Bài giảng tin ứng dụng trong quản trị kinh doanh đại học thủy lợi

Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam cl c in i u Chương Giới thiệu PowerPoint 2010 c i m m i PowerPoint Ribbon m i Ngăn File thay cho nút Office Hỗ trợ làm việc cộng tác Nhóm slide vào phần thuyết trình Trộn so sánh nội dung thuyết trình Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình hình Biên soạn thuyết trình lúc nơi Nhúng , hiệu chỉnh xem video thuyết trình Tích hợp sẵn tính chuy n sang ịnh dạng PDF/XPS Chụp ảnh hình 10 Thêm nhiều hiệu ứng ộc o cho hình ảnh 10 Xóa phần khơng cần thiết hình 10 Hỗ trợ tùy biến Ribbon 11 Nâng cấp SmartArt 12 Nhiều hiệu ứng chuy n slide m i 12 Sao chép hiệu ứng 12 Tăng tính di ộng cho thuyết trình 13 Broadcast thuyết trình 13 Biến trỏ chuột thành trỏ laser 14 Khởi ộng thoát Microsoft PowerPoint 2010 15 Khởi ộng PowerPoint 2010 15 Thoát PowerPoint 15 Tìm hi u c c th nh phần tr n c a s ch ơng trình Microsoft PowerPoint 16 Thay i ki u hi n thị c a s ch ơng trình 19 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Tùy biến lệnh truy cập nhanh 22 Ph ng to thu nhỏ c a s làm việc 23 Thanh th c c ngang v dọc 24 ng l i 25 ng trợ giúpkhi vẽ 26 10 Xem thuyết trình c c chế ộ m u sắc khác 27 11 Xem thuyết trình nhiều c a s 28 Sắp xếp c c c a s 28 huy n i qua lại gi a c c c a s 29 S dụng trình trợ giúp 29 15 Hỏi p 31 Câu Hãy tùy biến lệnh truy cập nhanh (QAT)? 31 Câu Tạo ngăn lệnh m i tr n Ribbon t n l “Lệnh tui” nh hình sau: 34 Câu Xin cho biết cách di chuy n tùy biến Ribbon QAT sang Office máy tính khác? 37 Câu Cho biết c ch thay i số tùy chỉnh ch ơng trình PowerPoint? 38 Câu Làm ẩn thông báo trạng thái? 40 Chương Tạo thuyết trình 41 Tạo thuyết trình 42 Tạo thuyết trình rỗng 42 Tạo thuyết trình từ mẫu có sẵn 43 Tạo thuyết trình từ có sẵn 46 Tạo nhanh slide thuyết trình từ tập tin dàn 46 L u b i thuyết trình 47 L u b i thuyết trình lần ầu tiên 47 L u b i thuyết trình lần sau 48 L u b i thuyết trình c c ịnh dạng khác 49 Chuy n thuyết trình sang ịnh dạng video 52 huy n PowerPoint sang ịnh dạng P F v XPS 54 Tùy chọn l u tr 56 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Bảo vệ thuyết trình mật mã 58 Thiết lập mật mã bảo vệ 58 Gỡ bỏ mật mã khỏi thuyết trình 61 Tăng c ng ộ an toàn cho PowerPoint v i tính File Block Settings 62 Các thao tác v i slide 63 Chèn slide m i 64 Sao chép slide 65 Thay i layout cho slide 66 Thay i vị trí slide 66 Xóa slide 67 Phục hồi slide thiết lập layout mặc ịnh 68 Nhóm slide vào section 68 ặt tên cho section 69 Xóa section 69 Mở v ng b i thuyết trình 70 Mở lại thuyết trình ang l u tr n ĩa 70 ng b i thuyết trình 72 Hỏi p 73 Câu Tạo thuyết trình m i từ tập tin Outline? 73 Câu Cho biết cách chép slide gi a thuyết trình? 75 Chương Xây dựng nội dung thuyết trình 79 Tạo thuyết trình m i 80 Tạo slide tựa ề 82 Tạo slide chứa văn 84 Tạo slide có hai cột nội dung 85 Chèn hình vào slide 88 Chèn hình từ Clip Art vào slide 90 Chụp hình m n hình a v o slide 92 Chèn thêm Shape, WordArt Textbox vào slide 94 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Chèn SmartArt vào slide 95 10 Nhúng âm vào slide 101 Nhúng oạn phim vào slide 103 hèn oạn phim trực tuyến vào slide 106 13 Chèn bảng bi u vào slide 108 14 Chèn bi u vào slide 111 15 Hỏi p 116 Câu Trình bày cách chèn bảng bi u từ Excel vào PowerPoint dạng liên kết? 116 Câu Cho biết cách tạo nhanh Photo Album từ s u tập hình ch ơng trình PowerPoint ? 