Bài giảng Kiểm toán tài chính - Bài 4: Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền tìm hiểu đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền ảnh hưởng tới kiểm toán; thử nghiệm kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền; thử nghiệm cơ bản trong chu trình bán hàng và thu tiền.
Bài 4: Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền BÀI KIỂM TỐN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau: Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn Đọc tài liệu: Giáo trình Kiểm tốn tài – NXB Đại học Kinh tế quốc dân; xuất năm 2014 GS.TS Nguyễn Quang Quynh PGS.TS Ngơ Trí Tuệ chủ biên Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung Bài học tập trung vào đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền ảnh hưởng tới kiểm tốn; thử nghiệm kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền; thử nghiệm chu trình bán hàng thu tiền Mục tiêu Học xong này, sinh viên nắm nội dung sau đây: 84 Bản chất chu trình bán hàng – thu tiền quan hệ với tài khoản có liên quan thực kiểm tốn; Trình tự thực kiểm tốn chu trình; Cách thức xem xét, đánh giá rủi ro quan hệ với trình tự thực kiểm tốn báo cáo tài chính; Kiểm tốn doanh thu tài khoản có liên quan; Kiểm tốn phải thu khách hàng tài khoản có liên quan; Vận dụng kỹ thuật khác kiểm tra sở dẫn liệu chu trình TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 Bài 4: Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền Tình dẫn nhập Cơng ty FOODCO chun nhập loại thực phẩm bán sỉ qua mạng lưới 200 nhà phân phối nước Khi tìm hiểu qui trình bán hàng Cơng ty, kiểm tốn viên phân cơng kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền ghi nhận thủ tục kiểm soát sau đây1: Các đơn hàng từ đại lý gửi nhân viên phòng kinh doanh đối chiếu với số liệu tình hình tốn nợ đại lý chinh sách bán chịu công ty để xác định có mua chịu hay khơng, thời hạn trả chậm số lượng mua Sau đó, Phiếu giao hàng lập trình, in Trưởng phịng Kinh doanh ký duyệt Hóa đơn lập sở số lượng hàng thực giao Thủ kho ghi Phiếu giao hàng bảng giá Cơng ty với sách chiết khấu Hóa đơn trước gửi cho đại lý đính kèm theo Phiếu giao hàng, chuyển đến nhân viên kiểm tra số lượng, tính tốn kiểm tra sách chiết khấu Sau đó, nhân viên trình trưởng phịng ký duyệt làm sở cho ghi sổ kế toán Hàng tuần, nhân viên giao hàng nhân viên phận lập hóa đơn đối chiếu để phát trường hợp số liệu không khớp thực biện pháp xử lý thích hợp Hàng tháng, kế tốn theo dõi nợ phải thu lập bảng kê tình hình cơng nợ gửi cho đại lý bao gồm số dư đầu kỳ, nghiệp vụ bán hàng toán kỳ số dư cuối kỳ đại lý Thông tin phản hồi từ đại lý gửi nhân viên độc lập để xem xét xử lý chênh lệch Khi thực tìm hiểu, phân tích hoạt động kiểm sốt trên, kiểm tốn viên hiểu mục đích thủ tục kiểm sốt gì? Thơng qua đó, kiểm tốn viên nhận diện khoản mục, sở dẫn liệu báo cáo tài bị ảnh hưởng sai phạm xảy ra? Trong trường hợp sai phạm tồn tại, kiểm tốn viên đề xuất thử nghiệm kiểm soát tương ứng với thủ tục kiểm sốt nêu trên? Trích đề thi Kiểm tốn Dịch vụ có bảo đảm nâng cao năm 2010 TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 85 Bài 4: Kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền 4.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền ảnh hưởng tới kiểm tốn 4.1.1 Bản chất chu trình bán hàng thu tiền Bán hàng – thu tiền trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa qua q trình trao đổi hàng – tiền với khách hàng Với đa dạng loại hàng hóa, dịch vụ điều kiện môi trường kinh doanh thay đổi tác động vào trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp Thực tế việc xác định nghiệp vụ bán hàng – hàng bán được, thu tiền – từ khoản phải thu, trở nên phức tạp Mỗi đối tượng khác thực giao dịch chu trình khác nhau, bán trực tiếp, bán hàng gián tiếp qua trung gian bán hàng, thu tiền trực tiếp hay gián tiếp, giao dịch bán hàng hoàn thành kỳ liên quan tới nhiều kỳ,… tạo tình khác ghi nhận doanh thu đơn vị Do vậy, kiểm tốn báo cáo tài phải dựa vào văn pháp lý để xem xét danh giới đối tượng kiểm tốn có liên quan chu trình Trong quan hệ với kiểm tốn chu trình này, kiểm toán viên phải dựa vào Chuẩn mực Kế toán, văn hướng dẫn ghi nhận doanh thu có liên quan, đặc biệt trường hợp đặc biệt, lĩnh vực đặc thù kinh tế Chu trình có liên quan tới nhiều