BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH NHÂN SỰ

BÀI 4: HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH NHÂN SỰ ThS Trần Trung Tuấn Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015112230 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: CƠNG TY ĐẠI GIA VIỆT • Giống nhiều cơng ty, công ty Đại gia Việt không ứng dụng đầy đủ thành phần hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning- ERP) Hệ thống tập trung kết hợp chu trình mua hàng chu trình doanh thu với chu trình sản xuất lại sử dụng tách rời hệ thống quản trị nguồn nhân lực hệ thống tiền lương • Hệ thống tiền lương kiểm sốt phòng kế tốn, lập séc toán lương cho người lao động trì việc kế tốn tiền lương theo quy định phủ Hệ thống quản trị nguồn nhân lực phòng Quản lý nguồn nhân lực quản lý Phòng cập nhật tệp hồ sơ nhân sự, kỹ năng, thay đổi tiền lương lao động v1.0015112230 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: CƠNG TY ĐẠI GIA VIỆT • Mỗi hệ thống cập nhật thay đổi tệp tin tách biệt riêng phòng Điều khó khăn cho nhân viên kế toán lập báo cáo kết hợp liệu tiền lương liệu quản lý nguồn nhân lực • Phương Thảo – phó giám đốc bổ nhiệm phụ trách lĩnh vực lao động tiền lương cơng ty Cơ muốn tìm hiểu giải vấn đề khó khăn quản lý nguồn nhân lực tiền lương công ty nên thảo luận với Ngân Hà – Trưởng phòng kế tốn Quốc Qn – Trưởng phòng quản trị nguồn nhân lực công ty Theo bạn, Phương Thảo cần thảo luận vấn đề với trưởng phòng để giải vấn đề cơng ty Đại Gia Việt? v1.0015112230 MỤC TIÊU Sau học này, sinh viên có khả năng: • Mơ tả hoạt động kinh doanh chủ yếu hoạt động xử lý thông tin thực liên quan đến chu trình tiền lương quản lý nguồn nhân lực • Thảo luận định chu trình tiền lương quản lý nguồn nhân lực xác định thông tin cần thiết cho việc đưa định • Xác định rủi ro chu trình tiền lương quản lý nhân đánh giá đầy đủ thủ tục kiểm soát nội khác để kiểm soát rủi ro v1.0015112230 NỘI DUNG Khái qt chung chu trình nhân Quy trình thơng tin kế tốn chu trình nhân Các rủi ro tiềm tàng thủ tục kiểm sốt thơng tin chu trình nhân v1.0015112230 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU TRÌNH NHÂN SỰ 1.1 Ý nghĩa nguồn nhân lực 1.2 Tinh thần làm việc nguồn nhân lực 1.3 Các cơng việc chu trình nhân 1.4 Hệ thống tiền lương hệ thống quản lý nguồn nhân lực v1.0015112230 1.1 Ý NGHĨA NGUỒN NHÂN LỰC Chu trình tiền lương quản lý nguồn nhân lực hoạt động kinh doanh thường xuyên liên quan đến hoạt động xử lý liệu kết hợp với việc quản lý lực lượng lao động doanh nghiệp v1.0015112230 1.1 Ý NGHĨA NGUỒN NHÂN LỰC (tiếp theo) • Nguồn nhân lực nguồn lực quan trọng tốn • Nền kinh tế biến đổi khơng ngừng • Sự thay đổi liên tục lao động liên quan đến tiền lương quản lý người lao động • Sự gia tăng điều luật quy định lao động • Chu trình tiền lương quản lý nguồn nhân lực hoạt động kinh doanh thường xuyên liên quan đến hoạt động xử lý liệu kết hợp với việc quản lý lực lượng lao động (động lực phát triển doanh nghiệp) v1.0015112230 1.1 Ý NGHĨA NGUỒN NHÂN LỰC • Doanh nghiệp sản xuất thành cơng phụ thuộc vào kỹ cải tiến nhân viên kiến thức kỹ lao động