Mục tiêu nghiên cứu của luận văn Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán hàng tồn kho tại Tổng Công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ là tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán HTK tại Tổng Công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ; đề xuất các giải pháp hoàn thiện việc tổ chức thông tin kế toán HTK nhằm cung cấp thông tin HTK kịp thời, đầy đủ, chính xác cho các đối tượng bên trong và bên ngoài Tổng Công ty.
Trang 1
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRAN THI THUY
HOAN THIEN TO CHUC THONG TIN
KE TOAN HANG TON KHO TAI TONG CONG TY CO PHAN DET MAY HOA THQ
Trang 2
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRAN THI THUY
HOAN THIEN TO CHUC THONG TIN
KE TOAN HANG TON KHO TAI TONG CONG TY CO PHAN DET MAY HOA THQ
Trang 3Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực có nguồn góc rõ ràng và chưa từng công bồ trong bắt kỳ công trình nào
Người cam đoan
Trang 4MO DAU
1 Tính cấp thiết của đề tài
2 Mục tiêu nghiên cứu
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4 Phương pháp nghiên cứu
5 Bố cục đề tài
Bw
Ne
6 Tổng quan tai liệu nghiên cứu
CHƯƠNG 1 CO SO LY LUAN VE TO CHUC THONG TIN KE TOAN
HANG TON KHO TRONG DOANH NGHIEP
1.1 NHUNG VAN DE CO BAN VE THONG TIN KE TOAN
1.1.1 Khái niệm thơng tin kế tốn
1.1.2 Vai trò của thông tin kế toán
ewe
WIN
1.1.3 Yêu cầu đối với thông tin kế toán
1.2 NHUNG VAN DE CHUNG VE HANG TON KHO TRONG DOANH
NGHIEP 1
1.2.1 Khái niệm về hàng tồn kho trong doanh nghiệp i
1.2.2 Phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp 12 1.2.3 Đặc điểm của HTK trong doanh nghiệp 14 1.2.4 Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp 15
1.2.5 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 16
1.3 TO CHUC THONG TIN KE TOAN HANG TON KHO TRONG
DOANH NGHIEP 18
1.3.1 Tổ chức xây dựng bộ mã hàng tồn kho trong doanh nghiệp 18 1.3.2 Tổ chức lập chứng từ hàng tồn kho trong doanh nghiệp 20 1.3.3 Tổ chức tài khoản hàng tồn kho trong doanh nghiệp 23 1.3.4 Tổ chức số kế toán hang tồn kho trong doanh nghiệp 25 1.3.5 Tổ chức báo cáo hàng tồn kho trong doanh nghiệp 26
Trang 5HANG TON KHO TAI TONG CONG TY CO PHAN DET MAY HOA THỌ 32 2.1 GIỚI THIỆU VẺ TÔNG CÔNG TY CỎ PHẢN DỆT MAY HÒA THỌ 32 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ 32 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ 35 2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế tốn tại Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ 38
2.2 NHỮNG VẤN ĐÈ CHUNG VỀ HÀNG TÒN KHO TẠI TÔNG CÔNG
TY CO PHAN DET MAY HOA THO 41
2.2.1 Đặc điểm của hàng tồn kho tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ 42 2.2.2 Cách phân loại, sắp xếp hàng tồn kho tại Tông Công ty Cô phần Dệt may Hòa Thọ 44 2.2.3 Vai trò và yêu cầu quản lý hàng tồn kho tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ 46
2.3 THỰC TRẠNG TÔ CHỨC THƠNG TIN KÉ TỐN HÀNG TỎN KHO TAI TONG CONG TY CO PHAN DET MAY HOA THO 47
2.3.1 Thực trạng tổ chức xây dựng bộ mã hàng tồn kho tại Tổng Công ty
Cổ phần Dệt may Hòa Tho 47
2.3.2 Thực trạng tô chức chứng từ kế toán hàng tồn kho tại Tổng Công ty
Cổ phần Dệt may Hòa Tho 50 2.3.3 Thực trạng tổ chức tài khoản, số sách kế toán hàng tồn kho tại
Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hào Thọ 60
2.3.4 Thực trạng tô chức lập báo cáo kế toán hàng tồn kho tại Tổng Công
Trang 6HANG TON KHO TAI TONG CONG TY CO PHAN DET MAY HOA THO
68
2.4.1 Những kết quả đạt được 68 2.4.2 Những tổn tại 68
KÉT LUẬN CHƯƠNG 2 72
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẢM HOÀN THIỆN TÔ CHỨC THONG TIN KE TOAN HANG TON KHO TAI TONG CONG TY CO
PHAN DET MAY HOA THQ 72
3.1 SỰ CÂN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TÔ CHỨC THÔNG TIN KÉ TOÁN HÀNG TON KHO TAI TONG CONG TY CO PHAN DET MAY
HÒA THỌ 72
3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TƠ CHỨC THÔNG TIN KE TOAN HANG TON KHO TAI TONG CONG TY CO PHAN DET MAY HOA THQ B
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức xây dựng bộ mã hang tồn kho tại
Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ 73
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ 74 3.2.3 Giải pháp hồn thiện tơ chức xây dựng tài khoản kế toán hàng tồn kho tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ 79 3.2.4 Giải pháp hoàn thiện tổ chức lập báo cáo hàng tồn kho tại Tổng
Công ty Cô phần Dệt may Hòa Thọ 82
KET LUAN CHUONG 3 91
KET LUAN 92
TAI LIEU THAM KHAO
QUYẾT ĐỊNH GIAO DE TAI LUAN VAN (Ban sao)
Trang 7HTK NVL BCTC CDKT HĐKD LCTT PKDM NCC TGD QLCL KHTT PO PIL B/L KTCL NK PNK VTTT TNDN : Hàng tồn kho : Nguyên vật liệu : Báo cáo tài chính
: Cân đối kế toán
: Hoạt động kinh doanh
: Lưu chuyển tiền tệ
Trang 8Số hiệu
băng Tên bảng Trang
1.1 | Danh mục hệ thống tài khoản HTK 24
2.1 | Bang danh mục một số nguyên vật liệu 50 2.2 | Bảng chỉ tiết tài khoản nguyên vật liệu 62
2.3 | Báo cáo nhập - xuất - tôn 67
2.4 | Báo cáo vật tư chậm luân chuyên 68 3.1 | Bảng hoàn thiện tài khoản nguyên vật liệu 81 3.2 | Bang hoan thién tai khoan thanh pham 82 3.3 | Bảng tông hợp số liệu doanh thu mua - bán hàng hóa $6
nội bộ
3.4 _ | Bang tng hop tat cả các bút toán điều chỉnh 87 3.5 | Bảng tông hợp các bút toán điều chỉnh theo từng chỉ $8
tiêu
3.6 | Bảng tông hop tat cả các chỉ tiêu hợp nhất 39
Trang 9Số hiệu Mình về Tên hình Trang
1.1 | Mẫu số kế toán chỉ tiết NVL (hàng hóa) 26 2.1 | Tô chức bộ máy quản lý tại Tông Công ty Cô phân Dệt | 35 may Hòa Thọ 2.2 _ | Tô chức bộ máy kế toán tại Tông Công ty Cô phân Dệt |_ 39 may Hòa Thọ 2.3 | Sơ đỗ hình thức kế toán trên máy vi tính tại Tông Công |_ 41 ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ 2.4 | Quy trình luân chuyền chứng từ mua hàng nhập kho 3 NVL 2.5 | Phiéu nhập kho do Phòng KHTT lập 55 246 | Màn hình nhập liệu 56
2.7 _ | Phiéu nhap kho do Phong Ké toan lap 37 2.8 | Quy trình luân chuyên chứng từ xuất kho NVL sọ
2.9 | Phiểu xuất kho NVL 60
Trang 101 Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, đặc biệt là sau khi
Việt Nam gia nhập WTO, các nhà đầu tư nước ngoài với khả năng tài chính dồi dào, công nghệ cao, có kinh nghiệm sẽ thâm nhập dễ dàng hơn vào thị trường Việt Nam và cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước Hiện nay
đối với ngành Dệt may - đây là ngành mà kim ngạch xuất, nhập khẩu chiếm tỷ trọng khá lớn, đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh Chính vì
\y mà ngày
càng xuất hiện nhiều doanh nghiệp dét may trong và ngoài nước với quy mô
sản xuất kinh doanh lớn làm cho vấn đề cạnh tranh ngày cảng diễn ra gay
gat
Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ là đơn vị thành viên của Tap
