PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ THĨNG TIN AVE.1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Trang 1PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ THĨNG TIN AVE.
1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
Khi ngành tin học vẫn còn mới trên thị trường, việc áp dụng mọi việc đều được sử lý thủ công do vậy sau nhiều năm số lượng giấy tờ, dữ liệu ngày càng nhiều khiến cho việc tìm kiếm dữ liệu cũng như xử lý công việc khi gặp sự cố rất khó khăn Để giải quyết khó khăn đó chúng ta phải bỏ ra một khoảng thời gian không ít, việc lưu trữ các thông tin bằng giấy tờ còn dễ bị mất mát hay hỏng Do nhu cầu cấp thiết của xã hội ngày càng phát triển đòi hỏi việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý là một yêu cầu quan trọng và cấp bách
Hiện nay là thời kỳ bùng nổ của ngành công nghệ thông tin, công nghệ thông tin đã xâm nhập hầu hết vào các hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý ngày càng trở nên phong phú thuận tiện và mang nhiều lợi ích hơn Áp dụng công nghệ thông tin vào các khâu quản lý, nền kinh tế lại đặt ra yêu cầu về về việc sử dụng các ứng dụng có tính chất chuyên dụng hỗ trợ dành cho mỗi lĩnh vực trong nền kinh tế, nên để đáp úng lại nhu cầu của nền kinh tế, hàng loạt các công ty sản xuất phần mềm cho các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh và dịch vụ ra đời
Tháng 5 năm 2002 một nhúm sinh viên năm cuối và một giáo viên khoa tin học của trường Đại học Bách khoa Hà Nội cú ý tưởng thành lập một công
ty chuyên về lập trình tin hoc hay còn gọi là viết phần mềm tin học và ứng dụng vào thực tế Ngành mà nhóm sinh viên này, kỹ sư khoa học trong tương lai này đã được đào tạo, nuôi dưỡng, học hỏi thì nay chính họ là người được thực hành thực tiễn góp phần có ích vào xã hội
Lê Thị Hường Lớp KTA – K41
Trang 2Từ ý trưởng của thầy và trị trường Đại học Bách khoa Hà Nội, Công ty cổ phần công nghệ thông tin AVE được thành lập ngày 24 tháng 6 năm 2002.
1. Tân công ty: Công ty cổ phần công nghệ thông tin AVE
Tên giao dịch: Ave information technology joint stock company
Tên viết tắt: ave it.jsc
2. Địa chỉ: Số 30 Đội Cấn, phố Đội Cấn, phường Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: 0437340676
3. Ngành nghề kinh doanh
- Sản xuất, buôn bán phần mềm tin học
- Buôn bán máy tinh, linh kiện máy tính
- Tư vấn công nghệ thông tin
- Bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa, các dịch vụ liên quan đến thiết bị công nghệ thông tin
- Hoạt động đào tạo, dạy nghề về lĩnh vực công nghệ thông tin
Trong thời gian đầu thành lập công ty chỉ có 6 nhân viên, làm việc tại văn phòng có diện tích là 40m2 Sau 4 năm đi vào hoạt động tổng số nhân viên của công ty đã là 30 nhân viên Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và nhiệt tình Các hợp đồng ký kết với khách hàng nhất là các doanh nghiệp lớn như: Bộ tài chính, Tổng công ty bảo hiểm Bảo Việt, công ty bảo hiểm Bảo Minh, Công ty bảo hiểm Prudential ngày một nhiều Được sự tin tưởng của khách hàng bởi chất lượng sản phẩm nên công ty ngày càng có chỗ đứng trên thị trường công nghệ thông tin
1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT – KINH DOANH CỦA CÔNG TY
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty.
Công ty cổ phần công nghệ thông tin AVE là một công ty có quy mô lớn, có
tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước Công ty hoạch toán độc lập, tự chủ về tài chính nên công ty có chức năng tổ chức quá trình sản xuất kinh doanh theo đơn đặt hàng của khách hàng Đồng thời quản lý mọi hoạt động như: tài chính kế toán, sản xuất kinh doanh, nhân sự
Trang 3Với các lĩnh vực chủ yếu là: sản xuất, buôn bán phần mềm tin học, tư vấn công nghệ thông tin, bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa, các dịch vụ liên quan đến thiết bị công nghệ thông tin, đào tạo, dạy nghề về lĩnh vực công nghệ thông tin… Công ty cổ phần công nghệ thông tin AVE được thành lập với chức năng
là nghiên cứu và phát triển hệ thống phần mềm, xây dựng hệ thống thông tin
và cung cấp các dịch vụ tiện ích khác tiện ích cho khách hàng Ý tưởng sáng tạo, tính chuyên nghiệp và dịch vụ hoàn hảo là những gì AVE mong muốn mang lại cho khách hàng và đối tác
Với lợi thế chiều sâu nghiên cứu và phát triển từ năm 2002, AVE đã tạo được uy tín trên thị trường công nghệ thông tin Do đó, công ty cổ phần công nghệ thụng tin AVE ra đời với nhiệm vụ:
- Nghiên cứu, sáng tạo ra các phần mềm ứng dụng cho máy tính, giúp cho việc quản lý cũng như sản xuất của khách hàng được thuận lợi hơn
- Bên cạnh đó, với đội ngũ nhân viên nhiệt huyết và có am hiểu sâu rộng trong lĩnh vực công nghệ thông tin, AVE sẽ mang đến cho khách hàng những lời khuyên bổ ích, những thiết kế có ý tưởng sáng tạo và ứng dựng cao trong đời sống
- Khi khách hàng có bất cứ vấn đề khó khăn nào về các thiết bị công nghệ thông tin, AVE sẵn sàng giúp đỡ giải quyết sửa chữa hay bảo dưỡng khi có nhu cầu
- Với mục tiêu phát triển sâu rộng hơn nữa các phần mềm tiện ích trong công nghệ thông tin, phục vụ sự phát triển của xã hội, AVE mong muốn có một đội ngũ công nghệ thông tin với trình độ chuyên môn cao hơn nữa Chính vì vậy, bên cạnh việc nghien cứu, phát triển hệ thống phần mềm tin học, công ty còn thường xuyên mở các lớp đào tạo chuyên nghiệp trong thời gian ngắn nhất cho những khách có nhu cầu đào tạo về lĩnh vực này
Lê Thị Hường Lớp KTA – K41
Trang 41.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty.
- Các sản phẩm của công ty.
Là một công ty cổ phần, hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, đặc diểm hoạt động và kinh doanh của công ty cũng có sự khác biệt so với các công ty trong nhiều lĩnh vực khác như: sản xuất hàng hoá, xây dựng, kỹ thuật, kinh doanh…Hơn thế nữa, hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty cổ phần công nghệ thông tin AVE rất đa dạng và phong phú
Sản phẩm của AVE chính là các phần mềm tin học, phần mềm này được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực và mỗi một lĩnh vực cần đến các phầm mềm khác nhau Chính vì vậy, những sản phẩm của công ty sản xuất ra không phải là một sản phẩm cụ thể và có thể sử dụng ngay lập tức Khi một phần mềm được sáng tạo ra thì nó cần phải trải qua rất nhiều công đoạn kiểm tra, thử nghiệm…mới
có thể ứng dụng trong thực tế Ví dụ như các phần mềm diệt virut hay phần mềm bán hàng cần phải được kiểm tra và thử nghiệm kỹ lưỡng rất nhiều lần mới có thể đưa vào sử dụng Rất nhiều phần khác nữa cũng đã được công ty nghiên cứu thành công và được sử dụng rộng rãi trong đời sống như: phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán, phần mềm thi trực tuyến…Cũng có những phần mềm được sản xuất ra thành công nhưng phải một thời gian dài mới được khách hàng chấp nhận và sử dụng
Đó là trong lĩnh vực sản xuất phần mềm, còn trong việc tư vấn thì sản phẩm của công ty chính là những lời khuyên, những ý tưởng mang tính sáng tạo cho khách khàng Khi có nhu cầu, khách hàng có thể tìm tới công ty để nhận được
sự tư vấn, hướng dẫn đúng đắn và phù hợp với thực tế cũng như nhu cầu cuả khách hàng Ngoài ra khách hàng cũng có cơ hội tìm hiểu thêm kiến thức về công nghệ thông tin
Bên cạnh đó các dịch vụ khác của công ty như bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa, các dịch vụ liên quan đến thiết bị công nghệ thông tin và đào tạo dạy nghề
- Giá trị tài sản:
+ Tài sản lưu động: Do chịu tác động bởi các tính chất và đặc điểm sản xuất - kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin và dịch vụ nên công ty Cổ phần công nghệ thông tin AVE có lượng vốn lưu động không lớn và chiếm tỷ trọng
Trang 5không cao trong tổng số giá trị tài sản Lượng vốn lưu động này chính là biểu hiện bằng tiền của các tài sản lưu động như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đầu
tư tài chính ngắn hạn
+ Tài sản cố định: Theo cách nhìn nhận tổng quan thì tài sản cố định của công
ty cổ phần công nghệ thông tin AVE chủ yếu các phần mềm, máy móc, trang thiết bị
- Tổng tài sản: Đây là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp quan trọng đối với mọi loại hình doanh nghiệp Nó bao gồm toàn bộ các tài sản lưu động và các tài sản cố định cộng lại
-Tình hình lợi nhuận của công ty
+ Tổng doanh thu: đó là các lợi ích kinh tế mà công ty thu được từ hoạt động sản xuất - kinh doanh của mình Nó được biểu hiện dưới hình thức giá trị (tiền tệ) Là một công ty hoạt động với tính chất như một ngành dịch vụ, việc kinh doanh của công ty diễn ra khá thuận lợi và theo một quá trình nhất định Những lợi nhuận hàng năm mà công ty thu được phần lớn nhờ vào việc bán các sản phẩm phần mềm tin học và một nguồn thu khác ở các lĩnh vực còn lại
Cụ thể nó bao gồm lợi nhuận chủ yếu từ các phần mềm công nghệ tin học đã hoàn thành và được đưa vào sử dụng trong thực tế và doanh thu từ các dịch vụ kinh doanh khác của công ty như tư vấn, sửa chữa, bảo hành các thiết bị, đào tạo
+ Tổng chi phí: Cũng giống như doanh thu, chi phí là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng bậc nhất và nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận Nhưng trái lại, chi phí lại có mối quan hệ tỷ lệ nghịch với lợi nhuận Nếu chi phí tăng thì hầu hết trong mọi trường hợp lợi nhuận sẽ giảm và ngược lại Do vậy, công ty phải tính toán các khoản chi phí sao cho vừa tiết kiệm mà lại có hiệu quả
Trong cơ cấu tổng chi phí của Công ty Cổ phần công nghệ thông tin AVE thì chi phí cho hoạt động cho hoạt động sản xuất kinh doanh lớn do tính chất đặc thù của công ty không phải bỏ vốn để mua nguyên vật liệu, nhà xưởng hay thuê mặt bằng sản xuất Sản phẩm mà công ty sản phẩm là phần mềm do chính con người tạo ra Vì vậy mà chi phí lớn nhất ở đây chính là đầu tư cho chất
Lê Thị Hường Lớp KTA – K41
Trang 6xám của con người Kể cả ở các lĩnh vực khác của công ty là sửa chữa, bảo hành, tư vấn hay đào tạo thì con người vẫn là là nguồn đầu tư lớn nhất Mụt phần nhỏ khác là cho máy móc, trang thiết bị…
+ Tổng lợi nhuận: Về mặt định nghĩa thì lợi nhuận của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản phẩm thặng dư do kết quả lao động mang lại Đây là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp thể hiện kết quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh Nó phản ánh đầy đủ cá mặt cả về số lượng và chất lượng hoạt động của doanh ngiệp, phản ánh kết quả của việc sử dụng các yếu tố đầu vào
cơ bản như lao động, vật tư, vốn…
Đối với công ty AVE cũng như đối với rất nhiều doanh ngiệp khác thì lợi nhuận bao giờ cũng là mục tiêu hàng đầu quyết định sự tồn tại của lâu dài của công ty Là một công ty cổ phần công nghệ thông tin, chủ yếu sản xuất các phần mềm tin học, nên lợi nhuận của công ty thu được từ các hoạt động sau:
• Từ hoạt động bán phần mềm
• Từ hoạt động sửa chữa, bảo hành trang thiết bị công nghệ thông tin
• Từ hoạt động tư vấn thiết kế
• Từ hoạt động đào tạo
1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty
Có thể thấy công ty cổ phần công nghệ thông tin AVE là một công ty hoạt động khá đa dạng trong lĩnh vực công nghệ thông tin Tuy nhiên lĩnh vực chủ yếu của công ty là sản xuất phần mềm công nghệ và phần mềm công nghệ chính là sản phẩm của công ty
Cũng như mọi ngành sản xuất khác, quy trình là một trong những yếu tố cực
kỳ quan trọng đem lại sự thành công cho các nhà sản xuất phần mềm, nó giúp cho mọi thành viên trong dự án từ người cũ đến người mới, trong hay ngoài công ty đều có thể xử lý đồng bộ công việc tương ứng vị trí của mình thụng qua cách thức chung của công ty, hay ít nhất ở cấp độ dự án
Có thể nói quy trình phát triển/xây dựng phần mềm (Software Develop/Engineering Process – SEP) có tính chất quyết định để tạo ra sản
Trang 7phẩm chất lượng tốt với chi phí thấp và năng suất cao, điều này có ý nghĩa quan trọng đối với các công ty sản xuất hay gia công phần mềm củng cố và phát triển cùng với nền công nghiệp phần mềm đầy cạnh tranh.
Quy trình có thể hiểu là phương pháp thực hiện hoặc sản xuất ra sản phẩm Với công ty cổ phần công nghệ thông tin AVE thì SEP chính là phương pháp phát triển hay sản xuất ra sản phẩm phần mềm của công ty
- Quy trình sản xuất ấy được mô tả tóm tắt qua sơ đồ sau:
Lê Thị Hường Lớp KTA – K41
Yêu cầu sơ lược
(Requirement)
Bản đặc tả
(Initial version)
Trang 8
Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất phần mềm
1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT – KINH
DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ THĨNG TIN AVE
- Mô hình tổ chức bộ máy:
Với đặc thù của một công ty Cổ phần quy mô nhỏ, mô hình tổ chức bộ máy
quản lý hoạt động sản xuất- kinh doanh của công ty AVE bao gồm các phòng
ban: Hội đồng cổ đông, giám đốc, phó giám đốc, phòng tài chính kế toán,
Trang 9- Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:
+ HĐCĐ bầu ra gồm 03 thành viên với nhiệm kỳ là 05 năm, có toàn quyền nhân danh Công ty quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty không thuộc thẩm quyền của HĐCĐ như chịu trách nhiệm xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh mang tính chiến lược tổng quát và đảm bảo các kế hoạch được thực hiện thông qua Ban Giám đốc
+ Ban Giám đốc: của AVE có 01 thành viên là người tổ chức điều hành, quản lý mọi
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo các mục tiêu
và kế hoạch mà HĐCĐ đã thông qua.Giám đốc là người chịu trách nhiệm
chính và duy nhất trước HĐQT về tất cả các hoạt động kinh doanh của công
ty Để việc điều hành có hiệu quả, Giám đốc công ty sẽ căn cứ vào khả năng
chuyên môn và năng lực quản lý của từng thành viên thực hiện việc ủy
quyền một số quyền hạn nhất định
+ Phó giám đốc gồm có 02 thành viên, có nhiệm vụ giúp đỡ, hỗ trợ giám đốc
Lê Thị Hường Lớp KTA – K41
CHÍNH
Trang 10trong việc điều hành, quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty
Trong một số trường hợp cần thiết, có thể thay mặt giám đốc điều hành cụng viêccủa công ty
sổ sách theo các chuẩn mực kế toán hiện hành, phối hợp thực hiện quyết toán
và thanh lý các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thi công của công ty với khách hàng
• Phân tích và kiểm soát hiệu quả của việc sử dụng vốn đầu tư
• Quản lý việc sử dụng và phối hợp các phòng ban giải quyết công nợ khách hàng
+ Phòng hành chính:
• Phụ trách các hoạt động về lễ tân, tiếp khách của AVE - Quản lý và lưu hồ sơ công ty
• Chịu trách nhiệm về hoạt động quản lý, tuyển dụng và đào tạo nhân sự
+ Phòng lập trình: Nêu ý tưởng, thiết kế các phần mềm tin học Tiến hành việc kiểm
tra thử nghiệm và hướng dẫn, tư vấn cho khách hàng
1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Trang 11PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THÔNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN AVE.
2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
- Mô hình tổ chức (minh hoạ bằng sơ đồ tổ chức lao động kế toán và phần hành kế toán)
Lê Thị Hường Lớp KTA – K41
Kế toán trưởng
Kế toán bán hàng
Kế toán thanh toán
và theo dõi công nợ
Thủ quỹ
Trang 12Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, trình độ của nhân viên, tính chất, chức năng công việc của công ty Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức ngọn nhẹ, do
đó tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ cũng như sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng đối với công tác kế toán Bộ máy
kế toán gồm:
- Kế toán trưởng – kiêm kế toán tổng hợp: Kế toán có nhiệm vụ phụ trách chung, có chức năng điều hành mọi nghiệp vụ trong phòng tài chính kế toán, hướng dẫn chuyên môn và kiểm tra toàn bộ các nghiệp vụ kế toán của công ty, chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính định kỳ gửi bán giám đốc và cơ quan chức năng về hoạt động của phòng tài chính kế toán
- Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ: Phải theo dõi thường xuyên liên tục các khoản nợ của khách hàng và khoản phải trả của doanh nghiệp Lập
kế hoạch thu nợ và thanh toán nợ đảm bảo cho vòng tiền của doanh nghiệp ổn định
- Kế toán bán hàng: Ghi chép tất cả các nghiệp vụ liên quan đến hoá đơn bán hàng như: Ghi sổ chi tiết doanh thu, thuế GTGT phải nộp, ghi sổ chi tiết hàng hoá, thành phẩm xuất bán… Định kỳ là báo cáo bán hàng theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
- Thủ quỹ: Là người có trách nhiệm quản lý tiền mặt, ngân phiếu… két tại công ty Phải thường xuyên cập nhật, theo dõi đầy đủ, chính xác việc thu - chi - tồn quỹ
2.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN AVE
2.2.1 Các chính sách kế toán chung.