Kiểm toán chu trình mua hàng

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC (AISC) I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY: Công ty Kiểm toán Dòch vụ Tin học (AISC) tổ chức tư vấn, kiểm toán độc lập hợp pháp có qui mô lớn, hoạt động toàn lãnh thổ Việt Nam, thành lập theo thông báo số 637/TC CĐKT ngày 21/03/1994 Bộ Tài Chính đònh số 1292/QĐ-UB TM ngày 29/04/1994 UBND Thành phố Hồ Chí Minh Giấy phép đăng ký kinh doanh số 103020 ngày 04/ 05/ 1994 Trọng Tài Kinh Tế Thành Phố AISC công ty Kiểm toán Việt Nam có liên doanh với công ty Kiểm toán Quốc tế lónh vực kiểm toán tư vấn, công ty liên doanh Price Waterhouse Coopers – AISC AISC thành lập sở hai phận thuộc Sở Tài Chính: • Trung tâm tính toán Sở Tài Chính • Một phần nhân khối Quản lý tài vụ doanh nghiệp Nhà nước ghép với phận Xây dựng Trụ sở công ty 142 Nguyễn Thò Minh Khai, Quận 3, Tp Hồ Chí Minh Công ty Kiểm toán Dòch vụ Tin học (AISC) không ngừng phát triển, mở rộng mạng lưới hoạt động cung cấp dòch vụ kiểm toán ngày tốt Để đáp ứng nhu cầu xã hội, công ty mở rộng chi nhánh Hà Nội, Đà Nẵng văn phòng đại diện Miền Tây (Cần Thơ) AISC đặc biệt có đội ngũ nhân viên với trình độ chuyên môn cao, đào tạo có hệ thống Việt Nam, Anh, Bỉ, Ai – len có nhiều năm kinh nghiệm lónh vực Kiểm toán, Tin học, Tài kế toán Quản lý doanh nghiệp Công ty trọng đến việc cập nhật nâng cao kiến thức nhân viên Hàng tuần, công ty tổ chức buổi thảo luận để Kiểm toán viên trao đổi kinh nghiệm phổ biến thông tin nhất, Trang tổ chức khoá học Tài chính, Kế toán dự án EURO – TAPVIET giáo sư nước trình Khách hàng công ty AISC hoạt động ngành nghề Ngân hàng – Thương mại – Xây dựng – Dòch vụ – Bưu viễn thông – Công nghệ với nhiều thành phần kinh tế khác II CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TÝ CÔNG TY AISC: Bộ máy quản lý công ty: Công ty Kiểm toán dòch vụ tin học AISC gồm phận sau: • Kiểm toán Tư vấn tài • Kiểm toán đầu tư Xây dựng • Dòch vụ tin học: viết chương trình phần mềm kế toán, cài đặt cho công ty có yêu cầu • Bộ phận tiếp thò đào tạo: chức tổ chức mở lớp Kế toán trưởng Tp.Hồ Chí Minh tỉnh lân cận Sơ đồ máy quản lý: BP Tiếp thò & Đào nghiệp: tạo Giám đốc Phòng kiểm toán doanh AISC có sáu phòng kiểm toán doanh nghiệp Nguyên tắc phòng kiểm toán hoạt động độc lập Trong phòng có trưởng phòng phó P.G.Đ.kiểm toán phòng xem xét, quản lý công việc P Giám tổ viên, trợ lý kiểm toán viên nhóm viênchức đốc Các kiểm toán viên tổ chức theo nhóm xuống khách hàng Mỗi nhóm có nhóm trưởng Nhóm trưởng kiểm toán viên có kinh Văn Phòng Chi Chi Phòng phòng Phòng kiểm nhánh nhánh kiểm Phòng đại nghiệm, phó phòng hay trưởng phòng Các nhóm ghi hành toán Phòng Đà Hà toán kế diện DN chép công việc thực trênNẵng hồ sơ kiểm toán, tin học Nội XDCB1,2 toán Cần hồ sơ kiểm toán được1,2,3,4,5 Trưởng phòng kiểm tra lại (nếu Thơ ,6 nhóm trưởng không Trưởng phòng), sau Phó Giám đốc duyệt lại điểm quan trọng trước đưa lên ban Giám đốc phát hành báo cáo kiểm toán Trang SƠ ĐỒ PHÒNG KIỂM TOÁN DOANH NGHIỆP: TRƯỞNG PHÒNG PHÓ PHÒNG NHÓM TRƯỞNG (KIỂM TOÁN VIÊN) TR LÝ KIỂM TOÁN VIÊN Các phòng kiểm toán có dạng sơ đồ III NGUYÊN TẮC VÀ MỤC ĐÍCH HOẠT ĐỘNG: Nguyên tắc hoạt động: - AISC hoạt động theo nguyên tắc độc lập, khách quan, trực, bảo vệ quyền lợi bí mật kinh doanh khách hàng quyền lợi thân sở tuân thủ luật pháp quy đònh - Nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, chất lượng dòch vụ cung cấp uy tín Công ty tiêu chuẩn hàng đầu mà nhân viên AISC luôn thực - Phương pháp Kiểm toán Công ty dựa theo nguyên tắc đạo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam Chuẩn mực Kiểm toán Quốc Tế phù hợp với luật pháp quy đònh Chính phủ Việt Nam Mục đích: - Giúp cho doanh nghiệp kinh tế thực tốt công tác tài - kế toán theo quy đònh, luật