Đề cương bài giảng Kỹ năng mềm 4

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện[r]

(1)

TẬP THỂ KHOA SƯ PHẠM KỸ THUẬT

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG

KỸ NĂNG MỀM (Lưu hành nội bộ)

Hưng Yên, 2015

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN KHOA SƯ PHẠM KỸ THUẬT

(2)

-TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN KHOA SƯ PHẠM KỸ THUẬT

LỜI NÓI ĐẦU

Học phần Kỹ mềm môn học cung cấp kiến thức hình thành kỹ tổ chức kiện kỹ xin việc làm cho sinh viên Để đáp ứng nhu cầu giảng dạy học tập sinh viên, biên soạn tập đề cương giảng Nội dung đề cương giới thiệu loại hình kiện, cách lập dự tốn ngân sách, lập kế hoạch tổ chức kiện Các kiến thức để hình thành kỹ xin việc làm: Cách đánh giá lực thân, nguồn cung cấp thông tin việc làm; cách chuẩn bị hồ sơ xin việc, viết đơn xin việc, lý lịch ứng viên, kỹ tham gia vấn xin việc làm Hy vọng sách giúp ích cho bạn học tập sống

Tập thể tác giả cố gắng nhiều nghiên cứu biên soạn, song khó tránh khỏi thiếu sót định, mong bạn đọc góp ý kiến nhận xét để tài liệu ngày hoàn thiện

Chúng xin chân thành cảm ơn!

(3)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN KHOA SƯ PHẠM KỸ THUẬT

MỤC LỤC

Trang

Bài 4.1: Kỹ tổ chức kiện 1

4.1.1 Kỹ dự toán ngân sách lập kế hoạch tổ chức kiện 1

4.1.1.1 Khái quát chung dự toán ngân sách lập kế hoạch tổ chức kiện

1

4.1.1.2 Quy trình luyện tập 2

4.1.2 Kỹ tổ chức tính tốn thời gian 3

4.1.2.1 Khái qt chung tổ chức tính tốn thời gian 4

4.1.2.2 Quy trình luyện tập 6

4.1.3 Chiến lược tổ chức kiện

4.1.3.1 Xây dựng chiến lược tổ chức kiện 6

Bài 4.2: Kỹ xin việc làm 13

4.2.1 Kỹ xác định lực mục đích nghề nghiệp 13

4.2.1.1 Khái quát chung lực mục đích nghề nghiệp 13

4.2.2 Kỹ tìm kiếm thơng tin việc làm 16

4.2.2.1 Khái quát tìm kiếm thơng tin việc làm 16

4.2.3 Kỹ chuẩn bị hồ sơ xin việc làm 18

4.2.3.1 Khái quát chung kỹ chuẩn bị hồ sơ xin việc làm 18

4.2.4 Kỹ tham dự vấn xin việc làm 20

4.2.4.1 Nguyên tắc tham dự vấn xin việc làm 20

(4)

1

Bài 4.1 KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 4.1.1 Kỹ dự toán ngân sách l ập kế hoạch tổ chức kiện

4.1.1.1 Khái quát chung dự toán ngân sách lập kế hoạch tổ chức kiện

- Định nghĩa tổ chức kiện

Tổ chức kiện trình bao gồm kết hợp hoạt động lao động với tư liệu lao động với việc sử dụng máy móc thiết bị, cơng cụ lao động thực dịch vụ đảm bảo toàn công việc chuẩn bị hoạt động kiện cụ thể thời gian không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự kiện thông điệp truyền thông theo yêu cầu chủ sở hữu kiện thỏa mãn nhu cầu khách tham dự kiện

Sơ đồ 1.1 Dịng cơng việc tổ chức kiện

- Vai trị dự tốn ngân sách lập kế hoạch tổ chức kiện

+ Vị trí ngân sách: ngân sách định việc tổ chức kiện thực hay khơng mục tiêu, quy mô tổ chức kiện;

+ Yêu cầu tiên lượng ngân sách: Khẳng định có ngân sách hay khơng có; thu xếp đủ ngân sách dù kiện lớn hay nhỏ; xác định rõ quy mơ, vị trí, địa điểm tổ chức kiện chi phối ngân sách; xác định trước ngân sách tổ chức kiện lập kế hoạch phạm vi ngân sách cho phép

