Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự tập trung vào giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự tiền lương và các khoản khấu trừ lương của người lao động phục vụ cho chu trình sản xuất. Nội dung bài giới thiệu quy trình thông tin của chu trình nhân sự, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp kiểm soát thông tin thuộc chu trình.
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân BÀI HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH NHÂN SỰ Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau: Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn Đọc tài liệu: Bộ mơn Hệ thống thơng tin kế tốn, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn, chương VII, tập 2, Nhà xuất Phương Đông Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems - International Edition NXB Prentice Hall Bagranoff, N et al (2010), Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley James A Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th edition, NXB Thomson South Western Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung Bài tập trung vào giới thiệu hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân tiền lương khoản khấu trừ lương người lao động phục vụ cho chu trình sản xuất Nội dung giới thiệu quy trình thơng tin chu trình nhân sự, rủi ro tiềm tàng phương pháp kiểm sốt thơng tin thuộc chu trình Mục tiêu Sau học bài, sinh viên có khả năng: Mơ tả hoạt động kinh doanh chủ yếu hoạt động xử lý thông tin thực liên quan đến chu trình tiền lương quản lý nguồn nhân lực Thảo luận định chu trình tiền lương quản lý nguồn nhân lực xác định thông tin cần thiết cho việc đưa định Xác định rủi ro chu trình tiền lương quản lý nhân đánh giá đầy đủ thủ tục kiểm soát nội khác để kiểm soát rủi ro TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 47 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân Tình dẫn nhập Cơng ty Đại gia Việt Giống nhiều công ty, công ty Đại gia Việt không ứng dụng đầy đủ thành phần hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning- ERP) Hệ thống tập trung kết hợp chu trình mua hàng chu trình doanh thu với chu trình sản xuất lại sử dụng tách rời hệ thống quản trị nguồn nhân lực hệ thống tiền lương Hệ thống tiền lương kiểm sốt phịng kế tốn, lập séc tốn lương cho người lao động trì việc kế tốn tiền lương theo quy định phủ Hệ thống quản trị nguồn nhân lực phòng Quản lý nguồn nhân lực quản lý Phòng cập nhật tệp hồ sơ nhân sự, kỹ năng, thay đổi tiền lương lao động Mỗi hệ thống cập nhật thay đổi tệp tin tách biệt riêng phòng Điều khó khăn cho nhân viên kế tốn lập báo cáo kết hợp liệu tiền lương liệu quản lý nguồn nhân lực Phương Thảo – phó giám đốc bổ nhiệm phụ trách lĩnh vực lao động tiền lương công ty Cơ muốn tìm hiểu giải vấn đề khó khăn quản lý nguồn nhân lực tiền lương công ty nên cô thảo luận với Ngân Hà – Trưởng phịng kế tốn Quốc Qn – Trưởng phịng quản trị nguồn nhân lực cơng ty Theo bạn, Phương Thảo cần thảo luận vấn đề với trưởng phịng để giải vấn đề công ty Đại Gia Việt? 48 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân 4.1 Khái quát chung chu trình nhân Nguồn nhân lực doanh nghiệp nguồn lực quan trọng tốn Vấn đề quản trị nguồn nhân lực ngày trở nên phức tạp thay đổi liên tục lao động doanh nghiệp liên quan đến tiền lương quản lý người lao động kinh tế biến đổi không ngừng, gia tăng điều luật quy định lao động Chu trình tiền lương quản lý nguồn nhân lực hoạt động kinh doanh thường xuyên liên quan đến hoạt động xử lý liệu kết hợp với việc quản lý lực lượng lao động doanh nghiệp Những cơng việc quan trọng q trình bao gồm: Tuyển dụng thuê người lao động; Đào tạo; Phân công công việc; Trả lương; Đánh giá thành quả; Chấm dứt lao động tự nguyện hay chấm dứt hợp đồng Toàn trình từ đến thực lần người lao động, đó, cơng việc từ đến thực lặp lặp lại với người lao động doanh nghiệp Trong hầu hết doanh nghiệp, công việc phân tách hai hệ thống riêng biệt Công việc thứ tư trả lương người lao động chức hệ thống tiền lương Tại chu trình sản xuất, biết hệ thống tiền lương phân bổ chi phí lao động cho sản phẩm phận để cung cấp thông tin cho trình định giá sản phẩm đưa định kinh doanh Hệ thống quản lý nhân lực thực hoạt động khác (5 hoạt động lại) Ở số doanh nghiệp hai hệ thống thường tách biệt Hệ thống quản lý nguồn nhân lực thường giám đốc quản lý nguồn nhân lực đảm nhiệm, hệ thống tiền lương giám đốc tiền lương quản lý Tuy nhiên, hệ thống