Đang tải... (xem toàn văn)
Mời các bạn cùng tham khảo Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng để nắm chi tiết khái quát chung về chu trình mua hàng; quy trình thông tin kế toán chu trình mua hàng; các rủi ro tiềm tàng và kiểm soát thông tin chu trình mua hàng.
Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng BÀI HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH MUA HÀNG Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau: Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn Đọc tài liệu: Bộ mơn Hệ thống thơng tin kế tốn, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn, chương VI, tập 2, Nhà xuất Phương Đông Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems - International Edition NXB Prentice Hall Bagranoff, N et al (2010), Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley James A Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th edition, NXB Thomson South Western Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung Khái quát chung chu trình mua hàng; Quy trình thơng tin kế tốn chu trình mua hàng; Các rủi ro tiềm tàng kiểm sốt thơng tin chu trình mua hàng Mục tiêu Nắm hoạt động dịng thơng tin chu trình mua hàng Nắm hoạt động kiểm sốt chu trình mua hàng 26 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng Tình dẫn nhập Quá trình mua hàng doanh nghiệp Công ty TNHH Sơn Hà công ty chuyên sản xuất bể nước inox, nguyên vật liệu quản lý theo định mức kho Bộ phận kho hàng dựa vào định mức dự trữ số tồn kho thực tế báo cần mua nguyên vật liệu kỳ sản xuất cách lập giấy đề xuất mua nguyên vật liệu Giấy lập thành liên: liên lưu phận kho, liên chuyển cho phòng cung ứng Phòng cung ứng tổng hợp yêu cầu mua hàng, tìm nhà cung cấp lập đơn đặt hàng thành liên: liên giao người bán để ký hợp đồng, liên giao phận nhận hàng, liên giao phận kho hàng, liên giao kế toán để theo dõi nợ phải trả, liên lưu phòng cung ứng Hãy thiết kế lưu đồ xử lý đặt hàng công ty TNHH Sơn Hà (biết công ty xử lý thủ công) TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 27 Bài 3: Hệ thống thông tin kế tốn chu trình mua hàng 3.1 Khái qt chung chu trình mua hàng 3.1.1 Khái niệm Chu trình mua hàng loạt hành vi kinh doanh phát sinh hoạt động thu thập, xử lý liệu cung cấp thông tin liên quan đến q trình mua hàng hóa, dịch vụ toán cho loại hàng mua Mục tiêu chu trình mua hàng: o Mua hàng từ người bán tin cậy; o Mua hàng với chất lượng cao; o Mua hàng với giá tốt nhất; o Mua khoản mục yêu cầu; o Có nguồn lực cần; o Nhận mặt hàng đặt mua; o Đảm bảo loại hàng mua không bị mất, bị hỏng, bị cắp 3.1.2 Các hoạt động Nhận yêu cầu mua hàng dịch vụ nội (từ phận hay hệ thống có nhu cầu), tìm kiếm người cung cấp phù hợp đặt hàng; Nhận hàng từ người cung cấp; Ghi nhận nợ phải trả; Thanh toán với người bán Các hoạt động tạo quan hệ thông tin luân chuyển chu trình đối tượng bên ngồi hệ thống Các quan hệ thông tin thể qua sơ đồ dòng liệu 3.1.3 Sơ đồ dòng liệu Hình 3.1: Sơ đồ dịng liệu tổng qt chu trình mua hàng Hàng hóa dịch vụ u cầu mua hàng Bán hàng hoàn thành Nhận hàng Chu trình doanh thu Nhà cung cấp Yêu cầu mua hàng Nhận hàng Kiểm soát hàng tồn kho Đặt hàng mua Thanh tốn tiền Chu trình mua hàng u cầu mua hàng Nhận hàng HT sổ báo cáo 28 Dữ liệu mua hàng toán Nhận hàng Yêu cầu mua hàng Bộ phận khác Chu trình sản xuất TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng Hình 3.2: Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình mua hàng Đặt hàng Yêu cầu mua hàng Yêu cầu mua hàng Bộ phận khác Yêu cầu mua hàng Đặt hàng Đặt hàng 1.0 Đặt hà ng Hàng & thông tin giao hàng Chu trình doanh thu Yêu cầu mua hàng Nhận bảo quản 2.0 Hàng & thông tin nhập kho Kho hàng Thông ti n nhập kho Thông ti n bán hàng hồn thành – Hóa đơn Chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ 3.0 Thanh tốn Thanh tốn 4.0 Chu trình sản xuất Đặt hàng Đặt hàng Nhà cung cấp Kiểm soát hàng tồn kho Đặt hàng Đề nghị toán Thanh toá n Mua hàng & công nợ HT sổ & báo cáo 3.2 Quy trình thơng tin kế tốn chu trình mua hàng 3.2.1 Đặt hàng với nhà cung cấp 3.2.1.1 Nhận yêu cầu mua hàng Yêu cầu mua hàng phát sinh từ phận chức kiểm soát hàng tồn kho phận sử dụng trực tiếp hàng hóa, dịch vụ Cụ thể, doanh nghiệp sản xuất nhu cầu nguyên vật liệu; doanh nghiệp thương mại nhu cầu hàng hóa; nhu cầu giống doanh nghiệp văn phịng phẩm, cơng cụ dụng cụ, tài sản cố định Nhu cầu văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định nhu cầu phát sinh khơng thường xun Các nhu cầu thường đề xuất từ phận phòng ban trực tiếp Nhu cầu nguyên vật liệu, hàng hóa phát sinh nhiều, thường xuyên: thường đề xuất từ hệ thống kiểm soát kho hàng Hệ thống kiểm soát kho hàng hệ thống gồm kiểm soát trực tiếp hàng kho phương pháp quản lý tính tốn hàng dự trữ: TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 29 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng o o o 3.2.1.2 Phương pháp tính theo số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ: economic order quantity) phương pháp truyền thống sử dụng để quản lý hàng tồn kho Mục tiêu: trì lượng hàng tồn kho đủ cho trình kinh doanh không bị gián đoạn Theo phương pháp này, mức hàng tồn kho lý tưởng số tối thiểu tổng yếu tố: Chi phí hàng mua (giá mua); Chi phí vận chuyển; Chi phí hao hụt (do thiếu hụt hàng) Phương pháp áp dụng phụ thuộc vào loại hàng: Hàng có giá trị lớn, sử dụng nhiều: tính tốn sử dụng yếu tố trên; Hàng có giá trị nhỏ, yếu tố quan tâm giá trị đơn hàng Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu vật tư (MRP: materials requirements planning) Mục tiêu giảm mức hàng tồn kho việc lập kế hoạch xác để có kế hoạch mua hàng thoả mãn nhu cầu sản xuất Việc lập kế hoạch cho yếu tố thời gian dài Phương pháp hàng tồn kho tức thời (JIT: Just-in-time inventory system) Cố gắng tối thiểu hóa, gần giảm hồn tồn, chi phí lưu trữ hàng tồn kho thông qua việc mua sản xuất loại hàng hóa theo thực tế tiêu thụ, khơng phải dự toán kế hoạch Đặc trưng vận chuyển thường xuyên lượng nhỏ loại vật tư, phụ tùng yếu tố đầu vào khác tới địa điểm yêu cầu hàng thay dự trữ kho trung tâm Doanh nghiệp áp dụng mô hình thiết kế nhiều cửa/kênh nhận hàng Mỗi kênh thiết kế riêng (gần với nơi sản xuất nhất) cho loại hàng chuyển đến Tìm kiếm người bán phù hợp đặt hàng Bộ phận mua hàng kiểm tra xét duyệt, tổng hợp nhu cầu, tìm kiếm người bán lập thủ tục đặt hàng Lựa chọn người bán: o Giá hợp lý; o Chất lượng hàng tốt theo yêu cầu; o Giao hàng kịp thời (chọn nhà vận chuyển); o Độ tin cậy người bán (đặc biệt liên quan đến hệ thống JIT) Đặt hàng: Doanh nghiệp lập đơn hàng nhằm xác định yêu cầu hàng, giá