118 Câu Thiết lập thuộc tính mặc ịnh ng kẽ (outline) màu (fill) shape tr n slide nh nào? 120 Câu Tạo công thức PowerPoint nh nào? 122 Chương Tuỳ biến, hiệu chỉnh thuyết trình 126 S dụng mẫu ịnh dạng 127 Áp dụng theme có sẵn cho thuyết trình 127 Tùy biến Theme 129 S dụng hình màu làm cho slide 132 ùng hình l m cho slide 133 ùng m u l m cho slide 135 Tô slide ki u Gradient 136 X a hình v m u ã p dụng cho slide 137 Làm việc v i Slide Master 138 Sắp xếp v ịnh dạng placeholder slide master 139 Thêm xóa placeholder 140 Chèn xóa slide layout 141 Chèn xóa slide master 143 Áp dụng theme cho slide master 144 Thiết lập kích th c chiều h ng slide 145 ng c a s slide master trở chế ộ soạn thảo 146 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam ịnh dạng văn 147 Sao chép ịnh dạng 148 ịnh dạng hình, SmartArt, Shape, WordArt, Video 150 Xoay 150 Cắt tỉa 152 Di chuy n 154 Thay i kích th c 155 Th m thích cho c c ối t ợng slide 156 Hiệu chỉnh hình ảnh 157 Thay i ki u ịnh dạng Thay i ki u WordArt 165 ng kẽ màu Shape 162 Áp dụng ki u ịnh dạng hiệu ứng cho SmartArt 166 Cắt nén media 168 ịnh dạng bảng bi u 171 Thay i ki u ịnh dạng bảng 171 Thêm xóa dịng, cột bảng 172 ịnh dạng thị 173 Cập nhật thông tin cho thị 173 Tùy biến ịnh dạng thị 174 Tồ chức c c slide b i thuyết trình 176 Hỏi p 178 Câu Cho biết cách áp dụng nhiều Theme khác thuyết trình? 178 Câu Cho biết cách chép nhanh tất hình có thuyết trình 180 âu H ng dẫn cách tạo watermarke cho slide? 183 Câu Xin cho biết cách tạo mẫu template? 188 Chương àm việc với hiệu ứng, hoạt cảnh 193 Hiệu ứng cho văn 195 Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho văn 198 Sao chép hiệu ứng 202 Sắp xếp trình tự thực thi hiệu ứng cho 203 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Hiệu ứng cho hình ảnh, shape 204 Áp dụng hiệu ứng 204 Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho hình ảnh 205 Hiệu ứng di chuy n ối t ợng theo ng i dựng sẵn 206 Hiệu ứng cho SmartArt 209 Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt ki u danh sách 209 Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt ki u Picture 210 Thiết lập hiệu ứng tùy chọn cho âm v oạn phim 211 Thêm xóa bookmark 211 Thiết lập tùy chọn cho âm 212 Thiết lập tùy chọn cho phim 215 S dụng trigger 217 Hiệu ứng cho bảng bi u 218 Hiệu ứng cho thị 219 Xóa bỏ hiệu ứng c c ối t ợng slide 221 10 Hiệu ứng chuy n slide 222 Áp dụng hiệu ứng chuy n slide 222 Xóa bỏ hiệu ứng chuy n slide 223 11 Tự ộng hố thuyết trình 224 12 Tạo siêu liên kết nút lệnh iều h ng thuyết trình 226 Li n kết ến slide kh c b i thuyết trình 226 Li n kết ến slide kh c b i thuyết trình 227 Li n kết ến ịa th iện t 229 Tạo li n kết ến ịa Web m y chủ FTP 230 Tạo li n kết ến tập tin ang l u tr n ĩa tr n mạng nội 232 Li n kết ến ứng dụng v tạo t i liệu m i 235 Thay i màu oạn văn có siêu liên kết 236 Nhấn mạnh hyperlink v i âm 237 Hiệu chỉnh x a hyperlink 238 13 Hỏi p 240 Câu Trình bày cách thiết lập nhanh hiệu ứng cho tất slide? 240 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Câu Trình bày cách tạo nhanh nút iều h ng cho tất slide thuyết trình? 241 Câu Có cách khơng cho hiệu ng gạch d i văn có hyperlink hay khơng? 244 Câu Muốn chèn Logo công ty vào tất Slide báo cáo có nhiều slide phải làm sao? 246 Câu Có cách cho nhạc phát từ ầu ến cuối thuyết trình hay khơng? 247 Chương Chuẩn bị thuyết trình 248 Tạo ti u ề ầu chân trang 249 Tùy chỉnh Header & Footer Slide Master 252 Ghi nhận xét cho slide 253 Ghi cho slide 253 Làm việc v i Comment 255 Chuy n ịnh dạng thuyết trình 258 L u b i thuyết trình d i ịnh dạng PowerPoint 2003 trở tr c 258 Chuy n thuyết trình sang PDF/XPS 258 Chuy n thuyết trình sang video 259 huy n Handout sang Word 260 In thuyết trình 261 In tài liệu dành cho diễn giả 261 In tài liệu dành cho khán giả 268 ng g i b i thuyết trình ĩa 273 Tùy biến nội dung cho bu i báo cáo 276 n hiệnc c slide 276 Tùy biến nội dung b o c o 277 Thiết lập tuỳ chọn cho ki u báo cáo 280 Thiết lập tùy chọn cho loại trình chiếu c ng i thuyết trình 280 Thiết lập tùy chọn cho loại b o c o t ơng t c ng i xem v tự h nh 281 Ki m tra thuyết trình 284 Ki m tra c c thông tin c nhân c b i thuyết trình 284 Ki m tra tính t ơng thích tính s dụng b o c o gi a c c phi n 284 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam nh dấu ho n th nh v o b i b o c o 286 Hỏi âu p 287 L m in Notes Page mà khơng có hình thu nhỏ slide bên trên? 287 Câu Làm loại bỏ nhanh hiệu ứng hoạt cảnh trình chiếu thuyết trình? 