chương 8 chức năng kiểm soát

Chương 8: Chức kiểm soát BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH ֎֎ Bài tập nhóm môn: Quản Trị Học LỚP: D10 TÊN ĐỀ TÀI: CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy NHÓM 9: Đặng Thị Thu Thảo Bùi Quốc Việt Đặng Thị Thanh Tiền Nguyễn Thị Hồng Thâu Đỗ Thị Thu Thủy Lê Thị Kim Thùy Phan Thị Ngọc Tuyền Vũ Thị Soi Nhận xét giáo viên: MỤC LỤC Chương 8: Chức kiểm soát Contents GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Bất kì doanh ngiệp triển khai kế hoạch cần có kiểm soát trình thực với mục đích dự đoán tiền đồ kế hoạch nhanh chóng phát chệch hướng khỏi kế hoạch để kịp thời khắc phục Như kiếm soát chức cần thiết nhà quản trị ,từ nhà quản trị cấp cao đến cấp sở doanh nghiệp Tùy thuộc vào cấp bậc mà quy mô kiểm soát khác ,tất nhà quản trị doanh nghiệp có nhiệm vụ thực trình kiểm soát để đảm bảo hiệu kế hoạch ,dự án Chính kiểm soát có vai trò quan trọng đóng góp nên thành công phát triển bền vững doanh nghiệp Chương 8: Chức kiểm soát I.KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CƠ CHẾ KIỂM SOÁT 1.1 Khái niệm Kiểm soát trình đo, lường kết thực tế so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát sai lệch nguyên nhân sai lệch sở đưa biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sai lệch nguy sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt mục tiêu 1.2 Vai trò  Bảo đảm nguồn lực tổ chức sử dụng cách hữu hiệu  Phát kịp thời vấn đề sai lệch ,những khó khăn trình thực mục tiêu  Kịp thời đưa tra biện pháp giải để đạt mục tiêu Chương 8: Chức kiểm soát II.CÁC NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT Để thực có hiệu công tác kiểm soát, cần thực theo nguyên tắc kiểm soát sau đây: - Việc kiểm soát phải sở mục tiêu, chiến lược tổ chức phải phù hợp với cấp bậc đối tượng kiểm soát Chẳng hạn, kiểm soát họat động bán hàng khác kiểm soát phận tài chính, kiểm soát công tác phó giám đốckhác kiểm soát công tác tổ trưởng - Việc kiểm soát phải thiết kế theo yêu cầu nhà quản trị : Kiểm soát nhằm làm cho nhà quản trị nắm bắt vấn đề xảy mà họ quan tâm Vì việc kiểm soát phải xuất phát từ nhu cầu riêng nhà quản trị để cung cấp cho họ thông tin phù hợp - Việc kiểm soát phải thực điểm trọng yếu , yếu tố có ý nghia hoạt động tổ chức Đó điểm phản ảnh rõ mục tiêu, tình trạng không đạt mục tiêu, đo lường tốt sai lệch, biết người chịu trách nhiệm thất bại, tốn nhất, tiêu chuẩn kiểm tra hiệu - Việc kiểm soát phải khách quan : Nếu việc kiểm soát thực với định kiến, thiên vị… cho kết không đúng, sai lệch - Việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí tổ chức Nếu không tạo căng thẳng, mâu thuẫn không đáng có - Việc kiểm soát phải tiết kiệm Hoạt động kiểm soát đòi hỏi chi phí định Do cần phải tính toán để hoạt động kiểm soát tiết kiệm - Việc kiểm soát phải đưa đến hành động Việc kiểm soát có hiệu có sai lệch tiến hành sửa sai, điều chỉnh Nếu không việc kiểm soát trở nên vô nghĩa Chương 8: Chức kiểm soát Đầu vào công việc Kiểm soát trước Đảm bảo thiết lập