Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng trong doanh nghiệp SX-TM-DV Hoàng Dũng.doc

Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng trong doanh nghiệp SX-TM-DV Hoàng Dũng

MỤC LỤC

***

I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX – TM –

XD HOÀNG DŨNG 3

1.1 Lịch sử quá trình hình thành và phát triển 3

1.2 Đặc điểm 3

1.3 Sơ đồ công ty 6

II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU 4

2.1_ Quá trình bán hàng 4

2.1.1_ Hoạt động xét duyệt 4

2.1.2_ Hoạt động cung cập hàng hóa 7

2.1.3_ Hoạt động ghi nhận 7

2.2_ Quá trình thu tiền 7

2.2.1_ Hoạt động xét duyệt 7

2.2.2_ Hoạt động thu tiền 8

2.2.3_ Hoạt động ghi nhận 8

III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP 8

IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN NGOÀI PHÒNG KẾ TOÁN 19

V_ MÔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THEO DÕI CHI TIẾT 20

VI_ LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN TRONG PHÒNG KẾ TOÁN 22

VII_ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH ĐANG TÌM HIỂU 24

7.1_ Kiểm soát nghiệp vụ 24

7.2_ Kiểm soát trong chu trình máy tính 28

7.2.1_ Kiểm soát chung 28

7.2.2_ Kiểm soát ứng dụng 30

VIII_ ÁP DỤNG PHẦN MỀM TTSOFT VÀO DOANH NGHIỆP 34

8.1_ Danh mục màn hình nhập liệu 34

8.2_ Tổ chức bộ máy kế toán xử lý 35

8.3_ Lưu đồ mô tả quá trình xử lý 38

8.4_ Đánh giá kiểm soát nhập liệu 40

I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX –

TM – XD HOÀNG DŨNG 1.1 Lịch sử quá trình hình thành và phát triển:

Công ty TNHH SX – TM – TM – XD Hoàng Dũng được thành lập năm

1994, với tên gọi là “Xưởng sản xuất thiết bị - học cụ và đồ chơi trẻ em” và

chịu sự chi phối của Luật công ty được Quốc hội Việt Nam thông qua ngày

21/12/1990.

Với những nỗ lực hết mình của toàn thể công ty, sự phát triển về chất đòi hỏi phải có sự thay đổi tương ứng về lượng Đáp ứng yêu cầu đó, năm 2002 công ty đăng ký kinh doanh lại với tên gọi là “Công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản xuất – Thương mại – Xây dựng Hoàng Dũng” Ngoài việc thể hiện sự lớn mạnh về nguồn lực tài chính và quy mô sản xuất điều này còn thể hiện

sự nhanh nhạy, không ngừng thay đổi để phù hợp với xu thế chung của tình hình kinh tế - xã hội, đặc biệt là sự thay đổi của các văn bản Luật hiện hành

(Luật doanh nghiệp 1999 ra đời thay thế cho Luật công ty 1990).

Sau năm 2002, công ty có nhiều lần đăng ký thay đổi để tiếp tục phù hợp với

tình hình sản xuất kinh doanh và các văn bản Luật ( Luật doanh nghiệp 2005 thay thế cho Luật doanh nghiệp 1999).

Mặc dù tình hình kinh tế - xã hội trong những năm gần đây có nhiều biến động phức tạp, thông qua thế lực và tiềm lực của mình công ty TNHH

SX – TM – XD Hoàng Dũng vẫn luôn khẳng định vị thế cùng sự phát triển một cách bền vững.

- Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI – XÂY DỰNG HOÀNG DŨNG

- Tên giao dịch: HOANG DUNG CO.,LTD

- Tên viết tắt: CÔNG TY TNHH HOÀNG DŨNG.

- Địa chỉ trụ sở chính: 114/27 Tô Ngọc Vân, Khu phố 1, Phường Thạnh

Xuân, Quận 12

- Điện thoại: (08) 37160575 - Fax: (08) 37160575.