pháp nhà nước Việt Nam nguyên tắc chuẩn mực Kiểm toán Quốc Tế - Đảm bảo số liệu kế toán phản ánh đắn thực trạng trình hoạt động sản xuất kinh doanh kết kinh doanh doanh nghiệp Trang - Giúp cho doanh nghiệp, đơn vò kinh tế kòp thời phát hiện, chấn chỉnh sai sót phòng ngừa rủi ro, thiệt hại xảy trình kinh doanh sử dụng tài sản - Bằng công tác Kiểm toán, dòch vụ Tư vấn Tài Tin học quản lý với công cụ tính toán truyền tin đại, AISC đảm bảo số liệu kế toán doanh nghiệp, đơn vò phản ánh trung thực, xác tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, chi phí, doanh thu phân phối thu nhập sở bảo vệ quyền lợi hợp pháp đáng nhà nước, doanh nghiệp, nhà đầu tư bên có tham gia vào trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cổ đông, Công ty liên doanh, ngân hàng thương mại, khách hàng, người lao động doanh nghiệp… - Giúp cho quan nhà nước có số liệu trung thực, xác, hợp pháp để thực tốt chức kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh doanh dòch vụ kinh tế quốc dân Trên sở đó, xác đònh đánh giá đắn nghóa vụ trách nhiệm doanh nghiệp khoản phải góp vào ngân sách Nhà nước lợi mà doanh nghiệp hưởng, phát huy vai trò chủ đạo, góp phần tích cực vào việc tổ chức, giữ vững kỷ cương, trật tự công tác kế toán, quản lý tài - Giúp cho doanh nghiệp nắm bắt kòp thời đònh Nhà nước tận dụng điều kiện thuận lợi tự nhiên, xã hội mà luật pháp cho phép để nâng cao hoạt động kinh doanh, dòch vụ; đạt hiệu tối đa nhằm phục vụ đảm bảo quyền lợi đáng khuôn khổ Pháp luật Nhà nước Việt Nam quy đònh - Nghiên cứu ứng dụng kỹ thuật công nghệ tin học viễn thông tiên tiến giới để thực tin học hoá công tác quản lý Nhà nước kinh tế - xã hội theo chuyên ngành: • Quản lý xí nghiệp, Công ty thương mại; quản lý công trình xây dựng bản; hạch toán Kế toán – Thống kê • Quản lý chuyên ngành: Tài – Kế toán, Thuế – Kho bạc, công tác kế hoạch hóa kinh tế quốc dân chuyên ngành Kinh tế, Nhà đất, khai thác tài nguyên thiên nhiên Trang • Quản lý hộ tòch, dân cư hoạt động kinh tế – xã hội phường, xã, huyện, tỉnh, thành phố … IV TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG: Các dòch vụ cung cấp công ty: 1.1 Kiểm toán: - Kiểm toán báo cáo tài - Kiểm toán dự toán toán công trình xây dựng - Xác đònh giá trò doanh nghiệp để cổ phần hóa phá sản theo luật đònh - Thẩm đònh giá trò tài sản góp vốn liên doanh 1.2 Thuế: Tư vấn quản lý – Tài – Kế toán - - Tiến hành đăng ký chế độ kế toán - Hướng dẫn áp dụng chế độ Kế toán - Tài Thống kê - Thuế theo luật đònh - Tư vấn đầu tư - Tư vấn quản lý - Tư vấn cải tổ hệ thống kế toán quản trò kinh doanh môi trường kiểm soát nội - Tư vấn thuế - Hướng dẫn thực kế toán, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế - Đào tạo bồi dưỡng kế toán trưởng kiểm toán viên nội 1.3 Dòch vụ tin học: - Tư vấn việc lựa chọn thiết bò tin học, cài đặt hệ thống thông tin quản trò kinh doanh - Cung cấp phần mềm tin học như: quản trò kinh doanh, kế toán thuế doanh nghiệp, quản lý khách sạn, quản lý ngân sách nhà nước, quản lý đònh mức xây dựng Trang - Cung cấp loại giấy vi tính, giấy văn phòng Những điểm bật công ty: - Chất lượng dòch vụ mang tính chuyên nghiệp đem đến cho khách hàng giá trò thực Hiện có 500 khách hàng sử dụng tất dòch vụ AISC cung cấp - Kiểm toán ngân hàng mạnh AISC Trên 15 ngân hàng mà AISC tham gia kiểm toán: Hệ thống Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam, Ngân hàng Đệ Nhất (Đài Loan), Ngân hàng Trung Quốc, Ngân hàng Phát triển Nhà TP.HCM, Ngân hàng Tân Việt, Ngân hàng Gia Đònh… - Hiện AISC ng dụng phần mềm phục vụ cho việc kiểm toán công trình xây dựng bản, giúp nhiều doanh nghiệp có báo cáo Kiểm toán kòp thời, xác, tiết kiệm thời gian chi phí - Huấn luyện nghiệp vụ cho nhân viên doanh nghiệp theo khóa hạn vấn đề cấp thiết phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp mà AISC tiến hành : Phân tích báo cáo tài chính, Thẩm đònh dự án đầu tư, Kế toán thực hành chuyên nghiệp, Kế toán trưởng theo chương trình tài - Tin học hoá quản lý đòi hỏi cấp thiết doanh nghiệp Hiện nay, phần mềm AISC khách hàng tín nhiệm đáp ứng hầu hết nhu cầu quản lý doanh nghiệp Phương hướng hoạt động công ty: Về tổng thể công ty: 3.1 Tăng cường tổ chức máy nhân lãnh đạo cho công ty qua việc bổ nhiệm số trưởng, phó phòng thành lập phòng để đáp ứng nhu cầu công việc công ty 3.2 Tiếp tục phát triển thi đua khen thưởng kòp thời thành tích xuất sắc cá nhân tập thể 3.3 Quan tâm cải tiến bước thu nhập anh chò em công ty, trước mắt kể từ 1/1/2005 nâng mức lương công ty lên 10% so với tháng 12/2004 để giúp anh chò em ổn đònh đời sống, yên tâm công tác Trang 3.4 Tăng cường việc đào tạo nghiệp vụ công ty Tiếp tục đẩy mạnh công tác tiếp thò khách hàng Nghiên cứu thành lập văn phòng đại diện Hải Phòng Những biện pháp thực tích cực để hoàn thành hoàn thành vược mức kế hoạch đề ra, xác đòch bước vững cộng ty giai đoạn Phòng Kiểm toán doanh nghiệp: - Căn hợp đồng ký kết, phải hoàn thành kế hoạch - Vận động khách hàng thường xuyên ký lại hợp đồng - Tăng cường quản cáo để có thêm nhiều hợp đồng PHẦN 2: Trang CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG – PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP: Hầu hết đơn vò hoạt động kinh tế thiết lập hệ thống kiểm soát để hoạt động đơn vò diễn đồng quy cũ Thử nghiệm kiểm soát việc tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội Do vậy, dù đề tài chọn viết thử nghiệm kiểm soát theo chu trình mua hàng - phải trả người bán người viết xin trình bày khái quát thống kiểm soát nội doanh nghiệp để có nhìn nhận chung Khái niệm: Kiểm soát khâu quan trọng chu trình quản trò Do đó, để đạt mục tiêu tổ chức, nhà quản trò thường quan tâm đến việc hình thành trì hoạt động kiểm soát đơn vò Khái niệm kiểm soát nội hình thành phát triển dần thành hệ thống lý luận Có nhiều quan điểm khác đưa đònh nghóa Kiểm soát nội Theo COSO 1992: “Kiểm soát nội trình nhà quản lý nhân viên đơn vò chi phối, thiết lạp để cung cấp đảm bào hợp lý nhằm thực hòên ba mục tiêu đây: Trang • Các báo cáo tài đáng tin cậy • Các luật lệ qui đònh tuân thủ • Hoạt doing hữu hiệu có hiệu Theo tài liệu EURO – TAPVIET: Kiểm soát nội là: • Toàn biện pháp kiểm tra, kế toán biện pháp khác • Do Ban giám đốc chòu trách nhiệm xây dựng, áp dụng giám sát Nhằm mục đích đảm bảo mục tiêu Do đó, Kiểm soát nội mang tính phòng ngừa tính trấn áp Các phạn cấu thành Kiểm soát nội bộ: Tuỳ thuộc vào điều kiện có đơn vò qui mô, tính chất hoạt động, mục tiêu… hệ thống kiểm soát nội cấu thành yếu tố tập hợp chủng loại sau; 2.1 Môi trường kiểm soát: Phản ánh sắc thái chung đơn vò, chi phối ý thức nhân viên đơn vò tảng phận khác kiểm soát nôò bao gồm yếu tố: • Tính trung thực giá trò đạo đức cá nhân liên quan đến trình kiểm soát • Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản trò ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát việc thực mục tiêu đơn vò - Cơ cấu tổ chức: đóng vai trò then chốt doanh nghiệp, thể quyền lực trách nhiệm thành viên Ban Giám Đốc theo chức tên người chòu trách nhiệm - Nhân sự: môi trường kiểm soát thể qua đội ngũ nhân viên có trình độ tương xứng với nhiệm vụ giao có ý thức Chính sách nguồn nhân lực rõ ràng, đắn đảm bảo chất lượng nhân viên điều kiển Hệ thống kiểm soát nội - Đánh giá rủi ro: phận thiếu môi trường kiểm soát Nhà quản trò thường xuyên nhận dạng, lường trước rủi ro nhằm hạn chế tối thiểu nhân tố ảnh hưởng đến mục tiêu đơn vò, từ đưa giải pháp để đối phó Trang Xét góc độ kiểm toán viên: tiến hành kiểm toán đơn vò quan tâm đến việc có hay không yếu Hệ thống kiểm soát nội Công việc thực giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán 2.2 Hoạt động kiểm soát: sách thủ tục để đảm bảo thò nhà quản lý thực Các hoạt động kiểm soát chủ yếu liên quan đến hệ thống kế toán: • Phân chia trách nhiệm dựa nguyên tắc phân công phân nhiệm nguyên tắc bất kiêm nhiệm • Kiểm soát trình xử lý thông tin kiểm soát chứng từ sổ sách kế toán, vật chất công ty Kiểm tra độc lập việc thực cá nhân • 2.3 Thông tin truyền thông: việc ghi chép, xử lý, xử lý truyền đạt thông tin cần thiết; đảm bảo đúng, xác, kòp thời Báo cáo đưa vừa phản ánh tình hình khứ vừa giúp người đọc dự đoán tương lai 2.4 Soát xét: Nhà quản trò đánh giá chất lượng hoạt động kiểm soát, từ có điều chỉnh Có loại giám sát: Giám sát thường xuyên Giám sát đònh kỳ Tóm lại, hoạt động kiểm soát nội đòi hỏi yếu tố người cao, quản trò Tuy nhiên, hệ thống dù có hoàn thiện đến chứa đựng hạn chế bên vốn có Do đó, đảm bảo hệ thống ngăn ngừa sai phạm nhiều hay ít, có hay sai phạm xảy Những hạn chế vốn có Kiểm soát nội bộ: - Vấn đề người: vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai dẫn cấp báo cáo cấp dưới… Khả thông đồng nhân viên hay với phận bên đơn vò Trang 10 Người viết nhận thấy công tác bồi dưỡng , đào tạo cho đội ngũ nhân viên đạt kết có nhiều cố gắng chưa đưa mục tiêu đào tạo lâu dài Bởi nhu cầu đào tạo lớn khả đáp ứng bò hạn chế sốkiến thức sở bổ trợ cho việc phân tích logic học, quản trò học, thống kê doanh nghiệp, phân tích hoạt động kinh doanh… chưa đưa vào chương trình đào tạo bồi dưỡng Đồng thời, cần cung cấp thêm kiến thức thực tế vế báo cáo chuyên đề thực kiểm toán để củng cố phổ biến kinh nghiệm kiểm toán Về chuyên môn: Công ty kiểm toán AISC công ty có bề dày kinh nghiệm , số công ty thành lập Việt Nam Mặc dù đề tài chọn viết:Thử nghiệm kiểm soát cụ thể minh họa qua chu trình nợ phải trả người bán người viết xin đưa nhận đònh chung từ thời điểm công ty Kiểm toán tiến hành tìm hiểu khách hàng tới giai đoạn áp dụng thử nghiệm kiểm soát thực chất việc áp dụng thử nghiệm kiểm soát trình đánh giá hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội khách hàng Xét tính chuyên nghiệp, công ty có số đặc điểm : • Ưu điểm : - Trong hoạt động kinh doanh có cạnh tranh giá phí yếu tố mang tính cạnh tranh Do đó, trình kiểm toán, số giai đoạn lược bớt Nhưng công ty AISC, ngoại trừ đơn vò khách hàng năm trước kiểm , công ty tiến hành tiếp cận trực tiếp khách hàng để hiểu hoạt động kinh doanh hệ thống kiểm soát nội đơn vò Công việc tìm hiểu giúp hoạt động kiểm toán nhiều từ việc:  Lên kế hoạch phân bổ thời gian kiểm toán hợp lý: đơn vò kiểm toán có quy mô lớn nhiều ngày kiểm công ty có quy mô vừa nhỏ  Kiểm toán viên nắm bắt yếu đơn vò vùng sai phạm có khả xảy để phân công công việc Trang 53 cho phù hợp với lực chuyên môn kiểm toán viên; tăng cường thử nghiệm cần thiết tài khoản nhạy cảm xảy rủi ro cao Việc thận trọng tìm hiểu khách hàng công ty yếu tố cấu thành ý kiến kiểm toán báo cáo kiểm toán - Tại Công ty kiểm toán có chương trình kiểm toán theo khoản mục.Do đó, kiểm toán viên làm để tiến hành kiểm toán Việc áp dụng thủ tục kiểm toán kiểm toán viên xem xét nhận đònh nên có tính linh động theo ngành nghề khách hàng hạn chế rủi ro kiểm toán thời gian kiểm toán - Đối với việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội khách hàng thực đội ngũ kiểm toán viên có kinh nghiệm trình độ cao Do đó, việc đánh giá nhận xét điểm mạnh, điểm yếu để đưa mức rủi ro có độ tin cậy cao - Phương pháp tìm hiểu, đánh giá Hệ thống kiểm soát nội thông thường thực qua vấn, trao đổi trực tiếp trình kiểm Do đó, Kiểm toán viên hiểu rõ cách quản lý, Về hoạt động khách hàng có nhận đònh chung công ty kiểm , đưa thử nghiệm kiểm soát - Trưởng nhóm có phân công cụ thể rõ ràng công việc, nhiệm vụ nhóm kiểm toán