Hoàn thiện thủ tục kiểm tra chi tiết trong kiểm toán chu trình bán hàng - thanh toán tại Công ty Dịch vụ tư vấn Tài chính kế toán và kiểm toán - AASC.DOC

Hoàn thiện thủ tục kiểm tra chi tiết trong kiểm toán chu trình bán hàng - thanh toán tại Công ty Dịch vụ tư vấn Tài chính kế toán và kiểm toán - AASC.

Lời nói đầu

Trên thế giới, hoạt động kiểm toán độc lập ra đời khá sớm cùng với sự ra

đời và phát triển của nền kinh tế thị trờng đây là xu thế tất yếu, khách quan cótính quy luật của nền kinh tế thị trờng Nếu nói rằng nền kinh tế thị trờng cóhiệu quả cao hơn nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung, thì kiểm toán độc lậpchính là một công cụ quản lý kinh tế tài chính đắc lực góp phần nâng cao hiệuquả đó

Đặc trng của kinh tế thị trờng là nhiều thành phần kinh tế, tự do sản xuấtkinh doanh và cạnh tranh Để tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp phải hạnchế mặt trái, tiêu cực của cơ chế thị trờng, tự thân vận động phù hợp với những

đòi hỏi có tính quy luật sống còn của nó Tổ chức kiểm toán độc lập là nhữngdoanh nghiệp nhng không cạnh tranh với các doanh nghiệp khác (trừ doanhnghiệp kiểm toán) mà là bạn hàng giúp các doanh nghiệp tồn tại và phát triểntrong cạnh tranh

Ra đời từ năm 1991, hoạt động kiểm toán Việt Nam hiện nay còn khánon trẻ và đang đứng trớc nhiều khó khăn, thử thách Để có thể cạnh tranh vớicác hãng kiểm toán nớc ngoài, các Công ty kiểm toán Việt Nam phải khôngngừng nâng cao chất lợng dịch vụ kiểm toán của mình

Báo cáo kiểm toán là sản phẩm của cuộc kiểm toán, các kết luận thích

đáng về BCTC đợc kiểm toán cần dựa trên các bằng chứng kiểm toán đầy đủ

và đáng tin cậy Để có bằng chứng kiểm toán thỏa mãn các yêu cầu trên cầnphải kết hợp linh hoạt thủ tục kiểm soát thủ tục phân tích và thủ tục kiểm trachi tiết Trong đó kiểm tra chi tiết luôn đợc xem là thủ tục kiểm toán cung cấpcho KTV những bằng chứng kiểm toán với số lợng lớn và độ tin cậy cao

Với những lý do trên, trong thời gian thực tập tại Công ty dịch vụ t vấn

tài chính kế toán và kiểm toán AASC em đã chọn đề tài Hoàn thiện thủ tục“Hoàn thiện thủ tục

kiểm tra chi tiết trong kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán tại Công

ty Dịch vụ T vấn Tài chính kế toán và Kiểm toán (AASC)” cho chuyên đề tốt

nghiệp của mình Việc nghiên cứu đề tài này là hết sức cần thiết giúp KTVnâng cao hiệu quả áp dụng thủ tục này trong việc thu thập bằng chứng kiểmtoán đặc biệt trong chu trình mua hàng- thanh toán

Dựa trên phơng pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, logic,nghiên cứu chơng trình kiểm toán của Công ty kết hợp với các phơng pháp cụthể mô tả phân tích và sử dụng bảng biểu sơ đồ trong trình bày, minh họa,chuyên đề tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận kiểm tra chi tiết trong kiểm toánchu trình chu trình mua hàng - thanh toán tìm hiểu và đánh giá thực trạng ápdụng thủ tục kiểm tra chi tiết trong kiểm toán chu trình này do AASC thựchiện tại hai đơn vị khách hàng là Công ty A và Công ty TNHH B từ đó đề xuấtmột số phơng hớng, giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lợng bằng

chứng kiểm toán thu thập đợc thông qua việc áp dụng thủ tục này đặc biệttrong kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán

Để thực hiện đựợc các nội dung trên ngoài lời mở đầu và kết luận, kếtcấu luận văn gồm 3 phần:

Chơng I: Cơ sở lý luận chung về chu trình mua hàng - thanh toán và thủ

tục kiểm tra chi tiết trong kiểm toán BCTC

Chơng II: Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết trong kiểm toán BCTC tại

AASC

Chơng III: Một vài nhận xét và kiến nghị về thủ tục kiểm tra chi tiết

trong chi tiết do Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán thựchiện

Chơng I Cơ sở lý luận chung về thủ tục kiểm tra chi tiết trong kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán– thanh toán

I Khái quát chung về chu trình mua hàng - thanh toán

Trong giáo trình “Hoàn thiện thủ tụcLý thuyết kiểm toán” (giáo s Nguyễn Quang Quynhchủ biên) đã nêu ra một định nghĩa về kiểm toán nh sau: “Hoàn thiện thủ tụcKiểm toán là hoạt

động xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động đợc kiểm toán bằng hệthống phơng pháp kỹ thuật của kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng

từ do các kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tơng xứng thực hiện trên cơ sở

hệ thống pháp lý có hiệu lực.”

Ngời ta có thể phân loại kiểm toán theo nhiều cách với nhiều tiêu thứcphân loại khác nhau Theo tổ chức bộ máy kiểm toán thì có thể phân chia kiểmtoán thành 3 loại: kiểm toán độc lập, kiểm toán nhà nớc và kiểm toán nội bộ;theo phơng pháp áp dụng trong kiểm toán có kiểm toán chứng từ và kiểm toánngoài chứng từ; theo quan hệ giữa chủ thể và khách thể trong kiểm toán có nội

kiểm và ngoại kiểm; theo đối tợng cụ thể của kiểm toán có kiểm toán tàichính, kiểm toán nghiệp vụ và kiểm toán liên kết.

Hiện nay ở nhiều nơi trên thế giới, ngời ta thờng đồng nhất kiểm toánvới kiểm toán tài chính do kiểm toán tài chính đã trở nên rất quen thuộc, phổbiến và chủ thể của kiểm toán tài chính thờng là kiểm toán viên độc lập Cácbảng khai tài chính là đối tợng trực tiếp của kiểm toán tài chính, quan trọngnhất là báo cáo tài chính Tuy nhiên, các bảng khai tài chính này không thểtách rời các tài liệu kế toán, các hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của

đơn vị đợc kiểm toán Mục tiêu và chức năng của kiểm toán tài chính khôngchỉ là xác minh độ tin cậy của các con số, các chỉ tiêu mà còn là nội dung kinh

tế ẩn chứa trong các con số, các chỉ tiêu phản ánh mối quan hệ bên trong củahoạt động tài chính

Do đặc điểm của đối tợng kiểm toán, kiểm toán tài chính thờng sử dụngtổng hợp các phơng pháp kiểm toán để thu thập bằng chứng kiểm toán đó làphơng pháp kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ Với đối tợng và phơng pháp

nh trên, KTTC có hai cách cơ bản để tiếp cận các bảng khai tài chính: theokhoản mục hoặc theo chu trình

Phân theo khoản mục là cách phân chia máy móc từng khoản mục hoặcnhóm khoản mục theo thứ tự trong các bảng khai vào một phần hành Phânchia theo chu trình là cách chia thông dụng hơn căn cứ vào mối liên hệ chặtchẽ lẫn nhau giữa các khoản mục các quá trình cấu thành, các yếu tố trong mộtchu trình chung của hoạt động tài chính Cách phân chia này hiệu quả hơn doxuất phát từ mối liên hệ vốn có của các nghiệp vụ Có 6 chu trình nghiệp vụ cơbản tồn tại trong mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau (Sơ đồ 1)

Sơ đồ 1: Các chu trình trong kiểm toán tài chính

Quá trình mua vào và thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp (gọi tắt làchu trình mua hàng - thanh toán) là chu trình nghiệp vụ rất quan trọng, nócung cấp các yếu tố đầu vào cho toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp Chu trình mua hàng - thanh toán vừa là một giai đoạn của quátrình sản xuất kinh doanh vừa là một chu trình nghiệp vụ cụ thể Đặc điểmquan trọng của chu trình là số lợng lớn các tài khoản liên quan nhiều hơn sovới tất cả các chu trình khác Điều này đúng ở hầu hết các Công ty, do vậy

Tiền

Hàng tồn kho

Huy động – hoàn trả vốn Mua hàng –thanh toán Tiền lơng vànhân viên Bán hàng

– thu tiền

phải mất nhiều thời gian và công sức hơn để kiểm tra chi tiết chu trình này.

Quá trình mua hàng hóa hay dịch vụ bao gồm những khoản mục nhnguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, vật t điện nớc, nghiên cứu và phát triển sửachữa, bảo trì…và quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó Chuvà quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó Chutrình này gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa và dịch

vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, không bao gồm quá trình mua

và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhợng và phân bổchi phí bên trong doanh nghiệp

Chu trình thờng bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt hàng của ngời cótrách nhiệm tại bộ phận có nhu cầu về hàng hóa hay dịch vụ và kết thúc bằngviệc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa, dịch vụ nhận đợc Các chứcnăng cơ bản của chu trình là:

Xử lý đơn đặt mua hàng hóa, dịch vụ: đơn đặt hàng đợc lập bởi Công

ty khách hàng là khởi điểm đầu của chu kỳ Việc phê chuẩn các nghiệp vụ muahàng có vai trò rất quan trọng vì nó bảo đảm hàng hóa dịch vụ đợc mua theo

đúng mục đích tránh các trờng hợp mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàngkhông cần thiết Quyền phê duyệt đối với từng mặt hàng phụ thuộc vào quymô và sự phân quyền trong tổ chức bộ máy quản lý của từng doanh nghiệp.Sau khi việc mua hàng đã đợc phê chuẩn thì phải có đơn đặt mua hàng hóadịch vụ ghi rõ mặt hàng cụ thể với ở một mức giá nhất định và ngày giao nhận

cụ thể Đơn đặt hàng đợc xem nh là một chứng từ hợp pháp và là một đề nghị

để mua hàng hóa hay dịch vụ Nếu ngời bán và ngời mua có quan hệ giao dịchlớn cần phải ký kết hợp đồng cung ứng để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ củacác bên tham gia

Nhận hàng hóa hay dịch vụ: việc nhận hàng hóa hay dịch vụ từ ngời

bán là thời điểm bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đến bên bán trên sổsách của họ Khi nhận hàng các đơn vị phải kiểm tra mẫu mã số lợng, thời gian

và các điều kiện có liên quan đến việc tiếp nhận hàng Nhân viên phòng tiếpnhận sau khi nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng và gửi một bản sao đếnphòng kế toán để tiến hành ghi sổ các khoản phải trả, một bản gửi cho bộ phậnkho để tiến hành nhập kho hàng hóa, vật liệu

Ghi nhận các khoản nợ ngời bán: kế toán các khoản phải trả có trách

nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua hàng và ghi sổ chi tiết tài khoản

“Hoàn thiện thủ tụcphải trả ngời bán” Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hóa đơn của ngờibán thì phải so sánh mẫu mã, giá cả, số lợng, phơng thức và chi phí vận chuyểntrên hóa đơn đặt mua và báo cáo nhận hàng, cộng lại số tiền phát sinh và ghi

sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán: đối với hầu hết

các Công ty, hoá đơn do kế toán các khoản nợ phải trả lu giữ cho đến khi thanhtoán Thanh toán thờng đợc thực hiện bằng các hình thức nh: ủy nhiệm chi, séchoặc phiếu chi làm thành nhiều bản, một bản gửi cho ngời thanh toán, một bảnsao lu lại trong hồ sơ theo ngời đợc thanh toán

II Kế toán chu trình mua hàng - thanh toán

2.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng

Là một trong các chu trình nghiệp vụ cơ bản, các nghiệp vụ trong chutrình mua hàng - thanh toán phát sinh với số lợng lớn, để phản ánh đầy đủ vàkịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh doanh nghiệp phải sử dụng các chứng

từ phù hợp đợc thiết kế riêng Kết hợp với các chứng từ doanh nghiệp sử dụngmột hệ thống sổ sách kế toán để phục vụ cho việc hạch toán Trong chu trìnhnày, các đơn vị sử dụng những chứng từ và sổ sách sau:

Yêu cầu mua hàng: yêu cầu này đợc lập bởi bộ phận có nhu cầu sử

dụng hàng hóa, dịch vụ (Ví dụ: bộ phận sản xuất) Trong một số trờng hợpkhác, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trìnhcấp trên phê duyệt và sau đó gửi cho nhà cung cấp

Đơn đặt hàng: lặp lại các yêu cầu đối với hàng hóa, dịch vụ đặt mua đã

nêu trong đề nghị mua và đợc gửi cho nhà cung cấp để mua hàng hóa hay dịch

vụ

Phiếu giao hàng: (biên bản giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch

vụ): tài liệu đợc chuẩn bị bởi nhà cung cấp Phiếu giao hàng phải đợc ký nhậnbởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa (hay dịch vụ) thực tế

Báo cáo nhận hàng: báo cáo này đợc lập bởi bộ phận nhận hàng, nó là

bằng chứng của việc tiếp nhận hàng và là sự kiểm tra đối với hàng mua về (dấuhiệu của thủ tục kiểm soát)

Hóa đơn của ngời bán: là chứng từ do nhà cung cấp hàng gửi đến đề

nghị thanh toán cho các hàng hóa dịch vụ đã đợc chuyển giao Trên hóa đơn có

đầy đủ các yếu tố sau: tên ngời mua, ngời bán, tên mặt hàng, số lợng, giá cả,

c-ớc phí vận chuyển, phơng thức chiết khấu…và quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó Chu

