Lý luận chung về tổ chức kế toán và các khoản nợ phải trả trong doanh nghiệp.doc

Lý luận chung về tổ chức kế toán và các khoản nợ phải trả trong doanh nghiệp

Chơng 1

Lý luận chung về tổ chức kế toán

các khoản nợ phải trả trong doanh nhgiệp

1.1Sự cần thiết phải tổ chức kế toán các khoản nợ phải trả.1.1.1 Nội dung các khoản nợ phải trả.

Nợ phải trả xác định nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp khi doanh

nghiệp nhận về một tài sản, tham gia một cam kết hoặc phát sinh các nghĩa vụ pháp lý

Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua nh mua hàng hoá cha trả tiền, sử dụng dịch vụ cha thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hoá, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác…

- Vay ngắn hạn:Vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn trả trong vòng một chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thờng hoặc trong vòng một năm kể từ ngày nhận tiền vay.

- Nợ dài hạn đến hạn trả: Là các khoản nợ vay dài hạn, nợ dài hạn sẽ phải trả cho chủ nợ trong niên độ kế toán hiện hành.

- Phải trả cho ngời bán: Là các khoản phải trả của doanh nghiệp cho ngời cung cấp vật t hàng hoá , ngời cung cấp dịch vụ, ngời nhận thầu xây lắp chính phụ … theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

- Thuế và các khoản phải nộp NSNN: Là các khoản thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu, thuế tài nguyên, mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nớc

- Phải trả công nhân viên: Là các khoản thu nhập doanh nghiệp phải trả công nhân viên nh tiền lơng, tiền thởng, BHXH, và các khoản khác.

- Chi phí phải trả: Là khoản chi phí đợc thừa nhận là chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhng thực tế cha phát sinh, để đảm bảo cho chi phí khi phát sinh không gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh Thuộc loại chi phí phải trả bao gồm các khoản trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất chính, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, chi phí trong thời gian ngừng sản xuất theo mùa vụcó thể xây dựng đợc kế hoạch ngừng sản

- Phải trả nội bộ: Là những khoản phát sinh trong quan hệ thanh toán giữa cấp trên, cấp dới hay các đơn vị thành viên khác nh các khoản phải trả, phải nộp, phải cấp hoặc đã chi, đã thu hộ nhau.

- Phải trả phải nộp khác: Là những khoản phải trả phải nộp ngoài những nội dung đã nêu gồm:

+ Giá trị tài sản thừa

+ Tình hình trích và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ + Các khoản khấu trừ vào tiền lơng của CNV

+ Các khoản phải trả cho các đơn vị bên ngoài do nhận ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.

+ Các khoản lãi phải trả cho các bên tham gia liên doanh, cổ tức phải trả cho các cổ đông.

+ Các khoản đi vay, đi mợn vật t, tiền vốn có tính chất tạm thời.

+ Số tiền thu trớc của khách hàng trong nhiều kỳ kế toán về cho thuê tài sản, cơ sở hạ tầng.

+Các khoản phải trả phải nộp khác

- Vay dài hạn: Là các khoản tiền mà doanh nghiệp vay có thời hạn hoàn trả trên một năm

- Nợ dài hạn:Là khoản tiền mà DN nợ các đơn vị, các tổ chức kinh tế, các cá nhân có thời hạn trên một năm nh nợ thuê TSCĐthuê tài chính hoặc các khoản nợ dài hạn khác

- Nhận ký quỹ ký cợc dài hạn: Là khoản tiền mà đơn vị nhận ký quĩ ký cợc của các đơn vị cá nhân bên ngoài với thời hạn trả từ một năm trở lên, để đảm bảo cho các dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đợc thực hiện đúng nh hợp đồng kinh tế đã ký kết

1.1.2 Nhiệm vụ kế toán các khoản nợ phải trả.1.1.2.1 Yêu cầu quản lý các khoản nợ phải trả

Do tính chất, phạm vi và thời hạn của các khoản nợ phải trả khác nhau,

mặt khác trong quá trình hoạt động SXKD của doanh nghiệp, các khoản nợ

phải trả luôn biến động, do đó cần phải quản lý một cách chặt chẽ,sử dụng đúng mục đích,có hiệu quả

Cuối niên độ kế toán trớc (hoặc đầu niên độ kế toán hiện hành),phải phân loại các khoản nợ phải trả thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn , căn cứ vào thời hạn thanh toán của từng khoản nợ phỉa trả, đảm bảo thanh toán đúng thời hạn ,chính xác, an toàn và nâng cao uy tín của doanh nghiệp với bạn hàng.

Các khoản nợ phải trả phải đợc theo dõi chi tiết số nợ phải trả, số nợ đã trả cho, số nợ còn phải trả cho từng chủ nợ

1.1.2.2 Nhiệm vụ kế toán các khoản nợ phải trả.

Để đáp ứng đợc yêu cầu đó, kế toán các khoản nợ phải trả cần hoàn thành những nhiệm vụ sau:

- Theo dõi một cách chi tiết số phải trả, số đã trả trong kỳ,số tăng thêm trong kỳ và số còn phải thanh toán với từng chủ nợ ,nhằm tránh sự nhầm lẫn trong thanh toán các khoản nợ và tránh tồn đọng các khoản nợ quá hạn.

- Kiểm tra, đối chiếu tình hình công nợ ,bao gồm các khoản nợ đã phát sinh,các khoản nợ đã thanh toán và số nợ còn lại phải thanh toán có xác nhận cụ thể của từng chủ nợ

- Lập các báo cáo,sổ sách tổng hợp, chi tiết nhằm phân tích đánh giá tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp ,từ đó xây dựng và thực hiện kế hoạch nhằm nâng cao khả năng tài chính cũng nh khả năng thanh toán của doanh nghiệp

1.2 Tổ chức kế toán các khoản nợ phải trả.

1.2.1 Nguyên tắc chung hạch toán kế toán các khoản nợ phải trả

Hạch toán các khoản nợ phải trả cần tôn trọng những nguyên tắc sau đây: - Mọi khoản nợ cuả doanh nghiệp phải đợc theo dõi chi tiết số nợ phải trả số nợ đã trả cho từng chủ nợ Tổng số nợ phải trả của của mỗi khoản nợ bằng tổng số nợ phải trả của các khoản nợ cùng chủ nợ.