ERP trình kết hợp với Hệ thống quản lý nguồn nhân lực liên quan đến hoạt động thuê mướn, đào tạo, chuyển giao… thu thập thông tin sử dụng thời gian lao động xảy hàng ngày Quá trình xử lý thực tế xảy định kỳ hầu hết doanh nghiệp, lao động trả lương hàng tuần hàng tháng Do vậy, quy trình tiền lương thường xử lý theo lô Các doanh nghiệp thành công phụ thuộc vào kỹ cải tiến nhân viên kiến thức kỹ lao động ảnh lưởng trực tiếp tới chất lượng hàng hóa, dịch vụ Thật vậy, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp hãng tư vấn kế tốn, luật… kiến thức kỹ người lao động thành phần sản phẩm doanh nghiệp chi phí lao động chi phí tạo doanh thu lợi nhuận doanh nghiệp Ngay doanh nghiệp sản xuất, chi phí lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng nhỏ so với tổng chi phí sản xuất trực tiếp, người lao động đóng vai trị chủ yếu ảnh hưởng đến kết hiệu sản xuất tỷ lệ sản phẩm hỏng doanh nghiệp Các nghiên cứu cho thấy kỹ kiến thức người lao động có giá trị nhiều lần so với tài TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 49 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sản hữu hình khác hàng tồn kho, tài sản, thiết bị Để sử dụng hiệu người lao động doanh nghiệp, hệ thống tiền lường quản lý nguồn nhân lực phải thu thập lưu trữ thông tin cung cấp cho nhà quản trị trả lời câu hỏi sau: Doanh nghiệp cần người lao động để hoàn thành kế hoạch chiến lược? Người lao động cần có kỹ chuyên ngành nào? Những kỹ cần đáp ứng ngắn hạn? kỹ cần thành thạo? Những chương trình đào tạo nhằm trì cải thiện trình độ kỹ người lao động hiệu nào? Hiệu suất làm việc người lao động cải thiện hay sụt giảm? Có vấn đề lợi nhuận, chậm trễ, hay vắng mặt lao động doanh nghiệp không? Cơ sở liệu tiền lương quản lý nguồn nhân lực cung cấp thông tin cần thiết để trả lời câu hỏi Tuy nhiên, thơng tin mơ tả, người lao động cần phải có kỹ họ tham dự chương trình đào tạo khác Mặc dù thông tin cho phép nhà quản trị đưa định liên quan đến nhân viên, khơng giúp nâng cao kiến thức kinh nghiệm cho nhân viên doanh nghiệp Để sử dụng hiệu kỹ kiến thức người lao động, nhiều doanh nghiệp đầu tư vào hệ thống quản lý kiến thức Hệ thống quản lý kiến thức không cung cấp thông tin để xác định trực tiếp lĩnh vực chuyên môn người lao động mà thu thập lữu trữ kiến thức nhằm chia sẻ cung cấp cho người khác sử dụng thông tin Hệ thống quản lý kiến thức cải thiện suất lao động cách rõ ràng Ví dụ doanh nghiệp tư vấn chuyên nghiệp thường cung cấp dịch vụ giống cho khách hàng khác Phần mềm quản lý kiến thức có khả tư vấn để đưa giải pháp cho vấn đề đặc biệt với liệu chia sẻ Thơng thường, giải pháp sử dụng khuôn mẫu để gửi tới khách hàng khác Việc sử dụng lại kiến thức, giải pháp lưu lại để sử dụng cho hợp đồng tư vấn tương lai Truy cập vào sở liệu chia sẻ cho phép người lao động học hỏi đồng nghiệp bị phân tán mặt địa lý cải thiện kỹ người lao động Nhận giá trị kỹ kiến thức người lao động giúp doanh nghiệp hiểu biết tốt kết hợp chi phí thực tế với doanh thu Thêm vào đó, chi phí trực tiếp kết hợp với trình thuê mướn (quảng cáo, kiểm tra hồ sơ, vấn ứng viên…) có kết hợp chi phí với thuê mướn tạm thời, đào tạo nhân viên với giảm suất nhân viên tới họ học đầy đủ kỹ để thực công việc họ Tinh thần làm việc nhân viên quan trọng Tinh thần làm việc nhân viên thấp tạo chi phí tài tác động đến doanh thu Ngược lại, có chứng thấy tinh thần làm việc nhân viên cao mang lại lợi ích tài Có 50 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân nghiên cứu dựa thu thập liệu hài lòng nhân viên, thái độ thực tế hài lòng khách hàng Phân tích cho thấy, thái độ nhân viên với cơng việc có liên hệ với thái độ họ cư xử với khách hàng ảnh hưởng tới hài lịng khách hàng Như vậy, có mối quan hệ tinh thần làm việc nhân viên với hài lòng khách hàng ảnh hưởng tới thành tài doanh nghiệp Hiện nay, doanh nghiệp trọng vào việc kiểm tra, đánh giá, sử dụng thông tin điều kiện làm việc tinh thần làm việc nhân viên nhằm cải thiện điều kiện làm việc tinh thần làm việc nhân viên, đặc biệt điều kiện cạnh tranh khốc liệt 4.2 Quy trình thơng tin kế tốn chu trình nhân Sơ đồ 4.1 cho thấy nguồn đầu vào chủ yếu hệ thống tốn lương gồm có: Phịng nhân sự, người lao động, phận sử dụng lao động, quan quản lý nhà nước, bảo hiểm đơn vị khác Phòng nhân cung cấp thông tin tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng, thay đổi thang bậc lương tăng lương, khuyến khích, khen thưởng… Người lao động đóng góp