Biên lai: là căn cứ không chỉ để ghi sổ tiền mặt các nghiệp vụ mua hàng

vào sổ biên lai và sổ nhật ký mua hàng mà còn để lập các khoản chi tiền mặt.Bản gốc của biên lai thờng đính kèm bản sao hóa đơn của ngời bán, báo cáonhận hàng và đơn đặt mua

Chi phiếu: là phơng tiên để thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng, khi có

chữ ký của ngời có trách nhiệm thì nó là một tài sản

Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế

toán để ghi lại các khoản mua Trên nhật ký mua hàng phải liệt kê danh sáchcác hóa đơn (từng cái một), mỗi hoá đơn phải chỉ rõ tên ngời cung cấp hàng,ngày tháng và số tiền phát sinh của nghiệp vụ mua hàng đó

Nhật ký chi tiền mặt: sử dụng để ghi sổ các khoản chi tiền mặt, ghi rõ

tổng số tiền mặt đã chi gồm số tiền đã trả cho ngời bán và các khoản chi khác

Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản

tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp hàng Tổng số của các khoản tiền phải trảghi trên sổ hạch toán chi tiết của mỗi nhà cung cấp phải bằng số tiền ghi trên

sổ tổng hợp phải trả ngời bán

Bảng kê chi tiết của ngời bán: là báo cáo đợc lập hàng thán vởi nhà

cung cấp, chỉ rõ số d đầu kỳ, các lần mua hàng, các khoản thanh toán cho ngờibán và số d cuối kỳ

Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận đợc của nhà cung cấp hàng

(thờng là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn cha thanh toán vào một ngày đốichiếu nhất định

Bên cạnh các chứng từ và sổ sách doanh nghiệp còn sử dụng một hệthống các tài khoản phục vụ cho việc hạch toán theo quy định của Bộ Tàichính và chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Khi các nghiệp vụmua hàng phát sinh viêc hạch toán và ghi sổ các nghiệp vụ này ở mỗi DN phảituân thủ theo chế độ kế toán Việt Nam Thông tin, số liệu vận động từ cácchứng từ vào sổ sách kế toán thông qua hệ thống tài khoản, đợc minh họa trênsơ đồ 2

Sơ đồ 2: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng - thanh toán

(VAT tính theo phơng pháp khấu trừ)

TK 111,112 TK 331,336 TK 111,112

Ứng trớc tiền cho ngời bán Ngời bán hoàn lại tiền

hoặc trả nợ ngời bán

TK 131 TK 152,153,156,611 Thanh toán bù trừ Mua chịu hàng hóa vật t

TK 152,153,156,611 TK 133

Giảm giá của hàng mua, trả lại Thuế VAT đầu vào

hàng cho ngời bán

TK 133 TK 641,642 VAT của chiết khấu, hàng Dịch vụ mua chịu khác

2.2 Quy trình tổ chức chứng từ mua vào và thanh toán

Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ

kế toán trong doanh nghiệp từ lúc lập chứng từ đến khi đa chứng từ vào bảoquản, lu trữ Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý giúp cho các nghiệp

vụ đợc thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt động củadoanh nghiệp

Sơ đồ 3: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua vào:

Sơ đồ 4: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán:

III Kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính

3.1 Khái quát về thủ tục kiểm tra chi tiết trong kiểm toán báo cáo tài chính

3.1.1 Khái niệm kiểm tra chi tiết

Hiện nay cha có một chuẩn mực hay cuốn sách nào đa ra một khái niệmchính xác về kiểm tra chi tiết và có khá nhiều quan điểm về vấn đề này Làmột biện pháp kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán và triển khai các trắcnghiệm, kiểm tra chi tiết đợc xem là một trong ba thủ tục kiểm toán thực hiệntrong một cuộc kiểm toán Theo cuốn “Hoàn thiện thủ tụcKiểm toán tài chính” do giáo s NguyễnQuang Quynh chủ biên, thủ tục kiểm tra chi tiết đợc xem là “Hoàn thiện thủ tụcviệc áp dụng cácbiện pháp kỹ thuật cụ thể của trắc nghiệm tin cậy thuộc trắc nghiệm trực tiếp

số d để kiểm toán từng khoản mục hoặc nghiệp vụ tạo nên số d trên khoản mụchay loại nghiệp vụ”

Bộ phận

kế hoạch Nhu cầu

vật liệu

hàng hóa

Kế toán Thủ kho

Trởng bộ phận cung ứng

Cán bộ thu mua

Bộ phận cung ứng

Kế hoạch cung ứng

Khai thác hàng chứng từLập

kho

Ký duyệt chứng từ Nhậpkho

Ghi sổ chứng từ

Lu trữ bảo quản chứng từ

Kế toán quỹ Nhu cầu

vật liệu

hàng hóa

Kế toán Nhân viên

thanh toán Thủ quỹ

Thủ trởng

kế toán ởng

tr-Lập chứng từ chi quỹ

Duyệt chứng từ Chi quỹ

Nhận tiền

và thanh toán Ghi sổ

Lu trữ bảo quản chứng từ

Để hiểu đợc khái niệm trên ta phải tìm hiểu thế nào là trắc nghiệm vàphân loại các trắc nghiệm

“Hoàn thiện thủ tụcTrắc nghiệm đợc hiểu là cách thức hay trình tự xác định trong việc vậndụng các phơng pháp kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ vào việcxác minh các nghiệp vụ, các số d tài khoản hoặc các khoản mục cấu thànhbảng khai tài chính”

Có 3 loại trắc nghiệm cơ bản: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm trựctiếp số d và trắc nghiệm phân tích

Trắc nghiệm công việc là cách thức trình tự rà soát các nghiệp vụ hay

hoạt động cụ thể trong quan hệ với sự tồn tại và hiệu lực của hệ thống kiểmsoát nội bộ, trớc hết là hệ thống kế toán Trắc nghiệm công việc bao gồm hai

loại là trắc nghiệm đạt yêu cầu công việc (còn gọi là thử nghiệm kiểm soát)

nhằm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cả ở sự tồn tại và hoạt động hữu hiệu

và trắc nghiệm độ vững chãi để rà soát các thông tin về giá trị trong hành tự kế

toán để từ đó đảm bảo độ tin cậy của thông tin của hệ thống kiểm soát nội bộ.Trong thực tế có khi thực hiện đồng thời cả hai loại trắc nghiệm này và gọi là

trắc nghiệm song song.

Trắc nghiệm trực tiếp số d là cách thức kết hợp các phơng pháp cân đối,

phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định độ tincậy của các số d cuối kỳ (hoặc tổng số phát sinh)

Trắc nghiệm phân tích hay các thủ tục phân tích là cách thức xem xét

các mối quan hệ kinh tế và xu hớng biến động của các chỉ tiêu kinh tế thôngqua việc kết hợp giữa đối chiếu trực tiếp với đối chiếu logic, cân đối…và quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó Chu giữacác trị số bằng tiền của các chỉ tiêu hoặc các bộ phận cấu thành chỉ tiêu

Thủ tục kiểm tra chi tiết là thủ tục cuối cùng trong giai đoạn thực hiệnkiểm toán mà có sự kết hợp của trắc nghiệm độ vững chãi trong trắc nghiệmcông việc và trắc nghiệm trực tiếp số d

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 520 Quy trình phân tích“Hoàn thiện thủ tục ”

“Hoàn thiện thủ tụcTrong quá trình kiểm toán, nhằm giảm bớt rủi ro phát hiện liên quan đến cơ

sở dẫn liệu của báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải thực hiện quy trình phântích hoặc kiểm tra chi tiết hoặc kết hợp cả hai” Kiểm tra chi tiết là phơng phápthu thập bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy và cung cấp cho kiểm toán viênmột cái nhìn tổng thể và có sự liên kết giữa các khoản mục trên các báo cáo tàichính

Sơ đồ 5: Sự kết hợp các trắc nghiệm trong thủ tục kiểm tra chi tiết

= +

Nh vậy, giữa trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm trực tiếp số d và trắcnghiệm phân tích có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Trắc nghiệm đạt yêu cầucha hoàn toàn thỏa mãn yêu cầu đánh giá tính hiệu lực của kiểm soát nội bộ,

Thủ tục kiểm tra chi

tiết

Trắc nghiệm độ vững chãi trong trắc nghiệm công việc

Trắc nghiệm trực tiếp

số d

cần phải kết hợp với trắc nghiệm độ vững chãi trong trắc nghiệm công việc.Thủ tục kiểm tra chi tiết chỉ đạt hiệu quả tối u khi kết hợp với thủ tục kiểmsoát và thủ tục phân tích, hơn nữa việc đánh giá bản chất cũng nh số lợng củathủ tục phụ thuộc rất nhiều vào sự đánh giá của kiểm toán viên trong từng đơn

vị cụ thể Để thu thập đợc bằng chứng kiểm toán có giá trị và tiết kiệm chi phí,kiểm toán viên phải biết kết hợp hài hòa 3 thủ tục trên

Dới góc độ thủ tục thu thập bằng chứng kiểm toán, phát hiện ra những

sai phạm trọng yếu trên báo cáo tài chính, Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số

500 “Hoàn thiện thủ tụcBằng chứng kiểm toán” nêu rõ:

“Hoàn thiện thủ tụcBằng chứng đợc thu thập thông qua phối hợp thử nghiệm kiểm soát vàthử nghiệm cơ bản Trong đó thử nghiệm cơ bản bao gồm: thủ tục phân tích vàkiểm tra chi tiết số d, nghiệp vụ”

Nh vậy, kiểm tra chi tiết bao gồm hai loại kiểm tra chi tiết nghiệp vụ vàkiểm tra chi tiết số d

Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ: là kiểm tra chi tiết một số ít hay toàn bộ

nghiệp vụ phát sinh để xem xét về độ tin cậy của các nghiệp vụ kinh tế phátsinh Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ đợc thực hiện trong trờng hợp số phát sinhcủa tài khoản ít hay trong các trờng hợp bất thờng Cách tiến hành là: kiểmtoán viên lựa chọn các khoản mục cần kiểm tra chi tiết; kiểm tra chi tiết các tàiliệu, chứng từ của các nghiệp vụ đó và xem xét quá trình luân chuyển củachúng qua các tài khoản; sau cùng kiểm toán viên đánh giá và xác định số dcuối kỳ

Kiểm tra chi tiết số d: là kiểm tra chi tiết về độ tin cậy của số d các tài

khoản Cách thực hiện thử nghiệm này nh sau: trớc hết kiểm toán viên phântích số d ra thành từng bộ phận hoặc theo từng đối tợng; chọn mẫu để kiểm trachi tiết và đối chiếu giữa các tài liệu sổ sách với nhau, đồng thời đối chiếu vớinhững tài liệu thu thập đợc từ các bên có liên quan; cuối cùng kiểm toán viên

đánh giá kết quả và xác định số d cuối kỳ

Giữa kiểm tra chi tiết về số d và kiểm tra chi tiết nghiệp vụ tuy có sựphân biệt nhng do các khoản mục trên báo cáo tài chính có mối liên hệ chặtchẽ với nhau Mỗi khoản mục lại bao gồm sự liên kết trao đổi của nhiềunghiệp vụ Các lớp nghiệp vụ là sự trao đổi kinh tế của từng nghiệp vụ riêng lẻ

nh doanh thu, mua hàng các khoản thu tiền, thanh toán và lơng Mỗi lớpnghiệp vụ đợc ghi chép vào một sổ nhật ký cụ thể riêng biệt nh: nhật ký chitiền, nhật ký mua hàng…và quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó Chu Sau khi đợc ghi vào sổ nhật ký, các nghiệp vụ lại đ-

ợc phân tích vào các số d tài khoản tách biệt Ví dụ: một nghiệp vụ mua chịu

đợc ghi vào tài khoản hàng tồn kho và tài khoản “Hoàn thiện thủ tụcphải trả ngời bán” Các lớpnghiệp vụ khác nhau sau đó đợc tích lại để chuyển lên sổ cái Nh vậy, tàikhoản phải trả ngời bán đợc tăng từ nghiệp vụ mua hàng và giảm từ nghiệp vụthanh toán tiền cho ngời bán kiểm toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

sẽ dẫn tới xác định số d tài khoản “Hoàn thiện thủ tụcphải trả ngời bán”

Mặt khác, số d tài khoản phải trả ngời bán cũng là tổng của các khoảnphải trả của nhiều ngời bán riêng lẻ, thủ tục kiểm toán có thể đợc áp dụng trựctiếp bằng cách xác định số d phải trả cho mỗi ngời bán Mặc dù có thể xác

định các khoản phải trả ngời bán chỉ bởi kiểm tra chi tiết nghiệp vụ hoặc chỉbởi kiểm tra chi tiết số d, nhng bằng chứng thu thập đợc từ các nguồn khácnhau có để xác minh một nghiệp vụ có độ tin cậy cao hơn bằng chứng thu đợc

từ một nguồn riêng lẻ Do vậy, bằng chứng về độ tin cậy của các số d hay cáckhoản mục trên báo cáo tài chính nói chung hay của chu trình mua hàng -thanh toán nói riêng thờng đợc thu thập bởi cả thủ tục kiểm tra chi tiết số d vàkiểm tra chi tiết nghiệp vụ

Sơ đồ 6: Các bớc cơ bản của quá trình kiểm tra chi tiết

Thông thờng kiểm tra chi tiết số d đợc thực hiện sau ngày lập bảng cân

đối kế toán Tuy vậy, đối với những khách hàng muốn công bố báo cáo tàichính đã đợc kiểm toán sớm sau ngày lập bảng cân đối kế toán thì các cuộckhảo sát chi tiết số d của các khoản mua vào và phải trả ngời bán sẽ đợc thựchiện giữa kỳ trớc khi năm kết thúc với công việc bổ sung sẽ đợc làm để cậpnhật số d giữa kỳ đã kiểm toán thành số d cuối kỳ Các bớc cơ bản của quátrình kiểm tra chi tiết đợc trình bày trên sơ đồ số 6