đoàn Dệt may Việt Nam, hoạt động trong lĩnh vực vừa sản xuất, vừa thương mại nên lượng HTK chiếm tỷ trọng lớn, phong phú và đa dạng HTK được xem là một trong những tài sản quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động sản
xuất kinh doanh của Tổng Công ty Vì vậy việc tổ chức thông tin kế toán HTK có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong quá trình cung cấp thông tin về HTK cho các đối tượng bên trong và bên ngồi Tổng Cơng ty
Đối với đối tượng bên ngồi như Cổ đơng, Chính phủ (cơ quan thuế, cơ
quan quản lý tài chính, ), khách hàng, nhà cung cắp, ngân hàng, Nếu việc
tô chức thông tin kế toán HTK tốt sẽ cung cấp thông tin tới các đối tượng này
một cách nhanh chóng và chính xác; giúp họ phân tích, đánh giá được tình
hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó họ có thể đưa ra
những quyết định đầu tư đúng đắn
Đối với đối tượng bên trong là các nhà quản trị thì việc tổ chức thông tin HTK tốt giúp họ có những quyết định sản xuất đúng đắn, kịp thời, đảm bảo
Trang 11Tuy nhiên, việc tổ chức thông tin HTK tại Tổng Công ty còn gặp phải
một số hạn chế nhất định nên thông tin HTK cung cấp cho các đối tượng bên
trong và bên ngoài Tổng Công ty chưa thực sự cụ thể, nhanh chóng, kịp thời làm ảnh đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty, ảnh
hưởng đến sự cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường Chính vì
vậy, tác giả chọn đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán hàng tồn kho tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ” làm đề tài cho luận văn
thạc sĩ của mình
2 Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán HTK tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ Từ đó đề xuất các giải pháp hồn thiện việc tơ chức thơng tin kế tốn HTK nhằm cung cấp thông tin HTK kịp thời, đầy đủ, chính xác cho các đối tượng bên trong và bên ngoài Tổng Công ty
3 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu các nội dung liên quan đến
việc tô chức thông tin kế toán HTK
- Phạm vi nghiên cứu: Tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ, không bao gồm các Công ty con
4 Phương pháp nghiên cứu
Luận văn dựa trên các phương pháp cụ thể như: so sánh đối chiếu, thống kê, phân tích đê làm rõ nội dung nghiên cứu về lý luận cũng như thực trạng tổ chức thông tin HTK tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ Bên cạnh đó còn sử dụng phương pháp luận logic đề đưa ra các giải pháp nhằm hoàn
Trang 12
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán HTK trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn HTK tại Tổng Công ty
Cổ phần Dệt may Hòa Thọ
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện tơ chức thơng tin kế tốn HTK tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Trong doanh nghiệp sản xuất và thương mại, HTK gồm có rất nhiều loại,
thường chiếm một tỷ trọng lớn, góp phần không nhỏ trong quá trình tạo ra
doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp sản xuất,
HTK từ khi mua về cho đến khi tạo ra sản phẩm phải trải qua nhiều công
đoạn khác nhau nên quá trình quản lý cũng như việc cung cắp thong tin HTK cho các đối tượng sử dụng đôi cũng chưa thực sự chính xác, hiệu quả Chính
vì vậy việc tổ chức thơng tin kế tốn HTK có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối
với bất kỳ một doanh nghiệp nào Việc tô chức thông tin kế tốn HTK hồn chỉnh sẽ cung cấp thông tin HTK cho các đối tượng sử dụng một cách nhanh
chóng, chính xác va cu thé Cho đến nay đã có một số đề tài nghiên cứu và
một số luận văn thạc sĩ đề cập khá nhiều các vấn đề liên quan về HTK với nhiều góc độ khác nhau, cụ thể được thể hiện qua:
Luận văn của tác giả Nguyễn Anh Tân (2010) về “Kiểm soát nội bộ chu trình HTK tại Tổng Công ty Cổ phân Dệt may Hòa Thọ ” đã phân tích, đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình HTK tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ, từ đó tác giả đã đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm
Trang 13
kế toán HTK nhằm tăng cường quan lý HTK tai Cong ty Cé phan Lật liệu Xây
dung Van tai Dai Cát Lộc” đã đi sâu tìm hiểu vào các vấn đề về tô chức kế
tốn HTK tại Cơng ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Vận tải Đại Cát Lộc Phân
tích được những mặt mạnh và những tồn tại, từ đó đưa ra các giải pháp đề tiếp tục hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức kế toán HTK nhằm tăng cường quản lý
HTK tai Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Vận tải Đại Cát Lộc
Luận văn của tác giả Bùi Thị Luyén (2010) về “Hoàn thiện kiểm toán
chu trình HTK trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán tư
vấn xây dựng Việt Nam thực hiện" Luận văn đã đi sâu nghiên cứu thực tiễn
quy trình kiểm toán chu trình HTK do Công ty Kiểm toán tư vấn xây dựng Viét Nam tiến hành cho khách hàng kiểm toán thường xuyên và khách hang
kiểm toán năm đầu tiên Từ đó nêu lên một số ý kiến nhằm hồn thiện kiểm
tốn chu trình HTK trong kiểm tốn BCTC do Cơng ty Kiểm toán tư vấn xây
dựng Việt Nam thực hiện
Luận văn của tác giả Đặng Thị Phương (2010) về “Hồn thiện cơng tác
kế tốn HTK tại Cơng ty Cổ phần Thương mại Hòa Dung ” đã tập trung đi sâu vào tìm hiểu cơng tác kế tốn HTK trong doanh nghiệp đề tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác kế tốn HTK tại Công ty Cổ phan Thuong mại Hòa Dung Từ đó nêu lên những tổn tại và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn HTK tại Công ty Cổ phần Thương mại Hòa
Dung Tuy nhiên, những giải pháp mà tác giả đưa ra còn mang tính chung
chung, chưa thực sự cụ thể nên rất khó khăn cho Công ty trong quá trình thực hiện khắc phục những tồn tại này
Luận văn của tác giả Trần Thị Thanh Tâm (2013) về “Hoàn thiện tổ
Trang 14phải hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng tại Công ty Cổ phần Cẩm Hà Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng tại Công ty Cổ phần Cảm
Hà
Ngoài các luận văn tham khảo trên, trong quá trình thực hiện để tải, tác giả còn tham khảo các tài liệu sau:
Giáo trình kế toán tài chính - Phan 1&2 do tap thé Tac gia bộ môn Kế toán tài chính, Khoa kế toán - kiểm toán, Trường đại học kinh tế TP.HCM biên soạn; Giáo trình kế toán tài chính của tác giả Ngô Thế Chi, Truong Thi
Thủy, nhà xuất bản Tài chính năm 2008 đã đề cập đến việc trình bày đặc điểm, phân loại và vai trò của HTK; Giáo trình hệ thống thông tin kế toán của
tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, nhà xuất bản Tài chính
năm 2011 đã khái quát cụ thê thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa,
quy trình luân chuyển chứng từ, các phương pháp xây dựng bộ mã, xử lý dữ
liệu và cung cấp thông tin kế toán; Tài liệu giảng dạy kế toán quản trị do Th.S