- Email: nhdung@hcm.fpt.vn

- Ngành,nghề kinh doanh: Sản xuất và mua bán thiết bị học cụ, đồ chơi trẻ

em (trừ đồ chơi có hại cho nhân cách, sức khỏe của trẻ em hoặc ảnh hưởng đến an ninh, trật tự, an toàn xã hội, đồng phục trường học) Mua bán hàng may mặc, sách vở các loại, hàng điện tử, hàng điện lạnh, hàng thủ công mỹ nghệ, thực phẩm công nghệ, hàng trang trí nội thất, thiết bị văn phòng Đại

lý ký gởi hàng hóa Xây dựng dân dụng, công nghiệp Trang trí nội thất Sửa chữa nhà Sản xuất thiết bị bếp ăn công nghiệp, thang nâng, thang máy (trừ gia công cơ khí, xi mạ điện, tái chế phế thải kim loại tại trụ sở).

- Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng).

Trong đó: - Hiện kim: 1.991.250.000 đồng - Hiện vật: 1.008.750.000 đồng.

- Danh sách thành viên góp vốn:

TT

Tên thành viên Nơi đăng ký hộ khẩu

thường trú đối với cá nhân hoặc địa chỉ trụ sở chính đối với tổ chức

Giá trị vốn góp (triệu đồng)

Phần vốn góp

1 Nguyễn Hoàng

Dũng

414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh

2.400,00 80%

2 Nguyễn Kim Oanh 414/54 Nơ Trang Long,

Phường 13, Quận Bình Thạnh

600,00 20%

- Người đại diện theo pháp luật của công ty:

Chức danh: Giám đốc

Họ và tên: NGUYỄN HOÀNG DŨNG (Nam)

Sinh ngày: 12/07/1964 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam.

Số chứng minh nhân dân (hoặc số hộ chiếu): 020823305

Ngày cấp: 07/08/2003 Nơi cấp: Công An tp Hồ Chí Minh.

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: 414/54 Nơ Trang Long, Phường

13, Quận Bình Thạnh.

Chỗ ở hiện tại: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh.

- Tên, địa chỉ chi nhánh: Xưởng sản xuất Học cụ Thiết bị trường học Hoàng Dũng.

Địa chỉ: 14/27 Khu phố 1, Tô Ngọc Vân, Phường Thạnh Xuân, Quận 12.

1.3_ Sơ đồ công ty

II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU 2.1_ Quá trình bán hàng

2.1.1_Hoạt động xét duyệt

 Xét duyệt đơn đặt hàng :

Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn đặt hàng được đưa lên cho giám đốc xử lý xét duyệt và lập hợp đồng Hợp đồng được lập thành hai bản, 1 bản đưa cho khách hàng, 1 bản kèm theo đơn đặt hàng đưa sang cho phó giám đốc

Tại đây phó giám đốc lập danh mục bảng kê hàng hóa cần cung cấp Lập xong bảng kê được đưa sang cho quản lý phân xưởng, đơn đặt hàng và hợp đồng được đưa sang phòng kế toán

 Xét duyệt vật tư :

Khi nhận được bảng kê hàng hóa, quản lý phân xưởng kiểm tra vật tư đồng thời lập phiếu đề xuất vật tư Sau đó bảng kê hàng hóa đưa sang cho thủ kho, còn phiếu đề xuất vật tư đưa sang cho giám đốc xử lý xét duyệt vật

tư rồi chuyển cho phòng kế toán.

2.1.2_ Cung cấp hang hóa:

NHÀ KHO

CHO THUÊ PHÒNG

KẾ TOÁN

PHÒNG PHÓ GIÁM ĐỐC CỔNG 1

VƯỜN HOA BẢO VỆ

PHÒNG GIÁM ĐỐC

XƯỞNG SẮT

XƯỞNG SƠN

KHO BÁN THÀNH PHẨM

XƯỞNG MỘC

KHO NGUYÊN VẬT LIỆU

XƯỞNG NHỰA

XƯỞNG LẮP RÁP KHO

THÀNH PHẨM

B Ã

I X E



WC

Thủ kho sau khi nhận được bảng kê hàng hóa sẽ đối chiếu với số lượng vật tư trong kho và lập phiếu xuất kho (2 liên) Căn cứ vào bảng kê hàng hóa và phiếu xuất kho thủ kho nhập liệu vào bảng tính Excel số lượng hàng hóa xuất kho để cập nhật vào tập tin hàng hóa đã lưu trong máy Sau

đó bảng kê hàng hóa được lưu lại theo số thứ tự, bên cạnh đó phiếu xuất kho được đưa sang bộ phận giao hàng