ảnh lưởng trực tiếp tới chất lượng hàng hóa, dịch vụ • Doanh nghiệp dịch vụ (kế toán, luật…): Kiến thức kỹ người lao động thành phần dịch vụ chi phí lao động chi phí tạo doanh thu lợi nhuận • Doanh nghiệp sản xuất: Chi phí lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng nhỏ so với tổng chi phí sản xuất trực tiếp người lao động đóng vai trò chính, chủ yếu ảnh hưởng đến kết hiệu sản xuất tỷ lệ sản phẩm hỏng • Các nghiên cứu cho thấy kỹ kiến thức người lao động có giá trị nhiều lần so với tài sản hữu hình khác hàng tồn kho, tài sản, thiết bị v1.0015112230 1.2 TINH THẦN LÀM VIỆC NGUỒN NHÂN LỰC • Tinh thần làm việc nhân viên quan trọng • Tinh thần làm việc nhân viên thấp tạo chi phí tài tác động đến doanh thu • Tinh thần làm việc nhân viên cao mang lại lợi ích tài thái độ người lao động ảnh hưởng tới quan hệ với khách hàng tác động tới lợi nhuận Người lao động cần phải:  Tin tưởng họ làm việc mà họ làm tốt  Tin tưởng ý kiến, quan điểm họ quan tâm  Tin tưởng đồng nghiệp họ tận tâm làm việc để đạt chất lượng công việc tốt  Hiểu mối quan hệ công việc họ sứ mệnh cơng ty v1.0015112230 10 (3.0) TÍNH BẢNG LƯƠNG (tiếp theo)  Mỗi giao dịch tiền lương xử lý, hệ thống phân bổ chi phí lao động tới tài khoản sổ thích hợp việc kiểm tra mã ghi thẻ chấm công cơng việc  Hệ thống trì vận hành tổng phân bổ tới tất ghi tiền lương người lao động xử lý Những tổng đó, cột tổng sổ tiền lương, sổ nhật ký chung dùng để ghi vào sổ sau tất séc trả tiền in v1.0015112230 27 (4.0) CHI TRẢ LƯƠNG Hầu hết người lao động dược trả tiền cách sau: Séc; Chuyển khoản trực tiếp; Tiền mặt • Chi trả lương séc:  Khi séc toán lương chuẩn bị, kế toán toán kiểm tra phê chuẩn vào sổ tiền lương  Một chứng từ toán chuẩn bị cho phép chuyển tiền doanh nghiệp từ tài khoản séc tới tài khoản toán lương Chứng từ toán dùng để làm ghi sổ v1.0015112230 28 (4.0) CHI TRẢ LƯƠNG (tiếp theo)  Thủ tục: Vì mục tiêu kiểm sốt, Séc khơng rút từ tài khoản thường xuyên công ty ngân hàng Nên có tài khoản chuyên dùng cho mục đích tốn lương vì:  Hạn chế công khai thông tin tài khoản công ty  Dễ dàng hơn, phù hợp với toán lương phát giả mạo séc toán  Sổ tiền lương chứng từ toán gửi tới thủ quỹ, thủ quỹ sẽ:  Kiểm tra lại chứng từ  Chuẩn bị ký vào séc tốn lương để chuyển tiền cơng ty tới tài khoản tốn lương  Nếu doanh nghiệp phát hành séc giấy, thủ quỹ kiểm tra, ký phân phát séc tới người lao động  Thủ quỹ gửi lại vào tài khoản ngân hàng cơng ty séc tốn khơng có người nhận  Một danh sách séc khơng có người nhận gửi tới phòng kiểm tốn nội công ty để kiểm tra chi tiết v1.0015112230 29 (4.0) CHI TRẢ LƯƠNG (tiếp theo) • Chuyển khoản  Chuyển khoản vào tài khoản cá nhân ngân hàng cách trả lương hiệu tiết kiệm chi phí q trình tốn lương v1.0015112230  Người lao động toán trực tiếp tiền gửi ngân hàng nhận séc toán với tổng số tiền trả vào tài khoản ngân hàng báo cáo thu nhập  Hệ thống tiền lương phải tạo loạt tệp liệu tiền gửi toán lương, ngân hàng tạo tệp liệu  Mỗi ghi bao gồm: Tên người lao động, số bảo hiểm xã hội, tài khoản ngân hàng, tổng số tiền toán Những tệp liệu gửi liệu điện tử tới ngân hàng