289 Chương Trình chiếu thuyết trình 290 Trình chiếu thuyết trình 291 Thiết lập c c tùy chọn cho chế ộ Slide Show 291 Trình chiếu thuyết trình 292 Trình chiếu thuyết trình thông qua mạng internet ến ng i xem từ xa 293 S dụng c c nút iều n chế ộ Slide Show 297 Di chuy n ến slide x c ịnh 297 S dụng c c t hợp phím tắt 298 huy n ến ustom Show 300 Tạo giải trình chiếu thuyết trình 301 c tùy chọn trỏ 301 S dụng trỏ chuột Laser 301 L m n i nội dung tr n slide trình chiếu 302 Trình chiếu b i thuyết trình v i nhiều m n hình 304 Bật tính hỗ trợ nhiều m n hình 304 Trình chiếu thuyết trình v i nhiều hình 305 Hỏi p 307 Câu Tập tin PowerPoint Show (PPSX) có cần ch ơng trình PowerPoint PowerPoint Viewer chạy hay khơng? Chúng ta có th hiệu chỉnh tập tin PPSX hay không? 307 âu L m nhấp phải chuột lùi slide tr Câu Có cách khố hiệu lệnh chuột v b n phím c chế ộ Slide Show? 307 iều n trình chiếu?308 Câu Có th nhập văn Slide Show không? 309 Câu Có cách khơng cho tựa ề slide không hi n thị nh ng có lệnh Go to Slide trình chiếu? 312 Ph l c Cách tạo thuyết trình chuyên nghiệp 314 Một b i trình diễn hiệu 314 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Kế hoạch ph t tri n b i trình diễn 314 B c : X c ịnh ối t ợng kh n giả v mục ti u b i trình diễn 315 B c : Lựa chọn ph ơng ph p b o c o 316 B c : Lựa chọn ph ơng ph p truyền ạt thông tin 316 B c : họn ịnh dạng phù hợp ho n cảnh 317 B c 5: Ph t tri n nội dung 318 B c : Tạo c c hình ảnh trực quan 318 B c : Th m c c hiệu ứng a ph ơng tiện 319 B c : Tạo c c in ph t cho kh n giả v ghi cho slide 319 B c : Ki m tra lại b i v b o c o th 319 B c : Ph t h nh b i b o c o 320 B c : Tiến ến th nh công v cải tiến b i b o c o 320 Gi cho kh n giả ln cảm thấy thích thú 321 c k thuật diễn thuyết 321 c gợi nội dung 321 Ph l c Tài nguyên Internet 323 Template, Themes v Background 323 dd-Ins v t i liệu tham khảo 323 10 hư ng Tr nh chiếu thuyết trình H nh Khi Chọn cho th m ngăn Developer tr n Ribbon tr n Ribbon xuất th m ngăn Developer H nh Vào slide cần th m Textbox slide số Ngăn Developer tr n Ribbon nhập văn trình chiếu Ví dụ bạn chọn V o ngăn Developer, nhóm Controls, chọn nút Text Box vẽ hộp lên slide Trang 310 hư ng Tr nh chiếu thuyết trình H nh Hộp Text Box Control Toolbox Khi bạn chuy n sang chế ộ Slide Show, bạn có th nhập văn hộp Text box H nh Nhập văn trình chiếu Trang 311 hư ng Tr nh chiếu thuyết trình Câu Có cách khơng cho tựa đề slide khơng hiển thị có lệnh Go to Slide trình chiếu? Trả l i: Chúng ta có th dùng mẹo nhỏ làm ẩn tựa ề slide (title slide) hình chế ộ Slide Show nh ng có tên lệnh Go to Slide cb c thực nh sau: Chọn thuyết trình cần tùy biến V o ngăn View, nhóm Master Views, chọn Slide Master Slide Master View chuy n sang hình Bạn chọn slide master c a s Slide Master View  Chọn placeholder Master title  Di chuy n placeholder n y h ng lên khỏi phạm vi slide Trang 312 hư ng Tr nh chiếu thuyết trình H nh Di chuyển Master title khỏi phạm vi slide master Khi chế ộ Slide Show, tựa ề slide khơng ợc nhìn thất m n hình nh ng nhấp phải chuột chọn lệnh Go to Slide có th thấy ợc tựa ề slide nên việc di chuy n gi a slide dễ d ng H nh Lệnh Go to Slide v n nhìn thấy t a đề slide Trang 313 Ph l c Cách t o trình chuyên ngh p Ph l c tập hợp nh ng điểm c n lưu trình xây d ng thuyết tr nh ột trình di n hiệu Một b i trình diễn hiệu phải nh n o:  ợc thiết kế v  Tập trung cao ộ v o chủ ề b o c o, loại bỏ i c c phần không li n quan  S dụnh c c ki u mẫu PowerPoint cung cấp sẵn c ch phù hợp, ki u font ch nhằm giúp nhấn mạnh nội dung b o c o  Mỗi slide n n chứa ựng l ợng thông tin vừa phải, không n n c c c oạn văn qu d i  S dụng c c ảnh v minh họa tr n s ch b o c mục ích nhằm truyền tải thơng tin tốt v tạo n n ấn t ợng cho ng i xem c ch trực quan  S dụng c c thị minh họa cho c c số liệu t i l số  Tận dụng c c âm v oạn phim nhằm tạo n n thích thú cho ng khơng tạo n n lấn t nội dung b o c o  S dụng c c hoạt cảnh v hiệu ứng chuy n cảnh c c tình phù hợp nh ng không tạo l m giảm gi trị nội dung b o c o  Ph t cho kh n giả in b i b o c o  nh th i gian phần cuối b i b o c o cho việc ặt v trả l i câu hỏi kh n