hoạt động khác tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh đơn vị Tuy nhiên, thấy hoạt động chu trình gồm: Xử lý đơn đặt hàng người mua Yêu cầu khách hàng phải có đơn đặt hàng đơn đặt hàng xem điểm bắt đầu toàn chu trình bán hàng – thu tiền Về mặt pháp lý, việc bày tỏ sẵn sàng mua hàng hóa theo điều kiện xác định Đơn đặt hàng người mua đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại sau hợp đồng mua – bán hàng hóa dịch vụ Xét duyệt bán chịu Trước chuyển giao hàng cung cấp dịch vụ cho khách hàng người có trách nhiệm doanh nghiệp phải xem xét: Khả toán khách hàng, Hạn mức tín dụng khách hàng, Số dư tài khoản phải thu khách hàng,… để xét duyệt phương thức bán chịu nhằm hạn chế tối đa khoản nợ khó địi khơng ảnh hưởng đến tình hình tài doanh nghiệp Chuyển giao hàng Chức đánh dấu việc tài sản, hàng hóa doanh nghiệp chuyển giao cho khách hàng chuyển quyền sở hữu cho khách hàng để ghi nhận doanh thu bán hàng Chứng từ vận chuyển lập thời điểm hàng hóa, thành phẩm xuất khỏi doanh nghiệp phải phù hợp với lượng hàng hóa, thành phẩm xuất thực tế phù hợp với hợp đồng kinh tế 86 TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 Bài 4: Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền Gửi hóa đơn cho khách hàng ghi sổ doanh thu Chức phận kế toán thực Kế toán sau nhận chứng từ như: đơn đặt hàng phê duyệt, phiếu xuất kho, vận đơn, biên bàn giao hàng hóa,… tiến hành kiểm tra tính hợp lý, tính trung thực tính xác Sau đó, lập hóa đơn bán hàng, gửi cho khách hàng tiến hành ghi sổ doanh thu bán hàng Xử lý ghi sổ khoản thu tiền Nếu thu tiền mặt tiền gửi ngân hàng: kế toán ghi vào sổ Nhật ký thu tiền Nếu khách hàng chưa tốn phải phản ánh vào TK 131 theo dõi chi tiết cho khách hàng số tiền lúc Xử lý ghi sổ hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại phải phê chuẩn trước ghi sổ thức, phải ghi sổ xác, kịp thời phải có chứng để chứng minh cho khoản giảm trừ Thẩm định xóa sổ khoản phải thu không thu Công việc thực trường hợp khách hàng khơng có khả tốn khơng chịu tốn Việc xóa sổ phải thực theo qui định chế độ kế tốn hành Lập dự phịng phải thu khó địi Trước khóa sổ kế tốn lập BCTC, doanh nghiệp phải ước lượng khoản phải thu khả thu hồi Việc đánh giá phải dựa vào chế độ tài kế tốn hành phải dựa vào kinh nghiệm doanh nghiệp với khoản phải thu khó địi để tiến hành lập dự phịng 4.1.2 Đặc điểm kế tốn chu trình a Phân loại nghiệp vụ xác định khoản mục có liên quan chu trình Các hoạt động doanh nghiệp có liên hệ chặt chẽ với Do đó, việc phân chia thành chu trình nói chung mang tính tương đối, đặc biệt việc xem xét chu trình cụ thể Tuy nhiên, nhờ vào mối liên hệ hiểu mối quan hệ hoạt động nhận diện khoản mục có liên quan có ý nghĩa quan trọng giúp kiểm toán viên thực kiểm toán thành cơng Chu trình bán hàng thu tiền thường phân chia thành loại nghiệp vụ là: Nghiệp vụ bán hàng Nghiệp vụ thu tiền Những khoản mục có liên quan chu trình thường bao gồm: Trên báo cáo kết kinh doanh: Khoản mục doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ, khoản mục thể giảm trừ doanh thu giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại, Chiết khấu thương mại Trên bảng cân đối kế toán: Phải thu khách hàng (bao gồm dự phòng phải thu khó địi), tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) Những khoản mục liên quan khác sử dụng kiểm toán như: Giá vốn hàng bán, hàng tồn kho, chi phí bán hàng,… TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 87 Bài 4: Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền b Tổ chức kế toán nghiệp vụ chu trình Chứng từ tài khoản sử dụng chu trình Những loại chứng từ, tài liệu sử dụng để kế toán nghiệp vụ chu trình thường gồm: o Các hợp đồng kinh tế cung cấp hàng hóa, dịch vụ o Các đơn đặt hàng người mua o Hóa đơn bán hàng hóa đơn kiêm phiếu xuất kho o Biên lý hợp đồng kinh tế o Biên toán cung cấp hàng hóa, dịch vụ o Phiếu thu, giấy Báo Có ngân hàng, bảng kê sổ phụ ngân hàng o Các chứng từ liên quan đến vận chuyển thành phẩm, hàng hóa Để hạch tốn doanh thu nghiệp vụ có liên quan chu trình, kế tốn sử dụng tài khoản phổ biến như: doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại, phải thu khách hàng, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng số tài khoản có liên quan khác Sổ sách kế toán Để