Ngoài ra, còn có một định nghĩa khác trong cuốn Audit System 2 củahãng kiểm toán Deloitte Touche Tomatsu: “Hoàn thiện thủ tụckiểm tra chi tiết (test of detail) làviệc thực hiện các thủ tục chi tiết nhằm kiểm tra các bằng chứng bổ trợ cho sốliệu của nghiệp vụ trong các số d tài khoản đợc kiểm tra, nhằm xác định xem

số d đó có sai phạm trọng yếu hay không”

3.1.2 Đặc điểm của kiểm tra chi tiết trong kiểm toán báo cáo tài chính

Có thể coi kiểm tra chi tiết là một thủ tục kiểm toán hớng tới số phátsinh và số d trên tài khoản, nó đợc sử dụng kết hợp với thủ tục phân tích và thủtục kiểm soát, hỗ trợ cho hai thủ tục này trong một cuộc kiểm toán

Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết

- Xác định mục tiêu và các thủ tục kiểm tra chi tiết

- Chọn mẫu các khoản mục để kiểm tra chi tiết

Lựa chọn các khoản mục để kiểm tra chi tiết

- Kiểm tra tất cả các khoản mục

- Chọn mẫu đại diện

- Các thủ tục kiểm toán thay thế

Đánh giá kết quả kiểm tra chi tiết và xử lý chênh lệch kiểm toán

Các thủ tục kiểm tra chi tiết

Các thủ tục

kiểm soát

Bằng chứng đầy đủ và

có giá trị theo GAAS

Các thủ tục phân tích

Kiểm tra chi tiết trớc hết nhằm kiểm tra số d tài khoản bằng cách kiểmtra bằng chứng cho một số hoặc tất cả khoản mục hình thành nên số d tàikhoản đó Mục đích sau khi kết thúc kiểm tra chi tiết là xây dựng tính chínhxác về mặt tiền tệ và phân loại nghiệp vụ của các tài khoản hoặc khoản mụccần kiểm tra

Kiểm tra chi tiết không phải đợc áp dụng trong mọi trờng hợp mà tùythuộc nội dung của từng cuộc kiểm toán, nội dung cuộc kiểm toán ở đâykhông chỉ là các công việc cụ thể cần làm đối với từng thủ tục kiểm toán màcòn bao hàm cả kinh phí về nhân lực và vật lực cho cuộc kiểm toán Từ đókiểm tra chi tiết đợc thực hiện xét trên phạm vi các thủ tục kiểm toán và phạm

vi số d đợc kiểm toán

Trên cơ sở các thủ tục kiểm toán bao gồm đánh giá hệ thống KSNB vàphân tích sơ bộ kiểm toán viên có kế hoạch kiểm tra chi tiết ở phạm vi thíchhợp Phạm vi kiểm tra chi tiết sẽ mở rộng hay thu hẹp tùy vào từng trờng hợp:

- Kiểm tra chi tiết sẽ đợc sử dụng thay thế thủ tục kiểm soát và thủ tụcphân tích đối với:

+ Các nghiệp vụ ít xảy ra và chỉ có một số lợng nhỏ các nghiệp vụ có quymô lớn

+ Hiệu quả kiểm tra đạt ở mức cao nhất

- Kiểm tra chi tiết cũng đợc áp dụng với nh là một thủ tục tiếp theo thủtục kiểm soát và thủ tục phân tích khi:

+ Không phát hiện sai sót trọng yếu khi thực hiện các thủ tục kiểm tra hệthống kiểm soát nội bộ và phân tích đối với các nghiệp vụ thờng xuyên.+ Trờng hợp kiểm tra chi tiết có tác dụng hỗ trợ thủ tục phân tích

Ngoài ra, phạm vi áp dụng của kiểm tra chi tiết còn phụ thuộc vào chiphí thực hiện kiểm tra chi tiết để lựa chọn số d thích hợp cho việc kiểm tra

Kiểm tra chi tiết là phơng pháp thích hợp để kiểm tra các doanh nghiệp

có quy mô nhỏ, các loại nghiệp vụ không phức tạp hoặc những bộ phận, nhữngkhoản mục chứa đựng nhiều khả năng sai phạm Tuy nhiên, việc làm này trởnên không thực tế khi quy mô hoạt động và khối lợng giao dịch ngày càngtăng lên bởi kiểm toán viên không thể kiểm tra chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ

và các số d tài khoản, việc kiểm tra chi tiết chủ yếu dựa trên cơ sở chọn mẫucác số d và nghiệp vụ cùng loại Rõ ràng phạm vi áp dụng kiểm tra chi tiết đã

bị thu hẹp lại

3.1.3 Vai trò của kiểm tra chi tiết trong kiểm toán báo cáo tài chính

a) Trớc hết vai trò của kiểm tra chi tiết đợc xem xét trong mối liên hệ với các thủ tục kiểm toán khác

Sơ đồ 7: Quan hệ giữa các thủ tục kiểm toán

+ + =

Để thu thập đợc bằng chứng đầy đủ và có giá trị, KTV cần phải kết hợplinh hoạt và hợp lý 3 thủ tục kiểm toán trên Các thủ tục kiểm giúp cho kiểmtoán viên có đợc sự hiểu biết về hệ thống KSNB, nhằm đánh giá xem liệu cácquá trình kiểm soát có đầy đủ và tin cậy cho việc giảm rủi ro kiểm soát, từ đógiảm các thử nghiệm cơ bản đối với số d và nghiệp vụ hay không Thử nghiệmcơ bản chú trọng vào quá trình kiểm tra các nghiệp vụ ghi trong sổ nhật ký rồisau đó chuyển vào sổ cái tổng hợp; trong đó bao gồm những thủ tục phân tíchnhằm vào tính hợp lý toàn bộ của các nghiệp vụ và các số d trên sổ cái tổnghợp còn kiểm tra chi tiết số d chú trọng vào các số d cuối kỳ trong sổ cái tổnghợp.

Các thủ tục kiểm toán cần có sự hỗ trợ bổ sung cho nhau để có thể đa rakết luận phù hợp về báo cáo tài chính đợc kiểm toán, KTV không thể bỏ quabất kỳ thủ tục nào mà chỉ có thể hạn chế mức độ và phạm vi áp dụng một trong

ba thủ tục trên Kiểm tra chi tiết chính là một trong ba nhân tố cơ bản để giúpkiểm toán viên thu thập đủ bằng chứng kiểm toán cần thiết đồng thời là thủ tục

hỗ trợ đắc lực cho hai thủ tục kiểm toán còn lại trong một cuộc kiểm toán báocáo tài chính

b) Hai là vai trò của kiểm tra chi tiết đợc minh họa thông qua mối quan

hệ giữa các thủ tục với một số kiểu mẫu bằng chứng.

Bảng 1: Quan hệ giữa các thủ tục với một số kiểu mẫu bằng chứng

Hình thức

Kiểu mẫu bằng chứng Kiểm kê

vật chất Xác nhận

Tài liệu chứng minh

Quan sát Thẩm

vấn

Chính xác về kỹ thuật

Thể thức phân tích Thủ tục

dù kiểm tra chi tiết đợc vận dụng linh hoạt tùy thuộc vào kết quả của hai thủtục trớc đó những đây là cách thức kiểm tra mà KTV có thể thu thập đợc nhiềubằng chứng hơn cả Hơn nữa, các bằng chứng có độ tin cậy cao thu thập từviệc kiểm kê vật chất và lấy xác nhận chỉ có thể có đợc trong kiểm tra chi tiết

Chính tính điều này đã nhấn mạnh thêm vai trò của kiểm tra chi tiết trong mộtcuộc kiểm toán.

c) Ba là, chi phí tơng đối cho cuộc kiểm toán báo cáo tài chính đợc thể hiện qua chi phí của các thủ tục kiểm toán cơ bản:

Các thủ tục kiểm toán đợc liệt kê theo thứ tự tăng dần của chi phí thuthập bằng chứng nh sau: thủ tục phân tích, thủ tục kiểm soát, thủ tục kiểm trachi tiết

Các thể thức phân tích ít tốn kém nhất đơn giản bởi việc thực hiện tínhtoán và so sánh tơng đối dễ dàng Thông thờng những thông tin hữu ích và

đáng kể về sai sót tiềm tàng có thể có đợc chỉ thông qua việc so sánh hai hoặc

ba con số với nhau

Thủ tục kiểm soát cũng tốn ít chi phí vì kiểm toán viên có thể thực hiệncác cuộc thẩm vấn quan sát và kiểm tra cho một số lợng lớn khoản mục về tínhchính xác kỹ thuật chỉ trong thời gian ngắn, thậm chí vài phút

Kiểm tra chi tiết hầu nh luôn tốn kém hơn các thủ tục khác Chi phí gửi

th xác nhận và việc kiểm kê tài sản rất tốn kém Ví dụ nh chi phí cho kiểm trachi tiết hàng tồn kho của kiểm toán viên thờng phụ thuộc vào bản chất và giátrị bằng tiền của hàng tồn kho, vị trí của nó, và số lợng của các mặt hàng tồnkho khác nhau Vì thế, kiểm toán viên luôn cố gắng lập kế họach kiểm toánsao cho hạn chế tối đa việc thực hiện kiểm tra chi tiết nhng không thể bỏ qua,

đồng thời khi thực hiện sao cho có hiệu quả nhất

d) Cuối cùng vai trò của kiểm tra chi tiết cũng đợc xem xét cùng với các thủ tục khác gắn với các cuộc kiểm toán khác nhau:

Bảng 2: Vai trò của thủ tục kiểm toán trong các cuộc kiểm toán khác nhau

Thử nghiệm kiểm soát Thử nghiệmphân tích Kiểm tra chi tiết

Trong đó: E: Số lợng khảo sát rất nhiều

M: Số lợng trung bình

S: Số lợng ít N: Không khảo sát

Đối với cuộc kiểm toán 1: khách hàng là một Công ty lớn với các quá

trình kiểm soát nội bộ tinh vi Do đó kiểm toán viên thực hiện các thủ tục kiểmsoát trên quy mô rộng và dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để

giảm thiểu các thử nghiệm cơ bản Các thủ tục phân tích tiến hành sâu rộng đểlàm giảm các thử nghiệm cơ bản khác Công việc kiểm tra chi tiết khi đó sẽ đ -

ợc làm giảm đế mức tối thiểu Chi phí tiến hành cuộc kiểm toán này thấp dochú trọng vào các thử nghiệm kiểm soát và thể thức phân tích

Đối với cuộc kiểm toán 2: Công ty có quy mô trung bình với một số quá

trình kiểm soát Các thủ tục kiểm toán đợc thực hiện ở mức độ trung bìnhngoại trừ thủ tục phân tích phải đợc thực hiện sâu rộng

Đối với cuộc kiểm toán 3 khách hàng này là một Công ty có quy mô vừa

nhng rất ít quá trình kiểm soát có hiệu quả KTV không thực hiện thủ tục kiểmsoát vì hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động không hiệu quả, kiểm tra chi tiết

đợc chú trọng nhng một số thể thức phân tích vẫn đợc thực hiện Lý do mà cácthể thức phân tích đợc hạn chế là vì kiểm toán viên có thể dự đoán xảy ra sai

số trong các số d tài khoản, số lợng quá trình kiểm tra chi tiết nhiều nên chiphí kiểm toán cao

Đối với cuộc kiểm toán 4: kế hoạch ban đầu về cuộc kiểm toán này là

theo cách thức sử dụng ở cuộc kiểm toán 2 Tuy nhiên, KTV tìm thấy những

xu hớng khác nhau qua thủ tục kiểm soát và những sai lầm đáng kể qua thủ tụcphân tích Do đó, kiểm toán viên kết luận là hệ thống kiểm soát nội bộ không

có hiệu quả Kiểm tra chi tiết phải đợc thực hiện để bù đắp những kết quảkhông chấp nhận đợc của các thử nghiệm khác Chi phí cho cuộc kiểm toánnày cao hơn vì phải thực hiện cả thử nghiệm kiểm soát và thủ tục phân tích vàcũng không thể vì chúng mà giảm bớt việc kiểm tra chi tiết

Do đặc thù riêng của mỗi cuộc kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đợc vậndụng khác nhau và do đó, kiểm tra chi tiết cũng phát huy vai trò của mình ởmức độ phù hợp

Với những nhận định chung về kiểm tra chi tiết trong trình tự kiểm toánbáo cáo tài chính trình bày ở trên, cách thức kiểm tra chi tiết đợc thực hiện cụthể nh thế nào, sử dụng phơng pháp nào và đợc đánh giá ra sao là những vấn đề

đợc đề cập ở chơng thứ hai

3.2 Kiểm tra chi tiết chu trình mua hàng - thanh toán

Hai khoản mục đợc coi là trọng yếu và có khả năng xảy ra rủi ro màkiểm toán viên thờng phải thực hiện kiểm tra chi tiết số d và nghiệp vụ nhiềunhất trong chu trình mua hàng - thanh toán là nợ phải trả ngời bán và hàng tồnkho

Nợ phải trả ngời bán là những khoản nợ cha thanh toán về hàng hóa,dịch vụ…và quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó Chu doanh nghiệp nhận đợc Nợ phải trả ngời bán bao gồm cả phải trảngời bán bên ngoài (TK 331) và phải trả các đơn vị nội bộ (TK 336) Do bảnchất của hai số d tài khoản này và quá trình luân chuyển chứng từ là nh nhaunên việc kiểm tra chi tiết đợc trình bày dới đây đợc áp dụng đối với cả tàikhoản 331 và 336

Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu

trình mua hàng - thanh toán

Đánh giá mức độ của rủi ro kiểm soát

chu trình mua hàng - thanh toán

Đánh giá quan hệ chi phí lợi ích của

các quá trình khảo sát kiểm soát

Thiết kế các bớc kiểm tra chi tiết đối với

số d TK để thỏa mãn mục tiêu kiểm toán

đúng nợ phải trả hay nợ phải thu

ở một đơn vị kinh doanh sản xuất thông thờng giá trị hàng tồn kho cuối

kỳ thờng chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng giá trị tài sản lu động Do vậy, việckiểm tra số d hàng tồn kho cuối kỳ đảm bảo phản ánh đúng số thực sự tồn tại

và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp là mục tiêu quan trọng nhất mà kiểmtoán viên quan tâm Số d hàng tồn kho cuối kỳ bằng số d tồn kho đầu kỳ cộngvới số mua vào trong kỳ trừ đi số đợc xuất bán trong kỳ, theo đó kiểm tra chitiết hàng tồn kho thờng bao gồm cả kiểm tra chi tiết số d và nghiệp vụ

3.2.1 Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết

Cũng giống nh các chu trình kiểm toán khác, thiết kế kiểm tra chi tiếttrong chu trình mua hàng - thanh toán thờng nhằm vào các mục tiêu kiểm toán

Để thỏa mãn mục tiêu này, kiểm toán viên thực hiện theo một phơng pháp luậnchung thể hiện trên sơ đồ 7

Việc thiết kế kiểm tra chi tiết thờng mang tính chủ quan và đòi hỏinhững phán xét nghề nghiệp quan trọng, chúng đợc xem là phần khó nhất củatoàn bộ quá trình lập kế hoạch Các quá trình kiểm soát hiệu quả làm giảm rủi

ro kiểm soát và do đó làm giảm số lợng bằng chứng cần thu thập từ các thửnghiệm cơ bản trong đó có kiểm tra chi tiết số d và nghiệp vụ, ngợc lại các quátrình kiểm soát không đầy đủ làm tăng số lợng của bằng chứng cần thiết thôngqua kiểm tra chi tiết Những kết quả đợc dự kiến trớc của thử nghiệm kiểmsoát và thủ tục phân tích có ảnh hởng đến cách thiết kế các kiểm tra chi tiết

Khó khăn mà kiểm toán viên gặp phải khi thiết kế kiểm tra chi tiết lànhu cầu phải dự kiến kết quả của các thử nghiệm kiểm soát và thủ tục phântích trớc khi thực hiện chúng Điều này rất cần thiết vì kiểm toán viên phảithiết kế các kiểm tra chi tiết trong giai đoạn lập kế hoạch, nhng để thiết kếthích hợp lại phụ thuộc vào kết quả của các thử nghiệm khác, nếu các kết quảcủa các thủ tục kiểm soát, thủ tục phân tích không phù hợp với dự kiến, kiểmtra chi tiết sẽ phải thay đổi khi cuộc kiểm toán đang tiến hành

Sơ đồ 8: Phơng pháp luận của việc thiết kế các khảo sát nghiệp vụ chu trình mua

hàng - thanh toán

Kiểm tra chi tiết đợc thiết kế bao gồm các thể thức kiểm toán, quy mômẫu, các khoản mục phải chọn và thời gian Các thể thức phải đợc chọn lọc vàthiết kế riêng cho từng tài khoản và từng mục tiêu kiểm toán trong tài khoản

đó Sau đây chúng ta sẽ đợc nghiên cứu kỹ hơn đối với chu trình mua hàng thanh toán

-Việc thiết lập kế hoạch kiểm tra chi tiết giúp kiểm toán viên xác định rõmục tiêu cần hớng tới cùng với các kiểm tra chi tiết cần thực hiện gắn với mỗimục tiêu đó nhằm hạn chế đợc nhợc điểm lớn nhất của kiểm tra chi tiết là tốnnhiều thời gian Các mục tiêu kiểm toán là khung tham chiếu cho việc xác

định các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán, các mục tiêu cụ thể của chutrình mua hàng - thanh toán bao gồm:

Tính có thật của hàng hóa hay dịch vụ mua vào: các thông tin phản

ánh các khoản mua vào và các khoản phải trả ngời bán phải đảm bảo bằng sựtồn tại của hàng tồn kho cũng nh các khoản phải trả đó

Tính có căn cứ hợp lý: các nghiệp vụ mua vào ghi sổ là của hàng hóa

và dịch vụ nhận đợc phù hợp với lợi ích cao nhất của khách hàng Các khoảnphải trả có căn cứ hợp lý (đặc biệt là đối với khoản chi phí phải trả)

Tính đầy đủ (trọn vẹn): tất cả các khoản mua vào hàng hóa, dịch vụ và

các khoản phải trả ngời bán đều đã đợc ghi vào sổ sách kế toán và báo cáo tàichính, không bị bỏ sót trong quá trình xử lý Mục tiêu này đặc biệt đợc quantâm đối với các khoản phải trả ngời bán

Quyền và nghĩa vụ: tất cả các khoản hàng hóa, dịch vụ mua vào phản

ánh trên sổ sách kế toán và báo cáo tài chính đều thuộc quyền sở hữu của đơn

vị, nợ phải trả ngời bán phản ánh nghĩa vụ của đơn vị

Phân loại và trình bày: các khoản mua vào, các khoản phải trả ngời

bán, phải trả cho các đơn vị nội bộ đợc phân loại theo đúng bản chất kinh tế vàtrình bày đúng đắn trên các báo cáo tài chính và sổ sách kế toán

Tính chính xác cơ học: các khoản mua vào và các khoản phải trả trong

danh sách (bảng kê) phải thống nhất với sổ hạch toán chi tiết số tổng cộng đợccộng đúng và nhất trí với sổ cái tổng hợp Mục tiêu này cần đợc xem xét kỹtrong trờng hợp hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém

Tính đúng kỳ: các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải đợc ghi chép

đúng kỳ phát sinh, đặc biệt chú ý đối với các khoản phải trả nhà cung cấp vìviệc ghi nhận các khoản nợ thờng chậm hơn so với thực tế phát sinh

Đánh giá trọng yếu và rủi ro có hữu của

các khoản phải trả

Đánh giá rủi ro kiểm soát đối với các

khảo sát chính thức nghiệp vụ và các thủ

tục phân tích đối với chu trình mua hàng

-thanh toán

Thiết kế kiểm tra chi tiết đối với số d các

khoản phải trả để thỏa mãn mục tiêu

kiểm toán đặc thù

Quy mô mẫu

Thời gian Các khoản mục đợc chọn Các thủ tục kiểm toán

Cân cứ vào các mục tiêu trên, kiểm toán viên phải thiết kế các thửnghiệm tuân thủ để nhận diện đợc các quá trình kiểm soát hiện có và các nhợc

điểm theo từng mục tiêu Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mụctiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ một cách t-

ơng ứng

Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết câc khoản phải trả.

Việc lập kế hoạch kiểm tra chi tiết các khoản phải trả ngời bán dựa trênphơng pháp luận đợc thiết kế cho các kiểm tra chi tiết số d TK này (sơ đồ 8)

Dựa trên phơng pháp luận đã đợc thiết kế sẵn, việc lập kế hoạch kiểm trachi tiết số d phải trả ngời bán bắt đầu bằng việc đánh giá trọng yếu và rủi ro cốhữu của các khoản phải trả Các rủi ro cơ bản liên quan đến nợ phải trả ngờibán là:

Sơ đồ 9: Phơng pháp luận của việc thiết kế kiểm tra chi tiết các khoản phải trả

+ Nợ phải trả nói chung và nợ phải trả ngời bán nói riêng là khoản mụctrọng yếu Chúng thờng đợc coi là nguồn tài trợ cho SXKD và ảnh hởng trựctiếp đến khả năng thanh toán của DN Nợ phải trả nếu không đợc quản lý mộtcách đúng đắn sẽ làm cho DN mất cân đối về tài chính và mất khả năng thanhtoán

+ Phản ánh nợ phải trả không đầy đủ do cố tình ghi giảm nợ phải tả ngờibán hoặc nhận hàng hóa hay dịch vụ nà không phản ánh nợ phải trả ngời bán.Sai phạm này xảy ra do không tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản và thờngdẫn tới các sai lệch trên báo cáo tài chính, ảnh hởng đến kết quả KD do chi phíphản ánh không đúng kỳ và làm tăng giả tạo khả năng thanh toán của DN

+ Phản ánh nợ phải trả ngời bán không có thật cũng làm thay đổi các tỷsuất tài chính cơ bản và là dáu hiệu về một hành vi gian lận

+ Không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả hay phải thu khi lậpbáo cáo tài chính: sai phạm này không gây ảnh hởng đến kết quả KD của kỳ

kế toán nhng làm ngời sử dụng báo cáo tài chính hiểu sai khả năng thanh toánthực tế của đơn vị

Xác định các thủ tục gắn với mỗi mục tiêu kiểm toán đặc thù cho số d nợ phải trả ngời bán:

Số d tài khoản 331, các số d chi tiết trong sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả, các tài khoản phản ánh tài sản và chi phí liên quan đều hợp lý (tính hợp lý chung): kiểm toán viên so sánh với tổng chi phí mua hàng

năm trớc, xem xét lại danh sách các khoản phải trả nhằm tính các khoản phảitrả bất thờng (Ví dụ: các khoản phải trả không có bên bán và các khoản phảitrả có chịu lãi) Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết theotừng nhà cung cấp để phát hiện các biến động

Các khoản phải trả trong danh sách thống nhất với sổ hạch toán chi tiết tài khoản 331, số tổng cộng đợc cộng đúng và thống nhất với sổ cái tổng hợp: kiểm toán viên cộng tổng danh sách các khoản phải trả Đối chiếu

số tổng cộng với số tổng trên sổ cái tổng hợp các khoản phải trả Đối chiếu vớihóa đơn của từng ngời bán với sổ hạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên ngời bán

và số tiền

Các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết có căn cứ hợp lý (tính

có căn cứ hợp lý): đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hóa đơn bán

hàng và các bảng kê của ngời bán Lấy xác nhận các khoản phải trả đặc biệt là

đối với các khoản phải trả lớn, bất thờng

Các khoản phải trả hiện có đều ở trong dach sách các khoản phải trả (tính đầy đủ hay trọn vẹn): kiểm toán viên cần thực hiện các khảo sát

công nợ ngoài kỳ Vì hớng xảy ra sai phạm là báo cáo thiếu các khoản phải trảnên khảo sát công nợ ngoài kỳ là rất quan trọng

+ Kiểm tra các chứng từ chứng minh đối với khoản chi tiền mặt sau đónhằm phát hiện ra các khoản thanh toán đợc thực hiện trong kỳ kế toán tiếpsau mà phản ánh công nợ ở ngày lập bảng cân đối kế toán Xem xét các chứng

từ để xác định liệu khoản thanh toán có phải là của món nợ kỳ hiện hành haykhông, nếu đúng là của kỳ hiện hành thì phải đối chiếu với danh sách cáckhoản phải trả để bảo đảm là nó đã đợc ghi vào là một khoản công nợ

+ Kiểm tra các chứng từ chứng minh của các hoá đơn cha thanh toánmột vài tuần sau ngày kết thúc niên độ

+ Đối chiếu các báo cáo nhận hàng trớc ngày cuối năm với các hoá đơncủa ngời bán liên quan Tất các hàng hóa nhận đợc trớc ngày cuối năm của kỳ

kế toán phải đợc đa vào các khoản phải trả Bằng cách đối chiếu các báo cáonhận hàng phát hành vào ngày cuối năm và trớc ngày cuối năm với các hóa

đơn của ngời bán và bảng danh sách các khoản phải trả, kiểm toán viên khảosát các khoản nợ cha đợc ghi sổ

+ Đối chiếu các bảng kê của ngời bán có số d nợ với danh sách cáckhoản phải trả Trong trờng hợp các nhà cung cấp của khách hàng gửi định kỳbảng liệt kê để xác nhận khoản phải thu, kiểm toán viên có thể sử dụng bảng

đó để đối chiếu với danh sách các khoản phải trả để bảo đảm là nó đợc đa vàoloại các khoản phải trả.