- Các khoản nợ phải trả của các doanh nghiệp phải đợc phân loại thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn căn cứ vào thời hạn phải thanh toán của từng khoản nợ phải trả

- Nợ phải trả bằng vàng bạc kim khí đá quí đợc kế toán chi tiết cho từng chủ nợ, theo chỉ tiêu số lợng giá trị theo giá qui định

- Các khoản nợ, vay bằng ngoại tệ hoặc trả bằng ngoại tệ phải theo dõi chi tiết gốc ngoại tệ riêng và qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng liên ngân hàng do NHNNVN công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ vay và trả nợ vay để ghi sổ kế toán Bên nợ TK 311(vay ngắn hạn) hoặc TK 341(vay dài hạn) đợc đổi ngoại tệ ra đồng VN theo tỷ giá trên sổ kế toán Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh khi thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính sẽ đợc hạch toán vào thu nhập hoăc chi phí trong năm tài chính

- Những chủ nợ mà doanh nghiệp có quan hệ giao dịch thờng xuyên hoặc có số d nợ phải trả lớn, bộ phận kế toán phải kiểm tra đối chiếu về tình hình công nợ đã phát sinh với từng khách hàng và định kỳ phải có xác nhận bằng văn bàn với các chủ nợ

1.2.2 Chứng từ sử dụng trong hạch toán kế toán các khoản nợ phải trả

Trong hạch toán kế toán các khoản vay, các chứng từ liên quan gồm có:hợp đồng vay, khế ớc vay, đơn xin vay, …

Trong hạch toán kế toán các khoẳn phải trả ngời bán, các chứng từ gồm có: hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, hợp đồng,phiếu kiểm tra chất lợng, …

Trong hạch toán kế toán các khoản thuế và các khoản phải nộp vào NSNN các chứng từ gồm có: giấy nộp tiền vào NSNN, thông báo thuế, …

Trong hạch toán kế toán các khoản phải trả CNV các chứng từ gồm có: bảng chấm công, bảng thanh toán lơng, BHXH…

Các chứng từ khác liên quan: phiếu thu,phiếu chi, giấy báo nợ , giấy báo có,UNC, biên bản giao nhận, các thông báo, quyết định của cấp trên…

1.2.3 TK sử dụng trong kế toán các khoản nợ phải trả

- TK 311 ‘Vay ngắn hạn’ phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn và tình hình trả nợ tiền vay của doanh nghiệp bao gồm các khoản tiền vay ngân hàng, vay của các tổ chức , cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp.

- TK 315 “Nợ dài hạn đến hạn trả” phản ánh các khoản nợ dài hạn đã đến hạn trả trong kỳ kế toán và tình hình thanh toán các khoản nợ đó

- TK 331 ‘Phải trả ngời bán’ phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết, hoặc phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho ngời nhận thầu xây lắp chính, phụ.

- TK 333 ‘Thuế và các khoản phải nộp NSNN’ TK này dùng để phản ánh quan hệ giữa doanh nghiệp với nhà nớc về các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác, phản ánh nghĩa vụ và tình hình thanh toán của doanh nghiệp với nhà nớc trong kỳ

- TK 333 có 9 TK cấp hai từ TK 3331 đến TK 3339 phản ánh chi tiết từng loại thuế, phí, lệ phí nh thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế XNK, thu trên vốn, thuế tài nguyên, thuế nhà đất, các loại thuế , phí lệ phí khác.

- TK 334’Phải trả CNV’ phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền thởng BHXH, và các khoản khác thuộc về thu nhập của CNV và lao động thuê ngoài

- TK 335’Chi phí phải trả’ phản ánh các khoản đợc ghi nhận là chi phí hoạt động SX,KD trong kỳ nhng thực tế cha phát sinh mà sẽ phát sinh trong kỳ kế toán sau.

- TK 336’Phải trả nội bộ’ phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả giữa doanh nghiệp độc lập với các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc trong một doanh nghiệp độc lập về các khoản phải trả phải nộp phải cấp, về các khoản mà các đơn vị trogn doanh nghiệp độc lập đã chi đã thu hộ cấp trên, cấp dới hoặc đơn vị thành viên khác.

- TK 338’Phải trả phải nộp khác’ phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả phải nộp khác ngoài những nội dung đã phản ánh ở những

TK khác TK này cũng phản ánh doanh thu cha thực hiện về các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng.

TK 338 có 6 TK cấp 2 phản ánh các khoản tài sản thừa chờ xử lý, KPCĐ,BHXH,BHYT,doanh thu cha thực hiện và các khoản phải trả phải nộp khác.

- TK 341’Vay dài hạn’ Phản ánh các khoản tiền vay dài hạn và tình hình thanh toán các khoản tiền vay dài hạn của doanh nghiệp (những khoản tiền vay có thời hạn trả trên một năm)

- TK 342’Nợ dài hạn’ Phản ánh các khoản nợ dài hạn nh nợ thuê tài chính TSCĐ, hoặc các khoản nợ dài hạn khác có thời hạn trả trên 1 năm.

