CHƯƠNG 8 chức năng kiểm soát

CHƯƠNG 8: CHỨC NĂNG KIỂM SỐT Mục đích u cầu chương Kiểm soát chức sau tiến trình quản trị Kiểm sốt xem q trình cung cấp thơng tin phản hồi giúp cho việc khắc phục nhược điểm công tác quản trị, đảm bảo tổ chức đạt mục tiêu xác định Kiểm sốt khơng dừng lại hoạt động diễn kết thúc, cịn q trình kiểm sốt trước đơì với việc xảy ra, điều đặc biệt quan trọng công tác quản trị doanh nghiệp ngày nay, giúp cho doanh nghiệp chủ động đốì phó với nguy tới nhằm giảm thiểu rủi ro kinh doanh Đọc xong chương bạn hiểu rõ số nội dung sau đây: • Kiểm sốt gì? • Các ngun tắc xây dựng chế kiểm sốt • Tiến trình kiểm sốt • Các loại hình kiểm sốt • Các kỹ thuật kiểm soát 8.1 KHÁI NIỆM VÀ CÁC NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT 8.1.1 KHÁI NIỆM Như đề cập phần kiểm soát bốn chức quan trọng quản trị, công việc cấp bậc quản trị từ vị chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc đốc công hay tổ trưởng Tuy nhiên thực tiễn, khái niệm hiểu theo nhiều cách khác nhau, có quan điểm cho rằng: “kiềm sốt chức sau diễn công việc kết thúc”, hay “kiểm soát hoạt động xuất giai đoạn định”, cách hiểu chưa đầy đủ không với chất khái niệm Có thể đưa khái niệm sau kiểm sốt: “Kiểm sốt q trình đo lường kết thực tế so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát sai lệch nguyên nhân sai lệch sở đưa biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sai lệch nguy sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt mục tiêu nó” Theo chúng tơi có điểm quan trọng khái niệm kiểm soát mà nhà quản trị cần lưu ý là: • Kiểm sốt q trình • Kiểm sốt khơng dành cho hoạt động dã xảy kết thúc mà kiểm soát hoạt động xảy xảy • Kiểm sốt nhằm phát sai lệch nguy sai lệch • Kiểm soát để thực biện pháp khắc phục sai lệch hướng đến việc hoàn thành mục tiêu định 8.1.2 CÁC NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT Trong tác phẩm: “Những vấn đề cốt yếu quản lý” tác giả Koontz Ó Donnell bảy nguyên tắc định hướng cho việc xây dựng chế kiểm soát tổ chức Cụ thể là: Kiểm soát phải thiết kế kế hoạch hoạt động tổ chức theo cấp bậc đối tượng kiểm sốt: Vì mục tiêu chủ yếu kiểm sốt kiểm sốt tình hình thực kế hoạch, kế hoạch trở thành đốì tượng đồng thời sở kiểm soát Kiểm soát phải thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức Nội dung kiểm soát tùy thuộc vào nội dung kế hoạch hoạt động, mặt khác kiểm soát cần thiết kế theo cấp bậc đối tượng bị kiểm sốt Khơng thể áp dụng việc kiểm sốt giống cho tất cấp bậc đối tượng khác Ví dụ kiểm sốt khả quản trị phó giám đốc phải đặt tiêu chuẩn để đánh giá khác với tiêu chuẩn đặt với tổ trưởng Kiểm sốt cơng việc giáo viên khác với kiểm sốt cơng việc trưởng khoa Cơng việc kiểm soát phải thiết kế theo yêu cầu nhà quản trị: Việc kiểm soát nhằm làm cho nhà quản trị nắm bắt vấn đề xảy mà họ quan tâm Vì vậy, việc kiểm soát phải xuất phát từ nhu cầu riêng nhà quản trị để cung cấp cho họ thơng tin phù hợp Ví dụ: nhà quản trị quan tâm đến vấn đề tài doanh nghiệp việc kiểm sốt phải nhằm mục đích xác định cho diễn biến