+ Gửi xác nhận cho ngời bán mà số d của họ không đợc ghi vào danhsách các khoản phải trả mục đích tìm ra những ngời bán bị bỏ sót trong danhsách, các nghiệp vụ bị bỏ sót và các số d tài khoản bị sai

Các khoản phải trả trong danh sách các khoản phải trả đợc đánh giá đúng đắn (sự đánh giá): thông qua các bớc thực hiện đạt đợc các mục tiêu

tính có căn cứ hợp lý và tính đầy đủ, kiểm toán viên có thể kết luận về tính

đánh giá của các khoản phải trả

Các khoản phải trả trong danh sách các khoản phải trả đợc phân loại đúng (sự phân loại): kiểm toán viên kiểm tra sổ hạch toán chi tiết các

khoản phải trả, xem xét các phiếu nợ hoặc các khỏan nợ chịu lãi khác, cáckhoản phải trả dài hạn và các số d nợ

Các khoản phải trả ngời bán đợc vào sổ đúng kỳ (tính đúng kỳ):

kiểm toán viên đối chiếu các báo cáo nhận hàng trớc ngày cuối năm với cáchoá đơn ngời bán có liên quan nhằm khảo sát các khoản phải trả cha đợc ghi

sổ và đối chiếu các báo cáo nhận hàng phát hành sau ngày cuối năm với cáchóa đơn liên quan để bản đảm là chúng không đợc ghi sổ các khoản phải trả.Ngoài ra, kiểm toán viên phải đối chiếu với số liệu kiểm kê hàng tồn kho đểxác định danh sách các khoản phải trả đã chứa đựng đầy đủ hàng tồn kho cha

và nếu kiểm kê vật chất hàng tồn kho trớc ngày cuối năm thì kiểm toán viênphải khảo sát liệu tất cả hàng tồn kho nhận sau ngày kiểm kê vật chất nhng tr-

ớc ngày lập bảng cân đối kế toán có đợc khách hàng tính vào hàng tồn kho vàcác khoản phải trả hay không

+ Kiểm toán viên còn phải xem xét hồ sơ hàng mua đi đờng để xác địnhhàng mua đợc mua theo phơng thức nào (FOB, CIF), phơng thức ghi chép đốivới hàng tồn kho và các khoản phải trả Thông thờng, việc xem xét này hờngxảy ra đối với hàng mua đợc nhập khẩu, giá trị thanh toán lớn và thời giam vậnchuyển lâu dài và phơng thức mua hàng đợc ghi trên hóa đơn của ngời bán

Sau khi thực hiện xác định các thủ tục kiểm toán, kiểm toán viên tiếnhành chọn mẫu để kiểm toán Chọn mẫu là loại điều tra không toàn bộ, trong

đó ngời ta chỉ chọn một số đơn vị nhất định trong toàn bộ các đơn vị của tổngthể để tiến hành kiểm tra, rồi dùng kết quả thu thập đợc để tính toán và suyrộng thành các đặc điểm chung cho toàn bộ tổng thể

Có nhiều cách chọn mẫu khác nhau, trong đó phơng pháp cơ bản là chọnmẫu xác suất và chọn mẫu phi xác suất Trong đó, chọn mẫu xác suất bao gồmchọn mẫu dựa trên bảng số ngẫu nhiên, dựa theo chơng trình vi tính và chọnmẫu hệ thống

Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết số d hàng tồn kho

Tơng tự nh đối với số d các khoản phải trả ngời bán, KTV cũng cần phải

đánh giá rủi ro đối với hàng tồn kho trớc khi lập kế hoạch kiểm tra chi tiết

+ Rủi ro cơ bản là hàng tồn kho bị ghi cao hơn so với thực tế Điều này

có thể thực hiện bằng cách tăng số hàng tồn kho thức tế vào thời điểm ghitrong bảng cân đối kế toán, ghi tăng giá hàng tồn kho

+ Tính giá: hàng tồn kho có thể bị định giá không phù hợp với phơngpháp tính giá hàng tồn kho đợc trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính

+ Hàng tồn kho cũng có thể bị phân loại sai do nhầm lẫn giữa các loạihàng mua về

Xác định thủ tục kiểm tra chi tiết gắn với mỗi mục tiêu kiểm toán đặc thù số d hàng tồn kho:

Số d hàng tồn kho, các chi tiết liệt kê trên bảng liệt kê hàng tồn kho

và số d các tài khoản liên quan đều hợp lý (tính hợp lý chung): kiểm toán

viên tiến hành so sánh số d với các năm trớc so sánh các chi phí sản xuất nămhiện hành với các năm trớc

Hàng tồn kho trên bảng liệt kê hàng tồn kho nhất trí với các số kiểm kê vật chất hàng tồn kho số tổng cộng đợc cộng đúng và nhất trí với

sổ cái tổng hợp (tính chính xác về mặt kỹ thuật): kiểm toán viên cộng tổng

các bảng liệt kê hàng tồn kho của nguyên vật liệu, sản phẩm đang chế tạo vàthành phẩm, đối chiếu số tổng cộng đó với sổ cái tổng hợp Kiểm toán viênnhân số lợng với giá của các khoản mục đợc chọn Mục tiêu này thờng đạt đợc

mà không cần sự tính toán lại của kiểm toán viên trừ phi hệ thống kiểm soátnội bộ quá yếu kém

Các khoản mục tồn kho trên bảng liệt kê hàng tồn kho có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp lý): đối chiếu tính có thật và mẫu mã của hàng tồn

kho liệt kê trên bảng với các thẻ kho và các số kiểm kê ghi sổ của kiểm toánviên

Các khoản mục tồn kho hiện có đợc đa vào bảng liệt kê danh sách hàng tồn kho (tính đầy đủ): kiểm toán viên cần phải đảm bảo việc ghi chép

về số của thẻ kho không sử dụng còn lại trong năm trên t liệu của mình đểkhông có thẻ nào đợc thêm vào, đối chiếu các thẻ kho với các bảng liệt kêdanh sách hàng tồn kho và đảm bảo là hàng tồn kho trên các thẻ kho đều đợc

đa vào Đối chiếu với các thẻ kho không sử dụng, kiểm toán viên cần ghi chép

đầy đủ số thẻ kho để đảm bảo là không có thẻ nào bị xóa bỏ

Các mặt hàng tồn kho trên bảng liệt kê danh sách hàng tồn kho đợc

đánh giá đúng đắn (sự đánh giá): kiểm toán viên cần đối chiếu số lợng và

mẫu mã của hàng tồn kho đơc liệt kê trên bảng với các thẻ kho và đối chiếumẫu mã của hàng tồn kho

Hàng tồn kho trên bảng liệt kê danh sách hàng tồn kho đều thuộc quyền sở hữu của DN: đối chiếu các thẻ kho đợc nhận diện không thuộc

quyền sở hữu trong quá trình quan kiểm kê với bảng liệt kê danh sách hàng tồnkho để đảm bảo là chúng không đợc ghi nhận Xem lại các hợp đồng với nhà

cung cấp, thẩm vấn ban quản lý về khả năng hàng tồn kho đợc ký gửi hoặchàng tồn kho không đợc ghi sổ.

Hàng tồn kho đợc công khai đúng đắn: KTV mô tả đúng phơng pháp

xác định giá vốn hàng tồn kho, mô tả hàng tồn kho bị cầm cố

3.2.2 Lựa chọn các khoản mục để kiểm tra chi tiết

Trong thử nghiệm cơ bản, kiểm toán viên thờng sử dụng phơng phápchọn mẫu theo đơn vị tiền tệ, các chọn lấy 1 đơn vị tiền tệ làm đơn vị tổng thểvới tổng thể là số tiền lũy kế của đối tợng kiểm toán và đơn vị mẫu cũng sẽ làtừng đơn vị tiền tệ cụ thể, tuy nhiên, theo cách này trong kiểm tra chi tiết số dkhoản phải trả ngời bán, trờng hợp số d nợ các khoản phải trả đợc xử lý vào sốcộng dồn là một số tuyệt đối thì sẽ rất phức tạp trong việc đánh giá kết quảmẫu Do vậy, việc xác định quy mô mẫu thờng phụ thuộc rất nhiều vào kinhnghiệm của kiểm toán viên trong việc hớng tới tính đầy đủ và của bằng chứng,trong các thủ tục kiểm toán nêu trên, cách chọn mẫu đợc dùng để khảo sát chitiết số d các khoản phải trả nh sau:

+ Kiểm toán viên hài lòng với tất cả tên ngời bán đã đợc đa vào danhsách các các khoản phải trả dù có một số có thể có số lợng sai Tổng thể mẫu

là tất cả ngời bán trên danh sách và tổng số tiền trên danh sách, nh vậy đơn vịmẫu sẽ là từng ngời bán cụ thể với từng số d cụ thể Mục tiêu của cuộc khảosát là tính có căn cứ hợp lý, quá trình đánh giá và sự phân loại

+ Kiểm toán viên hài lòng với tất cả các các khoản phải trả vào ngày lậpbảng cân đối tài sản đã đợc thanh toán sau ngày cuối năm Tổng thể mẫu là tấtcả các khoản chi sau ngày cuối năm

_p dụng kiểm tra chi tiết đối với 100% số d trong tổng thể là việc làmhết sức tốn kém và không hiệu quả Vì vậy kiểm tra chi tiết chỉ tập trung vàonhững số d trọng yếu hoặc có khả năng chứa đựng sai phạm trọng yếu

Đối với kiểm tra chi tiết các khoản phải trả, dựa trên tổng thể là danhsách các khoản phải trả và danh sách các khoản chi tiền sau ngày khóa sổ kếtoán; đối với kiểm tra chi tiết dựa trên danh sách liệt kê hàng tồn kho, kiểmtoán viên có thể tiến hành kiểm tra chi tiết đối với cả tổng thể hoặc chọn mẫucác khoản mục đại diện Lựa chọn những khoản mục chính có thể hiệu quảhơn khi xuất hiện một trong những điều kịên sau:

a) _p dụng phơng pháp tiếp cận dựa trên hệ thống và có bằng chứngkiểm toán chi tiết số liệu từ những thủ tục phân tích đối với tổng thể mẫu và vìthế cần ít bằng chứng kiểm toán chi tiết số liệu từ quá trình kiểm toán chi tiết

b) Tổng thể mẫu bao gồm nột số lợng nhỏ các khoản mục lớn Vì thếquá trình kiểm tra một số lợng tơng đối nhỏ các khoản mục chính sẽ giúp kiểmtra có hiệu quả một phần lớn tài khoản

c) Tổng thể mẫu chủ yếu bao gồm những nghiệp vụ không thờng xuyênhoặc các ớc tính kế toán Vì thế, tài khoản không có khả năng bao gồm nhữngkhoản mục tơng tự có thể dùng để chọn mẫu.

Chọn mẫu đại diện có thể có hiệu lực hơn khi:

a) Việc lựa chọn phơng pháp tiếp cận kiểm tra chi tiết và có ít hoặckhông có bằng chứng kiểm toán từ những thủ tục phân tích Vì thế đòi hỏinhiều bằng chứng kiểm tra chi tiết số liệu hơn từ quá trình kiểm tra chi tiết

b) Tổng thể mẫu bao gồm một số lợng lớn các khoản mục với giá trị

t-ơng đối lớn Vì thế, cần phải kiểm tra một số lợng tt-ơng đối lớn các khoản mụcchính để đa ra kết luận cho phần lớn khoản mục của tài khoản

c) Tổng thể mẫu bao gồm các nghiệp vụ thờng xuyên Vì thế, tài khoản

có khả năng bao gồm những khoản mục tơng tự có thể dùng để kiểm tra chọnmẫu có hiệu quả

Trong một số trờng hợp tổng thể bao gồm những khoản mục chứa đựngtính chất của cả hai trờng hợp nêu trên, tùy theo trình độ và kinh nghiệm củakiểm toán viên có thể kết hợp lựa chọn khoản mục chính đối với số d nhóm tàikhoản này và chọn mẫu đại diện với số d nhóm TK khác Dù sử dụng kỹ thuậtnào để lựa chọn khoản mục kiểm tra chi tiết, KTV cần nắm chắc đặc trng của

đối tợng kiểm tra để từ đó có phơng pháp kiểm tra thích hợp

Có nhiều cách khác nhau để tiến hành chọn mẫu kiểm toán, yêu cầu củaviệc chọn mẫu là mẫu chọn phải mang tính đại diện để suy rộng tính chất củamẫu cho tổng thể Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng thờng bắt đầubằng việc chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ đợc trích từ các chi phí mua hàng Từ

đó kiểm toán viên tiến hành đối chiếu hóa đơn của ngời bán với nhật ký muahàng, với phiếu nhập kho do thủ kho lập và sổ hạch toán chi tiết nguyên vậtliệu đối với những lô hàng đợc chọn để kiểm toán

3.2.3 Thực hiện các biện pháp kỹ thuật kiểm tra chi tiết trên các khoản mục đã chọn.

Trên cơ sở các khoản mục đã chọn, KTV tiến hành các kiểm tra chi tiếtcần thiết Với các khoản mục khác nhau cách thức thực hiện kiểm tra chi tiếtcũng khác nhau Có nhiều kỹ thuật để thu thập bằng chứng kiểm toán nh: kiểmtra vật chất, lấy xác nhận, xác minh tài liệu, quan sát, phỏng vấn, tính toán vàphân tích Trong chu trình mua hàng - thanh toán, KTV có thể sử dụng kỹthuật lấy xác nhận số d tài khoản phải trả ngời bán, kiểm tra vật chất (kiểmkê), tính toán lại số d và các quá trình chuyển sổ…và quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó Chu

a) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật kiểm tra chi tiết đối với số d các khoản nợ phải trả.

