Mục tiêu của đề tài Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam - Cu Ba Đồng Hới là hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán và ứng dụng tại các bệnh viện; khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, phòng kế toán kế thừa dữ liệu, thông tin từ các bộ phận liên quan tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới; đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới.
Trang 1NGUYEN TH] NHUNG
HOAN THIEN TO CHUC THONG TIN KE TOAN ‘TAI BENH VIEN HUU NGHI VIET NAM CU BA DONG HOI
'Chuyên ngành: Kế toán
Mã số : 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SI QUAN TRỊ KINH DOANH
'Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYÊN MẠNH TOÀN
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác
“Tác giả luận van
Trang 3
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Mục tiêu nghiên cứu 2
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
4 Phương pháp nghiên cứu 2
5 Bố cục để tài 3
6 Tổng quan vẻ để tài nghiên cứu 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÔ CHỨC THÔNG TIN TRONG
CƠNG TÁC KỀ TỐN TẠI CÁC BỆNH VIỆN 7
1.1 KHAI QUAT CHUNG VE HE THONG THONG TIN KE TOAN 7
1.1.1 Khái niệm về hệ thống thơng tin kế tốn 7
1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị 8
1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống
thong tin khác trong tổ chức, đơn vị _ 9
1.1.4 Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế
toán 10
1.1.5 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình 12
1.2 TÔ CHUC THONG TIN KE TOAN TẠI BỆNH VIỆN 3
1.2.1 Sự cần thiết ứng dụng hệ thống thông tin kể toán tại bệnh viện 13
1.2.2 Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện 4 1.2.3 Mỗi quan hệ giữa các chu trình trong công tác kế toán tại bệnh
viện 19
1.2.4 Cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng phần mềm quản lý
tổng thể bệnh viện oe 20
1.2.5 Tổ chức thơng tin kế tốn theo chu trình tại Bệnh viện 2
Trang 4CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI
BỆNH VIÊN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CŨ BA ĐÔNG H 38
2.1 SƠ LƯỢC VỀ BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA DONG HOI 38 2.11 Giới thiệu 38 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 39 2.1.3 Tổ chức kế toán tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam- Cu Ba Đồng Hới Al 2.1.4 Khó khăn trước khi xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn tại Bệnh viện 4
2.2 THỰC TRANG TO CHUC THONG TIN KE TOAN TAI BỆNH VIỆN
HUU NGHI VIET NAM CU BA BONG HOL 47
2.2.1 Thực trạng ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn AT
2.2.2 Thực trạng tổ chức xây dựng chứng từ và quy trình luân chuyển
chứng từ trong cơng tác kế tốn tại BV Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới50'
2.2.3 Thực trạng công tác xây dựng bộ mã tại bệnh viện 52
2.2.4 Tổ chức thơng tin kế tốn theo chu trình tại Bệnh viện Hữu nghị
Việt Nam Cu Ba Đồng Hới 53
2.3 DANH GIA CONG TÁC KẺ TOÁN KHI ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP QUAN LY TONG THE TAI BỆNH VIÊN HỮU NGHỊ VIET NAM CU BA
ĐÔNG HỚI 72
2.3.1 Ưu điểm 2
2.3.2 Một số hạn chế 74
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 16
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP HỒN THIỆN TƠ CHỨC
THƠNG TIN KÉ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHI VIET NAM CU
Trang 5
3.2 MOT SO DE XUAT HOAN THIEN VE CONG TAC KE TOAN
TRONG ĐIÊU KIỆN UNG DUNG CNTT 80
3.2.1 Hoàn thiện tô chức thông tin trong chu trình khám điều trị 84
3.2.2 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng $6 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình viện phí 89 3.2.4 Hoan thign t6 chức thông tin trong chu trình tài chính 90
KET LUAN CHUONG 3 93
KET LUAN CHUNG 94
TÀI LIỆU THAM KHẢO 95
QUYẾT ĐỊNH GIAO DE TÀI (bản sao)
Trang 6BHXH BHYT BV BHTN BCTC BN CNTT CBVC CSDL CLS ERP GTGT HCSN HTTTKT HC KCB KPCD PNK PXK TNHH TSCD TTBYT VN xQ YDC DANH MỤC CHỮ VIẾT TÁT : Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế : Bệnh viện
'Bảo hiểm thất nghiệp
Báo cáo tài chính Bệnh nhân : Công nghệ thông tin : Cán bộ viên chức : Cơ sở dữ liệu Cận lâm sảng
Enterprise Resource Planing
(Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)
Trang 7bảng/ “Tên bảng, Trang sơ đồ —
12 [Quy tình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị 9
13 [uy tình xử lý thơng tin kế tốn 10 14 |Sod6 kham—digu th 3 15 [Mỗi quan hệ giữa các bộ phận trong hoạt động Khám 2 chữa bệnh 16 TThũ tục thu viện phí 2T 1.7 _— [Sơ đồ đồng dữ liệu KCB ngoại trú của chu tình viện phítại |_ 28 BV
TS [Sơ đỗ đồng dữ liệu Khám- Chữa bệnh nội trú của chu 29 trình viện phí tại Bệnh Viện
19 [Quy tình mua thuốc, vật tư y tế, vật tư văn phòng, 30 T10 [Sơ đồ cung ứng thuốc- vật tư y tễ và hóa chất 3 TIT [Sơ đỗ đồng đữ liệu trong chu trình cung ứng 3
T12 | Chu trinh tai chink 35
ZT [Sơ đồ tô chức quản lý tại BV Hữu nghị Việt Nam Cu Ba | 40 Đồng Hới
2:2 [Mô hình tô chức bộ máy kế toán của Bệnh viện Hữu nghị | 41
'Việt Nam- CuBa Đồng Hới
23 _ [Hệ thông thông tin quản lý trong bệnh viện 48 24 [Tỗ chức các phần mềm quản lý tại bệnh viện 4g
2:5_— [Quy trình thu viện phí s
2⁄6 — [Biên Tai thu tiền tạm ứng 34
Trang 82.7 [Bảng kế khám chữa bệnh nội trú 56
28 [Biên lại thu tiễn viện phí $7
2:9 [Tông hợp biên lai thu viện phí 58
2-10 [Kế hoạch nhập hàng đấu thầu thuốc 39
2-11 [Hợp đông muathuốc 60
212 [Biên bản kiếm nghiệm thu thuốc 6T
2.13 [Phiếu nhập kho 6
214 [H6ađơn mua thuốc @
2-15 — [Phiêu lĩnh vật tư các khoa phòng 6
216 [Báo cáo Nhập- Xuất Tôn ø
2-17 [Bảng chấm công các khoa/ phòng 68
Trang 9Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý tổ chức, doanh nghiệp Từ những năm 1990, trước khi
bộ Y tế có định hướng ứng dụng công nghệ thông tỉn (CNTT), nhiều bệnh viện đã sớm đưa CNTT vào công tác quản lý Việc ứng dụng CNTT đối với
ngành y tế đang là một nhu cầu thực sự lớn, đặc biệt là trong quản lý tổng thể
bệnh viện, phục vụ khám chữa bệnh Theo thống kê của ngành y tế, hiện nay
nhiều bệnh viện đã đầu tư, triển khai thực hiện ứng dụng những phần mềm
CNTT Nó giúp tránh thất thoát lãng phí, công khai minh bạch tài chính, và
nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, góp phần thúc đây bệnh viện phát triển