tài doanh nghiệp Sự kiểm soát phải thực khâu trọng yếu: Khi xác định rõ mục đích kiểm sốt, thực tế nhà quản trị phải lựa chọn xác định phạm vi cần tập trung việc kiểm soát Nếu khơng xác định xác khu vực trọng điểm kiểm soát khu vực rộng, làm tốn thời gian, lãng phí vật chất mà việc kiểm sốt khơng đạt hiệu cao Khâu trọng yếu cần kiểm soát khâu định tồn tổ chức, ví dụ khâu trọng yếu cần kiểm soát nhà trường hoạt động liên quan đến giảng dạy phục vụ cho giảng dạy Đó yếu hay trì trệ diễn nơi hoạt động doanh nghiệp địi hỏi phải tập trung kiểm sốt tìm ngun nhân để giải quyết, ví dụ doanh số bán sản phẩm công ty thị trường X giảm sút liên tục Kiểm soát phải khách quan: Nếu thực việc kiểm soát với định kiến có sẵn khơng cho nhận xét đánh giá khách quan, mức đối tượng kiểm soát, kết kiểm soát bị sai lệch dĩ nhiên ảnh hưởng đến giải pháp đề xuất làm cho tổ chức gặp phải tổn thất lớn Vì vậy, kiểm sốt cần phải thực với thái độ khách quan Đây yêu cầu cần thiết để đảm bảo kết kết luận kiểm sốt xác Hệ thống kiểm sốt phải phù hợp với bầu khơng khí doanh nghiệp (tổ chức): Để cho việc kiểm sốt có hiệu cao cần xây dựng qui trình ngun tắc kiểm sốt phù hợp với nét văn hóa doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên độc lập công việc, phát huy sáng tạo việc kiểm sốt khơng nên vào chi tiết chặt chẽ Ngược lại, nhân viên cấp quen làm việc với nhà quản trị có phong cách độc đốn, thường xun đạo cụ thể, chi tiết nhân viên cấp có tính ỷ lại, khơng có khả linh hoạt khơng thể áp dụng cách tự kiểm sốt, nhấn mạnh đến tự giác hay tự điều chỉnh người Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm bảo đảm tính hiệu kinh tế: Thực việc kiểm soát chức cần thiết quản trị Nó địi hỏi chi phí định trình thực Do vậy, cần phải tính tốn nhằm thực hành tiết kiệm, giảm chi phí khơng nên lạm dụng q nhiều tác dụng kiểm sốt Ví dụ: chế quản trị doanh nghiệp xây dựng hợp lý, hoạt động xí nghiệp diễn cách trơi chảy, bị trục trặc cơng việc kiểm sốt thực hơn, chi phí cho kiểm soát giảm xuống Việc kiểm soát phải đưa đến hành động: Việc kiểm soát coi đắn, sai lệch so với kế hoạch phát tiến hành điều chỉnh thực tế Ngược lại, việc phát sai lệch nguyên nhân sai lệch mà khơng gắn với q trình điều chỉnh lại thì, thực tế cơng việc kiểm sốt coi vơ nghĩa khơng có tác dụng Trên số nguyên tắc đòi hỏi cơng việc kiểm sốt doanh nghiệp phải thực Việc nhận thức vận dụng đắn nguyên tắc góp phần làm tăng hiệu kiểm sốt 8.2 TIẾN TRÌNH KLỂM SỐT Bước 1: xác định tiêu chuẩn kiểm soát Như đề cập định nghĩa trên, kiểm sốt q trình đo lường đánh giá kết thực tế so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát sai lệch, để xác lập sở cho trình kiểm sốt cần phải xác định tiêu chuẩn kiểm sốt Tiêu chuẩn kiểm sốt chuẩn mực, mục tiêu, tiêu mà đặt cho việc thực Nó kết mà mong muốn đạt Ví dụ số tiêu thụ điện nhiên liệu động thời gian đáp ứng đơn hàng, tùy theo nội dung đơi tượng kiểm sốt mà chuẩn mực (các tiêu chuẩn kiểm sốt) xác định khác Nếu nội dung kiểm soát việc thực kế hoạch tiêu chuẩn kiểm sốt mục tiêu, tiêu, tỉ lệ, đặc