giả, nhằm giúp kh n giả l m rõ c c vấn ề m họ quan tâm Sau ây l c c b ịnh dạng phù hợp v i ối t ợng kh n giả v ho n cảnh chung quanh c m u sắc, oạn văn v i c c i xem, nh ng ph t tri n b i trình diễn c chất l ợng ế hoạch ph t tri n trình di n Nếu bạn không c kế hoạch xây dựng b i trình diễn từ ầu, c th bạn nhiều th i gian l m i l m lại c c slide Sau ây l c c b c qu trình xây dựng b i trình diễn: Trang 314 Ph l c Bước 1: X c ịnh ối tượng kh n giả m c ti u trình di n Tr c bạn tạo n n b i trình diễn bạn cần phải biết ối t ợng kh n giả n , ối v i nh ng loại ối t ợng kh c phải c nh ng loại b o c o kh c loại ối t ợng c kiến thức v kinh nghiệm thực tế kh c Bạn tự hỏi c c câu hỏi sau:  C bao nhi u ngư i tham gia bu i b o c o Nếu l ợng ng m n hình v cở ch cần phải thiết kế cho ng i nhìn rõ i nghe ơng  ộ tu i trung bình kh ịnh Nhìn chung kh n r ng, s ng v thú vị tin b o c o cần c v  Vai trò kh n giả chủ ề b o c o Nếu bạn b o c o sản phẩm m i hệ thống m i, c c nh quản l quan tâm ến thông tin t ng th c c công nhân cần ến c c thông tin chi tiết N i chung, ối v i nh quản l cấp c ng cao họ cần c c thơng tin cần thiết ịnh không cần ến c c thông tin qu chi tiết  h n giả ã biết chủ ề b o c o Nếubạn b o c o cho nh ng ng i ch a biết chủ ề ang b o c o bạn cần phải cung cấp c c thông tin thật v phải c c c giải thích ịnh nghĩa c c thuật ng m i Tr i lại, ối v i kh n giả l c c chuy n gia chủ ề b o c o bạn cần ặt nhiều câu hỏi sau b o c o v bạn phải dự trù th m v i slide dự ph ng ợc ẩn trả l i c c câu hỏi  h n giả c quan tâm ến chủ ề kh ng Nếu chủ ề cung cấp c c thông tin quan trọng li n quan ến ng i nghe thơng tin bảo hi m, phúc lợi, ng i nghe thích thú v tâm lắng nghe Ng ợc lại bạn cần phải tìm c ch thuyết phục v l m cho họ lắng nghe  h n gi c thành kiến ti u cực ho c tích cực ối với chủ ề hay kh ng Hãy nh rằng, nghĩ kh n giả ợc hình th nh tr c từ nh ng kinh nghiệm th nh công hay thất bại thực tế họ  h n giả c ang bận rộn ho c c việc gấp hay kh ng Kh n giảc d nh th i gian bu i nghe bạn b o c o phải trở lại công việc th ng ng y khoảng th i gian n o ? Nếu b i b o c o không cung cấp thơng tin h u ích n o họ cảm thấy bực tức v không th ki n nhẫn ngồi bu i nghe bạn n i c c c việc gấp cần phải giải o vậy, bạn cần phải biết lịch l m việc kh n giả v quan tâm họ c th chuẩn bị chu o c c thông tin b o c o n giả iều n y ôi kh x c ịnh nh ng phải cố gắng x c giả l trẻ tu i trẻ em hay ni n b i b o c o cần rõ ối v i kh n giả l n tu i b i b o cần phải thực tế v thơng trích dẫn rõ r ng iều l bạn muốn biết kết sau b i b o c o nh n o Mặc dũ bạn muốn ạt ợc nhiều kết nh ng bạn cần phải x c ịnh mục ti u cho b i b o c o Sau âu l c c mục ti u bạn cần xem xét:  h n giả ngh tốt chủ ề b o c o:Một v i b o c o thiết kế cho c c bu i họp v thiết kế l m thay i nghĩ v quan i m kh n giả c b o c o n y thông th mở ầu l ch o n nh m b o c o v kết thúc l v i mẹo hay n o ợc ng  h n giả hi u th ng suốt ôi bạn cần phải truyền ạt thông tin cho nh m ng i v cần phải thiết kế b i thuyết trình cho ng i hi u thông suốt thông tin cần truy n ạt Trang 315 Ph l c  C c kh n gi c c c ịnh ri ng biệt ây l loại b o c o th ng dùng nghi n cứu tiếp thị, bạn cần thu thập thông tin từ phía kh n giả nh ng ng i cần c câu trả l i ri ng sau nghe b i b o c o  h n giả ịnh theo nh m ây l loại b o c o m bạn cần thu thập thông tin từ c c nh m ng i sau nghe b o c o Bước 2: ựa chọn phương ph p b o c o c ch trình b y b o c o cho kh n giả v bạn cần lựa chọn c ch trình b y phù hợp: speakerled, self-running, v user-interactive v v i c ch bạn c th m c c lựa chọn Tr c bắt ầu tạo b i b o c o tr n PowerPoint, bạn cần biết ph ơng ph p m bạn p dụng n tạo n n c c slide v i nội dung kh c biệt  áo cáo c người di n thuyết Speaker-Led): ây l loại b o c o truyền thống: bạn ứng tr c kh n giả thơng qua cầu truyền hình v diễn thuyết c slide bạn tạo b i trình diễn trở th nh t i liệu tham khảo cho bạn Thông tin cung cấp cho kh n giả chủ yếu l bạn n i, c c slide v in l t i liệu tham khảo V i loại b o c o n y, c c