khoản giảm trừ tiền lương Những phận sử dụng lao động cung cấp liệu thực tế số làm việc người lao động phận quản lý Cơ quan quản lý nhà nước cung cấp thông tin thuế suất hướng dẫn thủ tục luật lệ liên quan đến tiên lương Công ty bảo hiểm tổ chức khác cung cấp thông tin hướng dẫn cách tính miễn giảm khoản giảm trừ Sơ đồ 4.1: Các thành phần chu trình tiền lương quản trị nguồn nhân lực Phòng nhân Bộ phận sử dụng lao động Thay đổi chế độ lương Séc trả tiền Báo cáo Các khoản giảm trừ Dữ liệu chấm công Báo cáo Hệ thống tính lương Thuế báo cáo thuế Cơ quan Nhà nước Thuế suất hướng dẫn Séc trả lương Người lao động Ngân hàng Thay đổi tỉ lệ hướng dẫn Séc báo cáo Bảo hiểm công ty khác Sơ đồ 4.1 séc (có thể điện tử) yếu tố đầu hệ thống toán tiền lương Người lao động nhận tiền cơng tiền lương séc tốn Cơng ty gửi séc trả lương tới ngân hàng để chuyển tiền trả lương từ tài khoản thông thường tới tài khoản trả lương Công ty phải phát hành séc tới quan thuế, công ty bảo hiểm tổ chức khác để tốn khoản phải trả Bên cạnh đó, hệ thống tiền lương cung cấp báo cáo khác cho đối tượng bên bên doanh nghiệp Sơ đồ 4.2 cho thấy hoạt động chủ yếu thực chu trình tiền lương sau: TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 51 Bài 4: Hệ thống thông tin kế tốn chu trình nhân Cập nhật tệp tin chủ tiền lương (1.0) Hoạt động chu trình tiền lương liên quan đến việc cập nhập sở liệu gốc tiền lương phản ánh thay đổi nội doanh nghiệp tuyển dụng mới, chấm dứt hợp đồng lao động, thay đổi thang, bậc lương thay đổi tỷ lệ giữ lại lương người lao động Ngoài ra, việc cập nhật cập nhật để phản ánh thay đổi thuế suất giảm trừ khoản bảo hiểm Phòng nhân có trách nhiệm cập nhật thường xuyên sở liệu gốc tiền lương cho thay đổi liên quan đến người lao động, Trong đó, phịng tiền lương cập nhật thơng tin thuế suất khoản giảm trừ tiền lương khác có thơng tin thay đổi từ quan quản lý nhà nước công ty bảo hiểm Mặc dù tiền lương xử lý theo lơ, phịng quản trị nhân lực cập nhật liệu gốc tiền lương truy cập trực tuyến với mục đích tất thay đổi tiền lương cập nhật theo cách phản ánh kỳ trả lương Những ghi lao động khỏi công ty không nên bị xóa báo cáo thuế cuối năm thường địi hỏi thơng tin, nghĩa vụ lao động doanh nghiệp suốt năm Sơ đồ 4.2: Các hoạt động chủ yếu chu trình tiền lương quản trị nguồn nhân lực Những thay đổi Người lao động Các khoản giữ lại khoản giảm trừ Công ty bảo hiểm Cơ quan Nhà nước Phòng nhân lực Thuế suất Cập nhật liệu gốc 1.0 Tỷ lệ Thuế tiền lương báo cáo Séc báo cáo Các khoản giảm trừ thuế suất Dữ liệu gốc tiền lương Bộ phận sử dụng lao động Séc tốn Thẻ thời gian phiếu thời gian cơng việc Dữ liệu có mặt thời gian hữu Chi trả thuế khoản giảm trừ 5.0 Sổ tổng hợp Tính bảng lương 3.0 Báo cáo Bộ phận sử dụng lao động Tiền lương Chấm công 2.0 Chi trả tiền lương 4.0 Séc trả lương Ngân hàng Chấm cơng (2.0) Bước thứ hai chu trình tiền lương xác nhận liệu thời gian làm việc người lao động Dữ liệu thời gian thời gian làm việc người lao động phụ 52 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân thuộc vào tình trạng, phương thức toán với người lao động Đối với người lao động dựa sở lao động, nhiều doanh nghiệp sử dụng thẻ chấm công để ghi nhận thời gian làm việc hàng ngày người lao động từ lúc đến đến lúc người lao động Đối với người lao động nhận lương theo lương tháng cố định giám đốc, nhân viên chuyên nghiệp… thường ghi nhận thời gian làm việc dựa vào thẻ chấm cơng Đồng thời người giám sát giám sát có mặt người lao động dựa công việc họ Với doanh nghiệp sản xuất sử dụng thẻ chấm công để ghi nhận liệu chi tiết người lao động sử dụng thời gian họ công việc doanh nghiệp Dữ liệu thẻ chấm công sử dụng để phân bổ chi phí lao động phịng ban khác nhau, trung tâm chi phí, công việc sản xuất Với doanh nghiệp dịch vụ kế toán, luật, tư vấn… theo dõi thời gian để thực công việc khác với khách hàng thông qua liệu bảng chấm công Doanh nghiệp sử dụng bảng chấm công người lao động để phân bổ chi phí tính hóa đơn dịch vụ cho khách hàng Những nhân viên bán hàng thường trả thẳng dựa sở hoa hồng bán hàng lương cộng với hoa hồng bán hàng Điều đòi hỏi nhân viên phải ghi nhận tổng số doanh thu nhân viên bán hàng cách chi tiết cẩn thận Bên cạnh đó, số nhân viên trả tiền thưởng vượt kế hoạch doanh số giao Hiện nay, ngày nhiều doanh nghiệp thực trả tiền thưởng vượt doanh số nhằm khuyến khích người lao động cải thiện tăng suất hiệu làm việc Sử dụng khuyến khích, tiền hoa