tính mà đặt kế hoạch Tiêu chuẩn kiểm soát biểu dạng định tính định lượng Tuy nhiên thông thường tiêu định lượng dễ dàng cho việc kiểm sốt Để gia tăng hiệu cơng tác kiểm sốt, thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát cần thực yêu cầu sau:  Các tiêu chuẩn kiểm soát phải quán với mục tiêu, chiến lược chung tổ chức  Các tiêu chuẩn kiểm soát thể hình thức mục tiêu việc thực cần cụ thể hóa cấp, cấp tự định sở tham khảo mục tiêu cấp cao  Các tiêu chuẩn kiểm soát nên thiết kế giúp cho việc kiểm sốt q trình Mn chúng cần thiết lập dạng các yếu tố đầu vào (Inputs), kết đầu (Outputs) kết sau (Outcomes) Chúng có liên hệ mật thiết với nhau, phản ánh xác kết thực hiện, giúp cho việc phát sai lệch hiệu chỉnh dễ dàng nhằm đảm bảo hệ thống đạt hiệu cao.28  Mang tính chất thực (khơng q cao khơng q thấp)  Phải có giải thích hợp lý tiêu chuẩn đề  Dễ dàng cho việc đo lường Bảng 8.1: Ví dụ loại hình kiểm sốt tiêu chuẩn kiểm sốt Loại hình kiểm sốt Đối tượng kiểm sốt Tiêu chuẩn kiểm soát Kiểm soát đầu vào (Inputs) Kiểm sốt vật tư Tỷ lệ phần trăm số có khuyết tật giới hạn cho phép Kiểm soát lập dự toán vốn Tỷ suất lợi nhuận, thời gian thu hồi vốn, tỷ suất lợi nhuận chiết khấu 28 Ví dụ: để kiểm soát hiệu đào tạo trường đại học ta sử dụng: đầu vào (các inputs: điểm chuẩn đầu vào môn thi tuyển sinh), đầu (các outputs: điểm thi học phần, điểm thi tốt nghiệp, ) kết sau (các outcomes: hài lòng doanh nghiệp sử dụng nhân lực, ) Kiểm soát nhân Những đặc điểm kỹ thuật lực công việc, kỹ năng, kinh nghiệm, học vấn đảm bảo hồn thành cơng việc Kiểm sốt Hành vi hành người lao động (Conversion Process) Vận hành máy móc thiết bị Kiểm sốt đầu (Outputs) Các quy trình thực cơng việc chuẩn, nguyên tắc, quy định, Các số phản ánh tình trạng vận hành máy móc (ví dụ tốc độ, mức tiêu hao nhiên liệu ) Kết thực Năng suất, sản lượng thực công việc hiện, người lao động Tình hình thực kế hoạch Mức độ hồn thành tiêu kế hoạch Tình hình đáp Chỉ số hài lịng khách ứng khách hàng hàng Bước 2: Đo lường thành Nội dung bước vào tiêu chuẩn đề bước 1, tiến hành đo lường kết thực tế nhằm phát sai lệch Thực tế cho thấy hiệu đo lường tùy thuộc vào phương pháp đo lường công cụ đo lường, nhiều phải tốn nhiều chi phí thời gian để đo lường hoạt động hiệu lại thấp (độ tin cậy khơng cao) Ví dụ nhà sản xuất muốn điều tra thị trường để ước lượng khả thích ứng sản phẩm nào? Trường hợp cho thấy phương pháp đo lường định độ tin cậy việc đo lường Ngoài việc đo lường tiêu chuẩn định lượng dễ dàng so với tiêu chuẩn định tính “tiêu chuẩn mờ”, ví dụ đo lường thị phần sản phẩm dễ việc đo lường uy tín nhãn hiệu Bước 3: Điều chỉnh sai lệch Nếu kết thực tế có sai lệch so với mục tiêu (những tiêu chuẩn) dự kiến thì, cần phải phân tích rõ nguyên nhân dẫn đến sai lệch đề biện pháp nhằm khắc phục sai lệch Sự sai lệch bắt nguồn từ nhiều lý khác như: lỗi người vận hành; giám sát tồi; huấn luyện không phù hợp; máy móc vật tư bị hư hỏng Khi phát sai lệch, sử dụng nhiều biện pháp để khắc phục như: tổ chức lại máy xí nghiệp, phân cơng lại