- TK 344’Nhận ký quĩ ký cợc dài hạn’Phản ánh các khoản tiền mà đơn vị nhận ký quĩ ký cợc của các đơn vị, cá nhân bên ngoài với thời hạn từ 1 năm trở lên để đảm bảo cho các dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đợc thực hiện đúng nh hợp đồng kinh tế đã ký kết Các trờng hợp nhận ký quĩ ký cợc dài hạn bằng hiện vật đợc theo dõi ở TK ngoài bảng CĐKT

1.2.4 Trình tự kế toán các khoản nợ phải trả

1.2.4.1 Trình tự kế toán khoản vay ngắn hạn Sơ đồ 1

Thanh toán bằng tiền mặt, tiền đặt trớc hoặc trả thừa Tiền gửi, tiền vay… đợc ngờibán trả lại TK 511

TK 151,152,… TK 3331 TT bằng sản phẩm Giá trị NVL, CCDC, mua chịu

hàng hoá,DV (cha có thuếGTGT)

Giảm gía hàng mua Thuế GTGT đầu vào

hàng mua trả lại đợc khấu trừ

Dịch vụ mua chịu sử dụng cho sản xuất kinh doanh

Trong trờng hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, giá mua hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ bao gồm cả thuế GTGT đầu vào

Số thuế đợc hoàn lại,trừ vào Thuế GTGT(PPTT),

số thuế phải nộp thuế TTĐB, thuế XK Trợ cấp trợ giá đợc NN thuế trớc bạ, thuế TN

duyệt trong kỳ thuế nhà đất, thuế môn bài

Chi phí bảo hành hàng hoá nếu TK 635 DNkhông có bộ phận BH độc lập Trích trớc lãi tiền vay vốn dài hạn

TK 711

Trích bổ sung K/C chênh lệch chi phí trích thừa

1.2.4.7 Trình tự kế toán khoản phải trả nội bộ Quan hệ thanh toán Kế toán tại cấp trên hay 4.Cấp trên phải cấp bù

cho cấp dới về quĩ xí

6.Khấu hao đã nộp cấp trên (nếu có hoàn lại) 10.Thanh toán khoản

giữ hộ thu hộ nhau

1.2.4.8.Trình tự kế toán khoản phải trả phải nộp khác1.2.4.8.1 Trình tự kế toán tài sản thừa chỡ xử lý

Mua tiếp số hàng Số tiền mặt thừa chờ xử lý ngời bán giao thừa

cho cơ quan quản lý quĩ TK 111,112 Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Số BHXH,KPCĐ đợc hoàn trả

1.2.4.8.3 Trình tự kế toán doanh thu cha thực hiện Sơ đồ 10

TK 111,112,3388

Số tiền trả lại cho khách hàng Số tiền nhận trớc về hoạt động vì hoạt động cho thuê TS không cho thuê TS hoạt động đợc thực hiện

1.2.4.8.4 Trình tự kế toán khoản phải trả phải nộp khác.Sơ đồ 11

TK 111,112 TK 3388 TK 111,112 Thanh toán các khoản phải trả Số tiền nhận ký quĩ ký cợc

khác bằng tiền mặt,tiền gửi ngắn hạn của đối tác Số tiền vay tạm thời của

cá nhân, tập thể TK 511,512

Số tiền thu hộ giữ hộ Thanh toán các khoản phải

trả khác bẳng hiện vật TK 635,531,532,521

Số CK thanh toán, CK thơng mại, TK 711 giảm giá hàng bán,hàng bán trả

lại chấp nhận cho khách hàng

tiền thu đợc phạt trừ vào tiền TK 421 nhận ký quĩ ký cợc ngắn hạn

hoặc không ai đòi(tăng TN # Số thu nhập đợc chia cho các đối tác tham gia góp vốn liên doanh

1.2.4.9 Trình tự kế toán khoản vay dài hạn

Vay dài hạn để đầu t TC dài hạn , ký quĩ, góp vốn liên doanh

TK 635 Tỷ giá ngoại tệ tăng

cuối niên độ

1.2.4.10 Trình tự kế toán khoản nợ dài hạn vào tiền ký quĩ ký cợc

1.2.5 Sổ kế toán sử dụng trong kế toán các khoản nợ phải trả

Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà kế toán các khoản nợ phải trả đợc phản ánh trên các sổ kế toán phù hợp Trong hình thức NKCT(hình thức mà NMTLTL áp dụng), kế toán các khoản nợ phải trả sử dụng những sổ kế toán sau:

Chơng 2

Thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải trảTại Nhà máy thuốc lá thăng long

2.1 Tổng quan về Nhà máy Thuốc lá Thăng Long2.1.1 Lịch sử hình thành Nhà Máy

Sau cuộc kháng chiến chống Pháp, miền Bắc hoàn toàn giải phóng, bắt tay vào xây dựng chủ nghĩa xã hội và trở thành hậu phơng lớn cho miền Nam Đồng bào miền Bắc bớc vào xây dựng khôi phục nền kinh tế với muôn vàn khó khăn và thiếu thốn Mục tiêu của Đảng đặt ra là cần nhanh chóng khôi phục và xây dựng một số công xởng thuộc công nghiệp nhẹ, bỏ vốn ít mà hiệu quả thu đợc nhanh để giải quyết những vấn đề cấp thiết cho đời sống nhân dân.

Cuộc sống của nhân dân có biết bao nhu cầu, trong đó nhu cầu thuốc lá là nhu cầu thiết yếu, thờng ngày Song trên thực tế việc trồng và sản xuất thuốc lá ổ miền Bắc chủ yếu đợc hình thành tự phát, tồn tại trong thế khép kín, hạn hẹp không đủ cung cấp cho nhu cầu tiêu thụ ngày càng tăng của nhân dân Bên cạnh đó một số nhà sản xuất thuốc t nhân lại nắm độc quyền sản xuất, kinh doanh tự ý thao túng thị trờng, gây không ít khó khăn cho đời sống của nhân dân.

Để giải quyết những vấn đề bất cập đó cũng nh đáp ứng nhu cầu của ng-ời tiêu dùng, vào cuối năm 1955, theo quyết định 2990/QĐ của Thủ tớng Chính Phủ, một số cán bộ đợc cử ra để khảo sát tình hình, lập hồ sơ nghiên cứu để nhanh chóng xây dựng một nhà máy thuốc lá quốc doanh Nhóm khảo sát nhanh chóng bắt tay vào công việc, vừa tìm địa điểm sản xuất vừa nghiên cứu quy trình sản xuất thuốc lá.

Sau một thời gian tìm kiếm cơ sở, nhà máy Diêm cũ (số 139 đ ờng Bà Triệu, nay là nhà máy Cơ Khí Trần Hng Đạo) đợc chọn làm địa điểm sản xuất thử Tại đây việc sản xuất thử thuốc lá diễn ra theo cách thủ công, cha có máy móc hiện đại: từ việc cắt lá thuốc đến việc cuốn điếu Tuy vậy chính trong thời gian thử nghiệm này cán bộ nhà máy đã có những hình dung cơ bản về quy trình sản xuất thuốc lá Bằng niềm say mê, sự khéo léo và tinh thần trách nhiệm,

một đội ngũ kỹ thuật viên đã đợc hình thành, những điếu thuốc đầu tiên đã ra đời.