tham gia giao dịch 30 (5.0) CHI TRẢ THUẾ VÀ CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ • Người lao động phải trả khoản thuế thu nhập cá nhân cho quan thuế, đóng khoản giảm trừ khác cho quan bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn • Doanh nghiệp phải có trách nhiệm đảm bảo khoản giảm trừ thuế người lao động tính tốn xác tốn thời gian quy định • Doanh nghiệp sử dụng séc chuyển khoản để chi trả thuế khoản giảm trừ v1.0015112230 31 CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KIỂM SỐT THƠNG TIN CHU TRÌNH NHÂN SỰ Bảng kiểm sốt chu trình tiền lương Hoạt động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát Những vấn đề chung tồn chu trình Cập nhật tệp tin chủ tiền lương Chấm công Lập bảng lương Chi trả tiền lương Chi trả thuế khoản giảm trừ v1.0015112230 32 CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KIỂM SỐT THƠNG TIN CHU TRÌNH NHÂN SỰ (tiếp theo) Rủi ro tiềm tàng Hoạt động Dữ liệu gốc khơng xác khơng hiệu lực Cơng bố trái Thủ tục kiểm sốt Kiểm sốt tính nguyên trạng trình xử lý liệu Hạn chế truy cập liệu gốc Xem xét lại toàn thay đổi liệu gốc phép Kiểm sốt quyền truy cập thơng tin nhạy cảm Mã hóa lại thơng tin Những vấn đề chung Mất phá hoại, phá hủy thơng tin tồn chu trình Th nhân viên khơng có trình độ khơng có đạo đức Thực thủ tục phụ hồi dự phòng thảm họa Kiểm tra thủ tục tuyển dụng bao gồm kỹ năng, lý lịch người tuyển dụng… Kiểm tra, điều tra lai lịch phạm tội tất vị trí liên quan đến tài – kế toán Kiểm tra thấu đáo tài liệu liên quan đến tuyển dụng, đánh Vi phạm luật lao động giá thành nhân viên, sa thải nhân viên Cập nhật thay đổi luật lao động v1.0015112230 33 CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KIỂM SỐT THƠNG TIN CHU TRÌNH NHÂN SỰ (tiếp theo) Rủi ro tiềm tàng Hoạt động Thủ tục kiểm soát quyền Phân tách nhiệm vụ: Phòng quản lý nguồn nhân lực cập nhật thay đổi liệu liệu gốc, có phòng tiền lương phát kiểm tra Cập nhật Không phân gốc tiền lương Kiểm soát truy cập liệu gốc tiền lương Cập nhật liệu gốc khơng xác v1.0015112230 Kiểm tra tính tồn vẹn q trình xử lý liệu Quy định phải kiểm tra lại tất thay đổi liệu tiền lương gốc 34 CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KIỂM SỐT THƠNG TIN CHU TRÌNH NHÂN SỰ (tiếp theo) Hoạt động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm sốt Tự động hóa việc thu thập liệu Chấm công người lao động Dữ liệu có mặt Dùng nhận dạng sinh trắc học vân tay, khuôn mặt… để thời gian làm việc chấm công người lao động không Phân tách nhiệm vụ việc chấm công thẻ thời gian xác làm việc Giám sát việc kiểm tra lại Kiểm sốt tính ngun trạng q trình xử lý liệu: Quá Lập bảng lương Sai sót xử lý tiền lương trình chạy lơ tổng hợp, cộng chéo (cộng ngang tổng cột dọc) Tài khoản bù trừ tiền lương… Giám sát việc xem xét lại việc ghi vào sổ báo cáo khác Phát hành báo cáo thu nhập đến người lao động v1.0015112230 35 CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KIỂM SỐT THƠNG TIN CHU TRÌNH NHÂN SỰ (tiếp theo) Hoạt động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm sốt Hạn chế truy cập xóa liệu tiền lương Hạn chế