Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận là hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán và ứng dụng tại các bệnh viện. Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, 2 phòng kế toán kế thừa dữ liệu, thông tin từ các bộ phận liên quan tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ NHUNG HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI Chuyên ngành: Kế toán Mã số : 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng – Năm 2014 Cơng trình hồn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN MẠNH TOÀN Phản biện 1: TS Đường Nguyễn Hưng Phản biện 2: TS Văn Thị Thái Thu Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại Học Đà Nẵng vào ngày tháng năm 2014 Có thể tìm hiểu Luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hệ thống thơng tin kế tốn phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản lý tổ chức, doanh nghiệp Việc ứng dụng CNTT ngành y tế nhu cầu thực lớn, đặc biệt quản lý tổng thể bệnh viện, phục vụ khám chữa bệnh Theo thống kê ngành y tế, nay, nhiều BV đầu tư, triển khai thực ứng dụng phần mềm CNTT, giúp tránh thất lãng phí, cơng khai minh bạch tài chính, nâng cao chất lượng khám chữa bệnh góp phần thúc đẩy bệnh viện phát triển toàn diện Hiện Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới thực việc sử dụng thông tin hệ thống hoạt động quản lý bao gồm phận kế toán, mang lại hiệu lớn nhìn chung cịn tồn số nhược điểm, sử dụng chưa linh hoạt, chưa khai thác triệt để, chưa tận dụng chức tối đa mà mạng nội cung cấp Vì hoạt động quản lý, hệ thống kế toán chưa đạt hiệu cao Với quy mô ngày lớn, lượng bệnh nhân ngày đông đòi hỏi Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới cần hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn nhằm phục vụ cho việc quản lý hoạt động Chính tơi chọn đề tài “Hồn thiện tổ chức thơng tin kế toán Bệnh Viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới” làm luận văn tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa vấn đề lý luận hệ thống thông tin kế toán ứng dụng bệnh viện - Khảo sát đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán điều kiện ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, phịng kế tốn kế thừa liệu, thông tin từ phận liên quan Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới - Đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu mối quan hệ chặt chẽ tổ chức thông tin phận kế tốn chu trình khác Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới Phạm vi nghiên cứu: luận văn dừng lại việc trình bày, mơ tả quy trình giải pháp phần mềm cơng tác kế tốn phục vụ cho quản lý bệnh viện Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích hệ thống, phân tích thành phần hệ thống thơng tin kế tốn, xem xét mối quan hệ chu trình hệ thống thơng tin kế tốn - Phương pháp vấn: Quan sát, vấn nhân viên kế toán phụ trách phận để tìm hiểu phần mềm kế tốn đơn vị sử dụng nhằm đánh giá xác việc khai thác ứng dụng phần mềm bệnh viện - Sử dụng sơ đồ dòng liệu, mơ hình liệu, lưu đồ mơ tả, q trình thiết kế mã hóa đối tượng kế tốn chi tiết, luân chuyển chứng từ Những ứng dụng phần mềm kế toán sử dụng bệnh viện * Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài - Về mặt lý luận: Luận văn góp phần hệ thống hóa làm sáng tỏ vấn đề lý luận hệ thống thông tin kế tốn chu trình bệnh viện - Về mặt thực tiễn: Luận văn góp phần đánh giá, phân tích thực trạng, tìm hiểu ngun nhân nhược điểm tồn ứng dụng CNTT công tác kế toán Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới, sở đề xuất số giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý đơn vị Bố cục đề tài Luận văn gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận tổ chức thơng tin cơng tác kế tốn bệnh