viên theo khoản mục Chẳng hạn, kiểm toán viên A kiểm khoản Nợ phải trả người bán chi phí phát sinh đơn vò kiểm Việc phân công, phân nhiệm làm việc mục đích phân chia trách nhiệm cụ thể trưởng nhóm dễ dàng đánh giá công việc cá nhân Đây vận dụng kiểm soát nội – Các hoạt động kiểm soát - Việc đánh giá mức trọng yếu rủi ro kiểm soát để đưa thử nghiệm kiểm toán thực kiểm toán viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm lónh vực kinh doanh khách hàng, thuế tài chính… Do đó, hạn chế mức rủi ro, làm ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài Nếu thấy cần thiết – vùng có khả xảy sai phạm trọng yếu – Kiểm toán viên mở rộng mẫu, tăng cường thử nghiệm kiểm toán Trang 54 - Hiện tại, phòng kiểm toán xây dựng chương trình kiểm toán chu trình nợ phải trả người bán Tuỳ theo loại hình hoạt động, đặc trưng khách hàng, kiểm toán viên linh động xem xét, lựa chọn công việc mẫu chương trình để thực Do đó, hoạt động kiểm toán dù chu trình nợ phải trả người bán khác đơn vò kiểm toán , thể khả nhận đònh vấn đề cao không rập khuôn cứng nhắc kiểm toán • Nhược điểm: - Việc tìm hiểu khách hàng ( đặc điểm hoạt động kinh doanh; tình hình hoạt động kinh doanh; tình hình tài nợ phải trả nhà cung cấp), kiểm toán viên có thu thập chứng, lưu vào hồ sơ kiểm toán khách hàng Tuy nhiên, việc tìm hiểu đánh giá hệ thống kiểm soát nội khách hàng để làm cho thử nghiệm kiểm soát, chưa thực đủ theo yêu cầu cần có Bởi thử nghiệm kiểm soát chu trình (chu trình mua hàng- phải trả người bán) vào thông tin thu thập từ việc tìm hiểu ban đầu Trường hợp đơn vò kiểm toán có quy mô nhỏ, không thiết lập hệ thống kiểm soát nội bỏ qua khách hàng có quy mô lớn, công ty chưa lưu ý kiến hay hệ thống hoá thông tin mà kiểm toán viên thu thập - Đại đa số công ty kiểm toán nói chung công ty kiểm toán AISC nói riêng chưa áp dụng chương trình thử nghiệm kiểm soát đầy đủ, chưa lập bảng thử nghiệm kiểm soát cho chu trình nợ phải trả người bán, trong hai chu trình yếu hoạt động kinh doanh - Trong trình kiểm toán, kiểm toán viên có vấn trực tiếp, yêu cầu nhân viên kế toán công nợ hay kế toán trưởng trình bày quy trình mua hàng toán nợ đơn vò Tuy nhiên, thông tin thu thập chưa ghi nhận vào hồ sơ lưu mà chủ yếu phục vụ cho công tác thực thử nghiệm có vấn đề phát sinh - Hiện tại, công ty chưa có sách xác lập mức trọng yếu kiểm toán báo cáo tài cho khoản mục, có nợ phải trả nhà cung cấp Việc đánh giá rủi ro kiểm soát trình kiểm toán chủ yếu dựa vào chủ quan kiểm toán viên thực Do đòi hỏi kiểm toán viên phải có khả phân tích nhìn nhận vấn đề tổng thể cụ thể nên kiểm Trang 55 toán viên tập khó có điều kiện học hỏi nâng cao trình độ - Các thông tin, chứng từ, tài liệu thu thập làm chứng kiểm toán lưu lại hồ sơ kiểm toán hệ thống hoá tờ leadsheet – giấy làm việc Kiểm toán viên Sau trình lên Trưởng phòng review công việc thực Việc xem xét cần thực phận Kiểm toán viên chuyên nghiệp để thẩm tra chất lượng kiểm toán về: thử nghiệm kiểm soát thử nghiệm theo khoản mục, có khoản mục nợ phải trả người bán II KIẾN NGHỊ: Ngày công ty kiểm toán tăng số lượng chất lượng dòch vụ cung cấp Các thủ tục chương trình kiểm toán hoàn thiện dần Người viết xin đưa vài kiến nghò: Về hệ thống kiểm soát nội bộ: Quá trình tìm hiểu khách hàng cụ thể hệ thống kiểm soát nội cần hệ thống hoá thành nguồn thông tin cần thiết phục vụ cho công tác lập kế hoạch kiểm toán thực thử nghiệm kiểm toán Lợi ích việc lưu giữ chứng thu thập hệ thống kiểm soát nội là: • Kiểm toán viên có để đánh giá hữu hiệu kiểm soát nội đơn vò, từ đònh đưa thử nghiệm kiểm soát (theo khoản mục – có nợ phải trả người bán) • Kiểm toán viên có chứng chứng minh cho mức rủi ro kiểm soát nhận đònh ban đầu báo cáo tài chình khoản mục • Tài liệu hoá thông tin thu thập giúp cho việc kiểm