phận, đào tạo lại nhân viên, tuyển thêm lao động, thay đổi phong cách lãnh đạo sách động viên hoạch định lại mục tiêu chiến lược tổ chức Từ nội dung trình bày cho thấy kiểm soát hệ thống phản hồi quan trọng công tác quản trị Chính nhờ hệ thống phản hồi mà nhà quản trị biết rõ trạng doanh nghiệp, vấn đề mà gặp phải để chủ động thực biện pháp điều chỉnh kịp thời Ta tóm tắt q trình kiểm sốt sơ đồ sau: Sơ đồ 8.2: Vòng phản hồi kiểm sốt Phát sai lệch Phân tích ngun nhân sai lệch So sánh với tiêu chuẩn Đưa chương trình điều chỉnh Đo lường Kết thực tế Thực điều chỉnh Kết mong muốn 8.3 CÁC LOẠI HỈNH KIỂM SỐT Trong quản trị, kiểm sốt chức cuối chức năng, điều làm cho nhiều người ngộ nhận kiểm soát hoạt động diễn việc kết thúc Sự kiểm soát quản trị gọi kiểm soát sau thực (kiểm soát đầu ra), loại hình kiểm sốt khơng đáp ứng đầy đủ yêu cầu công tác quản trị doanh nghiệp, lẽ quản trị cần thiết phải thực ba loại hình kiểm sốt 8.3.1 KIỂM SỐT LƯỜNG TRƯỚC Đây loại hình kiểm sốt thực trước hoạt động chưa xảy ra, cách tiên liệu vấn đề phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước Kiểm sốt lường trước hiểu q trình kiểm sốt đầu vào, với nội dung kiểm soát chất lượng vật tư, nhân lực, công nghệ, thiết kế sản phẩm trước đưa vào sản xuất phương án kinh doanh trước thực Chẳng hạn trước định sản xuất sản phẩm để tung thị trường, xí nghiệp cần nghiên cứu thị trường để xác định khả thích ứng sản phẩm, sau kết cho thấy sản phẩm có tính khả thi định sản xuất đại trà Tất doanh nghiệp trước đưa kế hoạch vào thực nên kiểm soát lại kế hoạch xem có cịn phù hợp hay khơng? thấy kế hoạch mà lập khơng cịn phù hợp phải chủ động điều chỉnh từ đầu, tránh để tình trạng đưa kế hoạch khơng khả thi vào thực để chuốc lấy hậu Sự cần thiết việc kiểm soát lại kế hoạch trước thực khoảng thời gian từ xây dựng kế hoạch xong đến đưa kế hoạch vào thực có thể xuất thay đổi nằm dự kiến ban đầu Mục đích kiểm sốt lường trước kế hoạch kinh doanh tránh sai lầm từ đầu Cơ sở kiểm soát lường trước dựa vào thông tin môi trường bên ngồi mơi trường nội doanh nghiệp để đốì chiếu với nội dung kế hoạch mà ta lập ra, có cịn phù hợp hay khơng, khơng phù hợp chủ động điều chỉnh kế hoạch từ đầu Ngoài ra, sở khác cho kiểm soát lường trước dựa vào dự báo, dự đốn mơi trường doanh nghiệp thời gian tới Trong xu hướng biến động phức tạp môi trường kinh doanh nay, loại hình kiểm sốt lường trước ngày trở nên quan trọng theo nhà quản trị loại hình kiểm sốt tốn chi phí hiệu lại cao Càng lên cấp bậc cao kiểm sốt lường trước trở nên quan trọng 8.3.2 KIỂM SOÁT TRONG KHI THỰC HIỆN Kiểm soát thực kiểm soát cách theo dõi trực tiếp diễn biến trình thực (trong hoạt động xảy ra) Mục đích kiểm sốt nhằm kịp thời tháo gỡ vướng mắc, trở ngại sai lệch xảy trình thực để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt mục tiêu, nhiệm vụ dự kiến kế hoạch Việc thường xuyên giám sát, theo dõi, đánh giá hướng dẫn người lao động trình thực góp phần nâng cao hiệu loại hình kiểm sốt 8.3.3 KIỂM SỐT SAU KHI THỰC HIỆN Kiểm sốt phía đầu thực cách đo lường kết thực tế đối chiếu với chuẩn mực đặt ban đầu Mục đích kiểm sốt nhằm đánh giá lại tồn trình thực hiện, rút học kinh nghiệm thành công hay thất bại q trình thực thơng qua việc tìm hiểu nguyên nhân Điều cần thiết công việc quản trị tương lai đạt hiệu cao Tuy nhiên đây, kiểm sốt phía đầu có tác dụng cho lần sau, thân kỳ kế hoạch qua Sự kiểm sốt có ý nghĩa giống bác sĩ giải phẫu tử thi để tìm kiếm nguyên nhân dẫn đến chết bệnh nhân để giúp bác sĩ học để chẩn đoán bệnh Như nhược điểm lớn loại hình kiểm sốt độ trễ thời gian Tóm lại, giai đoạn kiểm sốt có vai trị tác dụng khác Để cho cơng tác kiểm sốt đạt hiệu quả, kiểm soát cần thiết phải thực giai đoạn Sơ đồ 8.3: Vị trí kiểm sốt tiến trình lập kế hoạch thực kế hoạch 8.4 CÁC CƠNG CỤ KIỂM SỐT 8.4.1 NGÂN QUỸ Ngân quỹ vừa công cụ lập kế hoạch, đồng thời vừa công cụ kiểm soát quan trọng nhà quản trị Việc lập kế hoạch ngân quỹ cho phép nhà quản lý thấy cách rõ ràng tiền vốn chi tiêu chi tiêu đâu, kế hoạch bao gồm khoản chi phí, nguồn thu số đơn vị đầu vào đầu dạng vật lý Khi tin điều này, người quản lý chuyển giao quyền hạn cách tự để làm cho kế hoạch đạt hiệu phạm vi có hạn ngân quỹ 8.4.1.1 Các dạng ngân quỹ  Ngân quỹ thu chi Ngân quỹ thu: gồm khoản thu từ việc bán hàng cung cấp dịch vụ Ngân quỹ chi: gồm khoản chi cho lao động trực tiếp, vật liệu, giám sát, thuê mướn máy móc, thiết bị,  Ngân quỹ thời gian, khơng gian, vật liệu sản phẩm: có nhiều ngân quỹ thể dạng vật lý tốt so với dạng tiền tệ Mặc dù ngân quỹ thường chuyển đổi sang số lượng tiền tệ, song nhiều trường hợp việc biểu hình thức tiền tệ khơng đo lường xác nguồn lực dùng hiệu đích thực  Các ngân quỹ biểu dạng vật lý gồm: Số lao động trực tiếp, số máy, số đơn vị vật liệu, số đơn vị diện tích phân bố, số đơn vị sản phẩm sản xuất  Ngân quỹ tiền mặt: số thu chi tiền mặt, số tồn tiền mặt Ngân quỹ giúp xác định khả chi trả khoản nợ đến kỳ hạn phải trả, khả đầu tư doanh nghiệp Ngân quỹ tiền mặt xác định hợp lý hoạt động giúp tổ chức bảo đảm hoạt động bình thường 8.4.1.2 Kỹ thuật lập ngân quỹ Mặc dù mục đích lập ngân quỹ nhằm tạo sở cho phân quyền cách tự hơn, tăng quyền hạn cho cấp nhiều hơn, song khơng khéo ngược lại với mục đích Trong nhiều trường hợp ngân quỹ lập cách cứng nhắc, cụ thể chi tiết làm cho cấp sở bị trói buộc tỉ lệ số cố định, làm khó khăn cho hoạt động cấp sở khả linh hoạt, chí nhiều trường hợp trở nên hiệu Lấy ví dụ trường đại học Việt Nam theo quy định tài chính, hàng năm nguồn thu từ đào tạo phải trích 40% cho xây dựng bản, điều cho thấy có bất hợp lý số cứng nhắc này, điều kiện cụ thể trường khác nhau, có trường sở vật chất cịn nghèo, tỷ lệ 40% khơng đủ có trường số 40% thừa, dẫn đến nghịch lý thu nhập từ giảng dạy thấp, khoản đầu tư khác cịn thiếu khơng cải thiện mà việc đầu tư xây dựng lại lãng phí, khơng sử dụng hết quỹ mà cấp phải nộp lại ngân sách năm sau ngân sách cắt giảm, điều dẫn đến tình trạng cố tìm cách để chi cho hết số quỹ Phải thấy mục đích việc lập kế hoạch ngân quỹ nhằm quản lý có hiệu sau nhằm thực mục tiêu sở tốt Vậy vấn đề