slide chứa c c thơng tin v bạn c th diễn giải th m qu trình diễn thuyết bạn cần g i tr c cho kh n giả c c in b i b o c o, v tr ng hợp n y bạn cần phải chuẩn bị k nội dung b o c o  áo cáo tự chạy elf-Running): Loại b o c o tự chạy n y bạn cần chuẩn bị tất c c thơng tin trình b y Nhìn chung, loại b o c o n y dùng b o c o cho c c c nhân nh m nhỏ kh n giả o loại b o c o n y không c diễn giả n n n cần phải cung cấp ầy ủ thông tin v tính nh : âm thanh, oạn phim, c c ứng hấp dẫn v giọng thuyết minh L u bạn cần thiết lập th i gian chuy n tiếp gi a c c hiệu ứng, hoạt cảnh v c c slide phù hợp v cần phải ki m tra lại nhiều lần tr c trình chiếu cho kh n giả  áo cáo tương tác ser-interactive): Giống nh b o c o tự chạy nh ng ây ng i xem c th iều n t i lui nội dung b i Loại b o c o n y th ng p dụng cho ng i xem th i i m v th ng ph t h nh tr n Internet, Intranet tr n CD Bước 3: ựa chọn phương ph p truyền ạt th ng tin PowerPoint cung cấp nhiều lựa chọn truyền ạt thông tin i ây l số lựa chọn:  y tính trình chiếu b o c o chương trình PowerPoint Ph ơng ph p n y c th dùng cho speaker-led, self-running, user-interactive  y tính trình chiếu b o c o th ng qua trang Web Bạn c th l u b i trình diễn d i ịnh dạng Web v ph t h nh tr n Internet Bạn c th dùng ph ơng ph p n y cho c c ki u b o c o speaker-led, self-running, user-interactive m không cần th m phần mềm ặc biệt n o ngo i trình duyệt Web Tuy nhi n, ph ơng ph p n y l m i số hiệu ứng chuy n slide v c c hoạt cảnh Ph ơng ph p n y dùng chủ yếu cho ki u b o c o self-running user-interactive  y tính trình chiếu b o c o lưu tr n Bạn c th tạo chứa tập tin trình chiếu v tiện ích PowerPoint Viewer B i trình diễn tự ộng trình chiếu bạn chèn v o ầu ọc m y tính Ph ơng ph p n y phù hợp cho ki u b o c o self-running userinteractive Trang 316 Ph l c  Phim chiếu tr n m y Overhead Bạn c th tạo c c phim chiếu tr n m y overhead Trong qu trình b o c o, bạn lần l ợt ặt chúng tr n m y chiếu overhead  C c phim chiếu 35mm Ph ơng ph p n y tốn phim chiếu cho m y overhead nh ng ộ phân giải hình ảnh cao v chất l ợng hình tốt c slide ợc b n tr n v ng tr n v bạn không cần thay chúng tay Tất nhi n, ph ơng ph p n y l m i c c hiệu ứng ặc biệt nh hoạt cảnh, âm thanh, giống nh dùng phim chiếu cho m y chiếu overhead  Giấy Nếu không c sẵn m y chiếu, bạn phải dùng ến ph ơng c ch cuối l in b i b o c o giấy v ph t cho kh n giả Bước 4: Chọn ịnh dạng ph hợp hoàn cảnh PowerPoint cung cấp nhiều ịnh dạng ảm bảo bạn tìm thấy ki u phù hợp cho tình b o c o bạn Một ịnh dạng theme l tập hợp c c thiết lập hình nền, font ch , m u sắc v c c hiệu ứng hình ảnh PowerPoint 2007 c nhiều ịnh dạng dựng sẵn cho bạn dùng bạn c th tạo ịnh dạng m i v l u th nh tập tin ri ng biệt Một mẫu thiết kế template l tập tin PowerPoint ầy ủ c c th nh phần m bạn c th tạo b i b o c o m i từ chúng Một mẫu thiết kế c th thứ m b o c o y u cầu, bao gồm c c slide Một template c th c nhiều theme nằm slide master template Khi bạn tạo b i b o c o m i dựa tr n template, b i b o c o thừa h ởng tất c c theme v c c slide mẫu c template Theme n o ợc s dụng l tốt nhất? M u n o l tốt nhất? Tất iều v ho n cảnh trình b y b o c o bạn Sau ây l v i gợi : tùy thuộc v o tình y chiếu Overhead Overhead projector S dụng m y chiếu thông th ng không ng i dùng lựa chọn m ho n cảnh thực tế M y chiếu cho chất l ợng hình chiếu thấp v bạn cần l u ến iều kiện nh s ng ph ng n c th l m cho hình chiếu m nhạt Sau ây l v i mẹo nhỏ bạn soạn thảo slide dùng cho m y chiếu overhead:  Font ch :Ti u ề dùng font ch in ậm nh l Arial Black nhằm giúp chiếu l n bị méo m ối v i c c oạn văn dùng c c font ch rõ r ng v dễ ọc nh Arial Times New Roman  àu ch :M u en l lựa chọn tốt nhất, tr nh c c m u nhạt nh xanh nhạt dễ bị m nhạt chiếu tr n m y overhead d i nh s ng mạnh  àu nền:Tr nh m u tối, m u tối l m kh n giả tập trung v o nội dung ang trình b y Bạn n n s dụng m u trắng dùng phim chiếu m y v ặc biệt l bạn c th viết ch th m v o phim chiếu m u trắng  Nội dung: ng ơn giản c ng tốt Phím chiếu overhead