Đỉnh Xuân Dũng, Trưởng bộ môn Tài chính kế toán - Khoa quản trị kinh
doanh 1, chủ biên với sự tham gia của nhiều giảng viên bộ mơn Tài chính kế tốn đã đề cập đến việc cung cấp thông tin thỏa mãn nhu cầu cho các nhà quản trị doanh nghiệp đề từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả,
Bên cạnh đó, tác giả còn tham khảo một số văn bản pháp quy như:
- Thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27/02/2006của Bộ Tài
chính hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tôn kho, tốn thất các khoản đâu tư tài chính, nợ khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hố, cơng trình xây lắp tại doanh nghiệp
- Chuẩn mực số 02 - HTK ban hành và công bố theo Quyết định số
Trang 15chính hướng dẫn cách trình bày BCTC và BCTC hợp nhất
Song những đề tài nghiên cứu trên chưa có nghiên cứu nào tập trung vào
việc tổ chức thông tin kế toán HTK trong doanh nghiệp Chính vì vậy tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán hàng tồn kho tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ” nhằm đi sâu vào nghiên cứu thực trạng tô chức thông tin kế toán HTK tại Tổng Công ty, thấy được những,
mặt còn thiếu sót, hạn chế để đưa ra những biện pháp khắc phục nhằm cung cấp thông tin HTK cho nhà quản trị được cụ thể, chính xác, từ đó giúp cho nhà quản trị có thể đưa ra được những chiến lược kinh doanh kịp thời và hiệu
Trang 16CO SO LY LUAN VE TO CHUC THONG TIN KE TOAN
HANG TON KHO TRONG DOANH NGHIEP
1.1 NHUNG VAN DE CO BAN VE THONG TIN KE TOAN
1.1.1 Khái niệm thơng tin kế tốn
Thơng tin kế toán là những sự kiện, những con số được thể hiện trong một hình thức hữu ích với người sử dụng dé phục vụ việc ra quyết định hay thơng tin kế tốn là thơng tin về tồn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của tổ
chức; là những thông tin quan trọng, cần thiết phục vụ cho quản lý kinh tế Vì vậy đòi hỏi thông tin kế toán phải có chất lượng cao, phải đáp ứng được yêu cầu phục vụ công tác quản lý và là những thông tin có được do hệ thống kế toán xử lý và cung cấp
Quá trình kế toán chỉ có ý nghĩa khi thông tin kế toán được chuyển tải dưới một hình thức nào đó cho những người sử dụng tiềm tàng Báo cáo kế toán là kết quả đầu ra của quá trình đó Tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng thông tin mà mỗi loại báo cáo kế toán có nội dung và kết cấu riêng
Để sử dụng thơng tin kế tốn có hiệu quả, cần phân biệt báo cáo bên
ngoài và báo cáo bên trong doanh nghiệp Việc thiết lập báo cáo này hình
thành nên kế toán tài chính và kế toán quản trị
Kế toán tài chính là bộ phận kế toán cung cấp thông tin chủ yếu cho
những người ngoài doanh nghiệp Những người này tiếp nhận thông tin qua BCTC của doanh nghiệp như bảng CĐKT, bảng xác định kết quả HĐKD, bảng thuyết minh BCTC và báo cáo LCTT
Kế toán quản trị là bộ phận kế tốn cung cấp thơng tin cho những nhà
quản trị bên trong doanh nghiệp thông qua các báo cáo kế toán quản trị
Trang 171.1.2 Vai trò của thông tin kế toán
* Đối với những người sử dụng bên trong doanh nghiệp:
- Thông tin kế toán rất cần thiết cho nhà quản trị để họ đưa ra các chiến lược và các quyết định kinh doanh Nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến
các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, làm cho doanh nghiệp có thể
rơi vào tình trạng khó khăn
~ Giúp cho nhà quản trị theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: Theo dõi quá trình sản xuất, theo dõi
thị trường Từ đó giúp nhà quản trị điều hành trôi chảy các hoạt động, quản
lý có hiệu quả cũng như công tác kiểm soát nội bộ được tốt hơn
- Cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp để làm cơ sở hoạch định các chiến
lược cho từng giai đoạn, từng thời kỳ, nhờ đó giúp nhà quản trị tính được hiệu quả công việc, vạch ra hướng hoạt động cho tương lai Bên cạnh đó còn giúp
nhà quản trị điều hoà được tình hình tài chính của doanh nghiệp
* Đối với những người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp
Những người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp có thể là các ngân hàng,
các nha dau tu, co quan nhà nước,
- Ngan hàng: Thông tin kế toán giúp các ngân hàng quyết định việc cho vay hay cung cấp vốn, bởi thơng tin kế tốn giúp họ biết được tình hình tài
chính cũng như khả năng thanh toán của doanh nghiệp như thế nào
- Nhà đầu tư: Các nhà đầu tư là người cung cấp vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp với hy vọng sẽ thu được lợi tức trên dong
vốn đã bỏ ra đầu tư Họ luôn luôn muốn đầu tư vào nơi nào có tỷ lệ hoàn vốn
Trang 18được tình hình phát triển sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, từ đó
tổng hợp được sự phát triển của nền kinh tế quốc gia; là cơ sở để giải quyết tranh chấp về quyền lợi giữa các doanh nghiệp; đồng thời cung cấp thông tin
giúp cơ quan thuế tìm ra được cách tính thuế tốt nhất, hạn chế thất thu thuế, hạn chế sai lầm trong chính sách thuế
1.1.3 Yêu cầu đối với thông tin kế tốn
Thơng tin kế toán có vai trò rất quan trọng cho đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Tuy nhiên, có nhiều trường hợp thông tin kế tốn đưa ra nhưng khơng đáp ứng được nhu cầu của các đối tượng cần cung cấp thông tin Chính vì vậy mà phải đặt ra yêu cầu đối với thơng tin kế tốn trong, doanh nghiệp Hiện nay có rất nhiều quan điểm về yêu cầu đối với thông tin
kế toán:
a Quan điểm của Hội đồng chuẩn mực kế toán tài chính Hoa Kỳ -
FASB:
Theo quan điểm này thì thơng tin kế tốn phải:
~ Có tính thích hợp (bao gồm phải có giá trị dự đoán hay đánh giá và phải
có tính kịp thời): Tức là thông tin kế toán giúp cho người ra quyết định có thể thay đổi quyết định của mình
~ Đáng tin cậy: Thơng tin kế tốn phải được trình bày trung thực, khách quan, không có sai sót hoặc thiên lệch
- Kha năng so sánh được và nhất quán: Tức là yêu cầu thơng tin kế tốn giúp người sử dụng có thể thấy được sự khác biệt và tương tự giữa hai hiện tượng kinh tế, đồng thời phải có sự thống nhất giữa các kỳ báo cáo
b Quan điểm của Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế - LASB: Theo quan điểm này thì thông tin kế toán phải:
Trang 19được thì khi đó thông tin mới hữu ích
- Thích hợp: Thông tin kế toán được coi là thích hợp khi nó giúp cho những người sử dụng đánh giá được quá khứ, hiện tại và tương lai (tính dự đoán)
- Đáng tin cậy: Nghĩa là phải phản ánh trung thực các sự kiện hay các
nghiệp vụ cần trình bày, cần xem trọng nội dung hơn là hình thức Thơng tin kế tốn phải trung lập, khách quan, phải có tính thận trọng và phải đầy đủ
~ Có thê so sánh được: Muốn thông tin so sánh được thì cần phải sử dụng
nhất quán phương pháp và thủ tục kế toán qua các kỳ
e Theo tiêu chuẩn của CobiT”:
Theo quan điểm này thì thơng tin kế tốn phải:
- Hữu hiệu: Thông tin kế toán được coi là hữu hiệu nếu nó đáp ứng kịp
thời, chính xác trong tính toán số học, nhất quán phương pháp tính toán và
hữu ích cho việc ra các quyết định
- Hiệu quả: Là đảm bảo sử dụng các nguồn lực trong quá trình thu thập,
xử lý, tạo thông tin nhằm mang lại hiệu quả và kinh tế nhất
- Bao mật: Đảm bảo thông tin kế toán được bảo vệ nhằm tránh việc truy
cập (xem, sửa, thêm vào, hủy) hay công bồ sử dụng khơng được phép
~ Tồn vẹn: Là liên quan tới tính chính xác, đầy đủ, hợp lệ của thông tin
kế toán, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế
- Sẵn sàng: Nhằm đáp ứng phục vụ cho việc xử lý kinh doanh hiện tại và tương lại
- Tuân thủ: Tức là yêu cầu thông tin kế toán phải phù hợp luật pháp công, chính sách hoặc các tiêu chuẩn xử lý kinh doanh
- Đáng tin cậy: Là yêu cầu cung cấp đầy đủ những thơng tin kế tốn một
cách thích hợp cho việc quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh
Trang 20- Dễ hiểu: Các thông tin kế toán trình bày trong báo cáo tài chính phải rõ rang, dé hiểu Thông tin về những vấn đề phức tạp thì phải được giải trình trong thuyết minh BCTC
~ Có thể so sánh: Các thông tin về số liệu kế toán cần được tính toán và
phải trình bày một cách nhất quán
d Quan diém của chuẩn mực kế toán Việt Nam: Theo quan điểm này thì thông tin kế toán phải:
- Trung thực: Các thông tin về số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan, đúng với thực tế về hiện
trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Khách quan: Các thông tin kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng
với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo Vì có nhiều trường hợp để muốn các nhà đầu tư chú ý đến doanh nghiệp của mình nên đã tìm cách biến
các thông tin trở nên một cách toàn mỹ, sai sự thật
- Đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan tới kỳ kế
toán phải được ghi chép, báo cáo đầy đủ và không được bỏ sót
- Kịp thời: Các thông tin kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định, không được chậm trễ
1.2 NHUNG VAN DE CHUNG VE HANG TON KHO TRONG DOANH
NGHIEP
1.2.1 Khái niệm về hàng tồn kho trong doanh nghỉ:
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 thì HTK là những tài sản:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh đở dang;
~ Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản
Trang 211.2.2 Phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp
HTK trong doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú về chủng loại; có đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản cũng như nguồn hình thành
khác nhau, chính vì vậy mà cần phải phân loại cho HTK
a Phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho:
- HTK dự trữ cho sản xuất: Là toàn bộ HTK được dự trữ để phục vụ trực
tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như NVL, bán thành phẩm, công,
cụ dụng cu, san phim do dang
- HTK dy trit cho tiéu thụ: Phản ánh toàn bộ HTK được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hoá, thành phẩm,
Cách phân loại trên đã tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quả trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ HTK, đảm bảo
HTK cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
b Phân loại hàng tần kho theo nguồn hình thành:
Theo tiéu thức phân loại này, HTK được cha thành:
- HTK được mua vào từ bên ngoài là các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ
chức kinh doanh của doanh nghiệp hay hàng mua từ nội bộ tức là từ các nhà
cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, Tổng Công ty v.v
- HTK tự gia công: Là toàn bộ HTK được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành
- HTK được nhập từ các nguồn khác: Như HTK được nhập từ liên doanh,
liên kết, HTK được biếu tặng v.v
Trang 22
xác định chính xác giá trị HTK của doanh nghiệp khi lập BCTC hợp nhất
e Phân loại hang ton kho theo yêu cầu sử dụng:
- HTK sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Phản ánh giá trị HTK được dự
trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình
thường
- HTK chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị HTK được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý
- HTK không cần sử dụng: Phản ánh giá trị HTK kém hoặc mắt phâm
chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuắt
Cách phân loại này giúp cho việc đánh giá mức độ hợp lý của HTK, xác
định đối tượng cần lập và mức lập dự phòng giảm giá HTK
d Phân loại hàng tần kho theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ: - Hàng tồn trữ an toàn: Phản ánh hàng tồn trữ an toàn dé kinh doanh
được tiền hành thường xuyên, liên tục
- Hàng tồn trữ thực tế: Phản ánh hàng tồn trữ hiện có ở doanh nghiệp
Cách phân loại này giúp nhà quản trị xác định được mức dự trữ an toàn
phù hợp đồng thời xác định thời điểm mua hàng hợp lý e Phân loại hàng tồn kho theo phẩm chất:
- HTK chất lượng tốt
- HTK kém phẩm chất - HTK mit phẩm chat
Cách phân loại này giúp cho việc xác định và đánh giá tình trạng HTK
trong doanh nghiệp Xác định giá trị tổn thất của HTK, xác định số dự phòng,
giảm giá HTK cần lập, đồng thời giúp doanh nghiệp có kế hoạch mua vào,
bán ra hợp lý
ff, Phân loại hàng tần kho theo địa điểm bảo quản:
Trang 23nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ,
- HTK bên ngoài doanh nghiệp: Gồm có HTK đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi ban, hang dang đi đường,
Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên
quan đến HTK, làm cơ sở để hạch toán giá trị HTK hao hụt, mất mát trong
quá trình bảo quản
g Phân loại hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán số 02:
- Hàng hoá mua về để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến
- Thanh phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán
- Sản phẩm đở dang và chỉ phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản
phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm
~ Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến
và đã mua đang đi trên đường
Với cách phân loại này giúp cho việc tính toán chính xác HTK, phục vụ tốt cho việc trình bày BCTC của doanh nghiệp
1.2.3 Đặc
lếm của HTK trong doanh nghiệp
HTK là một bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng khá lớn
trong tổng tải sản lưu động của doanh nghiệp Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả HTK có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Trang 24trong ky
HTK tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp, trong đó số lượng và chủng loại HTK rất phong phú lại thêm các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, vì vậy HTK luôn biến đổi về
mặt hình thái hiện vật và chuyển hoá thành những tài sản ngắn hạn khác như