Cuối năm 1957 Bộ Công Nghiệp quyết định lấy địa điểm Thợng Đình xây dựng khu công nghiệp, trong đó nhà máy thuốc lá Thăng Long đợc giành một phần đất bên đờng quốc lộ Hà Nội - Hà Đông để xây dựng nhà máy Ngày 22 tháng 12 năm 1958 lễ khởi công xây dựng nhà máy đã đợc tổ chức một cách trọng thể Thời gian từ 1958 - 1959 là thời gian công nhân nhà máy vừa hăng say sản xuất, vừa tiếp tục xây dựng nhà máy mới ở phờng Thợng Đình Tháng 1 năm 1960, Thăng Long chính thức đi vào hoạt động ở địa điểm mới 235 đờng Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội

Trải qua 47 năm xây dựng và trởng thành đến nay nhà máy đã có một cơ sở hạ tầng khang trang với lực lợng công nhân và cán bộ hùng mạnh

2.1.1.2 Xu hớng phát triển của NMTLTL

Trong những năm qua nhờ sự cố gắng nỗ lực không ngừng ấy mà thành tình hình của nhà máy luôn có chiều hớng tăng dần, tăng qui mô sản xuất,doanh thu, lợi nhuận đều tăng nhờ đó mà thu nhập bình quân của toàn

Trong những năm sắp tới Nhà máy sẽ gặp phải những khó khăn khó tránh khỏi của cạnh tranh và sự thay đổi mang tính tất yếu của nhu cầu tiêu dùng Một trở ngại không nhỏ là lợng cầu về thuốc lá ngày càng có xu hớng

ơng tiện thông tin đại chúng Ngoài ra, NMTLTL là một doanh nghiệp nhà n-ớc, trong thời đại này cũng không tránh khỏi những vớng mắc thờng thấy ở một đất nớc đang chuyển mình,phát triển

Dù phải đối mặt với những thách thức ấy nhng toàn thể CBCNV Nhà máy luôn giữ vững và phát huy tinh thần hăng hái sản xuất, hoàn thành những mục tiêu đề ra

Một số mục tiêu chất lợng của Nhà máy : Tỷ lệ thuốc lá mốc sau bảo quản dới 2% Tỷ lệ sản phẩm mới thu hồi về dới 0.2%

Định mức tiêu hao vật t giảm 0.1%so với năm 2002 Số sáng kiến cải tiến tăng 5% so với năm 2002

Thời gian ngừng máy để sửa chữa giảm 5% so với năm 2003 Doanh thu so với năm 2002 tăng ít nhất 3%

Sơ đồ 15: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh

Phó giám đốc phụ trách kinh doanh

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ở Nhà máy

Nhà máy tổ chức sản xuất theo phân xởng dới phân xởng là các tổ Mỗi phân xởng đảm nhiệm một chức năng riên

- Phân xởng sợi : Có nhiệm vụ sản xuất ra sợi thuốc lá cung cấp cho cả 3 phân xởng , PX bao mềm , PX bao cứng , PX Dunhill Quy trình công nghệ của phân xởng sợi bắt đầu từ khi nguyên liệu là thuốc lá lá đến khi chế biến thành sợi thuốc lá

- Phân xởng bao mềm, phân xởng bao cứng, phân xởng Dunhill là các

phân xởng cuốn điếu, đóng bao Nhiệm vụ của các phân xởng này là từ sợi thuốc lá cuốn thành các điếu thuốc lá có đầu lọc và không có đầu lọc Sau đó đóng thành các bao thuốc, tút thuốc, kiện thuốc Phân xởng bao mềm cho ra sản phẩm là các bao thuốc lá vỏ mềm Phân xởng bao cứng cho ra sản phẩm là các bao thuốc lá vỏ cứng Riêng phân xởng Dunhill là phân xởng hợp tác giữa nhà máy với hãng Rothman của Singapo để sản xuất thuốc Dunhill Toàn bộ máy móc, nguyên liệu lá mua từ Singapore thông qua Công ty XNK Thuốc lá Và sản phẩm thuốc lá cũng đợc xuất khẩu đi thông qua công ty này.

- Phân xởng cơ điện: Có nhiệm vụ cung cấp chi tiết, phụ tùng, điện, hơi cho sản xuất.

- Phăn xởng 4: Có nhiệm vụ cung cấp vật t phụ liệu

Ngoài ra còn có các đôị xe, đội bảo về, độibốc xếp phục vụ sản xuất và tiêu thụ thuốc lá

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh

Đứng đầu Nhà máy là Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi hoạt động ,là ngời đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của Nhà máy trớc pháp luật và cơ quan chủ quản.

Giúp việc cho Giám đốc là 2 phó Giám đốc và các phòng ban chức năng - Phó Giám đốc phụ trách quản lý đảm nhận khâu kỹ thuật , chất l-ợng sản phẩm ,lập kế hoạch sử dụng vật t Các phòng ban chức năng trực thuộc sự quản lý của phó giám đốc phụ trách quản lý gồm:

+ Phòng KHVT có trách nhiệm lập kế hoạch thu mua vật t đáp ứng yêu cầu sản xuất trong từng thời kỳ.

+ Phòng kỹ thuật cơ điện: quản lý toàn bộ thiết bị cơ khí của Nhà máy , quản lý lò hơi quản lý kỹ thuật , lập kế hoạch cho phân xởng , theo dõi và quản lý điện nớc cho toàn Nhà máy

+ Phòng KCS giám sát toàn bộ quá trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Nhà máy theo yêu cầu kỹ thuật,quản lý giám sát các loại vật t , nguyên liệu theo yêu cầu chất lợng ,phát hiện những vi phạm trong quá trình sản xuất , cung cấp vật t nguyên liệu của Nhà máy

+ Phòng kỹ thuật công nghệ quản lý các quy trình công nghệ của toàn Nhà máy ,nghiên cứu thiết kế những sản phẩm mới , cải tiến mẫu mã ,bao bì, nhãn thuốc nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trờng.

- Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh phụ trách khâu thị trờng và tiêu thụ của Nhà máy , chịu trách nhiệm quản lý phòng tiêu thụ và phòng thị trờng

+ Phòng thị trờng nghiên cứu , tìm hiểu về nhu cầu thị trờng điều tra ý kiến khách hàng , tham mu cho ban Giám đốc về các biện pháp làm tăng khối lợng bán ,đa sản phẩm đến tận tay ngời tiêu dùng.

+ Phòng tiêu thụ : quản lý thành phẩm , ký kết các hợp đồng tiêu thụ với khách hàng Cung cấp thông tin cho phòng KHVT để lên kế hoạch sản xuất cho sát với nhu cầu thị trờng

- Các phòng ban khác chịu sự quản lý của Giám đốc gồm:

+ Phòng tài vụ : quản lý toàn bộ hoạt động tài chính kế toán ,quản lý vốn ,theo dõi giá thành sản phẩm, chi trả lơng ,thởng cho cán bộ công nhân viên và các khoản chi trả của Nhà máy

+ Phòng tổ chức lao động tiền lơng quản lý toàn bộ lao động của Nhà máy , thực hiện các chính sách đối với ngời lao động Quản lý hồ sơ nhâ sự , an toàn lao động, bảo hiểm thân thể,

+ Phòng nguyên liệu đầu t và thu mua nguyên liệu, tổ chức bảo quản nguyên liệu

+ Phòng hành chính chịu trách nhiệm chăm lo đời sống cho CNV thực hiện đối nội đối ngoại ,tổng hợp thi đua khen thởng của nhà máy, phụ trách văn th , quản lý thông tin liên lạc…

- Giám đốc chỉ đạo trực tiếp đối với các phân xởng sản xuất và các đội phục vụ sản xuất

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy 2.1.4.1 Cơ cấu bộ máy kế toán

Tại phòng tài vụ có 14 cán bộ kế toán với sự phân công phân nhiệm nh sau: - Trởng phòng kế toán : phụ trách chung, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về mọi hoạt đông của phòng cũng nh các hoạt động khác có liên quan, tổ chức công tác kế toán – thống kê trong Nhà máy phù hợp với chế độ quản lý tài chính của Nhà nớc , kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng, tổ chức công tác kiểm kê định kỳ theo quy định , trực tiếp kiểm tra giám sát cán bộ thống kê -kế toán ,thực hiện -kế toán tổng hợp, quản lý các quỹ.

- Phó phòng kế toán giúp việc cho Trởng phòng , thay mặt Trởng phòng giải quyết các công việc khi Trởng phòng đi vắng ,chịu trách nhiệm với Trởng phòng về các công việc đợc giao đảm nhiệm công tác tập hợp chi phí và tính giá thành, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, thanh toán với ngân sách, trích nộp quỹ Tổng Công ty

- Kế toán thanh toán với ngời bán và XDCB: kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ khi mua hàng, thanh toán, kết chuyển số liệu của kế toán NVL, kế toán thanh toán , in các sổ sách, báo cáo kế toán liên quan, theo dõi các khoản công nợ với ngời bán ,kiểm tra các khoản thanh quyết toán các công trình và hạng mục công trình về XDCB

- Kế toán thanh toán với ngời mua : kiểm tra tính đúng đắn của hoá đơn bán hàng, kết chuyển số liệu của phòng tiêu thụ khi bán hàng, kết chuyển số liệu của kế toán tiền mặt, tiền gửi, theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lợng hàng, giá trị tiền cũng nh thời gian thanh toán công nợ với từng khách hàng, in ra các sổ sách, báo cáo kế toán liên quan

- Kế toán NVL đợc chia thành:

+Kế toán nguyên liệu chính có trách nhiêm theo dõi về số lợng giá cả NVL thuốc lá lá qua các hợp đồng,theo dõi tình hình công nợ với ngời bán nguyên liệu, theo dõi tình hình N.X.T kho nguyên liệu và hạch toán theo quy định

+ Kế toán vật t : theo dõi việc N.X.T các loạivật t thuộc kho vật liệu ,kho Dunhill, kho vật liệu xây dựng ,kho cơ khí

- Kế toán TSCĐ,thanh toán các khoản tạm ứng, kế toán các khoản phải thu phải trả khác.

- Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng: có nhiệm vụ thanh toán tiền lơng thởng,các khoản phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của Giám đốc lập bảng phân bổ tiền lơng , hạch toán lơng theo đúng quy định

- Kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ : kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trớc khi lập phiếu thu chi Cùng với thủ quỹ kiểm tra số d tồn quỹ giữa sổ sách và thực tế

- Cán bộ theo dõi đôn đốc các khoản công nợ trả chậm khó đòi

- Kế toán TGNH có nhiệm vụ thực hiện các giao dịch với ngân hàng về các khoản vay hay thanh toán qua ngân hàng

- Thủ quỹ : chịu trách nhiệm trong công tác thu chi tiền mặt và tồn quỹ của Nhà máy Quản lý hồ sơ gốc của tài sản thế chấp ,bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị nh tiền, các khoản ký quỹ.

- Kỹ s tin học : chịu trách nhiệm xây dựng và bảo trì các hệ thống quản lý trên các thiết bị tin học trong toàn Nhà máy Cài đặt hớng dẫn vận hành các phần mềm ứng dụng phù hợp với từng công việc Theo dõi quá trình sử dụng các thiết bị của máy tính ở tất cả các đơn vị của Nhà máy Soạn thảo quy định và kiểm tra việc sử dụng máy vi tính , bảo mật dữ liệu.

2.1.4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán

công tác kế toántại nhà máy đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung.Nhà máy chỉ có một bộ máy kế toán duy nhất, mở một bộ sổ kế toán, thực hiện toàn bộ các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán Phòng kế toán trung tâm của Nhà máy thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị ở dới phân xởng chỉ có nhân viên thống kê làm nhiệm vụ ghi chép, nhập liệu ban đầu, cuối tháng gửi về phòng kế toán để xử lý.