ghi sổ doanh thu nghiệp vụ có liên quan chu trình, kế tốn cần sử dụng sổ tổng hợp sổ chi tiết cần thiết phù hợp với diều kiện cụ thể đơn vị Tùy thuộc vào hình thức ghi sổ kế tốn đơn vị áp dụng mà sổ kế tốn sử dụng có khác biệt Đối với đơn vị áp dụng ghi sổ theo hình thức ghi sổ kế tốn phổ biến – hình thức nhật ký chung, sổ sách kế toán chủ yếu bao gồm: nhật ký chung, nhật ký bán hàng, sổ tài khoản doanh thu, sổ chi tiết tài khoản doanh thu, bảng tổng hợp chi tiết Bên cạnh đó, sổ sách có liên quan khác bao gồm: nhật ký thu tiền, sổ tài khoản, sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng, … sử dụng Khái quát hạch toán nghiệp vụ bán hàng thu tiền TK 155 632 TK911 TK333 TK 511, 512 TK 111, 112, 131 Giá vốn Thuế tiêu thụ Tổng giá toán hàng xuất bán đặc biệt thuế GTGT 521, 531, 532 TK 154 Bán không qua kho Kết chuyển giá vốn hàng gửi bán Kết chuyển khoản giảm trừ TK 3331 doanh thu TK 157 Thuế GTGT phải nộp Giá vốn hàng gửi bán Kết chuyển doanh thu tiêu thụ Sơ đồ 4.1: Khái quát hạch toán nghiệp vụ bán hàng thu tiền 88 TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 Bài 4: Kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền 4.1.3 Mục tiêu kiểm toán 4.1.4 Đối với nghiệp vụ bán hàng o Mục tiêu hợp lý chung: Các nghiệp vụ bán hàng có hợp lý o Các mục tiêu chung khác: Hiệu lực: Hàng hóa vận chuyển cho khách hàng, dịch vụ chuyển giao cho khách hàng ghi sổ có thật Trọn vẹn (đầy đủ): Mọi nghiệp vụ bán hàng ghi sổ Định giá: Hàng hóa vận chuyển, dịch vụ thực có hóa đơn bán hàng, ghi giá bán thỏa thuận Phân loại: Các nghiệp vụ bán hàng phân loại hợp lý Chính xác học: Các nghiệp vụ bán hàng ghi vào sổ chi tiết sổ tổng hợp thích hợp phải khớp số liệu, xác số tiền cộng Đối với nghiệp vụ thu tiền o Mục tiêu hợp lý chung: Các khoản thu tiền bảo đảm hợp lý chung o Các mục tiêu chung khác: Hiệu lực: Các khoản thu tiền khách hàng ghi sổ Trọn vẹn (đầy đủ): Mọi khoản thu tiền khách hàng ghi sổ Định giá: Các khoản thu tiền đánh giá (các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ phải qui đổi chuẩn theo qui định) Phân loại: Các khoản thu tiền phân loại Chính xác học: Các khoản thu tiền tính tốn Khái qt kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền qui trình kiểm tốn báo cáo tài Bán hàng thu tiền số nhiều chu trình cần kiểm tốn kiểm tốn báo cáo tài cơng ty khách hàng Bởi vậy, thực kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền phải đặt trình tự chung kiểm toán, cụ thể: 2 Chuẩn bị kiểm toán : Kiểm toán viên thực bước công việc khác để chấp nhận khách hàng, thực phân tích, đánh giá kiểm sốt nội thiết kế chương trình kiểm tốn Như vậy, kết thúc bước này, kiểm tốn viên cơng ty kiểm tốn phải xây dựng chương trình kiểm toán tương ứng với đối tượng kiểm toán cụ thể khác có kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền Các cơng ty kiểm tốn thường dựa chương trình kiểm tốn mẫu để thiết kế chương trình kiểm tốn cho khách hàng cụ thể Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền phân chia thành loại thử nghiệm cụ thể: Thử nghiệm kiểm soát; Thử nghiệm chu trình Việc thiết kế thử nghiệm trình bày cụ thể Mục 4.2 Xem thêm Bài 3…(về lập kế hoạch kiểm toán) TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 89 Bài 4: Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền Thực kiểm toán : Thực kiểm toán thực thủ tục kiểm toán thiết kế chương trình kiểm tốn Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền Khi thực kiểm toán, kiểm toán viên thực thủ tục kiểm toán thiết kế Như trình bày trên, việc phân chia khoản mục báo cáo tài theo chu trình mang tính chất tương đối Tuy nhiên, thực kiểm toán liên kết khoản mục kiểm tra từ nhóm thực kiểm tốn riêng rẽ lại có ý nghĩa quan trọng để đảm bảo hiệu lực hiệu kiểm toán Kết thúc kiểm tốn chu trình : Kết thúc kiểm tốn chu trình diễn trước kết thúc kiểm toán Kết thúc kiểm toán chu trình diễn khơng thời điểm Trong trường hợp vậy, thứ tự kết thúc chu trình có ý nghĩa quan trọng phối hợp kiểm toán Kết thúc kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền, kiểm tốn viên phải đưa ý kiến khoản mục doanh thu khoản mục liên quan, khoản mục phải thu khách hàng khoản mục liên quan với đề xuất kiểm tốn (nếu có) Đây sở để kiểm toán viên tổng hợp kết thúc kiểm toán 4.2 Thử nghiệm kiểm sốt