HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG

BÀI HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG GV Trần Đức Vinh Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015112230 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Quá trình mua hàng doanh nghiệp • Công ty TNHH Sơn Hà công ty chuyên sản xuất bể nước inox, nguyên vật liệu đầu vào công ty thép inox cuộn mua thị trường nội địa nhà cung cấp Việt Nam thực • Trên sở định mức dự trữ, phòng cung ứng thực mua thép inox cuộn, hàng nhập kho nguyên vật liệu công ty, đến hạn toán công ty trả tiền cho nhà cung cấp Hãy thiết kế sơ trình mua hàng công ty TNHH sơn Hà v1.0015112230 MỤC TIÊU Sau học xong này, sinh viên sẽ: • Nắm hoạt động dòng thông tin chu trình mua hàng:  Nhận yêu cầu mua hàng, dịch vụ;  Nhận hàng từ người cung cấp;  Ghi nhận nợ phải trả;  Thanh toán với người bán • Nắm hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng v1.0015112230 NỘI DUNG Khái quát chung chu trình hàng Quy trình thông tin kế toán chu trình mua hàng Các rủi ro tiềm tàng kiểm soát thông tin chu trình mua hàng v1.0015112230 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG 1.1 Khái niệm chu trình mua hàng 1.2 Các hoạt động v1.0015112230 1.1 KHÁI NIỆM CHU TRÌNH MUA HÀNG • Khái niệm: Chu trình mua hàng loạt hành vi kinh doanh phát sinh hoạt động thu thập, xử lý liệu cung cấp thông tin liên quan đến trình mua hàng hóa, dịch vụ toán cho loại hàng mua • Mục tiêu:  Mua hàng từ người bán tin cậy;  Mua hàng với chất lượng cao;  Mua hàng với giá tốt nhất;  Mua khoản mục yêu cầu;  Có nguồn lực cần;  Nhận mặt hàng đặt mua;  Đảm bảo loại hàng mua không bị mất, bị hỏng, bị cắp v1.0015112230 1.2 CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN • Nhận yêu cầu mua hàng, dịch vụ nội bộ, tìm kiếm người cung cấp phù hợp đặt hàng • Nhận hàng từ người cung cấp • Ghi nhận nợ phải trả • Thanh toán với người bán • Các quan hệ thông tin thể qua sơ đồ dòng liệu:  Dòng liệu tổng quát chu trình mua hàng;  Dòng liệu cấp chu trình mua hàng v1.0015112230 Sơ đồ dòng liệu tổng quát chu trình mua hàng Hàng hóa dịch vụ Bán hàng hoàn thành Yêu cầu mua hàng Nhận hàng Nhà cung cấp Chu trình doanh thu Yêu cầu mua hàng Nhận hàng Kiểm soát hàng tồn kho Yêu cầu mua hàng Nhận hàng Bộ phận khác Nhận hàng Yêu cầu mua hàng Chu trình sản xuất Đặt hàng mua Thanh toán tiền HT sổ báo cáo v1.0015112230 Dữ liệu mua hàng toán Chu trình mua hàng Sơ đồ dòng liệu cấp chu trình mua hàng Yêu cầu mua hàng   Yêu cầu mua hàng Đặt hà ng Yêu cầu mua hàng   Đặt hà ng   Đặt hà ng   Đặt hàng Đặt hà ng Yêu cầu mua hàng   Hàng & thông tin giao hàng     Thông ti n bá n hà ng hoà n nh – Hóa đơn Hàng & thông tin nhập kho   Thông ti n nhập kho Thanh toá n Đề ng hị tha nh toán   v1.0015112230 Thanh toá n Mua hàng & công nợ QUY TRÌNH THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG 2.1 Đặt hàng với nhà cung cấp 2.2 Nhận bảo quản hàng hóa 2.3 Chấp nhận hóa đơn theo dõi công nợ 2.4 Thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ mua 2.5 Theo dõi chi tiết công nợ phải trả v1.0015112230 10 2.4 THANH TOÁN CHO HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐÃ MUA (tiếp theo) • Tổ chức luân chuyển dòng liệu hoạt động toán công nợ  Chứng từ, bao gồm:  Phiếu chi;  Séc toán;  Chứng từ toán –Voucher  Tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ: Tùy theo phương pháp xử lý thông tin: tay, máy v1.0015112230 31 Lưu đồ xử lý toán tiền- Xử lý tay v1.0015112230 32 2.4 THANH TOÁN CHO HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐÃ MUA (tiếp theo)  Dữ liệu lưu trữ, bao gồm: v1.0015112230  Số chứng từ toán;  Số đặt hàng;  Số hóa đơn;  Tên người bán;  Số tiền toán… 33 2.5 THEO DÕI CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI TRẢ • Có hình thức tổ chức theo dõi chi tiết phải trả người bán:  Hệ thống dùng sổ chi tiết người bán;  Hệ thống chứng từ toán - Hệ thống voucher;  Hệ thống kết hợp sổ chi tiết voucher • Về chất hệ thống khác việc phân loại ghi chép theo dõi chi tiết công nợ phải trả, theo thời hạn toán hóa đơn hay theo người cung cấp v1.0015112230 34 CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ KIỂM SOÁT THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG 3.1 Các rủi ro tiềm