2.1.4.3 Về phần mềm kế toán Thăng Long

Phần mềm kế toán Thăng Long đợc thiết kế riêng cho Nhà máy để phù hợp với đặc điểm đặc thù tại Nhà máy Chứng từ đợc kế toán đa vào máy rất thuận tiện cho viẹc xem xét đối chiếu một cách tổng hợp đồng thời kế toán cũng lu lại chứng từ đó ở ngoài để có cơ sở pháp lý cho các số liệu chứng từ trên máy.

Ngoài các đặc điểm chung so với các phần mềm kế toán khác, phần mềm Thăng Long có những đặc điểm riêng sau:

Việc mã hoá cho các đối tợng:

Các danh mục trong phần mềm đợc thiết kế phù hợp để có thể quản lý đợc các hoạt động của Nhà máy các danh mục đã đợc thiết kế trong máy là danh mục TSCĐ, danh mục vật t sản phẩm hàng hoá, danh sách các CBCNV

.Danh mục sản phẩm : Danh mục SP đợc quản lý trên các đặc tính phục vụ cho mục đích liên quan đến thuế TTĐB, tiền lơng trích vào giá thành…

Danh mục khách hàng : Phần mềm này không có một danh mục kháchhàng chung nh các phần mềm khác mỗi KTV sẽ quản lý danh mụckhách hàng riêng tơng ứng với mục đích quản lý của từng phần hành

Danh mục khách hàng của kế toán tiêu thụ:

Dạnh mục khách hàng của kế toán phải trả ngời bán:

Phần mềm này không có một màn hình nhập liệu chung nh Effect Mỗi phần hành có một màn hình nhập liệu riêng tuỳ thuộc vào tính chất đặc thù của từng phần hành Chứng từ đợc các nhân viên kế toán chuyên trách từng phần hành tiến hành nhập liệu Chứng từ trên máy tơng ứng có đầy đủ các yếu tố bắt buộc, cần thiết theo đúng chế độ yêu cầu.

Hệ thống TK kế toán

Ngoài việc sử dụng các TK cấp 1 cấp 2 theo đúng nội dung phơng pháp ghi chép đã đợc qui định, Nhà máy còn mở thêm TK chi tiết cấp 3 cấp 4 cho phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp, quản lý vật t, TSCĐ…

Hệ thống sổ kế toán

Nhà máy áp dụng hình thức kế toán NKCT Do đó hệ thống sổ kế toán,trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán diễn ra theo đúng nguyên tắc trình tự hình thức NKCT của kế toán thủ công Tuy nhiên qui trình xem , in các sổ kế toán đợc tự động hoá,không hoàn toàn phù hợp với qui trình ghi sổ kế toán

- Sổ cái các TK

….Các mẫu sổ kế toán của Nhà máy đợc áp dụng đúng mẫu của vụ chế độ kế toán có sửa đổi điều chỉnh phù hợp với các nghiệp vụ và tình hình phát sinh tại Nhà máy ‘

Sơ đồ kế toán theo hình thức NKCT trên máy:

Trình bày và cung cấp thông tin

Với phần mềm này, ngời sử dụng có thể dễ dàng lọc từ chơng trình để lấy ra các báo cáo kế toán, các sổ sách kế toán.

Ngoài các báo cáo theo qui định của BTC Nhà máy phải báo cáo một số chỉ tiêu cho tổng công ty theo mẫu biểu sau:

Biểu số B01- TCKT- ‘Báo cáo tiêu thụ lãi lỗ từng mặt hàng’ Biểu số B02- TCKT- ‘Báo cáo giá thành đơn vị chủ yếu’ Biểu số B03- TCKT- ‘Báo cáo tình hình công nợ’

Biểu số B04- TCKT- ‘Báo cáo tình hình đầu t XDCB’ Chứng từ gốc

Nhập dữ liệu vào máy vi tính

Chứng từ t ơng ứng trên máy

Máy xử lý và các thao tác trên máy

Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ, sổ kế toán chi tiết

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính liên quan

Biểu số B05- TCKT- ‘Báo cáo thanh toán với tổng công ty ‘

Biểu số B06- TCKT- ‘Báo cáo tăng giảm TSCĐ và nguồn vốn CSH’ Biểu số B07- TCKT- ‘Báo cáo N-X-T kho nguyên liệu ’

Quản trị ngời dùng

Với cơ cấu bộ máy kế toán gồm các nhân viên chịu trách nhiệm về các phàn hành khác nhau, phần mềm TL đợc thiết kế đảm bảo tính bảo mật dữ liệu cao Công việc đợc chuyên môn hoá, phân quyền nhập liệu cũng nh quyền in ra sổ sách báo cáo kế toán cho từng nhân viên kế toán.

Việc cài đặt hệ thống password cho từng KTV đảm bảo thông tin kế toán mà KTV phụ trách không bị xem, sửa nếu không đợc phép

Tổ chức bộ máy kế toán

Nhà máy thực hiện nối mạng nội bộ Các phòng ban có chức năng hoạt động liên quan đến nhau đều đợc nối mạng Do đó việc xử lý theo dõi kết chuyển đợc dễ dàng,tránh hiện tợng trùng lắp hay bỏ xót khi xử lý thông tin, tiết kiệm đợc thời gian và nâng cao tính khoa học cho công tác kế toán.

2.2 Thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải trả tại Nhà máyThuốc Lá Thăng Long.

Nhà máy TLTL là một doanh nghiệp hoạt động khá tự chủ, quay vòng vốn nhanh nên trong quá trình sản xuất kinh doanh không phát sinh các khoản vay dài hạn, nợ dài hạn

Tại Nhà máy, công nhân sản xuất hởng lơng theo sản phẩm, do đó Nhà máy không phải trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất chính Các chi phí khác phát sinh khá đều đặn , do vậy không phát sinh khoản chi phí phải trả

Qua kết quả kiểm kê hàng tồn kho trong kỳ, hoặc kiểm tra đối chiếu số liệu tiền măt, tiền gửi, nếu thấy phát hiện số liệu không thống nhất giữa thực tế với số liệu trên sổ kế toán các bộ phận đợc phép xử lý ngay nên không phát sinh khoản tài sản thừa chờ xử lý.