truy cập hệ thống chuyển tiền điện tử Đánh số lại tính toán tất séc trả lương kiểm tra lại tất giao dịch chuyển khoản điện tử Yêu cầu tất chứng từ thích hợp để chứng minh cho Thanh toán tiền lương 10 Ăn cắp Gian lận phân phối phiếu toán séc toán Hạn chế truy cập sở liệu gốc tiền lương Phân tách kiểm tra tài khoản tiền lương tài khoản tạm ứng Phân tách nhiệm vụ (giữa tiền mặt tài khoản phải trả, kiểm tra phân bổ tiền thuê nhân viên…) Kiểm tra xác nhận tất người lao động nhận séc toán Gửi lại tiền vào tài khoản doanh nghiệp số tiền séc người nhận tìm hiểu ngun nhân v1.0015112230 36 CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KIỂM SỐT THƠNG TIN CHU TRÌNH NHÂN SỰ (tiếp theo) Hoạt động Thanh toán thuế tiền lương khoản Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát 11 Quên làm yêu cầu Định dạng hệ thống để làm yêu cầu thành toán theo hướng dẫn trả tiền 12 Trả tiền không thời gian quy định giảm trừ quan nhà nước Định dạng hệ thống để làm yêu cầu tốn Kiểm sốt tính tồn vẹn, ngun trạng q trình xử lý 13 Trả tiền khơng Giám sát việc xem xét lại báo cáo Người lao động cần xem xét lại báo cáo thu nhập v1.0015112230 37 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Hoạt động có liên quan trực tiếp đến phận kế tốn chu trình nhân sự? A Hoạt động tuyển dụng B Hoạt động toán tiền lương C Hoạt động đào tạo nhân viên D Hoạt động đánh giá hiệu lao động Trả lời: • Đáp án là: B Hoạt động toán tiền lương • Vì: Bộ phận kế tốn có trách nhiệm tốn tiền lương cho người lao động cơng ty v1.0015112230 38 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Bộ phận doanh nghiệp chịu trách nhiệm cập nhật thay đổi nhân sự? A Bộ phận quản lý nhân B Bộ phận kế toán C Bộ phận văn phòng D Bộ phận kinh doanh Trả lời: • Đáp án là: A Bộ phận quản lý nhân • Vì: Bộ phận quản lý nhân có trách nhiệm cập nhật thay đổi nhân như: bậc lương, cấp, khen thưởng… người lao động v1.0015112230 39 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Phương Thảo thảo luận với trưởng phòng nhiều vấn đề, bổ nhiệm phụ trách lao động tiền lương công ty Tuy nhiên, để giải vấn đề khó khăn vấn đề sử dụng kết hợp nguồn liệu, Phương thảo cần phải tìm hiểu: • Những hoạt động xử lý phòng quản trị nguồn nhân lực phòng kế tốn việc quản lý nguồn nhân lực tiền lương • Mối quan hệ hoạt động quản lý nguồn nhân lực hoạt động tiền lương Làm để sử dụng sở liệu chung đảm bảo chức phòng cách hiệu • Những rủi ro hoạt động chu trình v1.0015112230 40 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • Hệ thống thơng tin quản lý lao động tiền lương bao gồm hai hệ thống vừa có liên hệ mật thiết, vừa có tách biệt quản lý lao động tiền lương • Hệ thống quản lý lao động ghi nhận xử lý hoạt động thuê mới, tuyển dụng, đào tạo, phân công công việc, đánh giá sa thải người lao động • Hệ thống tiền lương ghi nhận xử lý liệu để tốn tiền lương tiền cơng cho người lao động • Hệ thống thơng tin quản lý lao động tiền lương phải thiết kế tuân theo nhiều quy định phủ liên quan đến thuế quy định lao động • Ngồi ra, thủ tục kiểm sốt phù hợp chu trình phai thiết kế để ngăn cản rủi ro v1.0015112230 41