tra đánh giá chất lượng công việc nhóm kiểm toán viên xác, rút kinh nghiệm cho lần kiểm toán sau Việc trình bày thông tin kiểm soát nội nên theo khoản mục liên quan đến báo cáo tài hay theo chu trình Ví dụ: chu trình mua hàng – phải trả người bán (chu trình chi phí); chu trình bán hàng – nợ phải thu (chu trình doanh thu) Trang 56 Phương pháp thu thập chứng kiểm soát nội bộ: bên cạnh phương pháp tìm hiểu như: thu thập nghiên cứu tài liệu; quan sát; dựa vào kinh nghiệm kiểm toán trước đây, nên lập bảng câu hỏi chung thống Bảng câu hỏi xây dựng theo loại hình doanh nghiệp: sản xuất - kinh doanh hàng hoá hay thương mại dòch vụ Bảng câu hỏi áp dụng cho cá nhân liên quan có trách nhiệm đến số chu trình quan trọng nên giúp kiểm toán viên tiếp cận thông tin khách hàng nhanh chóng (do có chuẩn bò sẵn) hỏi vấn đề cần hỏi (không bò bỏ sót) Khi sử dụng bảng câu hỏi, kiểm toán viên bớt thời gian để tài liệu hoá có nhìn nhận tổng quát hữu hiệu kiểm soát nội đơn vò kiểm toán Theo quan điểm người viết tăng cường công tác tìm hiểu kiểm soát nội theo chu trình tiện lợi Ngoài lý nêu kiểm toán viên thực thử nghiệm kiểm soát dễ dàng, rút ngắn thời gian thử nghiệm lần kiểm toán sau Sau đây, người viết xin trình bày Bảng câu hỏi tìm hiểu kiểm soát nội bộ, khách hàng đơn vò sản xuất - kinh doanh (mua hàng hoá, nguyên vật liệu sản xuất) có qui mô vừa lớn Đối tượng vấn nhân viên kế toán có trách nhiệm liên quan Hoạt động mua tài sản cố đònh xem khoản đầu tư không hoạt động kinh doanh thông thường nên không xét đến bảng mà dựa vào Bảng câu hỏi kiểm soát nội tài sản cố đònh có giá trò tương đối lớn (trường hợp mua thường mua trả chậm, trả góp nhiều kỳ kế toán) BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH: MUA HÀNG – TRẢ TIỀN Tên chức vụ nhân viên vấn - Nguyễn Minh An (kế toán công nợ) - Trần Quang Vinh (trưởng phận mua hàng) Trang 57 Câu hỏi Tất đơn đặt hàng có phê chuẩn Trưởng phận mua hàng hay không? Hàng mua có kiểm tra số lượng chất lượng nhận hay không? Người phụ trách kế toán có độc lập với chức phê duyệt toán hay không? Có quy đònh số tiền toán tối đa mà người có trách nhiệm quyền phê duyệt hay không? Có theo dõi khoản nợ phải trả để toán kòp thời cho nhà cung cấp để hưởng chiết khấu? Các nhà cung cấp chủ yếu công ty có ổn đònh bảng báo giá cập nhật thường xuyên giá nguyên vật liệu khoản chiết khấu thương mại? Đối với nghiệp vụ mua hàng số lượng lớn, có khoản chiết khấu thương mại hưởng báo giá nhà cung cấp đưa ra? Chứng từ có đánh dấu xét duyệt nhằm tránh sử dụng lại không? Công ty có lập chứng từ riêng sử dụng hàng mua chất lượng bò trả lại? 10 Có phận kiểm tra chất lượng hàng hoá mua? 11 Kế toán công nợ ghi giảm nợ phải trả trường Trang 58 C o ù Khô ng Khôn g áp dụng Ghi chu ù Câu hỏi C o ù Khô ng Khôn g áp dụng Ghi chu ù hợp bên bán chấp thuận thu hồi hàng bò hư hỏng tạm thời gửi kho công ty? 12 Chứng từ hàng bán bò trả lại có đánh số trước không? Thử nghiệm kiểm soát trên Qui trình Mua hàng – Phải trả người bán: Trong trình áp dụng thử nghiệm kiểm soát nợ phải trả người bán quan trọng nên cần ghi lưu lại hồ sơ kiểm toán cách đủ: - Bảng câu hỏi - Bảng phân tích hệ thống kế toán nội đơn vò - Những yếu tố lám sở việc đánh giá rủi ro kiểm soát kiểm soát Việc lưu lại kiểm toán giúp kiểm toán viên thấy sai sót trình khảo khách hàng để rút kinh nghiệm, làm tài liệu để theo dõi năm kiểm toán sau, giúp cho kiểm toán viên lập kế hoạch thực thử nghiệm Công ty nên thiết lập thử nghiệm kiểm soát theo khoản mục nợ phải trả người bán loại hình doanh nghiệp cho phù hợp Trang 59 Rủi ro kiểm soát Xử - Mua hàng lý chưa thật đơn cần thiết đặt Người mua hàng thẩm quyền hoá hay đề nghò mua dòch hàng vụ Đơn đặt hàng mua tuỳ tiện không xét duyệt trước Mua hàng Trang 60 Thủ tục kiểm soát Qui đònh