Gửi th xác nhận số d nợ phải trả ngời bán với khoản mục đợc chọn trêndanh sách các khoản phải trả là biện pháp kỹ thuật đợc áp dụng nhiều nhấttrong kiểm tra chi tiết TK 331 Kỹ thuật này giúp cho KTV thu thập đ ợc bằngchứng kiểm toán có giá trị cao do chúng đợc cung cấp từ bên thứ ba độc lập

bên ngoài kể cả đối với các số d từ các bên có mối quan hệ liên doanh, liên kếtvói khách hàng Đây là biện pháp hữu hiệu đảm bảo tính có căn cứ hợp lý và

sự đánh giá của các khoản phải trả Để tạo niềm tin vào bằng chứng thu đợc từnguồn này, thông thờng kiểm toán viên duy trì kiểm soát đối với những th xácnhận từ quá trình lập, gửi tới nhà cung cấp của khách hàng và nhận chúng

Theo loại câu hỏi và câu trả lời tơng ứng, có hai loại xác nhận là xácnhận mở và xác nhận đóng Xác nhận mở yêu cầu nhà cung cấp ghi ra số d chitiết đến ngày cần xác nhận Xác nhận đóng chỉ yêu cầu trả lời đúng hay saicho số d dợc ghi sẵn, bao gồm hai loại: xác nhận chủ động (mọi th xác nhậngửi đi đều cần đợc thu về không phân biệt ngời xác nhận có tán thành thông tin

đa ra hay không) và xác nhận thụ động (chỉ yêu cầu trả lời khi ngời xác nhậnkhông đồng ý với thông tin cần xác nhận)

Để bảo đảm thu nhận đợc ý kiến khách quan của ngời mua và chât lợngcủa bằng chứng từ xác nhận, KTV nắm quyền kiểm soát từ khâu gửi đến khâunhận giấy xác nhận Tuy nhiên, nhợc điểm của gửi th xác nhận là không phânbiệt giữa những ngời không đồng ý với thông tin cần xác nhận và những ngờikhông thể trả lời hoặc không quan tâm đến việc trả lời Khi không nhận đợc

th xác nhận hoặc số xác nhận khác với số cần xác nhận thì KTV phải sử dụngcác thủ tục kiểm toán thay thế nh trực tiếp phỏng vấn nhân viên Công ty kháchhàng và yêu cầu các chứng từ chứng minh cho sự chênh lệch đó

Trong trờng hợp gửi th nhận mà không nhận đợc phản hồi của nhà cungcấp hoặc số xác nhận khác với số đã gửi đi, kiểm toán viên trực tiếp phỏng vấnnhân viên công ty khách hàng và yêu cầu các chứng từ chứng minh cho sựchênh lệch đó

Mặc dù gửi th xác nhận thu đợc bằng chứng có tính thuyết phục cao

nh-ng khônh-ng khẳnh-ng định đợc mục tiêu đầy đủ và tính đúnh-ng kỳ của các khoản phảitrả Để đảm bảo mục tiêu này, kiểm toán viên thực hiện kỹ thuật xác minh tàiliệu bằng cách lựa chọn các khoản mục cần kiểm tra chi tiết từ sổ nhật ký chitiền sau ngày cuối năm hoặc các hóa đơn cha thanh toán một vài tuần sau trớc

và sau ngày kết thúc năm để kiểm tra ngợc lại tới chứng từ chứng minh

b) Thực hiện các biện pháp kiểm tra chi tiết đối với số d hàng tồn kho.

Kiểm tra thực tế (kiểm kê vật chất) hàng tồn kho là biện pháp kỹ thuật

đợc sử dụng phổ biến để thu thập bằng chứng kiểm toán về sự tồn tại và tìnhtrạng của hàng tồn kho Đây đợc xem là bằng chứng kiểm toán có độ tin cậycao nhất do chúng đợc KTV trực tiếp lập và thu thập KTV có thể thực hiệnquan sát thủ tục kiểm kê của khách hàng và trực tiếp tham gia kiểm kê chọnmẫu và đối chiếu với hồ sơ kho Trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho, kiểmtoán viên phải kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ kiểm kê bằng cách

đối chiếu các khoản mục chọn ra từ hồ sơ này với hàng tồn kho thực tế và đốichiếu những khoản mục lựa chọn trực tiếp từ kho hàng và hồ sơ, lấy một bảnsao của sổ kho để kiểm tra và so sánh sau này, ghi chú nhũng chi tiết biến

động hàng tồn kho ngay tại thời điểm trớc, trong và sau ngày kiểm kê để saunày có thể kiểm tra việc hạch toán đối với những biến động này Kiểm toánviên cần xét tới những nguyên nhân dẫn đến chênh lệch đáng kể giữa kết quảkiểm kê thực tế và sổ kho và những thủ tục khách hàng thực hiện để điều chỉnhchênh lệch

Đối với hàng tồn kho do một bên khác quản lý, kiểm toán viên có thểlấy ngay xác nhận về chất lợng và số lợng hàng tồn kho, tuy nhiên kiểm toánviên phải xem xét tính độc lập của bên thứ ba và có thể sử dụng tài liệu kiểm

kê kho từ kiểm toán viên độc lập đến kiểm toán bên thứ ba nh một dạng bằngchứng kiểm toán đặc biệt

Ngoài ra, để đảm bảo mục tiêu về quyền sở hữu về hàng tồn kho củakhách hàng, kiểm toán viên thực hiện biện pháp kỹ thuật đối chiếu các khoản

đợc chọn trên danh sách hàng tồn kho với các thẻ kho, sổ kiểm kê trong hồ sơkiểm kê của kiểm toán viên và kiểm tra tới hóa đơn, hợp đồng với bên cungcấp

Kiểm tra giá hàng tồn kho là công việc quan trọng mà KTV cần phảithực hiện, thủ tục này có liên quan mật thiết đến mục tiêu kiểm toán đo lờng

và tính giá Đối với việc kiểm tra giá hàng hóa vật t , KTV cần phải có tráchnhiệm xác định rõ cơ sở và phơng pháp tính giá đối với hàng tồn kho

Về lý thuyết, có nhiều cách khác nhau có thể đợc sử dụng để đánh giáhàng tồn kho nh là giá bán mong đợi, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện đ-

ợc, giá thay thế hiện thời Tuy nhiên, việc sử dụng giá bán mong đợi trong

đánh giá hàng tồn kho bị loại ra vì cách tính này vi phạm nguyên tắc thậntrong và cơ sở dồn tích trong kế toán

Giá thay thể hiện thời là giá phải trả tại ngày lập bảng cân đối kế toán đểmua nguyên vật liệu tơng tự với nguyên vật liệu đang tồn tại, trong trờng hợpthị trờng nguyên vật liệu tay đổi liên tục, vật liệu mới ra thay thế vật liệu cũviệc xác định giá mua bật liệu đang có trên thị trờng rất khó khăn

Phơng pháp chủ yếu đợc sử dụng là giá trị thuần có thể thực hiện đợccủa hàng tồn kho Giá này đợc tính toán trên cơ sở giá thị trờng sau khi đã trừ

đi các chi phí để bán đợc hàng hóa đó nh là chi phí marketing, chi phí vậnchuyển, bốc dỡ, chi phí bán hàng Tuy nhiên, nếu giá trị thuần có thể thực hiện

đợc lớn hơn giá trị gốc thì sai phạm gây ra cũng nh khi sử dụng giá bán mong

đợi

Cơ sở cơ bản để đánh giá giá trị hàng tồn kho là giá gốc của hàng tồnkho, tuy nhiên giá gốc sẽ không đợc sử dụng trong trờng hợp ngoại trừ duynhất khi nguyên tắc thận trọng yêu cầu giá trị thấp hơn phải đựơc sử dụng,theo nguyên tắc thận trọng nếu một khoản lỗ có thể dự kiến đợc cần phải đợc

lu tâm kịp thời Vì vậy, xác định giá trị hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toánViệt Nam số 02 thì “Hoàn thiện thủ tụchàng tồn kho đợc tính theo giá gốc trờng hợp giá trị thuần

có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thựchiện đợc”

Nh vậy trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho, kiểm toán viên cũng cầnphải đánh giá chất lợng của hàng tồn kho xem hàng tồn kho có bị lỗi thời,không sử dụng đựơc nữa hay không, hay số lợng hàng tồn kho thực tế là qúalớn, chênh lệch nhiều so với khi ớc tính ban đầu có đợc tiêu thụ ngay trong kỳtới hoặc bị mất giá hay không Đối với hàng tồn kho là hàng hóa đợc mua về

để bán thì việc xác định giá trị thuần hàng tồn kho đơn giản hơn, kiểm toánviên thu thập giá thị trờng, sau khi trừ đi các chi phí liên quan đến việc bánhàng hóa đó, và giá gốc khi mua Đối với hàng tồn kho là nguyên vật liệu thìphức tạp hơn do nguyên vật liệu mua về để sản xuất sản phẩm không phải đểbán Do vậy, kiểm toán viên phải xác định phần chi phí nguyên vật liệu tronggiá đơn vị hàng hóa có thể bán đợc và so sánh với chi phí nguyên vật liệu thực

tế tích lũy trong tổng chi phí phát sinh tính theo giá gốc

Việc ớc tính giá trị thuần có thể thực hiện đợc cũng có vai trò quantrọng trong việc ớc tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho, từ đó ảnh hởng trựctiếp tới giá vốn hàng bán và lãi gộp của doanh nghiệp Do vậy, theo chuẩn mực

Kế toán Việt Nam số 02, việc ớc tính giá trị thuần có thể thực hiện đợc củahàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập đợc tại thời điểm ớctính Trong đó phải tính đến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liênquan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà các sự kiệnnày phải đợc xác nhận với các điều kiện có ở thời điểm ớc tính

3.2.4 Đánh giá kết quả kiểm tra chi tiết và xử lý chênh lệch kiểm toán

Công việc kiểm tra chi tiết chu trình mua hàng - thanh toán không chỉdừng lại ở việc thu thập bằng chứng cho số liệu đợc kiểm tra mà quan trọnghơn là bằng chứng đó đợc đánh giá nh thế nào Mức độ “Hoàn thiện thủ tụcđầy đủ” và “Hoàn thiện thủ tụctin cậy”của bằng chứng là cơ sở để KTV đa ra kết luận về chu trình

Nếu sau khi thực hiện kiểm tra chi tiết, phát hiện ra các chênh lệch kiểmtoán, KTV hớng tới biện pháp lợng hoá chênh lệch và xử lý các chênh lệch,cân nhắc ảnh hởng của chênh lệch này đối với Báo cáo tài chính và tình hìnhkinh doanh của khách hàng

Mỗi loại chênh lệch kiểm toán đợc phát hiện có biện pháp xử lý khácnhau Từ tính chất của sai phạm phát hiện đợc, KTV tìm nguyên nhân chênhlệch Những nguyên nhân của sai phạm đợc làm rõ là cơ sở cho những kiếnnghị hay điều chỉnh cần thiết Những kiến nghị và điều chỉnh đợc trao đổi vớikhách hàng một cách nghiêm túc và cẩn thận trớc khi kiểm toán viên tiến hànhcác thủ tục tiếp theo

Phân loại theo kỳ kế toán, chênh lệch kiểm toán đựơc chia làm hai loại:chênh lệch năm trớc và chênh lệch năm nay

Chênh lệch năm nay là những chênh lệch đã đợc lợng hóa, bao gồm

những chênh lệch do không thống nhất về giá trị, cách phân loại, trình bày hay

thuyết minh những khoản mục hay tổng số trong BCTC và những chênh lệch

do lỗi hay sai sót đợc phát hiện Chênh lệch năm nay gồm cả chênh lệch nămtrớc điều chỉnh trong năm nay do khách hàng cha tiến hành sửa chênh lệch

Chênh lệch của năm trớc là chênh lệch kiểm toán từ năm trớc mà khách

hàng đã không điều chỉnh, do đó ảnh hởng tới số d đầu kỳ của các tài khoảntrên khoản mục báo cáo tài chính năm nay

Đối với các khoản phải trả thì chênh lệch thờng là số khai báo thấp hơn

số thực phải trả Còn đối với số d hàng tồn kho, chênh lệch xảy ra là khai báotăng giá trị thực của hàng tồn kho hoặc khai báo số lợng tăng hơn so với thực

tế Cả hai sai phạm này đều làm cho các thông tin phản ánh trên Báo cáo tàichính tốt hơn do khả năng thanh toán hiện hành (tài sản lu động/ nợ ngắn hạn)của khách hàng lớn hơn

Quá trình điều tra tính chất và nguyên nhân cần đợc thực hiện với mức độhoài nghi nghề nghiệp thích đáng Kiểm toán viên cần phải xét nguyên nhân củachênh lệch là do sai sót hay gian lận Bên cạnh đó, kiểm toán viên cũng phảixem xét khả năng áp dụng các thủ tục thay thế để thu thập bằng chứng

Báo cáo về những chênh lệch kiểm toán đợc phát hiện

Nếu là sai phạm trọng yếu và việc áp dụng thủ tục kiểm toán kháckhông xóa bỏ đợc nghi ngờ, kiểm toán viên cần phải thông báo ngay lập tứccho Ban giám đốc và tùy thuộc vào hoàn cảnh có thể thông tin cho Hội đồngquản trị, nếu có gian lận thì cần có sự can thiệp của HĐQT sau đó đề nghị điềuchỉnh Ttrong trờng hợp khách hàng không chấp nhận điều chỉnh thì KTV pháthành báo cáo kiểm toán với ý kiến chấp nhận từng phần hoặc ý kiến từ chốihoặc ý kiến không chấp nhận

Với những chênh lệch kiểm toán không đợc sửa đổi, KTV lập một bảngtóm tắt những chênh lệch này và xét đến khả năng ảnh hởng của chúng đếnBCTC

Trên cơ sở tìm hiểu cơ sở lý luận về kiểm tra chi tiết trong kiểm toán chu

trình mua hàng - thanh toán Chơng hai của chuyên đề tập trung vào thực trạngkiểm tra chi tiết trong kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán do AASC

thực hiện để làm sáng tỏ lý luận.