thích hợp cho nội dung văn bản, tr nh dùng nhiều hình ảnh y chiếu slide 35mm (Slide projector) i ây l v i gợi ịnh dạng dùng slide 5mm:  Font ch : ùng font ch dễ ọc nh Arial v Times New Roman cho phần nội dung Trang 317 Ph l c  àu ch : ùng m u ch cho t ơng phản v i m u nh l dùng m u ch s ng ối v i m u tối Ri ng tơi thích dùng ch m u v ng yellow tr n m u xanh n c bi n navy blue  àu nền: ùng m u tối nh ng không n n dùng m u en M u s ng l m m n ảnh qu ch i M u xanh thẫm dark blue , xanh l green v m u tía purple l c c m u n n dùng Tr nh dùng l c c hình vẽ, b ng v clipart  Nội dung: th dùng loại văn hình ảnh nh ng phải chế ộ tĩnh Trình chiếu b o c o tr n m y tính ây l ph ơng ph p l t ởng trình chiếu b o c o, bạn c th chiếu b o c o tr n m n hình vi tính, m n hình TV s dụng m y L projector ph ng hình l n m n ảnh rộng i ây l v i gợi ịnh dạng:  Font ch : c hình ảnh v ch tr n m y tính th ng rõ r ng v sắc nét, bạn c th dùng tất c c font ch Tuy nhi n, bạn n n th nghiệm tr c b o c o tr n m y tính ki m tra ộ rõ nét c c font ch Nếu bạn b o c o cho nhiều ng i nghe v m n hình lại nhỏ, n n cho c c font ch kích th c to  àu ch : ùng m u ch cho t ơng phản v i m u Nếu dùng m u ch s ng dùng m u tối v ng ợc lại  àu nền:M u nh xanh thẫm, xanh l cây, m u tía ều ợc Bạn c th dùng l gradients, shading, patterns, pictures, v c c ặc biệt ều tốt  Nội dung:Bạn c th dùng tất c c ki u ch v hiệu ứng cho phần nội dung: hình ảnh, hoạt cảnh, hiệu ứng chuy n slide, âm v oạn phim Bước 5: Ph t tri n nội dung Nội dung b o c o bao gồm văn bản, thị c c ch ơng trình nh Excel, … Khi b o c o, bạn n n cung cấp ầy ủ thông tin m kh n giả ang cần ch không n n cung cấp qu nhiều thông tin d thừa không cần thiết Sau ây l v i gợi ‎:  Bạn cần ki m tra lại k c c nội dung tr c nội dung d thừa c g i b i cho kh n giả nhằm ảm bảo không  Không n n cố công ghi nội dung thật chi tiết cho c c slide, thay v o chứa c c i m cần trình b y v diễn thuyết n i rõ  N n dùng Smart rt thay cho c c gạch ầu d ng nhằm giúp thông tin tr n slide dễ nh v dễ hi u  ung cấp in chi tiết cho kh n giả ầu bu i thuyết trình nhằm giúp kh n giả tập trung nghe thuyết trình v khỏi tốn công ghi chép  T m tắt nội dung b i trình diễn c c slide cuối c c slide n n Bước 6: Tạo c c hình ảnh trực quan Sau ho n tất c c nội dung, bạn n n xem xét a v o c c slide số hình ảnh minh họa trực quan nhằm tạo ấn t ợng mạnh ối v i kh n giả Ngo i hình ảnh, bạn n n tận dụng tính t ơng Trang 318 Ph l c phản c c m u sắc ch , m u c c slide nhằm l m n i bật c c nội dung quan trọng Word rt tốt việc l m hình ảnh h a c c oạn văn ngắn nhằm mục ích nhấn mạnh Bước 7: Th m c c hiệu ứng a phương tiện Th m c c hiệu ứng a ph ơng tiện v o slide thông th ng l m tăng hiệu v thích thú kh n giả ối v i b i thuyết trình Bạn c th s dụng c c oạn phim, flash, âm thanh, nhạc, c c hiệu ứng cho thị, văn bản, hiệu ứng chuy n tiếp gi a c c slide, hiệu ứng i m u,… cho thuyết trình Bạn khơng n n p dụng ki u hiệu ứng cho tất c c slide gi a c c slide iều dễ gây nh m ch n cho kh n giả, thay v o p dụng linh hoạt nhiều loại hiệu ứng cho b i trình diễn Bước 8: Tạo c c in ph t cho kh n giả ghi cho slide B c n y thích hợp ối v i ph ơng ph p b o c o c ng i diễn thuyết (speaker-led) Bạn n n ph t c c in nội dung b o c o handout cho kh n giả họ dễ theo dõi suốt qu trình nghe báo cáo c handout n y c th in trắng en m u v PowerPoint cung cấp sẵn nhiều tùy chọn cho việc in ấn handout Ngo i ra, ng i b o c o n n chuẩn bị sẵn cho in handout ặc biệt chứa c c ghi cho slide b i thuyết trình notes pages Bước 9: Ki m tra lại b o c o th Bạn n n b o c o th v xem lại b i thuyết trình tr c trình chiếu thực tr c kh n giả ối v i ph ơng ph p b o c o speaker-led, self-running, user-interactive c v i l u ‎ :gnêir B o c o c ngư i di n thuyết trước kh n giả Speaker-led) Ki m tra lại tất c c slide b i trình diễn nhằm ảm bảo c c nội dung ầy ủ, xác, úng trình tự Bạn c th phải xếp lại ẩn b t c c slide cho mục ích dự ph ng dự o n tr c c c câu hỏi kh n giả v chuẩn bị sẵn c c slide