Nhà máy không cho thuê TSCĐ thuê tài chính , hoặc bán hàng trả góp hay những hoạt động tơng tự nên doanh thu không đợc hạch toán vào TK 3387-doanh thu cha thực hiện.

Nhà máy không đi thuê TSCĐ thuê tài chính Số TSCĐ trang bị trong Nhà máy là do Ngân sách NN cấp hoặc tự trang bị,do đó không phát sinh khoản nợ dài hạn

Trong quá trình hợp tác với các đối tác kinh doanh, Nhà máy chủ trơng coi trọng chữ tín, việc trao đổi kinh doanh khá thuận lợi do đó không phát sinh các khoản nhận ký quĩ ký cợc dài hạn.

Do đó , tại Nhà máy chỉ phát sinh những khoản nợ phải trả sau:

2.2.1 Kế toán khoản vay ngắn hạn2.2.1.1 Đặc điểm đặc thù

Nhà máy thờng xuyên có quan hệ giao dịch với ngân hàng Nông nghiệp Hà nội –Số hiệu TK 431101-000003 và Ngân hàng Công thơng Thanh Xuân-số hiệu TK 710A-00235

Do có quan hệ lâu dài và thờng xuyên nên khi phát sinh khoản vay, Nhà máy không phải thế chấp tài sản mà chỉ vay tín chấp, lãi suất theo giá thị tr-ờng.Hợp đồng vay ngắn hạn của Nhà máy thờng chỉ là1 đến 3 tháng và Nhà máy thờng trả nợ trớc hạn theo hợp đồng Nếu qua hạn Nhà máy sẽ chịu lãi suất phạt.

Ngân hàng chỉ cho vay trong trờng hợp Nhà máy có hợp đồng mua hàng cấn phải thanh toán và ngân hàng trực tiếp kiểm tra hợp đồng này Nhà máy không đợc phép vay ngân hàng với mục đích trả thuế, hoặc rút tiền mặt về quĩ hoặc các mục đích khác

Để phản ánh nghiệp vụ vay ngắn hạn, kế toán sử dụng TK 311-vay ngắn hạn Các TK chi tiết nh sau:

2.2.1.2 Chứng từ và qui trình luân chuyển chứng từ

Khi có nhu cầu vay ngắn hạn ngân hàng, khi đợc phép, bộ phận kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ làm hồ sơ vay trình KTT, GĐ duyệt , hồ sơ gồm có các chứng từ sau:

-Đơn xin vay

-Hợp đồng vay -Hợp đồng mua bán

……

Bộ hồ sơ này chuyển cho ngân hàng,ngân hàng sẽ xem xét mục đích vay,số tiền vay , thời hạn trả nợ,…nếu chấp nhận sẽ thông báo cho Nhà máy

Kế toán tiền gửi khi đợc phép sẽ viết UNC chuyển cho KTT, GĐký sau đó chuyển cho ngân hàng.

Ngân hàng ký UNC và chuyển trả tiền cho đơn vị hởng tiền (là khách hàng của Nhà máy ),đa khách hàng1 liên, trả lại cho Nhà máy 1 liên ,kèm theo giấy báo số d TK làm cơ sở nhập liệu và lu chứng từ.

Khi số d TK tiền gửi của Nhà máy đủ để thanh toán tiền vay, đợc sự đồng ý của KTT,GĐ, kế toán tiền gửi sẽ thông báo cho ngân hàng số tiền trả nợ vay Ngân hàng sẽ tự động rút số tiền gửi của Nhà máy tại ngân hàng để thanh toán số nợ , bao gồm cả lãi.

Cuối ngày, ngân hàng sẽ viết giấy báo số d TK cho Nhà máy đồng thời viết giấy thanh toán liên ngân hàng gửi cho Nhà máy làm cơ sở nhập liệu và lu chứng từ.

Căn cứ vào số tiền trả và chứng từ của ngân hàng, kế toán tiền gửi sẽ nhập dữ liệu vào máy theo đúng chứng từ tơng ứng (UNC, giấy thanh toán liên ngân hàng)

Cuối tháng kế toán tiền gửi sẽ in ra các sổ sách kế toán liên quan.

2.2.1.3 Qui trình nhập liệu và hệ thống sổ kế toán liên quan

Căn cứ vào số tiền vay , kế toán tiền gửi viết UNC

Chọn : ‘Số liệu’/ ‘viết UNC’ , xuất hiện màn hình nhập liệu: (biểu 1) Khi nhận đợc giấy báo số d khách hàng, kế toán TGNH sẽ nhập liệu Chọn : “ Số liệu “/ chọn “ Nhập chứng từ ngân hàng”, xuất hiện màn hình nhập liệu : ( biểu số 2) Số liệu này sẽ tự động chuyển vào bên nợ TK 331 , có TK 311 của NKCT và bảng kê số 4 Bộ phận kế toán thanh toán với ngời bán sẽ kết chuyển số liệu này để theo dõi phần thanh toán của mình.

Khi trả tiền vay cho ngân hàng, kế toán căn cứ vào giấy thanh toán liên ngân hàng do ngân hàng gửi đến gồm cả số tiền vay, lãi trả để nhập dữ liệu vào máy Màn hình nhập liệu tơng tự biểu số 2 với :

‘Loại chứng từ ‘ : ‘ Giấy thanh toán liên ngân hàng’ TK nợ :311, TK có: 1121

Số liệu này sẽ tự động chuyển vào bên nợ TK 3111, có TK 112 trên NKCT và bảng kê số 4 (số tiền lãi sẽ đợc phản ánh trên sổ kế toán khác) Muốn in ra Nhật ký chứng từ và bảng kê số 4 ( biểu số 3), kế toán TGNH vào phần hành của mình chọn:

‘Báo cáo’/’nhật ký chứng từ và bảng kê số 4’/ Máy sẽ hỏi :”Có muốn in không C/K” nhấn “C” xuất hiện hộp thoại: (chọn “Tổng hợp”)