viện Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán bệnh viện hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới Chương 3: Một số biện pháp hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới Tổng quan đề tài nghiên cứu Nhiều tổ chức, cá nhân nghiên cứu việc ứng dụng thông tin cơng tác quản lý bao gồm việc ứng dụng, tổ chức hạch toán cho phận kế toán Tác giả Lê Kim Ngọc (2010), Tổ chức hạch toán kế toán sở y tế với việc tăng cường quản lý tài ngành y tế Việt Nam, Luận án tiến sĩ, Đại học kinh tế Quốc dân Luận án trình bày quan điểm định hướng đề xuất mơ hình tổ chức hạch toán kế toán áp dụng sở y tế hoàn chỉnh bao gồm tổ chức máy tổ chức phần hành công việc cụ thể Đặc biệt Luận án đề cập tới vấn đề ứng dụng cơng nghệ thơng tin tồn diện nhằm tăng cường thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài ngành y tế Việt Nam Tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh (2011), Hồn thiện cơng tác kế toán điều kiện ứng dụng ERP Bệnh viện C Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ, Đại Học Đà Nẵng Tác giả phân tích lý luận hệ thống ERP, hệ thống thông tin kế toán, phân hệ kế toán điều kiện ứng dụng ERP, sở nghiên cứu lý luận hệ thống thơng tin kế tốn, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, phát huy ưu điểm ERP liệu kế tốn ln được cập nhật, xử lý phản ánh kịp thời hệ thống thơng tin kế tốn trực tuyến với ứng dụng cơng nghệ mạng Qua ứng dụng vào tình hình thực tế Bệnh viện C Đà Nẵng nhằm giúp lãnh đạo bệnh viện quản lý tốt toàn hoạt động bệnh viện, sử dụng tốt nguồn lực hồn thiện cơng tác kế tốn bệnh viện Tác giả Nguyễn Mạnh Toàn Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất tài chính, Hà Nội Tác giả tiếp cận từ khái quát đến cụ thể nội dung hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện tin học hóa, mối quan hệ hệ thống thơng tin kế tốn với hệ thống khác đơn vị, tổ chức, mối quan hệ chu trình đơn vị, tổ chức Các tác giả cụ thể hóa đến việc tổ chức kế tốn theo chu trình nhằm phục vụ đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Tiếp cận theo chu trình- hướng hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện cơng, Tạp chí khoa học cơng nghệ Đại học Đà Nẵng, số 50, 2012, tr.109- 116 Tác giả nêu cần thiết tổ chức HTTTKT theo chu trình, tác giả đề xuất việc tổ chức thơng tin kế tốn bệnh viện cơng theo chu trình bao gồm: chu trình viện phí, chu trình cung ứng, chu trình khám điều trị, chu trình tài chính, đồng thời tác giả nhận diện lợi ích đạt từ việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình đề xuất Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể, Tạp chí khoa học cơng nghệ Đại học Đà Nẵng, số 58, 2012, tr 40- 46 Nghiên cứu giúp tiếp cận hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể, đánh giá cần thiết lợi ích việc hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện theo định hướng ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể giới thiệu giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện Tác giả Phan Xuân Trung, Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện YKHOA.NET, Hà Nội, 2008 Tác giả giới thiệu sản phẩm phần mềm quản lý bệnh viện Cơng ty TNHH Phát Triển Điện Tốn Y Khoa Hoàng Trung Phần mềm giải quản lý hoạt động BV theo hai mảng lớn quản lý hành quản lý chun mơn Ngồi phân hệ quản lý chun mơn, quản lý hành chính, cịn có phân hệ quản trị mạng, phân hệ báo cáo, giám sát Tất phân hệ liên kết với cấu trúc sở liệu, tùy theo tính chất cơng việc mà phân hệ chia sẻ sử dụng liệu Ngồi cơng trình nghiên cứu trên, nhận thức tầm quan trọng ứng dụng thơng tin bệnh viện nên nhiều cơng trình nghiên cứu vấn đề thực cán nhân viên ngành y tế lĩnh vực công nghệ thông tin Các bệnh viện không ngừng nghiên cứu phương pháp ứng dụng công nghệ thơng tin đơn vị cho hiệu CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC BỆNH VIỆN 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 1.1.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản lý tổ chức bao gồm nguồn nhân lực, phương tiện, phương pháp kế toán tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý cung cấp thơng tin tình hình huy động sử dụng vốn doanh nghiệp kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp kỳ định Hai chức hệ thống thơng tin kế tốn thơng tin kiểm tra Mục tiêu hệ thống: Cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời tình hình tài tổ chức, đơn vị, bao gồm thông tin tài sản, nguồn vốn, trình kinh doanh lưu chuyển tiền tệ tổ chức, đơn vị Các yếu tố hệ thống thơng tin kế tốn: Dữ liệu đầu vào; Quy trình xử lý; Đầu Phần cứng Dữ liệu kế tốn Phần mềm Thơng tin kế toán Con người Cơ sở liệu Các quy trình, thủ tục Hình 1.1: Các yếu tố hệ thống thơng tin kế tốn 1.1.2 Quy trình xử lý kế tốn tổ chức, đơn vị Trong yếu tố hệ thống thông tin kế tốn, quy trình xử lý kế tốn phức tạp nhất, để hiểu rõ hệ thống thông tin kế tốn ta cần tìm hiểu nắm vững quy trình xử lý kế tốn tổ chức, đơn vị, bao gồm bước: Ghi nhận, Xử lý liệu, Báo cáo 1.1.3 Mối quan hệ hệ thống thơng tin kế tốn với hệ thống thông tin khác tổ chức, đơn vị Hệ thống thơng tin kế tốn với hệ thống thơng tin chức khác tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị đơn vị Các hệ thống thông tin liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo vận hành đơn vị đạt mục tiêu đề 1.1.4 Tổ chức liệu kế toán điều kiện sử dụng phần mềm kế toán Hệ thống thống thơng tin kế tốn tổ chức có đầu vào, quy trình thủ tục xử lý đầu Khởi tạo Dữ liệu tồn cuối kỳ trước Dữ liệu phát sinh kỳ Điều chỉnh cuối kỳ Đầu vào Cơ sở liệu kế toán Quy trình xử lý luân chuyển liệu cung cấp thơng tin Sổ sách kế tốn Báo cáo kế toán Sao lưu kết chuyển liệu cho kỳ sau PHẦN MỀM KẾ TỐN… Xử lý a Đầu Hình vào thống thơng kế tốn 1.3:hệ Quy trình xử lýtinthơng tin kế tốn Đầu a Đầu vào hệ thống thơng tin kế tốn Cơng tác khởi tạo ban đầu gồm nội dung chủ yếu: xác định khai báo thông số hệ thống; xây dựng khai báo mã; khai báo số dư ban đầu; phân quyền sử dụng phần mềm quản trị hệ thống Bộ liệu làm sở đầu vào kỳ hạch toán gồm nội dung sau: liệu tồn cuối kỳ trước, liệu phát sinh kỳ, xử lý cập nhật bút toán “điều chỉnh” cuối kỳ b Tổ chức tập tin sở liệu kế toán Tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, tập tin danh mục biến động, tập tin tồn, tập tin trung gian xử lý báo cáo c Đầu hệ thống thơng tin kế tốn Đầu hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện tin học hóa bao gồm: sổ kế tốn, báo cáo kế tốn, thơng tin chi tiết đối tượng kế toán theo yêu cầu người sử dụng liệu lưu, kết chuyển cho kỳ hạch toán sau: Sổ kế toán, Báo cáo kế tốn, Thơng tin chi tiết đối tượng kế toán, Sao lưu kết chuyển liệu cho kỳ sau 1.1.5 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình Tuy khác ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu đơn vị tổ chức thành chu trình gồm: chu trình bán hàng thu tiền, chu trình cung cứng, chu trình chuyển đổi chu trình tài 1.2 TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN 1.2.1 Sự cần thiết ứng dụng hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện Với yêu cầu nâng cao chất lượng thông tin hiệu công tác quản lý, việc đưa định hướng đắn có tính đến yếu tố phát triển tương lai quan trọng, ứng dụng hệ 10 c Lợi ích bệnh viện sử dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện Đây phần mềm hữu ích, hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý, giúp nhà lãnh đạo tiếp cận thông tin đáng tin cậy, công tác kế tốn xác hơn, cải tiến quản lý thuốc, vật tư y tế, giảm bớt