- Phương pháp dự toán ngân sách lập kế hoạch tổ chức kiện

Phải dự kiến danh mục hàng hóa dịch vụ cần thiết cho tổ chức kiện số lượng, chất lượng chi phí Nếu ngân sách thiếu hụt nhà tổ chức cần loại bỏ bớt hàng hóa dịch vụ khơng cần thiết Dưới danh mục hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức kiện thường có dự toán: - Thư mời

- Đi lại - Chỗ

- Giải trí

- Dẫn chương trình - Nghe nhìn

- An ninh

- Chi phí nhân cơng - Tiền điện

Khai mạc kiện

Bế mạc kiện Lập kế

hoạch dự tốn ngân sách

Cơng việc chuẩn bị Cơng việc Công việc

(5)

2

- Thuê địa điểm tổ chức - Diễn tập

- Thức ăn - Đồ uống

- Trang trí nội thất - Trang trí khác - Âm nhạc

- Ánh sáng - Sân khấu - Phim ảnh - Thiếp chỗ ngồi - Thực đơn - Quà tặng - Bảo hiểm

- Thực trạng thiết bị - Vật liện quảng cáo - Thông tin liên lạc - Dịch thuật

- Vận chuyển - Hải quan

- Các chi phí khác

Mục đích kiện khơng chi phối dự tốn ngấn sách mà cịn chi phối hiệu ngân sách Mục tiêu kiện gắn liền với quy mô thiết kế tổ chức hoạt động kiện Có ý nghĩa đích thực đảm bảo tổ chức kiện thành công, giành thiện cảm với thành viên tham gia kiện đối tượng quan tâm

Cân nhắc tất phương án, xác định nhu cầu tài trước hồn tất kế hoạch tổ chức kiện doanh nghiệp

Như vậy, trước tổ chức kiện vấn đề sau cần phải khái quát nội dung chương trình: Mục đích kiện; nhiệm vụ kiện; hoạt động cụ thể kiện; thành phần tham dự kiện; thời gian (tháng năm, ngày tuần, ngày); địa điểm thực kiện; lên kế hoạch hợp đồng trước để có địa điểm cho tổ chức kiện

Kế hoạch phân bổ ngân sách Ngân sách phân bổ cho hạng mục công việc cho nội dung hoạt động với ngân sách dự kiến kèm theo Các cơng việc cần thực hiện: lập bảng chi phí; kiểm tra, điều chỉnh tổng thể: tiên hành phân tích, so sánh, đánh giá phát bất hợp lý ngân sách hạng mục công việc tiến hành điều chỉnh cho thích hợp; lịch tốn: thường phải toán trước 30-50% giá trị dịch vụ, phần cịn lại tốn sau kiện kết thúc

Đề phòng cố Một số vấn đề quan tâm khác: địa điểm tổ chức kiện; tổ chức đưa đón khách; khách mời kiện; khơng gian thực kiện; tổ chức ăn uống kiện

4.1.1.2 Quy trình luyện tập

(6)

3

Bước 1: Lập dự toán sơ ngân sách cho tổ chức kiện Bước 2: Xác định mục tiêu tổ chức kiện

Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức kiện Bước 4: Xác định khách mời

Bước 5: Lập danh sách khách mời Sản phẩm:

Bảng dự tốn ngân sách cho kiện nhóm chọn Mục tiêu kiện

Kế hoạch chi tiết tổ chức kiện phân cơng cơng việc phải rõ rang Bảng danh sách khách mời

Bản kế hoạch tổ chức đưa đón, ăn uống buổi tổ chức kiện (nếu có)

4.1.2 Kỹ tổ chức tính tốn thời gian

4.1.2.1 Khái qt chung tổ chức tính tốn thời gian

- Xây dựng tiến trình tổ chức kiện

Việc nhà tổ chức phải xác định hoạt động tổ chức kiện Căn vào hoạt động đưa mục tiêu cụ thể Hoạt động tương ứng với thời gian tạo nên khung kiện Căn vào khung kiện nhà tổ chức phân công công việc hợp lý để hiệu công việc đạt cao nhất, tránh lãng phí Xác định mức quan trọng hoạt động khác để tập trung ưu tiên chuẩn bị cho hoạt động khác

- Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị Nhà tổ chức xâu chuỗi hoạt động tránh bỏ sót, vào xác định hoạt động quan trọng hoạt động hỗ trợ kèm

- Xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức kiện Cần lấy thời gian từ bắt đầu lên kế hoạch lúc tổ chức kiện mức độ khống chế cho toàn thời gian cá hạng mục công việc chuẩn bị Xác định thời gian cho hạng mục công việc, Xác định thêm thời gian dự phịng cho tồn hệ thống Tùy theo yêu cầu thời gian tổ chức thay đổi mà người tổ chức có phương pháp khác nhau:

(7)

4

+ Phương pháp song song thực việc phân chia hạng mục công việc thành nhóm khác Các nhóm thực hoàn thành thời gian thống Rút ngắn thời gian chuẩn bị, tổ chức phực tạp, khó khăn kiểm tra giám sát nhà quản trị

+ Phương pháp kết hợp: kết hợp phương pháp chiếu phương pháp song song việc xâu hạng mục cơng việc với thành dãy công việc, công việc cần nhiều thời gian quan trọng sau thơng số giảm dần

Xác định xác số lượng cán bộ, nhân viên đảm nhận công việc thực thi kiện

Hành trình tổ chức nội dung cơng việc: Xây dựng hành trình tổ chức; Bảng nội dung cơng việc

Tính tốn thời gian: Thời gian năm; Thời gian ngày tuần; Chọn ngày

Xây dựng hành trình tổ chức

- Sử dụng lịch trình: dùng lịch khởi đầu từ ngày tổ chức kiện, tính lùi trở lại hạng mục công việc cần làm Yêu cầu hình dung ý tới hết công việc dù việc đơn giản Để đảm bảo kiện thành cơng phải tn thủ lịch trình nghiêm ngặt

Nhiệm vụ Người thực Hạn chót Lập danh sách khách mời Nguyễn Văn A 1/5 Thiết kế thiếp mời

In thiếp mời

Gửi thiếp mời theo danh sách

Bảng 4.1 Danh sách khách mời thư mời

- Kiểm tra hợp đồng: kiểm tra lại tất hợp đồng với tổ chức cung ứng người có liên quan khác Đặc biệt ý tới hạn chót phải đặt hủy Khi kiện triển khai cần tiếp tục cập nhật hành trình tổ chức theo bảng chi phí lịch tốn

Các bảng nội dung cơng việc

(8)

5

phân công công việc cho cán cơng nhân viên Kiểm sốt tồn thơng tin vào bảng, cán phải người làm việc với bên cung cấp hoàn tất kế hoạch

Bảng nội dung cơng việc kịch kiện Trường hợp có thay đổi nhà tổ chức kiện phải thống với nhà cung cấp nội dung công việc thay đổi, chỉnh sửa, gửi lại bảng nội dung công việc chỉnh sửa

Bảng nội dung công việc cần bắt đầu với bảng liên hệ công tác, bao gồm tên, chức danh, tên công ty, địa liên hệ Thông tin bảng nội dung công việc cần phải bảo mật, phải đảm bảo nhà cung cấp người khác nhận biết việc

Bảng nội dung công việc phân rõ công việc người Khi hoàn thành bảng cho ta số người cần thiết cho tổ chức kiện, trách nhiệm công việc họ, bố trí họ đâu,

- Tính tốn thời gian

+ Thời gian năm Nhà tổ chức phải cân nhắc mùa trước hồn tất kế hoạch Xác định thời gian năm vào loại kiện, thành phần tham gia kiện tiềm lực nhà cung cấp

- Họp mặt, hội thảo, hội nghị, giới thiệu sản phẩm mới: kiện thường thực vào đầu mùa vụ Đối với ô tô, lễ giới thiệu xe thường diễn vào mùa thu;

- Đối với máy điều hòa, quạt thường vào đầu hè, mốt thời trang thường giới thiệu vào đầu mùa thu; Lễ gây quỹ tổ chức vào thời gian thành phần kiện ý thu hút tham dự giúp đỡ thành phố địa điểm diễn kiện

- Chương trình động viên: thời gian lựa chọn phù hợp với công ty chủ kiện khách tham dự

+ Thời gian ngày

(9)

6

Dưới số vấn đề cần giải chọn thời gian ngày cho kiện:

Sự kiện tổ chức vào ban ngày hay buổi tối? Khai mạc lúc giờ, bế mạc lúc giờ? Sử dụng trang phục thông thường hay lịch sự?

