chức năng hoạch định

chức năng hoạch định

Chương IV:

CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

Giảng viên: Vũ Thị Hương Giang

Bộ môn Quản trị Nhân sự Tel: 0913289588

I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA

HOẠCH ĐỊNH

1 Khái niệm

 Harold Koontz: hoạch định là “quyết

định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó.”

 Hoạch định: là quá trình xác định các

mục tiêu và các phương thức tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó.

I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA

HOẠCH ĐỊNH

1 Khái niệm

 Mục tiêu: là kết quả mong muốn cuối

cùng của mỗi cá nhân, bộ phận và toàn bộ tổ chức.

 Phương thức: được thể hiện trong

chiến lược và kế hoạch của tổ chức

I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA

 Phát triển một hệ thống các kế hoạch toàn

diện để phối hợp và thống nhất các hoạt động của tổ chức

2 Vai trò và tầm quan trọng của

hoạch định

 Giúp tổ chức đối phó với những bất ổn

của môi trường

 Tăng cường sự phối hợp hoạt động của

3 Phân loại kế hoạch

a Theo mức độ cụ thể:

 Kế hoạch định hướng: là những kế hoạch có

tính linh hoạt cao khi thực hiện, thường vạch

ra đường hướng chung cho hoạt động của tổ chức

 Kế hoạch cụ thể: là những kế hoạch với

những mục tiêu được xây dựng chi tiết, rõ ràng, không cần phải giải thích gì thêm khi thực hiện, và thường mang tính định lượng

3 Phân loại kế hoạch

b Theo tầm ảnh hưởng:

Kế hoạch chiến lược: xác định các mục

tiêu tổng quát của tổ chức và vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt động của mình

Kế hoạch tác nghiệp: xác định rõ ràng và

cụ thể cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch chiến lược

3 Phân loại kế hoạch

b Theo tầm ảnh hưởng:

So sánh kế hoạch chiến lược vs kế hoạch tác nghiệp

KH chiến lược KH tác nghiệp

Thời gian Dài hạn, áp dụng

một lần Ngắn hạn, áp dụng thường xuyên

Phạm vi

ảnh hưởng Toàn bộ doanh nghiệp Từng bộ phận/ phòng/ ban

Vai trò Định hướng Chi tiết, cụ thể

3 Phân loại kế hoạch

c Theo thời gian:

Kế hoạch dài hạn: 5 năm trở lên

Kế hoạch trung hạn: khoảng 3 năm

Kế hoạch ngắn hạn: dưới 1 năm

3 Phân loại kế hoạch

d Theo mức độ áp dụng:

 Kế hoạch sử dụng một lần: được áp dụng

một lần để giải quyết một vấn đề nào đó trong một bối cảnh cụ thể

 Kế hoạch thường trực: được dùng nhiều

lần để hướng dẫn các công việc lặp đi lặp lại

4 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc

hoạch định

a Cấp quản lý

4 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc

hoạch định

b Độ bất ổn của môi trường

• Môi trường có nhiều bất ổn, các kế hoạch phải cụ thể nhưng linh hoạt, mang tính định hướng cao

• Khi độ bất ổn thấp, kế hoạch thường tỷ mỉ, phức tạo và dài hạn

4 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc

hoạch định

c Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp

4 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc

hoạch định

c Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp

Giai đoạn 1: Mới hình thành: kế hoạch thời kỳ này cần mềm dẻo, linh hoạt và mang tính định hướng

Giai đoạn 2: Tăng trưởng: mục tiêu được xác định rõ hơn nên các kế hoạch có xu hướng ngắn hạn và thiên về cụ thể.

4 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc

hoạch định

c Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp

• Giai đoạn 3: Chín muồi: Đây là giai đoạn

mà tính ổn định và tính dự đoán được của doanh nghiệp là lớn nhất nên kế hoạch dài hạn và cụ thể là thích hợp nhất.

• Giai đoạn 4: Suy thoái: các kế hoạch lại chuyển từ dài hạn sang ngắn hạn, từ cụ thể sang định hướng

5 Quy trình hoạch định

Nghiên cứu và dự báo (môi trường)

Thiết lập mục tiêu Phát triển các tiền đề Xây dựng các phương án thực hiện mục tiêu

Đánh giá các phương án

II Mục tiêu: Cơ sở của hoạch định

1 Khái niệm

 Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối

cùng của mỗi cá nhân, bộ phận và toàn

bộ tổ chức

 Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất

cả các quyết định quản trị và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường

2 Phân loại mục tiêu

a Theo mức độ cụ thể:

 Mục tiêu chung: là các mục tiêu tổng quát

của tổ chức, là cơ sở cho các quyết định quản trị và thường mang tính định tính.

