêu cầu khách hàng ký nhận vào Hóa đơn - Trường hợp khách hàng yêu cầu giao hàng địa giao hàng khách hàng Nhân viên vận chuyển có trách nhiệm đến kho nhận hàng giao hàng đến nơi cho khách hàng Khi nhận hàng xong nhân viên vận chuyển ký vào biên giao nhận hàng hóa Hóa đơn GTGT phơtơ thêm, nhân viên vận chuyển mang hàng với hóa đơn phôtô đến giao cho khách hàng, khách hàng nhận hàng ký vào hóa đơn phơtơ sổ giao nhận hàng Nhân viên vận chuyển giao hóa đơn GTGT (liên 2) cho khách hàng mang hóa đơn phơtơ chuyển cho phịng KD để lưu * Quy trình giao hàng chi nhánh, cửa hàng, hiệu thuốc công ty Căn vào hóa đơn GTGT phê duyệt, thủ kho kiểm tra thông tin khách hàng, số lượng đầy đủ chữ ký Sau kiểm tra xong thủ kho tiến hành xuất kho hàng theo nội dung hóa đơn GTGT Sau xuất xong thủ kho vào số lượng thực xuất lên thẻ kho Các thủ tục giao hàng thực tương tự văn phịng cơng ty d Thực trạng tổ chức thơng tin quy trình quản lý cơng nợ thu tiền * Tại văn phịng cơng ty 17 Hàng ngày, kế tốn bán hàng vào hóa đơn GTGT phịng KD lập, kế tốn bán hàng kiểm tra hóa đơn GTGT tiến hành cập nhập vào danh mục hóa đơn phần mềm tự động ghi nhận vào tập tin chi tiết doanh thu, tổng hợp doanh thu, chi tiết cơng nợ tổng hợp cơng nợ Kế tốn công nợ phân quyền cập nhật vào danh mục chi tiết công nợ, danh mục tổng hợp công nợ Kế tốn cơng nợ dùng hóa đơn GTGT liên để đối chiếu với danh mục chi tiết công nợ cuối tháng kết xuất sổ báo cáo liên quan đến công nợ phải thu khách hàng sổ chi tiết công nợ, sổ tổng hợp công nợ, báo cáo tổng hợp công nợ hạn… *Quy trình quản lý cơng nợ chi nhánh, cửa hàng, hiệu thuốc Phụ trách kế toán chi nhánh có trách nhiệm quản lý khách hàng chi nhánh Hàng ngày hóa đơn GTGT hàng bán có đầy đủ thơng tin, kế tốn tiến hành ghi nhận doanh thu đồng thời ghi nhận nợ phải thu trường hợp bán chịu Phụ trách kế toán theo dõi công nợ khách hàng, khách hàng gần hết hạn tốn chưa tốn kế tốn gọi điện gửi giấy báo nợ để đơn đốc khách hàng Thu tiền bán hàng : Trường hợp chuyển khoản qua ngân hàng : Khi khách hàng toán tiền chuyển khoản qua ngân hàng Kế toán ngân hàng nhận giấy báo Có từ ngân hàng tiến hành cập nhật liệu vào chương trình kế tốn Nhập xong, kế toán ngân hàng tiến hành chuyển giấy báo Có sang kế tốn cơng nợ, kế tốn cơng nợ đối chiếu giấy báo Có với biên bảng xác nhận cơng nợ hóa đơn GTGT tiến hành bóc tách tập tin chi tiết cơng nợ ghi giảm nợ cho khách hàng 18 Trường hợp thu tiền mặt : Trường hợp khách hàng toán trực tiếp tiền mặt, Kế toán tiền mặt dựa vào bảng đối chiếu lập liên phiếu thu, liên chuyển qua cho thủ quỹ, liên lại lưu phịng kế tốn Hai liên phiếu thu từ kế tốn tiền chuyển qua với số tiền mà khách hàng toán, thủ quỹ xác nhận thu tiền phiếu thu, phiếu thu gửi cho khách hàng phiếu thu cịn lại chuyển sang kế tốn cơng nợ Kế tốn cơng nợ nhận phiếu thu từ thủ quỹ với bảng đối chiếu công nợ tiến hành bóc tách tập tin chi tiết cơng nợ để ghi giảm nợ * Tại Các chi nhánh, cửa hàng, hiệu thuốc Hàng ngày, vào hóa đơn bán hàng khách hàng toán tiền mặt, phụ trách kế toán cập nhập liệu vào chương trình, in phếu thu chuyển phiếu thu cho thủ quỷ thu tiền 2.2.4 Thực trạng báo cáo kế toán sử dụng chu trình bán hàng thu tiền + Báo cáo doanh thu tồn cơng ty, báo cáo bán hàng theo nhóm + Báo cáo phân tích phải thu theo thời hạn nợ 2.2.5 Đánh giá tổ chức thông tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH MTV Dược Trung Ương - Ưu điểm Công ty ứng dụng phần mềm kế tốn để cung cấp kịp thời thơng tin cho ban lãnh đạo việc quản lý thuận tiện.Công tác kế toán bán hàng với đa dạng đơn đặt hàng biện pháp kiểm soát cung cấp hàng đầy đủ, đạt chuẩn Chứng từ lập đầy đủ đánh số thứ tự trước sử dụng tuân theo quy định hành 19 Mặt tồn tại: - Công ty triển khai phần mềm kế tốn hỗ trợ cơng tác ghi chép tính toán số liệu kế toán phần mềm hoạt động độc lập Công ty triển khai phần mềm kế tốn có kết nối trực tiếp với chi nhánh lại không kết nối với phận kho đơn vị Việc xây dựng mã, danh mục từ điển chưa đồng đầy đủ Quy trình nhận xử lý đơn đặt hàng, từ xử lý đơn đặt hàng, kiểm tra tồn kho, xét duyệt hạn mức tín dụng cịn thủ cơng Khâu lập hóa đơn bán hàng chưa kiểm soát hết rủi ro trước giao hàng dẫn đến việc thay đổi, chỉnh sửa hóa đơn khơng cần thiết, nhân viên bán hàng kiêm nhiều khâu từ nhận đơn đặt hàng, in hóa đơn Dữ liệu chưa chia sẻ phận, nên cần thông tin để định phải tập hợp thơng tin từ nhiều nguồn Vì việc lập báo cáo thường chậm trễ, nhiều thời gian Hệ thống quản lý công nợ chưa thiết kế theo dõi chi tiết theo hóa đơn bán hàng mà theo dõi theo đối tượng Nên việc theo dõi hóa đơn tốn khách hàng để hưởng chiết khấu cịn thủ cơng 20 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG Mặt hàng công ty đa dạng, có nhiều giá bán, có nhiều chi nhánh, phân phối hàng hóa theo nhiều nhóm khách hàng Chu trình bán hàng khâu cuối hoạt động sản xuất kinh doanh việc tổ chức chu trình bán hàng hợp lý ảnh hưởng lớn đến hiệu kinh doanh doanh nghiệp Việc ứng dụng rộng rãi công nghiệp thông tin truyền thông yếu tố có ý nghĩa chiến lược, góp phần tăng suất, hiệu suất lao động 3.2 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN 3.2.1 Định hướng xây dựng chu trình bán hàng thu tiền theo ERP a Định hướng hoàn thiện Ngành dược với yêu cầu quản trị chuyên biệt đòi hỏi phải tuân thủ tiêu chuẩn, quy định khắc khe y tế b Lộ trình hồn thiện Để đạt mục tiêu hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP, công ty cần xây dựng giai đoạn triển khai cách cụ thể như: 21 - Hoàn thiện quy trình kinh doanh, chuẩn hóa liệu phạm vi tồn cơng ty - Cơng ty cần phải thay đổi mã hành thống công ty 3.2.2 Hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ chu trình bán hàng thu tiền Hình 3.1: Sơ đồ hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ chu trình bán hàng 3.2.3 Hồn thiện tổ chức mã hóa liệu a Tổ chức liệu Hồn thiện tập tin: Tập tin hồ sơ khách hàng, Danh mục hàng hóa, Chi tiết hàng hóa, Danh mục tồn kho, Danh mục phân loại nhập xuất, Tập tin đơn hàng,Cơng nợ khách hàng, Tập tin hóa đơn, Danh mục chi nhánh, Danh mục hợp đồng 22 b Tổ chức mã hóa liệu Bộ mã khách hàng - Nguyên tắc lập: Thực gắn mã theo khối theo thứ tự đầu vào Bộ mã hàng hóa Mã khu vực địa lý lấy từ mã tỉnh theo định 124/2004/TTg thủ tướng phủ Quản lý mã khách hàng: - Nguyên tắc tạo mã: Thực gắn mã theo khối ký số có ý nghĩa Quản lý mã hàng hóa: Bộ phận phịng kế hoạch chịu trách nhiệm lập quản lý mã hàng hóa 3.2.4 Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền a Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn quy trình xử lý đặt hàng Khi tiếp nhận đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng tiến hành nhập thông tin đơn đặt hàng vào chương trình Chương trình tự động kiểm tra số lượng hàng hóa có đủ kho để thực đơn hàng hay khơng Nếu có đủ hàng kho thõa mãn theo yêu cầu đơn đặt hàng, chương trình tiếp tục kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng để xác định khách hàng có đủ điều kiện mua chịu tiếp đơn hàng hay không Nếu tổng tiền đơn hàng hành đơn hàng mở giá trị đặt hàng làm số dư công nợ vượt hạn mức tín dụng cho phép chương trình báo không phép nhập đơn hàng báo Ban lãnh đạo xem xét phê duyệt (Phó giám đốc kinh doanh) ngược lại 23 Sau nhập xong liệu đơn đặt hàng liệu lưu vào liệu đơn đặt hàng Dữ liệu đơn đặt hàng khách hàng vào danh sách đơn hàng chờ duyệt Trưởng phòng kinh doanh truy cập vào hệ thống, kiểm tra đơn hàng nhân viên bán hàng chuyển đến, đối chiếu với liệu đặt hàng tiến hành phê duyệt đơn hàng b Hoàn thiện tổ chức thơng tin quy trình xử lý giao hàng Trên sở thông tin từ phiếu xuất kho thủ kho tiến hành chuẩn bị hàng, xuất kho hàng hóa theo nội dung Thời điểm thủ tục xuất hàng khỏi kho hoàn tất, hệ thống cập nhật liệu phiếu xuất kho ghi vào liệu xuất kho hàng hóa liệu tồn kho hàng hóa Trong q trình thực hiện, có sai sót, thủ kho cần thơng báo lại cho nhân viên bán hàng điều chỉnh lại cho phù hợp Tiếp theo thủ kho in phiếu giao hàng Một liên phiếu giao hàng kèm với hàng hóa giao cho khách hàng, liên giao cho phận vận chuyển, liên lưu phận kho hàng c Hoàn thiện tổ chức thơng tin quy trình lập hóa đơn Sau xử lý xong đơn đặt hàng phòng kinh doanh, phiếu xuất kho chuyển đến phịng kế tốn với giấy báo gửi hàng Kế toán bán hàng truy cập vào phần mềm để đối chiếu liệu hệ thống với liệu đơn đặt hàng, phiếu xuất kho Nếu khớp tiến hành cập nhập hóa đơn vào phần mềm 3.2.5 Hồn thiện báo cáo kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Trên sở thông tin tổ chức xử lý chu trình tác giả hồn thiện chương 3, phòng ban lập báo cáo phục vụ cho công tác quản lý 24 KẾT LUẬN Đề tài “Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng cơng ty Dược Trung Ương 3” nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn chu trình bán hàng thu tiền điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Trong phạm vi nghiên cứu luận văn trình bày: Thứ nhất, nghiên cứu trình bày vấn đề tổ chức thơng tin quy trình bán hàng thu tiền Thứ hai, khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng cơng ty, làm sở cho kiến nghị giải pháp hoàn thiện hệ thống Nhìn chung, luận văn tập trung giải vấn đề cịn tồn đọng việc hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn, hỗ trợ thêm công cụ đắc lực cho công tác quản lý doanh nghiệp ... HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN... doanh nghiệp tổ chức thành chu trình gồm: Chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng tốn, chu trình chuyển đổi chu trình tài 1.2 TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN CỦA... trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH MTV Dược Trung Ương CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN Ở CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG HỆ THỐNG THÔNG TIN