chu trình 4.2.1 Kiểm sốt nội chu trình a Kiểm sốt nội nghiệp vụ bán hàng Sự đồng sổ sách kế tốn Địi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ kế toán, sổ sách kế toán đến Bảng tổng hợp kế toán phải kiểm soát tối đa nghiệp vụ đó, trình tự kế tốn phải có trước đặt mục tiêu kiểm sốt nội Mỗi đơn vị lựa chọn hình thức kế tốn, phương thức kế tốn khác dẫn đến trình tự kế toán cụ thể khác Mỗi đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm sốt có hiệu lực Việc đánh số thứ tự chứng từ Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phịng bỏ sót, giấu diếm, trùng lặp nghiệp vụ bán hàng Việc đánh số trước chứng từ phải có mục đích rõ ràng kèm theo việc tổ chức hợp lý theo hướng tích cực để đạt mục đích Ví dụ: Khi bán hàng vận chuyển diễn với tần suất lớn cần kiểm soát qua số thứ tự liên tục vận đơn Để tránh bỏ sót nghiệp vụ thu tiền cần phân công nhân viên làm hóa đơn lưu trữ tất chứng từ vận chuyển đánh số liên tục sau lần vận chuyển thu tiền với người khác định kỳ rà soát lại tất số thứ tự tìm ngun nhân bỏ sót 90 Xem thêm Bài …(về lập kế hoạch kiểm toán) Xem thêm Bài …(về lập kế hoạch kiểm toán) TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 Bài 4: Kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền Lập bảng cân đối toán tiền hàng gửi cho người mua Thông thường doanh nghiệp lập bảng tổng hợp cân đối hàng bán khoản thu tiền, khoản phải thu để kiểm sốt cơng việc bán hàng – thu tiền gửi cho khách hàng để xác nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh tháng kỳ Để bảo đảm tính khách quan xác nhận, bảng cân đối phân cơng cho người khơng có liên quan (đến thu tiền hàng, đến ghi sổ bán hàng thu tiền) lập gửi qua bưu điện để người mua dễ dàng trả lời có sai sót Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng Đây việc kiểm soát nội thường thấy tập trung vào ba điểm chủ yếu sau: o Việc bán chịu phải phê duyệt trước thực nghiệp vụ bán hàng o Hàng bán vận chuyển sau duyệt với đầy đủ chứng (tài khoản, dấu, chữ ký hợp pháp bên mua) o Giá bán phải duyệt bao gồm chi phí vận chuyển, giảm giá điều kiện toán Hai việc kiểm soát nhằm ngăn ngừa tổn thất vận chuyển đến người mua “ma” hay người mua điều kiện tốn dây dưa tốn Việc duyệt giá nhằm tránh thất thu, kích thích thỏa đáng tăng thu giải hợp pháp hiệu quan hệ lợi ích bên quan hệ mua – bán Phân cách nhiệm vụ đầy đủ tổ chức cơng tác tài kế tốn Đây cơng việc trọng yếu KSNB nhằm ngăn ngừa sai phạm kế tốn nói chung va lĩnh vực bán hàng – thu tiền nói riêng Tính độc lập người kiểm tra, kiểm soát việc thực KSNB Đây yếu tố chủ yếu phát huy tính hiệu lực KSNB, giúp cho việc kiểm soát, xử lý, ghi sổ nghiệp vụ bán hàng, thu tiền đảm bảo mục tiêu Thơng thường, sử dụng kiểm tốn viên nội để kiểm soát việc xử lý ghi sổ nghiệp vụ bán hàng thu tiền đảm bảo chất lượng kiểm soát b Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền Ban hành sách tín dụng cho tốn trước hạn 4.2.2 Đánh số trước giấy báo nhận tiền Bảng kê tiền mặt Lập Bảng cân đối thu tiền gửi cho người mua Phê duyệt khoản chiết khấu Phân cách nhiệm vụ đầy đủ người giữ sổ người giữ tiền Giám sát việc thực cơng việc KSNB Thử nghiệm kiểm sốt chu trình a Thử nghiệm kiểm sốt liên quan tới nghiệp vụ bán hàng Hàng bán ghi sổ thực tế vận chuyển đến người mua có thật Thơng thường, cơng việc kiểm sốt nội mục tiêu bao gồm: Các nghiệp vụ ghi sổ dựa vào chứng từ vận chuyển đơn đặt hàng phê chuẩn; Hóa đơn đánh số thứ tự từ trước xác định rõ mục đích sử dụng; Các bảng cân đối TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 91 Bài 4: Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền bán hàng – thu tiền hàng tháng gửi cho người mua việc tiếp nhận ý kiến người mua thực độc lập với kế toán,… 92 Thử nghiệm kiểm soát mục tiêu bao gồm: o Xem xét hóa đơn bán hàng minh chứng cho vận đơn đơn đặt hàng; o Xem xét tính hiệu lực dãy hóa đơn đánh số trước; o Xác minh việc thực độc lập quát trình gửi bảng cân đối hàng – tiền tiếp nhận xác nhận khiếu nại người mua… Mọi nghiệp vụ bán hàng ghi sổ Cơng việc kiểm sốt nội mục tiêu chứng từ vận chuyển hóa đơn bán hàng đánh số trước định rõ mục đích sử dụng Thử nghiệm kiểm soát mục tiêu xem xét liên tục dãy chứng từ vận chuyển, hóa đơn bán hàng để xác minh việc thực đánh số thứ tự trước Các nghiệp vụ bán hàng phê chuẩn đắn Cơng việc kiểm sốt nội mục tiêu là: Việc phê chuẩn chung xét duyệt cụ thể thương vụ phải qua thể thức đắn ba mặt: Thứ nhất, xét duyệt bán chịu trước vận chuyển hàng bán; Thứ hai, chuẩn y việc vận chuyển hàng bán; Thứ ba, phê duyệt giá bán bao gồm cước phí vận chuyển chiết khấu Thử nghiệm kiểm soát mục tiêu xem xét trình thực thể thức phê duyệt quyền hạn, chức trách người thực thể thức ba mặt: Thứ nhất, xét duyệt bán chịu trước vận chuyển hàng bán; Thứ hai, chuẩn y việc vận chuyển hàng bán; Thứ ba, phê duyệt giá bán bao gồm cước phí vận chuyển chiết khấu Các khoản bán hàng ghi sổ số lượng, chủng loại hàng hóa vận chuyển hóa đơn bán hàng lập Cơng việc kiểm sốt nội chủ yếu mục tiêu phân công người độc lập với nghiệp vụ bán hàng để kiểm tra nội việc lập hóa đơn theo giá loại hàng thời điểm bán ghi chép vào sổ kế toán Thử nghiệm kiểm soát mục tiêu là: Xem xét dấu vết kiểm tra nội giá bán; Phát xác minh thủ tục lập chứng từ chưa kiểm tra nội Các nghiệp vụ bán hàng phân loại thích hợp Cơng việc kiểm sốt nội chủ yếu mục tiêu bao gồm: Xây dựng sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho nghiệp vụ; Xem xét kiểm tra lại việc ghi nghiệp vụ vào tài khoản (đặc biệt nghiệp vụ bất thường) Thử nghiệm kiểm soát mục tiêu là: Kiểm tra việc xử lý nghiệp vụ bán hàng qua sơ đồ tài khoản; Xem xét dấu hiệu kiểm soát nội chứng từ Các nghiệp vụ bán hàng ghi thời gian phát sinh Cơng việc kiểm sốt nội chủ yếu mục tiêu bao gồm: Xây dựng trình tự cần có để lập chứng từ ghi sổ nghiệp vụ bán hàng thời gian; Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội lập chứng từ ghi sổ theo thời gian Thử nghiệm kiểm soát mục tiêu là: Xem xét chứng từ vận chuyển hóa đơn nghiệp vụ bán hàng ghi sổ thời gian; Xem xét dấu hiệu đối chiếu nội chứng từ chịu ảnh hưởng TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 Bài 4: Kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền Các nghiệp vụ bán hàng đưa vào sổ thu tiền cộng lại Cơng việc kiểm sốt nội chủ yếu mục tiêu là: Cách lý trách nhiệm ghi sổ bán hàng với ghi sổ chi tiết khoản phải thu người mua; Lập bảng cân đối thu tiền hàng tháng gửi cho người mua; Tổ chức đối chiếu nội khoản bán hàng – thu tiền Thử nghiệm kiểm soát mục tiêu bao gồm: Xem xét việc thực thủ tục phân cách nhiệm vụ kiểm tra việc thực lập gửi cân đối thu tiền cho người mua; Xem xét dấu hiệu thực kiểm soát nội b Thử nghiệm kiểm soát liên quan tới nghiệp vụ thu tiền Các khoản thu tiền ghi sổ thực tế nhận Cơng việc kiểm sốt nội chủ yếu bao gồm: phân cách nhiệm vụ người giữ tiền người giữ sổ; Đối chiếu độc lập với tài khoản ngân hàng Thử nghiệm kiểm soát mục tiêu bao gồm: Thẩm tra việc phân cách nhiệm vụ người giữ tiền người giữ sổ; Xem xét việc thực đối chiếu với ngân hàng Khoản tiền chiết khấu xét duyệt đắn; phiếu thu tiền đối chiếu ký duyệt Cơng việc kiểm sốt nội bao gồm: Xây dựng sách cụ thể cho việc tốn trước hạn; Duyệt khoản chiết khấu; Đối chiếu chứng từ gốc ký duyệt phiếu thu tiền Thử nghiệm kiểm soát mục tiêu bao gồm: Xem xét quy chế thu tiền hàng trao đổi với giám đốc phụ trách tài kinh doanh; Xem xét giấy báo nhận tiền trước hạn; Khảo sát trình tự lập phiếu thu tiền Tiền mặt thu ghi đầy đủ vào Sổ quỹ nhật ký thu tiền Cơng việc kiểm sốt nội chủ yếu bao gồm: Phân cách nhiệm vụ người giữ tiền với người ghi sổ; Sử dụng giấy báo nhận tiền bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời; Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền Thử nghiệm kiểm soát mục tiêu bao gồm: Thẩm tra phân cách nhiệm vụ người giữ tiền với người ghi sổ; Xem xét dãy liên tục giấy báo nhận tiền bảng kê tiền mặt Các khoản tiền thu ghi sổ nộp với giá hàng bán Công việc kiểm soát nội chủ yếu bao gồm: Theo dõi chi tiết khoản phải thu theo thương vụ đối chiếu với chứng từ bán hàng thu tiền; Đối chiếu đặn với ngân hàng khoản tiền bán hàng Thử nghiệm kiểm soát mục tiêu bao gồm: Khảo sát tổ chức kế toán chi tiết khoản thu; Xem xét việc đối chiếu hàng tháng với ngân hàng Các khoản thu tiền phân loại Cơng việc kiểm sốt nội chủ yếu bao gồm: Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định quan hệ đối ứng cụ thể thu tiền; Soát xét, đối chiếu nội việc phân loại, ý định khoản đặc biệt,… Thử nghiệm kiểm soát mục tiêu bao gồm: Kiểm tra việc tổ chức thực sơ đồ tài khoản quy định đối ứng; Xem xét dấu hiệu kiểm soát nội TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 93 Bài 4: Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền Các khoản thu tiền ghi thời gian Công việc kiểm soát nội bao gồm: Quy định rõ việc cập nhật khoản thu tiền vào quỹ vào sổ; Có nhân viên độc lập kiểm sốt ghi thu nhâp quỹ Thử nghiệm kiểm soát mục tiêu bao gồm: Quan sát việc tổ chức ghi thu, chế độ báo cáo thu tiền phận có liên quan; Xem xét dấu hiệu kiểm soát nội thu tiền Các khoản thu tiền ghi vào Sổ quỹ, Sổ tổng hợp Cơng việc kiểm sốt nội bao gồm: Phân cách nhiệm vụ ghi Sổ quỹ với theo dõi toán tiền hàng; Lập bảng cân đối thu tiền gửi cho người mua đặn; Tổ chức đối chiếu nội chuyển sổ, cộng sổ Thử nghiệm kiểm soát mục tiêu bao gồm: Xem xét việc phân cách nhiệm vụ người ghi sổ quỹ với người ghi sổ toán; Thẩm tra việc gửi bảng cân đối thu tiền; Xem xét dấu hiệu kiểm soát nội 4.3 Thử nghiệm chu trình 4.3.1 Thủ tục phân tích chu trình a Phân tích doanh thu Lập bảng phân tích doanh thu theo tháng, đơn vị trực thuộc… xem xét trường hợp tăng hay giảm bất thường So sánh doanh thu bán hàng loại hàng hóa, dịch vụ kỳ với kỳ trước theo tháng Các biến động bất thường cần giải thích nguyên nhân Tính tỷ lệ lãi gộp mặt hàng, loại hình dịch vụ chủ yếu so sánh với năm trước Phát giải thích thay đổi quan trọng So sánh tỷ lệ doanh thu hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá tổng doanh thu kỳ với kỳ trước So sánh số dư khách hàng có giá trị lớn kỳ nhằm phát doanh thu khoản phải thu bị ghi khống So sánh tỷ lệ chi phí dự phịng khoản phải thu khó đòi tổng doanh thu khoản phải thu kỳ với kỳ trước để xem xét tính hợp lý b Phân tích khoản phải thu 94 Tính tỷ lệ lãi gộp doanh thu: KTV thường tính tỷ lệ lãi gộp doanh thu so sánh với tỷ lệ ngành năm trước Sự biến động tỷ lệ xuất phát từ hoạt động kinh doanh đơn vị thay đổi sách giá đơn vị, biến động giá mua hoăc thay đổi cấu mặt hàng Tuy nhiên, biến động tỷ lệ xuất phát từ sai sót số liệu kế toán ghi chép thiếu doanh thu ghi thiếu khoản phải thu Tính số vịng quay nợ phải thu khách hàng: Số vịng quay nợ phải thu khách hàng tính sở đem chia doanh thu bán chịu cho nợ phải thu khách hàng bình quân Việc so sánh tỷ số với số liệu ngành năm trước giúp kiểm tốn hiểu biết thay đổi hoạt động kinh doanh đơn vị dự đốn khả có sai lệch báo cáo tài do: TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 Bài 4: Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền Sự thay đổi sách bán chịu đơn vị, ví dụ đơn vị mở rộng thu hẹp điều kiện, thời hạn bán chịu… o Khả tồn đọng nợ phải thu khó địi nợ phải thu khách hàng đơn vị điều liên quan đến việc lập dự phịng nợ phải thu khó địi o Sai lệch số liệu kế tốn, ví dụ việc ghi chép trùng lắp hay bỏ sót khoản nợ phải thu khách hàng So sánh số dư nợ hạn năm so với năm trước Thủ tục giúp kiểm toán viên ghi nhận biến động thu hồi nợ khả có sai lệch số liệu nợ phải thu khách hàng Kiểm toán viên mở rộng thủ tục cách so sánh bảng phân tích số dư theo tuổi nợ cuối kỳ với đầu kỳ để ghi nhận biến động khoản phải thu hạn theo mức thời gian khác theo quy định Tính tỷ số chi phí dự phịng số dư nợ phải thu khách hàng Việc so sánh tỷ số với tỷ số năm trước hữu ích giúp KTV đánh giá hợp lý việc dự phòng nợ phải thu khó địi c Những phân tích có liên quan khác Phân tích số dư tài khoản khoản mục có liên hệ với theo mơ hình định trước, như: Sau thiết lập mối quan hệ doanh thu – hàng tồn kho xuất bán – đơn giá – vòng quay hàng tồn kho – giá vốn hàng bán, KTV ước tính giá trị khoản mục khẳng định số liệu khoản mục khác o 4.3.2 Kiểm tra chi tiết chu trình a Kiểm tra chi tiết doanh thu Kiểm tra có thực khoản doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ ghi chép Mục tiêu thử nghiệm để phát nghiệp vụ bán hàng cung cấp dịch vụ không xảy lại ghi sổ nhật ký bán hàng KTV đạt điều thủ tục cụ thể sau: o Đối chiếu khoản doanh thu bán hàng ghi chép nhật ký bán hàng với chứng từ gốc liên quan đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, lệnh bán hàng phiếu xuất kho, vận đơn, hóa đơn,… o Lấy mẫu nghiệp vụ bán hàng xem xét trình thu tiền Đối với khoản toán, chứng cho biết nghiệp vụ bán hàng thực xảy o KTV cần tìm hiểu việc ghi nhận doanh thu có phù hợp với điều kiện quy định chuẩn mực chế độ kế tốn hành hay khơng Kiểm tra việc ghi chép đầy đủ khoản doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ Mục tiêu thủ tục nhằm phát nghiệp vụ bán hàng cung cấp dịch vụ không ghi sổ kế tốn Do đó, KTV xuất phát từ chứng từ gốc (hóa đơn, vận đơn) để kiểm tra việc ghi chép nghiệp vụ nhật ký bán hàng TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 95 Bài 4: Kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền Kiểm tra tính xác số tiền ghi nhận doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ Mục tiêu thử nghiệm nhằm bảo đảm nghiệp vụ tính giá KTV thực thủ tục cụ thể bao gồm: o So sánh với vận đơn, đơn đặt hàng, lệnh bán hàng… để xác định chủng loại số lượng hàng hóa tiêu thụ o Đối chiếu với bảng giá, bảng xét duyệt giá, hợp đồng, để xác định đơn giá hàng hóa tiêu thụ Rà sốt lại khoản chiết khấu, giảm giá để xem có phù hợp với sách bán hàng đơn vị hay không o Kiểm tra việc tính tốn hóa đơn o Đối với trường hợp bán hang ngoại tệ, KTV cần kiểm tra việc quy đổi tiền Việt Nam Kiểm tra việc phân loại doanh thu Thử nghiệm nhằm tránh trường hợp không phân loại nên dẫn đến việc ghi chép, hay trình bày sai doanh thu KTV cần xem xét phân biệt giữa: Doanh thu bán chịu doanh thu thu tiền ngay, doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ với khoản doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác, loại doanh thu đối tượng loại thuế khác nhau, có thuế suất khác nhau, KTV xem xét nội dung kinh tế cụ thể nghiệp vụ việc phân loại chúng Kiểm tra việc khóa sổ nghiệp vụ bán hàng cung cấp dịch vụ Việc ghi chép nghiệp vụ bán hàng cung cấp dịch vụ không niên độ dẫn đến sai lệch doanh thu kết Mục tiêu thử nghiệm nhằm phát nghiệp vụ niên độ lại bị ghi sang năm sau ngược lại KTV lựa chọn số nghiệp vụ xảy trước sau thời điểm khóa sổ để kiểm tra chứng từ gốc, so sánh ngày ghi vận đơn với hóa đơn, nhật ký bán hàng sổ chi tiết b Kiểm tra chi tiết số dư khoản mục phải thu khách hàng Tùy thuộc vào mục tiêu kiểm toán, thử nghiệm chi tiết số dư khoản mục phải thu khách hàng áp dụng bao gồm: Kiểm tra bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ đối chiếu với sổ chi tiết sổ Thử nghiệm chi tiết nợ phải thu khách hàng dự phòng nợ khó địi chủ yếu dựa vào bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ Bảng liệt kê số dư khách hàng xếp theo thời gian hạn trả nợ o KTV kiểm tra việc cộng dồn hàng ngang hàng dọc o Xem xét tính hợp lý việc phân loại cơng nợ, thông qua việc chọn số khách để đối chiếu với sổ chi tiết họ kỳ hạn toán o Đối chiếu số tổng cộng bảng với tài khoản tổng hợp sổ o Kiểm tra lại tổng cộng số dw sổ chi tiết đối chiếu với tổng số dư sổ Kiểm tra số dư khoản phải thu khách hàng thông qua gửi thư xác nhận o Mục tiêu việc gửi thư xác nhận: Đáp ứng mục tiêu hiệu lực, định giá kịp thời 96 TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 Bài 4: Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền o o o o o TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 Loại hình thư xác nhận: Xác nhận dạng khẳng định Xác nhận khẳng định đòi hỏi người yêu cầu, trường hợp, trả lời cho kiểm toán viên đồng ý hay không đồng ý với thông tin cần xác nhận Xác nhận dạng phủ định Xác nhận phủ định đòi hỏi người yêu cầu hồi âm họ không đồng ý với thông tin yêu cầu xác nhận, đồng ý họ không cần phải trả lời Với xác nhận khẳng định, chưa nhận thư trả lời, thường phải làm thêm thủ tục xác minh khác Do đó, xác nhận chứng đáng tin cậy xác nhận phủ định Ngược lại, với xác nhận phủ định, việc không trả lời không coi phủ định Quyết định loại xác nhận tùy thuộc vào phán đốn kiểm tốn viên Phương hướng chung đưa cho tình cần sử dụng xác nhận khẳng định là: Khi có số tài khoản phải thu (tài khoản chi tiết theo đối tượng nợ) có quy mơ (số tiền) lớn Khi có nghi vấn tài khoản phải thu (chi tiết theo đối tượng nợ) chứa đựng khả sai phạm Khi có để khẳng định người mua xem thường việc xác nhận (ví dụ tỷ lệ trả lời xác nhận khẳng định kỳ trước đạt thấp…) Khi có văn pháp qui yêu cầu người môi giới thương gia phải thực để bảo đảm lành mạnh hoạt động thương mại Thời gian xác nhận Thư xác nhận gửi cho khách hàng để kiểm tra số dư khách hàng Bảng cân đối kế tốn Do đó, ngày gửi thư xác nhận cần tiến hành gần với ngày lập Bảng cân đối kế tốn Kích