toàn diện Hơn nữa, các thông tin được nhập khi bệnh nhân được tiếp nhận khám chữa bệnh sẽ được hệ thống lưu giữ và chuyển thông tin tới các khoa
phòng bệnh nhân điều trị mà không
bệnh nhân cũng sẽ được lưu lại phục vụ cho công tác điều trị sau này (nếu bệnh nhân tái khám) Không chỉ ở Việt Nam, mà ở nước ngồi cũng khơng, ngừng nghiên cứu giải pháp ứng dụng CNTT giúp bệnh viện có thể giảm tải
và nhiều bệnh nhân có thể điều trị từ xa nhằm tiết kiệm chỉ phí đi lại
Hiện nay tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới đã thực
thao tác nhập lại, quá trình điều trị
hiện việc sử dụng CNTT trong hệ thống hoạt động quản lý bao gồm cả bộ
phân kế toán, mặc dù mang lại những hiệu quả rất lớn nhưng nhìn chung còn tồn tại một số nhược điểm, sử dụng chưa linh hoạt, chưa được khai thác triệt
để, chưa tận dụng chức năng tối đa mà mạng nội bộ có thể cung cấp Vì vậy
hoạt động quản lý chưa đạt hiệu quả cao nhất Hệ thống thơng tin kế tốn hiện nay có những hạn chế nhất định đặt ra yêu cầu phải hoàn thiện để góp phần
nâng cao năng lực hoạt động của bệnh viện và phục vụ người bệnh ngày cảng
Trang 10Với quy mô ngày cảng lớn, lượng bệnh nhân ngày càng đông cảng đòi
hỏi Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới
hệ thống thơng tin kế tốn nhằm phục vụ cho việc quản lý các hoạt động của
bệnh viện Chính vì vậy tơi chọn đề tài “Hồn thiện tổ chức thong tin ké toán tại Bệnh Viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đằng Hới” dễ làm dề tài
tần hoàn thiện hơn nữa
nghiên cứu của luận văn 2 Mục tiêu nghiên cứu
~ Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán
và ứng dụng tại các bệnh viện
~ Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện tại Bệnh viện Hữu nghị
Việt Nam Cu Ba Đồng Hới
~ Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới
3 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu mối quan hệ chặt chẽ về tổ chức thông tin giữa bộ phận kế toán và các bộ phận chức năng khác của Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới
"Phạm ví nghiên cứu: luận văn chỉ dừng lại việc trình bày, mô tả các quy trình
và giải pháp phần mềm trong cơng tác kế tốn phục vụ cho quản lý bệnh viện
.4 Phương pháp nghiên cứu
~ Phương pháp phân tích hệ thống, phân tích các thành phần của hệ thống thơng tin kế tốn, xem xét mối quan hệ của các chu trình đối với hệ thống thông tin kể toán
~ Phương pháp phỏng vấn: Quan sát, phỏng vấn các nhân viên kế toán phụ trách từng bộ phận (xuyên suốt từ khâu tiếp nhận bệnh nhân đến thời
Trang 11~ Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lưu đồ mô tả, quá trình
thiết kế mã hóa các đối tượng kế toán chỉ tiết, về luân chuyển chứng từ
"Những ứng dụng của phần mềm kế toán đang sử dụng tại bệnh viện * Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
~ Về mặt lý luận: Luận văn góp phần hệ thống hóa và làm sáng tỏ những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán trong các chu trình tại
bệnh viện
~ Về mặt thực tiễn: Luận văn góp phần đánh giá, phân tích thực trạng, tìm hiểu nguyên nhân những nhược điểm tồn tại khi ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của đơn vị
§ Bố cục đề tài
Luận văn gồm 3 chương,
“Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin trong cơng tác kế tốn
tại các bệnh viện
Chương 2: Thực trang tổ chức thông tin kế toán tại bệnh viện hữu
nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới
Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đông Hới
6 Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Môi trường thông tin trong ngành y tế là một môi trường phức tạp và đa
dang Mặc dù hầu hết các bệnh viện đều đã áp dụng các phần mềm quản lý nhưng vẫn chưa giải quyết được vấn đề bệnh nhân phải mắt thời gian xếp
Trang 12viện phí và tình trạng thất thoát, nhằm lẫn tài sản tại khâu thu viện phí, mua
và cấp phát thuốc vẫn còn xảy ra Do vậy, nhiều tổ chức, cá nhân đã nghiên
cứu về việc ứng dụng thông tin trong công tác quản lý trong đó bao gồm cả
việc ứng dụng, tổ chức hạch toán cho bộ phận kế toán
Tac gia Lé Kim Ngọc (2010), Tổ chức hạch toán kế toán trong các cơ sở: + tế với việc tăng cường quản lý tài chính ngành y tế Việt Nam, luận án tiễn sĩ, Đại học kinh tế Quốc dân Tác giả trình bày hệ thống và toàn diện về tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp, trong đó tác giả đưa ra vấn đề tổ chức hạch toán kế toán phải phù hợp với cơ chế tự chủ tài chính trong các đơn
vi sự nghiệp Luận án mô tả và phân tích thực trạng công tác quản lý tài chính
cũng như tô chức hạch toán kế toán trong các cơ sở y tế một cách có hệ thống Trên cơ sở hệ thống hóa và phát triển các vấn để lý luận và nghiên cứu thực trạng tổ chức hạch toán kế toán trong các cơ sở y tế Việt Nam hiện nay, luận
án đề ra các nguyên tắc, phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch
toán kế toán trong các cơ sở y tế với việc tăng cường quản lý tải chính ngành
y tế Việt Nam cũng như điều kiện thực hiện các giải pháp đó Đặc biệt Luận án cũng đề cập tới vấn để ứng dụng công nghệ thông tin toàn diện nhằm tăng
cường thông tin phục vụ cho công tác quản lý tải chính ngành y tế Việt Nam "ác giả Nguyễn Thi Thùy Anh (201 1), Hodn thiện cơng tác kể tốn trong điều kiện ứng dung ERP tại Bệnh viện C Đà Đà Nẵng Tác giả đã phân thơng tin kế tốn tại bệnh ứng, luận văn thạc sĩ, Đại Học
đánh giá thực trạng công tác kế toán, hệ thống n C Da Nẵng, nêu lên những tổn tại cần khắc
phục, ứng dụng và phát huy các ưu điểm của ERP để hoàn thiện cơng tác kế tốn bằng việc xây dựng một hệ thống thơng tin kế tốn hoàn chỉnh hơn trong
điều kiện ứng dụng ERP Qua đó hồn thiện hệ thống thơng tin trong công tác kế toán giúp lãnh đạo bệnh viện có thể quản lý tốt toàn bộ hoạt động bệnh viện,
Trang 13quát đến cụ thể các nội dung của hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin
học hóa, mỗi quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác
trong đơn vị, tổ chức, mối quan hệ giữa các chu trình trong đơn vị, tổ chức, các phương pháp xây dựng bộ mã, kiểm soát hệ thống thơng tin kế tốn, chức năng, chính của từng chu trình, cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình luân chuyển, xử lý dữ liệu và cung cắp thơng tin kế tốn Các tác giả cũng đã cụ thể hóa đến việc tổ chức kế toán theo các chu trình nhằm phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thơng tin kế tốn cần thiết cho ai, cho bộ phân chức năng nào để
