Nhà quản lý còn có một chức năng nữa đó chính là Kiểm Soát, phải bao quát được công việc của cấp dưới, cấp trên và kiểm soát hiệu quả hoạt động của bộ phận. Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch.
1 CHƯƠNG CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT Nội dung 7.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT 7.1.1 Khái niệm kiểm sốt 7.1.2 Vai trị kiểm sốt 7.1.3 Bản chất kiểm soát 7.1.4 Nội dung kiểm soát 7.1.5 Yêu cầu hệ thống kiểm soát 7.2 HỆ THỐNG KIỂM SỐT 7.2.1 Chủ thể kiểm sốt 7.2.2 Hình thức kiểm sốt 7.2.3 Cơng cụ kỹ thuật kiểm sốt 7.2.4 Quy trình kiểm sốt 7.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SỐT 7.1.1 Khái niệm kiểm sốt “KiĨm tra lµ viƯc kiĨm chøng xem mäi viƯc cã thùc hiƯn theo kế hoạch đà đ-ợc vạch theo nhng thị, nhng nguyên tắc đà đ-ợc ấn định hay không Nó có nhiệm vụ vạch nhng khuyết điểm sai lầm để sửa cha, ngn ngừa vi phạm Henri Fayol (Istanbul, 29 July 1841 – Paris, 19 November 1925) He is widely acknowledged as a founder of modern management methods 7.1.1 Khái niệm kiểm soát Kiểm soát -Đánh giá kết -Điều chỉnh hoạt động Kiểm soát trình giám sát, đo lường, đánh giá điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo thực theo kế hoạch Lập kế hoạch Thiết lập định hướng Lãnh đạo Khởi động nỗ lực Tổ chức Phân bổ, cấu nguồn lực 7.1.2 Vai trị kiểm sốt TẠI SAO LẠI PHẢI KIỂM SỐT? (1) Nhằm hồn thiện định quản trị (2) Đảm bảo cho kế hoạch thực với hiệu cao (3) Đảm bảo thực thi quyền lực quản lý người lãnh đạo hệ thống KIỂM SOÁT (5) Tạo tiền đề cho q trình hồn thiện đổi (4) Giúp hệ thống theo sát đối phó với thay đổi môi trường 7.1.3 Bản chất kiểm soát (1) Hệ thống phản hồi kết tổ chức Kết Kết Đo lường So sánh với mong muốn thực tế kết tiêu thực tế chuẩn Phân tích nguyên nhân sai lệch Xác định Thực điều chỉnh Xây dựng chương trình điều chỉnh Tập trung vào đầu Nhược điểm? sai lệch 7.1.3 Bản chất kiểm soát (2) Hệ thống phản hồi dự báo Đầu vào Quá trình thực Đầu Hệ thống kiểm soát Giám sát đầu vào hệ thống trình thực để khẳng định Xem đầu vào q trình có đảm bảo cho hệ thống thực kế hoach hay khơng? 7.1.3 Bản chất kiểm sốt (3) Hệ thống kiểm sốt có hiệu phải kết hợp kiểm soát kết cuối kiểm soát dự báo Quá trình Đầu vào Đầu thực Hệ thống kiểm soát Kiểm soát (đánh giá + điều chỉnh) tiến hành xuyên suốt trình Quản lý 7.1.4 Nội dung kiểm sốt Việc kiểm tra tồn diện lúc thực cần thiết phải thực đạt mục tiêu đề Quy luật Pareto hay quy luật 80/20 (quy luật thiểu số quan trọng phân bố nhân tố): nhiều kiện, khoảng 80% kết 20% nguyên nhân gây Ví dụ: - 20% dân số sở hữu 80% tài sản - 80% doanh thu từ 20% số khách hàng - 80% lỗi/khuyết tật 20% nguyên nhân gây -… 7.1.4 Nội dung kiểm soát Kiểm soát cần tập trung nỗ lực vào khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm soát thiết yếu Kiểm soát yếu tố hoạt động gây hoang mang làm nản lịng nhân viên, làm giảm uy tín nhà quản trị, gây lãng phí thời gian tiền bạc hệ thống 7.1.5 Yêu cầu hệ thống kiểm soát VD? (1) Được thiết kế theo kế hoạch (2) Mang tính đồng bộ, cơng khai, xác khách quan (3) Phù hợp với tổ chức người Yêu cầu hệ thống kiểm soát (4) Linh hoạt có độ đa dạng cần thiết (5) Kiểm sốt phải có trọng điểm (7) Kiểm sốt phải có hiệu cực tiểu chi phí (6) Kiểm soát theo số liệu báo cáo nơi hoạt động 13 7.