chứa số liệu trả l i câu hỏi Ki m tra lại c c nút iều ki n tr n slide, chiếu th to n c c slide chế ộ Slide Show nhằm ki m tra c c hiệu ứng gi a c c th nh phần tr n slide v gi a c c slide xem c hợp l‎‎ hay không? n lại c c phím tắt thơng dụng qu trình b o c o tr n m y tính PowerPoint B o c o tự chạy self-running) V i ph ơng ph p b o c o speaker-led, bạn c n c hội khắc phục c c lỗi nội sung, hiệu ứng,… ph t sinh qu trình b o c o V i ph ơng ph p b o c o self-running bạn không c hội giải thích b i b o c o ợc trình chiếu c ch tự ộng o vậy, bạn cần phải d nh nhiều th i gian ki m tra thật k tất nội dung nh c c hiệu ứng,… tr c công bố Một i m ặc biệt quan trọng ối v i loại b o c o n y l việc thiết lập th i gian timing Bạn phải thiết lập th i gian ch hợp l cho kh n giả c ủ th i gian ọc hết c c nội dung m bạn cung cấp tr n slide v l u th i gian ch không n n qu d i l m kh n giả ch n nản Trang 319 Ph l c PowerPoint cung cấp tính Rehearse Timings nhằm giúp cho bạn giải kh khăn vừa n u Tính n y ghi lại th i gian bạn dừng lại slide v thông b o kết cho bạn, bạn ồng n p dụng th i gian dừng slide n y cho b i trình diễn bạn v o ngăn Slide Show tr n Ribbon v chọn Rehearse Timings B o c o tương t c User-Interactive) V i loại b o c o n y, bạn thiết kết c c nút lệnh ng i dùng di chuy n xuy n suốt b i trình diễn c c slide v vấn ề th i gian không c n quan trọng n a Vấn ề quan trọng ây l ộ x c c c li n kết b i trình diễn Khi muốn ph t h nh b i trình diễn l n Internet, bạn c th b i trình diễn d i ịnh dạng PowerPoint nhằm ảm bảo ng i xem thấy ợc hết tất cảc tính v hiệu ứng m bạn ã thiết lập Tuy nhi n tất ng i dùng ều c c i sẵn phần mềm, n n c c ch kh c m bạn c th xem xét l l u b i trình diễn d i ịnh dạng HTML Khi ịnh dạng HTML, số tính b i trình diễn bị số hiệu ứng, hoạt cảnh,… nh ng ảm bảo m y tính ều c th xem ợc nội dung miễn l m y c c i trình duyệt web n o Bước : Ph t hành b o c o c ph ơng ph p b o c o user-interactive self-running presentation mang lại hiệu so v i ph ơng ph p speaker-led c ph ơng ph p n y ơn giản l việc ph t h nh ến ng i xem n n dễ gây ch n nản cho ng i xem Ph ơng ph p b o c o speaker-led hiệu ợc chuẩn bị k nội dung v ng i b o c o ã luyện tập chu o B c n y bạn cần bố trí c c việc c n lại nh l thiết lập c c chỗ ngồi ph ng họp v cố gắng l m quen v i việc ứng tr c m ông Bước 11: Tiến ến thành c ng cải tiến b o c o Tất c c b c chuẩn bị tr n ợc thực cẩn thận chắn bu i b o c o bạn th nh công tốt ẹp Nhằm chuẩn bị tốt cho c c bu i b o c o kh c t ơng lại, bạn n n tự hỏi v trả l i c c câu hỏi sau:  c m u sắc v thiết kế c c slide c hợp l hay không?  Tất ng i c dễ d ng ọc nội dung tr n slide hay khơng?  Kh n giả nhìn bạn, nhìn m n hình hay nhìn in handout nhiều hơn? nh mong ợi bạn hay không?  Kh n giả c ghi lại bạn trình b y b o c o hay không? Nếu c , bạn c g i cho kh n giả in handout v i c c ng kẽ d nh cho việc ghi b n cạnh hay không?  Th i gian b o c o c hợp l hay không? ch n nản thích thú hay khơng? iều i m n o b y b o c o l m ng  slide n o bạn dự ịnh th m v o b o c o nh ng ã không l m hay không?  slide n o bạn tính bỏ qua nh ng ã chuẩn bị qu k hay không?  c ghi cho slide m bạn chuẩn bị c ủ c giống i nghe p ứng hay không? Trang 320 Ph l c   c hoạt cảnh v hiệu ứng th m v o c l m b i b o c o hấp dẫn hay l m ng tập trung? hất l ợng c c âm v oạn phim c i nghe ạt hay khơng? húng c h u ích hay không? Gi cho kh n giả lu n cảm thấy thích thú Sau ây l số b cáo thành công c nhằm giúp ng i diễn thuyết tạo n n lôi làm cho báo C c k thuật di n thuyết  D ng ứng chắn, kh ng i tới i lui Việc i t i i lui l m ng i nghe ảo mắt nhìn theo bạn v l m họ tập trung Tuy nhi n bạn n n dùng tay v phần tr n th minh họa cho b i n i chuyện  D ng c c c hỗ trợ giọng n i bạn Nếu bạn ang n i ến ba i m việc n o c th dùng c c ng n tay minh họa i m Nếu bạn ang n i ến li n kết c c việc v i bạn c th dùng hai tay nắm lại v i minh họa  ừng học thuộc lòng di n thuyết Nếu trình bạn bạn dễ qu n ã n i t i âu  Ngược lại, phải thuyết trình kh ng n n ọc từ c