hồng, tiền thưởng địi hỏi phải liên kết hệ thống tiền lương hệ thống thông tin bán hàng chu trình khác để thu thập liệu nhằm tính tốn tiền thưởng, hoa hồng cho người lao động Hơn hệ thống tiền thưởng khuyến khích phải thiết kế phù hợp, thực tế, đạt đo lường Hệ thống cần phải phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp nói chung Lập bảng lương (3.0) Bước thứ ba chu trình tiền lương lập bảng lương Đầu tiên, liệu giao dịch tiền lương xếp phê duyệt theo số lao động Nếu doanh nghiệp xử lý tiền lương từ phận khác tệp giao dịch tiền lương phải hợp Tệp giao dịch tiền lương xếp dùng để chuẩn bị séc trả tiền cho người lao động Với người lao động, ghi tệp liệu gốc tiền lương ghi giao dịch phù hợp đọc tổng tiền lương phải trả tính tốn Đối với lao động làm việc theo giờ, số làm việc nhân với tỷ lệ tiền lương khoản tiền trả thêm thích hợp tiền thưởng, tiền làm thêm cộng vào Đối với người lao động hưởng lương, tổng số tiền phải trả phần lương hàng năm Phần tiền lương phản ánh giai đoạn làm việc nhỏ Ví dụ, người lao động hưởng lương toán theo tháng nhận 1/12 tổng tiền lương hàng năm họ Các khoản tiền hoa hồng, tiền thưởng khoản khuyến khích khác TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 53 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân tính tốn tổng số tiền phải trả Tiếp theo, khoản giảm trừ tiền lương tổng hợp Người lao động nhận khoản tiền ròng sau trừ tổng khoản giảm trừ khỏi tổng số tiền phải trả Các khoản giảm trừ tiền lương gồm có hai loại chính: thuế thu nhập cá nhân giữ lại khoản giảm trừ tự nguyện kinh phí cơng đồn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Khi khoản thực tốn tính tốn trường gồm có tổng tiền toán, khoản giảm trừ khoản thực toán ghi người lao động tệp tin chủ tiền lương cập nhật Duy trì xác tính tốn khoản thu nhập người lao động quan trọng khoản thuế thu nhập người lao động có giới hạn, bậc với mức thuế khác nhau, doanh nghiệp cần phải biết để tính toán khoản giảm trừ cho người lao động Hơn nữa, thông tin cần phải đảm bảo bao gồm tổng tiền thuế khoản giảm trừ khác hoãn lại Tiếp theo, sổ tiền lương khoản giảm trừ tạo Sổ tiền lương liệt kê tổng khoản phải trả, khoản giảm trừ tiền lương khoản thực phải trả Đây chứng từ hỗ trợ cho việc chuyển tiền doanh nghiệp tới tài khoản séc trả lương Sổ khoản giảm trừ liệt kê tất khoản giảm trừ tự nguyện khác cho người lao động Cuối cùng, hệ thống in séc trả tiền người lao động Hệ thống cung cấp báo cáo thu nhập Báo cáo liệt kê tất tổng tiền phải trả, khoản giảm trừ tổng khoản tiền thực trả cho tháng tổng năm cho người lao động Mỗi giao dịch tiền lương xử lý, hệ thống phân bổ chi phí lao động tới tài khoản sổ thích hợp việc kiểm tra mã ghi thẻ chấm cơng cơng việc Hệ thống trì vận hành tổng phân bổ tới tất ghi tiền lương người lao động xử lý Những tổng đó, cột tổng sổ tiền lương, sổ nhật ký chung dùng để ghi vào sổ sau tất séc trả tiền in Chi trả tiền lương (4.0) Bước chi trả tiền lương cho người lao động việc sử dụng séc toán Hiện nay, hầu hết người lao động doanh nghiệp chi trả tiền lương séc cách chuyển khoản (gửi trực tiếp khoản tiền thực trả vào tài khoản cá nhân ngân hàng) Không giống trả tiền mặt, hai phương pháp công cụ cung cấp chứng từ chứng minh tổng số tiền lương tốn Q trình toán lương sau: o Sau séc toán lương chuẩn bị, kế toán toán kiểm tra phê chuẩn vào sổ tiền lương Một chứng từ toán chuẩn bị cho phép 54 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân o o o chuyển tiền doanh nghiệp từ tài khoản séc tới tài khoản toán lương Chứng từ toán dùng để làm ghi sổ Sau kiểm tra lại sổ tiền lương chứng từ toán, thủ quỹ chuẩn bị ký vào séc chuyển tiền cơng ty tới tài khoản tốn lương Nếu doanh nghiệp phát hành séc giấy, thủ quỹ kiểm tra, ký phân phát séc tới người lao động Thủ quỹ gửi lại vào tài khoản ngân hàng cơng ty séc tốn khơng có người nhận Một danh sách séc khơng có người nhận gửi tới phịng kiểm tốn nội cơng ty để kiểm tra chi tiết Gửi tiền trực tiếp trả vào tài khoản cá nhân ngân hàng cách trả lương hiệu tiết kiệm chi phí trình tốn lương Người lao động tốn trực tiếp tiền gửi ngân hàng nhận séc toán với tổng số tiền trả vào tài khoản ngân hàng báo cáo thu nhập Hệ thống tiền lương phải tạo loạt tệp liệu tiền gửi toán lương, ngân hàng tạo tệp liệu Mỗi ghi bao gồm: Tên người lao động, tài khoản ngân hàng, tổng số tiền toán Những tệp liệu gửi liệu điện tử tới ngân hàng tham gia giao dịch Sau đó, khoản tiền chuyển