Phân tích hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng tại doanh nghiệp Hoàng Dũng

Kiểm soát đề nghị, , O: chưa áp dụng,  : Đang áp dụng

- Về đối tượng nợ, đối tượng có, không phải tự động mà do người sử dụng tự khai, do đó dễ dẫn đến sai sót, dữ liệu không đầy đủ  khó quản lý, vì khi nhập sai mã đối tượng, sai tên đối tượng giao dịch sẽ dẫn đến việc xử lý ghi sổ theo dừi cụng nợ của cỏc khỏch hàng sai, hoặc cú thể giao nhầm hàng…. - Không kiểm soát đối chiếu kết quả xử lý giữ hai nguồn khác nhau cho các dữ liệu nhập (kế toán dùng phần mềm ATC, nhưng quản lý kho dùng Excel, cuối tháng mới đối chiếu) thông tin dễ sai, không phát hiện kịp thời. Ngày chứng từ, số chứng từ, ngày ghi sổ, đối tượng, họ tên, địa chỉ/bộ phận, nội dung, kho hàng, chứng từ liên quan, tài khoản nợ, tại khoản có, đối.

Giấy báo Có Ngày chứng từ, số chứng từ, ngày ghi sổ, đối tượng, nội dung, tài khoản nợ, tài khoản có, đối tượng có, số tiền, ĐVTT, ghi chú.  Trên thực tế, đa số những doanh nghiệp nhỏ luôn muốn có một bộ máy kế toán gọn nhẹ để tiết kiệm chi phí, do đó việc kiêm nhiệm trong những doanh nghiệp này là rất cao. Theo đề xuất cảu nhóm, công ty cần thiết nên tách bạch giữa kế toán tiền và kế toán khoản phải thu, kế toán tiền và thủ quỹ, để tránh trường hợp chiếm dụng và biển thủ tiền, không ghi vào sổ sách kế toán.

 1 Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tiền: thực hiện việc khai báo chung, quản lý, tổ chức kế toán, xử lý các trường hợp sai sót, nghiệp vụ phức tạp, theo dừi thu chi tiền….  1 Kế toán chi tiết kiêm thủ quỹ và kế toán các khoản phải thu,kế toán doanh thu: ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, ghi nhận doanh thu lập húa đơn bỏn hàng, theo dừi khoản phải thu khỏch hàng, cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời việc thu chi tiền mặt tại công ty vào sổ quỹ và báo cáo cho ban giám đốc và kế toán trưởng (kế toán tiền),….  Sau khi quá trình xét duyệt bán hàng và giao hàng được thực hiện, căn cứ vào phiếu xác nhận giao hàng của bộ phận giao hàng chuyển đến kế toán 2 lập hóa đơn bán hàng thông qua phần mềm TTSoft thành 3 liên và in ra, sau khi có đầy đủ chữ ký xét duyệt, xác nhận sẽ chuyển cho khách hàng một liên, kế toán 2 giữ lại một liên để ghi nhận doanh thu vào phần mềm, thuế GTGT phải nộp và theo dừi khoản phải thu, 1 liên chuyển cho kế toán 1 lưu giữ để đối chiếu sau này.

 Khi khách hàng trả tiền kế toán 1 truy xuất lại hóa đơn bán hàng liên quan, đối chiếu với hóa đơn bán hàng được lưu lại trước đó và số tiền nhận đươc, sau đó lập Phiếu thu gồm 3 liên thông qua phần mềm TTSoft, sau khi có đầy đủ chữ ký xét duyệt, xác nhận chuyển cho khách hàng một liên, một liên kế toán 1 lưu lại, kiểm tra trong sổ cái tiền mặt, liên còn lại chuyển cho kế toán 2 ghi giảm khoản phải thu và làm căn cứ ghi vào sổ quỹ. (kế toán 1 khi lập phiếu thu, tài khoản đối ứng với tài khoản nơ 111 có thể là dùng một tài khoản trung gian nào đó được thống nhất trước, sau đó kế toán 2 khi ghi giảm khoản phải thu sẽ ghi nợ tài khoản trung gian đó và ghi có tài khoản phải thu khách hàng. Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng, khi nhận được Giấy báo có của ngân hàng, kế toán 1 sẽ căn cứ vào giấy báo có ngân hàng nhập liệu vào chứng từ báo có trong phần mềm, ghi tăng tiền gưi ngân hàng, và cũng tương tự như trên, thực.

 Cuối ngày (tháng) kế toán tiền sẽ in báo cáo thu chi tiền mặt (tiền gửi ngân hàng) để tiến hành đối chiếu với số tiền còn lại trong ngân quỹ của thủ quỹ (trong tài khoản của công ty) cũng như sổ quỹ của thủ quỹ (sổ phụ ngân hàng). Cuối tháng (năm) kế toán doanh thu truy xuất các báo cáo về doanh thu, nợ phải thu phục vụ các nhu cầu quản trị cũng như nhu cầu lập báo cáo tài chính. Mã hàng mà mỡnh theo dừi trên hóa đơn bán hàng để làm căn cứ thu tiền phải đảm bảo tính hợp lệ, đúng cấu trúc quy định của mã hàng.

Tên hàng mà mỡnh theo dừi trên hóa đơn bán hàng để làm căn cứ thu tiền phải đảm bảo tính hợp lệ, đúng cấu trúc quy định của tên hàng. Mã kho mà mình theo dừi trờn húa đơn bán hàng để làm căn cứ thu tiền phải đảm bảo tính hợp lệ, đúng cấu trúc quy định của mã kho.