cả, giao hàng toán o Đơn đặt hàng văn tài liệu điện tử thức yêu cầu người bán cung cấp loại hàng cụ thể theo giá đặt ra; o Đơn hàng thể cam kết toán cho số hàng; o Đơn hàng trở thành hợp đồng người bán chấp nhận đơn hàng đó; 30 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng o Đơn hàng bao gồm: Nhà cung cấp; Bộ phận cung ứng; Ngày đặt hàng, ngày vận chuyển; Nơi vận chuyển; Phương thức vận chuyển; Thông tin chi tiêt hàng mua Hình 3.3: Sơ đồ dịng liệu cấp xử lý đặt hàng Tổ chức luân chuyển liệu thông tin hoạt động đặt hàng o Chứng từ Yêu cầu mua hàng (đề nghị bổ sung hàng, đề xuất mua hàng): chứng từ xác định yêu cầu mua hàng phận có nhu cầu lập gửi cho phận mua hàng Các thông tin yêu cầu mua hàng: Tên hàng, chủng loại hàng, xuất xứ, chất lượng hàng; Số lượng hàng; Yêu cầu giao hàng thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng; Ký duyệt trưởng phận yêu cầu Đơn đặt hàng: chứng từ xác định yêu cầu doanh nghiệp với người bán Các thông tin đơn đặt hàng: Yêu cầu mặt hàng; Số lượng hàng; TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 31 Bài 3: Hệ thống thông tin kế tốn chu trình mua hàng o Giao hàng; Thanh toán tiền Đơn đặt hàng lập thành nhiều liên gửi thông báo cho phận liên quan Hợp đồng mua bán: Đơn đặt hàng người bán chấp nhận hai bên lập hợp đồng mua bán; Hợp đồng ký pháp lý ràng buộc trách nhiệm bên Tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ: Luân chuyển chứng từ hoàn toàn phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu kiểm soát phương pháp xử lý thông tin (bằng tay, máy) thể sơ đồ dòng liệu lưu đồ Phương pháp xử lý thơng tin: Hình 3.4: Lưu đồ xử lý đặt hàng xử lý thủ công Hoạt động đặt hàng công ty ABC Bộ phận mua hàng Nơi yêu cầu - Báo cáo hàng tồn kho - Kế hoạch sản xuất - Ngân sách phịng ban - Thơng tin người bán Yêu cầu mua hàng - Xét duyệt, tổng hợp yêu cầu mua hàng - Tìm kiếm người bán - Lắp đặt hàng - ký duyệt Đặt hàng Yêu cầu mua hàng N Nơi yêu cầu Người bán Kế toán phải trả Nhận hàng 32 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 Bài 3: Hệ thống thông tin kế tốn chu trình mua hàng Xử lý tay, phận mua hàng: Kiểm tra tính hợp lý yêu cầu mua hàng (đối chiếu yêu cầu với báo cáo dự trữ hàng, sách chi tiêu nội bộ); Các đơn hàng lập tay bắt buộc phải ký xét duyệt cụ thể đặt hàng để kiểm sốt tìm kiếm người bán thỏa thuận đặt hàng Xử lý máy: Giả thuyết doanh nghiệp có phần mềm tích hợp hoạt động mua hàng, hoạt động nhận hàng, hoạt động toán, hoạt động kế toán; Các liệu hệ thống sử dụng lưu trữ liệu sở liệu chung toàn doanh nghiệp; Các phận chức luân chuyển thông tin với chủ yếu qua việc truy xuất liệu sở liệu; Riêng phận nhận hàng cần chứng từ đặt hàng chấp nhận giấy (phục vụ cho hoạt động đối chiếu hàng phiếu gửi hàng người bán thực nhận hàng) o Dữ liệu lưu trữ: liệu thu thập xử lý lưu trữ tập tin sở liệu hệ thống Số lượng tập tin phụ thuộc mơ hình tổ chức liệu u cầu thông tin cụ thể Các liệu đặt hàng cần lưu trữ bao gồm: Thông tin đặt hàng (mã người bán, số lượng, giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, điều khoản toán…) Thông tin người bán (mã người bán, tên người bán, số dư hành…) Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, định mức dự trữ, số lượng tồn…) 3.2.2 Nhận bảo quản hàng hóa Nội dung gồm cơng