từ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp tới tài khoản người lao động liệu điện tử Việc tốn tiền gửi ngân hàng khơng cần người thủ quỹ phải ký séc trả lương Tuy nhiên, thủ quỹ phải ủy quyền cho phép chuyển tiền từ tài khoản séc doanh nghiệp Gửi tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua, xử lý phân phối séc giấy Nó giúp giảm phí ngân hàng chi phí bưu điện Do vậy, hầu hết doanh nghiệp sử dụng khuyến khích nhân viên họ sử dụng phương thức toán lương chuyển khoản Tuy nhiên nay, vài nhân viên doanh nghiệp khơng có tài khoản ngân hàng Doanh nghiệp hạn chế việc phát hành séc giấy trả lương cách giúp người lao động mở tài khoản ngân hàng mà doanh nghiệp giao dịch sử dụng thẻ tín dụng để trả lương cho người lao động Người lao động có thẻ sử dụng thẻ tín dụng để mua sắm rút tiền máy rút tiền tự động ATM Chi trả khoản thuế khoản giảm trừ (5.0) Hoạt động tiền lương cuối tính toán chi trả thuế thu nhập khoản giảm trừ người lao động với quan nhà nước đối tượng khác Người lao động phải trả khoản thuế thu nhập cá nhân cho quan thuế, đóng khoản giảm trừ khác cho quan bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn Doanh nghiệp phải có trách nhiệm đảm bảo khoản giảm trừ thuế người lao động tính tốn xác tốn thời gian quy định Việc tính tốn thực hệ thống lao động tiền lương doanh nghiệp TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 55 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân 4.3 Các rủi ro tiềm tàng thủ tục kiểm sốt thơng tin chu trình nhân Tất hoạt động chu trình tiền lương quản lý nguồn nhân lực phụ thuộc vào kết hợp liệu bao gồm thông tin lao động, tiền lương sử dụng thời gian làm việc nhân viên Do vậy, rủi ro liệt kê bảng 4.1 liệu gốc khơng xác Dữ liệu gốc khơng xác gây thiếu hay thừa nhân viên, gây thiếu hiệu phân công lao động không phù hợp với nhiệm vụ Dữ liệu gốc tiền lương không xác dẫn đến sai lầm trả lương cho người lao động, gây vấn đề tinh thần làm việc cho người lao động doanh nghiệp Thêm vào đó, doanh nghiệp bị quan thuế phạt tiền thuế liên quan đến tiền lương thơng tin tiền lương khơng xác khiến cho chi phí doanh nghiệp khơng xác Sự sai sót liệu thời gian làm việc nhân viên khiến việc đánh giá thành nhân viên khơng xác khiến cho việc tính tốn chi phí sản phẩm hàng hóa dịch vụ khơng so với thực tế Một cách để giảm bớt rủi ro khơng xác hiệu lực liệu gốc sử dụng thủ tục kiểm sốt tính ngun trạng liệu để giảm rủi ro sai sót liệu đầu vào Đồng thời, doanh nghiệp cần hạn chế truy cập vào liệu gốc, định dạng hệ thống phép nhân viên phân quyền phải có trách nhiệm thay đổi liệu gốc Doanh nghiệp phải cần có báo cáo toàn thay đổi liệu gốc xem xét lại chúng để xác nhận liệu xác Rủi ro thứ hai hệ thống tiền lương quản trị nguồn nhân lực công bố trái phép thông tin nhạy cảm tiền lương, đánh giá thành cá nhân người lao động Những công bố gây vấn đề động lực, tinh thần làm việc người lao động người lao động biết họ trả lương khác biệt so với đồng nghiệp Thêm vào việc cơng bố trái phép thông tin đánh giá thành lí tuyển dụng nhân viên khiến doanh nghiệp gặp vấn đề tố tụng Thủ tục kiểm soát tốt để giảm rủi ro công bố trái phép liệu tiền lương sử dụng xác nhận đa yếu tố kiểm soát an ninh để hạn chế truy cập liệu gốc tiền lương quản trị nguồn nhân lực để đảm bảo người lao động cần phải truy cập để thực nhiệm vụ họ truy cập liệu Doanh nghiệp cần định dạng hệ thống để hạn chế khả người lao động sử dụng lực hệ thống để suy luận thông tin nhạy cảm Rủi ro thứ ba chu trình lao động, tiền lương liệu gốc bị bị phá hủy, phá hoại Cách tốt để giảm nhẹ rủi ro thuê thủ tục dự phòng phục hồi thảm họa Rủi ro thứ tư chu trình tuyển dụng người lao động khơng có trình độ phù hợp hay khơng có đạo đức Th người lao động khơng có trình độ phù hợp làm tăng chi phí sản xuất th người lao động khơng có đạo đức gây cắp tài sản Cả hai vấn đề giải việc thực thủ tục tuyển dụng chặt chẽ, phù hợp 56 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 Bài 4: Hệ thống thông tin kế tốn chu trình nhân Rủi ro thứ năm chu trình vi phạm luật áp dụng quy định tuyển dụng sa thải người lao động Cơ quan nhà nước áp đặt tiền phát doanh nghiệp vi phạm luật lao động Bảng 4.1: Rủi ro tiềm tàng thủ tục kiểm sốt chu trình tiền lương quản trị nguồn nhân lực Hoạt động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm sốt Những vấn đề chung tồn chu trình Dữ liệu gốc khơng xác khơng hiệu lực Kiểm sốt tính ngun trạng q trình