chức ghỉ nhân, theo dõi, xử lý, báo cáo hoặc phân
quyền truy cập, khai thác thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất
trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin
“Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Tiếp cận theo chư trình- hướng hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các Bệnh viện công, Tạp chí khoa học và công nghệ Đại học Đà Nẵng, số $0, 2012, tr.109- 116 Tác giả đã nêu
ra sự cần thiết tổ chức HTTTKT theo chu trình, tác giả đề xuất việc tổ chức thong tin
toán trong các bệnh viện công theo các chu trình bao gồm: chủ trình viện phí, chu trình cung ứng, chu trình khám và điều trị, chu trình tài
chính, đồng thời tác giả nhận diện những lợi ích có thể đạt được từ việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo những chu trình được đẻ xuất
‘Tac gia Huynh Thị Hồng Hạnh (2012), #iồn thiện hệ thống thơng tin kế
toán tại Bệnh viện theo định hưởng giái pháp quản lý tổng thể, Tạp chi khoa
học và công nghệ Đại học Đà Nẵng, số 58, 2012, tr 40- 46 Nghiên cứu này
Trang 14dụng giải pháp quản lý tổng thể và giới thiệu v giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện
Tác giả Phan Xuân Trung, Xây đựng hệ thống phần mềm quản lý bệnh
viện YKHOA.NET, Hà Nội, 2008 Tác giả giới thiệu về sản phẩm phần mềm
quản lý bệnh viện của Công ty TNHH Phát Triển Điện Toán Y Khoa Hoàng
Trung Phần mềm quản lý hoạt động của bệnh viện theo hai mảng lớn là quản
lý hành chính và quản lý chun mơn Ngồi các phân hệ quản lý chuyên môn, quản lý hành chính, còn có các phân hệ quản trị mạng, phân hệ báo cáo,
giám sát Tất cả các phân hệ được liên kết với nhau trên cùng một cấu trúc cơ
sở dữ liệu, tủy theo tính chất công việc mà các phân hệ có thể chia sé va sử dụng dữ liệu của nhau
Ngồi các cơng trình nghiên cứu trên, nhận thức được tầm quan trọng của ứng dụng thông tin trong bệnh viện nên nhiều công trình nghiên cứu về
vấn đề này được thực hiện bởi cán bộ nhân viên trong ngành y tế và cả
trong lĩnh vực công nghệ thông tin Các bệnh viện cũng không ngừng nghiên cứu phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị mình sao
Trang 15CONG TAC KE TOAN TAI CAC BENH VIEN
1.1 KHAI QUAT CHUNG VE HE THONG THONG TIN KE TOAN 1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán
'Hệ thống thơng tin kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức, đơn vị bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,
xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng
kỳ nhất định Hai chức năng của hệ thống thông tin kế tốn là thơng tin và
kiếm tra
Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình
hình tài chính của tổ chức, đơn vị, bao gồm những thông tin vé tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong tổ chức, đơn vị Các yếu
tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán có thể được biểu diễn trên hình 1.1 'Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong tổ chức, đơn vị như mua vật tư, hàng hóa, thuốc men, điều trị, thu tiền, các chỉ
phí phát sinh trả lương cho nhân viên
Quy trình xử lý: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ
thể từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lý, phân tích,
tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các
phương pháp kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghỉ
kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán Đề thực hiện được các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự tham
Trang 16với sự hỗ trợ của các phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ
sở dữ liệu, số sách )
Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử
dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, đơn vi, các cắp quản trị cũng
như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức, đơn vị Thông Dữ liệu Kein [> Con ngài tnkế ‘isn
Hinh 1.1: Cac yéu t6 co ban cia hé théng thong tin ké toan
1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị
Trong các
tố của hệ thống thơng tin kế tốn, quy trình xử lý kế toán
là phức tạp nhất, để hiểu rõ hơn về hệ thống thông tin kế toán ta cần tìm hiểu và nắm vững về quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị, bao gồm
các bước
Ghi nhận: Là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức năng thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tải chính phát
sinh trong tổ chức, đơn vị Các dữ liệu này được thể hiện trên các chứng từ kế toán và được xem là đầu vào của hệ thống thông tin kế toán
Trang 17Báo cáo: Đây là bước cuối cùng trong quy trình xử lý kế toán với đầu
ra là các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu thông tin của người sử dụng,
'bao gồm các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, ngoài ra còn cung cấp các du quan ly va tác nghiệp tại các bộ phận
thông tin nhanh phục vụ cho nhu
của tổ chức, đơn vị, như báo cáo về tiền, tỉnh hình tồn kho của từng vật tư tại mỗi thời điểm Thông tin tai chính Gh Xr Phan Bio nhận W tích cáo
Hình 1.2: Quy trình xử lý kể toán trong các tổ chức, đơn vị
1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống
thông tin khác trong tố chức, đơn vị
Hệ thống thông tin trong một tổ chức là một hệ thống đa dạng, phức tạp
với nhiều chức năng được thực hiện bởi nhiều bộ phận khác nhau, có mối quan hệ rằng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho
hoạt động của tổ chức được thực hiện có hiệu quả
Tắt cả các hệ thống thông tin đều có mỗi quan hệ chặt chẽ với nhau, các hệ thống thông tin chức năng (hệ thống thông tin tải chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin sản xuất, bán hàng ) cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán sẽ xử lý chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ
phân để thực hiện chức năng của mình tủy theo mục đích cung cấp thông tin cần thiết Hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thơng tin quan ly hồn chỉnh đảm bảo hoạt động
Trang 1810 hệ thống quản trị với các hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đề ra 1.1.4 Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán
'Hệ thống thống thơng tin kế tốn trong mọi tổ chức đều có đầu vào, quy trình thủ tục xử lý và đầu ra Khởi tạo Cơ sở dữ liệu Số sách kế kế toán toán
Dữ liệu tôn Quy trình xử Báo cáo kế