lượng hàng tồn tối thiểu kho đònh kỳ mua hàng theo kế hoạch Thủ kho trưởng PXSX có quyền lập phiếu yêu cầu mua hàng - Bộ phận mua hàng xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng Đợt mua hàng 100T phải có chữ ký Giám đốc công ty ngưới uỷ quyền - Tách biệt chức mua hàng đặt hàng - Đơn đặt hàng đánh số trước, tham chiếu với yêu cầu mua hàng Nhân viên mua hàng gian lận việc đặt hàng chẳng hạn đặt hảng sử dụng cho mục đích riêng trình hoá đơn để toán số hàng hư cấu Nhân viên - Phải có mua hàng bảng báo chọn nhà giá nhà Thử nghiệm kiểm soát Phỏng vấn, yêu cầu cung cấp bảng tính lượng tồn kho tối thiểu để đối chiếu với yêu cầu mua hàng phát sinh thời điểm - Kiểm tra chữ ký - Quan sát, vấn, kiểm tra chữ ký trưởng phận mua hàng - Phỏng vấn, kiểm tra chữ ký Mục tiêu Hiện hữu Hiện hữu Hiện hữu Đán h giá hữu Hiện hữu Phỏng Hiệ vấn nhà n quản lý hữu có tách biệt chức phòng ban - Kiểm tra Hiệ bảng báo n giá hữu Rủi ro kiểm soát Thủ tục kiểm soát cung cấp cung cấp hàng hopá mua hàng dòch vụ hay lượng không phù hàng lớn hợp giá cao, mức nhận hoa - Hoán đổi hồng từ nhân viên nhà cung mua hàng cấp thường xuyên Nhậ Hàng nhận - Bộ phận n sai sót so nhận hàng hàng với ĐĐH hoá kiểm hoá không tra, đối hay đủ chất chiếu dòch lượng loại chứng vụ từ có liên quan (về số lượng, chủng loại) - Thủ kho ký nhận sau đối chiếu loại chứng từ có liên quan Nhà cung Hoá đơn nên cấp phát kiểm tra số hành thứ tự, tính gửi hoá đơn liên tục sai số lượng, hoá đơn giá trò Kiểm tra hoá đơn đúp chi tiết hoá đơn so với đơn đặt hàng biên bảng giao hàng liên quan Ghi Nghiệp vụ - Phân chia nhận mua hàng trách nhiệm không phát khoả sinh chức n nợ ghi mua hàng, phải sổ nhận hàng, Trang 61 Thử Mục nghiệm tiêu kiểm soát nghiệp vụ mua hàng lớn - Phỏng vấn việc điều nhân viên mua hàng Quan sát, Hiệ kiểm tra n chữ ký hữu trưởng phận nhận hàng thủ kho - Kiểm tra Hiện tính liên tục hữu hoá đơn - Quan sát kế toán thực đối chiếu nghiệp vụ mua hàng - Quan sát đánh giá phân chia trách nhiệm Hiệ n hữu, phát sinh Rủi ro kiểm soát trả người bán Trang 62 Thủ tục kiểm soát ghi sổ - Có người kiểm tra độc lập công việc ghi nhận toán, phải trả cho người bán người thực phải ghi ngày, ký tên xác nhận - Qui đònh mua hàng không ghi nhận đơn đặt hành, báo cáo nhận hàng phê chuẩn Thử Mục nghiệm tiêu kiểm soát - Quan sát tên ngưới kiểm tra độc lập việc ghi nhận toán - Lấy mẫu hoá đơn để kiểm tra diện đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng Rủi ro kiểm soát Thủ tục kiểm soát Việc mua - Báo cáo hàng không nhận hàng, ghi hoá đơn, nhận với đơn đặt hàng phải chuyển đến phòng kế toán để làm ghi sổ - Kế toán thường xuyên kiểm tra số liệu tổng hợp chi tiết đơn đặt hàng báo cáo nhận hàng hoá đơn - Đối chiếu công nợ với người bán Việc ghi - Tất cà nhận NPT chứng không từ liên quan kỳ phải chuyển đến phòng kế toán ngày - Kế toán ghi nhận chứng từ chuyển đến Trang 63 Thử Mục nghiệm tiêu kiểm soát - Xem xét Đầy kiểm tra đủ cách thức xử lý chứng từ phòng kế toán Phỏng vấn kế toán trưởng cách xử lý nghiệp vụ - Quan sát việc đối chiếu công nợ - So sánh ngày ghi báo cáo nhận hàng với sổ sách tương ứng - Quan sát vấn Đầ y đủ, xác Rủi ro kiểm soát Thủ tục kiểm soát Ghi nhận NPT không xác (không xác số, sổ, nhà cung cấp ) - Kế toán ghi chép phải dựa đầy đủ chứng từ liên quan - So sánh đối chiếu chứng từ trước váo sổ Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoản đầy đủ - Đánh số thứ tự cho chứng từ - Đánh dấu chứng từ ghi sổ - So sánh số lượng, giá cả, chiết khấu chứng từ: ĐĐH, HĐ, PNK - Tách biệt giũa nhân viên ghi sổ khoản phải trả với người ký phiếu chi chứng từ toán Ghi nhận trùng lắp các nghiệp vụ toán Thanh toán số NPT cho người bán vượt giá trò hàng dặt mua giá trò hàng thật nhận Trang 64 Thử nghiệm kiểm soát - Kiểm tra đầy đủ chứng từ liên quan đến công nợ - Kiểm tra thủ tục vào sổ thủ công kiểm tra sơ đồ tài khoản – phải có cẩm nang Kiểm tra việc đánh số thứ tự, đánh dấu chứng từ Mục tiêu Chính xác Hiệ n hữu - Kiểm tra Hiệ chứng từ n chi tiền với hữu, chứng từ liên quan - Quan sát việc lập chứng từ chi - Phỏng vấn người ghi sổ, quan sát hoạt động xử lý nghiệp vụ toán Rủi ro kiểm soát Thanh toán NPT Trang 65 Thủ tục kiểm soát Ghi phiếu Yêu cầu NPT người người bán bán gửi bảng kê hoá đơn hàng tháng để theo dõi chung với sổ chi tiết người bán Thanh toán - Phiếu chi nhiều lần cho chứng từ khoản nợ toán phải đánh số trước để theo dõi, đóng mộc toán - Bảng đối chiếu với ngân hàng lập hàng tháng nhân viên độc lập với việc ghi sổ khoản chi tiền mặt toán, bảng đối chiếu công nợ - Nếu toán séc phải có chữ ký người có thẩm quyền Người ký séc người nhận tiền phải Thử Mục nghiệm tiêu kiểm soát Quan sát, vấn Đầy nhân viên đủ theo dõi công nợ - Kiểm tra việc đánh Nghó số trước a vụ chứng từ toán - Kiểm tra bảng đối chiếu với ngân hàng quan sát trình chuẩn bò cho việc đối chiếu, bảng đối chiếu công nợ Rủi ro kiểm soát Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát Mục tiêu độc lập - Séc toán phải đánh số trước Đánh giá rủi ro kiểm soát: QUY TRÌNH VẬN DỤNG TRỌNG YẾU TRONG KT: Ước tính ban đầu trọng yếu cho BCTC (BCĐKT) Phân bổ trọng yếu cho Công ty nên khoản xây dựng mức rủi ro chấp mục nhận cho BCTC, sau phân bổ cho khoản mục có Ước thể tuỳ theo yếu khoản tính saimức sótđộ khoản mục mục để đưa mức rủi ro chấp nhận Đối với loại hình doanh nghiệp chuyên sản xuất – kinh doanh mua Tổng hợp sótxuyên thực khả tế xảy sai hàng số lượng lớn sai thường phạm cao nên RRKS chấp nhận khoảng 0.01% (Mức RRKS đưa rasai thực sở đònh phương diện So sánh sót tế lượng với ước trọng yếu khoản mục,đầu RRKS thấp tính ban hạn chế sai phạm) Tổng hợp sai sót thực tế so sánh ước tính ban đầu khoản mục nợ phải trả để có nhận đònh khả xảy sai phạm Nếu nhỏ mức rủi ro chấp nhận đưa khth TNKS chu trình NPT Ví dụ: - Nợ phải trả (2004): 6.441.308.396 đồng - Mức rủi ro chấp nhận (ước tính): 644.130,839 đồng (=6.441.308.396 * 0.01%) - Các sai sót KTV phát được: 231.800 đồng Trang 66 - Các sai sót KTV phát được: thời điểm lập báo cáo, KTV chưa nhận thư xác nhận liên quan tới nhà cung cấp X, số tiền 112.400 đồng So sánh mức độ sai biệt ta thấy số tiền tương đối nhỏ: 112.400 đồng Tổng mức sai phạm thực tế 344.200 đồng (231.800 + 112.400) nhỏ tổng mức sai phạm ước tính nên chấp nhận Kết luận: từ nhận đònh trên, kiểm toán viên áp dụng thử nghiệm kiểm soát Chu trình Mua hàng – Phải trả người bán người bán: Về khoản ứng trước tiền cho Trong trình tìm hiểu khách hàng nhữ trình thực kiểm toán, kiểm toán viên nên quan tâm đến khoản ứng trước tiền cho nhà cung cấp Theo ý kiến người viết, đưa câu hỏi hay trình tìm hiểu kiểm soát nội cần lưu ý đến vấn đề Đồng thời tiến hành thử nghiệm kiểm soát phải xem xét đến Liên quan đến khoản ứng trước, chứng từ đơn đặt hàng hay hoá đơn bán hàng nên khả sai phạm hệ thống kiểm soát khâu yếu Trang 67 ... Hệ thống kiểm soát nội Chu trình Mua hàng – Nợ phải trả người bán: - Kiểm soát nội chu trình mua hàng – trả tiền mô tả tóm tắt qui trình mẫu sau : • Kho hàng phận kiểm soát hàng tồn kho chu n bò... lời mời kiểm toán, Kiểm toán viên tiến hành thoả thuận sơ với khách hàng số vấn đề ký Hợp Đồng kiểm toán 1.2 Chu n bò kiểm toán: 1.2.1 Tìm hiểu khách hàng: Sau ký Hợp đồng kiểm toán, Kiểm toán viên... TẾ THỦ TỤC KIỂM TOÁN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ (THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT) TRÊN CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY KIỂM TOÁN AISC A SƠ LƯC VỀ QUI TRÌNH KIỂM TOÁN N PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ DỊCH