xử lý liệu Hạn chế truy cập liệu gốc Xem xét lại toàn thay đổi liệu gốc Công bố trái phép thông tin nhạy cảm Kiểm soát quyền truy cập Mất phá hoại, phá hủy thông tin Thực thủ tục phụ hồi dự phòng thảm họa Thuê nhân viên khơng có trình độ khơng có đạo đức Kiểm tra thủ tục tuyển dụng bao gồm kỹ năng, lý lịch người tuyển dụng… Mã hóa lại thơng tin Kiểm tra, điều tra lai lịch phạm tội tất vị trí liên quan đến tài – kế toán Vi phạm luật lao động Kiểm tra thấu đáo nhũng tài liệu liên quan đến tuyển dụng, đánh giá thành nhân viên, sa thải nhân viên Cập nhật thay đổi luật lao động Cập nhật liệu gốc tiền lương Không phân quyền thay đổi liệu gốc tiền lương Phân tách nhiệm vụ: Phòng quản lý nguồn nhân lực cập nhật liệu gốc, có phịng tiền lương phát kiểm tra Kiểm sốt truy cập Cập nhật liệu gốc khơng xác Kiểm tra tính ngun trạng q trình xử lý liệu Quy định phải kiểm tra lại tất thay đổi liệu tiền lương gốc Chấm cơng người lao động Dữ liệu có mặt thời gian làm việc người lao động khơng xác Tự động hóa việc thu thập liệu Dùng nhận dạng sinh trắc học vân tay, khuôn mặt… để chấm công Phân tách nhiệm vụ việc chấm công thẻ thời gian làm việc Giám sát việc kiểm tra lại Lập bảng lương Sai sót xử lý tiền lương Kiểm sốt tính ngun trạng trình xử lý liệu: Quá trình chạy lô tổng hợp, cộng chéo (cộng ngang tổng cột dọc) Tài khoản bù trừ tiền lương… Giám sát việc xem xét lại việc ghi vào sổ báo cáo khác Phát hành báo cáo thu nhập đến người lao động Thanh tiền lương toán Ăn cắp Gian lận phân phối phiếu toán Hạn chế truy cập xóa liệu tiền lương Hạn chế truy cập hệ thống chuyển tiền điện tử Đánh số lại tính tốn tất séc trả lương kiểm tra lại tất giao dịch chuyển khoản điện tử TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 57 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân u cầu tất chứng từ thích hợp để chứng minh cho séc toán Hạn chế truy cập sở liệu gốc tiền lương Phân tách kiểm tra tài khoản tiền lương tài khoản tạm ứng Phân tách nhiệm vụ (giữa tiền mặt tài khoản phải trả, kiểm tra phân bổ tiền thuê nhân viên…) Kiểm tra xác nhận tất người lao động nhận séc toán Gửi lại tiền vào tài khoản doanh nghiệp số tiền séc khơng có người nhận tìm hiểu ngun nhân Thanh toán thuế tiền lương khoản giảm trừ Quên làm yêu cầu trả tiền Định dạng hệ thống để làm yêu cầu thành toán theo hướng dẫn quan nhà nước Trả tiền không thời gian quy định Định dạng hệ thống để làm yêu cầu tốn Trả tiền khơng Kiểm sốt tính tồn vẹn, ngun trạng q trình xử lý Giám sát việc xem xét lại báo cáo Người lao động cần xem xét lại báo cáo thu nhập Với hoạt động cụ thể chu trình nhân sự, bảng 4.1 đề cập, thấy rủi ro thủ tục kiểm soát sau: Rủi ro kiểm soát cập nhật liệu gốc tiền lương Thay đổi không phép liệu gốc tiền lương khiến cho chi phí khơng thức lao động tăng lên Phân tách nhiệm vụ hợp lý thủ tục kiểm soát quan trọng để kiểm soát rủi ro Chỉ có phịng nhân có khả phân quyền để cập nhật tệp liệu gốc tiền lương tuyển dụng, việc, tăng lương khen thưởng Nhân viên phịng nhân khơng trực tiếp tham gia vào trình xử lý tiền lương phân phối séc trả tiền Sự phân tách nhiệm vụ ngăn cản người truy cập để tạo người lao động ảo thay đổi tỷ lệ, thang bậc lương ngăn chặn séc khơng trung thực Thêm vào đó, tất thay đổi liên quan đến tệp gốc tiền lương nên kiểm tra lại phê chuẩn người khác Để thuận tiện cho việc kiểm tra lại, hệ thống nên định dạng để tạo báo cáo liệt kê tất thay đổi liên quan đến tiền lương gửi tới cho người giám sát Kiểm sốt q trình truy cập hệ thống tiền lương quan trọng Hệ thống nên định dạng để so sánh tên truy cập mật truy cập để xác định hành động người lao động phép thực xác nhận tệp liệu người lao động phép truy cập Một rủi ro khác cập nhật liệu gốc tiền lương khơng xác Điều gây sai sót việc toán lương với người lao động toán khoản thuế phải trả với quan nhà nước chức khác Để giảm bớt rủi ro này, doanh nghiệp nên kiểm tra tính hợp lệ số người lao động kiểm tra hợp lý thay đổi thực hiện, nên kiểm tra tất giao dịch 58 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 Bài 4: Hệ thống thông tin kế tốn chu trình nhân thay đổi tiền lương Đồng thời nhà quản trị nên kiểm tra lại báo cáo toàn thay đổi người lao động phận làm việc hộ theo cách để phát sai sót Rủi ro kiểm sốt hoạt động chấm cơng người lao động Rủi ro hoạt động liệu có mặt lao động thời gian lao động khơng xác Dữ liệu khơng xác làm tăng chi phí lao động làm tăng sai sót báo cáo chi phí lao động Hơn