cỡ mẫu Số lượng thư xác nhận gửi phụ thuộc vào yếu tố sau: Tính trọng yếu khoản phải thu: Nếu số dư khoản phải thu có qui mô lớn so với số dư tài khoản khác số lượng mẫu nhiều Số lượng khoản phải thu: Thư xác nhận gửi nhiều doanh nghiệp có qui mơ lớn, nhiều khách hàng Mức đồng qui mô khoản phải thu: Nếu qui mô khoản phải thu xấp xỉ số lượng thư xác nhận qui mơ khoản có đột biến Về khoản mục chi tiết để xác nhận: KTV ý qui mô thời gian khoản phải thu: thông thường, gửi thư xác nhận với số dư lớn, nợ đọng kéo dài Các số dư cịn lại chọn mẫu ngẫu nhiên để gửi thư xác nhận Kiểm soát KTV trình gửi thư xác nhận: Để đảm bảo chứng kiểm tốn có độ tin cậy cao khách quan, KTV phải trực tiếp gửi thư xác nhận kiểm sốt q trình gửi thư xác nhận 97 Bài 4: Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền Theo dõi xử lý thư xác nhận không trả lời: Nếu lần thứ không nhận thư xác nhận KTV tiến hành gửi thư xác nhận lần thứ hai Nếu lần thứ hai không nhận thư xác nhận KTV thực thủ tục bổ sung Nếu có chênh lệch số tiền thư xác nhận sổ sách kế toán: KTV phải tìm hiểu nguyên nhân đưa hướng xử lý o Đối với khoản phải thu khả thu hồi: vào khả tài thực tế khách nợ, qui định tài kế tốn hành để tiến hành lập dự phịng phải thu khó địi o Các thủ tục kiểm toán áp dụng trường hợp không nhận thư trả lời thông thường kiểm tra việc thu tiền nợ khách hàng sau ngày khóa sổ kế tốn Ví dụ: KTV đọc sổ phụ ngân hàng sau ngày khóa sổ để kiểm tra xem khoản phải thu thu hồi chưa Việc kiểm tra nhằm cung cấp chứng hữu khoản phải thu Nếu thủ tục khơng thực được, kiểm tốn viên kiểm tra hóa đơn bán hàng hợp thành số dư khoản nợ phải thu vận đơn có liên quan c Kiểm tra dự phịng phải thu khó địi Việc ước tính dự phịng phải thu khó địi phải phản ánh tình trạng kinh tế người mua, điều kiện kinh tế mong muốn tốn theo thơng tin ngầm định Phương pháp để thực việc ước tính dự phịng phải thu khách hàng phù hợp khác khách hàng khác Trong kiểm toán BCTC phải thu khách hàng đánh giá khoản mục trọng yếu Vì KTV phải đạt hiểu biết cách thức mà ban quản trị thực ước tính xóa sổ khoản phải thu khó địi KTV nên tìm hiểu cách thức mà ban quản trị thực ước tính sử dụng kết hợp cách thức để đánh giá hợp lý khoản dự phòng ước tính Những cách thức áp dụng bao gồm: o Xem xét kiểm tra trình ước tính dự phịng phải thu khó địi ban quản trị; o Phát triển mơ hình độc lập để ước tính dự phịng phải thu khó địi áp dụng mơ hình cho năm dựa vào kinh nghiệp điều kiện kinh tế tại; o Xem xét kiện xảy sau trước để hồn thành cơng việc KTV thực thủ tục cụ thể: o Tìm kiếm dấu vết việc xóa sổ khoản phải thu khơng địi dự phịng phải thu khó đòi năm trước; o Phỏng vấn ban quản trị khả thu tiền khách hàng chưa thu kỳ sau (đặc biệt khoản phải thu số tiền lớn, thời gian thu hồi dài); o Xem xét báo cáo nợ phải thu; o Kiểm tra tồn diện khoản xóa sổ (Thẩm tra lại việc xét duyệt xóa sổ người có trách nhiệm,…) o 98 TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 Bài 4: Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền Tóm lược cuối Kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền có ý nghĩa quan trọng kiểm tốn tài Trong này, cần nắm vấn đề bao gồm: Bản chất chu trình bán hàng quan hệ với tài khoản có liên quan thực kiểm tốn; Trình tự thực kiểm tốn chu trình; Thử nghiệm kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền bao gồm: Kiểm soát nội thử nghiệm kiểm soát nghiệp vụ bán hàng nghiệp vụ thu tiền; Thử nghiệm chu trình bán hàng thu tiền bao gồm: Kiểm tra chi tiết doanh thu, Kiểm tra chi tiết khoản phải thu, Kiểm tra lập dự phòng phải thu khó địi… TXKTKI02_Bai4_v1.0016101206 99 ... 89 Bài 4: Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền Thực kiểm toán : Thực kiểm toán thực thủ tục kiểm toán thiết kế chương trình kiểm tốn Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền Khi thực kiểm toán, kiểm. .. toán chu trình bán hàng thu tiền 4.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền ảnh hưởng tới kiểm tốn 4.1.1 Bản chất chu trình bán hàng thu tiền Bán hàng – thu tiền trình chuyển quyền sở hữu hàng. .. khoản thu tiền phân loại Chính xác học: Các khoản thu tiền tính tốn Khái qt kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền qui trình kiểm tốn báo cáo tài Bán hàng thu tiền số nhiều chu trình cần kiểm