HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG

BÀI 6: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG PGS.TS Trần Quý Liên Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015112230 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Quy trình nghiệp vụ bán hàng doanh nghiệp Khách hàng Khủng Long đặt mua lô đồ gỗ quý để lắp đặt nội thất với công ty Bảo Ngọc Giá trị hợp đồng lên tới 15 tỷ VND kèm theo số điều kiện như: • Hàng giao nhà khách hàng Khủng Long phải đảm bảo số lượng, chất lượng, mẫu mã,kích thước… ghi hợp đồng • Chi phí bảo quản, vận chuyển công ty Bảo Ngọc chịu trách nhiệm • Khách hàng Khủng Long đặt trước 200 triệu VND toán hết tiền hàng cho công ty Bảo Ngọc sau nhận đầy đủ hàng Hoạt động bán hàng nêu có liên quan tới phận, cá nhân nào? Các hoạt động mà phận phải thực gì? Có mối liên hệ nào? Các liệu xây dựng, xử lý, sử dụng lưu trữ phận nào? Các chứng từ có liên quan lập luân chuyển phận có liên quan nào? Các rủi ro xảy có liên quan tới hoạt động nêu trên? Cách kiểm soát rủi ro đó? v1.0015112230 MỤC TIÊU Sau học xong này, sinh viên có thể: • Hiểu biết chức nghiệp vụ đặc thù chế vận động dòng liệu nghiệp vụ chu trình bán hàng • Có kĩ xây dựng mô hình chức nghiệp vụ mô hình luồng liệu chu trình bán hàng • Hiểu biết nguy tiềm ẩn cách kiểm soát hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng v1.0015112230 NỘI DUNG Khái quát chung chu trình bán hàng Quy trình thông tin kế toán chu trình bán hàng Các rủi ro tiềm ẩn vấn đề kiểm soát thông tin chu trình bán hàng v1.0015112230 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG 1.1 Mối quan hệ chu trình bán hàng chu trình nghiệp vụ khác 1.2 Chu trình bán hàng góc độ chức nghiệp vụ 1.3 Chu trình bán hàng góc độ xử lý thông tin 1.4 Chu trình bán hàng góc độ tiến trình nghiệp vụ v1.0015112230 1.1 MỐI QUAN HỆ GIỮA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ CÁC CHU TRÌNH NGHIỆP VỤ KHÁC Các kiện kinh tế Các giao dịch Chu trình bán hàng Chu trình sản xuất Chu trình chi phí Chu trình tài Chu trình báo cáo tài Báo cáo tài v1.0015112230 1.2 CHU TRÌNH BÁN HÀNG DƯỚI GÓC ĐỘ CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ CHU TRÌNH BÁN HÀNG Cung cấp hàng hóa dịch vụ Xử lý đơn hàng Kiểm tra hàng hóa v1.0015112230 Kiểm tra khách hàng Thông báo kết Xuất kho Giao hàng Lập hóa đơn bán hàng theo dõi công nợ Đối chiếu xác nhận Lập hóa đơn bán hàng Theo dõi công nợ Báo cáo bán hàng Thu tiền Lựa chọn toán Lập chứng từ thu Xác nhận thu tiền Trích xuất liệu Tính toán xử lý Lên báo cáo bán hàng 1.3 CHU TRÌNH BÁN HÀNG DƯỚI GÓC ĐỘ XỬ LÝ THÔNG TIN Chứng từ bán hàng Báo cáo bán hàng, báo cáo tài QUẢN LÝ BÁN HÀNG v1.0015112230 1.4 CHU TRÌNH BÁN HÀNG DƯỚI GÓC ĐỘ TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ (Sơ đồ luồng liệu mức ngữ cảnh chu trình doanh thu) Đơn hàng, toán Lệnh bán hàng, doanh số bán hàng, tiền hàng Khách hàng Trả lời đơn hàng Hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng Giấy báo có Ngân hàng v1.0015112230 Các chu trình liên quan (sản xuất, tính lương, chi phí, tài chính) Xác nhận nhận hàng CHU TRÌNH DOANH THU Báo cáo doanh thu Yêu cầu Bộ phận quản lý doanh thu 1.4 CHU TRÌNH BÁN HÀNG DƯỚI GÓC ĐỘ TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ (tiếp theo) (Sơ đồ luồng liệu mức chu trình bán hàng) Chu trình sản xuất, chi phí Khách hàng Đơn đặt hàng Trả lại đơn hàng Lệnh bán hàng 1.0 Xử lý đơn hàng Thông tin toán, toán Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng Lệnh bán hàng D1: Tồn kho hàng hóa 2.0 Cung cấp hàng hóa dụng cụ 3.0 Lập hóa đơn, bán hàng theo dõi công nợ 4.0 Thu tiền Ngân hàng Yêu cầu Báo cáo doanh thu Tiền hàng Bộ phận quản lý v1.0015112230 5.0 Báo cáo thống kê Chu trình báo cáo tài Xác nhận nhận hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng D2: Công nợ khách hàng Giấy báo có Khách hàng Hóa đơn bán hàng Doanh số lương Chu trình tính lương Doanh số bán hàng 10 2.2 HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP HÀNG HÓA, DỊCH VỤ (Sơ đồ dòng liệu mức tiến trình 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ) Khách hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng Xác nhận giao hàng 2.1 Xuất kho hàng hóa Lệnh bán hàng 1.0 Xử lý đơn hàng v1.0015112230 2.2 Giao hàng D1: Tồn kho hàng hóa Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng 3.0 Lập hóa đơn theo dõi công nợ 13 2.3 HOẠT ĐỘNG LẬP HÓA ĐƠN BÁN HÀNG VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU (Sơ đồ dòng liệu mức tiến trình 3.0 Lập hóa đơn bán hàng theo dõi công nợ phải thu) 2.0 Xuất kho Khách hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng 3.1 Đối chiếu xác nhận Hóa đơn bán hàng Xác nhận hàng bán Lệnh bán hàng 1.0 Xử lý đơn hàng 3.3 Theo dõi công nợ 3.2 Lập hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng D2: Công nợ khách hàng v1.0015112230 Doanh số lương Doanh số bán hàng Chu trình tính lương Chu trình tài 14 2.4 HOẠT ĐỘNG THU TIỀN BÁN HÀNG (Sơ đồ dòng liệu mức tiến trình 4.0 Thu tiền) D2: Công nợ khách hàng 4.1 Lựa chọn toán Thông tin toán Ngân hàng v1.0015112230 4.2 Lập chứng từ thu Chứng từ thu Phiếu thu Thanh toán Ngân hàng Thanh toán lựa chọn Giấy báo có 4.3 Xác nhận thu tiền Tiền hàng Chu trình tài 15 2.5 HOẠT ĐỘNG BÁO CÁO QUẢN LÝ BÁN HÀNG (Sơ đồ dòng liệu mức tiến trình 5.0 Báo cáo bán hàng) Bộ phận quản lý Yêu cầu 5.1 Trích hút liệu doanh thu Dữ liệu liên quan 5.2 Tính toán, xử lý Thông tin sau xử lý 5.3 Lên báo cáo theo yêu cầu v1.0015112230 Báo cáo doanh thu Bộ phận quản lý 16 2.6 CÁC BÁO CÁO TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG • Nhóm báo cáo bán hàng; • Nhóm báo cáo công nợ phải thu; • Nhóm báo cáo thuế GTGT hàng hóa dịch vụ bán v1.0015112230 17 CÁC RỦI RO TIỀM ẨN VÀ VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG 3.1 Các rủi ro tiềm ẩn vấn đề kiểm soát hoạt động chu trình bán hàng 3.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng v1.0015112230 18 3.1 CÁC RỦI RO TIỀM ẨN VÀ VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG • Đối với hoạt động xử lý đơn hàng khách hàng; • Đối với hoạt động xử lý cung cấp hàng hóa, dịch vụ; • Đối với hoạt động xử lý ghi nhận bán hàng theo dõi công nợ phải thu; • Đối với hoạt động thu tiền v1.0015112230 19 3.2 KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG • Kiểm soát tổng thể • Kiểm soát ứng dụng:  Kiểm soát đầu vào;  Kiểm soát xử lí;  Kiểm soát đầu v1.0015112230 20 BÀI TẬP Tại công ty Bảo