nữa, việc liệu khơng xác làm giảm động lực làm việc người lao động séc toán lương không với công sức người lao động hưởng Sử dụng cách thu thập nguồn liệu tự động làm giảm rủi ro sai sót khơng mong muốn việc thu thập liệu có mặt thời gian lao động nhân viên Ví dụ dùng máy đọc thẻ để thu thập liệu tự động cung cấp liệu cho hệ thống xử lý tiền lương Doanh nghiệp ứng dụng khoa học công nghệ để thu thập liệu thời gian làm việc người lao động để tăng suất lao động cắt giảm chi phí sử dụng máy đọc vân tay… để tiết kiệm thời gian người lao động… Sử dụng công nghệ thơng tin giảm rủi ro liên quan đến khơng xác liệu thời gian lao động người lao động Một số doanh nghiệp sử dụng công nghệ nhận dạng sinh trắc học quét bàn tay để xác định lao động vào nơi làm việc Mục đích việc ngăn cản người đến muộn hay sớm Phân tách nhiệm vụ quan trọng để giảm rủi ro Dữ liệu thẻ chấm công sử dụng để tính tốn tiền lương nên phải phù hợp với liệu Bảng chấm công - công việc sử dụng cho tính tốn chi phí mục tiêu quản lý kiểm tra người không liên quan đến việc tạo liệu Tổng thời gian tất công việc ghi nhận Bảng chấm công - công việc không vượt thời gian có mặt thẻ chấm cơng người lao động Ngược lại, tất thời gian làm việc giải thích Bảng chấm cơng - cơng việc Thêm vào đó, người giám sát của phòng ban cần phải tiến hành giám sát phê chuẩn thẻ chấm công Bảng chấm công – công việc cung cấp liệu thời gian lao động có mặt người lao động cách xác Rủi ro kiểm soát hoạt động lập bảng lương Sự phức tạp trình xử lý tiền lương, đặc biệt yêu cầu luật thuế khác nhau, làm cho trình xử lý dễ xảy sai sót Việc sai sót làm giảm động lực lao động nhân viên séc tốn bị muộn Ngồi việc tính khơng số chi phí liên quan đến lao động cịn bị quan thuế phạt sai sót liên quan đến số thuế phải nộp Có loại kiểm sốt ngun trạng, q trình xử lý liệu làm giảm rủi ro sai sót tiền lương sau: o Tổng lơ: Ngay hệ thống quản lý tiền lương quản trị nguồn nhân lực đại sử dụng q trình xử lý lơ liệu tiền lương Do đó, tổng lơ liệu nên tính tốn ghi nghiệp vụ vào sổ sách nên TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 59 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân o o kiểm tra lại suốt bước trình xử lý liệu Một liệu tổng lô coi phù hợp với liệu tiền lương nếu: (1) Tất ghi tiền lương xử lý; (2) Dữ liệu đầu vào xác; (3) Khơng có Thẻ thời gian khơng có thật ghi vào liệu q trình xử lý Nếu tổng lô không phù hợp, doanh nghiệp cần phải có chứng lỗi tiền lương để sửa chữa Cộng chéo (cộng ngang tổng cột dọc) Tổng cột Thực toán phải tổng khoản phải trả trừ khoản giảm trừ Nếu khơng nhau, có sai sót q trình xử lý cần phải phát sửa chữa Sử dụng tài khoản bù trừ tiền lương: Tài khoản bù trừ tiền lương tài khoản sổ sử dụng q trình xử lý bước để kiểm tra tính xác đầy đủ việc ghi nhận chi phí tiền lương phân bổ chi phí đến trung tâm chi phí cách thích hợp Đầu tiên, tài khoản bù trừ tiền lương ghi nợ tổng số tiền phải trả/Ghi có tổng số tiền lương thực trả ghi có số tiền khoản giữ lại vào tài khoản phải trả riêng biệt khác Thứ hai, q trình kế tốn chi phí phân bổ chi phí lao động thành loại chi phí khác ghi có tài khoản bù trừ tiền lương cho tổng khoản chi phí lao động phân bổ Tổng khoản tiền ghi có tài khoản bù trừ tiền lương phải tổng số tiền ghi nợ tiền thực trả khoản tiền giữ lại Thêm vào đó, người giám sát nên xem xét lại việc ghi vào sổ báo cáo khác nhằm phát để xác định sai sót trình xử lý tiền lương Phát hành báo cáo thu nhập đến người lao động để phát sai sót cách rõ ràng người lao động phát sai sót tiền lương cách dễ dàng quyền lợi trực tiếp họ Cần phải phân loại cách xác người lao động doanh nghiệp, người lao động doanh nghiệp hay người thầu khoán, người lao động ngắn hạn hay lao động theo vụ việc, thời vụ Bởi khơng phân loại đúng, doanh nghiệp phải trả nhầm khoản thuế, chí bị quan thuế phạt Vấn đề thường phát sinh nhà quản trị phận muốn cố gắng phá vỡ thuê mướn ổn định việc sử dụng người thầu khốn độc lập Phịng quản trị nhân lực nên kiểm tra lại hợp đồng định thuê khoán tạm thời Rủi ro kiểm soát hoạt động toán tiền lương Một số rủi ro q trình tốn lương gian lận phiếu chi lương trộm séc toán lương hay phát hành séc toán cho người lao động khơng có thật người lao động chấm dứt hợp đồng Điều khiến cho doanh nghiệp bị tăng chi phí tiền Những rủi ro giảm thiểu thủ tục kiểm soát sau: 60 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân o o o o o o Hạn chế truy cập xóa liệu tiền