làm vừa đảm bảo kiểm soát cấp thông qua kế hoạch ngân quỹ đồng thời tạo quyền chủ động, động sáng tạo cho cấp sở trình hoạt động vấn đề cốt lõi cho việc lựa chọn kỹ thuật lập ngân quỹ Trong tác phẩm “những vấn đề cốt yếu quản lý”, Koontz O.Donnell giới thiệu kỹ thuật lập ngân quỹ Ngân quỹ biến đổi: áp dụng chủ yếu cho ngân quỹ chi tiêu, thiết kế thay đổi số lượng bán vài số đo khác sản lượng thay đổi Ngân quỹ biến đổi thiết kế dựa việc phân tích khoản mục chi tiêu để xác định xem chi phí riêng lẻ biến đổi theo khối lượng sản lượng Trong khoản chi phí, số khoản không thay đổi theo khối lượng, đặc biệt thời kỳ đủ ngắn tháng, sáu tháng, hay năm Ví dụ chi phí hao mòn, thuế tài sản bảo hiểm tài sản, chi phí bảo dưỡng máy, chi phí để trì số biên chế tối thiểu viên chức giám sát viên chức then chốt khác Những chi phí biến đổi theo khối lượng sản lượng bao gồm từ loại có khả biến đổi hồn tồn, loại có khả biến 10 đổi đôi chút Nhiệm vụ lập kế hoạch ngân quỹ biến đổi chọn số đơn vị đo lường để phản ánh khối lượng, để kiểm soát chủng loại chi phí khác nhau, nghiên cứu thống kê để xác định xem chi phí biến thiên theo khối lượng sản lượng Căn vào người ta giao cho phịng, ban danh mục chi phí biến đổi, số khoản tiền định cho chi phí cố định tạm thời Sau cách định kỳ thường hàng tháng trưởng ban nhận số dự đoán khối lượng cho tương lai vừa phải, mà từ khoản tiền chi phí biến đổi bổ sung vào ngân quỹ tính tốn Theo cách này, ngân quỹ xây dựng trước cho thời gian sáu tháng năm, thay đổi theo biến đổi ngắn hạn lượng bán sản lượng Ngân quỹ sở - Zêrô: Đây kỹ thuật lập ngân quỹ thiết kế cách chia chương trình sở thành “các gói” bao gồm mục tiêu, hoạt động nguồn lực cần thiết sau tiến hành tính tốn chi phí cho gói Bằng cách bắt đầu ngân quỹ gói từ sở - zêrơ, chi phí tính tốn lại cho thời kỳ ngân quỹ, nhờ tránh xu hướng chung việc lập ngân quỹ trọng vào thay đổi so với thời kỳ trước Nói chung kỹ thuật áp dụng cho khu vực phụ trợ cho khu vực sản xuất thực Ưu điểm kỹ thuật chỗ buộc nhà quản lý phải lập kế hoạch cho gói chương trình Khi nhà quản lý làm họ xem xét lại chương trình xây dựng chi phí chúng toàn bộ, song song với chương trình chi phí chúng Ngân quỹ lựa chọn ngân quỹ phụ: phương pháp khác để thu ngân quỹ biến đổi xây dựng ngân quỹ lựa chọn tình lựa chọn Đơi cơng ty xây dựng ngân quỹ mức hoạt động cao, mức vừa, mức thấp Các ngân quỹ lựa chọn biến dạng ngân quỹ biến đổi, ngân quỹ biến đổi mà thực biến thiên vơ hạn giới hạn lại số khả lựa chọn 8.4.2 KỸ THUẬT PHÂN TÍCH THỐNG KÊ Ngồi kỹ thuật lập ngân quỹ, kỹ thuật phân tích thống kê có vai trị quan trọng q trình thực chức kiểm soát Kỹ thuật thực sở dựa vào liệu khứ, tổng hợp thành biểu đồ đồ thị qua giúp cho nhà quản trị đưa nhận xét:  Xu phát triển doanh nghiệp khứ, dự báo cho thời gian tới 11  Về mối liên hệ yếu tố trình phát triển  Độ sai lệch so với tiêu chuẩn đặt kế hoạch, Nhìn chung kỹ thuật phân tích thống kê sử dụng tất chức lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, ví dụ cơng tác nghiên cứu marketing nhờ sử dụng