Khách có thời gian thay đổi trang phục không? Từ nhà hay từ nhiệm sở tới? Các tình nguyện viên có đủ thời gian rời nơi làm việc chuẩn bị thứ sẵn sàng trước khách đến không?

+ Ngày tuần Quyết định ngày tuần phụ thuộc vào kiện khách tham dự Ngồi cịn phụ thuộc vào yếu tố ngoại lai

Chọn ngày: chọn ngày TCSK, nhà tổ chức cần tính tới ngày lễ hội lớn, ngày lễ tơn giáo, kì nghỉ học kỳ, nghỉ cuối tuần dài, kiện thể thao, kiện vàn hóa, xã hội quan trọng khác

4.1.2.2 Quy trình luyện tập

Tổ chức rèn luện kỹ sau cho sinh viên thông qua hoạt động thảo luận nhóm, tình cụ thể, làm việc cá nhân:

Bước 1: Xây dựng lịch trình tổ chức kiện Bước 2: Lập bảng nội dung cơng việc

Bước 3: Tính tốn thời gian Sản phẩm:

Lịch trình tổ chức kiện

Bảng phân công nội dung công việc

Chọn thời gian tổ chức kiện phù hợp

4.1.3 Chiến lược tổ chức kiện

4.1.3.1 Xây dựng chiến lược tổ chức kiện

- Định nghĩa tổ chức kiện:

Chiến lược tổ chức kiện trình hình thành, lựa chọn thực kiểu tổ chức kết cấu, lựa chọn thực kiểu tổ chức kết cấu phù hợp với hay hệ thống kiện có mối liên hệ hữu với Nhờ kiện tổ chức, thực ý tưởng nội dung thông điệp đạt mục tiêu đề

(10)

7

Chiến lược trình: Chiến lược dài hay ngắn tùy theo nội dung chiến lược cần thực hiện;

Chiến lược bao trùm chi phối tình, quy định chi phối kiện, hoạt động kiện cụ thể;

Chiến lượng bao gồm chuỗi hoạt động, chuỗi kiện có mối quan hệ hữu với

- Vai trò chiến lược tổ chức kiện:

Có vị trí bao trùm quy định hoạt động kiện, tuân thủ ý tưởng chiến lượng Định hướng kiện hoạt động kiện Giới hạn phạm vi tầm mức hoạt động, không gian, thời gian, nguồn lực Chi phối nội dung, hình thức, quy mơ, phương thức thực kiện

- Quy trình xây dựng chiến lược

+ Những khoa học Nguồn lực huy động cho tổ chức kiện Nguồn lực vật chất dễ nhận thấy dễ nhận thấy tiền mặt, vật, trang thiết bị, sản phẩm hàng hóa Nguồn lực phi vật chất gồm ủng hộ tạo điều kiện quan chức năng, ủng hộ thiện cảm công chúng với kiện Được huy động từ nguồn chính: nội lực ngoại lực

Nguồn nội lực: nguồn lực thuộc công ty, công ty hồn tồn kiểm sốt huy động gồm vốn tự tiền, vốn ngân sách cấp, thiết bị chuyên dụng sở vật chất kỹ thuật công ty;

Nguồn ngoại lực: quan đoàn thể ủng hộ, tài trợ tổ chức doanh nghiệp theo hợp đồng song phương đa phương Nguồn ngoại lực thường không ổn định Để tăng thêm độ ổn định cần lập kế hoạch huy động cách chi tiết cụ thể nguồn

+ Tầm mức kiện: Tầm mức kiện tác động, bảo đảm nhiệm vụ mục tiêu kiện Tầm mức kiện chi phối vị trí kiện; tầm mức kiện khẳng định đẳng cấp kiện, đòi hỏi phải có nhìn tổng thể mà điểm xuất phát đối tượng khách mời, kéo theo trang thiết bị phương tiện phục vụ hoạt động kiện; Tầm mức kiện phụ thuộc nội dung kiện Sự kiện giải vấn đề gì? Tính thời cấp thiết vấn đề đó, …