tiền tệ, san phâm đở dang hay thành phẩm,,
HTK trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau Do vậy, HTK
thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay
nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý Do đó, dễ xảy ra mắt mát; công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng HTK gặp nhiều khó khăn,
chỉ phí lớn
HTK có khả năng bị giảm giá so với giá trị số sách rất nhiều do hao mòn hữu hình và vô hình nên đễ bị mắt giá, hư hỏng hay lỗi thời Có nhiều phương, pháp khác nhau để tính giá HTK, vì thế sẽ dẫn đến kết quả khác nhau về lợi
nhuận, về giá trị HTK
Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị HTK luôn là công việc
khó khăn, phức tạp Có rất nhiều loại HTK rất khó phân loại và xác định giá trị như các tac phim nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí
quý,
1.2.4 Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp
HTK là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại
hoặc tương lai, HTK không chỉ có tồn kho thành phâm mà còn có tồn kho sản
phẩm đở dang, tồn kho NVL, linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng
trong sản xuất
HTK là bộ phận tài sản quan trọng nhất trong hoạt động sản xuất kinh
Trang 25hàng, dự trữ, bảo quản, bán hàng hóa là việc kinh doanh cơ bản trong doanh
nghiệp
HTK thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động của
doanh nghiệp Vốn lưu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua
các giai đoạn của chu kỳ sản xuất kinh doanh như dự trữ, sản xuất, lưu thông,
tiêu thụ Quá trình này lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn chu
chuyên của vốn lưu động Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lưu
động lại thay đổi hình thái, từ hình thái vốn tiền tệ ban đầu chuyên sang hình thái vốn vật tư, hàng hóa và sau cùng lại trở về hình thái ban đầu là hình thái tiền tệ
Tom lai, quá trình vận động của hàng hóa cũng là quá trình vận động của
vốn kinh doanh của doanh nghiệp Đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn kinh
doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng hóa một cách có hiệu quả
1.2.5 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Xuất phát từ những đặc điểm và vai trò của HTK, tùy theo điều kiện
quản lý HTK ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý HTK có những đặc điểm khác nhau Song nhìn chung, việc quản lý HTK ở doanh nghiệp phải
đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau:
HTK phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng
nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên
bán hàng) Phải theo đõi nắm bắt thông tin để có những thông tin kịp thời điều
hành, tránh tình trạng khan hiếm hoặc ứ đọng HTK, ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
~ Trong khâu thu mua, một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình
hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh
Trang 26Mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất,
chủng loại, giá mua, chỉ phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế
hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
~ Trong khâu bảo quản dự trữ: phải tô chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng, chế độ bảo quản, xác định được định mức dữ trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại HTK, đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chỉ phí tồn
trữ thấp nhát Đồng thời, cần có những cảnh báo kịp thời khi HTK vượt qua định mức tối đa, tối thiêu để có những điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Trong khâu sử dụng thì phải theo đõi, nắm bắt được quá trình hình
thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện; Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chỉ phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chỉ phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Việc quản lý HTK phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và giữa các loại HTK, giữa các số liệu chỉ tiết u thực tế tồn
với số liệu tổng hợp, giữa số liệu ghi trong số kế toán với số
kho Bên cạnh đó cần có những cảnh báo kịp thời khi có các dấu hiệu báo
động trong những trường hợp đối với từng loại HTK vượt quá định mức tối đa và tối thiểu để có những điều chỉnh hợp lý, góp phần đảm bảo cho doanh
nghiệp hoạt động có hiệu quả
Chu kỳ vận động của HTK từ NVL, công cụ dụng cụ sang sản phẩm dở
dang đến thành phẩm, hàng hóa Quá trình vận động liên quan đến nhiều
khoản mục trên BCTC Đối với bảng CĐKT, các chỉ tiêu như: NVL, công cụ dụng cụ, hàng đang đi trên đường, hàng gửi bán, chỉ phí sản phẩm dở dang,
Trang 27Đây là những chỉ tiêu cơ bản để phân tích tình hình tài chính, phân tích hiệu
quả hoạt động sản xuất kinh doanh, triển vọng cũng như những rủi ro trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì vậy mà cần phải đặt ra yêu cầu quản lý HTK trong doanh nghiệp
143 TÔ CHỨC THONG TIN KE TOAN HANG TON KHO TRONG
DOANH NGHIEP
Dé théng tin HTK cung cấp cho các đối tượng sử dụng một cách có hiệu quả thì việc tổ chức thơng tin kế tốn HTK là rất quan trọng và cần thiết Bao gồm việc tô chức xây dựng bộ mã HTK, tô chức vận dụng chứng từ kế tốn
HTK, tơ chức tài khoản kế toán, tổ chức số kế toán và tổ chức lên các báo cáo kế toán HTK Bởi trong một doanh nghiệp có bộ máy kế toán vững mạnh, có
hệ thống chứng từ, số sách kế toán rõ ràng sẽ làm nền tảng cho việc lập các báo cáo HTK được chính xác và đầy đủ nhằm cung cấp thông tin HTK một
cách nhanh chóng, kịp thời giúp cho nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh
doanh có hiệu quả, đồng thời thông qua thơng tin kế tốn HTK này các nhà
đầu tư bên ngoài sẽ phân tích, đánh giá được tình hình hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp đề đưa ra các quyết định đầu tư đúng đắn 1.3.1 Tỗ chức xây dựng bộ mã hàng tồn kho trong doanh nghiệp HTK trong doanh nghiệp sản xuất và thương mại rất đa dạng và phong phú, gồm có nhiều chủng loại, nhiều quy cách, kích cỡ khác nhau nên việc ghi nhớ HTK là rất khó khăn trong công tác quản lý cũng như cung cấp thông tin nếu không phân chúng ra và gắn cho chúng một ký hiệu nhất định Bên cạnh
đó mỗi loại HTK cần phải được chỉ tiết đến mức có thể, càng chỉ tiết bao
nhiêu thì càng giúp cho nhà quản trị có thông tin cụ thể bấy nhiêu Vì vậy mà
phải xây dựng bộ mã cho HTK, điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong
điều kiện sử dụng tin học vào công tác kế toán như hiện nay
Trang 28hang hoá một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với các chữ cái) để thay thế tên gọi, qui cách, kích cỡ của chúng Mỗi doanh
nghiệp có thể xây dựng bộ mã cho vật tư, hàng hoá theo cách riêng của mình,
