chức năng hoạch định
Trang 1Chương IV:
CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
Giảng viên: Vũ Thị Hương Giang
Bộ môn Quản trị Nhân sự Tel: 0913289588
Trang 2I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA
HOẠCH ĐỊNH
1 Khái niệm
Harold Koontz: hoạch định là “quyết
định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó.”
Hoạch định: là quá trình xác định các
mục tiêu và các phương thức tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó.
Trang 3I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA
HOẠCH ĐỊNH
1 Khái niệm
Mục tiêu: là kết quả mong muốn cuối
cùng của mỗi cá nhân, bộ phận và toàn bộ tổ chức.
Phương thức: được thể hiện trong
chiến lược và kế hoạch của tổ chức
Trang 4I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA
Phát triển một hệ thống các kế hoạch toàn
diện để phối hợp và thống nhất các hoạt động của tổ chức
Trang 52 Vai trò và tầm quan trọng của
hoạch định
Giúp tổ chức đối phó với những bất ổn
của môi trường
Tăng cường sự phối hợp hoạt động của
Trang 63 Phân loại kế hoạch
a Theo mức độ cụ thể:
Kế hoạch định hướng: là những kế hoạch có
tính linh hoạt cao khi thực hiện, thường vạch
ra đường hướng chung cho hoạt động của tổ chức
Kế hoạch cụ thể: là những kế hoạch với
những mục tiêu được xây dựng chi tiết, rõ ràng, không cần phải giải thích gì thêm khi thực hiện, và thường mang tính định lượng
Trang 73 Phân loại kế hoạch
b Theo tầm ảnh hưởng:
Kế hoạch chiến lược: xác định các mục
tiêu tổng quát của tổ chức và vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt động của mình
Kế hoạch tác nghiệp: xác định rõ ràng và
cụ thể cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch chiến lược
Trang 83 Phân loại kế hoạch
b Theo tầm ảnh hưởng:
So sánh kế hoạch chiến lược vs kế hoạch tác nghiệp
KH chiến lược KH tác nghiệp
Thời gian Dài hạn, áp dụng
một lần Ngắn hạn, áp dụng thường xuyên
Phạm vi
ảnh hưởng Toàn bộ doanh nghiệp Từng bộ phận/ phòng/ ban
Vai trò Định hướng Chi tiết, cụ thể
Trang 93 Phân loại kế hoạch
c Theo thời gian:
Kế hoạch dài hạn: 5 năm trở lên
Kế hoạch trung hạn: khoảng 3 năm
Kế hoạch ngắn hạn: dưới 1 năm
Trang 103 Phân loại kế hoạch
d Theo mức độ áp dụng:
Kế hoạch sử dụng một lần: được áp dụng
một lần để giải quyết một vấn đề nào đó trong một bối cảnh cụ thể
Kế hoạch thường trực: được dùng nhiều
lần để hướng dẫn các công việc lặp đi lặp lại
Trang 114 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc
hoạch định
a Cấp quản lý
Trang 124 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc
hoạch định
b Độ bất ổn của môi trường
• Môi trường có nhiều bất ổn, các kế hoạch phải cụ thể nhưng linh hoạt, mang tính định hướng cao
• Khi độ bất ổn thấp, kế hoạch thường tỷ mỉ, phức tạo và dài hạn
Trang 134 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc
hoạch định
c Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp
Trang 144 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc
hoạch định
c Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp
Giai đoạn 1: Mới hình thành: kế hoạch thời kỳ này cần mềm dẻo, linh hoạt và mang tính định hướng
Giai đoạn 2: Tăng trưởng: mục tiêu được xác định rõ hơn nên các kế hoạch có xu hướng ngắn hạn và thiên về cụ thể.
Trang 154 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc
hoạch định
c Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp
• Giai đoạn 3: Chín muồi: Đây là giai đoạn
mà tính ổn định và tính dự đoán được của doanh nghiệp là lớn nhất nên kế hoạch dài hạn và cụ thể là thích hợp nhất.
• Giai đoạn 4: Suy thoái: các kế hoạch lại chuyển từ dài hạn sang ngắn hạn, từ cụ thể sang định hướng
Trang 165 Quy trình hoạch định
Nghiên cứu và dự báo (môi trường)
Thiết lập mục tiêu Phát triển các tiền đề Xây dựng các phương án thực hiện mục tiêu
Đánh giá các phương án
Trang 17II Mục tiêu: Cơ sở của hoạch định
1 Khái niệm
Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối
cùng của mỗi cá nhân, bộ phận và toàn
bộ tổ chức
Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất
cả các quyết định quản trị và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường
Trang 182 Phân loại mục tiêu
a Theo mức độ cụ thể:
Mục tiêu chung: là các mục tiêu tổng quát
của tổ chức, là cơ sở cho các quyết định quản trị và thường mang tính định tính.