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT Chủ thể kiểm sốt 2.Phương pháp hình thức kiểm sốt 3.Cơng cụ kỹ thuật kiểm sốt 4.Quy trình kiểm sốt 7.2.1 Chủ thể kiểm soát 14 Chủ thể kiểm soát người đơn vị đưa tác động kiểm soát thực chức kiểm soát VD: Tại Việt Nam, chủ thể kiểm soát doanh nghiệp bao gồm chủ thể bên chủ thể bên Chủ thể bên 15 (i) quan quản lý nhà nước (Giám sát Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Tòa án; Kiểm tra Chính phủ Ủy ban nhân dân, quan quản lý ngành; Thanh tra Tổng tra Nhà nước tra Nhà nước chuyên ngành; Kiểm sát VKSND cấp Kiểm toán Nhà nước); (ii) tổ chức môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp, v.v…), (iii) tổ chức trị xã hội (các hiệp hội, đồn thể quần chúng, quan thơng báo chí, v.v…) Chủ thể bên 16 Gồm có: HĐQT – Ban kiểm soát – Giám đốc doanh nghiệp – Các nhà quản lý phận chức – Người làm cơng 7.2.2 Phpháp hthức kiểm sốt 17 Phương pháp kiểm soát Những phương pháp kiểm soát thường áp dụng là: Thu thập thông tin; Nghiên cứu hồ sơ tài liệu giấy tờ liên quan; Nghiên cứu văn pháp luật; Tham vấn ý kiến nhà chuyên môn; Thu thập ý kiến từ cá nhân, quan, tổ chức; Tạo điều kiện, rõ lợi ích để đối tượng kiểm sốt trình bày, báo cáo đầy đủ, trung thực vụ việc; Xử lý kịp thời, pháp luật hành vi gây cản trở đến hoạt động kiểm soát 7.2.2 Phpháp hthức kiểm soát 18 Hình thức kiểm sốt 2.1 Xét theo cấp độ hệ thống kiểm soát kiểm soát chiến lược, tác nghiệp đồng 2.2 Xét theo trình hoạt động kiểm soát trước, sau hoạt động 2.3 Xét theo phạm vi, quy mơ kiểm sốt kiểm sốt toàn diện, phận cá nhân 2.4 Xét theo tần suất q trình hoạt động kiểm sốt định kỳ, đột xuất thường xuyên 2.5 Theo mối quan hệ chủ thể đối tượng kiểm soát tự kiểm sốt 7.2.3 Cơng cụ kỹ thuật kiểm sốt 19 • Các cơng cụ kiểm sốt truyền thống liệu thống kê, báo cáo kế tốn tài chính, ngân quỹ, báo cáo phân tích chun mơn … • Các cơng cụ kiểm sốt đại PERT – program evaluation and review technique PPB – program planning and budgeting 7.2.4 Quy trình kiểm sốt Xác định hệ thống tiêu chuẩn kiểm soát Đo lường đánh giá hoạt động Sự thực hoạt động phù hợp với tiêu chuẩn Không Tiến hành điều chỉnh Có Khơng cần điều chỉnh 7.2.4 Quy trình kiểm sốt Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn Tiêu chuẩn kiểm soát chuẩn mức mà cá nhân, tập thể doanh nghiệp phải thực để đảm bảo cho tồn doanh nghiệp hoạt động có hiệu (1) Các dạng tiêu chuẩn kiểm soát bao gồm: Các mục tiêu DN, lĩnh vực, phận người Các tiêu chất lượng sản phẩm dịch vụ Các định mức kinh tế-kỹ thuật Các tiêu chuẩn nguồn lực, thu nhập, v.v 7.2.4 Quy trình kiểm sốt (2) Đo lường đánh giá thực Đo lường: Cần tiến hành điểm thiết yếu đầu vào, đầu trình hoạt động Sử dụng công cụ đo lường, tần suất phù hợp dạng hoạt động bị kiểm soát Xây dựng mối quan hệ người tiến hành đo lường với người đánh giá định điều chỉnh, v.v Đánh giá thực hiện: So sánh kết đo lường với hệ tiêu chuẩn Nếu phù hợp → không cần điều chỉnh Nếu không phù hợp → phân tích nguyên nhân hậu → định có cần điều chỉnh khơng? Nếu có xây dựng chương trình điều chỉnh có hiệu 7.2.4 Quy trình kiểm soát (3) Điều chỉnh hoạt động Điều chỉnh tác động bổ sung trình quản trị để khắc phục sai lệch thực hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động Các câu hỏi cần trả lời: Điều chỉnh gì? Có cần thiết phải điều chỉnh không? Ai điều chỉnh? Khi điều chỉnh? Điều chỉnh bao lâu? Biện pháp công cụ điều chỉnh gì? ... dung 7. 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT 7. 1.1 Khái niệm kiểm sốt 7. 1.2 Vai trị kiểm sốt 7. 1.3 Bản chất kiểm soát 7. 1.4 Nội dung kiểm soát 7. 1.5 Yêu cầu hệ thống kiểm soát 7. 2 HỆ THỐNG KIỂM SỐT 7. 2.1... 3.Cơng cụ kỹ thuật kiểm sốt 4.Quy trình kiểm soát 7. 2.1 Chủ thể kiểm soát 14 Chủ thể kiểm soát người đơn vị đưa tác động kiểm soát thực chức kiểm soát VD: Tại Việt Nam, chủ thể kiểm sốt doanh nghiệp... THỐNG KIỂM SỐT 7. 2.1 Chủ thể kiểm sốt 7. 2.2 Hình thức kiểm sốt 7. 2.3 Cơng cụ kỹ thuật kiểm sốt 7. 2.4 Quy trình kiểm sốt 7. 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SỐT 7. 1.1 Khái niệm kiểm sốt “KiĨm tra lµ viƯc kiĨm