việc bản: o Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng chấp nhận giao hàng; o Chuyển hàng tới nơi bảo quản hay sử dụng Khi nhận hàng xảy trường hợp: o o Hàng nhận phù hợp với đặt hàng mặt hàng, chất lượng số lượng chấp nhận chuyển giao cho thủ kho chịu trách nhiệm quản lý hàng kho (nếu nhập kho) phận sử dụng hàng yêu cầu ban đầu (nếu không nhập kho) Hàng nhận không đạt yêu cầu chất lượng sai lệch số lượng so với đặt hàng, phận nhận hàng từ chối hàng thông báo cho người bán Tùy theo thỏa thuận người bán phận nhận hàng để thực hiện: người bán giảm giá bán, điều chỉnh lại hóa đơn số lượng giá cả, nhận lại hàng giao (bên mua trả lại hàng) Bộ phận nhận hàng nơi bảo quản có nhiệm vụ ghi nhận thơng báo tất thông tin nhận hàng cho phận có liên quan Các hoạt động tạo dịng thơng tin chi tiết sau: TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 33 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng Hình 3.5: Sơ đồ dịng liệu cấp xử lý nhận bảo quản hàng Tổ chức luân chuyển liệu thông tin hoạt động nhận bảo quản hàng o Chứng từ Phiếu nhập kho báo cáo nhận hàng: Do phận nhận hàng lập ghi nhận thông tin hàng thực tế: số lượng, chất lượng hàng, thời gian, địa điểm nhận hàng Ký nhận người nhận hàng thủ kho Nếu hàng không nhập kho chuyển cho phận sử dụng lập Biên (báo cáo) nhận hàng có ký nhận phận nhận hàng phận sử dụng Phiếu nhập kho báo cáo nhận hàng cần lập thành nhiều liên để thông báo cho phận có liên quan Nếu khơng chấp nhận hàng người bán giao, phận nhận hàng lập Biên kiểm tra từ chối nhận hàng Biên lập thành nhiều liên: Một liên gửi cho người bán kèm hàng hóa khơng chấp nhận; Các liên lại luân chuyển nội doanh nghiệp để thông báo cho phận liên quan phận mua hàng, phận kế toán phải trả Phiếu giao hàng hay đóng gói hàng chứng từ người bán đơn vị vận tải lập Phiếu có thơng tin hàng đóng gói giao hàng, gồm: Mặt hàng; Số lượng quy cách đóng gói vận chuyển; Thời gian, địa điểm giao hàng 34 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng o Tổ chức dòng liệu, luân chuyển chứng từ: tùy theo phương pháp xử lý thông tin tay máy Hình 3.6: Lưu đồ xử lý nhận hàng - Xử lý thủ công Hoạt động nhận công ty ABC - xử lý tay Kho hàng/ bảo quản hàng Bộ phận bán hàng BP mua hàng Nhà cung cấp Đặt hàng Phiếu gửi hàng (cùng hàng hóa) A Đối chiếu đặt hàng, đểm, kiểm hàng Phiếu gửi hàng Đặt hàng (được kiểm tra) Phiếu nhập kho Lập phiếu nhập kho Phiếu gửi hàng Đặt hàng (được kiểm tra) Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho N N TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 Lập phiếu nhập kho o Kế toán phải trả Kế toán vật tư Dữ liệu lưu trữ: Thông tin đặt hàng (mã người bán, số lượng, giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, điều khoản tốn…) Thơng tin người bán (mã người bán, tên người bán, số dư hành…) Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, định mức dự trữ, số lượng tồn…) Ba thơng tin giống liệu lưu trữ hoạt động đặt hàng Thông tin nhận hàng (số phiếu nhập kho/phiếu nhận hàng, mã hàng, số lượng hàng, mã người bán, số đặt hàng…) 35 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng 3.2.3 Chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ Quy trình chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ gồm nội dung: o Chấp thuận hóa đơn mua hàng; o Ghi chép, theo dõi công nợ Khi nhận hóa đơn mua hàng từ người bán, kế tốn phải trả kiểm tra hóa đơn, đối chiếu thơng tin hóa đơn với thơng tin đặt hàng nhận hàng Nếu thơng tin hóa đơn phù hợp, đầy đủ, xác kế tốn phải trả chấp nhận hóa đơn, ghi nhận thơng tin nghĩa vụ toán với người bán lưu trữ hồ sơ liên quan đến mua hàng như: chứng từ hóa đơn mua hàng, chứng từ ghi nhận thông tin đặt hàng chấp nhận, chứng từ ghi nhận thông tin nhận hàng Phương pháp tổ chức theo dõi công nợ phải trả: o Hệ thống dùng sổ chi tiết; o Hệ thống chứng từ toán - Hệ thống voucher; o Hệ thống kết hợp sổ chi tiết voucher Được trình bày phần 3.2.5 Hình 3.7: Sơ đồ dòng liệu cấp xử lý chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ phải trả Tổ chức luân chuyển liệu thông tin hoạt động chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ o Chứng từ Hóa đơn mua hàng (Invoice) người bán phát hành ghi nhận thông tin liên quan đến bán hàng: Tên người mua; Mặt hàng bán; Số lượng; 36 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng o Giá hàng bán; Vận chuyển giao hàng; Điều khoản toán Chứng từ trả tiền cho người bán: Phiếu chi; Séc Tổ chức dòng liệu, luân chuyển chứng từ Hình 3.8: Lưu đồ xử lý chấp thuận hóa đơn, theo dõi cơng nợ- Khơng sử dụng hệ thống Voucher - Xử lý tay Chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ cơng ty ABC - Khơng sử dụng Voucher Kế tốn phải trả Kho hàng Bộ phận bán hàng Phiếu nhập kho Đặt hàng Người bán Hóa đơn N Kiểm tra đối chiếu ghi sổ Đặt hàng Phiếu nhập kho Hóa đơn mua hàng Sổ chị tiết phải trả D o TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 Dữ liệu lưu trữ thông tin hóa đơn mua hàng, gồm: Số hóa đơn; Số đặt hàng; Mã mặt hàng; Số lượng; Đơn giá; Mã người bán… 37 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng 3.2.4 Thanh tốn cho hàng hóa dịch vụ mua (thanh tốn cơng nợ) Nội dung: đến hạn tốn, kế tốn phải trả chuyển tồn hồ sơ mua hàng đề nghị toán (phiếu chi, chứng từ toán) cho ban giám đốc xét duyệt toán chuyển phận tài vụ làm thủ tục toán tiền cho người bán o Doanh nghiệp tổ chức cho kế tốn tốn thực thủ tục lập phiếu chi trình duyệt (ban giám đốc) toán, chuyển phận tài vụ chi tiền o Doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ tốn khơng lập phiếu chi Trình tự sau: Tới ngày toán kế hoạch hồ sơ theo dõi công nợ (gồm: chứng từ tốn, hóa đơn mua hàng chấp nhận, chứng từ nhận hàng chứng từ đặt hàng), kế tốn phải trả chuyển tồn hồ sơ cho phịng tài vụ để xét duyệt tốn tiền Phòng tài vụ vào chứng từ chuyển sang tiến hành toán cho người bán (lập séc chi tiền), ghi bổ sung thông tin toán vào hồ sơ chuyển hồ sơ ngược lại kế toán phải trả Kế toán phải trả, dựa vào thơng tin tốn tiền, định khoản cho nghiệp vụ toán cho người bán: Nợ TK “Phải trả người bán” Có TK “Tiền” Hình 3.9: Sơ đồ dòng liệu cấp xử lý tốn tiền 38 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng Tổ chức ln chuyển dịng liệu hoạt động tốn cơng nợ o Chứng từ Phiếu chi chứng từ ghi nhận thông tin thực tế chi tiền mặt Thông tin phiếu chi: Người nhận tiền; Nội dung chi tiền; Số tiền thực tế chi Phiếu chi kế toán toán lập giao cho thủ quỹ chi tiền, người nhận tiền thủ quỹ ký vào phiếu chi Phiếu chi trở thành chứng từ thực chi tiền Hình 3.10: Lưu đồ xử lý tay toán tiền Séc toán chứng từ có giá trị tiền Là chuyển tiền từ tài khoản người trả tiền sang tài khoản người nhận tiền TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 39 Bài 3: Hệ thống thông tin kế tốn chu trình mua hàng o o 3.2.5 Được tốn qua ngân hàng Thơng tin séc: Nội dung mô tả chi tiết tài khoản thông tin người trả tiền, người nhận tiền; Nội dung toán; Số tiền toán; Chữ ký chủ tài khoản kế toán trưởng (nếu doanh nghiệp phát hành) Chứng từ toán (disbursement voucher) Là chứng từ lập kế hoạch toán cho nhiều hóa đơn dự định tốn thời điểm Dựa vào kế hoạch toán duyệt tờ chứng từ toán: Thủ quỹ lập thủ tục toán tiền thực séc (nếu toán qua ngân hàng); Kế toán toán lập phiếu chi (nếu toán tiền mặt) Giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi liên quan đến sách chiết khấu tốn Tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ Dữ liệu lưu trữ bao gồm: Số chứng từ tốn; Số đặt hàng; Số hóa đơn; Tên người bán; Số tiền toán… Theo dõi chi tiết cơng nợ phải trả Có hình thức tổ chức theo dõi chi tiết phải trả người bán: Hệ thống dùng sổ chi tiết người bán; Hệ thống chứng từ toán - Hệ thống voucher; Hệ thống kết hợp sổ chi tiết voucher Về chất hệ thống khác việc phân loại ghi chép theo dõi chi tiết công nợ phải trả, theo thời hạn tốn hóa đơn hay theo người cung cấp 3.2.5.1 Hệ thống dùng sổ chi tiết phải trả người bán Sử dụng sổ chi tiết phải trả người bán để ghi chép theo dõi chi tiết công nợ tốn theo người bán Theo hóa đơn mua hàng chấp thuận, kế toán phải trả ghi chép số tiền phải trả theo người bán sổ chi tiết lưu hóa đơn ghi chép vào hồ sơ hóa đơn chưa tốn Khi tốn cho hóa đơn người bán, hóa đơn tốn chuyển sang lưu trữ hồ sơ hóa đơn tốn Hình thức áp dụng để theo dõi cơng nợ cho thỏa thuận tốn theo tổng số dư theo hóa đơn Ưu điểm: Xác định rõ ràng dễ dàng số dư nợ hành người bán, tồn q trình cơng nợ tốn cơng nợ với người bán 40 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng Nhược điểm: Khó theo dõi xác kỳ hạn toán, toán kịp thời để hưởng ưu đãi (chiết khấu tốn); khó lập kế hoạch dự trữ tiền toán 3.2.5.2 Hệ thống chứng từ toán - Hệ thống voucher Là hình thức theo dõi cơng nợ ngun tắc phân loại cơng nợ theo thời hạn tốn Kế toán phải trả lập kế hoạch toán tờ chứng từ toán Một chứng từ tốn lập cho hóa đơn hay nhiều hóa đơn có ngày dự định tốn kế hoạch phải xét duyệt cụ thể Chứng từ toán ghi vào “sổ đăng ký chứng từ toán” lưu hồ sơ chứng từ toán chưa toán theo ngày dự định toán Tới ngày cần tốn, tồn hồ sơ toán chuyển làm thủ tục toán cụ thể Bộ phận tài vụ làm thủ tục tốn xong, tồn hồ sơ tốn chuyển trả lại kế toán toán Chứng từ toán chứng từ gốc lưu trữ hồ sơ chứng từ toán toán Ưu điểm: Kiểm soát chi tiêu tốt (do lập kế hoạch tốn rõ ràng từ nhận hóa đơn mua hàng, cung cấp thông tin cho phận tài vụ chuẩn bị tiền toán) Kế toán phải trả dễ dàng, khơng bị sai sót, nhầm lẫn chuyển hồ sơ toán kịp ngày theo kế hoạch toán Giảm bớt số lượng séc tốn, phiếu chi (do chứng từ tốn lập cho nhiều hóa đơn ngày tốn) Nhược điểm: Khó xác định thơng tin cơng nợ hành người bán q trình tốn theo người bán Hình thức phù hợp với đặc điểm tốn theo hóa đơn, người bán có sách tốn rõ ràng theo hóa đơn chiết khấu tốn, phạt toán trả chậm 3.2.5.3 Hệ thống kết hợp sổ chi tiết voucher Hình thức vừa ghi sổ chi tiết phải trả người bán vừa lập chứng từ tốn thường áp dụng xử lý thơng tin máy Các phần mềm kế tốn giúp kế toán phải trả dễ dàng phân loại theo dõi công nợ theo ngày dự định toán theo người bán Đầu ngày làm việc, kế toán phải trả dễ dàng truy xuất thơng tin bảng kê hóa đơn cần tốn theo kế hoạch tốn, khơng bị nhầm lẫn tốn khơng kịp kế hoạch ban đầu Ưu điểm: kết hợp ưu điểm hình thức toán Nhược điểm: phải áp dụng xử lý thông tin máy 3.3 Các rủi ro tiềm tàng kiểm sốt thơng tin chu trình mua hàng 3.3.1 Các rủi ro tiềm tàng Về trình đặt hàng: TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 41 Bài 3: Hệ thống thông tin kế tốn chu trình mua hàng o Dự trữ q nhiều hàng tồn kho; Đặt hàng không cần thiết; Mua hàng với giá cao; o Mua hàng với chất lượng kém; o Mua hàng từ người bán tin cậy; o Bị chi phối người bán o o Về trình nhận hàng: o Nhận hàng không yêu cầu; o Đếm sai hàng nhận; o Khơng phát sai sót số lượng, chất lượng hàng; o Bị cắp… Về trình chấp thuận hóa đơn theo dõi cơng nợ: o Chấp nhận hóa đơn khống dẫn tới tốn cho hàng hóa, dịch vụ khơng nhận; o Mất khoản ưu đãi tốn khơng kịp thời; o Ghi liệu cơng nợ tốn sai sót, nhầm lẫn… Về q trình tốn: 3.3.2 o Khơng phát sai sót đơn hàng; o Thanh tốn cho số hàng khơng mua; o Khơng nhận khoản discount cung cấp; o Thanh toán trùng lặp; o Ghi nhận sai công nợ phải trả; o Rủi ro liên quan đến chuyển tiền, séc, chuyển tiền điện tử Hoạt động kiểm sốt chu trình mua hàng Mục tiêu kiểm soát: o Thu thập xử lý liệu hoạt động kinh doanh xét duyệt đầy đủ, đắn; o Các hoạt động xét duyệt đầy đủ thực xảy ra; o Tất hoạt động thực xảy ghi chép đầy đủ; o Tất hoạt động thực xảy phải ghi chép xác; o An toàn cho tất tài sản; o Cung cấp thơng tin đầy đủ, xác để người quản lý kiểm soát hoạt động phận chức đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu Hai nội dung kiểm soát: 42 o Kiểm soát hoạt động kinh doanh liên quan tới q trình mua hàng, tốn; o Kiểm sốt liên quan hệ thống xử lý thông tin TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng 3.3.2.1 Kiểm soát hoạt động kinh doanh mua hàng Thiết kế bảng hoạt động kiểm soát theo mục tiêu, rủi ro, thủ tục kiểm sốt q trình mua hàng Hoạt động Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Các thủ tục kiểm soát Đặt hàng Nhận hàng bảo quản Chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ Thanh tốn 3.3.2.2 Kiểm sốt hệ thống thơng tin Kiểm soát chung o Mục tiêu: Đảm bảo an tồn cho liệu chương trình xử lý; Tránh rủi ro bị mất, sửa đổi liệu bị lộ thông tin quan trọng o Kiểm soát truy cập: Xây dựng giới hạn truy cập phận hệ xử lý, tập tin xây dựng mức độ truy cập tới tập tin (mức độ khai báo liệu, nhập liệu, sửa đổi liệu, cập nhật liệu, xem khai thác liệu) Kế tốn phải trả tiếp cận tới tập tin liệu người bán đặt hàng, xem liệu không tạo hay sửa chữa liệu Kế toán chi tiền xem chọn hóa đơn đến hạn tốn tập tin hóa đơn chưa tốn, khơng sửa liệu liên quan o Phân chia trách nhiệm: Người thực động kinh doanh không thực cơng việc kế tốn khơng bảo quản tài sản Người khai báo liệu nên tách biệt với người nhập liệu nghiệp vụ Ví dụ, kế tốn phải trả người chấp thuận hóa đơn mua hàng nhập liệu hóa đơn mua hàng, không khai báo sửa đổi liệu tập tin người bán, tránh việc toán khống cho người bán Đảm bảo an tồn truyền dẫn thơng tin, liệu qua hệ thống