Chuong 9 chuc nang kiem soat

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG 9Sau khi học xong chương 9, sinh viên có thể trình bày và hiểu rõ các nội dung:  Định nghĩa kiểm soát  Mô tả các phương pháp kiểm soát  Hiểu được tiến trình kiểm s

QUẢN TRỊ HỌC

CHƯƠNG 9:

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG 9

Sau khi học xong chương 9, sinh viên

có thể trình bày và hiểu rõ các nội dung:

 Định nghĩa kiểm soát

 Mô tả các phương pháp kiểm soát

 Hiểu được tiến trình kiểm soát

 Mô tả được hệ thống kiểm soát hiệu

quả

 Xác định những vấn đề đạo đức

trong kiểm soát

HƯỚNG DẪN HỌC

 Sinh viên nên tìm hiểu thêm một số kiến thức về hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp

 Tham khảo giáo trình: Quản trị học –Nguyễn Hải Sản – NXB Thống kê

 Thảo luận với giáo viên và các sinh viên khác về các vấn đề chưa nắm rõ

9.1 Khái niệm, vai trò chức năng kiểm soát 9.2 Nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát 9.3 Quy trình kiểm soát

9.4 Các hình thức kiểm soát

Nội dung chương 9

9.5 Các công cụ kiểm soát

9.1 Khái niệm, vai trò chức năng kiểm soát

9.1.1 Khái niệm

Chức năng kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra

Những lưu ý quan trọng

1 Kiểm soát là một quá trình

2 Kiểm soát không chỉ những hoạt động đã xảy ra và đã kết

thúc mà còn đối với những hoạt động đang và sắp xảy ra.

3 Kiểm soát nhằm phát hiện sự sai lệch và nguy cơ sai lệch

4 Kiểm soát là để đưa ra và thực hiện các biện pháp khắc

phục sự sai lệch.

9.1 Khái niệm, vai trò chức năng kiểm soát (tiếp)

9.1.2 Vai trò của kiểm soát

 Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu

hiệu

 Phát hiện kịp thời những vấn đề sai lệch, những khó khăn trong

quá trình thực hiện mục tiêu

 Kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết để đạt được mục tiêu

9.1 Khái niệm, vai trò chức năng kiểm soát (tiếp)

9.2 Nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát

1 Cơ chế kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động, theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát

2 Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của

cá nhân nhà quản trị

3 Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những khâu trọng yếu

4 Việc kiểm soát phải khách quan

5 Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức.

6 Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế

7 Việc kiểm soát phải đưa đến hành động

9.2 Nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát (tiếp)

9.3.Quá trình kiểm soát

Quá trình kiểm soát bao gồm 3 bước:

(1) Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát (2) Đo lường kết quả

(3) Điều chỉnh các sai lệch

XÂY DỰNG TIÊU

CHUẨN KIỂM

SOÁT

ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ THỰC TẾ

ĐIỀU CHỈNH KHÁC BIỆT

9.3.Quá trình kiểm soát (tiếp)

Bước 1: Xác định các tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn là những căn cứ mà dựa vào đó để tiến hành đánh giá

và kiểm tra đối tượng bị quản trị

Tiêu chuẩn kiểm soát có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc tính của đối tượng cần kiểm soát

Tiêu chuẩn mang tính định lượng sẽ thuận lợi hơn trong kiểm soát

9.3.Quá trình kiểm soát (tiếp)

Những yêu cầu của tiêu chuẩn:

o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn không đúng hoặc không quan trọng

o Thực tế

o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau

o Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra

o Dễ dàng cho việc đo lường

9.3.Quá trình kiểm soát (tiếp)

Bước 2: Đo lường kết quả

 Đo lường đúng đối tượng

 Đo lường đúng thời điểm

 Chọn lựa phương pháp và công cụ phù hợp

 Sử dụng đơn vị đo lường phù hợp với đơn vị tiêu chuẩn

9.3.Quá trình kiểm soát (tiếp)

Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch

Phát hiện nguyên nhân (chủ quan hay khách quan)

Chọn lựa giải pháp (phù hợp & an toàn)

Tiến hành điều chỉnh

Đánh giá kết quả điều chỉnh

9.3.Quá trình kiểm soát (tiếp)