Mục tiêu tác nghiệp: thường chỉ rõ điều kiện
mang tính định lượng, nó cũng chỉ rõ người thực hiện và thời gian hoàn thành Thậm chí,
nó con mang tính thường xuyên, có thể được hoạch định hàng ngày, theo ca, theo giờ
Trang 192 Phân loại mục tiêu
b Theo biểu hiện:
Trang 202 Phân loại mục tiêu
c Theo thời gian:
• Mục tiêu ngắn hạn: là những mục tiêu mà tổ chức cần đạt được trong thời gian rất ngắn (thời hạn thường dưới 1 năm).
• Mục tiêu trung hạn: đòi hỏi thời gian từ một đến năm năm.
• Mục tiêu dài hạn: thời gian dài hơn 5 năm,
có tính chất chiến lược trong dài hạn.
Trang 213 Thứ tự ưu tiên mục tiêu
• Mục tiêu cấp bách: phải thực hiện ngay để
đảm bảo cho sự thành công của doanh nghiệp.
• Mục tiêu quan trọng: mang tính sống còn, cần
thực hiện để làm cho công việc tốt hơn nhưng nếu cần có thể trì hoãn một thời gian.
• Mục tiêu nên theo đuổi: là những mục tiêu cần
thực hiện với mục đích làm công việc tốt hơn,
Trang 224 Phương pháp thiết lập mục tiêu
a Nguyên tắc thiết lập mục tiêu:
SMART(ER)
• Specific : cụ thể
• Measurable : đo lường được
• Agreement (Achievable): đồng thuận, có thể đạt
Trang 234 Phương pháp thiết lập mục tiêu
b Xác lập mục tiêu theo kiểu truyền thống
Trang 244 Phương pháp thiết lập mục tiêu
b Xác lập mục tiêu theo kiểu truyền thống
Nguyên tắc: Mục tiêu được đưa ra ở cấp cao nhất
và sau đó sẽ được phân chia thành các mục tiêu nhỏ hơn để phân bổ cho các cấp dưới trong tổ chức
Ưu điểm: Phương pháp này giả định các nhà quản
trị cấp cao hiểu rõ điều gì là tốt nhất cho tổ chức
=> Mỗi nhân viên sẽ nỗ lực làm việc để đạt được mục tiêu đã đề ra trong phần trách nhiệm của họ.
Trang 254 Phương pháp thiết lập mục tiêu
c Thiết lập mục tiêu theo phương pháp
MBO (Quản lý bằng mục tiêu)
Khái niệm:
Quản trị theo mục tiêu là phương pháp
quản trị trong đó nhà quản trị và những thuộc cấp cùng nhau thiết lập mục tiêu rõ ràng Những mục tiêu này được các thành viên tự cam kết thực hiện và kiểm soát.
Trong MBO, mục tiêu không chỉ để quản lý
Trang 264 Phương pháp thiết lập mục tiêu
c Thiết lập mục tiêu theo phương pháp
MBO (Quản lý bằng mục tiêu)
Đặc điểm: MBO gồm 4 yếu tố cơ bản:
Trang 274 Phương pháp thiết lập mục tiêu
c Thiết lập mục tiêu theo phương pháp
MBO (Quản lý bằng mục tiêu)
3 Cán bộ quản lý các đơn vị phối hợp với cấp trên
để xác định các mục tiêu cụ thể của đơn vị.
4 Các mục tiêu cụ thể được đưa xuống từng thành
viên trong các phòng ban và cùng phối hợp, thiết
Trang 284 Phương pháp thiết lập mục tiêu
c Thiết lập mục tiêu theo phương pháp
MBO (Quản lý bằng mục tiêu)
Quy trình:
5 Các kế hoạch hành động, những mục tiêu cần đạt
đến được cụ thể hóa và được các nhà quản trị và cấp dưới thông qua
6 Các kế hoạch hành động được triển khai
7 Tiến trình thực hiện các mục tiêu được kiểm tra
thường xuyên, thông qua việc cung cấp các thông tin phản hồi
8 Việc hoàn thành các mục tiêu được thúc đẩy bởi
hệ thống thưởng trên kết quả công việc
Trang 294 Phương pháp thiết lập mục tiêu
c Thiết lập mục tiêu theo phương pháp
MBO (Quản lý bằng mục tiêu)
Ưu điểm của MBO:
Thiết lập được những mục tiêu thực: mục tiêu khó,
Nhân viên sẽ cam kết tốt hơn
Nhân viên có thể làm việc độc lập
Trang 304 Phương pháp thiết lập mục tiêu
c Thiết lập mục tiêu theo phương pháp
MBO (Quản lý bằng mục tiêu)
Nhà quản lý theo đuổi các mục tiêu với bất kỳ mức chi phí nào
Trang 31BÀI TẬP
1 Lập kế hoạch cho bản thân mình trong
5 năm tới.
2 Lập kế hoạch kinh doanh cho một
doanh nghiệp mới hoặc một cửa hàng.