Chơng 2 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết tại aasc

toán và kiểm toán (AASC)

1.1 Quá trình thành lập và phát triển

Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán, tên giao dịchquốc tế là Auditing and Accounting Financial Consultancy Service Company(AASC), là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc bộ Tài chính Đợc thành lập

ngày 13/5/1991, theo quyết định số 164TC/QĐ/TCCB của bộ Tài chính Trụ sởchính của Công ty hiện nay đặt tại số 1 Lê Phụng Hiểu- Hoàn Kiếm- Hà Nội

Khi mới thành lập Công ty có tên gọi là Công ty dịch vụ kế toán (ASC),hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kế toán Sau hơn hai năm hoạt động, đứng tr-

ớc nhu cầu về dịch vụ kế toán ngày càng gia tăng, Bộ trởng Bộ Tài chính raquyết định số 639TC/QĐ/TCCB ngày 14/9/1993, bổ sung nhiệm vụ kiểm toán

và đổi tên công ty thành Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểmtoán Với quyết định này, từ chỗ chỉ thực hiện một số dịch vụ kế toán giản đơn,

đến nay Công ty đã và đang cung cấp cho khách hàng hàng loạt các dịch vụ

nh kế toán, kiểm toán, công nghệ thông tin, t vấn tài chính, t vấn thuế đào tạo

và hỗ trợ tuyển dụng, giám định tài chính…và quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó Chu

Với sự am hiểu sâu sắc và kinh nghiệm thực tiễn về quản lý tài chính, kếtoán, kiểm toán, thuế cùng với việc thiết lập mạng lới chi nhánh của mình trêntoàn lãnh thổ Việt Nam, công ty phục vụ với chất lợng tốt nhất bất kỳ dịch vụchuyên ngành nào mà khách hàng yêu cầu

Tháng 3 năm 1992, chi nhánh đầu tiên đợc thành lập tại thành phố HồChí Minh Tháng 3 năm 1995, chi nhánh này đã tách ra khỏi ASC thành lậpCông ty Kiểm toán Sài Gòn (AFC) Các chi nhánh của Công ty đợc mở tại cáctỉnh thành phố lớn trong cả nớc, đó là:

+ Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh: 29 Võ Thị Sáu – Quận 1

+ Chi nhánh thành phố Vũng Tàu: 42 Đờng Thống Nhất

+ Chi nhánh thành phố Thanh Hóa: 25 Phan Chu Trinh, phờng Điện Biên

+ Chi nhánh Quảng Ninh: Tầng 2 Công ty vàng bạc đá quý, đờng Trần

Hng Đạo

+ Văn phòng đại diện thành phố Hải Phòng: 22 Trần Phú

Trong nhiều năm qua, nhờ sự nỗ lực và phấn đấu không ngừng của banlãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên, AASC đã khẳng định vị thếhàng đầu của mình trên thị trờng kiểm toán Việt Nam Với những thành tích

đã đạt đợc, Công ty đợc nhận bằng khen của Bộ trởng Bộ Tài chính và huânchơng Lao động hạng Ba của Chủ tịch nớc

Bảng 3: Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của công ty.

Đơn vị tính: triệu đồngChỉ tiêu 1999 2000 2001 2002 2003 Doanh thu 17.000 17.460 19.200 21.045 25.200 Lợi nhuận sau thuế 5.1000 5.230 5.760 2.132 2.690 Nộp ngân sách Nhà nớc 3.448 3.542 3.080 2.600 2.890 Thu nhập bình quân đầu ngời 2,2 2,3 2,4 2,4 2,6

17 17.46 19.2

21.045

25.2

0 5 10 15 20 25 30

1999 2000 2001 2002 2003

Sơ đồ 10 : Biểu đồ doanh thu của Công ty qua các năm

Số liệu trên cho thấy, Công ty luôn duy trì đợc tốc độ phát triển trongnhững năm gần đây Doanh thu của Công ty liên tục tăng, năm 1999 doanh thu

là 17,0 tỷ, năm 2001 là 19,2 tỷ và năm 2003 là 25,2 tỷ Mức thu nhập của cán

bộ công nhân viên trong Công ty cũng không ngừng đợc cải thiện, từ năm

1999 đến nay thu nhập bình quân đầu ngời đạt trên 2 triệu đồng/ tháng

1.2 Các dịch vụ AASC cung cấp

Không ngừng vơn lên đáp ứng tốt hơn dịch vụ cho khách hàng từ chỗkhiêm tốn trong hoạt động đào tạo và dịch vụ kế toán giản đơn lúc mới thànhlập, đến nay Công ty đã và đang cung cấp cho khách hàng hàng loạt các dịch

vụ phức tạp Trong đó, các thế mạnh chính của Công ty phải kể đến đó là:

Sơ đồ 11: Cơ cấu dịch vụ tính trên doanh thu

Biểu đồ cơ cấu dịch vụ tính trên doanh thu năm

1.2.1 Dịch vụ kiểm toán

Đây là một trong các họat động truyền thống của AASC Thế mạnh củaCông ty là kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán vốn đầu t công trình xâydựng cơ bản hoàn thành Các dịch vụ này ngày càng đợc hoàn thiện và pháttriển về phạm vi và chất lợng, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và tiến trìnhhội nhập quốc tế Đội ngũ nhân viên của Công ty đợc đào tạo một cách có hệthống, 79/300 nhân viên đợc cấp chứng chỉ CPA Công ty thờng xuyên mở cáclớp đào tạo kỹ năng và kiến thức mới nhất cho các nhân viên nhằm đáp ứng

yêu cầu của khách hàng Các dịch vụ kiểm toán của Công ty bao gồm: kiểmtoán báo cáo tài chính thờng niên, kiểm toán hoạt động của các dự án, kiểmtoán báo cáo quyết toán vốn đầu t các công trình xây dựng cơ bản, kiểm toán xác

định vốn góp liên doanh, kiểm toán tỷ lệ nội địa hóa…và quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó Chu

Dịch vụ kiểm toán báo cáo vốn đầu t các công trình xây dựng cơ bảnhoàn thành cũng đạt đợc nhiều thành công Công tác kiểm toán xây dựng cơbản không chỉ dừng lại ở phòng kiểm toán xây dựng cơ bản mà đã mở rộngsang các phòng nghiệp vụ khác Công ty đã triển khai thực hiện đợc hầu hếtcác hợp đồng đã ký kết và nâng cao chất lợng của hoạt động này

1.2.2 Dịch vụ kế toán

Cùng với quá trình hội nhập của nền kinh tế và những đổi mới trong cáchoạt động tài chính kế toán, AASC luôn hớng tới việc nâng cao chất lợng cácdịch vụ kế toán của mình Công ty có đội ngũ các chuyên gia kế toán với nhiềunăm kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp Họ am hiểu về kế toán ViệtNam và các thông lệ kế toán quốc tế AASC cung cấp cho các khách hàngnhiều dịch vụ kế toán nh: mở và ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính định

kỳ, xây dựng các mô hình tổ chức bộ máy kế toán, trợ giúp việc chuyển đổi hệthống kế toán và báo cáo tài chính, phù hợp với yêu cầu của khách hàng đồngthời bảo đảm tuân thủ các quy định của nhà nớc Việt Nam hoặc các nguyêntắc kế toán quốc tế đợc chấp nhận Hớng dẫn khách hàng trong việc áp dụngcác chế độ kế toán tài chính và t vấn, lựa chọn đăng ký chế độ kế toán, giúpcho khách hàng quản lý, kinh doanh đạt hiệu quả cao

1.2.3 Dịch vụ t vấn tài chính và quản trị kinh doanh

Với sự khác biệt về môi trờng đầu t và luật pháp, các nhà đầu t nớcngoài tham gia kinh doanh tại Việt Nam phải đối mặt với những khó khăn này.Các chuyên gia t vấn của Công ty với bề dày kinh nghiệm hoạt động thực tiễnnhiều năm và đặc biệt là kinh nghiệm trong công tác t vấn quản trị tài chính sẽcung cấp cho khách hàng những giải pháp tốt nhất, cải tiến hệ thống kiểm soátnội bộ, nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lợng sản phẩm dịch vụ, giảm chiphí hoạt động, không ngừng tăng doanh thu

Các dịch vụ này rất đa dạng, bao gồm: t vấn soạn thảo phơng án đầu t,

đăng ký kinh doanh và thành lập doanh nghiệp mới, t vấn thuế tài chính, t vấn

cổ phần hóa, sáp nhập hoặc giải thể, niêm yết chứng khoán trên thị trờngchứng khoán, t vấn kiểm kê thẩm định giá trị tài sản, t vấn tuân thủ các quydịnh pháp luật, chính sách tài chính…và quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó ChuĐặc biệt, với dịch vụ kiểm kê thẩm địnhgiá trị tài sản, AASC sẽ giúp cho khách hàng xác định giá trị tài sản của doanhnghiệp phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, kinh doanh

1.2.4 Dịch vụ công nghệ thông tin

Có thể nói đây cũng là một thế mạnh của AASC, đội ngũ chuyên giacông nghệ thông tin giàu kinh nghiệm thực tiễn của Công ty sẽ trợ giúp chokhách hàng nắm bắt các cơ hội, góp phần vào củng cố lợi thế cạnh tranh, thôngqua việc hỗ trợ vận hành các giải pháp công nghệ thông tin phù hợp với cácyêu cầu về quản lý, hoạt động cũng nh chiến lợc kinh doanh lâu dài của đơn vị

Họ sẽ t vấn cho khách hàng lựa chọn và áp dụng những phơng pháp khả thi vàhữu hiệu nhất, tham gia làm việc trực tiếp với khách hàng từ công đoạn đánhgiá, thiết kế, phát triển, thử nghiệm đến công đoạn hỗ trợ vận hành các hệthống công nghệ thông tin mới Một số sản phẩm phần mềm của Công ty đang

đợc khách hàng a chuộng và sử dụng nhiều là:

- Phần mềm kế toán: ASPlus 3.0- Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp,

E-ASPlus 3.0- Kế toán các Doanh nghiệp, P-ASPlus 3.0- Kế toán các Dự án và

đơn vị chủ đầu t

- Các phần mềm quản lý: Phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản

lý tài sản cố định, phần mềm quản lý công văn, phần mềm quản lý doanhnghiệp

1.2.5 Dịch vụ đào tạo và hỗ trợ tuyển dụng

Dịch vụ hỗ trợ tuyển dụng: hỗ trợ cho khách hàng tìm kiếm và tuyển

dụng các ứng cử viên có năng lực và thích hợp nhất, dựa trên những hiểu biết

cụ thể về vị trí cần tuyển dụng, cũng nh các yêu cầu về hoạt động quản lýchung của khách hàng, tùy theo yêu cầu của công việc, trình độ kiến thức, haykinh nghiệm cần thiết, Công ty sẽ lựa chọn phơng pháp tuyển dụng với chi phíhiệu quả nhất

Dịch vụ đào tạo: với đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong giảng

dạy, các chơng trình đào tạo sẽ mang lại cho khách hàng những kiến thức, kinhnghiệm và thông tin hữu ích về kế toán, kiểm toán, thuế, quản trị kinh doanh vàcông nghệ thông tin kế toán, đặc biệt là các chế độ, quy định, chuẩn mực của ViệtNam hay các thông lệ quốc tế, đợc vận dụng cho từng doanh nghiệp, từng ngành vàlĩnh vực hoạt động cụ thể

1.2.6 Dịch vụ t vấn thuế

Các giải pháp về thuế mà Công ty cung cấp cho khách hàng sẽ đảm bảocác loại thuế mà doanh nghiệp hay cá nhân phải nộp sẽ phù hợp với thực tế vàtuân thủ các chính sách thuế hiện hành Các dịch vụ về thuế gồm: lập kế hoạchthuế, rà soát đánh giá việc vận dụng các sắc lệnh, chính sách thuế hiện hànhcủa Việt Nam…và quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó Chu

1.3 Các khách hàng chủ yếu

Với các văn phòng tại các tỉnh, thành phố lớn trong cả nớc, AASC đãvững bớc phát triển và chiếm đợc lòng tin của khách hàng, cung cấp cho kháchhàng những dịch vụ chuyên môn tốt nhất, đảm bảo chất lợng và uy tín nghềnghiệp Các khách hàng của Công ty rất đa dạng gồm nhiều loại hình doanhnghiệp, thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau Các khách hàng thờngxuyên, ổn định của Công ty là:

+ Doanh nghiệp nhà nớc: Tổng công ty Xi măng Việt Nam, Tổng công

ty than Việt Nam, Công ty xây lắp điện I, Công ty thuốc sát trùng Việt Nam,

bu điện Hà Tây…và quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó Chu

+ Doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài: Fafilm Việt Nam – Hoa kỳ,Công ty ống thép VINAPIPE, Công ty liên doanh xây dựng VIC…và quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó Chu

+ Các dự án quốc tế của ngân hàng thế giới (WB), ngân hàng phát triểnchâu á (ADB) tài trợ nh: dự án nâng cấp và khôi phục quốc lộ I, dự án cải tạocấp thoát nớc Thành Phố Hồ Chí Minh (ADB) …và quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó Chu

+ Các công ty cổ phần và công ty TNHH: công ty TNHH đèn hìnhORION- HANEL, công ty cổ phần đại lý Ford, Ngân hàng TMCP quân đội,ngân hàng TMCP Bắc á…và quá trình thanh toán cho các hàng hóa hay dịch vụ đó Chu

1.4 Tổ chức bộ máy quản lý và việc phân công phân nhiệm trong Công

ty

AASC là doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Bộ Tài chính hoạt động kinhdoanh dịch vụ trong lĩnh vực t vấn tài chính kế toán và kiểm toán Bộ máyquản lý của Công ty đợc tổ chức theo mô hình chức năng gồm có ban Giám

đốc quản lý điều hành Công ty và văn phòng chính tại Hà Nội, các giám đốcquản lý điều hành các chi nhánh của Công ty (hình 4) Ban giám đốc có 4 ng-ời: 1 giám đốc và 3 phó giám đốc

- Giám đốc công ty: Phụ trách toàn diện các mặt hoạt động của Công

ty, trực tiếp phụ trách hoạt động đối nội, đối ngoại, gián tiếp quản lý các chinhánh, phụ tránh việc xây dựng các dự án chiến lợc đa dạng hóa các loại hìnhdịch vụ

- Các phó giám đốc Công ty: chỉ đạo các phòng, các chi nhánh, xây dựng và

triển khai các kế hoạch, chỉ đạo, tổ chức thực hiện các dịch vụ tại lĩnh vực mìnhphụ trách, đề xuất các vấn đề cần bổ sung với giám đốc Công ty

- Giám đốc các chi nhánh: tổ chức cán bộ, nhân viên dới quyền để

cung cấp các dịch vụ của Công ty tại địa bàn mà chi nhánh của mình đặt trụ

sở, vạch kế hoạch cung cấp các loại hình dịch vụ trong một năm và hớng pháttriển trong những năm tới để đệ trình giám đốc phê duyệt, cố vấn cho giám đổcCông ty trong việc mở rộng địa bàn cung cấp dịch vụ