9.4 Các hình thức kiểm soát

Kiểm so át dự phòng

Kiểm so át hiện hành

Kiểm so át phản hồi

Vị trí kiểm soát trong tiến trình lập kế hoạch

và thực hiện kế hoạch

KẾ HOẠCH

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

Kiểm soát Kiểm soát Kiểm soát

9.4 Các hình thức kiểm soát (tiếp)

Kiểm soát dự phòng:

 Loại hình kiểm soát được thực hiện trước khi hoạt động chưa xảy ra,

bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước

 Là xu hướng của quản trị hiện đại

 Có tầm quan trọng ngày càng tăng đối với các nhà quản trị cấp cao

9.4 Các hình thức kiểm soát (tiếp)

Kiểm soát hiện hành:

Kiểm soát đối tượng ngay trong sự vận hành của chúng.

Tìm kiếm và triệt tiêu sai sót nảy sinh

Giám sát trực tiếp hoạt động.

9.4 Các hình thức kiểm soát (tiếp)

Kiểm soát phản hồi:

Đo lường sau khi kết thúc hoạt động

Đây là loại kiểm soát thông dụng nhất

Mang tính thụ động, có độ trễ.

9.4 Các hình thức kiểm soát (tiếp)

Để kiểm soát hiệu quả ta phải kiểm soát điểm trọng yếu

Nhà quản trị phải chọn những điểm quan tâm đặc biệt và chỉ với

sự quan tâm đến các điểm ấy, nhà quản trị sẽ có thể chắc chắn được rằng toàn bộ hoạt động của cơ sở đang diễn tiến bình

thường theo dự trù

9.4 Các hình thức kiểm soát (tiếp)

Để tìm ra các điểm trọng yếu,

cần trả lời những câu hỏi sau đây:

1 Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn

vị mình?

2 Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu?

3 Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự sai lệch?

9.4 Các hình thức kiểm soát (tiếp)

4 Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là người

chịu trách nhiệm về sự thất bại?

5 Tiêu chuẩn kiểm soát nào ít tốn kém nhất?

6 Tiêu chuẩn kiểm soát nào có thể thu thập thông tin cần thiết

mà không phải tốn kém nhiều quá?

9.4 Các hình thức kiểm soát (tiếp)

9.5 Các công cụ kiểm soát

 Ngân quỹ

 Kỹ thuật phân tích thống kê

 Các báo cáo phân tích chuyên môn

 Quan sát cá nhân

 Ngân quỹ: Là một công cụ lập kế hoạch, đồng thời vừa là công cụ kiểm soát rất quan

trọng của các nhà quản trị

 Các dạng ngân quỹ

 Ngân quỹ thu và chi

 Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật liệu và sản phẩm

 Các ngân quỹ biểu hiện dưới dạng vật lý

 Ngân quỹ về tiền mặt

9.5 Các công cụ kiểm soát (tiếp)

Kỹ thuật lập ngân quỹ

 Ngân quỹ biến đổi

 Ngân quỹ cơ sở - Zêrô

 Ngân quỹ lựa chọn và ngân quỹ phụ

9.5 Các công cụ kiểm soát (tiếp)

 Kỹ thuật phân tích thống kê được sử dụng cho tất cả các

chức năng và lĩnh vực quản trị doanh nghiệp

 Kỹ thuật phân tích thống kê giúp nhà quản trị đưa ra:

 Xu thế phát triển của doanh nghiệp trong quá khứ, những dự báo trong thời gian tới

 Về mối liên hệ giữa các yếu tố trong quá trình phát triển

 Độ sai lệch so với các tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch

9.5 Các công cụ kiểm soát (tiếp)

Các báo cáo và phân tích chuyên môn

Là cách thức kiểm soát được thực hiện bằng cách sử dụng các chuyên gia nghiên cứu từng lĩnh vực chuyên sâu (về kế toán kiểm toán, tài chính, dự án, kỹ thuật và công nghệ…)

để có thể phát hiện những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải trong từng lĩnh vựa riêng biệt

9.5 Các công cụ kiểm soát (tiếp)

 Quan sát cá nhân là kỹ thuật kiểm soát được thực hiện

bằng cách theo dõi, quan sát trực tiếp các nhân viên bằng quá trình thực hiện nhiệm vụ để phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai lệch

 Quan sát cá nhân giúp nhà quản trị có nhiều thông tin hữu ích, nâng cao công tác kiểm soát.

9.5 Các công cụ kiểm soát (tiếp)