cuối kỳ trước lý luân chuyên toán
F— dữ liệu và _
Dữ liệ phát | |_—y cungcấp | | —V/| | Sao lưu và kết
sinh trong kỳ thông tin chuyển dữ
Bàn su kỳ THÂN MEN kế TOÁN `
Đầu ra
Đầu vào Xửlý
Hình 1.3: Quy trình xử lý thông tin kế toán
“ Đầu vào của hệ thống thông tin k tốn
Cơng tác kế tốn được thực hiện song hành lâu dài trong suốt quá trình hình thành và phát triển của đơn vị nên quá trình hạch toán và cung cấp thơng
tin kế tốn được phân chia theo các kỳ, thường là hàng tháng, quý và năm
Một cách khái quát, có thể xem đầu vào của hệ thống thông tin kế toán bao gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu khi chuẩn bị đưa phần mềm kế toán vào sử dụng và dữ liệu phát sinh trong các kỳ hạch toán Khi bắt đầu sử dụng phan mềm người ta cần thực hiện các công việc:
Trang 19có một ý nghĩa quan trọng trong quá trình thực hiện triển khai ứng dụng tin
học hóa công tác kế toán tại một tổ chức, đơn vị Công tác khởi tạo ban đầu
bao gồm 4 nội dung chủ yếu: Xác định và khai báo các thông số của hệ thống,
Xây dựng và khai báo các bộ mã; Khai báo các số dư ban đầu; Phân quyền sử
dụng phần mềm và quản trị hệ thống
~ Bộ dữ liệu làm cơ sở đầu vào trong mỗi kỳ hạch toán: Dữ liệu phát sinh
lâm cơ sở đầu vào cho mỗi kỳ hạch toán bao gồm các nội dung chính: Dữ liệu
tồn cuối kỳ trước; Dữ liệu phát sinh trong kỳ; Xử lý và cập nhật các bút toán “điều chỉnh” cuối kỳ 1 Cơ sở dữ liệu "hức các tập tin trong cơ sở dữ liệu kế toán toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ rất chặt chẽ
với nhau được t để ghỉ nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và
thông tin kế toán Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán đóng vai trò như
bộ số kế toán trong điều kiện hạch tốn trên máy tính Tồn bộ dữ liệu kế
toán, bao gồm những dữ liệu được khởi tao ban đầu và những dữ liệu mới phát sinh trong quá trình hạch toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tập
tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán Theo tính chất của dữ liệu chứa trong, mỗi tập tin, các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có thể được phân thành các tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, các tập tin biến động, các tập tin tồn và các tập tin báo cáo
.© Đầu ra của hệ thông thông tin kế toán
Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa bao gồm: số kế toán, báo cáo kể tốn, thơng tin chỉ tiết về các đối tượng kế trán theo yêu cầu của người sử dụng và các dữ liệu được sao lưu, kết chuyển cho
kỳ hạch toán sau:
Trang 2012
kế toán, bao gồm các chứng tir, bing kê, bảng phân bổ, số kế toán và các báo
cáo kế toán tổng hợp và chỉ tiết Hiểu theo nghĩa hẹp thì số kế toán được hiểu
là bộ số kế toán tổng hợp và chỉ tiết
- Báo cáo kế toán: Gồm các báo cáo tổng hợp và các báo cáo chỉ tiết
phục vụ quá trình quản lý và tác nghiệp cũng như cung cấp thông tin cho các
đối tượng bên ngoài đơn vị
~ Thông tin chỉ tiết về các đối tượng kế toán: Phụ thuộc vào cách thức tổ chức dữ liệu, cũng như mức độ liên kết dữ liệu giữa bộ phận kế toán và các bộ phân chức năng khác của đơn vị, phần mềm kế toán có thẻ cho phép truy cập các thông tin chỉ tiết ở mức độ khác nhau Một số báo cáo chỉ tiết được định dạng sẵn và có thể in ra ngay, một số khác đòi hỏi người sử dụng phải bi
thiết
cách vận dụng và xử lý để có được thông tin
~ Sao lưu và kết chuyển dữ liệu cho kỳ sau: Cuối kỳ kế toán, phần mềm
tự động sao lưu và kết chuyển dữ liệu cho kỳ sau
1.1.5 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình
“Trong quá trình hoạt động của các tổ chức có những công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự (chu trình) nhất
định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán Để
đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ
phí
dụng công nghệ thông tin, nhằm tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi dir
„ cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình Trong điều kiện ứng
liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kể toán với các bộ phận
khác trong doanh nghiệp, bên cạnh việc tổ chức theo từng phần hành, cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình Cách tiếp
Trang 21xác định rõ mỗi loại thơng tin kế tốn cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng,
nào trong một chu trình công tác để tổ chức ghi nhận, theo dõi báo cáo hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu, thông tin đó có một cách nhanh
chóng và chính xác nhất
Tuy có thể khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản gồm
chu trình đoanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tải chính
1.2 TÔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN
1.2.1 Sự cần thiết ứng dụng hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện Với yêu cầu nâng cao chất lượng thông tin và hig
cquả công tác quản lý,
việc đưa ra những định hướng đúng đắn có tính đến yếu tố phát triển trong tương lai là hết sức quan trọng, bởi vậy ứng dụng hệ thống thơng tin kế tốn
trong các bệnh viện Việt Nam hiện nay trên cơ sở định hướng ứng dụng hệ
thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là hết sức cần thiết ERP
hiện đã được triển khai rộng rãi không chỉ trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh
mà đã ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như ngân hàng, giáo dục, y
tế Để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin nói chung, HTTTKT nói
riêng, các bệnh viện tại Việt Nam cần từng bước ứng dụng mô hình ERP trong bệnh viện, còn được gọi là giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện
Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tìn, phối bợp đồng bộ nguồn lực về thông tin, phần mm kể toán được tích hợp, kết ni với các phần mềm quản lý của hệ thống chức năng
trong toàn đơn vị Khi đó hệ thống thông tin của bệnh viện sẽ chia sẻ và sử dụng chung cho một cơ sở dữ liệu thống nhất Các nghiệp vụ phát sinh tại các
bộ phận ngay lập tức được cập nhật vào cơ sở dữ liệu thống nhất của tổ chức
Trang 224
1.2.2 Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện
a Khái quát chung về giải pháp quản lý tỗng thể bệnh viện
Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện có thể được hiểu là Hệ thống hoạch
định nguồn lực tại một bệnh viện Là một phần mềm tích hợp tất cả các chức