định hướng có nguồn lực đầu vào Tiến trình công trình công việc Kiểm soát trình Đảm bảo việc thực dòng công việc Đầu công việc Kiểm soát sau Đảm bảo kết cuối đáp ứng tiêu chuẩn mong muốn III CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT (Types of controls) Một hình thức tốt để xem xét kiểm soát cần tôn trọng bối cảnh hệ thống mở rộng thể theo hình Giải cácGiải vấn vấn Giải vấn đề trước chúng đề sau chúng đề chúng diễn diễn diễn Nó thể cách thức kiểm soát trước sau Cách thức có mối quan hệ mật thiết với giai đoạn chuyển hóa từ nhập lượng đầu vào thành lượng đầu Mỗi loại kiểm soát tăng khả thực : Chương 8: Chức kiểm soát • Kiểm soát trước (Feedforward controls): Đưa trước bắt đầu hoạt động Khảo sát trước đảm bảo mục tiêu rõ ràng ,các định hướng phù hợp thiết lập có nguồn lực hoàn thành mục tiêu -Mục đích để giải vấn đề trước diễn đặt biệt đưa câu hỏi quan trọng thường bị bỏ qua “Điều cần làm trước bắt đầu” -Kiểm soát trước có chất ngăn ngừa Các nhà quản trị sử dụng chúng sở tầm nhìn tương lai tiếp cận chủ động kiểm soát Ví dụ : Tại McDonald’s việc kiểm soát ban đầu chất liệu thực phẩm giữ vai trò quan trọng chương trình chất lượng công ty Công ty đòi hỏi nhà cung cấp bánh Hamburger sản xuất theo mô tả xác ,bao gồm từ vẻ tới đồng màu sắc Ngay thị trường nước ,công ty nổ lực để phát triển nhà cung cấp địa phương cung cấp nguyên liệu đáng tin cậy • Kiểm soát trình sản xuất (Concurrenent controls) Kiếm soát trình sản xuất tập trung vào xảy trình làm việc ,đôi gọi kiểm soát định hướng (steering controls), đảm bảo công việc thực phù hợp với kế hoạch kiểm soát thông qua giám soát trực tiếp Tuy nhiên xã hội giám soát ngày có chất ảo Ví dụ : Trong công ty Huyndai Motor hoạt động giám hình đặt trụ sở công ty Seoul , Hàn Quốc Các hệ thống hình cho phép công ty nắm bắt hoạt động sản xuất công ty phạm vi toàn cầu: linh kiện theo dõi từ chuyển lên tàu chúng đến nhà máy camera thực theo dõi dây chuyền lắp rắp cho toàn thể nhà máy đặt nhiều nơi giới Tất điều thực Trung tâm kiểm soát điều khiển toàn cầu Hyundai Mục tiêu kiểm soát trình làm việc giải vấn đề chúng diễn câu hỏi then chốt dạng kiểm soát (chúng ta làm để cải thiện việc tức thời ?) Như ví dụ Huyndai hoạt động sản xuất kiểm soát thời điểm hệ thống máy tính camera điều cho phép nhà quản trị nhanh chóng phát điều chỉnh vấn đề chu kỳ chế tạo Điều tương tự diễn McDoanald theo hình thức kiểm soát trực diện người thông qua giám sát viên Họ giám soát thường xuyên diễn ,đồng thời trợ giúp công nhân làm việc cho Họ đào tạo để can thiệp tức thời có không thực điều chỉnh lệch lạc • Kiếm soát sau (Feedback controls) Kiểm soát sau kiểm soát sau công việc hoàn thành chúng tập trung chất lượng kết cuối Kiểm soát sau phần lớn thường có tính thụ Chương 8: Chức kiểm soát động mục tiêu giải vấn đề sau chúng diễn ngăn ngừa cố diễn tương lai Câu hỏi trọng tâm “ việc hoàn tất ,chúng ta thực tốt ?”.Chúng ta quen thuộc với kiểm soát sau nhận quan điểm thị hiếu khách hàng Ví dụ: Trong nhà hàng hỏi thực khách có thích ăn hay không, hay lĩnh vực thời trang cần khảo xác thị hiếu khách hàng mẫu mã ưa chuộng năm để biết hướng đưa sản phẩm thị trường Như cần kiểm soát trình tự cách tỉ mỉ làm xong thành phẩm kiểm soát Ví dụ có công ty mắc phải sai lầm làm kiểm soát sau công toyota phải thu hồi hàng triệu xe lỗi bàn đạp chân ga bị lỗi trình sản xuất nhà quản trị cao cấp định ngưng bán ám kiểu xe thời gian vấn đề nghiên cứu giải IV.QUY TRÌNH KIỂM SOÁT Từ khái niệm kiểm soát ta xây dựng quy trình kiểm soát bao gồm bước sau: Bước :Xác định tiêu chuẩn kiểm soát Tiêu chuẩn kiểm soát sở để dựa vào nhà quản trị tiến hành đánh giá kiểm định đối tượng bị quản trị Đó định mức, chuẩn mực,hay mục tiêu ,chỉ tiêu mà đặt cho việc thực Nó kết mà mong muốn đạt Ví dụ : với tiêu thụ điện nhiên liệu động -Tùy vào nội dung đối tượng kiểm soát mà tiêu chuẩn kiểm soát khác +Tiêu chuẩn kiểm soát biểu hai dạng : định tính định lượng + Tiêu chuẩn định lượng : tiêu chuẩn lượng hóa qua số cụ thể Ví dụ : Số lượng sản phẩm, chi phí , giá người làm việc thông tin mang tính định lượng thường dễ kiểm soát + Tiêu chuẩn định tính : khó lượng hóa thành số cụ thể Ví dụ : Ý thức trách nhiệm thái độ lao động nên khó kiểm soát , thường đánh giá chúng qua nguyên tố trung gian ( Ví dụ:Dùng tiêu chuẩn phẩm chất để đánh giá đạo đức người) - Để gia tăng hiệu công tác kiểm soát thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát cần thực yêu cầu + Các tiêu chuẩn kiểm soát phải quán với mục tiêu chiến lược chung Chương 8: Chức kiểm soát + Các tiêu chuẩn kiểm soát thể qua hình thức mục tiêu việc thực + Các tiêu chuẩn kiểm soát nên thiết kế giúp cho việc kiểm soát trình Muốn cần thiết lập dạng yếu tố đầu vào kết đầu (Outputs) kết sau (outpcomes) giúp cho hệ thống đạt hiệu cao Ví dụ : Để kiểm soát kết đào tạo trường đại học ta sử dụng đầu vào : (inputs : điểm chuẩn đầu vào môn tuyển sinh ), đầu (các outputs điểm thi học phần , điểm thi tốt nghiệm ) kết sau (outcomes: hài lòng doanh nghiệp sử dụng nhân lực ) + Mang tính thực ( không cao không thấp quá) + Có giải thích hợp lí tiêu chuẩn đề + Dễ dàng cho việc đo lường Bước : Đo lường thành Tiến hành đo lường cách khách quan hành động xảy xảy lường trước việc xảy Sau so sánh với tiêu chuẩn bước mộ để phát sai lệch nguy có sai lệch làm sở cho việc xác định biện pháp sửa chữa điều chỉnh bước - Hiệu việc đo lường phụ thuộc vào phương pháp đo Ví dụ : Một nhà sản xuất muốn điều tra thị trường để ước lượng khả thích ứng ?  Trường hợp cho thấy phương pháp đo lường định độ tin cậy việc - đo lường Đối với tiêu chuẩn kiểm soát biểu dạng định lượng việc đo lường đơn giản , tiêu chuẩn định tính việc đo lường phức tạp Ví dụ : Đo lường thị phần sản phẩm dễ so với đo lường uy tín nhãn hiệu thị phần Bước : Điều chỉnh sai lệch Sau phát sai lệch cần phân tích rõ nguyên nhân dẫn đến sai lệch ( khách quan hay chủ quan) đồng thời đưa biện pháp sửa chữa khắc phục sai lệch Qua ta thấy kiểm soát mộ hệ thống phản hồi quan trọng công việc quản trị Chính nhờ hệ thống phản