Hình 4 là sơ đồ tổ chức các phòng ban tại Văn phòng chính Hà Nội

- Phòng hành chính tổng hợp: quản lý các công văn đi, công văn đến,

phối hợp với phòng kế toán quản lý các vấn đề về lao động và tiền lơng củacán bộ công nhân viên, tổ chức bộ phận lái xe, bộ phận tin học, bộ phận bánhàng, cung cấp các biểu mẫu sổ sách, chứng từ, tạp vụ

- Các phòng nghiệp vụ: cung cấp các dịch vụ chuyên môn theo đúng

chỉ tiêu mà Công ty giao phó Công ty hiện có 5 phòng nghiệp vụ đợc phânchia theo mảng nghiệp vụ chuyên trách gồm có: Phòng kiểm toán các dự án,phòng kiểm toán các ngành thơng mại và dịch vụ, phòng kiểm toán đầu t xâydựng cơ bản, phòng t vấn và kiểm toán, phòng kiểm soát chất lợng, phòngkiểm toán các ngành sản xuất vật chất Các phòng nghiệp vụ thực hiện chứcnăng kiểm toán nói chung đối với mọi loại hình khách hàng, trong đó mảngdịch vụ chuyên trách đợc u tiên

- Phòng công nghệ thông tin: thực hiện chức năng xây dựng, phát triển

các chơng trình phần mềm kế toán cho các lọai hình doanh nghiệp

- Phòng kế toán: sửa đổi, bổ sung quy chế tài chính hiện hành của Công ty,

đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, nâng cao sức cạnh tranh, rà soát các kế hoạchkinh doanh, xây dựng chi tiết kế hoạch thu chi tài chính, chủ động phối hợp với cácphòng nghiệp vụ, đôn đốc khách hàng thanh toán, phát hành công văn đòi nợ, đềxuất biện pháp giải quyết các vớng mắc về thu chi cho ban Giám đốc

Sơ đồ 12: 1

Giám đốc Công ty

Phó giám đốc Công ty Phó giám đốc Công ty Phó giám đốc Công ty

Văn phòng đại diện Hải Phòng

phận kế toán

Phòng kiểm toán các ngành thơng mại

Bộ phận tin học

Phòng kiểm toán các ngành SXVC

Phòng kinh doanh tiếp thị

Phòng hành chính tổng hợp

Chi nhánh Thanh Hóa

II Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết trong kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán do Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán thực hiện

2.1 Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết chu trình mua hàng - thanh toán

Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết phụ thuộc rất nhiều vào sự hiểu biết củakiểm toán viên về chu trình mua hàng - thanh toán của Công ty khách hàng,quá trình hoạt động và các nghiệp vụ quan trọng trong chu trình Dựa vàonhững hiểu biết này, kiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và đa

ra mức đánh giá về rủi ro của các sai phạm trọng yếu trong chu trình Việc xác

định rủi ro của các sai phạm trọng yếu liên quan tới từng mục tiêu kiểm toántrong các khoản mục của chu trình giúp cho KTV xác định khu vực cần quantâm và thực hiện nhiều kiểm tra chi tiết hơn đối với mục tiêu này

Để minh họa rõ hơn cách thức tiến hành kiểm tra chi tiết đối với chutrình mua hàng - thanh toán tại AASC, hai Công ty A và B là khách hàng kiểmtoán của Công ty đợc đa vào làm ví dụ

Tùy vào từng khách hàng cụ thể (thờng xuyên hay kiểm toán năm đầutiên) mà kiểm toán viên tiến hành thu thập một phần hay toàn bộ những thôngtin về hoạt động kinh doanh của khách hàng Đối với những khách hàng thờngxuyên nh Công ty A, thì các thông tin chung về khách hàng đã đợc thu thậpvào những lần kiểm toán trớc và đã đợc lu trong hồ sơ kiểm toán thờng trực tạiCông ty Vì vậy, KTV chỉ cần thu thập bổ sung những thông tin mới phát sinhcòn đối với những khách hàng kiểm toán năm đầu tiên nh công ty TNHH B thì

đòi hỏi KTV phải thu thập toàn bộ thông tin về khách hàng từ khi thành lậpcho tới khi KTV tiến hành kiểm toán BCTC

Dựa vào đánh giá của trởng phòng kiểm toán, sau khi xem xét về quátrình hoạt động, thảo luận với ban quản lý của khách hàng và dựa vào kinhnghiệm kiểm toán từ các năm trớc (đối với khách hàng A), KTV nhận thấy chutrình mua hàng thanh toán là chu trình hoạt động kinh doanh chính của cả haiCông ty Các thông tin về khách hàng đợc KTV thu thập nh sau:

 Công ty A

Điều kiện thành lập và chức năng nhiệm vụ

- Công ty A là doanh nghiệp nhà nớc, đơn vị thành viên hạch toán độclập thuộc tổng Công ty xi măng Việt Nam Đợc thành lập theo quyết định số025A/BXD/TCLĐ ngày 12/02/1993 của Bộ trởng bộ Xây dựng

- Vốn kinh doanh của đến 31/12/2001 là 54.281.192.000 VND

- Trong đó vốn ngân sách là 45.315.490.000 VND

- Hoạt động của Công ty A:

+ Nhập khẩu clinke, xi măng, tấm lợp

+ Nhập khẩu thiết bị vật t ngành sản xuất xi măng

Cơ cấu tổ chức

Giám đốc Công ty là ngời đại diện theo pháp luật của Công ty và cũng

là ngời quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty, bên cạnh đó còn cócác phó giám đốc và kế toán trởng là những ngời giúp việc cho giám đốc trongviệc ra các quyết định quản lý, điều hành Mô hình tổ chức bộ máy quản lýCông ty không có hội đồng quản trị

Công ty có hai chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và Hải Phòng, vănphòng chính của Công ty đặt tại Hà Nội

Các nhân tố bên ngoài

Chính sách phát triển kinh tế của nhà nớc là phát triển kinh tế nhiềuthành phần cấu thành nền kinh tế thị trờng định hớng xã hội chủ nghĩa với kinh

tế Nhà nớc giữ vai trò chủ đạo Do vậy, trong giai đoạn này nền kinh tế với tốc

độ tăng trởng cao kéo theo việc xây dựng cơ sở hạ tầng, đô thị hóa nhanh, nhucầu cung cấp xi măng cho các công trình xây dựng là rất cần thiết đòi hỏiCông ty phải đáp ứng nhiệm vụ chính là xuất nhập khẩu thiết bị phụ tùng vật tcho ngành sản xuất xi măng, góp phần nâng cao hiệu quả cho công cuộc xâydựng phát triển kinh tế đất nớc

Tình hình kinh doanh của khách hàng

- Thay đổi nhà cung cấp: không thay đổi

- Thay đổi trong việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật hay kỹ thuậtmới trong các loại hình kinh doanh: không có sự thay đổi

- Thị trờng: trong nớc là chủ yếu

- Các loại hoạt động nghiệp vụ: nhập khẩu trực tiếp, nhập khẩu ủy thác,

đơn vị vận chuyển

Hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ

- áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định 1441/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/95 của BTC Chế độ BCTC doanh nghiệp theo quyết định

số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 Các chính sách kế toán khách hàng

đang áp dụng có thay đổi theo quy định tại thông t 89/2002/ TT-BTC của BTC

so với các niên độ kế toán trớc

- Hình thức kế toán là chứng từ ghi sổ

- Đơn vị tiền tệ sử dụng là VND theo nguyên tắc giá gốc

Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợcchuyển đổi sang VND theo tỷ giá hạch toán hàng tháng chênh lệch tỷ giá phátsinh đợc tập hợp vào TK “Hoàn thiện thủ tụcchênh lệch tỷ giá” và cuối năm kết chuyển vàodoanh thu hoặc chi phí hoạt động tài chính Cuối năm các tài sản dới dạng tiền

và công nợ bằng ngoại tệ đợc đánh giá lại theo tỷ giá bình quân liên ngânhàng

Từ khi bắt đầu hoạt động đến thời điểm hiện tại, Công ty cha từng cóvấn đề gì vớng mắc với các cơ quan pháp luật cũng nh các cơ quan hữu quan.Báo cáo tài chính của Công ty năm 2001 do Công ty AASC kiểm toán đa ra ýkiến chấp nhận toàn phần

 Công ty B

Điều kiện thành lập và chức năng nhiệm vụ

- Công ty TNHH B gồm có 5 thành viên đợc thành lập theo giấy chứngnhận đăng ký kinh doanh số 0502000021 ngày 15/12/2000 của sở kế hoạch và

đầu t tỉnh Hng Yên

- Hoạt động chính của Công ty là:

+ Sản xuất chế biến thực phẩm ăn liền

+ Kinh doanh vật t nguyên liệu ngành thực phẩm

+ Sản xuất kinh doanh các loại bao bì

Cơ cấu tổ chức

Ban giám đốc Công ty gồm có 3 thành viên: 1 giám đốc, 1 phó giám

đốc, 1 kế toán trởng

Các chính sách chế độ kế toán chủ yếu

- áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết

định số 1177TC/ QĐ- CĐ kế toán ngày 23/12/1996 của BTC

- Hình thức kế toán: nhật ký chung

- Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm

- Đồng tiền hạch toán

+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là tiền Việt Nam

+ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng đồng tiền khác đợc quy đổi raVND theo tỷ giá thực tế của ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: hàng tồn kho của đơn vị đợc ghi sổtheo giá gốc (gồm chi phí mua hàng, chi phí chế biến, và chi phí liên quan trựctiếp khác); phơng pháp hạch toán luân chuyển hàng tồn kho là kê khai thờngxuyên, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ đợc xác định theo phơng pháp bình quângia quyền

- Thuế GTGT: Công ty thực hiện việc kê khai và hạch toán thuế GTGTtheo phơng pháp khấu trừ thuế Thuế suất thuế GTGT đối với các hoạt độngkinh doanh chủ yếu của Công ty là 10%

Căn cứ vào kết quả phân tích soát xét sơ bộ BCTC và tìm hiểu hoạt độngkinh doanh của khách hàng, mức độ ảnh hởng tới việc lập BCTC trên các góc

độ, đánh giá hệ thống KSNB thông qua việc sử dụng bảng câu hỏi, KTV đa rakết luận và đánh giá về môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán và hệ thốngKSNB nói chung của Công ty A là đáng tin cậy và có hiệu quả, KSNB đối vớicác khoản phải trả và hàng tồn kho là khá Các công việc trên đợc thực hiện

đối với công ty TNHH B, các KTV cũng đa ra nhận định tơng tự về hệ thốngKSNB của Công ty B

Sau khi đạt đợc hiểu biết đầy đủ về chu trình mua hàng – thanh toán,cùng với các cơ sở dẫn liệu BCTC cho các khoản mục trọng yếu trong chutrình, KTV nhóm các cơ sở dẫn liệu này vào các mục tiêu kiểm toán cụ thể,

thực hiện thủ tục kiểm soát để hỗ trợ cho việc đánh giá rủi ro của các sai phạmtrọng yếu và thiết kế thủ tục kiểm toán bao gồm các thủ tục phân tích và kiểmtra chi tiết để thu thập bằng chứng kiểm toán cho các mục tiêu trên Đây là bớc

đầu tiên KTV thực hiện trong quá trình lập kế hoạch kiểm tra chi tiết

Các mục tiêu kiểm toán của quá trình mua hàng- thanh toán bao gồm:

- Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy

đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày vàkhai báo của các khoản phải trả ngời bán không có sai phạm trọng yếu

- Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy

đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày vàkhai báo của số d tài khoản phải trả các đơn vị nội bộ không có sai phạm trọngyếu

- Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy

đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày vàkhai báo của các khoản mua vào không có sai phạm trọng yếu

- Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy

đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày vàkhai báo của tiền mặt không có sai phạm trọng yếu

- Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy

đủ, đảm bảo sự trình bày đánh giá về hàng tồn kho không có sai phạm trọngyếu

- Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy

đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày vàkhai báo của hàng tồn kho không có sai phạm trọng yếu

Chơng trình kiểm toán thiết lập các thủ tục kiểm tra chi tiết cho các mụctiêu kiểm toán của Công ty A nh sau (Bảng 4):

Bảng 4: Chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán

Thủ tục

Ngời thực hiện Ngày

Tham chiếu

I Quy trình kiểm toán

1 Đối với mua hàng và chi phí mua hàng

a- Đối chiếu số d đầu năm, cuối năm, xác nhận nợ (nếu có).

b- Dựa vào sổ kế toán chi tiết công nợ phải trả (tài khoản 331), chọn ra một

số khách hàng có số d lớn, phát sinh lớn kiểm tra việc hạch toán mua

hàng và thanh toán (giá hóa đơn, chi phí thu mua vận chuyển… và thuế và thuế

GTGT đầu vào) Kiểm tra một số khoản thanh toán cho khách hàng có

giá trị trên … và thuế VNĐ, xem xét việ thanh toán cho khách hàng trên cơ sở

nào, số tiền chiết khấu thanh toán và thanh toán đợc thực hiện nh thế

nào.

c- Chọn ra một số khoản mua hàng trong 5 đến 10 ngày trớc và sau thời

điểm khóa sổ kế toán kiểm tra để khẳng định chia cắt niên độ là phù

hợp

d- Các phiếu nhập kho cuối cùng của kỳ kế toán phải đợc hạch toán theo

giá hóa đơn (cộng chi phí vận chuyển… và thuế) hoặc giá tạm tính nếu hàng đã

nhập cha có giá.

e- Các lô hàng đầu tiên của kỳ kế toán sau không thuộc giá trị đã hạch

toán ở niên độ kế toán trớc.