Bộ phận giao hàng cầm theo phiếu xuất kho, sau khi giao đủ số lượng

bộ phận giao hàng đưa phiếu xuất kho cho khách hàng ký, đưa khách hàng giữu 1 liên , 1 liên còn lại đã được khách hàng ký đem về đưa cho phòng kế toán

2.1.3_ Hoạt động ghi nhận

Tại phòng kế toán, phiếu đề xuất vật tư từ giám đốc đưa sang được lưu tại đây theo số thứ tự Kế toán dựa vào phiếu xuất kho cùng với đơn đặt hàng và hợp đồng, đối chiếu lập hóa đơn bán hàng (3 liên) Liên 1 lưu lại theo số thứ tự, 2 liên còn lại đưa cho khách hàng ký, sau đó 1 liên đưa khách hàng giữ, liên còn lại đưa lại về phòng kế toán Căn cứ vào các chứng từ (hóa đơn bán hàng , phiếu xuất kho, cùng với đơn đặt hàng và hợp đồng) kế toán nhập liệu vào phần mềm, cập nhật số liệu và các tập tin hàng hóa và khách hàng Các chứng từ được lưu lại theo số thứ tự.

2.2_ Quá trình thu tiền:

2.2.1_ Xác nhận nội dung thu tiền

Khi khách hang trả tiền, thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhập thông tin khách hàng vào phần mềm, truy xuất số hóa đơn ứng với khoản tiền đã nhận, đối chiếu Sau đó nhận tiền, lập phiếu thu tiền (3 liên) Liên 1 lưu lại tại cùi, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại có chữ kí của khách hang kế toán chi tiết giữ lại

2.2.2_ Nhận tiền

Thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhận tiền của khách hàng, đóng dấu đã thu tiền và kí xác nhận lên phiếu thu

2.2.3_ Ghi nhận/theo dõi

Kế toán dựa vào phiếu thu, cập nhật số liệu vào phần mềm, truy xuất

và đối chiếu với dữ liệu trong phần mềm Sau đó phiếu thu tiền được lưu lại theo số thứ tự.

III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU

TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP

BỘ PHẬN NHẬN

1 Hợp đồng

mua bán

hàng hóa.

- Căn cứ xác lập hợp đồng: chịu sự điều chỉnh của văn bản quy phạm pháp luật nào nào của Nhà nước, thông thường

là Luật thương mại

và thực hiện giữa các bên tham gia ký kết hợp đồng Ở đây là việc mua bán hàng hóa

và thực hiện việc mua bán hàng hóa theo thỏa thuận có

Giám đốc

Phó giám đốc

địa chỉ, số tài khoản

và ngân hàng giao

dịch của các bên, họ,

tên người đại diện,

người đứng tên đăng

ký kinh doanh;

- Đối tượng của hợp

đồng tính bằng số

lượng, khối lượng

hoặc giá trị quy ước

hoặc yêu cầu kỹ

thuật của công việc;

Để bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp,

đề cao trách nhiệm của các bên trong quan

hệ kinh tế (quan hệ mua bán hàng hóa này).

- Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng;

- Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng;

- Các thoả thuận khác.

- Tên, địa chỉ đơn vị,

cá nhân đặt hàng;

ngày, tháng giao hàng.

- Tên, quy cách, số lượng, sản phẩm (hàng hóa).

- Xác nhận của người lập, xác nhận của người có trách nhiệm, quyền hạn.

Thông tin, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận:

- Thông báo cho quản lý phân xưởng, các bộ phận sản xuất đặc điểm, quy cách sản phẩm, hàng hóa cần sản xuất.

- Làm căn cứ

để quản lý phân xưởng kiểm tra vật tư và đề xuất kịp thời lên Ban giám đốc.

- Làm căn cứ

Phó giám đốc

Quản lý phân xưởng

để bộ phận sản xuất lên kế hoạch sản xuất.

- Xác nhận tính hợp lệ của hoạt động sản xuất của bộ phận sản xuất.

- Họ tên người đề nghị, bộ phận, lý do

đề nghị.

- Số thứ tự, tên quy cách hàng hoá vật

tư, đơn vị tính, số lượng, ghi chú,

- Ngày, tháng, năm lập phiếu.

- Xác nhận của bộ phận đề nghị.

Thông tin, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận:

- Thông báo cho ban giám đốc, bộ phận mua hàng đặc điểm, quy cách hàng hóa, vật tư cần mua về để thực hiện hợp đồng.

- Làm căn cứ

để bộ phận mua hàng mua được hàng hóa phù hợp, đầy đủ.

- Xác nhận tính

Quản lý phân xưởng

Giám đốc

hợp lệ của hoạt động mua hàng của bộ phận mua hàng.

- Là cơ sở để xác nhận trách nhiệm và kiểm soát quá trình quản lý hàng tồn kho (vật tư).

- Số chứng từ.

- Ghi nhận vào sổ sách kế toán (Nợ:

… Có:……)

- Họ tên người nhận hàng, địa chỉ (bộ phận).

- Lý do xuất.

Thông tin, cơ

sở ghi nhận kế toán, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận:

- Thông báo

cho Ban giám đốc, bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán đặc điểm, quy cách, số lượng hàng hóa xuất ra.

- Là căn cứ để

kế toán ghi

thủ kho Bộ phận

giao hàng

- Xuất tại kho (ngăn

Số lượng (yêu cầu,

thực xuất); đơn giá;

- Là căn cứ xác nhận tính hợp

lệ, hợp pháp của hàng hóa được xuất ra, phục vụ cho công tác quản

lý hàng tồn kho, công tác kiểm soát nội

bộ của công ty.

- Là căn cứ xác nhận sự chuyển giao (quyền sở hữu, quyền kiểm soát) hàng hóa giữa người bán và người mua, làm cơ sở

lập hóa đơn và thu tiền.

- Phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu việc ghi nhận

sổ sách của kế toán, của thủ kho, đối chiếu với đơn đặt hàng của khách hàng và hợp đồng.

5 Hóa đơn

bán hàng

- Tên hóa đơn “ HÓA ĐƠN GIA TRỊ GIA TĂNG”.

- Tên, địa chỉ, số tài khoản, điện thoại của đơn vị bán hàng

Thông tin, cơ

sở ghi nhận kế toán, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận:

- Chủ yếu phục

vụ cho mục đích xác nhận mang tính chất pháp lý và làm

cơ sở ghi nhận doanh thu và

Kế toán trưởng (kế toán tổng hợp)

Kế toán chi tiết (thủ quỹ)

(công ty Hoàng Dũng).

- Họ tên, đơn vị, địa chỉ, số tài khoản, hình thức thanh toán, mã số thuế của khách hàng.

- Số thứ tự, Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng tiền hàng.

- Thuế suất GTGT, tiền thuế, tổng cộng tiền thanh toán.

- Xác nhận của người mua hàng, của người bán hàng, của thủ trưởng đơn vị.

các các tài khoản liên quan (tiền, khoản phải thu, thuế GTGT,…), cùng mục đích kiểm tra của kiểm toán viên độc lập, cơ quan thuế.

- Ngoài ra, đây còn là cơ sở quan trọng để đối chiếu kế toán giữa kế toán tổng hợp

Thủ quỹ (Kê toán chi tiết )

Thủ quỹ (kê toán chi tiết)

sở cho việc ghi nhận kế toán (tăng tiền hoặc giảm khoản phải thu), đồng thời cũng xác nhận cho việc thực hiện nghĩa nghĩa vụ thanh toán tiền mua hàng của người mua hàng.

- Ngoài ra, phiếu thu cũng phục vụ cho mục đích kiểm tra, đối chiếu công nợ của kế toán các khoản phải thu, kiểm tra quỹ tiền mặt của thủ quỹ.

IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN

NGOÀI PHÒNG KẾ TOÁN

1.

Lưu đồ mô tả quá trình xử lý của chu trình bán hàng (bên ngoài phòng kế toán)

Phó giám đốc Quản lý phân xưởng Giám đốc

Khách hàng

Đơn đặt hàng

Bảng kê hàng hóa

Đơn đặt hàng +hợp đồng

Bảng kê hàng hóa

Kiểm tra vật tư + lập phiếu đề xuất vật tư

Bảng kê hàng hóa

Phiếu đề xuất vật tư

D

D

Xử lý xét duyệt vật tư

Phiếu đề xuất vật tư

A

B

C

Lưu đồ mô tả quá trình xử lý của chu trình bán hàng (bên ngoài phòng kế toán)

Phòng kế toán Thủ kho Bộ phận giao hàng

Đối chiếu lập phiếu xuất kho

Bảng kê

hàng hóa

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho (2 liên)

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho (2 liên)

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho (2 liên)

Giao hàng , đưa khách hàng ký

N

Nhập số liệu xuất kho vào Excel

Cập nhật số liệu

Tập tin

hàng hóa

Bảng kê hàng hóa

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho (2 liên)

Phiếu đề xuất vật tư

Phiếu xuất kho (đã ký)

Đối chiếu lập hóa đơn bán hàng

Phiếu xuất kho+ đơn đặt hàng + hợp đồng

Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng (3 liên)

N

Khách hàng

Nhập liệu vào phần mềm

Cập nhật số liệu, chứng từ

Tập tin khách hàng

Phiếu xuất kho+

đơn đặt hàng + hợp đồng + hóa đơn BH

Hóa đơn BH (khách hàng

đã ký)

Khách hàng

N

Phiếu xuất kho (đã ký)

Tập tin hàng hóa

N

V_ MÔ TẢ TÀI Tài khoản

cấp, tên gọi cụ thể từng cấp

Đối tượng theo dõi chi tiết của

TK (nếu có)

- Cấp 1: tài khoản 111– tiền mặt

- Cấp 2: Tài khoản

1111 Tiền mặt ViệtNam

112 Tiền gửi ngân hàng Mở 2 cấp:

- Cấp 1: tài khoản 112– Tiền gửi ngân hàng

- Cấp 2:

+ Tài khoản 1121 Tiền Việt Nam

+ Tài khoản 1122 Ngoại tệ

Tài khoản 1123 Vàng, bạc, kim khíquý, đá quý

-131 Phải thu khách hàng Mở 2 cấp:

- Cấp 1: Phải thukhách hàng

- Cấp 2:

+ Tài khoản 1311:

Phải thu khách hàngsản xuất

+ Tài khoản 1312:

Phải thu khách hàngxây dựng

Khách hàng

- Cấp 2:

+ Tài khoản 3331 Thuế giá trị gia tăngphải nộp

+ Tài khoản 3334 Thuế thu nhập doanhnghiệp

+ Tài khoản 3335 Thuế thu nhập cánhân

+ Tài khoản 3336 Thuế tài nguyên

+ Tài khoản 3337 Thuế nhà đất, tiền thuêđất

+ Tài khoản 3338 Các loại thuế khác

+ Tài khoản 3339 Phí, lệ phí và cáckhoản phải nộp khác

Cấp 3:

+ Tài khoản 33311 Thuế giá trị gia tăngđầu ra

-+ Tài khoản 33381 –Thuế môn bài

và cung cấp dịch vụ.

- Cấp 2: Tài khoản5112- Doanh thu báncác thành phẩm

- Cấp 3:

+ Tài khoản 51121:

Doanh thu bán cácthành phẩm hoạt độngsản xuất

+ Tài khoản 51122:

Doanh thu bán cácthành phẩm hoạt độngxây dựng

632 Giá vốn hàng bán Mở 2 cấp:

- Cấp 1: Tài khoản 632-Giá vốn hàng bán

- Cấp 2:

+ Tài khoản 6321: Giávốn thành phẩm sảnxuất

+ Tài khoản 6322: Giávốn thành phẩm xâydựng

Chi tiết chotừng thànhphẩm sản xuất

và xây dựng

VI_ LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN

TRONG PHÒNG KẾ TOÁN

2.

7.1_Kiểm soát nghiệp vụ

Quá

trình Nhận diện rủi ro

Thủ tục kiểm soát đang áp dụng

Nguyên nhân

Đánh giá

Ảnh hưởng Đề xuất Bán

Đơn đặt hàng dodoanh nghiệp tựthiết kế, nhiều khitheo mẫu củakhách hàng(thông thường làhợp đồng hoặcgiấy đề nghị muahàng)

- Đơn đặt hàngđược giám đốccủa đơn vị xétduyệt trước khichuyển cho phógiám đốc

- Căn cứ vào cácchính sách bánhàng của đơn vị,phó giám đốc lậplệnh bán hàng(bản kê danh sáchhàng hóa sẽ cungcấp),

- Sau khi lệnh bánhàng đã đượcgiám đốc xétduyệt, sẽ chuyển 1liên cho phòng kếtoán, 1 liên cho bộphận kho, 1 liênchuyển lên giámđốc xem xét, 1liên lưu tại phòng,

1 liên giao chokhách hàng xác

- Bộ phậnxét duyệtcủa công

ty chưa ràsoát, nhậndạng kỹđối tượngkháchhàng hoặcđánh giásai kháchhàng

- Bộphận khaibáo khaithông tinkhông hợp

lệ, khôngtrung thực

- Không có sựđối chiếu,kiểm tra xemgiá trị đơn đặthàng có nằmtrong hạnmức tín dụngcho phép củacông ty haykhông

- Sự xác minhcác thông tinhơp lệ về sựđặt hàng củakhách hàng(mã kháchhàng, tên, địachỉ…) mangtín ước lệ,không kĩcàng

- không có sựđối chiếu, sosánh thông tin

mà kháchhàng cungcấp về hànghóa (sốlượng, mẫu

mã, quycách…) cũngnhư so sánhgiữa giá trênđơn đặt hàngcủa kháchhàng vớibảng giá của

- Khôngthu đượcnợ

-Lỗ do

nợ khóđòi

-Cungcấp saihàng hóa

-Giao saikháchhàng

- Thôngtin về giá

cả giữakháchhàng vàđơn vịnhiều khikhôngđồng nhấttạo sựmâuthuẫn,gây mất

uy tín chodoanhnghiệp

- Xét duyệt

kỹ càng đốitượng muahàng trước khi

đi đến quyếtđịnh cung cấphàng hóa

- Bộ phậnghi chép cầnxem xét kỹtrước đốitượng hànghóa, kháchhàng, có thểđối chiếuthường xuyêngiữa sổ sách

và hệ thống kếtoán

- Đối chiếu,

so sánh chi tiếtgiữa thông tinnhận được vàthông tin cungcấp lại chokhách hàng

- lưu trữ đơnđặt hàng cũ ,ghi số đơn đặthàng mới củakhách hàng cũsau khi có sựsữa chữa đểtiện lợi choviệc theo dõicông nợ

bộ phận khochuyển ngược lạiphòng kinh doanh.

- Nếu đã được xétduyệt, quản lýxưởng sẽ liệt kênhững mặt hàngcần phải xuất,(chứng từ giaohàng) chuyển lêncho phòng kếtoán

- Kế toán chi tiếtlập phiếu xuất kho(2 liên), 1 liênchuyển cho ngườigiao hàng, 1 liêncho khách hànggiữ

- Khi nhận hàng

từ kho, nhân viêngiao hàng cần sosánh các mặt hàngthực nhận vớichứng từ gửi hàng(phiếu giao hàng),nếu có chênh lệch

- Do mấthàng

- Do giaonhầm chokháchhàng

- Do sơsuất củathủ kho,nhân viêngiao hàng

- Do tiến

độ sản xuấtcủa công

ty chậmbởi nhữngyếu kém

về mặt kỹthuật

- Côngnghệ cònnon kém

- Ý thứcđạo đứccủa nhânviên giao

- Sơ sài trongviệc đối chiếuchi tiết về sốlượng hànggiao, đặc điểm

về mặt hàngcủa quản lýkho

- Đồng nhấtgiữa phiếugiao hàng vớichứng từ vậnchuyển khiđơn vị đi, giaohàng chokhách hàng,tạo ra sai sót

về số lượng,quy cách, chấtlượng hànghóa, thời hạn

- Không có sựkiểm tra đốichiếu về tínhchính xác trênhóa đơn bánhàng do kếtoán chi tiếtlập như sốlượng, sốlượng, thôngtin về kháchhàng cũng nhưkiểm tra các

- Làmmất hànghóa

- Kháchhàng bịxáo trộn

- Làmmất uy tíncủa côngty

- Khôngđáp ứngđược yêucầu củakháchhàng

- Giaohàng trễ,phát sinhchi phí,mất uy tíncủa

doanhnghiệp

- Làmmất máttài sảncủa công

ty, ảnh

- Rà soát kỹđối tượng nhậnhàng hóa

- Đối chiếu,kiểm tra sốlượng giao

- Đầu tư kỹthuật côngnghệ sản xuất

- Quản lýchặt chẽ quátrình sản xuất

để đáp ứngtiến độ sảnxuất

- Thắt chặtthời gian giaohàng, đảm bảo

uy tín chodoanh nghiệp

- Có thể đầu

tư thêm côngnghệ nhằm