hồi mà nhà quản trị biết rõ trạng doanh nghiệp vấn đề mà gặp phải để chủ động thực biện pháp điều chỉnh biện pháp kịp thời Ta tóm tắt trình kiểm soát sơ đồ sau : Sơ đồ vòng phản hồi kiểm soát Kết Đo lượng thực tế (1) (2) So sánh với tiêu chuẩn Xác định sai lệch (3) (4) Chương 8: Chức kiểm soát Phân tích Kết nguyên mong nhân muốnsai lệch (8) (5) Thực điều chỉnh Đưa chương trình điều chỉnh (7) (6) Chương 8: Chức kiểm soát V.CÁC VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT CHÍNH YẾU CỦA TỔ CHỨC 1.Hệ thống kĩ luật nhân viên Sự vắng mặt phải chậm trễ hay trì trệ thực công việc vấn đề mà tổ chức gặp phải Mọi hành vi nên sử lí hoạt động quản trị nguồn nhân lực thông qua hệ hống kỉ luật nhân viên Khi kỉ luật tiến hành theo cách công quán có hệ thống trở thành dạng kiểm soát quản trị hữu ích Mục tiêu kĩ thuật đạt mọng đợi tổ chức thông qua việc khiển trách thấp thực Ví dụ: Hình phạt cao cho nghỉ việc nên áp dụng cho hành vi nghiêm trọng (tội ác) hay vi phạm lặp lặp lại có tính chất nghiêm trọng ( liên tục trễ nãi công việc ) 2.Quản trị kiểm soát dự án Dự án công việc liên quan đến cá nhân buổi tiệc kỉ niệm gia đình hay liên quan đến tổ chức đưa sản phẩm dịch vụ Các nhiệm vụ mang đặc điểm chung có tính tương đối phức tạp với nhiều thành phần cần phải diễn theo trình tự phải hoàn thành vào thời điểm xác định Quản trị dự án hể trách nhiệm cho việc hoạch điịnh tổng thể , giám sát kiểm soát dự án 3.Kiểm soát tài Áp lực phải sử dụng tốt nguồn lực tài diện tổ chức Nền tảng phân tích việc sử dụng kiểm soát tài nằm bảng cân đối kết toán báo cáo thu nhập Bảng cân đối kế toán thể cân đối tài sản nguồn tài trợ thời điểm 4.Thẻ điểm cân Các nhà quản trị sử dụng lợi ‘thẻ điểm’’ để ghi chép thepo dõi kết thực Phát triển thẻ điểm cân cho mộ tổ chức việc xây dựng làm rõ sứ mệnh , tầm nhìn tổ chức Khi đo lường thẻ điểm cân thực ghi chép đặn để phục vụ cho việc đánh giá cẩn trọng , hi vọng tổ chức thực tốt lính vực hoạt động Chương 8: Chức kiểm soát VI.CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT 1.Ngân quỹ 1.1 Khái niệm Ngân quỹ vừa công cụ lập kế hoạch đồng thời vừa công cụ kiểm soát quan trọng nhà quản trị *Lợi ích việc lập kế hoạch ngân quỹ Cho phép nhà quản lí thấy cách rõ ràng tiền vốn chi tiêu chi tiêu đâu ,các kế hoạc bao gồm khoản chi phí ,về nguồn thu số đơn vị đầu vào đầu dạng vật lí 1.2 Các dạng ngân quỹ - Ngân quỹ thu chi + Ngân quỹ thu :các khoản thu từ việc bán hàng cung cấp dịch vụ + Ngân quỹ chi khoản chi cho lao động trực tiếp ,vật liệu ,giám sát , thuê mướn máy móc, thiết bị… - Ngân quỹ thời gian, không gian, vật liệu sản phẩm - Các ngân quỹ biểu dạng vật lý : số lao động trực tiếp, số máy, số đơn vị vật liệu, số đơn vị sản phẩm sản xuất - Ngân quỹ tiền mặt : số thu chi tiền mặt,số tồn tiền mặt 1.3 Kĩ thuật lập ngân quỹ Trong tác phẩm “những vấn đề cốt yếu quản lí” , Koontz O Donnel giới thiệu kĩ thuật lập ngân quỹ 1.3.1 Ngân quỹ biến đổi: Được áp dụng chủ yếu cho ngân quỹ chi tiêu ,nó thiết kế thay đổi số lượng bán vài số đo