mạng: mã hóa liệu quan trọng… o Lưu trữ tạo tập tin dự phòng: Kiểm soát việc liệu, đặc biệt tập tin quan trọng công nợ, mua hàng; Xây dựng quy trình lưu trữ thời gian phương thức lưu trữ; Lựa chọn thiết bị lưu trữ bên trong, bên ngồi Kiểm sốt nhập liệu o Mục tiêu: Đảm bảo tính xác đầy đủ liệu nhập vào; Kiểm soát hợp lệ liệu nhập, kiểm soát số tổng o Thiết kế bảng thủ tục kiểm soát TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 43 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng Ơ nhập liệu Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát Số yêu cầu mua hàng Ngày yêu cầu nhận hàng Mã hàng hóa Số lượng yêu cầu Mã nơi yêu cầu Tên phận yêu cầu Mã sử dụng o Xây dựng ma trận kiểm soát liệu nhập, bao gồm cột hàng (dòng): Các cột vùng liệu cần nhập; Các hàng liệt kê kiểm soát nhập liệu; Tại tọa độ giao điểm hàng cột, đánh dấu (√) xác định kiểm soát cần thiết Vùng liệu nhập “Yêu cầu mua hàng” Kiểm soát nhập Số yêu cầu Ngày Y/C nhận hàng Mã hàng hóa Tên mã hàng Số lượng Y/C Mã nơi Y/C Tên phận Y/C Mã sử dụng Đề nghị Kiểm soát xử lý kết xử lý o Mục tiêu đảm bảo hoạt động diễn theo trình tự o Các kiểm sốt xử lý đối chiếu liệu thực sách, mệnh lệnh o Kết thúc trình xử lý liệu, nhóm kiểm sốt liệu lập báo cáo trình bày tóm lược thay đổi liệu tập tin liệu liên quan trình xử lý chu trình mua hàng Ví dụ, báo cáo liệt kê tất hóa đơn cập nhật vào tập tin hóa đơn chưa tốn ngày 44 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng Tóm lược cuối Chu trình mua hàng chu trình quan trọng chu trình kinh doanh doanh nghiệp Để xử lý thơng tin cho chu trình mua hàng phải xem xét hoạt động dịng thơng tin chu trình thể qua sơ đồ dịng liệu, tổ chức thơng tin, luân chuyển chứng từ như: nhận yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ; nhận hàng từ nhà cung cấp; ghi nhận nợ phải trả; toán với người bán Đồng thời tiến hành hoạt động kiểm soát chu trình để bảo đảm an tồn cho liệu, thơng tin chương trình nhằm thực có hiệu chu trình mua hàng doanh nghiệp TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 45 Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng Câu hỏi ơn tập Cho biết mục tiêu chu trình mua hàng? Trình bày phương pháp kiểm sốt hàng tồn kho? Cho biết ưu, nhược điểm phương pháp? Cho biết hoạt động chủ yếu chu trình mua hàng biện pháp làm tăng hiệu hoạt động này? Trình bày phương pháp theo dõi chi tiết công nợ phải trả? Cho biết ưu, nhược điểm điều kiện vận dụng phương pháp? Chu trình mua hàng gặp rủi ro hoạt động kiểm sốt nhằm hạn chế phịng chống rủi ro đó? 46 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 ... tiền Chu trình mua hàng u cầu mua hàng Nhận hàng HT sổ báo cáo 28 Dữ liệu mua hàng toán Nhận hàng Yêu cầu mua hàng Bộ phận khác Chu trình sản xuất TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 Bài 3: Hệ thống. .. thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng Hình 3.2: Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình mua hàng Đặt hàng Yêu cầu mua hàng Yêu cầu mua hàng Bộ phận khác Yêu cầu mua hàng Đặt hàng Đặt hàng 1.0 Đặt... mua hàng - Tìm kiếm người bán - Lắp đặt hàng - ký duyệt Đặt hàng Yêu cầu mua hàng N Nơi yêu cầu Người bán Kế toán phải trả Nhận hàng 32 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 Bài 3: Hệ thống thông tin kế