 Mục tiêu tác nghiệp: thường chỉ rõ điều kiện

mang tính định lượng, nó cũng chỉ rõ người thực hiện và thời gian hoàn thành Thậm chí,

nó con mang tính thường xuyên, có thể được hoạch định hàng ngày, theo ca, theo giờ

2 Phân loại mục tiêu

b Theo biểu hiện:

2 Phân loại mục tiêu

c Theo thời gian:

• Mục tiêu ngắn hạn: là những mục tiêu mà tổ chức cần đạt được trong thời gian rất ngắn (thời hạn thường dưới 1 năm).

• Mục tiêu trung hạn: đòi hỏi thời gian từ một đến năm năm.

• Mục tiêu dài hạn: thời gian dài hơn 5 năm,

có tính chất chiến lược trong dài hạn.

3 Thứ tự ưu tiên mục tiêu

• Mục tiêu cấp bách: phải thực hiện ngay để

đảm bảo cho sự thành công của doanh nghiệp.

• Mục tiêu quan trọng: mang tính sống còn, cần

thực hiện để làm cho công việc tốt hơn nhưng nếu cần có thể trì hoãn một thời gian.

• Mục tiêu nên theo đuổi: là những mục tiêu cần

thực hiện với mục đích làm công việc tốt hơn,

4 Phương pháp thiết lập mục tiêu

a Nguyên tắc thiết lập mục tiêu:

SMART(ER)

• Specific : cụ thể

• Measurable : đo lường được

• Agreement (Achievable): đồng thuận, có thể đạt

4 Phương pháp thiết lập mục tiêu

b Xác lập mục tiêu theo kiểu truyền thống

4 Phương pháp thiết lập mục tiêu

b Xác lập mục tiêu theo kiểu truyền thống

 Nguyên tắc: Mục tiêu được đưa ra ở cấp cao nhất

và sau đó sẽ được phân chia thành các mục tiêu nhỏ hơn để phân bổ cho các cấp dưới trong tổ chức

 Ưu điểm: Phương pháp này giả định các nhà quản

trị cấp cao hiểu rõ điều gì là tốt nhất cho tổ chức

=> Mỗi nhân viên sẽ nỗ lực làm việc để đạt được mục tiêu đã đề ra trong phần trách nhiệm của họ.

4 Phương pháp thiết lập mục tiêu

c Thiết lập mục tiêu theo phương pháp

MBO (Quản lý bằng mục tiêu)

 Khái niệm:

Quản trị theo mục tiêu là phương pháp

quản trị trong đó nhà quản trị và những thuộc cấp cùng nhau thiết lập mục tiêu rõ ràng Những mục tiêu này được các thành viên tự cam kết thực hiện và kiểm soát.

Trong MBO, mục tiêu không chỉ để quản lý

4 Phương pháp thiết lập mục tiêu

c Thiết lập mục tiêu theo phương pháp

MBO (Quản lý bằng mục tiêu)

 Đặc điểm: MBO gồm 4 yếu tố cơ bản:

4 Phương pháp thiết lập mục tiêu

c Thiết lập mục tiêu theo phương pháp

MBO (Quản lý bằng mục tiêu)

3 Cán bộ quản lý các đơn vị phối hợp với cấp trên

để xác định các mục tiêu cụ thể của đơn vị.

4 Các mục tiêu cụ thể được đưa xuống từng thành

viên trong các phòng ban và cùng phối hợp, thiết

4 Phương pháp thiết lập mục tiêu

c Thiết lập mục tiêu theo phương pháp

MBO (Quản lý bằng mục tiêu)

 Quy trình:

5 Các kế hoạch hành động, những mục tiêu cần đạt

đến được cụ thể hóa và được các nhà quản trị và cấp dưới thông qua

6 Các kế hoạch hành động được triển khai

7 Tiến trình thực hiện các mục tiêu được kiểm tra

thường xuyên, thông qua việc cung cấp các thông tin phản hồi

8 Việc hoàn thành các mục tiêu được thúc đẩy bởi

hệ thống thưởng trên kết quả công việc

4 Phương pháp thiết lập mục tiêu

c Thiết lập mục tiêu theo phương pháp

MBO (Quản lý bằng mục tiêu)

 Ưu điểm của MBO:

Thiết lập được những mục tiêu thực: mục tiêu khó,

Nhân viên sẽ cam kết tốt hơn

Nhân viên có thể làm việc độc lập

4 Phương pháp thiết lập mục tiêu

c Thiết lập mục tiêu theo phương pháp

MBO (Quản lý bằng mục tiêu)

Nhà quản lý theo đuổi các mục tiêu với bất kỳ mức chi phí nào

BÀI TẬP

1 Lập kế hoạch cho bản thân mình trong

5 năm tới.

2 Lập kế hoạch kinh doanh cho một

doanh nghiệp mới hoặc một cửa hàng.