hóa đơn, giảm hàng tồn kho, quản lý nhân hiệu 1.2.3 Mối quan hệ chu trình cơng tác kế toán bệnh viện Tất nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài chính, phát sinh chi phí chu trình phận kế toán tham gia hạch toán, quản lý, kiểm soát, theo dõi khoản phải thu, phải trả, cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động thu, chi tiền 1.2.4 Cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện a Sự khác biệt phần mềm quản lý tổng thể BV với kế toán truyền thống b Ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể cơng tác kế tốn bệnh viện Các bệnh viện cơng tổ chức thơng tin kế tốn thành chu trình sau: Chu trình chuyển đổi (hoạt động khám điều trị bệnh nhân), Chu trình doanh thu (chu trình viện phí), Chu trình cung ứng (thuốc, hóa chất, y dụng cu tiêu hao…), Chu trình tài 1.2.5 Tổ chức thơng tin kế tốn theo chu trình bệnh viện a Chu trình khám điều trị Các thao tác đăng kí trình khám bệnh, điều trị BN ghi nhận qua máy tính, thơng tin lưu trữ chuyển tới khoa phòng bệnh nhân điều trị chuyển phịng kế tốn, khoản chi phí phát sinh hay khoản tạm ứng bệnh nhân theo dõi Thông qua bệnh án điện tử mã vào viện, tất liệu hành chun mơn tập trung vào bệnh án điện 11 tử, từ xuất báo cáo thống kê y khoa Tại khoa phòng điều trị, y tá theo dõi số tạm ứng nhập viện bệnh nhân, theo dõi viện phí hồ sơ điện tử bệnh nhân b Chu trình thu viện phí Phần mềm kế tốn sử dụng đáp ứng yêu cầu theo dõi hoạt động thu viện phí BV Kế tốn viện phí theo dõi tổng chi phí thuốc men, vật tư y tế, xét nghiệm, dịch vụ kỹ thuật thực khoa phịng bệnh nhân thơng qua mã bệnh nhân vào viện Thông qua việc chia sẻ thông tin qua mạng nội BV, kế tốn kết xuất bảng kê tốn viện phí cho bệnh nhân dựa mã vào viện c Chu trình cung ứng Đây quy trình quản lý thơng tin từ mua hàng đến tốn bao gồm chức năng: Quản lý yêu cầu mua hàng, quản lý đơn đặt hàng, hóa đơn, tốn hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng toán Hạch toán kế toán hoạt động mua hàng ghi nhận kiện phát sinh liên quan đến việc mua thuốc, hóa chất, y dụng cụ, vật tư y tế tiêu hao… toán cho nhà cung cấp d Chu trình tài Nội dung chu trình tài rộng, bao gồm tất hoạt động đơn vị thông qua việc quản lý sử dụng tài hiệu Hệ thống thơng tin kế tốn có nhiệm vụ ghi nhận tất hoạt động báo cáo kết theo kỳ, hay lúc nhà lãnh đạo cần phục vụ cho cơng tác quản lý Mục đích việc tiếp cận hệ thống kế tốn theo chu trình: 12 KẾT LUẬN CHƯƠNG Chương tác giả giới thiệu tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn, tổ chức liệu hệ thống thông tin kế tốn Thơng tin kế tốn cung cấp có ảnh hưởng đến hoạt động toàn bệnh viện nên việc tổ chức liệu kế toán ban đầu, thực xử lý cung cấp thơng tin địi hỏi phải xác, khoa học, hợp lý có hiệu Tác giả phân tích lý luận hệ thống thơng tin kế tốn, phân hệ kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin bệnh viện nhằm khẳng định tầm quan trọng công nghệ thông tin quản lý bệnh viện chìa khóa đem đến hiệu cao cơng tác kế toán bệnh viện Những lý luận sở để phân tích thực trạng đưa giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế toán Bệnh viện hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới 13 CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI 2.1 SƠ LƯỢC VỀ BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI 2.1.1 Giới thiệu Tên tiếng việt : Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam- Cu Ba Đồng Hới Tên tiếng anh : Vietnam- Cuba Đonghoi Friendship Hospital Địa : Đường Hữu Nghị, phường Nam Lý, TP Đồng Hới, tỉnh Quảng Bình Điện thoại : 052 3822413 Fax : 052 3825005 Email : banbientap.cubadonghoi@gmail.com Website : http://bvvietnamcubadonghoi.vn Xếp hạng bệnh viện: Đa khoa hạng I trực thuộc Bộ y tế Quy mô : 600 giường bệnh (2012) Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới biểu tượng tình đồn kết hai nước Việt Nam- Cu Ba, nước cộng hòa Cu Ba viện trợ hoàn thành ngày 09/09/1981, bệnh viện đa khoa hạng I trực thuộc Bộ y tế với 600 giường, gồm 34 khoa phòng với 572 nhân viên, trình độ Đại học sau đại học 200 người Bệnh viện có chức nhiệm vụ chăm sóc, khám chữa bệnh, đào tạo nhân lực y tế, đạo tuyến, phòng chống dịch bệnh nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng khoa học, công nghệ, kỹ thuật đại phục vụ nhân dân tỉnh khu vực lân cận từ Hà Tĩnh đến Bắc Quảng Trị Ngoài nhiệm vụ khám, chữa bệnh, bệnh viện sở thực hành cho sinh viên Đại Học Y Dược Huế tham gia vào việc đào tạo Cán đại học cho ngành 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức máy Bệnh viện gồm Ban giám đốc 14 (giám đốc phó giám đốc) với 34 khoa, phòng trực thuộc Trong khối chun mơn có 28 khoa khối chức có phịng Đứng đầu bệnh viện Giám đốc, chịu trách nhiệm toàn hoạt động bệnh viện Tiếp theo phó giám đốc chuyên môn Ban giám đốc phụ trách trực tiếp khối theo chun mơn gồm khối Dược, tài kế tốn, cận lâm sàng, khối nội, ngoại, hồi sức cấp cứu 2.1.3 Tổ chức kế toán Bệnh viện Hữu nghị Việt NamCu Ba Đồng Hới Bộ máy kế tốn Bệnh viện hoạt động theo mơ hình kế tốn tập trung gồm kế tốn trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán phần hành thủ quỷ quan a Hệ thống tài khoản hình thức kế tốn Bệnh viện Hệ thống tài khoản: Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới vào hệ thống tài khoản quy định chế độ kế toán HCSN ban hành theo định số 19/QĐ- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài Chính để xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng bệnh viện Ngồi thực tế bệnh viện cịn điều chỉnh, mở thêm tiểu khoản chi tiết phục vụ nhu cầu theo dõi, hạch toán kế toán chi tiết theo nhu cầu cụ thể bệnh viện, đáp ứng cho yêu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soát cung cấp thơng tin cho đơn vị Hình thức kế tốn: Hiện nay, Bệnh viện áp dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ b Tổ chức kiểm tra kế toán Nội dung cụ thể việc kiểm tra kế toán đơn vị nghiệp thực theo định số 67/2004/QĐ- BTC quy chế tự kiểm tra tài chính, kế tốn đơn vị có sử dụng kinh phí Nhà nước 2.1.4 Khó khăn trước xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện a Đối với lãnh đạo bệnh viện 15 b Đối với nhân viên y tế c Đối với bệnh nhân d Đối với cấp quản lý y tế e Đối với phịng kế tốn 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI 2.2.1 Thực trạng ứng dụng tin học cơng tác kế tốn Bệnh viện sử dụng phần mềm khung quản lý bệnh viện, công ty EMED cung cấp, phần mềm kế tốn hành nghiệp A- ANA 7.0 cơng ty cổ phần công nghệ dịch vụ thương mại Ana cung cấp, bắt đầu đưa vào sử dụng năm 2009- 2010 Tiếp nhận Phần mềm khung quản lý bệnh viện Viện phí Điều trị ngoại trú Kế tốn (TSCĐ, vật tư, tiền mặt, cơng nợ…) Phần mềm kế tốn nghiệp vụ A-ANA 7.0 Điều trị nội trú Cận lâm sàng Dược- VTYT Hình 2.4: Tổ chức phần mềm quản lý bệnh viện Phần mềm khung quản lý bệnh viện bao gồm phân hệ tiếp nhận bệnh nhân, phân hệ viện phí nội- ngoại trú điều trị theo yêu cầu, phân hệ viện phí nội- ngoại trú BHYT, phân hệ khám chữa bệnh ngoại trú, phân hệ quản lý thông tin bệnh nhân- hồ sơ bệnh án nội trú, phân hệ quản lý dược nội trú- ngoại trú- BHYT, phần mềm 16 đáp ứng yêu cầu quản lý khoản thu tạm ứng, thoái trả thu viện phí hỗ trợ tốt quản lý hoạt động bệnh viện Phần mềm A- ANA 7.0 gồm phần hành kế tốn chính: Kế tốn tổng hợp, Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán tốn, kế tốn vật tư, kế tốn cơng nợ, kế toán TSCĐ… Với phần mềm này, cần nhập vào chứng từ kế toán (phiếu thu, phiếu chi, PNK, PXK…), chương trình tự động xử lý đưa sổ sách báo