khác sản lượng thay đổi Ví dụ: Chi phí hao mòn , thuế tài sản bảo hiểm tài sản ,chi phí bảo hiểm máy 1.3.2 Ngân quỹ sở- Zerô : Được thiết kế cách chia chương trình sở thành “các gói goomg mục tiêu ,các hoạt động nguồn lực cần thiết Sau tiến hành tính chi phí cho gói 1.3.3 Ngân quỹ lựa chọn ngân quỹ phụ : Các ngân quỹ lựa chọn biến dạng ngân quỹ biến đổi ,ở ngân quỹ biến đổi mà thực biến thiên vô hạn giới hạn lại số khả lựa chọn Chương 8: Chức kiểm soát 2.Kĩ thuật phân tích thống kê Có vai trò quang trọng trình thực chức kiểm soát Kĩ thuật thực sở dựa vào liệu khứ , tổng hợp thành biểu đồ đồ thị Ví dụ : Trong công tác nghiên cứu marketting nhờ sử dụng kĩ thuật phân tích thống kê , thông qua việc điều tra mẫu với câu hỏi thiết kế sẵn để vấn khách hàng ,các nhà nghiên cứu đưa dự đoán thị trường xu hướng khách hàng qua tạo sở cho định kinh doanh Các báo cáo phân tích chuyên môn Được thực cách chuyên gia nghiên cứu lĩnh vực chuyên sâu (chuyên gia kế toán kiểm toán ,tài chính, dự án … ) 4.Kiểm soát hành vi - Quan sát cá nhân : Được thực cách theo dõi quan sát trực tiếp người lao động trình thực nhiệm vụ để phát điều chỉnh kịp thời sai lệch - Quản trị mục tiêu (MBO): Được thực việc đánh giá mức độ hoàn thành mục tiê mà người lao động cam kết -Kiểm soát quan liêu : Được thực thông qua hệ thống nguyên tắc thủ tục vận hành chuẩn để định hướng hành vi phận ,chức cá nhân Ví dụ :Để hướng dẫn cho nhân viên phục vụ nhà hàng lớn ,người ta đưa quy trình chuẩn ,đề nghị nhân viên học thuộc tuân theo Chương 8: Chức kiểm soát KẾT LUẬN Kiểm soát chức quan trọng quản trị ,là hệ thống thông tin phản hồi giúp cho việc hoàn thành công tác quản trị công tác tổ chức Vì doanh nghiệp nhà quản trị nên tìm hiểu , nắm chức yêu cầu kiểm soát để tạo tảng quản trị giúp tổ chức thành công phát triển bền vững Chương 8: Chức kiểm soát NGUỒN Phan Thị Minh Châu- Quản trị học- NXB Thống kê 2011 Bùi Văn Danh- Quản trị học- NXB Lao động 2011 Nguyễn Ngọc Hiến- Quản trị kinh doanh- NXB Lao động 2003 Trường Đại học kinh tế TP.HCM, Khoa Quản trị kinh doanh- Giáo trình Quản trị học,NXB trẻ 1996 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Khoa Khoa học quản lý- Giáo trình khoa học quản lý- NXB Khoa học kĩ thuật, 1999 James H.Donnelly – James L.Gibson – Joan M.Ivancevich, Quản trị học bản, NXB Thống kê- 2000 ‫ﻫﻫﻫﻫﻫ‬ HẾT ‫ﻫﻫﻫﻫﻫ‬ Chương 8: Chức kiểm soát ... để đạt mục tiêu Chương 8: Chức kiểm soát II.CÁC NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT Để thực có hiệu công tác kiểm soát, cần thực theo nguyên tắc kiểm soát sau đây: - Việc kiểm soát phải sở mục... công tác kiểm soát thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát cần thực yêu cầu + Các tiêu chuẩn kiểm soát phải quán với mục tiêu chiến lược chung Chương 8: Chức kiểm soát + Các tiêu chuẩn kiểm soát thể qua... kiểm soát phải đưa đến hành động Việc kiểm soát có hiệu có sai lệch tiến hành sửa sai, điều chỉnh Nếu không việc kiểm soát trở nên vô nghĩa Chương 8: Chức kiểm soát Đầu vào công việc Kiểm soát