kỹ thuật phân tích thống kê, thông qua việc điều tra mẫu với bảng câu hỏi thiết kế sẵn để vấn khách hàng, nhà nghiên cứu đưa dự đoán thị trường xu hướng khách hàng qua tạo sở cho định kinh doanh 8.4.3 CÁC BÁO CÁO VÀ PHÂN TÍCH CHUN MƠN Đây cách thức kiểm sốt thực cách sử dụng chuyên gia nghiên cứu lãnh vực chuyên sâu (chuyên gia kế tốn kiểm tốn, tài chính, dự án, kỹ thuật cơng nghệ, ) để phát vấn dề mà doanh nghiệp gặp phải lĩnh vực riêng biệt, sở có đề xuất sát thực Thực tế cho thấy việc sử dụng phân tích chun mơn đưa lại lợi ích thiết thực, có lĩnh vực phức tạp mà kiến thức nhà quản trị khơng bao quát hết 8.4.4 KIỂM SOÁT HÀNH VI Quan sát cá nhân: Đây kỹ thuật kiểm soát thực cách theo dõi, quan sát trực tiếp người lao động trình thực nhiệm vụ để phát điều chỉnh kịp thời sai lệch, thực tế cho thấy nhiều thơng tin hữu ích mà nhà quản trị thu thông qua quan sát cá nhân, giúp nâng cao hiệu công tác kiểm sốt Biện pháp quan sát cá nhân có tầm quan trọng đặc biệt với quản trị viên cấp thấp Tuy nhiên biện pháp cần số lượng lớn nhà quản trị, chi phí quản lý cao hơn, đặc biệt quy mô tổ chức tăng lên mà công việc người quyền có tính phức tạp việc giám sát trực tiếp khó khăn Quản trị mục tiêu (MBO): kỹ thuật kiểm soát thực việc đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu mà người lao động cam kết Để thực kỹ thuật đòi hỏi phải soạn thảo mục tiêu cấp cơng ty, cụ thể hóa cấp đơn vị trực thuộc sau mục tiêu cho cá nhân Việc soạn thảo mục tiêu cá nhân có tương tác hai, nhà quản trị người lao động Việc đánh giá thưởng phạt người lao động vào việc hoàn thành mục tiêu họ Trong nhiều trường hợp quản trị theo mục tiêu mang lại nhiều lợi ích lớn, giảm bớt giám sát trực tiếp nhà quản trị, khuyên khích tính tự 12 giác, động sáng tạo người lao động việc thực cơng việc hướng đến hồn thành mục tiêu tổ chức Kiểm soát quan liêu: kỹ thuật kiểm sốt thực thơng qua hệ thống nguyên tắc thủ tục vận hành chuẩn (SOPs) để định hướng hành vi phận, chức cá nhân Các nguyên tắc SOPs cho người lao động họ nên làm nên tuân theo Ví dụ để hướng dẫn cho nhân viên phục vụ nhà hàng lớn, người ta đưa quy trình chuẩn đề nghị nhân viên học thuộc tn theo Kiểm sốt quan liêu mang lại hiệu cơng việc thường ngày, thay đổi, song lại tạo động TĨM TẮT • Kiểm sốt chức quan trọng quản trị, hệ thống thông tin phản hồi giúp cho việc hồn thiện cơng tác quản trị tổ chức Q trình kiểm sốt bắt đầu việc xác định tiêu chuẩn kiểm soát, kế đo lường kết thực tế sau tiến hành biện pháp điều chỉnh • Có loại hình kiểm sốt, kiểm sốt lường trước, kiểm soát hành kiểm soát kết Thực tiễn cho thấy loại hình kiểm sốt có tác dụng khác quản trị Trong trình kiểm sốt nhà quản trị cần tiến hành đồng loại hình này, nhiên kiểm sốt lường trước loại hình kiểm sốt tốn lại có hiệu Trong xu hướng quản trị kinh doanh ngày kiểm soát lường trước ngày trở nên quan trọng • Để thực kiểm sốt nhà quản trị sử dụng nhiều công cụ khác lập ngân quỹ, phân tích thống kê, phân tích chun mơn kiểm soát hành vi, nhiên lên cấp bậc cao kế hoạch ngân quỹ phân tích