c ghi bạn Các ghi th ng chứa c c từ kh a v c c số liệu, bạn cần diễn thuyết từ c c từ kh a n y ơn giản l ọc chúng  h ng di n thuyết mà mắt d n vào t ghi bắt ầu n i  Chọn lọc vài ngư i c c vị trí kh c kh n phịng d ng mắt giao tiếp trực tiếp với họ Trình b y i m n o b i b o c o v i ng i bạn nhìn họ v nh c i v i họ  ừng ngại tạm dừng di n thuyết N i chậm v dừng l t nhìn v o ghi l ph ơng ph p diễn thuyết hay l b o c o c ch hấp tấp  h ng nhìn chằm chằm ho c ọc c c slide Tập trung ‎oàv‎nại‎aủc ‎ c tọa v hạn chế c ng nhiều c ng tốt việc ọc c c ghi diễn thuyết Bạn phải l m cho c tọa thấy c c l i bạn n i l xuất ph t từ suy nghĩ bạn  Nhấn mạnh c c ộng từ thuyết trình ặt câu hỏi cắt ngang b i thuyết ùng mắt nhìn c tọa tr c bạn C c gợi ý nội dung  Nếu kh n giả khơng bận rộn bạn khơng bị dồn ép th i gian b o c o, c th bắt ầu b i b o c o v i câu chuyện vui bạn  N n hút kh n giả v o c c b i tập tình b i b o c o nhằm l m tăng khả hi u chủ ề trình b y  Hỏi c c câu hỏi ki m tra xem kh n giả c hi u nh ng bạn ang trình b y hay không v tặng m n qu nhỏ cho ng i c câu trả l i úng Không c thứ hấp dẫn kh n giả tham gia v o chủ ề trình b y l c c phần th ởng, chúng c gi trị thấp nh m c kh a, khăn tay,… Trang 321 Ph l c  N n chia phần trình b y th nh hai v i bu i v n n c phần ặt câu hỏi v trả l i câu hỏi bu i, v gi a c c bu i c gi giải lao ngắn Trong suốt phần hỏi trả l i tắt máy chiếu (slide projector, overhead, LCD projector m n hình m y tính giúp ng i nghe tập trung vào câu hỏi diễn giả Nếu không th tắt máy chiếu bạn có th tạo thêm slide ơn giản v i tựa ề “Hỏi p” v chiếu slide suốt trình Trang 322 Ph l c Tài nguyên Internet Template, Themes Background Một số ịa cho phép tải PowerPoint Template, Theme v Background  http://office.microsoft.com  http://powerbacks.com  http://www.presentationhelper.co.uk  http://www.poweredtemplates.com  http://www.ppted.com  http://www.indezine.com  www.powerpointbackgrounds.com/  www.powerfinish.com/  www.graphicsland.com/powerpoint-templates.htm  www.powerpointtemplatespro.com/  www.abetterpresentation.com/  www.slidesdirect.com/  www.zapitmedia.com  www.digitaljuice.com  http://www.echosvoice.com Add-Ins tài liệu tham khảo  2007 Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=4D951911-3E7E-4AE6B059-A2E79ED87041&displaylang=en dd-Ins giúp chuy n  i tập tin PowerPoint sang ịnh dạng P F XPS Thermometer Add-in for PowerPoint http://www.indezine.com/addin/thermometer/index.html Tạo th m cơng cụ phía d i m n hình trình chiếu c o ợc bao nhi u v c n lại cho biết bạn ã b o Trang 323 Ph l c  WebAIM: PowerPoint Accessibility Techniques www.webaim.org/techniques/powerpoint/ Office Accessibility Wizard giúp chuy n tiện lợi v dễ s dụng  i tập tin PowerPoint th nh ịnh dạng web Steve Rindsberg/RDP www.rdpslides.com/ Trang n y PowerPoint MVP v c chứa nhiều add-ins h u ích  Crystal Graphics www.crystalgraphics.com/ dd-Ins cung cấp th m c c hiệu ứng hoạt cảnh, - , hiệu ứng chuy n cảnh, thị…  Office Tips www.mvps.org/skp Cung cấp c c add-ins cho PowerPoint v nhiều t i liệu tham khảo phong phú, ặc biệt l VB cho PowerPoint  The PowerPoint FAQ - PowerPoint Help www.pptfaq.com Giải  p c c câu hỏi liên quan t i PowerPoint phiên PowerPoint Heaven - The Power to Animate http://pptheaven.mvps.org/ Bộ s u tập c c tr chơi, slide giải trí ợc xây dựng PowerPoint nhiều viết h ng dẫn s dụng ch ơng trình n y Trang 324 ... thông dụng Bạn c th th m b t c c lệnh theo nhu cầu s dụng  Nút Minimize:Thu nhỏ c a s ứng dụng v o t c vụ taskbar Windows; bạn nhấp v o nút thu nhỏ ứng dụng tr n taskbar ph ng to lại c a s ứng dụng. .. hiệu ứng chuy n slide PowerPoint 2010 b sung thêm nhiều hiệu ứng chuy n slide m i, ặc biệt hiệu ứng 3-D ẹp mắt v sinh ộng H nh Hiệu ứng chuyển slide 3-D Sao chép hiệu ứng Việc áp dụng hiệu ứng. .. 206 Hiệu ứng cho SmartArt 209 Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt ki u danh sách 209 Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt ki u Picture 210 Thiết lập hiệu ứng tùy chọn cho