Muốn in ra sổ cái TK 311 ( biểu số 5 ), kế toán chọn “ Tổng hợp”/ chọn “ in sổ cái” / Chọn “ sổ cái TK 311” / chọn Tháng 10 ( hoặc cả năm)

Với hợp đồng vay số 10, trả tiền hàng cho côngty nguyên liệu bắc ,số tiền 3000 000 000 Kế toán TGNH nhập tiến hành viết UNC

Biểu số:1 Viết UNC

In báo cáo theo tháng : 10 năm 2002

-Muèn xem chi tiÕt c¸c lÇn thanh to¸n, kÕ to¸n TGNH vµo’ B¸o c¸o’/b¶ng kª chi tiÕt TK 112’/ chän “TK nî 3111, TK cã 112”/chän ‘ng©n hµng N«ng nghiÖp’/th¸ng 10/ m¸y sÏ hái “ cã muèn in kh«ng C/K” nhÊn “C”

B¶ng kª chi tiÕt TK 1121- Ng©n hµng N«ng nghiÖp

-2.2.2 Kế toán các khoản phải trả ngời bán

2.2.2.1 Đặc điểm đặc thù các khoản phải trả ngời bán

Sản phẩm của Nhà máy là các loại thuốclá, là mặt hàng chịu thuế TTĐB (trừ sản phẩm cơ khí) Do đó các loại vật t hàng hoá mua về không đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào,giá mua trên hoá đơn là tổng giá thanh toán.

Các khoản phải trả ngời bán của Nhà máy theo hợp đồng thờng đợc thanh toán sau 30 ngày Nhà máy thờng thanh toán đúng thời hạn trên hợp đồng

Nhà máy có quan hệ trao đổi hàng đổi hàng với nhiều đối tác Quan hệ trao đổi đợc phản ánh thông qua 2 TK 131 và TK 331

TK 331 còn đợc dùng để phản ánh các quan hệ phát sinh với một số đơn vị thành viên khác trực thuộc Tổng công ty thuốc lá VN nh Công ty XNK thuốc lá, nhà máy in bao bì và phụ liệu thuốc lá

TK sử dụng: 331, TK chi tiết nh sau: TK 3311 khoản phải trả ngời bán

TK 33111 ngời bán trong nớc TK 33112 Ngời bán nớc ngoài

TK 33113 ngời bán là thành viên của Tổng công ty TK 3312 khoản phải trả cho nhà cung cấp lao vụ dịch vụ

TK 33121 Nhà cung cấp trong nớc TK 33122 Nhà cung cấp nớc ngoài

TK 33123 Nhà cung cấp là thành viên Tổng công ty TK 3313 khoản phải trả cho nhà thầu về XDCB

TK 33131 Nhà thầu trong nớc TK 33132 Nhà thầu nớc ngoài

2.2.2.2 Chứng từ và qui trình luân chuyển chứng từ

Các chứng từ liên quan và là cơ sở để kế toán phải trả ngời bán nhập liệu là: -Phiếu kiểm tra chất lợng

- Hoá đơn bán hàng - Hợp đồng mua bán - Hoá đơn GTGT

Khi vật t, hàng hoá mua về, ban kiểm nghiệm sẽ lập phiếu kiểm tra chất lợng về số vật t hàng hoá mua về, phòng kế hoạch vật t viết phiếu nhập kho, đa cho bộ phận kho ghi vào chỉ tiêu số thực nhập.

Hoá đơn, phiếu nhập kho, phiếu kiểm tra chất lợng, hợp đồng… ợc đ chuyển lên cho kế toán NVL

Kế toán nguyên liệu căn cứ vào phiếu nhập kho sẽ nhập dữ liệu vào máy Do đợc nối mạng nội bộ nên bộ phận kế toán phải trả ngời bán sẽ kết chuyển phần nhập của kế toán NVL và căn cứ vào hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) bổ sung thêm phần thiếu.

Khi thanh toán, kế toán tiền mặt, tiền gửi sẽ nhập chứng từ chi tiền vào máy(phiếu chi, UNC…) Kế toán phải trả ngời bán sẽ kết chuyển số liệu này, máy sẽ tự động xử lý để chuyền vào các sổ kế toán liên quan khi có lệnh.

2.2 2.3 Qui trình nhập liệu và hệ thống sổ kế toán

Để kết chuyển phiếu nhập ,kế toán chọn :’kết chuyển số liệu’/chọn ‘Kết chuyển phiếu nhập’/chọn tháng 10 Sau đó vào phần ‘sửa chứng từ 331’, khi đó sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu: (biểu số: 7)

Để in ra sổ chi tiết 331 ( biểu số 8), kế toán chọn ‘ Chi tiết từng đơn vị’/chọn Mã đơn vị’.máy sẽ hỏi ‘ có muốn in không C/K? ‘, nhấn ‘C’

Muốn in ‘bảng phát sinh chi tiết 331‘ ( biểu số 9) và ‘Bảng chi tiết 331’(biểu số 10), chọn ‘tổng hợp các đơn vị ‘,muốn in NKCT số 5 (biểu số 11), chọn ‘ NKCT 5’, thao tác in tơng tự

Muốn in sổ cái TK 331 (biểu số 12), quay ra phần ‘tổng hợp ‘trên giao diện chọn ‘ in sổ cái’ chọn ‘sổ cái 331’/ chọn tháng10 ( hoặc toàn bộ)

Biểu số 6

Họ tên ngời mua hàng : Trần Văn Chiến……… Đơn vị: Nhà máy Thuốc lá Thăng Long……… Địa chỉ : 235 Nguyễn trãi – Thanh Xuân – Hà

Thuế suất GTGT 10% ; Tiền thuế GTGT 2 127 360 Tổng cộng tiền thanh toán 2 400 960 Số tiền viết bằng chữ : hai triệu bốn trăm chín moi sáu đồng chẵn

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

Sau khi nhập xong nhấn ‘ Ctrl+ W’ để thoát

Hệ thống sổ kế toán phản ánh khoản phải trả ngời bán đợc thiết kế dựa Số hoá đơn : 2689 Ngày hoá đơn : 30/10Số lợng hoá đơn : 300 000 Tiền hoá đơn : 10 800 900