song cần đảm bảo yêu cầu nhận dạng sản phẩm một cách nhanh chóng, dễ ghi nhớ và hợp lý, tránh nhằm lẫn hay trùng lắp
Chẳng hạn, trong nguyên liệu chính phục vụ cho sản xuất hàng may mặc
gồm có rất nhiều loại vải như vải chính, vải lót, vải phối, dựng, Trong vải chính cũng có rất nhiều loại như vải chính Snicker, vải chính Resources, vải chính Fisman, Tương tự trong vải lót, vải phối, dựng, cũng có rất nhiều
loại Không chỉ dừng lại ở đó, mà trong vải chính Snicker, vải chính
Resources, vải chính Fisman, lại chia rất nhiều loại vải khác nhau Đồng thời NVL khi nhập về lại được bó, trí sắp xếp ở những nơi khác nhau nên việc
ghi nhớ cũng như việc theo dõi từng loại NVL này là rất khó khăn Vì vậy mà
cần phải gắn cho chúng một ký hiệu riêng để giúp cho quá trình mã hóa NVL vào máy tính được dễ dàng, đồng thời giúp cho quá trình ghi nhớ cũng như
cung cấp thông tin HTK cho các đối tượng sử dụng được cụ thẻ, rõ ràng
Đối với công cụ dụng cụ cũng có thể đặt mã số cho từng thứ tương tự
như NVL Song, do chủng loại công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp thường
không nhiều nên số chữ số trong bộ mã của công cụ dụng cụ cũng thường ít
hơn
Đối với hàng hoá cũng được chia theo loại, nhóm, thứ (mặt hàng) và có
thể được bảo quản ở các kho khác nhau, vì vậy kế toán cũng lập bộ mã cho
hàng hoá tương tự như NVL và công cụ dụng cụ Ví dụ sản phẩm sợi trong
ngành đệt may có rất nhiều loại như sợi nhân tạo, sợi thiên nhiên, Trong sợi
nhân tạo lại có sợi Acetate, Melamine, Metal, Elastane, Sợi thiên nhiên có sgi Roselle, Camel, Kapok, Silk, Trong các loại sợi đó có loại thì dùng để
Trang 29gắn với từng loại sản phẩm được sản xuất ra nhằm mục đích dễ nhớ, đồng
thời khi nhập vào máy tính sẽ dễ theo dõi loại sợi nào đã dùng hết mà có kế
hoạch đặt mua hàng kịp thời
Tuy nhiên, việc lựa chọn tạo lập bộ mã cho mỗi loại vật tư, hàng hố
khơng địi hỏi sự nhất quán giữa các doanh nghiệp nhưng phải đòi hỏi sự nhất quán giữa các bộ phận liên quan trong nội bộ doanh nghiệp nhằm thống nhất
việc quản lý HTK được tốt hơn
1.3.2 Tổ chức lập chứng từ hàng tồn kho trong doanh nghiệp
'Việc vận dụng các nguyên tắc, phương pháp về lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán HTK phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp nhằm phục vụ tốt việc cung cấp thông tin kế toán HTK cho các
đối tượng sử dụng
Trong kế toán HTK, có thể thấy việc tổ chức chứng từ kế toán có vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng vì chứng từ là nền tảng đầu tiên của quá trình lên số
sách kế toán, lên các báo cáo; đồng thời là phương tiện đề kiểm tra, đánh giá sự
biến động của HTK; giúp cho nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định liên quan
đến HTK một cách nhanh chóng và éu quả; là điều kiện thuận lợi giúp cho
doanh nghiệp mã hóa và áp dung công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán
Tuy nhiên, muốn tô chức tốt việc tạo lập chứng từ HTK, trước hết phải
căn cứ vào các chế độ quy định về HTK do Nhà nước ban hành được áp dụng
thống nhất đề tăng cường tính pháp lý của chứng từ HTK, sau đó là việc căn cứ
vào quy mô, đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để có
những chứng từ liên quan cụ thể cũng như trình tự luân chuyền chứng từ HTK
hợp lý
Tại các doanh nghiệp, hệ thống biểu mẫu chứng từ HTK được áp dụng theo
Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
Trang 3014/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định đối với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ; Thông tư số 55/2002/TT-BTC ngày 26/6/2002 hướng dẫn chế
độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Vậy chứng từ HTK gồm có: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Tuy nhiên để đảm bảo cho việc ghi số kế toán đầy đủ và chính xác thì cần phải luân chuyển chứng từ một cách có khoa học Tổ
chức luân chuyển chứng từ là việc xác định đường đi cụ thể của từng loại
chứng từ; mỗi loại chứng từ phải đi qua các bộ phận nào, bộ phận nào có
nhiệm vụ kiểm tra, xử lý và ghi số kế toán, thời gian hoàn thành nhiệm vụ bao
lâu và bộ phận nào chịu trách nhiệm lưu trữ
'Nhằm tăng cường hiệu quả việc sử dụng chứng từ, đảm bảo tính kịp thời
và hợp lý, bộ phận kế toán phải xây dựng sơ đồ luân chuyển cho từng loại
chứng từ, cụ thể như sau:
#* Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho:
Trong kế toán, chứng từ nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện vì nó chứng minh nghiệp vụ nhập kho của một loại HTK nào đó Phiếu nhập kho là
đo kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn cho vật tư, sản phẩm, hàng hóa
nhập kho Để nhập kho phải có chứng từ thể hiện rõ nguồn gốc của việc nhập
kho mà ghi số cho phù hợp (chứng từ nguồn) Chứng từ nguồn của HTK có
nhiều loại như hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao sản
phẩm sản xuất hoàn thành, Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng nhập kho? Sau đây là quy trình luân chuyên của phiếu nhập kho:
Bước 1: Người giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua, nhân
viên sản xuất của doanh nghiệp hoặc người bán) để nghị giao hàng nhập kho
Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản cho nhập kho vật tư, hàng hóa, sản
Trang 31nhập kho theo hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT, với ban kiểm nhận
Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào
phiếu nhập kho
Bước 5: Chuyên phiếu nhập kho cho thủ kho để tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi số và ký phiếu nhập kho
Bước 6: Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi số kế toán Bước 7: Kế toán vật tư tô chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập kho # Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho:
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện vì nó chứng minh nghiệp
vụ xuất kho cho một loại HTK nào đó Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc người phụ trách lập khi muốn xuất vật tư, thành phẩm, hàng hóa Khi xuất
kho, phải căn cứ nào nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn như lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản
phẩm, dịch vụ,
Vay lam thé nào để người quản lý kiểm soát được hàng xuất kho? Sau đây là quy trình luân chuyển phiếu xuất kho:
Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin
lĩnh vật tư
Bước 2: Chuyển cho thủ trưởng đơn vị hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh
xuất
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuắt tiến hành lập phiếu xuất kho
Bước 4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho đề tiến hành xuất kho vật tư,
thành phẩm, hàng hóa; sau đó ký vào phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho
kế toán vật tư
