chức năng kiểm soát

chức năng kiểm soát

Chương VIII:

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

Giảng viên: Vũ Thị Hương Giang

Bộ môn Quản trị Nhân sự

Tel: 0913289588

Email: giangvth@ftu.edu.vn

Nội dung chính

I Khái niệm và vai trò của kiểm soát

II Quy trình kiểm soát

III Các loại kiểm soát

IV Các tiêu chuẩn của hệ thống kiểm soát hiệu

quả

I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ

1 Khái niệm

Là quá trình:

 Kiểm tra, giám sát các hoạt động để đảm

bảo chúng đang được thực hiện theo đúng

kế hoạch

 Điều chỉnh những sai lệch

2 Vai trò của kiểm soát

2 Vai trò của kiểm soát

Giúp nhà quản trị biết được các mục tiêu của

tổ chức có được thực hiện đúng không và lý

do tại sao thực hiện được hoặc không thực hiện được

Giúp nhà quản trị biết được lý do tại sao mục tiêu thực hiện được hoặc không thực hiện được, để có điều chỉnh kịp thời

Giúp nhà quản trị thực hiện quá trình ủy quyền tốt hơn (thông tin và thông tin phản hồi)

II QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

1 Đo lường kết quả hoạt động

1.1 Xác định các tiêu chí đo lường

 Liên quan đến công việc

 Định lượng và khách quan

 Cảm tính và chủ quan

1.2 Phương pháp đo lường

 Quan sát cá nhân

 Báo cáo thống kê

 Báo cáo trực tiếp

 Báo cáo bằng văn bản

1.2 Phương pháp đo lường

a Quan sát cá nhân

 Ưu điểm:

• theo dõi được trên diện rộng

• tạo cơ hội cho NQT thấy được những gì đang

thực sự diễn ra

 Nhược điểm:

• Phụ thuộc vào cảm tính cá nhân

• Tốn thời gian

• Chịu sự phản đối của nhân viên

1.2 Phương pháp đo lường

b Báo cáo thống kê

 Gồm những thông tin từ máy tính như đồ thị, biểu

đồ, số liệu

 Ưu điểm:

• Dữ liệu số dễ hình dung

• Hiệu quả trong việc thể hiện mối quan hệ giữa các số liệu

 Nhược điểm:

• Cung cấp ít thông tin về hoạt động nào đó

• Một số lĩnh vực, kết quả thống kê chỉ đo lường về số lượng

mà bỏ qua các nhân tố khác như nhân tố chủ quan

1.2 Phương pháp đo lường

c Báo cáo trực tiếp

 qua các buổi hội nghị, đối thoại trực tiếp, qua điện thoại

 Ưu điểm: phương pháp này nhanh, cho phép

có sự phản hồi, nhận thấy được cách diễn đạt về ngôn ngữ, giọng nói

 Hạn chế: khó trong việc lưu văn bản để dung tài liệu tham khoả về sau

1.2 Phương pháp đo lường

d Báo cáo bằng văn bản

 Tuy chậm hơn nhưng lại mang tính chính thức hơn các báo cáo trực tiếp hoặc báo cáo lại

 Tính chính thức này làm cho các báo cáo trở nên đầy đủ và súc tích hơn các báo cáo trực tiếp

 Văn bản viết tay thì dễ lưu trữ và dễ tìm

2 So sánh kết quả với tiêu chuẩn

 Xác định khoảng sai lệch chấp nhận được

 Xác định chênh lệch thực tế và tiêu chuẩn

3 Tiến hành hoạt động quản trị

3 Tiến hành hoạt động quản trị

Điều chỉnh hoạt động thực tế

• Điều chỉnh tức thời: giải quyết vấn đề ngay lập tức nhằm đưa hoạt động về quỹ đạo bình thường

• Điều chỉnh cơ bản: xem xét các hoạt động thực tế chênh lệch ntn, tại sao.

Điều chỉnh lại những tiêu chuẩn: Sự sai lệch

có thể là kết quả của những tiêu chuẩn không phù hợp với thực tế, mục tiêu đó có thể là quá cao hay quá thấp

III CÁC LOẠI KIỂM SOÁT

1 Kiểm soát phòng ngừa

• Đưa ra những hoạt động quản trị trước khi vấn

đề xảy ra

• Cho phép nhà quản trị ngăn chặn vấn đề chứ không phải là khắc phục

• Đòi hỏi những thông tin chính xác, mất nhiều thời gian và rất khó thu thập

2 Kiểm soát tại chỗ

• Được áp dụng khi một hoạt động đang được tiến hành.

• Giúp các nhà quản trị khắc phục những vấn

đề trước khi chúng trở nên tốn kém.

• Chỉ có hiệu quả nếu các nhà quản trị có được thông tin chính xác, kịp thời về những thay đổi của môi trường và về hoạt động

3 Kiểm soát phản hồi

• Kiểm soát được dựa trên thông tin phản hồi, được thực hiện sau khi hoạt động kết thúc.

• Hạn chế: trước khi nhà quản trị có thông tin thì những vấn đề đã xảy ra và dẫn đến sự lãng phí hoặc thiệt hại

• Ưu điểm so với việc kiểm soát đồng thời:

cung cấp cho nhà quản trị đầy đủ thông tin về những

nỗ lực trong việc lập kế hoạch của họ đã có hiệu quả như thế nào

có thể thúc đẩy động cơ làm việc của nhân viên

được áp dụng để làm cơ sở tiến hành khen thưởng và khuyến khích cán bộ, công nhân.

IV CÁC TIÊU CHUẨN CỦA HỆ

THỐNG KIỂM SOÁT HIỆU QUẢ