lương, hạn chế truy cập hệ thống chuyển tiền điện tử, hạn chế truy cập sở liệu gốc tiền lương thủ tục xác nhận đa yếu tố Việc sử dụng xác nhận đa nhân tố giảm rủi ro việc tạo séc cho người lao động không tồn Đánh số lại tính tốn tất séc trả lương kiểm tra lại tất giao dịch chuyển khoản điện tử Thủ quỹ phải ký tất séc toán lương phải yêu cầu tất chứng từ thích hợp để chứng minh cho séc toán lương (sổ tiền lương chứng từ tốn lương) Thêm vào đó, séc trả lưởng không dùng để rút tiền tài khoản thơng thường ngân hàng doanh nghiệp Thay vào đó, phục vụ cho mục tiêu kiểm soát, cần phải sử dụng tài khoản toán lương tách biệt với tài khoản thông thường doanh nghiệp ngân hàng Điều dễ dàng thích hợp với quỹ tiền lương phát séc toán giả mạo Phân tách nhiệm vụ (giữa tiền mặt tài khoản phải trả, kiểm tra phân bổ tiền thuê nhân viên…) thủ tục quan trọng để hạn chế rủi ro Kế tốn tốn có trách nhiệm ghi sổ tiền lương Thủ quỹ chịu trách nhiệm phân phát séc toán Người phân phát séc toán phê chuẩn giao dịch chuyển tiền điện tử khơng có nhiệm vụ khác liên quan đến nhiệm vụ quản trị lao động Gửi lại tiền vào tài khoản doanh nghiệp số tiền séc khơng có người nhận tìm hiểu ngun nhân, phải đối chiếu lại với liệu tiền lương gốc Bởi vì, điều xảy người lao động không tồn người lao động nghỉ việc Rủi ro kiểm sốt hoạt động tính khoản thuế khoản khấu trừ Hoạt động tiền lương cuối tính tốn tốn thuế thu nhập khoản giảm trừ người lao động với quan nhà nước đối tượng khác Các rủi ro gặp phải hoạt động là: Quên làm yêu cầu trả tiền, tốn tiền khơng thời gian quy định, sai sót tốn tiền Những rủi ro khiến doanh nghiệp bị quan nhà nước phạt bị người lao động khướu nại Những thông tư, văn quy phạm pháp luật nhà nước quan bảo hiểm cung cấp hướng dẫn cho doanh nghiệp việc tính tốn toán khoản thuế khoản giảm trừ người lao động Doanh nghiệp cần vào quy định để định dạng hệ thống tiền lương tốn cách tự động q trình xử lý liệu tiền lương, thuế thu nhập người lao động khoản trích theo lương nhằm giảm thiểu rủi ro nộp khoản không thời gian quy định Kiểm sốt tồn vẹn q trình xử lý liệu, cộng ngang cột dọc, chạy tổng lơ giảm thiểu sai sót tính tốn Những người kiểm sốt cần giám sát bao cáo tiền lương cách định kỳ để phát sai sót Thêm vào cần cung cấp cho người lao động báo cáo thu nhập để họ phát báo cáo vấn đề sai sót TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 61 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân Tóm lược cuối Hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương bao gồm hai hệ thống vừa có liên hệ mật thiết, vừa có tách biệt quản lý lao động tiền lương Hệ thống quản lý lao động ghi nhận xử lý hoạt động thuê mới, tuyển dụng, đào tạo, phân công công việc, đánh giá sa thải người lao động Hệ thống tiền lương ghi nhận xử lý liệu để tốn tiền lương tiền cơng cho người lao động Hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương phải thiết kế tuân theo nhiều quy định phủ liên quan đến thuế quy định lao động Hơn nữa, thủ tục kiểm soát phù hợp phải thiết kế để ngăn cản rủi ro như: Trả thừa người lao động liệu thời gian có mặt người lao động khơng có giá trị Trả tiền cho người lao động khơng có thật Những rủi ro giảm thiểu việc phân tách nhiệm vụ phù hợp, đặc biệt việc thực chức như: Cho phép thực thay đổi liệu gốc tiền lương liên quan đến tuyển dụng, sa thải, tăng lương… ghi nhận xác nhận thời gian làm việc lao động, chuẩn bị séc toán, phân phối séc toán, khớp tài khoản tiền lương ngân hàng 62 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân Câu hỏi ôn tập Cho biết mục tiêu chu trình nhân sự? Cho biết hoạt động chủ yếu chu trình nhân biện pháp làm tăng hiệu hoạt động này? Chu trình nhân gặp rủi ro hoạt động kiểm sốt nhằm hạn chế phịng chống rủi ro đó? TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 63 ... Planning- ERP) Hệ thống tập trung kết hợp chu trình mua hàng chu trình doanh thu với chu trình sản xuất lại sử dụng tách rời hệ thống quản trị nguồn nhân lực hệ thống tiền lương Hệ thống. .. Sau séc toán lương chu? ??n bị, kế toán toán kiểm tra phê chu? ??n vào sổ tiền lương Một chứng từ toán chu? ??n bị cho phép 54 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân. .. TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 61 Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân Tóm lược cuối Hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương bao gồm hai hệ thống vừa có liên hệ mật thiết, vừa có tách