cáo tài Ngồi cung cấp nhanh chóng, xác nhiều thông tin quản lý quan trọng khác, phần mềm đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ kế toán quản lý số liệu theo tài khoản, lập báo cáo tài cần thiết Trong thao tác kế tốn, tất liệu từ chương trình phầm mềm khung quản lý bệnh viện làm liệu đầu vào chương trình A- ANA phải kết xuất in giấy, kế toán toán dựa sở bảng kê, chứng từ ghi sổ lập để cập nhật vào phần mềm A-ANA, từ vào sổ kế tốn báo cáo tài 2.2.2 Thực trạng tổ chức xây dựng chứng từ quy trình luân chuyển chứng từ cơng tác kế tốn BV Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới Bệnh viện hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới xây dựng hệ thống chứng từ tương đối khoa học phù hợp với quy mơ, đặc điểm hoạt động Bệnh viện Quy trình luân chuyển chứng từ tuân thủ theo bước: Lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, sử dụng chứng từ, lưu bảo quản chứng từ 2.2.3 Thực trạng công tác xây dựng mã bệnh viện Để tích hợp thống hệ thống quản lý tổng thể BV, điều quan trọng phải chuẩn hóa liệu thơng qua việc xây dựng mã khoa học đồng bộ, thống sử dụng chung cho toàn bệnh viện 17 2.2.4 Tổ chức thơng tin kế tốn theo chu trình Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới a Tổ chức thơng tin Chu trình khám- điều trị Mục đích việc đăng ký khám bệnh nhập quản lý thơng tin hành BN đăng ký khám bệnh Thao tác hình Phịng tiếp đón cập nhật thơng tin về: - Đối tượng: Chọn đối tượng đăng ký khám (BHYT, Thu phí, BHYT trái tuyến, viện phí, miễn) - Thơng tin hành cần nhập: Họ tên BN, giới tính, tuổi (ngày/ tháng/ năm sinh), nghề nghiệp, địa chỉ, nơi làm việc, điện thoại, địa liên hệ - Thông tin Đăng ký khám: Ngày đăng ký khám, trực tiếp vào, nơi giới thiệu (Tự đến chuyển tuyến), lý khám, phịng khám, loại khám Chương trình máy tính tự sinh mã bệnh nhân theo quy tắc định sẵn Các thơng tin bệnh nhân chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động chi điều trị, thống kê đầy đủ xác b Tổ chức thơng tin Chu trình viện phí Tất chi phí điều trị liên quan đến bệnh nhân khoa ghi, tổng hợp chuyển phòng kế tốn có lệnh xuất viện từ khoa bệnh nhân điều trị, kế toán so sánh số tiền tạm ứng trước với tổng chi phí điều trị bệnh nhân, chọn mục khoản phải trả bệnh nhân để thu thêm, hồn trả có chênh lệch Bệnh nhân đối tượng viện phí hay đối tượng BHYT, đối tượng miễn viện phí khai báo ban đầu nên kế tốn viện phí cần thao tác đơn giản xác định số tiền cần phải thu bệnh nhân Phịng kế tốn viện phí cuối ca trực lập bảng kê, đầu ngày làm việc hôm sau nộp tiền cho thủ quỹ c Tổ chức thơng tin Chu trình cung ứng Chu trình cung ứng chủ đạo cung ứng thuốc, vật tư, dụng cụ 18 y tế Chu trình cung ứng hạch toán kế toán hoạt động mua hàng ghi nhận kiện phát sinh liên quan đến việc mua thuốc, hóa chất, y dụng cụ, vật tư tiêu hao toán cho nhà cung cấp Tại phân hệ Dược, kế toán theo dõi lượng tồn hạn dùng thuốc, vật tư, hóa chất, dịch truyền kho BV, phịng khoa d Tổ chức thơng tin Chu trình tài Hằng ngày sau chứng từ kế tốn phát sinh cập nhật, sau chuyển lên phịng kế tốn tổng hợp cuối Mọi thơng tin liên quan đến tài kế tốn viện phí ghi nhận xác tự động thơng qua hệ thống mạng nội toàn BV Trong hệ thống quản lý tổng thể BV hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới, phân hệ kế tốn tài gồm có: Kế tốn tổng hợp, Kế tốn tiền mặt, Kế toán phải thu, Kế toán phải trả, Kế toán thu viện phí BHYT 2.2.5 Thực trạng báo cáo kế toán sử dụng kế toán BV Tùy theo nhu cầu sử dụng thông tin mà Bệnh viện có báo cáo như: báo cáo viện phí, báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp, báo cáo sử dụng thuốc, vật tư y tế tiêu hao, báo cáo tiền lương cán công nhân viên, báo cáo chi tiết thuốc khám ngoại trú, báo cáo tổng hợp