Luận văn đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường khả năng ứng dụng ERP thành công và tạo ra sự tác động tích cực của ERP đến công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique.
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐỖ NGUYỄN THÙY DƢƠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG BỐI CẢNH VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐƠ CHI NHÁNH BOUTIQUE TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 60.34.03.01 Đà Nẵng - 2018 Cơng trình hồn thành TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣời hƣớng dẫn KH: PGS.TS Trần Đình Khôi Nguyên Phản biện 1: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh Phản biện 2: TS Lê Đình Thăng Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 18 tháng năm 2018 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Kế tốn ngày khơng người ghi chép thơng tin tài lên báo cáo mà cịn tham gia có vai trị quan trọng quản trị doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ giúp ngăn chặn gian lận sai sót cách hiệu quả, phần thiếu quản trị nội doanh nghiệp Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planing) hệ thống phần mềm doanh nghiệp hình thành phát triển từ hệ thống quản lý kiểm soát kinh doanh giúp doanh nghiệp hoạch định quản lý nguồn lực bên bên doanh nghiệp Trong hệ thống ERP, tất liệu tích hợp chặt chẽ với sử dụng sở liệu thống Tại công ty Cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique đơn vị quản lý điều hành khu tổ hợp giải trí Cocobay Đà Nẵng, Doanh nghiệp thành lập, với hoạt động kinh doanh lĩnh vực lưu trú, ẩm thực, giải trí Cơng ty bước đầu xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn quản trị theo định hướng ERP, cơng ty cần xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo tích hợp giữ phần hành, phận với phục vụ cho việc quản lý điều hành hoạt động xuất kinh doanh, giải vấn đề quản trị doanh nghiệp Xuất phát từ vấn đề lý luận thực tiễn nêu trên, tác giả nghiên cứu thực đề tài: “Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị bối cảnh vận dụng ERP Công ty Cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique” làm đề tài nghiên cứu luận văn 2 Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài xoay quanh vấn đề: - Hệ thống hóa lý luận ERP tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị - Phân tích đánh giá thực trạng ứng dụng ERP vào công tác tổ chức hệ thống thông tin kế tốn quản trị Cơng ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique - Đề xuất giải pháp nhằm tăng cường khả ứng dụng ERP thành công tạo tác động tích cực ERP đến cơng tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Công ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Công ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique sở ứng dụng phần mềm ERP Phạm vi nghiên cứu: Đề tài giới hạn nghiên cứu hệ thống thơng tin kế tốn quản trị hai lĩnh vực kinh doanh cơng ty thời điểm là: kinh doanh dịch vụ lưu trú (khách sạn) dịch vụ ẩm thực (nhà hàng) Phƣơng pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng nguồn tài liệu cho việc nghiên cứu từ tạp chí kế tốn, báo cáo khoa học, giáo trình ngành kế tốn với số website có uy tín mạng internet Bên cạnh đó, đề tài cịn dựa vào số liệu, sách, chế độ, quy định thơng tin thực tế kế tốn quản trị Cơng ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique Trên sở tài liệu thứ cấp, kết hợp với phương pháp chuyên gia, vấn, quan sát trực tiếp thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn quản trị, quy trình quản trị Công ty; luận văn giải mục tiêu nghiên cứu đặt Cấu trúc luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba chương: Chương 1: Lý luận tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị bối cảnh vận dụng ERP Chương 2: Thực trạng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Cơng ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique Chương 3: Một số giải pháp nhằm tổ chức kế tốn quản trị hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique bối cảnh vận dụng ERP Tổng quan đề tài Đã có nhiều nghiên cứu đánh giá thành công việc ứng dụng ERP hoạt động quản lý doanh nghiệp Lý ERP trờ nên phổ biến nâng cao hiệu hoạt động hiệu kinh doanh doanh nghiệp Để hoàn thành đề tài, tác giả tham khảo số tài liệu: - Nghiên cứu Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế tốn theo định hướng ERP Cơng ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim”: Đề tài tổng hợp đầy đủ lý thuyết hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống phần mềm ERP, quy trình ứng dụng ERP vào hệ thống thơng tin kế tốn, đưa giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng ERP - Nghiên cứu tác giả Trần Thị Thu Hà (2010) đề tài “Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Cơng ty TNHH Thương mại giao nhận quốc tế Đà Nẵng”: Đề tài nêu lên sở lý luận chung hệ thống thơng tin kế tốn vấn đề ERP Đồng thời, thông qua thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP công ty cổ phần vận tải biển Đà Nẵng, nêu lên ưu nhược điểm từ đưa giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán - Nghiên cứu tác giả Nguyễn Thị Kim Phước (2016) đề tài “Sự tác động ERP đến kế toán quản trị doanh nghiệp Việt Nam”: Đề tài cho thấy nhìn tổng quan tác động hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam, thay đổi tổ chức máy kế toán cấu nhân sự, phân chia trách nhiệm, phân quyền truy cập, thay đổi kiểm sốt đánh giá chất lượng thơng tin, thành công hạn chế cần khắc phục Qua tài liệu trên, thấy đa phần nghiên cứu vào ứng dụng ERP kế tốn tài Tác giả nhận thấy chưa có đề tài nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị bối cảnh vận dụng ERP doanh nghiệp thương mại dịch vụ cụ thể Đây lý để tác giả định chọn đề tài để nghiên cứu CHƢƠNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG BỐI CẢNH VẬN DỤNG ERP 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN KẾ TỐN QUẢN TRỊ 1.1.1 Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Hệ thống thơng tin (HTTT); Hệ thống thơng tin kế tốn; Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị 1.1.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế toán quản trị Khái niệm: Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị q trình xếp, bố trí, thiết lập mối quan hệ thành phần HTTT KTQT để thu nhận, xử lý cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý Mục tiêu tổ chức hệ thống thông tin kế tốn quản trị: (1) Cung cấp thơng tin hoạch định chiến lược phát triển; (2) Cung cấp thông tin cho q trình thực thi kiểm sốt việc thực mục tiêu chiến lược; (3) Cung cấp thông tin cho trình định chiến lược tác nghiệp; (4) Nâng cao hiệu hoạt động quản trị lợi cạnh tranh doanh nghiệp Các nhân tố ảnh hưởng: (1) Các nhân tố bên trong; (2) Các nhân tố bên 1.1.3 Yêu cầu thơng tin kế tốn quản trị + Tính kịp thời; + Tính đầy đủ hệ thống; + Tính thích hợp; + Tính bảo mật 1.2 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP 1.2.1 Khái niệm Hệ thống ERP hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên doanh nghiệp hay tổ chức Hệ thống giúp tích hợp chức chung tổ chức hay doanh nghiệp vào hệ thống thay việc phải sử dụng phần mềm đơn lẻ 1.2.2 Đặc điểm ERP Tính phân hệ tích hợp; Cơ sở liệu quản lý tập trung chia sẻ thơng tin; Hoạch định tồn nguồn lực doanh nghiệp; ERP ghi nhận xử lý thơng tin theo quy trình hoạt động kinh doanh 1.2.3 Lợi ích ERP Lợi ích mặt hoạt động; Lợi ích mặt quản lý; Lợi ích mặt chiến lược; Lợi ích mặt tổ chức; Lợi ích sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin; Lợi ích cung cấp thơng tin; Lợi ích báo cáo 1.2.4 Những hiệu bật vận dụng ERP công tác quản trị doanh nghiệp Hợp số liệu; Hiệu việc quản lý nhân sự; Quản lý tài chính, kế tốn rõ ràng, minh bạch; Hiệu sản xuất tăng cao 1.2.5 Sự khác biệt ERP so với việc trì nhiều phần mềm quản lý rời rạc Điểm phân biệt việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phầm mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành ) tính tích hợp ERP phầm mềm module thực chức tương tự phầm mềm quản lý rời rạc, module cịn làm nhiều mơi trường tích hợp Tính tích hợp hệ thống ERP gọi tính “tổng thể hữu cơ” module có mối quan hệ chặt chẽ với 1.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TRONG BỐI CẢNH VẬN DỤNG ERP 1.3.1 Tác động ERP đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Tác động đến quy trình nội dung thông tin + Về thu thập liệu: Các liệu hoạt động kinh tế lưu trữ sở liệu chung Truy lại nguồn gốc liệu dễ dàng + Về xử lý liệu: ERP hệ thống gồm nhiều phân hệ xử lý tự động tích hợp với sử dụng chung sở liệu Tác đơng đến kiểm sốt cung cấp thơng tin + Về kiểm sốt: Dữ liệu thu thập đối chiếu tự động nhằm đảm bảo tính xét duyệt, tính có thực, đầy đủ, xác kịp thời hoạt động kinh doanh + Cung cấp thông tin: Rút ngắn thời gian tạo thông tin người sử dụng tạo thơng tin trực tiếp từ sở liệu Tác động đến máy kế toán + Cơ cấu nhân sự: Việc tổ chức cấu nhân phịng kế tốn phụ thuộc vào cấu tổ chức quản lý tồn cơng ty, khối lượng cơng việc, đặc điểm định hướng ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý doanh nghiệp + Phân chia trách nhiệm: Việc phân chia trách nhiệm thực vào khối lượng công việc, đặc điểm hoạt động tổ chức, yêu cầu quản lý, mức độ phức tạp nghiệp vụ + Phân quyền truy cập: Khi sử dụng ERP, có nhóm chức liên quan mật thiết đến phần hành kế toán khai báo, nhập liệu cung cấp thông tin 1.3.2 Tác động ERP đến tổ chức hệ thống chứng từ mã hóa liệu Hệ thống chứng từ luân chuyển chứng từ: Thực xây dựng hệ thống chứng từ điện tử đáp ứng đầy đủ nội dung lập xét duyệt chứng từ, hình thức chứng từ Cơ sở liệu mã hóa liệu Cơ sở liệu đầu vào phận trở thành sở liệu đầu phận khác Mã hóa liệu: Bộ mã phải giúp nhận diện không nhập nhằng đối tượng, có khả thống kê đối tượng theo thuộc tính khác mã 1.3.3 Tác động ERP đến kiểm sốt thơng tin hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Các Modules sở hệ thống ERP: Một hệ thống ERP bao gồm nhiêu modules tích hợp lại với nhay tùy vào quy mơ, tính phức tạp hoạt động tổ chức, hầu hết hệ thống ERP cho phép tích hợp thêm module doanh nghiệp cá nhu cầu mở rộng tin học hóa Module kiểm sốt: Module Kiểm sốt (CO- controlling), mục đích phân hệ để kiểm soát kế toán nội bộ, xem xét lợi nhuận, chi phí hoạt động doanh nghiệp 10 thời có tính thời vụ Đòi hỏi nhu cầu vốn lượng lao động tương đối lớn 2.1.4 Cơ cấu tổ chức máy quản lý 2.1.5 Cơ cấu tổ chức máy kế toán 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE 2.2.1 Triển khai hệ thống phần mềm vận dụng ERP Ngay từ thành lập, Ban lãnh đạo công ty Cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique định ứng dụng hệ thống ERP vào công tác quản lý mình, hệ thống ERP chọn Microsoft Dynamics AX (AX) Công ty Titan Technology cung cấp Phần mềm Microsoft Dynamics AX sử dụng cho tất phận, khối dịch vụ quản lý Mọi hoạt động doanh nghiệp phần mềm máy tính hỗ trợ thực quy trình xử lý cách tự động hố Chức cá phân hệ phần mềm đƣợc thể qua bảng sau Bảng 2.2 Chức phân hệ phần mềm STT PHÂN HỆ Sales and Distribution Bán hàng phân phối CHỨC NĂNG - Quản lý việc đặt booking, theo dõi tình trạng phịng - Quản lý kế hoạch kinh doanh - Quản lý thu chi quầy lễ tân, thu ngân nhà hàng 11 STT PHÂN HỆ CHỨC NĂNG Product Management Quản trị nguyên vật liệu Human Recourses- Nhân Financial Accounting - Kế tốn tài (FI) Asset Management Quản lý tài sản - Quản lý việc cấp phát, nghiệm thu, chuyển, mượn tài sản - Quản lý việc tính khấu hao, đánh giá lại lý tài sản - Quản lý trình sử dụng tài sản Controlling Kiểm sốt (CO) - Kiểm soát kế toán nội - Xem xét lợi nhuận, chi phí hoạt động doanh nghiệp - Quản lý việc thu mua hàng hóa, thực phẩm, đồ dùng - Quản lý kế hoạch cung ứng hàng hóa - Quản lý giao nhận hàng hóa, thực phẩm… - Quản lý cấu tổ chức, chức danh, mô tả công việc - Quản lý trình tuyển dụng đào tạo - Quản lý hồ sơ q trình cơng tác nhân viên - Quản lý lương, thưởng chế độ sách - Quản lý kế hoạch ngân sách - Quản lý công nợ phải thu, phải trả, tạm ứng - Quản lý chi phí phận - Tổng hợp phân tích hoạt động tài 12 2.2.2 Thực trạng tổ chức quy trình hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Thực trạng quy trình nội dung thông tin + Về thu thập liệu: Đặc điểm hệ thống AX tính chia sẻ liệu sử dụng sở liệu dùng chung nên có bút tốn cập nhật lần ảnh hưởng đến nhiều liệu toàn hệ thống + Về xử lý liệu: Khi hệ thống phần mềm AX ứng dụng công ty, hệ thống chứng từ doanh nghiệp bị ảnh hưởng nhiều phương diện nội dụng lập xét duyệt chứng từ; hình thức chứng từ, số liên lập… Bên cạnh hệ thống loại bỏ số chứng từ giấy, việc kiểm tra chứng từ đầu vào nhân viên nhập liệu thực Thực trạng cung cấp thông tin: Các module Microsoft Dynamics AX phục vụ cho phịng, ban thế, giải mối quan hệ phịng, ban mơ tác nghiệp đội ngũ nhân viên theo quy trình Thơng tin luân chuyển tự động bước quy trình kiểm sốt chặt chẽ Thực trạng phân chia trách nhiệm phân quyền truy cập + Phân chia trách nhiệm: Công ty đưa quy định, quy trình cụ thể có xét duyệt cấp lãnh đạo như: Bảng mô tả công việc cho nhân viên; Danh sách phân quyền người dùng cho phận hệ + Phân quyền truy cập: Công ty có văn bảng, quy định cụ thể có hướng dẫn thực đảm bảo an tồn liệu, thơng tin u cầu kiểm sốt, có bảng mô tả công việc cụ thể điều kiện ứng dụng ERP 13 2.2.3 Thực trạng tổ chức tổ chức hệ thống chứng từ mã hóa liệu Hệ thống chứng từ luân chuyển chứng từ Hệ thống loại bỏ số chứng từ giấy, việc kiểm tra chứng từ đầu vào nhân viên nhập liệu thực tự động hóa Tổ chức sở liệu mã hóa liệu + Tổ chức sở liệu: Tất giao dịch kinh doanh ghi nhận dạng bút tốn cho phép xem ngược thơng tin chi tiết giao dịch cụ thể từ báo cáo tổng hợp + Mã hóa liệu: Cơng ty tiến hành lập mã: mã loại phòng, dịch vụ cung cấp, mã khuyến mãi, mã vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản, mã nhân viên, mã phòng ban, mã phận 2.3.4 Thực trạng tác động ERP đến kiểm sốt thơng tin hệ thống thơng tin kế tốn quản trị + Module kiểm soát (CO) hệ thống Microsoft Dynamics AX: Các giao dịch có liên quan đến nghiệp vụ kế toán sau ghi nhận vào phân hệ Sổ Cái Financial Accounting có liên quan đến tài khoản chi phí doanh thu tự động ghi nhận thêm bên nhóm phân hệ Kế tốn Quản trị - Controlling vào đối tượng chi phí (hoặc doanh thu) định + Về kiểm soát thơng tin thu thập: Thơng tin kiểm sốt chặt chẽ thơng qua quy trình xét duyệt nghiêm ngặt, bước thực trước chưa thực nhân viên thực công đoạn thực cơng việc khơng có đầy đủ thông tin để thực theo yêu cầu hệ thống 14 + Khả truy xuất nguồn gốc: Trong hệ thống Microsoft Dynamics AX chức quan trọng mà theo người sử dụng nhấp chuột vào hạng mục mở hình mở hạng mục cấp thấp để số cụ thể bắt nguồn từ đâu tính tốn + Kiểm sốt tn thủ quy trình: Trong mơi trường ERP, việc thực theo quy trình bắt buộc nhân viên thực hiện, việc quản lý đạt tốt doanh nghiệp sử dụng quy trình tác nghiệp hồn chỉnh hệ thống Do vậy, nhân viên thực cắt đứt cơng đoạn quy trình đó, chức kiểm sốt hệ thống khơng cịn ý nghĩa 2.3.5 Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo quản trị công ty Cổ phần đầu tƣ phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique - Hệ thống báo cáo tình hình hoạt động: Báo cáo doanh thu ngày; Báo cáo kết hoạt động kinh doanh - Hệ thống báo cáo dự toán: Báo cáo dự toán doanh thu theo đơn vị hoạt động; Báo cáo dự tốn chi phí vật dụng cho phịng khách sạn, dự tốn chi phí nguyên liệu, thực phẩm - Hệ thống báo cáo phân tích: Báo cáo phân tích tình hình tài 15 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE 2.3.1 Ƣu điểm Việc ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics AX làm tăng suất lao động nhân viên nói chung nhân viên phận kế tốn nói riêng Giảm bớt khối lượng văn giấy tờ thông qua việc hỗ trợ định dạng trực tuyến, phân quyền phê duyệt trực tiếp phần mềm cho phép cập nhật truy xuất thơng tin cách nhanh chóng Hệ thống AX giúp cho nhân viên cơng ty nói chung phận kế tốn tài nói riêng giảm bớt sai sót hạch tốn Việc tích hợp tất phân hệ tài phi tài giúp nhân viên kiểm toán nội cán quản lý cao cấp kiểm tra tính xác khoản mục, số liệu báo cáo thời điểm Hơn nữa, phân hệ kế toán AX hỗ trợ nâng cao chất lượng cho quy trình kế tốn biện pháp kiểm soát nội 2.3.2 Hạn chế Một là: Hệ thống Microsoft Dynamics AX viết Công ty Titan Technology, cơng ty nước ngồi, nên tồn ngơn ngữ sử dụng hệ thống tiếng Anh, tài liệu hướng dẫn tiếng Anh Chính điều tạo nên hạn chế cho người sử dụng Hai là: Trong chu trình doanh thu, nêu hệ thống 16 thơng tin cịn có vướng mắc về: Sự tự động liên kết giữ thông tin khách hàng với liệu sách việc kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng Ba là: Trong chu trình chi phí Một hạn chế phần mềm việc theo dõi nguyên vật liệu chế biến thức ăn, rượu đơn vị tính nhập kho xuất kho khác Phần mềm cho phép xây dựng bảng giá mua vào hệ thống Chính điều làm cho nhân viên thực nhiều thời gian cho việc nhập liệu giá mua vào thực phầm, nguyên liệu chế biến giá loại thường xuyên thay đổi Bốn là: Hệ thống báo cáo công ty Hệ thống báo cáo thực cơng ty có số báo cáo, nhiên, số báo cáo thiếu số tiêu Báo cáo giá thành; Báo cáo tình hình sử dụng lao động; Báo cáo theo dõi khoản nợ phải thu, phải trả… Hiện tại, báo cáo dự tốn cịn sơ sài chưa đáp ứng yêu cầu cần phải thay cần bổ sung báo cáo Dự toán lưu chuyển tiền tệ Dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng quản lý doanh nghiệp… Hệ thống báo cáo phân tích cơng ty Cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique cịn ít, có báo cáo báo cáo phân tích tình hình tài cơng ty 17 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE 3.1 ĐỊNH HƢỚNG HỒN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE Định hướng hoàn thiện: Xây dựng hệ thống sở liệu thống toàn doanh nghiệp; Hoàn thiện nội dung quy trình thiết lập HTTT KTQT Ngun tắc hồn thiện: Thống nhất; Phù hợp; Hiệu Hoàn thiện phải phù hợp với hạ tầng công nghệ thông tin đặc điểm kinh doanh Công ty đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng nhà quản trị Tăng cường tiện ích chất lượng phân hệ kế tốn tài tổng thể hệ thống Microsoft Dynamics AX Nâng cao khả cảnh báo tính bảo mật hệ thống 3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE 3.2.1 Giải pháp mặt công nghệ Trước tiên tiến hành xem xét lại lực, hiểu biết thành viên đội dự án việc đưa mô tả hoạt động doanh nghiệp yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin yêu cầu 18 kiểm sốt quản lý xử lý thơng tin lực để hợp tác tốt với nhà tư vấn triển khai hệ thống Microsoft Dynamics AX Từ có điều chỉnh lại nhân đội dự án cho phù hợp với yêu cầu để đảm bảo việc triển khai ứng dụng hệ thống đạt kết tốt Bên cạnh đó, đội dự án phận IT cần phối hợp với công ty Titan Technology để khắc phục hạn chế hệ thống + Giải pháp cập nhật bảng giá vật tư mua vào; + Giải pháp quy đổi đơn vị tính; + Giải pháp liên kết thơng tin khách hàng với sách khuyến mãi, giảm giá; + Giải pháp kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng; + Giải pháp chức cảnh báo; + Giải pháp hệ thống báo cáo 3.2.2 Giải pháp tính bảo mật hệ thống thơng tin kế toán quản trị Do hệ thống Microsoft Dynamics AX sử dụng sở liệu dùng chung nên yếu tố bảo mật mang tính chất quan trọng kiểm sốt truy cập từ bên ngồi Có thể dùng biện pháp cấp tài khoản truy cập, quy định số lần phép đăng nhập sai, gởi cảnh báo đến cho phận IT… Doanh nghiệp nên thiết lập kế hoạch chiến lược an ninh hệ thống máy tính cài đặt phần mềm diệt virus, chương trình quét virus cài đặt nhằm phát ngăn chặn đoạn mã độc, chương trình gián điệp, email có tệp tin virus đính kèm nhằm bảo đảm an toàn mạng, internet, kết nối hệ thống, lưu trữ lưu dự phòng Trách nhiệm liên quan cần thực xuyên suốt từ nhân viên đến quản lý, từ phịng cơng nghệ thơng tin đến phịng ban 19 khác Trách nhiệm cần soạn thảo văn có quy định thời gian lưu cụ thể, định kỳ (ngày, tuần, tháng, quý…), không gian lưu hướng dẫn cách thức lưu rõ ràng 3.2.3 Giải pháp quy trình hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Cơng tác giám sát tính tn thủ quy trình hoạt động cần thực định kỳ, xem xét tính phù hợp quy trình với thực tế diễn ra, từ tiến hành cải tiến quy trình, cập nhật sửa đổi thường xuyên để phù hợp tình hình doanh nghiệp 3.2.4 Giải pháp tính kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Kiểm sốt q trình phân quyền để truy cứu trách nhiệm từ đưa biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế sai sót - Kiểm sốt cơng việc nhân viên thơng qua kiểm tra tuân thủ Phân hệ phần mềm AX – Quản lý điều hành cho phép theo dõi trình xét duyệt, thể ý kiến cá nhân xét duyệt để từ truy cứu trách nhiệm - Thực lưu dự phòng tất liệu tập tin phịng ban cơng ty để đề phịng cố nguyên nhân khách quan chủ quan Đồng thời, thực sách thủ tục kiểm soát việc lưu trữ liệu 3.2.5 Giải pháp tổ chức kiểm tra kế toán Kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho cơng tác kế tốn doanh nghiệp thực sách, chế độ ban hành, thơng tin kế tốn cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức cơng tác kế tốn tiết kiệm hiệu Kiểm tra kế toán phận kế tốn tài tự thực hiện, kiểm tra nội tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp 20 Nội dung tổ chức kiểm tra kế tốn bao gồm: + Xây dựng quy trình kiểm tra + Báo cáo kết 3.2.6 Giải pháp chất lƣợng máy kế toán cấu nhân Chất lượng máy kế toán Nhân viên phận kế tốn tài phải đọc hiểu sách hướng dẫn sử dụng, hiểu thuật ngữ hệ thống Microsoft Dynamics AX Bộ phận kế tốn tài cần tổ chức buổi đào tạo để giúp cho nhân viên phận nâng cao trình độ chun mơn, hiểu rõ xử lý tài khoản hệ thống AX, phân tích hoạt động kinh tế, nguyên tắc xử lý kế tốn… Bộ phận IT cơng ty cần tổ chức khóa huấn luyện cho nhân viên để họ có cách nhìn mang tính tổng thể hệ thống, hiểu cách thức mà hệ thống Microsoft Dynamics AX hoạt động nào, liệu liên kết sao, cách thức khai thác báo cáo hệ thống… Cơ cấu nhân sự: Trong môi trường Microsoft Dynamics AX, doanh nghiệp cần quan tâm hai khía cạnh số lượng chất lượng Phân chia trách nhiệm nên xem xét đến khối lượng công việc, mức độ phức tạp công việc, thời gian thực đồng thời đảm bảo công nhân viên với Doanh nghiệp cần lựa chọn nhân viên kế tốn có đủ trình độ chun mơn, kinh nghiệm, kỹ (làm việc nhóm, sử dụng máy tính, phân tích, đánh giá…), hiểu biết quy trình kinh doanh, nhận thức vai trị hệ thống Microsoft Dynamics AX công tác kế tốn có đạo đức nghề nghiệp 21 3.3 CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 3.3.1 Ban lãnh dạo cơng ty ERP giải pháp địi hỏi phối hợp nhiều cá nhân doanh nghiệp Một số quan niệm sai lầm cho triển khai ERP xảy phận công nghệ thông tin hay phịng kế tốn Vai trị người lãnh đạo quan trọng việc giúp cho doanh nghiệp trì ứng dụng thành cơng ERP, nhân chủ chốt trình thực hiện, người định trực tiếp vấn đề hệ thống, định khả nâng cấp mở rộng hệ thống Do ban lãnh đạo phải ln trì phối hợp tránh tình trạng bị thiếu hụt nhân số lượng thành viên khơng đảm bảo, cơng việc q tải chí khơng đủ lực để giải nhiều vấn đề phát sinh thực tế 3.3.2 Bộ phận IT Chịu trách nhiệm việc xây dựng hệ thống ERP, phối hợp với phịng ban đối tác bên ngồi để xây dựng quản lý hệ thống ERP cho công ty Chịu trách nhiệm phối hợp với phòng ban đối tác để trì hệ thống ERP cơng ty thành cơng Hỗ trợ phịng ban việc sử dụng hệ thống ERP Chịu trách nhiệm phối hợp với phịng ban đối tác để trì hệ thống ERP công ty thành công Hỗ trợ phòng ban việc sử dụng hệ thống ERP 3.3.4 Bộ phận kế tốn Trong q trình sử dụng hệ thống Microsoft Dynamics AX, phận kế toán nên đưa đánh giá, đề xuất phân hệ kế tốn để hệ thống ngày hồn thiện Bên cạnh đó, kế tốn cần tham gia xây dựng mục tiêu kế hoạch phát triển hệ thống thông tin công ty Không ngừng 22 bồi dưỡng nhằm nâng cao kiến thức phần mềm cách thức sử dụng phần mềm Microsoft Dynamics AX cho thành viên phận kế tốn tài 23 KẾT LUẬN Ở Việt Nam tới thời điểm này, vấn đề liên quan tới ERP chủ yếu viết tổng kết dạng báo chuyên gia ERP hay người quản lý doanh nghiệp sử dụng ERP kinh nghiệm triển khai hội thảo vấn đề ERP Việt Nam chưa có nhiều nghiên cứu thực nghiệm đặc điểm ứng dụng ERP doanh nghiệp cụ thể Kết nghiên cứu luận văn tác động ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế tốn quản trị cơng ty Cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique đóng góp khơng vấn đề lý luận cho việc xây dựng mơ hình nghiên cứu tác động ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế tốn mà cịn tham khảo có giá trị cho doanh nghiệp khảo sát Luận văn hệ thống hóa cách rõ nét khái niệm, trình hình thành, đặc điểm, phân loại, lợi ích hạn chế công cụ này; tổng quan tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp Điều có ý nghĩa quan trọng tồn doanh nghiệp nói chung thân người làm cơng tác kế tốn nói riêng Trên sở tảng lý thuyết, luận văn tiến hành thu thập liệu khảo sát thực tế tình hình ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics AX tác động đến tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty Cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique Kết cho thấy, ERP giải pháp tích hợp ứng dụng cơng nghệ thơng tin nhằm giúp cho tồn thể phận nói chung phận kế tốn tài nói riêng hoạt động cách hiệu quả, nâng cao suất lao động, giảm thiểu sai sót, cung cấp thơng tin cách xác, kịp thời cho việc quản lý 24 điều hành doanh nghiệp; công cụ hiệu giúp cho doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh xu hội nhập quốc tế Ngoài ra, để tăng cường tác động tích cực hệ thống Microsoft Dynamics AX tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị doanh nghiệp, cần phải thực số giải pháp kiến nghị nâng cao chất lượng người, cải tiến số cơng cụ phân hệ kế tốn tài chính… Mặc dù có nhiều cố gắng luận văn khơng thể tránh khỏi thiếu sót điều kiện khó khăn việc tiếp cận với doanh nghiệp giới hạn thời gian Ngồi ra, thơng tin thu thập có sai sót khách quan liên quan đến nhiệt tình, trình độ, thời gian đầu tư người khảo sát ... hệ thống thông tin kế toán quản trị bối cảnh vận dụng ERP Chương 2: Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế tốn quản trị Cơng ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique. .. HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE 3.1 ĐỊNH HƢỚNG HỒN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY. .. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TRONG BỐI CẢNH VẬN DỤNG ERP 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN KẾ TỐN QUẢN TRỊ 1.1.1 Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Hệ thống thông