năng của các bộ phận trong bệnh viện vào một hệ thống cơ sở dữ liệu chung
“Chức năng kế tốn khơng tổ chức độc lập mà phải được tổ chức trong mồi
quan hệ với các chức năng khác Giải pháp quản lý tổng thể BV bao gồm nhiều phân hệ nghiệp vụ có mồi quan hệ chặt chẽ với nhau để hình thành nên một hệ thống thông tin thống nhất và hiệu quả nhằm đem lại sức mạnh tông lực cho bệnh viện Đặc trưng của gi phân hệ, tập hợp gồm nhiều phần pháp quản lý tông thể bệnh viện: phần mềm có cấu trúc riêng lẻ, mỗi phần có một chức
năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ
thống phần mềm, chúng kết nối với nhau để cập nhật thông tin với các phân hệ
khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Khi bệnh viện sử dụng hệ
thống phần mềm này, có thể sử dụng toàn bộ các phân hệ hoặc từng phân hệ như một phần mềm độc lập hỗ trợ cho các hoạt động phân hệ đó cung cấp
Việc sử dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện trong hoạt động
quan ly của đơn vị có tác dụng tăng hiệu quả hoạt động, giảm thiểu lãng phí
đo các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lẫn cho mọi hoạt động có liên quan
đến bệnh nhân đã nhập thông tin, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn nhiễu so với việc thực hiện thủ công Đơn vị
có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tổn kho dược, chỉ phí liên quan
đến bệnh nhân đồng thời có khả năng lấy số liệu liên quan đến bệnh nhân, tình hình sử dụng thuốc của bệnh viện bắt cứ lúc nào phục vụ cho việc ra
Trang 23tượng cẳn sử dụng thông tin
b Các phân hệ cơ bản và hiệu quả của giải pháp quản lý tống thể
bệnh viện trong từng phân hệ
Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể
"bệnh viện so với ví
áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc như phần mềm khám bệnh, phần mềm cung ứng, phần mềm viện phí, phần mềm kế toán,
cquản lý nhân sự tính tích hợp
Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện thường được chia thành 2 hệ thống
lớn, Hệ thống quản lý chuyên môn gồm: Phân hệ quản lý bệnh nhân, quản lý đăng ký khám chữa bệnh, quản lý viện phí, quản lý dược, quản lý xét nghiệm,
quản lý chân đoán hình ảnh, quản lý vật tư- trang thiết bị y tế, và Hệ thống
quản lý hành chính gồm: Phân hệ quản lý hệ thống báo cáo, quản lý kế toán-
tải chính, quản lý nhân sự, quản lý công văn giấy tờ
“Tổ chức công tác kế toán ứng dụng phần mềm mang lại cho bệnh viện
những công cụ quản lý hoạt động hữu hiệu Trong phần mềm quản lý tổng thể
'bệnh viện, các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau
~ Phân hệ quản lý tiếp đón: Là đầu vào của hệ thống thông tin bệnh viện, đảm bảo toàn bộ hệ thống hoạt động thông suốt từ lúc tiếp nhận người bệnh
vào viện cho đến khi bệnh nhân ra viện
Hiệu quả sử dụng phần mềm: Với việc sử dụng phần mềm, thao tác này
sẽ rút ngắn thời gian nhập liệu, giảm thời gian chờ đợi nhưng vẫn đảm bảo thông tỉn người bệnh theo quy định, tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu, báo
cáo, cung cấp thông tin cho phòng kế toán đầy đủ, chính xác
~ Phân hệ quản lý khám bệnh: Phân hệ khám bệnh cho phép thực hiện và quản lý thông tin về hoạt động khám bệnh, Bác si phòng khám thực hiện trên
Trang 2416
trên máy tính nên loại bỏ tối đa mọi ghi chép, tránh nhằm lẫn Các chỉ phi
khám bệnh đều được thực hiện trên máy để kiểm soát kiệm thời gian
tổng hợp số liệu, báo cáo, tổng hợp chỉ phí Lãnh đạo có thể theo dõi, kiểm tra
hoạt động và tiếp cận các thông tỉn liên quan tài chính, nguồn thu, và tinh
hình sử dụng thuốc, vật tư tiêu hao của bệnh viện tại bắt cứ thời điểm nào
~ Phân hệ quản lý điều trị nội trú: là phân hệ rất quan trọng trong hệ thống thông tin bệnh viện Phân hệ nội trú quản lý tắt cả các thông tin liên quan tới toàn bộ quá trình điều trị của bệnh nhân nội trú từ lúc nhập viện đến
lúc xuất viện
Hiệu quả phần mềm mang lại: Giúp cho việc quản lý thông tin bệnh nhân
nội trú tại bệnh viện được chặt chẽ, chính xác và chỉ tiết Hỗ trợ phân hệ viện
phí trong việc thanh toán ra viện nhanh, chính xác thông qua việc ghi nhận chỉ
tiết thông tin điều trị trong suốt quá trình nằm viện Tắt cả (hông tin sử dụng thuốc, dịch vụ được công khai minh bạch, tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu,
báo cáo, thống kê điều trị nội trú Lãnh đạo có thể theo doi, kiém tra hoạt
động và tiếp cận thông tin chỉ phí bệnh nhân nội trú tại bắt kỳ thời điểm nào
~ Phân hệ quản lý cận lâm sàng: được ứng dụng theo từng giai đoạn khác nhau tùy theo khả năng và ha ting cơ sở thông tin từng bệnh viên Với phân
hệ này, phòng kế toán quản lý các chỉ định cận lâm sàng (thống kê và tính viện phí)
Hiệu quả của phần mềm đưa lại: Tiết kiệm thời gian tổng hợp, báo cáo, thống kê hoạt động cận lâm sàng Hỗ trợ cho lãnh đạo theo dõi, kiểm tra và tiếp cận thông tin và chi phí phát sinh của hoạt động cận lâm sàng
Trang 25Hiệu quả phần mềm mang lại: quản lý chặt chẽ các nghiệp vụ nhập-
xuất- tồn thuốc, đảm bảo thu đúng và thu đủ, tránh thất thoát, hỗ trợ đắc lực
cho công tác dự trù thuốc, quản lý tốt hạn dùng của dược phẩm, dự báo được
thuốc sắp hết hạn sử dụng Tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu, báo cáo,
thống kê hoạt động của công tác Dược, hỗ trợ lãnh đạo theo dõi,
tiếp cận thông tin về tình hình sử dụng thuốc tại bắt kỳ thời
~ Phân hệ tính va quản lý viện phí: Phân hệ viên phí quản lý thơng tin
tồn bộ chỉ phí khám chữa bệnh và bảo hiểm y tế của người bệnh Phân hệ viện phí có tính quyết định về hiệu quả của phần mềm quản lý bệnh viện
Hiệu quả sử dụng phần mềm: nâng cao chất lượng phục vụ toàn diện trên toàn bệnh viện Tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu, báo cáo, thống kê thu chi
viện phí Hỗ trợ lãnh đạo theo dõi, kiểm tra và tiếp cận thông tin về chu trình thu chỉ viện phí tại bắt kỳ thời điểm nào
~ Phân hệ quản lý thiết bị y tế: phân hệ quản lý trang thiết bị y tế có chức
năng cập nhật, quản lý việc khai thác trang thiết bị y tế tại khoa phòng, bộ
phận được giao, tính khấu hao và thanh lý trang thiết bị
Hiệu quả sử dụng phần mềm: Quản lý tốt, bảo đảm TTBYT dùng tốt, bền, hiệu quả, và luôn ở trạng thái sẵn sàng theo nhu cầu sử dụng Giúp lãnh
đạo nắm được kịp thời, chính xác tình hình sử dụng TTBYT của toàn BV tại
\g hợp số liệu, báo
bat cir thoi điểm nảo, tiết kiệm thời gian, nhân lực để