thống kê trở nên quan trọng, ngược lại xuống thấp việc phân tích chun mơn quan sát cá nhân trở nên quan trọng CÂU HỎI ÔN TẬP Hãy phân tích vai trị chức kiểm sốt cơng tác quản trị tổ chức Tại nói kiểm sốt hệ thống thơng tin phản hồi? Hãy trình bày loại hình kiểm sốt tác dụng cơng tác quản trị 13 Tại nói kiểm sốt lường trước loại hình kiểm sốt tốn có hiệu cao nhất? Hãy lấy ví dụ thực tế để minh hoạ luận điểm Hãy phân biệt khác cấp bậc quản trị việc thực chức kiểm sốt? TÌNH HUỐNG QUẢN TRỊ Anh (chị) người quản lý cửa hàng ăn uống Thành phố Hồ Chí Minh Trong nhiều năm cửa hàng hoạt động thành công tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đặc biệt ăn cửa hàng phù hợp với vị đại đa số khách hàng, mặt khác giá phải phù hợp với người có thu nhập trung bình, cách phục vụ nhân viên ân cần lịch tạo nhiều thiện cảm với khách hàng, cửa hàng lại tọa lạc vị trí thuận lợi Chính yếu tố làm cho số lượng khách hàng đến với cửa hàng ngày đông doanh thu ngày tăng lên, vài tháng trở lại doanh số cửa hàng nhiên bị sụt hẳn (giảm 30%) • Theo anh (chị), cần tập trung kiểm sốt vấn đề nào? • Trong cương vị nhà quản lý anh (chị) phải làm để khắc phục tình trạng này? CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Kiểm tra q trình: a) rà sốt việc thực công việc cấp b) xác lập tiêu chuẩn, đo lường kết quả, phát sai lệch nguyên nhân để đưa biện pháp điều chỉnh c) phát sai sót nhân viên thực biện pháp điều chỉnh d) tổ chức định kỳ hàng tháng Nhà quản trị cần thực kiểm tra: a) b) c) d) a) b) sau hoàn thành kế hoạch thực kế hoạch trước thực kế hoạch khơng có câu Kiểm tra chức thực đan xen vào tất chức khác cuả quản trị sau hoạch định tổ chức công việc 14 c) d) có vấn đề bất thường để đánh giá kết Mối quan hệ hoạch định kiểm tra a) kiểm tra giúp điều chỉnh kế hoạch hợp lý kịp thời b) kiểm tra giúp phát sai lệch thực kế hoạch c) mục tiêu kế hoạch tiêu chuẩn kiểm tra d) tất quan niệm Trong công tác kiểm tra nhà quản trị nên a) phân cấp khuyên khích tự giác phận người b) giao hoàn toàn cho cấp tự kiểm tra c) tự thực trực tiếp công tác kiểm tra d) để tự nhiên, không cần kiểm tra Phát biểu sau không a) mục tiêu đề hoạch định tiêu chuẩn kiểm tra b) kiểm tra hệ thống phản hồi c) kiểm tra chức độc lập với chức khác d) cần kiểm tra trình thực Một hệ thống kiểm tra tốt phải bao gồm kiểm tra nhằm tiên liệu trước rủi ro, hình thức kiểm tra a) đo lường b) dự phòng c) chi tiết d) thường xuyên 15 ... mong muốn 8. 3 CÁC LOẠI HỈNH KIỂM SỐT Trong quản trị, kiểm sốt chức cuối chức năng, điều làm cho nhiều người ngộ nhận kiểm soát hoạt động diễn việc kết thúc Sự kiểm soát quản trị gọi kiểm soát sau... Loại hình kiểm soát Đối tượng kiểm soát Tiêu chuẩn kiểm soát Kiểm soát đầu vào (Inputs) Kiểm soát vật tư Tỷ lệ phần trăm số có khuyết tật giới hạn cho phép Kiểm soát lập dự toán vốn Tỷ suất lợi... sở kiểm soát Kiểm soát phải thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức Nội dung kiểm soát tùy thuộc vào nội dung kế hoạch hoạt động, mặt khác kiểm soát cần thiết kế theo cấp bậc đối tượng bị kiểm