Ngọc có quy trình xử lý nghiệp vụ bán hàng thủ công sau: • Sau nhận phiếu xuất kho thủ kho chuyển sang, phận gửi hàng đóng gói hàng lập “Phiếu gửi hàng” ba liên: liên gửi cho khách hàng hàng hóa, liên gửi cho phận lập hóa đơn, liên gửi cho kế toán, lưu phiếu xuất kho theo số thứ tự • Sau nhận phiếu gửi hàng, phận lập hóa đơn vào thông tin lập “Hóa đơn” hai liên lưu phiếu gửi hàng theo số thứ tự phận lập hóa đơn Liên hóa đơn gửi cho khách hàng, liên gửi cho kế toán • Định kỳ, kế toán đối chiếu phiếu gửi hàng hóa đơn, ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng lưu chứng từ theo tên khách hàng Yêu cầu: Vẽ sơ đồ dòng liệu cấp lưu đồ chứng từ cho hoạt động bán hàng công ty Bảo Ngọc v1.0015112230 21 BÀI TẬP • Sơ đồ dòng liệu cấp Phiếu xuất kho Thủ kho Phiếu xuất kho Đóng gói hàng lập PGH 1.0 PGH (liên 3) PGH (liên 1) + HH Khách hàng PGH (liên 2) Hóa đơn (liên 1) Đối chiếu Ghi sổ chi tiết 3.0 PGH (liên 3), Hóa đơn (liên 2), Sổ chi tiết phải thu KH v1.0015112230 Hóa đơn (liên 2) Lập hóa đơn 2.0 PGH (liên 2) 22 BÀI TẬP • Lưu đồ chứng từ Bộ phận gửi hàng Bộ phận lập hóa đơn Thủ kho Kế toán B A PXK 2 PXK N Đối chiếu ghi sổ chi tiết PGH B A Khách hàng v1.0015112230 Hóa đơn Lập hóa đơn PGH N Hóa đơn PGH PGH Đóng gói, lập PGH C C Hóa đơn PGH A Sổ chi tiết khách hàng 23 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG • Xác định phận hoạt động tương ứng phận chu trình bán hàng nêu • Mô tả hệ thống hành công cụ hệ thống thông tin kế toán như: văn bản, sơ đồ dòng liệu, lưu đồ chứng từ… • Đánh giá hoạt động hệ thống hành, từ phát rủi ro xảy đề xuất giải pháp nhằm hạn chế rủi ro v1.0015112230 24 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Hoạt động KHÔNG thuộc chu trình bán hàng? A Xử lý đơn đặt hàng B Cung cấp hàng hóa cho khách hàng C Lập hóa đơn bán hàng theo dõi công nợ phải thu khách hàng D Nhận hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp Trả lời: • Đáp án đúng: D Nhận hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả • Vì: Nhận hóa đơn theo dõi công nợ phải trả hoạt động thuộc chu trình mua hàng v1.0015112230 25 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Để kiểm tra khả tín dụng khách hàng, KHÔNG cần quan tâm đến thông tin về: A Số dư khách hàng B Số ngày hạn theo lần bán hàng C Số hàng có sẵn kho có đủ đáp ứng đơn đặt hàng hay không D Hạn mức tín dụng dành cho khách hàng Trả lời: • Đáp án là: C Số hàng có sẵn kho có đủ đáp ứng đơn đặt hàng hay không • Vì: Số hàng có sẵn kho không liên quan đến kiểm tra khả tín dụng khách hàng v1.0015112230 26 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Chu trình bán hàng bao gồm hoạt động liên quan đến doanh thu theo dõi công nợ phải thu khách • Chu trình bán hàng có mối liên hệ chặt chẽ với đối tượng chu trình khác hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp • Các hoạt động cụ thể chu trình bán hàng bao gồm: nhận xử lí đơn đặt hàng khách hàng, giao hàng cho khách, lập hoá đơn doanh thu theo dõi công nợ phải thu • Cũng tất chu trình nghiệp vụ khác, việc kiểm soát chu trình bán hàng cần thiết Mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng để đảm bảo rằng, tất nghiệp vụ liên quan theo dõi cách đầy đủ xác v1.0015112230 27