cáo, thống kê tỉnh hình sử dụng TTBYT của toàn bệnh viện
~ Phân hệ quản lý nhân sự: quản lý thông tin, ý lịch, quá trình công tác, đào
tạo của nhân sự trong bệnh viện, đồng thời hỗ trợ tính lương và BHXH, phân hệ này đóng vai trò hỗ trợ, đảm bảo tính tổng thể của hệ thông thông tin bệnh viện
Hiệu quả phần mềm: Quản lý toàn diện các thông tin về công tác nhân sự bệnh viện, hỗ trợ chính sách đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho CBVC, bộ phận
Trang 2618
được kịp thời, chính xác tình hình sử dụng nhân lực của toàn bệnh viện ở bắt cứ thời điểm nảo, tiết kiệm thời gian, nhân lực để tổng hợp số liệu, báo cáo,
thống kê tình hình nhân sự của toàn bệnh viện
~ Phân hệ kế toán tài chính: kết xuất số liệu từ phân hệ viện phí, dược,
nhân sự- lưỡng và quản lý trang
báo cáo thống kê theo chuẩn mực của kế toán Việt Nam, phù hợp với
iét bi vào hệ thống kế toán, đáp ứng yêu
cầu vi
hoạt động của ngành y tế, phân hệ này đóng vai trò hỗ trợ, đảm bảo tính tổng thể của hệ thống thông tin bệnh viện, quản lý khoản mục kho bạc (đối với
bệnh viện công), quản lý thu chỉ, bảo hiểm, quản lý công nợ, kế toán tổng
hợp, kế toán dược, kho
Hiệu quả sử dụng phần mềm: Nắm được nhanh chóng tình
chính, thu chỉ của toàn bệnh viện, tiết kiệm thời gian, công sức, hạn cỉ sót nhập liệu, tiết kiệm thời gian- nhân lực đẻ tổng hợp số liệu, báo cáo, thong
kê tình hình tài chính kế tốn của tồn bệnh viện
- Phân hệ quản lý báo cáo: Cho phép tổng hợp dữ liệu của toàn bộ hoạt động khám chữa bệnh của bệnh viện và kết xuất thong tin ra ede nhóm báo
cáo phục vụ cho quản lý bệnh viện, quản lý ngành Kết xuất báo cáo hoạt
động khám chữa bệnh, báo cáo lãnh đạo điều hành bệnh viện, báo cáo thanh
thể chỉnh sữa các
toán BITYT, báo cáo quản lý ngành và Bộ Y tế,
theo quy định, kết xuất ra nhiéu dinh dang: Doc, PDF
Hiệu quả sử dụng phần mềm: tiết kiệm thời gian, nhân lực để tổng hợp báo cáo, thống kê toàn bộ hoạt động của toàn BV, số liệu báo cáo
chính xác và tin cậy, hỗ trợ lãnh đạo điều hành hoạt động khám chữa bệnh của toàn BV tại bắt kỳ thời điểm nào, tại chỗ hoặc từ xa
© Lợi ích của bệnh viện khi sử dụng phần mềm quản lý tổng thé bgnh
viện
Trang 27bác sĩ làm việc trong bệnh viện và còn mang lại nhiều lợi ích cho bệnh nhân Khi
sử dụng phần mềm số liệu về tình hình hoạt động tổng thẻ của BV được theo dõi đầy đủ, nhất quán, chính xác và kịp thời, luôn sẵn sàng để người sử dụng khai
thác Thuận lợi trong việc tông hợp các báo cáo, nâng cao năng suất quản lý,
giảm thiểu tối đa tính tùy tiện trong quản lý thủ công, nâng cao ý thức trách
nhiệm của từng nhân viên Thuận lợi cho người quản lý trong việc kiểm tra các
số liệu, tối ưu hóa quy trình quản lý bệnh viện một cách khoa học, hiện đại
'GGiúp nhà lãnh đạo tiếp cận thông tin đáng tin cây: Sử dụng phần mễm có
thể tích hợp thông tỉn tài chính, giúp nhà lãnh đạo tiếp cận được thông tin
đáng tin cây để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin và đưa ra các quyết định kịp thời, hiệu quả và chính xác Nếu không có hệ
thống quản lý tổng thể bệnh viện, một cán bộ quản lý cắp cao phải dựa vào
nhiều nguồn, cần thời gian nhất định để có được thông tin cần thiết dùng cho
việc phân tích tình hình hoạt động của bệnh viện
'Công tác kế toán chính xác hơn: Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán
của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện giúp giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong các hạch toán thủ cơng Phân hệ kế tốn
cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cắp kiểm
tra tính chính xác của các tài khoản, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ
hỗ trợ các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng Cai
tiến quản lý thuốc, vật tư y tế, quản lý nhân sự hiệu quả hơn
1.2.3 Mối quan hệ giữa các chu trình trong công tác kế toán tại bệnh
viện
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài chính, phát sinh chi phi
ở các chu trình đều được bộ phận kế toán tham gia hạch toán, quản lý, kiểm
soát, theo dõi các khoản phải thu, phải trả, cung cắp thông tin liên quan đến
Trang 2820
'Các thông tin trong chu trình khám chữa bệnh, chu trình cung ứng, chủ trình viện phí, chu trình tài chính không tách biệt nhau mà thường chỉa sẻ thông
tin với nhau và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thơng tin
kế tốn Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong bệnh viện theo chu trình sẽ
xác định được vai trò nhiệm vụ của từng kế toán phần hành trong từng chu trình, xác định được mỗi chuyên viên kế toán sẽ tiếp nhận thông tin bộ phận
nào, xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phân nào trong cùng chu trình dé dim
'bảo hoạt động của bệnh viện được tiền hành thông suốt và hiệu quả
1.2.4 Công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm quản lý: tổng thể bệnh viện
a Sự khác biệt giữa phần mém quản lý tổng thể bệnh viện với kế toán truyền thống
Tiêu chí đầu tiên của phần mềm là quản lý đồng bộ, chặt chẽ, khoa học
hơn cho tồn bộ thơng tin của bệnh viện, trong đó thơng tin kế tốn là cốt lõi
Để đạt được tiêu
nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp với khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ
Ghi nhận bằng bút toán hạch toán: Mỗi quy trình, nghiệp vụ phát sinh
í đó đôi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác trong hoạt động của bệnh viện đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống Cùng với nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau Ví dụ trong quy trình mua thuốc có bút toán nhận thuốc tương ứng với việc nhập thuốc vào kho, bút toán ghỉ nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua thuốc, bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận
thanh toán Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện định nghĩa các tài khoản liên kết trong ấp bút
từng cặp bút toán và quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo c;
Trang 29Hạch toán tự động: Ngoài phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện các bút
toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán thông thường, tắt cả các phân hệ khác của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện đều tiến hành hạch
toán tự động Điểm khác biệt lớn giữa phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện
và các phần mềm kế toán độc lập khác là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế
những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra
.Cấu trúc hệ thống tài khoản lĩnh hoạt: Ngoài hệ thống tài khoản do Bộ tải chính 'ban hành, đơn vị có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin, có thể đáp ứng mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của đơn vị với mọi quy
mơ Ví dụ bài tốn quản lý nguồn thu viện phí và chỉ phí theo từng khoa phòng sẽ
thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản Phản ánh trung thực: Do đặc điểm hạch toán kể toán đồng thời với thao
tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế tốn ln phản ánh kịp thời và trung
thực các hoạt động ở từng khâu trên hệ thống Kế toán giữ vai trò kiểm soát
hoạt động của đơn vị thông qua số liệu mà hệ thống phản ánh
Khi triển khai phân hệ kế toán, cần thiết phải hiểu rất rö về những kiến thức kế toán, từ việc bắt đầu hạch toán chỉ tiết các bút toán, xây dựng báo cáo tài chính cằn phải cập nhật những thay đổi của Bộ tài chính với chế độ kế toán hiện hành
Với đặc tính ưu việt của phần
quản lý tổng thể bệnh viện là tính
tích hợp các phân hệ và chuẩn hóa quy trình quản lý dựa vào một cơ sở dữ
liệu tập trung, nhờ đặc tính tích hợp chặt chẽ mà cơng tác kế tốn được lồng ghép và có mặt ở khắp mọi nơi trong phần mềm quản lý tông thẻ bệnh viện và
với phần mém thi tat cả mọi người đều làm kể toán
b Ứng dụng giải pháp quân lý tổng thể trong công tác kế toán tại bộnh:
viện
Trang 302
trình hoạt động của bệnh viện từ lúc tiếp nhận bệnh nhân vào cho đến lúc bệnh nhân ra viện, được phân chia thành nhiều phân hệ nghiệp vụ và kết hợp
chặt chẽ tạo thành luồng thông tin thống nhất đem lại sức mạnh tổng lực cho bệnh viện Hệ thống thông tin tại bệnh viện được chia làm 2 mảng lớn: quản
ý hành chính và quản lý chuyên môn Tắt cả các phân hệ trên 2 hệ thống này
được liên kết với nhau trên cùng một cấu trúc cơ sở dữ liệu, tùy theo tính chất
công việc mà các phân hệ có thể chia sé va sir dung dữ liệu của nhau
“Trong hệ thống thông tin, việc tổ chức công tác kể toán được thực hiện theo
chu trình và nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra, đối chiếu và khai thác các dữ liệu
đã được cập nhật từ bộ phận khác để tiếp tục xử lý chứ không phải nhập lại chứng từ gốc từ các bộ phận khác chuyểr
và kế toán trở thành người kiểm
soát hoạt động tác nghiệp thông qua số liệu kế toán mà hệ thống phản ánh Tổ chức dữ liệu kế toán theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin cho
phép nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn và là cơ sở để tăng cường chức năng,
trao đối thông tin giữa các phần hành kế toán cũng như giữa mỗi phần hành
kế toán với các bộ phận khác trong cùng tổ chức
Riêng ở tổ chức các bệnh viện công có thể tổ chức thơng tin kế tốn trong các bệnh viện thành 4 chu trình sau: Chu trình chuyển đổi (hoạt động
trị bệnh nhân), Chu trình doanh thu (chu trình viện phí), Chu trình cung ứng (thuốc, hóa chất, y dụng cu tiêu hao ), Chu trình tải chính
1.2.5 Tổ chức thơng tỉ
«a Chu trink khám và điểu trị
Tại bộ phận tiếp đón, bệnh nhân đến khám thực hiện đăng ký khám bệnh ở bộ phận tiếp nhận, sau khi lấy số khám bệnh, nộp thẻ BHYT (nếu có), các thông khám và kế toán theo chư trình tại Bệnh viện
tin cá nhân, tinh trang lúc nhập viện được khai báo để chỉ định phòng khám cho bệnh nhân Sau khi nhận những cỉ
định này, người nhà bệnh nhân tới quầy thu
Trang 31khi có kết quả cận lâm sàng, bệnh nhân quay lại phòng khám để bác sĩ kiểm tra kê đơn thuốc cho
kết quả Tại đây, nếu tình trạng bệnh nhân đơn giản, nhẹ bác
bệnh nhân điều trị ngoại trú Thông tin về các dịch vụ bệnh nhân thực hiện sẽ
chuyển đến bộ phận kế toán thu viện phí và nhà thuốc bệnh viện
Chu trình khám và diều trị ngoại trú kết thúc khi bệnh nhân thanh toán và
nhận thuốc theo đơn của bác sĩ Nếu tình trạng nặng, cần ở lại bệnh viện theo đõi, điều trị bác sĩ sẽ yêu cầu nhập viện điều trị nội trú Bệnh nhân điều trị nội trú thường phải tạm ứng tiền cho bệnh viện trước khi làm thủ tục nhập viện Kế toán
Trang 32z4
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong hoạt động khám chữa bệnh: Các bệnh viện có thể khác nhau về quy mô, loại hình khám chữa bệnh, cơ chế
cquản lý tải chính nhưng với chức năng cơ bản là thực hiện hoạt động cung
cấp dịch vụ khám chữa bệnh nên có thể khái quát mối quan hệ giữa các bộ
phân chức năng trong bệnh viện gắn với hoạt động khám chữa bệnh Bệnh nhân điều tị To la) : | J Phòng i i 0 : Tiếp |Ì Khim 5) ‘Chin đoán : nhận ' : bệnh [| nhân |} Xe nghiện : ; i Phong : | eo cắp cứu Tham đồ i : ị chức năng : 4 Các khoa 1 i 4 Phẫu thuật : i điều tị © 7 i H nội trú : : | Hii sie i : ® : Bệnh nhân xuất viện
Hình 1.5: Mối quan hệ giữa các bộ phận trong hoạt động khám chữa bệnh
Bệnh nhân đến khám được tiếp nhận hoặc chuyển phòng cấp cứu, sau
Trang 33
trường hợp nhẹ được chỉ định điều trị ngoại trú Bệnh nhân được chỉ định
thực hiện các xét nghiệm, các dịch vụ kỹ thuật hay phẫu thuật Thuốc men,
vật tư y tế, hóa chất được bộ phận quản lý dược cung cắp cho các phòng, khoa
để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn Sau khi điều trị bệnh nhân được xuất viện
và hoàn thành các thủ tục thanh toán ra viện Khi ra viện, thông tin về mọi chỉ
phí điều trị và hồ sơ
thể có được thông tin để thực hiện thanh toán viện phí cho bệnh nhân
“Chức năng chính của chu trình là ghi nhân việc sử dụng thuốc men, hóa in phi được cập nhật vào máy tính, kế toán viện phí có
chat, vật tư y tế tiêu hao phục vụ cho quá trình điều trị bệnh nhân tại nơi phát
sinh chỉ phí Chu trình này có liên quan đến phân hệ quản lý kho hàng và kế
toán viện phí Yêu cầu đối với hoạt động của chu trình này là ghi nhận kịp thời và chính xác tắt cả các chỉ phí phát sinh cho từng bệnh nhân trong quá trình điều trị đảm bảo tốt việc sử dụng tốt các nguồn lực tại bệnh viện, góp
phần hỗ trợ cho hoạt động tài chính của bệnh viện trong cân đối thu chỉ
Như vậy, rong chủ trình này, hàng ngày bác sĩ có thể ra y lệnh vào hồ sơ bệnh án giấy, y tá hành chính sẽ cập nhật thông tin vào máy tính hoặc bác sĩ
ra y lệnh trực tiếp trên máy tính, hệ thống phần mềm sẽ cho phép ghi nhận tắt
cả những gì đã chỉ dùng cho bệnh nhân, những địch vụ kỹ thuật đã thực hiện