tình hình khám chữa bệnh BHYT… Thơng qua báo cáo, thơng tin kế tốn xử lý, kiểm sốt chặt chẽ, cung cấp thông tin phục vụ cho việc phân tích, lập kế hoạch định điều hành hoạt động bệnh viện 2.3 ĐÁNH GIÁ CƠNG TÁC KẾ TỐN KHI ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỔNG THỂ TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI 2.3.1 Ưu điểm Bệnh viện ứng dụng phần mềm quản lý bệnh viện nên giúp việc giải cơng việc cách nhanh chóng, xác 19 Phịng kế tốn thực chức hiệu tính chặt chẽ quy trình luân chuyển chứng từ, đảm bảo nguyên tắc phân quyền việc kiểm tra chéo thực dễ dàng, Với quy định năm hoán đổi vị trí làm việc nhân viên phịng kế tốn phát tránh gian lận nhân viên qua nâng cao hiệu phịng kế tốn Đối với thơng tin phục vụ yêu cầu quản lý lãnh đạo bệnh viện thực xác kịp thời Việc sử dụng phần mềm, tổ chức liệu mã hóa liệu thống với giảm sai sót đáng kể 2.3.2 Một số hạn chế - Yếu tố người: Kiến thức CNTT nhân viên bệnh viện cịn hạn chế, thói quen làm việc, ý thức nhân viên chưa cao - Một số máy móc cũ cũ gây nên việc truyền thông tin chậm chưa thay thế, ảnh hưởng tới phận khác - Thời gian xét duyệt chứng từ chậm trễ - Các kết khoa cận lâm sàng không chuyển thông qua liệu khoa bệnh nhân điều trị mà phương pháp thủ công, nhân viên khoa phải trực tiếp lấy kết - Quy trình làm việc nhân viên chu trình chưa đảm bảo, nhân viên kế tốn có quen biết nên dễ dãi cho nhau, thực chất họ khơng tham gia vào ký nhận - Đối với hoạt động cung ứng, việc theo dõi giá trị kế tốn cơng nợ đảm nhận, phận dược lại đảm nhận theo dõi số lượng, điều dẫn đến việc kiểm sốt khoản nợ phải trả khơng chặt chẽ 20 KẾT LUẬN CHƯƠNG Việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào hệ thống kế tốn đóng vai trò đặc biệt quan trọng Trong chương tác giả trình bày thực tế cơng tác kế tốn bệnh viện qua chu trình, giúp người đọc hình dung hoạt động theo dõi quản lý Nội dung chương đề cập tới việc tổ chức công tác kế toán theo phần hành độc lập đáp ứng yêu cầu cung cấp thơng tin theo đối tượng kế tốn, lập báo cáo tài kiểm tra, bảo vệ tài sản đơn vị, phần hành có liên kết tích hợp, kết nối với phần mềm quản lý hệ thống chức tồn đơn vị, qua trình bày chương giúp ta thấy rõ mối quan hệ chu trình hệ thống tổ chức hoạt động đơn vị 21 CHƯƠNG MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM - CU BA ĐỒNG HỚI 3.1 SỰ CẦN THIẾT HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Định hướng phát triển CNTT ngành Y tế: Theo định hướng Bộ Y tế, việc xây dựng phần mềm theo yêu cầu bệnh viện phải tuân theo khung quản lý bệnh viện nhằm xây dựng ngân hàng liệu quản lý bệnh viện thống toàn ngành y tế, tiến đến biểu mẫu báo cáo điện tử thống nhất, giúp trao đổi thông tin liệu bệnh viện tuyến 3.2 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HỒN THIỆN VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CNTT Để máy kế toán phát huy hiệu BV cần thực biện pháp: Rà sốt, đánh giá lại tồn bộ máy quản lý tài lực, trình độ, phẩm chất đạo đức, thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán phịng CNTT, phịng tài kế tốn nhiều hình thức Khơng ngừng nâng cao trình độ CNTT cán nhân viên BV Sử dụng chung sở liệu thống Hệ thống quản lý tổng thể BV nên có module chính: Quản lý tài kế tốn, Quản lý mua hàng & cung ứng vật tư, Quản lý hoạt động chuyên môn, Quản lý kho hàng- vật tư, Quản lý tài sản, Quản lý tiền lương nhân Tất cả phận, khoa phòng hệ thống quản lý Thiết kế hệ thống thông tin quản lý phù hợp với thực tế BV 22 Từng bước đầu tư sở hạ tầng CNTT hệ thống mạng, máy tính trạm máy chủ đảm bảo yêu cầu cho hoạt động hệ thống Hồn thiện cơng tác kế tốn chu trình 3.2.1 Hồn thiện tổ chức thơng tin chu trình khám điều trị Bố trí y tá cập nhật thơng tin q trình BS khám bệnh cho BN lưu liệu chuyển tới khoa phòng liên quan Khoa cận lâm sàng nên trang bị thiết bị để có kết chuyển cho bác sĩ khám bệnh kết luận Bác sĩ cho đơn thuốc trực tiếp phần mềm liệu chuyển tự động qua phịng nhận thuốc thay kê đơn thuốc thủ cơng 3.2.2 Hồn thiện tổ chức thơng tin chu trình cung ứng Hiển thị lệnh duyệt hệ thống để phận nhận liệu xác định nghiệp vụ có thật, hợp lý Bộ phận kế toán kế thừa nguồn thông tin, liệu từ phận mua hàng chuyển đến, thực công tác kiểm tra chéo phận kế toán, kho hàng phận mua hàng Hệ thống kiểm soát mức chi, quyền hạn người duyệt chi cho hoạt động mua hàng, vượt mức khơng cho phép giao dịch thực Cung cấp liệu kịp thời, cảnh báo hàng tồn kho mức tối thiếu cho phép để báo cáo với phận thu mua nhằm lên kế hoạch mua hàng kịp thời Hệ thống cảnh báo xuất thuốc, dụng cụ, vật tư y tế hết hạn sử dụng Đảm bảo kiểm soát phân quyền thực tốt 3.2.3 Hồn thiện tổ chức thơng tin chu trình viện phí Thơng tin phịng ban liên kết với nhau, kết nối liệu bệnh nhân phát sinh chi phí nhiều khoa phòng 23 Đầu tư thiết bị kết nối liệu kết khoa cận lâm sàng tới phòng ban khác Đảm bảo việc phân cấp phân quyền khoa, khoa nhập, sữa liệu chi phí bệnh nhân phát sinh khoa mình, chi phí phát sinh khoa khác xem Đảm bảo việc thực nhiệm vụ theo quy định BV Kịp thời cung cấp liệu thơng tin cho kế tốn tổng hợp Cảnh báo chi phí phát sinh BN vượt mức tạm ứng trước 3.2.4 Hồn thiện tổ chức thơng tin chu trình tài Kiểm sốt chu kỳ ln chuyển tiền tệ Kiểm sốt tính hợp lý chứng từ trước nhập vào hệ thống, trình tự luân chuyển chứng từ Đảm bảo phân cấp phân quyền hệ thống Quản lý tốt mức độ hồn thành cơng việc kế toán phận bao gồm kế toán tiền mặt, kế tốn viện phí- cơng nợ phải thu, kế tốn cơng nợ phải trả, kế tốn tổng hợp Tích hợp tốt thơng tin từ phân hệ khác chuyển tới, tổng hợp liệu từ tất phân hệ kế toán khác để lên báo cáo kế tốn tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo chế độ hành KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua trình tìm hiểu nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý bệnh viện nói chung cơng tác kế tốn nói riêng, tác giả đánh giá ưu, nhược điềm bệnh viện đưa số ý kiến đề xuất hồn thiện cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng hệ thống thông tin Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam CuBa Đồng Hới 24 KẾT LUẬN CHUNG Tiến tới nâng cao chất lượng sống người, vấn đề khám chữa bệnh trọng Để nâng cao chất lượng chăm sóc khám chữa bệnh nhân, phát triển ngành y tế tương lai cần phải có phương hướng giải pháp cụ thể, ngành y tế đặt yêu cầu phải ứng dụng CNTT xu hướng tất yếu góp phần nâng cao lực hoạt động bệnh viện phục vụ người bệnh ngày tốt Qua nghiên cứu thực đề tài, tác giả hệ thống hóa lý luận kế tốn, hệ thống thơng tin, giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, đưa vấn đề thực trạng ứng dụng thơng tin kế tốn bệnh viện Việt Nam Cu Ba Đồng Hới, từ đề xuất số giải pháp góp phần hồn thiện cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng thơng tin, nâng cao hiệu quản lý, hoạt động chăm sóc khám chữa bệnh bệnh viện ... KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI 2.1 SƠ LƯỢC VỀ BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI 2.1.1 Giới thiệu Tên tiếng việt : Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam- Cu Ba Đồng Hới Tên... lý luận tổ chức thông tin cơng tác kế tốn bệnh viện Chương 2: Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn bệnh viện hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới Chương 3: Một số biện pháp hồn thiện tổ chức thơng tin. .. liệu, thơng tin từ phận liên quan Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới - Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới Đối tượng