tàng 3.2 Hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng v1.0015112230 35 3.1 CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG Các rủi ro tiềm tàng phát sinh chu trình mua hàng thể qua trình sau: • Đặt hàng (dự trữ nhiều ít; đặt hàng không cần thiết, mua hàng giá cao chất lượng kém…) • Nhận hàng bảo quản (nhận hàng không yêu cầu, đếm sai hàng nhận, chất lượng hàng không đúng, cắp…) • Chấp nhận hóa đơn theo dõi công nợ (chấp nhận hóa đơn khống, ưu đãi toán không kịp thời…) • Thanh toán (thanh toán nhiều lần cho hóa đơn, trả tiền nhầm đối tượng toán, trả tiền thừa…) v1.0015112230 36 3.2 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG Kiểm soát hoạt động kinh doanh mua hàng • Thiết kế bảng hoạt động kiểm soát theo:  Các mục tiêu kiểm soát;  Các rủi ro;  Các thủ tục kiểm soát trình mua hàng • Lập Bảng kiểm soát hoạt động: Bảng kiểm soát hoạt động kinh doanh mua hàng Hoạt động Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Các thủ tục kiểm soát Đặt hàng Nhận hàng bảo quản Chấp nhận hóa đơn theo dõi công nợ Thanh toán v1.0015112230 37 3.2 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG (tiếp theo) Kiểm soát hệ thống thông tin • Kiểm soát chung  Mục tiêu (Đảm bảo an toàn cho liệu chương trình xử lý; Tránh rủi ro bị mất, sửa đổi liệu bị lộ thông tin quan trọng)  Kiểm soát truy cập  Phân chia trách nhiệm  Lưu trữ tạo tập tin dự phòng • Kiểm soát nhập liệu  Mục tiêu:  Đảm bảo tính xác đầy đủ liệu nhập vào;  Kiểm soát hợp lệ liệu nhập, kiểm soát số tổng  Thiết kế bảng thủ tục kiểm soát v1.0015112230 38 Bảng kiểm soát nhập liệu chu trình mua hàng Ô nhập liệu Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát Số yêu cầu mua hàng Ngày yêu cầu nhận hàng Mã hàng hóa Số lượng yêu cầu Mã nơi yêu cầu Tên phận yêu cầu Mã sử dụng v1.0015112230 39 3.2 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG (tiếp theo)  Xây dựng ma trận kiểm soát liệu nhập, bao gồm cột hàng (dòng):  Các cột vùng liệu cần nhập;  Các hàng liệt kê kiểm soát nhập liệu;  Tại tọa độ giao điểm hàng cột, đánh dấu (√) xác định kiểm soát cần thiết Mẫu ma trận kiểm soát: Ma trận kiểm soát nhập liệu phiếu mua hàng Vùng liệu nhập “Yêu cầu mua hàng” Kiểm soát nhập v1.0015112230 Số yêu cầu Ngày Y/C nhận hàng Mã hàng hóa Tên mã hàng Số lượng Y/C Mã nơi Y/C Tên phận Y/C Mã sử dụng Đề nghị 40 3.2 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG (tiếp theo) • Kiểm soát xử lý kết xử lý:  Mục tiêu: đảm bảo hoạt động diễn theo trình tự  Các kiểm soát xử lý đối chiếu liệu thực sách, mệnh lệnh  Kết thúc trình xử lý liệu, nhóm kiểm soát liệu lập báo cáo trình bày tóm lược thay đổi liệu tập tin liệu liên quan trình xử lý chu trình mua hàng Ví dụ, báo cáo liệt kê tất hóa đơn cập nhật vào tập tin hóa đơn chưa toán ngày v1.0015112230 41 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Lưu đồ xử lý mua hàng: Đặt hàng Yêu cầu Hàng tồn kho Phòng cung ứng (NVL) Nhận hàng v1.0015112230 Nhà cung cấp Hóa đơn toán 42 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Các chứng từ sau KHÔNG dùng để tổ chức luân chuyển liệu thông tin hoạt động đặt hàng? A Yêu cầu mua hàng B Đơn đặt hàng C Phiếu nhập kho D Hợp đồng mua hàng Trả lời: • Đáp án đúng: C Phiếu nhập kho • Vì phiếu nhập kho chứng từ hoạt động nhận hàng v1.0015112230 43 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Thông tin sau KHÔNG phải thông tin phiếu chi tiền? A Người nhận tiền B Địa điểm nhận tiền C Nội dung chi tiền D Số tiền thực chi (bằng số, chữ) Trả lời: • Đáp án đúng: B Địa điểm nhận tiền • Vì phiếu chi không cần ghi địa điểm nhận tiền v1.0015112230 44 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Chu trình mua hàng chu trình quan trọng chu trình kinh doanh doanh nghiệp • Để xử lý thông tin cho chu trình mua hàng phải xem xét hoạt động dòng thông tin chu trình thể qua sơ đồ dòng liệu, tổ chức thông tin, luân chuyển chứng từ như: nhận yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ; nhận hàng từ nhà cung cấp; ghi nhận nợ phải trả; toán với người bán • Đồng thời tiến hành hoạt động kiểm soát chu trình để bảo đảm an toàn cho liệu, thông tin chương trình nhằm thực có hiệu chu trình mua hàng giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp v1.0015112230 45