cho bệnh nhân Tắt cả mọi hoạt động đều thực hiện trên cùng hệ thống mạng, thông tin chỉ dùng vật tư, thuốc men, vật tư y tế của bệnh nhân được tổng hợp để đối chiếu với bộ phận kho hảng, kế toán vật tư, kế toán thu viện phí
Mỗi quan hệ của chu trình này với các bộ phận khác trong bệnh viện rất chặt chẽ, từ dự trù của bộ phân mua hàng _mả việc mua hàng của bộ phận mua
hàng, kho hàng có mi quan hệ chặt chẽ mật thiết với khoa phòng điều trị, tài
chính kế toán, thu viện phí 5 Chữ trình thụ viện phí
Trang 3426
phí tại bệnh viện Kế toán viện phí có thể theo dõi được tổng chỉ phí thuốc
men, vật tư y tế, các xét nghiệm, dịch vụ kỹ thuật đã thực hiện tại khoa phòng, của từng bệnh nhân thông qua mã bệnh nhân vào viện Thông qua việc chia sẻ
thông tin qua mạng nội bộ của bệnh viện, kế toán có thể kết xuất được bảng
kê thanh toán viện phí cho từng bệnh nhân
Đối với bệnh nhân ngoại trú, viện phí thường bao gồm phí khám bệnh,
phí thực hiện các dịch vụ kỹ thuật thuộc các khoa cận lâm sảng theo chỉ định
của bác sĩ Viện phí nội trú thể hiện trên hỗ sơ thanh toán ra viện trong đó kê khai đầy đủ các dịch vụ y tế, thuốc men, vật tư y tế, tiền giường bệnh liên quan đến bệnh nhân, những thông tin này do các khoa điều trị nội trú cung cấp do vậy sẽ cần thông tin từ chu trình khám và điều trị
Khi có y lệnh bệnh nhân được xuất viện, y tá hành chính hoàn thiện
bệnh án, tổng hợp chỉ phí Để tập hợp các chỉ phí này cần có sự phối hợp chặt
chẽ giữa các khoa vì bệnh nhân có thé điều trị ở nhiều khoa, hoặc sử dụng các
dich vụ kỹ thuật y tế của các khoa khác Y tá thực hiện lệnh xuất viện chuyển
toàn bộ hồ sơ bệnh án về phòng kế toán viện phí và in thêm một bản cứng lãnh đạo khoa ký và đưa xuống phòng thu viện phí thanh toán kiểm tra, người
nhà bệnh nhân mang theo giấy tạm ứng đã nộp trước đó, kế toán đối chiếu xác định số tiền còn thừa (trả lại bệnh nhân), thiểu (bệnh nhân nộp thêm) sau khi ‘thu tiền giao hóa đơn đỏ cho người nhà bệnh nhân lên trình khoa điều trị nhận lại thẻ BHYT (nếu có) rồi xuất viện Đối với phòng kế toán, sau khi thu tiền bệnh nhân, cuối mỗi ca trực nhân viên thu vi sẽ lập bảng kê nộp tiền
Trang 35
Y lệnh xuất viện `Y tú hành chính hoàn thiện hồ sơ bệnh án (tông hợp chỉ phí) “Chuyển dữ liệu về phòng kế toán "Người nhà trình phi thụ cho phòng kế toán tạm “Thanh toán chênh lệch khoản tạm ứng và viện phí i
"Nhận hóa đơn đỏ trình khoa điều trị, nhận lại thẻ BHYT (nếu có) Phòng kế toán viện phí lập biên lại thụ tiền
ối mỗi ca trực lập bảng kê nộp tiền cho thủ quỷ
Hình 1.6: Thủ tục thu viện phí
Hình 1.7 và L8 trình bày sơ đồ dòng dữ liệu gồm các nút xử lý tương
ứng với các chức năng cơ bản của chu trình doanh thu (chu trình viện phí), đó là tiếp nhận bệnh nhân, khám bệnh và cho chỉ định điều trị, lập biển lai thu viện phí/ tạm ứng/ thoái trả, thu tiền, thực hiện y lệnh và lập báo cáo thu viện
Trang 3628
Bệnh nhân | Dữ liệu bệnh nhân
Trang 37Mã bệnh nhân, mã vào viện và các dữ liệu hành chính khác, Lo ‘Thu tam img! thanh toán/ thoái trả "Vào khoa điều trị ————— cái ải khoản Dữ liệu thông tin hành chỉnh bệnh nhân
Hình 1.8: Sơ đồ dòng dữ liệu Khám- Chữa bệnh nội trú của chu trình
Trang 3830
Chu trinh cung ứng
Trong bệnh viện, chu trình cung ứng liên quan nhiều nhất đến hoạt động
mua thuốc và các vật tư y tế, ngoài ra cũng bao gồm các hoạt động mua sắm
vật tư văn phòng Do đó, tương tự như các loại hình doanh nghiệp khác, việc
cung ứng thuốc đầy đủ và kịp thời, đảm bảo chất lượng khoa Dược là một trong những nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng công tác
khám chữa bệnh của bệnh viện
Đây là quy trình quản lý thông tin từ mua hàng đến thanh toán bao gồm
các chức năng: Quản lý yêu cầu mua hàng, quản lý đơn đặt hàng, hóa đơn,
thanh toán và hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
“Chu trình cung ứng được thực hiện các bước như sau: Du Dat Nhận Chấp Chỉ Ghi Lập trù hàng hàng, nhận tiên số báo
BỊ Bị báo | [{ thánh | TP thánh | T‡ cái | | cáo
quản toán toán TK Dich Theo vụ doi mua ng hang phai trả
Hình 1.9: Quy trình mua thuốc, vật tư y É, vật tư văn phòng “Các yêu cầu mua hàng: nhờ tính tích hợp trên hệ thống nên các yêu cầu
Trang 39
thực tế sử dụng phục vụ điều trị bệnh nhân) Bên cạnh đó, các khoa dược,
phòng hành chính cũng có thể tạo yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh
các nhu cầu mua hàng đột xuất
Quan ly các đơn đặt hàng/ hợp đồng mua hàng: chức năng này có thể lưu
các thông tin liên quan đến các đơn hàng hay hợp đồng mua hàng hóa vật tư
với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hang như tên nhà cung
cấp, ngày mua, ngày nhận hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản
thanh toán
'Quản lý việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có
chức năng nhận hàng và đối chiếu đơn hàng, quản lý việc nhận hay trả lại hàng ( khi nhận hàng mua không đúng yêu cầu), đảm bảo số lượng tồn kho là
chính xác
“Thanh toán: Chức năng này thuộc phân hệ Kế toán thanh toán và thực hiện chức năng lưu trữ chừng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên
quan đến mua hàng,
Hạch toán kế toán: Việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua
hàng được thực hiện tự động khi thao tác các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và thanh toán
‘Truong hop bệnh viện thực hiện việc mua sắm các thiết bị vật tư y tế, các
vật tư văn phòng thì thực hiện tương tự như chu trình mua vật tư, hàng hóa
trong các doanh nghiệp Các bộ phận này theo dõi về số lượng, giá trị công nợ
phi
kiểm soát các khoản nợ phải trả chặt chẽ
Trang 40
3
thuộc quá mức vào thuốc Bởi vậy, tại các bệnh viện công tác này thực hiện được quản lý khá chặt chẽ Sau khi nhập thuốc và vật tư y tế từ nhà cung cấp
vào kho sẽ tách ra kho lề gồm kho thuốc và kho vật tư hóa chất, kho thuốc lẽ
phục vụ cho khoa được ngoại trú và khoa điều trị nội tú, còn kho vật tư y tế
và hóa chất phục vụ cho khoa điều trị nội trú Thuốc nhập kho chan tir nhà cung cấp “SN Kho lẽ Kho vật tư y tế và Kho dược Khoa nội trú ngoại trú Bệnh nhân Bệnh nhân ngoại trú nội trú
Hình 1.10: Sơ đồ cung ứng thuốc- vật tư y tế và hóa chất
Sơ đồ dòng dữ liệu gồm có 4 nút xử lý tương ứng với 4 chức năng của chu trình cung ứng gồm: tiếp nhận dự trì và lập đơn đặt hàng; thực h
các thủ tục nhận hàng, nhập kho, bảo quản; chấp nhận thanh toán, theo dõi công