Trang 32Bước 6: Trình phiếu xuất kho cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt Bước 7: Kế toán vật tư tiền hành bảo quản và lưu chứng từ
Tóm lại, quá trình luân chuyển chứng từ HTK một cách có khoa học sẽ
góp phần hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt HTK, ít xảy ra mất mát đồng thời
giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên và ngày càng, mở rộng
Trên đây là các chứng từ phục vụ cho việc lên số sách và BCTC theo quy
định của Nhà nước nhằm phục vụ cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài Tuy nhiên, trong doanh nghiệp dé nha quan tri nam bat thong tin HTK
một cách cụ thê, rõ ràng thì kế toán trong nội bộ doanh nghiệp có thể dựa vào
các chứng từ HTK do Nhà nước quy định để vận dụng nhưng sẽ cụ thể hoá và bổ sung các nội dung mà doanh nghiệp cho là cần thiết vào từng mẫu chứng, từ, làm cơ sở ghi số chỉ tiết chính xác và rõ ràng
1.3.3 Tổ chức tài khoản hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo
Quyết định số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/03/2006, Quyết định số
48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 244/2009 TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính để áp dụng cho tải khoản HTK của doanh nghiệp Sự ra đời của hệ thống tài khoản kế toán đã giúp cho việc ghi chép và cung cấp thông tin được nhanh chóng và kịp thời; làm cơ sở hạch toán, phản ánh và kiểm tra, kiểm soát tài chính của doanh nghiệp Tức là khi có một nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chỉ cần dùng những tải
khoản để định khoản cho nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh này chứ không, cần phải ghi bằng lời nghiệp vụ đó vào số sách kế toán tạo nên sự rườm rà và
khó theo dõi Trong hệ thông tài khoản, HTK được chia ra thành tài khoản
Trang 33Bảng I.1: Danh mục hệ thống tài khoản HTK
SỐ HIỆU TÀI KHOẢN — -
STT CấpI Cap 2 TÊN TÀI KHOẢN
T 151 Hàng mua đang đi đường,
2 152 Nguyên liệu, vật liệu
3 153 Công cụ, dụng cụ
4 154 Chỉ phí sản xuất, kinh đoanh đỡ đang
5 155 Thanh pham
6 156 Hàng hóa
1561 — [Giá mua hàng hóa
1562 ÏChỉphí thu mua hàng hóa
1567 — [Hãng hóa bất động sản
7 157 Hằng gửi đi bán
8 158 Hàng hóa kho bảo thuế
9 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trên cơ sở tài khoản HTK đã được Bộ Tài chính quy định, doanh nghiệp
có thể tiến hành chỉ tiết hóa tài khoản thêm các cấp (cắp 3, 4) kết hợp với việc
xây dựng bộ mã HTK nhằm chỉ tiết tài khoản HTK cụ thể hơn theo từng thứ,
từng loại để phù hợp cho việc quản lý cũng như cung cấp thông tin HTK cho
nhà quản trị trong mỗi doanh nghiệp
Chẳng hạn, trong kế toán tài chính đã qui định TK 152 - Nguyên liệu,
vật liệu (TK cấp 1) nhưng trong doanh nghiệp sản xuất thường có NVL chính,
vật liệu phụ nên khi đó ta sẽ tiến hành phân chia TK 1521 - Nguyên liệu, vật
liệu chính, TK 1522 - Vật liệu phụ (TK cấp 2) Tuy nhiên trong NVL chính
Trang 34'Ví dụ, trong ngành dệt may ta có thể phân tài khoản ra thành TK15211 - Nguyên liệu, vật liệu chính may, TK15212 - Nguyên liệu, vật liệu chính sợi
(TK cấp 3) và tiếp tục chỉ tiết tài khoản đến mức có thể để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin của nhà quản trị
Tuy nhiên, việc chỉ tiết hoá các cấp tài khoản kế toán HTK phải dựa trên
các yêu cầu sau:
~ Xuất phát từ yêu cầu cung cấp thơng tin kế tốn quản trị HTK của từng cấp quản lý
- Việc chỉ tiết hố tài khoản khơng được làm sai lệch nội dung, kết cấu
và phương pháp ghi chép của tài khoản HTK
~ Các tài khoản có mối quan hệ với nhau cần đảm bảo tính thống nhất về
ký hiệu, cấp độ, (Ví dụ: TK 15511, 15411, 51111, 63211, 91111, )
1.3.4 Tổ chức số kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp căn cứ vào các quy định về số kế toán trong Luật kế toán,
Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chỉ
tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong lĩnh vực kinh
doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán và Chế độ kế toán này dé
áp dụng Tùy thuộc vào doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán nào mà có
những số kế toán cho phù hợp để ghi chép số liệu một cách chính xác, đầy đủ Trong HTK, các số kế toán được mở sẽ tương ứng với từng tài khoản của HTK Nhưng bên cạnh đó, để phục vụ cung cấp thông tin cho nhà quản trị mà kế toán có thể áp dụng hệ thống số sách kế toán HTK do Bộ Tài chính ban
hành để tự thiết kế ra những số kế toán chỉ tiết dựa vào việc tổ chức tài khoản
chỉ tiết Có bao nhiêu tài khoản chỉ tiết HTK thì có bấy nhiêu số chỉ tiết tương ứng Tùy theo từng cấp chỉ tiết của tài khoản HTK sẽ có các mẫu số chỉ tiết
Trang 35
SO KE TOAN CHI TIET NGUYEN VAT LIỆU (H Ma vat tu: Tên vật tư: Đơn vị tính: Kho: - i R Ghi Chứng từ | Diễn| Đơn| Nhập Xuất Tồn chú 7 giải | giá Số TNÑgày SLTTT | SL [TT | SL [TT
Hình 1.1: Mẫu số kế toán chỉ tiết NVL (hàng hóa)
1.3.5 Tổ chức báo cáo hàng tồn kho trong doanh nghi
Nếu như tổ chức chứng từ là khâu đầu tiên thì lập các báo cáo kế
toán sẽ là khâu cuối cùng trong công tác kế toán HTK Các báo cáo này được
hình thành căn cứ vào số sách kế toán HTK đã được lập nhằm để phục vụ
cung cấp thông tin HTK cho các đối tượng sử dụng Tùy thuộc vào mỗi đối tượng mà sẽ có các báo cáo khác nhau Bao gồm:
a Báo cáo tài chính của doanh nghiệp:
Thông tin kế toán HTK trên BCTC chủ yếu phục vụ cung cấp thông tin
cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp Tùy theo mô hình hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà sẽ hình thành nên BCTC hay BCTC hợp nhất Tuy nhiên dù là báo cáo nào thì việc lập báo cáo cũng phải tuân thủ các quy định do Bộ Tài chính ban hành Thông tin kế toán HTK trong báo cáo này
được thể hiện trên:
Bảng cân đối kế toán:
HTK được trình bày trên bảng CĐKT gồm có hai chỉ tiêu:
Trang 36phản ánh toàn bộ giá trị hiện có của các loại HTK dự trữ trong quá trình sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp đến thời điểm lập báo cáo Chi tiga HTK này giúp cho những ai quan tâm có thể biết được tình hình kinh doanh của
doanh nghiệp, biết được lượng HTK như vậy có tốt và có đảm bảo cho quá
trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hay không để có hướng đầu tư đúng đắn
- Chỉ tiêu dự phòng giảm giá HTK: là dự phòng phần giá trị bị tổn thất
do giá vật tư, thành phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm (7hông # số
228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài chính) Khoản dự phòng HTK này được trích trước vào chỉ phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của
doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính đề bù đắp tổn thất có
thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho
doanh nghiệp phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa tồn kho không cao hơn giá cả
trên thị trường tại thời điểm lập BCTC
+ Bảng xác định kết quả hoạt động kinh doanh:
Trên bảng xác định kết quả HĐKD thì chỉ tiêu HTK cung cấp thông tin
đó là về chỉ phí HTK Trình bày chỉ phí về HTK trên báo cáo kết quả HDKD được phân loại chỉ phí theo chức năng Phân loại chỉ phí theo chức năng thì HTK được trình bày trong khoản mục “Giá vốn hàng bán” Giá vốn hàng bán
trong bảng xác định kết quả HĐKD bao gồm:
- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ Trị giá
vốn của thành phẩm tồn kho đầu kỳ
- Chỉ phí NVL, chỉ phí nhân công vượt trên mức bình thường và chỉ phí
sản xuất chung cố định không phân bổ sẽ được tính vào giá vốn hàng bán
trong kỳ
- Các khoản hao hụt, mất mát của HTK sau khi trừ phần bồi thường do
Trang 37- Trich lập hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá HTK cuối năm tài chính do lập dự phòng năm nay lớn hoặc nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập năm trước
chưa sử dụng hết
~ Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho, trị giá vốn của thành phẩm sản xuất
xong nhập kho
# Bảng thuyết mình báo cáo tài chính:
Thuyết minh BCTC là một bộ phận hợp thành không thể tách rời của
BCTC trong doanh nghiệp, được dùng để mô tả mang tính tường thuật hay
phân tích chỉ tiết các số liệu đã được trình bày trong bảng CĐKT, Báo cáo kết quả HĐKD, Báo cáo lưu chuyên tiền tệ cũng như các thông tin cần thiết khác
theo yêu cầu của các chuẩn mực kế toán cụ thể
Qua đó HTK được trình bày trên bảng thuyết minh BCTC nhằm giải
thích rõ ràng, cụ thể số liệu HTK đã được trình bày trên bảng CĐKT, trên báo
cáo HĐKD của doanh nghiệp, giúp cho những ai quan tâm đến BCTC sẽ hiểu rõ chỉ tiết hơn về chỉ tiêu HTK Gồm có phần thuyết minh bằng chữ và phan thuyết minh bằng số
- Phần thuyết minh bằng chữ sẽ giải thích rõ phương pháp kế toán HTK:
như: Nguyên tắc ghi nhận HTK, phương pháp tính giá tri HTK, phương pháp hạch toán HTK, giải thích rõ phương pháp lập dự phòng giảm giá HTK
- Phan thuyết minh bằng số sẽ giải thích rõ số liệu tổng hợp của HTK đã
được trình bày trên bảng CĐKT như số liệu của hàng mua đang đi đường,
NVL, công cụ dụng cụ, chỉ phí sản xuất kinh doanh đở dang, thành phẩm,
hàng hóa, hàng gửi đi ban,
Ngoài ra đối với BCTC hợp nhất, điều mà các đối tượng bên ngoài quan tâm là phương pháp hợp nhất HTK giữa các Tập đoàn, Tổng Công ty
- Việc hợp nhất này phải được điều chỉnh loại trừ khoản giao dich mua
Trang 38giao dịch mua bán vật tư, hàng hóa, thành phẩm thì bên mua và bên bán hạch toán trên BCTC riêng như mua bán với các Cơng ty khác ngồi Tổng công ty
- Dé tránh trường hợp giá vốn của Tông Công ty bị phản ánh trùng khi
lập BCTC hợp nhất thì giá vốn nội bộ phải được loại trừ trên BCTC hợp nhất bằng cách điều chỉnh giảm toàn bộ giá vốn hàng bán nội bộ được ghi nhận
trong khoản mục "Giá vốn hàng bán" ở Tổng Công ty hoặc ở Công ty con có
phát sinh doanh thu nội bộ
b Báo cáo kế toán quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp:
Nếu thông tin kế toán HTK cung cấp cho các đối tượng bên ngoài được thê hiện qua BCTC thì thông tin kế toán HTK cung cấp cho nhà quản trị được
thể hiện trên báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp
Các báo cáo HTK này được lập không cần phải tuân theo các quy định do Bộ Tài chính ban hành mà được lập theo yêu cầu của nhà quản trị, nó có
thể được xem là các báo cáo nhanh, báo cáo nhanh này có thể được lập theo tuần, theo tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào khi nhà quản trị có yêu cầu Do đó, nó thường khá linh hoạt, đa dạng và không có những biểu mẫu nhất định Các
báo cáo này được lập nhằm cung cấp thông tin HTK cho nhà quản trị được
nhanh chóng và kịp thời
'Việc lập các báo cáo này được dựa trên số sách kế toán HTK đã được chỉ
tiết một cách cụ thể, rõ ràng phù hợp với yêu cầu của nhà quản trị bên trong, doanh nghiệp Nội dung HTK trên các báo cáo này cần đảm bảo cung cấp
thông tin chính xác, cụ thể, đầy đủ và phải đảm bảo tính so sánh được của
thông tin nhằm giúp cho nhà quản trị trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, trong quá trình kiểm soát cũng như ra các quyết
định Gồm có:
- Báo cáo phục vụ cho việc đánh giá: Loại báo cáo này thường được trình
Trang 39hay số kế hoạch) Từ đó, nhà quản trị có thể đưa ra kết luận đánh giá về tình
hình thực hiện trong kỳ, gồm có các báo cáo như: Tình hình dự trữ hàng hoá
cuối kỳ, tốc độ lưu chuyển HTK , báo cáo HTK chậm luân chuyền,
- Báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định cung ứng NVL gồm có: Báo
cáo tồn kho tại từng thời điểm, với báo cáo này khi đã được nhập liệu đầy đủ các phiếu nhập kho, xuất kho thì phần mềm sẽ tự động in ra tại bất cứ thời điểm nào nhằm mục đích phát hiện ra những loại HTK nào cần báo động để nhà quản trị biết được mà có kế hoạch mua kịp thời, phục vụ cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn
- Báo cáo phục vu cho quá trình kiểm soát: Tiêu biểu đó là báo cáo Nhập
- xuất - tồn Báo cáo này được lập trên cơ sở là các số chỉ tiết HTK theo từng,
mặt hàng hoặc có thể dựa vào thẻ kho của thủ kho ghi chép sau khi đã được kế
toán kiểm tra và đối chiếu Thông qua báo cáo này các thông tin về tình hình
nhập kho, xuất kho và tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hoá được cung cấp
một cách chỉ tiết về số lượng lẫn giá trị, từ đó giúp cho quá trình quản lý HTK
được chặt chẽ hơn
Tóm lại, các báo cáo kế toán quản trị HTK được lập chính xác và đầy đủ
sẽ giúp quá trình cung cấp thông tin HTK cho nhà quản trị được nhanh chóng,
kịp thời để họ có thể đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn và có hiệu
Trang 40KET LUAN CHUONG 1
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất và thương mại thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp Hầu như vốn lưu động của doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào hàng tồn kho này nên nó sẽ quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp Chính vì vậy mà thông tin về hang tồn kho rất quan trọng cho những ai cần quan tâm, hay nói cách khác thông tin hàng tồn kho rất quan trọng cho đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp
Tuy nhiên muốn thông tin hàng tồn kho có chất lượng thì trong doanh nghiệp cần phải tổ chức thông tin kế toán hàng tồn kho tốt Chính vì v:
Chương 1 của luận văn đã đi vào tìm hiểu khái quát lý luận cơ bản về tổ
chức thơng tin kế tốn hàng tồn kho trong doanh nghiệp Luận văn đã nêu cụ thể những vấn đề chung về hàng tồn kho cũng như việc tô chức tạo lập thơng tin kế tốn hàng tồn kho trong doanh nghiệp Đây chính là cơ sở lý luận cho
việc tìm hiểu, nghiên cứu và phân tích thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn