Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong bối cảnh vận dụng ERP tại công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng thành đô chi nhánh boutique

`ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐỖ NGUYỄN THÙY DƢƠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG BỐI CẢNH VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Đà Nẵng - Năm 2018 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐỖ NGUYỄN THÙY DƢƠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TRONG BỐI CẢNH VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 60.34.03.01 Ngƣời hƣớng n ho họ : PGS.TS TRẦN ĐÌNH KHƠI NGUN Đà Nẵng - Năm 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn: “Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị bối cảnh vận dụng ERP Công ty Cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique” cơng trình nghiên cứa khoa học nghiêm túc cá nhân tác giả, với hỗ trợ Giáo viên hƣớng dẫn thầy cô Các nội dung nghiên cứu kết nghiên cứu đề tài trung thực chƣa đƣợc công bố Tác giả Đỗ Nguyễn Thùy Dƣơng MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Cấu trúc luận văn Tổng quan đề tài CHƢƠNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG BỐI CẢNH VẬN DỤNG ERP 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN KẾ TỐN QUẢN TRỊ 1.1.1 Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị 1.1.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị 1.1.3 Yêu cầu thơng tin kế tốn quản trị 1.2 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP 10 1.2.1 Khái niệm 10 1.2.2 Đặc điểm ERP 11 1.2.3 Lợi ích ERP 12 1.2.4 Những hiệu bật vận dụng ERP công tác quản trị doanh nghiệp 14 1.2.5 Sự khác biệt ERP so với việc trì nhiều phần mềm quản lý rời rạc 15 1.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG BỐI CẢNH VẬN DỤNG ERP 16 1.3.1 Tác động ERP đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị 16 1.3.2 Tác động ERP đến tổ chức hệ thống chứng từ mã hóa liệu 21 1.3.3 Tác động ERP đến kiểm sốt thơng tin hệ thống thơng tin kế toán quản trị 23 KẾT LUẬN CHƢƠNG 28 CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE 28 2.1 TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP 28 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 28 2.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh giá trị cốt lõi 30 2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh 31 2.1.4 Cơ cấu tổ chức máy quản lý 32 2.1.5 Cơ cấu tổ chức máy kế toán 35 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE 39 2.2.1 Triển khai hệ thống phần mềm vận dụng ERP 39 2.2.2 Thực trạng tổ chức quy trình hệ thống thơng tin kế tốn quản trị 43 2.2.3 Thực trạng tổ chức tổ chức hệ thống chứng từ mã hóa liệu 46 2.3.4 Thực trạng tác động ERP đến kiểm sốt thơng tin hệ thống thơng tin kế tốn quản trị 56 2.3.5 Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo quản trị công ty Cổ phần đầu tƣ phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique 59 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE 66 2.3.1 Ƣu điểm 66 2.3.2 Hạn chế 67 KẾT LUẬN CHƢƠNG 70 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE 71 3.1 ĐỊNH HƢỚNG HỒN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE 71 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE 72 3.2.1 Giải pháp mặt công nghệ 72 3.2.2 Giải pháp tính bảo mật hệ thống thơng tin kế toán quản trị 75 3.2.3 Giải pháp quy trình hệ thống thơng tin kế tốn quản trị 76 3.2.4 Giải pháp tính kiểm sốt hệ thống thơng tin kế toán quản trị 76 3.2.5 Giải pháp tổ chức kiểm tra kế toán 76 3.2.6 Giải pháp chất lƣợng máy kế toán cấu nhân 77 KẾT LUẬN CHƢƠNG 82 KẾT LUẬN 83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (BẢN SAO) DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT HTTT : Hệ thống thông tin KTQT : Kế toán quản trị AX : Microsoft Dynamics AX ERP : Enterprise Resource Planing DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng Trang 2.1 Những kỹ cần thiết nhân viên kế tốn mơi trƣờng ERP 38 2.2 Chức phân hệ phần mềm 42 2.3 Transaction code đƣợc sử dụng cơng ty 51 DANH MỤC HÌNH Số hiệu hình 1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 Tên hình Trang Hệ thống thơng tin kế tốn Chức quy trình hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Quy trình kiểm sốt thơng tin hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Sơ đồ tổ chức máy quản lý Sơ đồ tổ chức máy kế toán Mối quan hệ yếu tố sở vận dụng ERP Giao diện hệ thống Microsoft Dynamics AX phân hệ Tài kế toán Danh sách dimension bắt buộc nhập liệu Danh sách mã phận đƣợc tổ chức hệ thống AX Báo cáo doanh thu ngày khối nhà hàng Báo cáo kết hoạt động kinh doanh khối nhà hàng Báo cáo dự tốn cơng suất phòng khách sạn 25 32 36 40 41 49 50 62 64 65 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết củ đề tài Kế tốn ngày không ngƣời ghi chép thông tin tài lên báo cáo mà cịn tham gia có vai trị quan trọng quản trị doanh nghiệp Một đơn vị muốn phát triển hay muốn tồn vững mạnh khơng thể thiếu hệ thống tài hoạt động hiệu quả, kiểm soát đƣợc hoạt động doanh nghiệp Để làm đƣợc điều thơng tin kế toán phải đƣợc luân chuyển đầy đủ, kịp thời Hệ thống thơng tin kế tốn chặt chẽ giúp ngăn chặn gian lận sai sót cách hiệu quả, phần thiếu quản trị nội doanh nghiệp Chính vậy, ngƣời làm cơng tác kế tốn phải có am hiểu trình thiết kế, phát triển ứng dụng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quy trình quản trị Cùng với phát triển khoa học, tin học đƣợc áp dụng, ngày không dừng phần mềm kế tốn mà cịn bao trùm tất hoạt động Phịng, Ban tồn doanh nghiệp Từ Tập đoàn đa quốc gia đến Cơng ty có quy mơ vừa nhỏ, hệ thống thông tin giúp cho máy đƣợc vận hành cách trơn tru, tiết kiệm thời gian tiền bạc Các quy trình phức tạp, chồng chéo, gây thời gian chí tạo điều kiện cho gian lận, thất thoát Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planing) hệ thống phần mềm doanh nghiệp đƣợc hình thành phát triển từ hệ thống quản lý kiểm soát kinh doanh giúp doanh nghiệp hoạch định quản lý nguồn lực bên bên doanh nghiệp Trong hệ thống ERP, tất liệu đƣợc tích hợp chặt chẽ với sử dụng sở liệu thống Mức độ hiệu hoạt động hệ thống ERP dựa chủ yếu vào thông tin thu thập, xử lý 71 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE 3.1 ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐƠ CHI NHÁNH BOUTIQUE Định hƣớng hồn thiện: Xây dựng hệ thống sở liệu thống toàn doanh nghiệp; Hồn thiện nội dung quy trình thiết lập HTTT KTQT Nguyên tắc hoàn thiện: Thống nhất; Phù hợp; Hiệu Hoàn thiện phải phù hợp với hạ tầng công nghệ thông tin đặc điểm kinh doanh Công ty đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin đa dạng nhà quản trị Tăng ƣờng tiện í h hất lƣợng ủ phân hệ ế toán tài hính tổng thể hệ thống Mi rosoft Dyn mi s AX Nhƣ biết, phân hệ kế tốn phân hệ “xƣơng sống” tồn hệ thống AX doanh nghiệp Thông tin phận kế tốn tài cung cấp khơng giúp ban lãnh đạo công ty đƣa định xác, kịp thời mà cịn giúp doanh nghiệp củng cố lòng tin cho nhà đầu tƣ, bạn hàng tƣơng lai, nhờ có điều kiện thiết lập, trì phát triển mối quan hệ kinh tế với nhiều tổ chức, cá nhân khác Một số biện pháp nhằm nâng cao tiện ích chất lƣợng phân hệ kế toán tài nhƣ: giải pháp mặt cơng nghệ, giải pháp chất lƣợng nhân viên phân hệ… Nâng o ảnh báo tính bảo mật ủ hệ thống Vì AX 72 tích hợp tất phân hệ hệ thống sử dụng sở liệu dùng chung nên việc bảo mật hệ thống quan trọng Bởi vì, hệ thống bị xâm nhập cách bất hợp pháp dù nhỏ gây hậu to lớn, gây xáo trộn hoạt động Công ty, ảnh hƣởng trực tiếp đến tồn phát triển doanh nghiệp Bên cạnh đó, với vai trị mình, việc nâng cao khả cảnh báo hệ thống AX việc cần thiết, từ giúp cho nhân viên phận kế tốn tài nói riêng nhân viên tồn cơng ty nói chung giảm thiểu đƣợc sai sót cơng việc 3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE 3.2.1 Giải pháp mặt công nghệ Những hạn chế tổ chức cơng tác kế tốn Cơng ty ứng dụng phần mềm Microsoft Dynamics AX xuất phát từ trình phân tích thử nghiệm hệ thống khơng thật hiệu quả, để khắc phục: Trƣớc tiên tiến hành xem xét lại lực, hiểu biết thành viên đội dự án việc đƣa mô tả hoạt động doanh nghiệp yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin u cầu kiểm sốt quản lý xử lý thơng tin nhƣ lực để hợp tác tốt với nhà tƣ vấn triển khai hệ thống Microsoft Dynamics AX Từ có điều chỉnh lại nhân đội dự án cho phù hợp với yêu cầu để đảm bảo việc triển khai ứng dụng hệ thống đạt kết tốt Bên cạnh đó, đội dự án phận IT cần phối hợp với Công ty Titan Technology để khắc phục hạn chế hệ thống 73 + Giải pháp cập nhật bảng giá vật tƣ mua vào: Phần mềm nên hỗ trợ xây dựng nhiều bảng giá khác nhau, phần đơn giá bổ sung thêm tỷ lệ giảm giá tăng giá so với giá gốc Từ làm giảm khối lƣơng công việc nhân viên thực nhập đơn giá cho vật tƣ mua vào + Giải pháp quy đổi đơn vị tính: Để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên thực phần mềm nên hỗ trợ quy đổi đơn vị tính việc theo dõi vật tƣ nguyên vật liệu để kết xuất báo cáo chi phí phận nhà hàng theo yêu cầu + Giải pháp liên kết thông tin khách hàng với sách khuyến mãi, giảm giá, Cơng ty kết hợp với đơn vị cung cấp phần mềm hỗ trợ thêm tính liên kết này, giúp Cơng ty kiểm soát đƣợc đối tƣợng đƣợc hƣởng sách nhƣ quy định + Giải pháp kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng, phần mềm tạo thêm trƣờng liệu thể hạn mức tín dụng đối tƣợng khách hàng theo mã khách hàng đƣợc chọn giao diện tạo booking, cảnh báo không cho thực booking hạn mức tín dụng thời điểm khơng cho phép + Giải pháp chức cảnh báo: Hệ thống cần bổ sung hoàn thiện chức cảnh báo để giảm thiểu sai sót nhân viên trình thực + Giải pháp hệ thống báo cáo: Hoàn thiện hệ thống báo cáo tình hình thực hiện: Cần thay đổi nội dung số báo cáo chƣa thật phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin, bổ sung thêm báo cáo chi tiết cần thiết nhƣ báo cáo tình hình sử dụng lao động, báo cáo theo dõi công nợ, giúp nhà lãnh đạo dễ dàng việc cập nhật 74 thông tin hoạt động kinh doanh cơng ty Hồn thiện hệ thống báo cáo dự toán: Thay đổi nội dung số báo cáo chƣa thật phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin Cần bổ sung thêm báo cáo dự toán lƣu chuyển tiền tệ, với thông tin mức dự trữ tiền tối thiểu để từ có kế hoạch bù đắp lƣợng tiền thiếu hụt cho hợp lý kịp thời, cần phải huy động thêm vốn vay ngân hàng, tránh phải tạm dừng hoạt động kinh doanh hủy bỏ dự án thiếu hụt vốn Hồn thiện hệ thống báo cáo phân tích: tơi kiến nghị thêm số báo cáo nhƣ sau: Báo cáo kiểm sốt chi phí; Báo cáo kiểm sốt giá thành; Báo cáo kiểm soát doanh thu; Báo cáo kiểm soát lợi nhuận; Báo cáo thành quản lý theo trung tâm trách nhiệm; Các báo cáo kế toán quản trị phục vụ chức định Đối với form mẫu báo cáo quản trị: phần mềm nên quy định lƣu trữ form mẫu báo cáo quản trị chuẩn đƣợc thống phòng ban công ty Đồng thời cho phép lƣu trữ form báo cáo đƣợc chỉnh sửa theo yêu cầu ngƣời sử dụng vùng liệu khác để không làm ảnh hƣởng đến form mẫu quy định sử dụng lại cần Xây dựng chương trình đánh giá hệ thống ERP : Cơng ty Cổ phần đầu tƣ phát triển xây dựng Thành Đơ Chi nhánh Boutique cần xây dựng cho chƣơng trình đánh giá hệ thống ERP việc áp dụng hệ thống Công ty Định kỳ năm, phát phiếu điều tra lấy ý kiến nhân viên công tác ứng dụng hệ thống ERP qua tiêu chí: - Tính ổn định hệ thống; - Hệ thống có đáp ứng đƣợc nhu cầu thơng tin; 75 - Hệ thống có xử lý đƣợc cơng việc; - Hệ thống có xử lý theo quy trình; - Tính trung thực số liệu; - Những vấn đề tồn sử dụng hệ thống Từ đó, phận IT ghi nhận ý kiến thực cải tạo hệ thống thƣờng xuyên khắc phục vấn đề tồn 3.2.2 Giải pháp tính bảo mật hệ thống thơng tin kế toán quản trị Trƣớc hết phải làm cho nhân viên Công ty nhận thấy đƣợc tầm quan trọng công tác bảo mật việc sử dụng hệ thống Microsoft Dynamics AX Do hệ thống Microsoft Dynamics AX sử dụng sở liệu dùng chung nên yếu tố bảo mật mang tính chất quan trọng kiểm sốt truy cập từ bên ngồi Mục tiêu thủ tục kiểm soát ngăn ngừa ngƣời từ bên ngồi tiếp cận hệ thống máy tính, mà có cài đặt ứng dụng AX Có thể dùng biện pháp nhƣ cấp tài khoản truy cập, quy định số lần đƣợc phép đăng nhập sai, gởi cảnh báo đến cho phận IT… Doanh nghiệp nên thiết lập kế hoạch chiến lƣợc an ninh hệ thống máy tính nhƣ cài đặt phần mềm diệt virus, chƣơng trình quét virus đƣợc cài đặt nhằm phát ngăn chặn đoạn mã độc, chƣơng trình gián điệp, email có tệp tin virus đính kèm nhằm bảo đảm an toàn mạng, internet, kết nối hệ thống, lƣu trữ lƣu dự phòng Trách nhiệm liên quan cần đƣợc thực xuyên suốt từ nhân viên đến quản lý, từ phịng cơng nghệ thơng tin đến phịng ban khác Trách nhiệm cần đƣợc soạn thảo văn có quy định thời gian lƣu cụ thể, 76 định kỳ (ngày, tuần, tháng, quý…), không gian lƣu hƣớng dẫn cách thức lƣu rõ ràng 3.2.3 Giải pháp quy trình hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Nhƣ biết, hệ thống vận dụng ERP phận thực đƣợc nhiệm vụ phận trƣớc chƣa thực Thế nên, cơng việc khơng thể hồn thành theo kịp tiến độ tìm hiểu đƣợc ngun nhân khâu từ đƣa giải pháp khắc phục kịp thời Cơng tác giám sát tính tn thủ quy trình hoạt động cần đƣợc thực định kỳ, xem xét tính phù hợp quy trình với thực tế diễn ra, từ tiến hành cải tiến quy trình, cập nhật sửa đổi thƣờng xuyên để phù hợp tình hình doanh nghiệp 3.2.4 Giải pháp tính kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Kiểm sốt q trình phân quyền để truy cứu trách nhiệm từ đƣa biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế sai sót - Kiểm sốt cơng việc nhân viên thông qua kiểm tra tuân thủ Phân hệ phần mềm AX – Quản lý điều hành cho phép theo dõi trình xét duyệt, nhƣ thể ý kiến cá nhân xét duyệt để từ truy cứu trách nhiệm - Thực lƣu dự phòng tất liệu tập tin phịng ban cơng ty để đề phịng cố nguyên nhân khách quan chủ quan Đồng thời, thực sách thủ tục kiểm soát việc lƣu trữ liệu 3.2.5 Giải pháp tổ chức kiểm tra kế toán Kiểm tra kế tốn nhằm đảm bảo cho cơng tác kế tốn doanh nghiệp thực sách, chế độ đƣợc ban hành, thơng tin kế tốn 77 cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức cơng tác kế toán tiết kiệm hiệu Kiểm tra kế tốn phận kế tốn tài tự thực hiện, kiểm tra nội tổ chức công tác kế tốn doanh nghiệp Đó kiểm tra lẫn phần hành kiểm tra cấp cấp dƣới Tổ chức kiểm tra kế toán trách nhiệm ngƣời đứng đầu cơng tác kế tốn doanh nghiệp Cần phải vào yêu cầu công tác mà xác định nội dung, phạm vi, thời điểm phƣơng pháp tiến hành kiểm tra kế toán Nội dung tổ chức kiểm tra kế tốn bao gồm: + Xây dựng quy trình kiểm tra: Kiểm tra công việc thiếu hoạt động kiểm tra, nhân viên khơng cố gắng hồn thành nhiệm vụ Tuy nhiên, kiểm tra nhiều giảm số lƣợng thời gian làm việc nhân viên Vì thế, xây dựng quy trình kiểm tra, ban lãnh đạo công ty cần phải xác định mục đích việc kiểm tra để từ đƣa nội dung cần đƣợc kiểm tra xác định phần hành cần phải kiểm tra Tất việc cịn nhằm mục đích báo cho phần hành đƣợc kiểm tra biết để chuẩn bị hồ sơ, xếp thời gian công việc + Báo cáo kết quả: Sau việc kiểm tra kết thúc, ngƣời kiểm tra phải đƣa báo cáo kết kiểm tra, đồng thời đề nghị biện pháp xử lý vấn đề tồn đọng Ngoài ra, kết kiểm tra sở để phận kế tốn tài nhìn lại ƣu nhƣợc điểm cơng việc làm, giúp phận kế tốn đƣa hƣớng xử lý công việc tốt 3.2.6 Giải pháp chất lƣợng máy kế toán ấu nhân Chất lƣợng ủ máy ế toán 78 Một giải pháp đầu tiền ngƣời để hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn Cơng ty Cổ phần đầu tƣ phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique nâng cao chất lƣợng nhân viên phận Để làm đƣợc điều này, trƣớc tiên nhân viên phận kế tốn tài phải đọc hiểu đƣợc sách hƣớng dẫn sử dụng, hiểu đƣợc thuật ngữ hệ thống Microsoft Dynamics AX Do vậy, nhân viên phận kế tốn tài cần bồi dƣỡng thêm Anh văn, nắm rõ thuật ngữ tiếng Anh chun ngành kế tốn để sử dụng phần mềm hiệu Bộ phận IT Cơng ty cần tổ chức khóa huấn luyện cho nhân viên để họ có cách nhìn mang tính tổng thể hệ thống, hiểu đƣợc cách thức mà hệ thống Microsoft Dynamics AX hoạt động nhƣ nào, liệu đƣợc liên kết sao, cách thức khai thác báo cáo hệ thống… Bên cạnh đó, phận kế tốn tài cần tổ chức buổi đào tạo để giúp cho nhân viên phận nâng cao trình độ chuyên môn, hiểu rõ xử lý tài khoản hệ thống AX, phân tích hoạt động kinh tế, nguyên tắc xử lý kế toán… Nhân viên phận kế tốn tài cần hỗ trợ lẫn q trình làm việc từ nâng cao suất lao động phòng Cơ ấu nhân Trong môi trƣờng Microsoft Dynamics AX, doanh nghiệp cần quan tâm hai khía cạnh số lƣợng chất lƣợng Doanh nghiệp cần định số lƣợng nhân viên phận công việc cụ thể Để xác định số lƣợng nhân viên cần thiết, cần vào cấu tổ chức toàn doanh nghiệp, yêu cầu công việc, yêu cầu quản lý kiểm sốt Trong đó, u cầu cơng việc 79 quan trọng để phân chia trách nhiệm nhân viên Khi phân chia trách nhiệm nên xem xét đến khối lƣợng công việc, mức độ phức tạp công việc, thời gian thực đồng thời đảm bảo công nhân viên với Công việc cụ thể nhân viên cần đƣợc soạn thảo thể qua bảng mô tả công việc Ý nghĩa bảng mô tả công việc khơng giúp ích cho nhân viên hiểu rõ cơng việc mà cịn rõ mối quan hệ phận Doanh nghiệp cần lựa chọn nhân viên kế tốn có đủ trình độ chun mơn, kinh nghiệm, kỹ (làm việc nhóm, sử dụng máy tính, phân tích, đánh giá…), hiểu biết quy trình kinh doanh, nhận thức đƣợc vai trò hệ thống Microsoft Dynamics AX cơng tác kế tốn có đạo đức nghề nghiệp Những tiêu chí cần đƣợc quy định rõ ràng để thực trình tuyển dụng đào tạo nhân viên kế toán Hiện tại, nhân viên chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc phận kế tốn tài chính, thân nhân viên cần cố gắng học hỏi thêm đồng thời kế tốn trƣởng cần có biện pháp để hỗ trợ nhân viên Nếu nhân viên khơng thể cải thiện đƣợc kế tốn trƣởng cần có định kịp thời nhƣ chuyển cơng tác sa thải để tránh làm ảnh hƣởng đến cơng việc chung, gây trì trệ hệ thống 80 3.3 CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 3.3.1 B n lãnh ạo ông ty Ban lãnh đạo Công ty phải ghi nhớ ERP cơng cụ kỳ diệu để chuyển hóa tất cả, khơng đảm bảo cho thành cơng doanh nghiệp Ban lãnh đạo phải ngƣời thấu hiểu, chia sẻ, tạo điều kiện động viên Phải có cam kết hỗ trợ mạnh mẽ suốt trình triển khai ứng dụng ERP Bởi vai trò ngƣời lãnh đạo quan trọng việc giúp cho doanh nghiệp trì ứng dụng thành công ERP, nhân chủ chốt trình thực hiện, ngƣời định trực tiếp vấn đề hệ thống, định khả nâng cấp mở rộng hệ thống Nếu ban lãnh đạo không tham gia đến cùng, khơng dành thời gian thích đáng cho việc dễ dẫn đến nguy thất bại việc ứng dụng ERP ERP giải pháp đòi hỏi phối hợp nhiều cá nhân doanh nghiệp Một số quan niệm sai lầm cho triển khai ERP xảy phận cơng nghệ thơng tin hay phịng kế tốn Do ban lãnh đạo phải ln trì phối hợp tránh tình trạng bị thiếu hụt nhân số lƣợng thành viên không đảm bảo, công việc tải chí khơng đủ lực để giải nhiều vấn đề phát sinh thực tế 3.3.2 Bộ phận IT Chịu trách nhiệm việc xây dựng hệ thống ERP, phối hợp với phòng ban đối tác bên để xây dựng quản lý hệ thống ERP cho Công ty Quản lý, xây dựng, phát triển hệ thống thông tin Công ty bao gồm: hệ thống hạ tầng, hệ thống phần mềm ứng dụng hoạt động ổn định đảm bảo 81 hỗ trợ công việc kinh doanh xuyên suốt, hiệu cao Quản lý, phát triển, ứng dụng hạ tầng đảm bảo ổn định, an toàn để phục vụ cho việc thông tin liên lạc nội bộ, nhƣ với bên ngồi đƣợc xun suốt, nhanh chóng Chịu trách nhiệm phối hợp với phòng ban đối tác để trì hệ thống ERP cơng ty thành cơng Hỗ trợ phịng ban việc sử dụng hệ thống ERP Soạn thảo, huấn luyện cho ngƣời dùng sách, quy định sử dụng an tồn thơng tin, bảo mật công ty, nhƣ kỹ năng, kiến thức hệ thống Microsoft Dynamics AX Đảm bảo an toàn cho hệ thống (bảo mật, kế hoạch lƣu trữ …) 3.3.4 Bộ phận ế tốn Trong q trình sử dụng hệ thống Microsoft Dynamics AX, phận kế toán nên đƣa đánh giá, đề xuất phân hệ kế tốn để hệ thống ngày hồn thiện Bên cạnh đó, kế tốn cần tham gia xây dựng mục tiêu kế hoạch phát triển hệ thống thông tin Công ty Trong điều kiện ứng dụng ERP, giới hạn không gian, quy mô, khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh nhiều… đƣợc khắc phục nên việc cải tổ máy kế tốn cần đƣợc ý Khơng ngừng bồi dƣỡng nhằm nâng cao kiến thức phần mềm cách thức sử dụng phần mềm Microsoft Dynamics AX cho thành viên phận kế toán tài Kế tốn trƣởng nên ngƣời phân quyền truy cập hệ thống cho nhân viên phận 82 KẾT LUẬN CHƢƠNG Việc ứng dụng thành công hệ thống Microsoft Dynamics AX tạo thay đổi lớn tổ chức hệ thống thông tin kế tốn quản trị Cơng ty Cổ phần đầu tƣ phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique Nó trở thành phƣơng tiện hữu ích hoạt động doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao lực, cải tiến hiệu hoạt động, giảm thiểu sai sót hồn thành mục tiêu tổ chức Chƣơng III trình bày số quan điểm, giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị hệ thống Microsoft Dynamics AX công ty, nhƣ quan điểm giải pháp cơng nghệ, quy trình hệ thống thơng tin kế tốn quản trị, tính bảo mật kiểm sốt hệ thống, nâng cao trình độ nhân viên phận kế toán cấu nhân sự, … nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Bên cạnh số kiến nghị doanh nghiệp nhà cung cấp để hệ thống hoạt động tốt Hiện môi trƣờng hoạt động kinh doanh ngày phức tạp, canh tranh doanh nghiệp ngày lớn… vậy, cần phải hồn thiện hệ thống Microsoft Dynamics AX để Công ty hoạt động tốt hơn, giảm thiểu rủi ro tƣơng lai 83 KẾT LUẬN Ở Việt Nam tới thời điểm này, vấn đề liên quan tới ERP chủ yếu đƣợc viết tổng kết dƣới dạng báo chuyên gia ERP hay ngƣời quản lý doanh nghiệp sử dụng ERP kinh nghiệm triển khai hội thảo vấn đề ERP Việt Nam chƣa có nhiều nghiên cứu thực nghiệm đặc điểm ứng dụng ERP doanh nghiệp cụ thể Kết nghiên cứu luận văn tác động ERP đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Công ty Cổ phần đầu tƣ phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique đóng góp khơng vấn đề lý luận cho việc xây dựng mơ hình nghiên cứu tác động ERP đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn mà cịn tham khảo có giá trị cho doanh nghiệp đƣợc khảo sát Luận văn hệ thống hóa cách rõ nét khái niệm, q trình hình thành, đặc điểm, phân loại, lợi ích hạn chế công cụ này; tổng quan tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp Điều có ý nghĩa quan trọng tồn doanh nghiệp nói chung thân ngƣời làm cơng tác kế tốn nói riêng Trên sở tảng lý thuyết, luận văn tiến hành thu thập liệu khảo sát thực tế tình hình ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics AX nhƣ tác động đến tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty Cổ phần đầu tƣ phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique Kết cho thấy, ERP giải pháp tích hợp ứng dụng công nghệ thông tin nhằm giúp cho tồn thể phận nói chung phận kế tốn tài nói riêng hoạt động cách hiệu quả, nâng cao suất lao động, giảm thiểu sai sót, cung cấp thơng tin cách xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp; công cụ hiệu giúp cho doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh xu hội nhập quốc tế 84 Ngoài ra, để tăng cƣờng tác động tích cực hệ thống Microsoft Dynamics AX tổ chức hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp, cần phải thực số giải pháp kiến nghị nhƣ nâng cao chất lƣợng ngƣời, cải tiến số công cụ phân hệ kế tốn tài chính… Mặc dù có nhiều cố gắng nhƣng luận văn tránh khỏi thiếu sót điều kiện khó khăn việc tiếp cận với doanh nghiệp giới hạn thời gian Ngồi ra, thơng tin thu thập đƣợc có sai sót khách quan liên quan đến nhiệt tình, trình độ, thời gian đầu tƣ ngƣời đƣợc khảo sát DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Carl Marnewick, Lessing Labuschagne (2005), "A conceptual model for enterprise resource planning (ERP)" [2] Nghiên cứu Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) đề tài “Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Cơng ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim” [3] Nghiên cứu tác giả Trần Thị Thu Hà (2010) đề tài “Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Công ty TNHH Thương mại giao nhận quốc tế Đà Nẵng” [4] Nghiên cứu tác giả Nguyễn Thị Kim Phƣớc (2016) đề tài “Sự tác động ERP đến kế toán quản trị doanh nghiệp Việt Nam” [5] Thông tin tài liệu nội Doanh nghiệp ... THÙY DƢƠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG BỐI CẢNH VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số:... tổ chức hệ thống báo cáo quản trị công ty Cổ phần đầu tƣ phát triển xây dựng Thành Đô Chi nhánh Boutique 59 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ... QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔ CHI NHÁNH BOUTIQUE 71 3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN