Đề cương bài giảng Kỹ năng mềm 3

Khi đội xác định được mục đích của đội, xác định được sứ mệnh, tầm nhìn của đội th khi đ các thành viên làm việc sẽ không hiệu quả... Những kỹ năng và sự hiểu biết của cả đội có[r]

(1)

TẬP THỂ KHOA SƯ PHẠM KỸ THUẬT

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG

KỸ NĂNG MỀM

(Lưu hành nội bộ)

Hưng Yên, 2015

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN

KHOA SƯ PHẠM KỸ THUẬT

(2)

-T

TTrrrưưườờờnnngggĐĐĐHHHSSSPPPKKKTTTHHHưưưnnngggYYYêêênnn ––– KKKhhhoooaaaSSSPPPKKKTTT MỤC LỤC

Trang

Bài 3.1: Kỹ làm việc đồng đội

3.1.1 Khái quát chung kỹ làm việc đồng đội 3.1.1.1 Định nghĩa đội 3.1.1.2 Yêu cầu tất yếu hợp tác làm việc đồng đội 3.1.1.3 Tầm quan trọng làm việc đồng đội 3.1.1.4 Các mơ hình làm việc đồng đội 3.1.1.5 Các loại tính cách làm việc đồng đội 3.1.2 Kỹ làm việc đồng đội 3.1.2.1 Kỹ khích lệ 3.1.2.2 Kỹ lắng nghe, hồi đáp 3.1.2.3 Kỹ điều hành hoạt động chung 3.1.2.3 Kỹ tạo lập môi trường làm việc đồng đội hiệu 3.1.3 Quy trình luyện tập

Bài 3.2: Kỹ điều hành họp 10 3.2.1 Kỹ chuẩn bị họp 10 3.2.1.1 Ý nghĩa việc chuẩn bị cho họp 10 3.2.1.2 Những công việc cần chuẩn bị cho họp 10 3.2.2 Quy trình điều hành họp 12 3.2.3 Kỹ điều hành họp 13 3.2.3.1 Vai trò người điều hành họp 13 3.2.3.2 Các nguyên tắc điều hành họp 14 3.2.3.3 Các kỹ để điều hành họp thành công 17 3.2.3.4 Những lưu ý điều hành họp 19 3.2.4 Quy trình luyện tập 19

(3)

T

TTrrrưưườờờnnngggĐĐĐHHHSSSPPPKKKTTTHHHưưưnnngggYYYêêênnn ––– KKKhhhoooaaaSSSPPPKKKTTT

1

Bài 3.1: Kỹ làm việc đồng đội 3.1.1 Khái quát chung kỹ làm việc đồng đội

3.1.1.1 Định nghĩa đội

Hợp tác xu hướng tất yếu, giúp cho hiệu hoạt động người nâng cao nhờ vào việc phát huy sức mạnh tập thể Bác Hồ nói:

“Đồn kết, đồn kết đại đồn kết Thành cơng, thành công đại thành công”

Khả làm việc đồng đội ngày nói số kỹ quan trọng người làm việc Mọi quan, công ty thời gian gần đưa kỹ vào tiêu chí tuyển dụng người lao động họ Trong cố gắng tìm kiếm cách thức để cạnh tranh tốt điều kiện thị trường giới nay, lãnh đạo tổ chức cuối nhận rằng, người làm thứ tốt nhiều cho doanh nghiệp họ hợp tác làm việc theo đội không làm việc cách đơn lẻ tập hợp cá nhân

Tuy nhiên, nhiều mà gọi “đội” nơi làm việc đơn giản đội người nhà quản lý gắn cho mác Tạo môi trường làm việc đội thực đòi hỏi nhà quản lý nhân viên phải thay đổi tất mà họ làm trước

Đội c ngh a Tổ chức chặt chẽ gồm số người định làm nhiệm vụ” Một tổ chức chặt chẽ, c nhiệm vụ chung, r ràng tính kỉ luật hướng r ràng v phải ám sát mục đích

Nh m c ngh a - "Tập hợp gồm số người vật hình thành theo nguyên tắc định - "Tụ tập lại để làm việc gì"

Theo th muốn n i người, vật c số đặc điểm chung chung nh m Những nguyên tắc quy tắc mà số quy ước chung chung nh m Trong từ điển ùng từ tụ tập , đ ng họ làm việc chung chơi, học

Điểm khác ản đội với nh m mục đích, mục tiêu

Một nh m c thể khơng c mục đích, mục tiêu, mục tiêu m i cá nhân hợp tác thành viên không cao Khi đội xác định mục đích đội, xác định sứ mệnh, tầm nhìn đội th đ thành viên làm việc không hiệu

(4)

T

2

Làm việc đồng đội tinh thần hợp tác, phối hợp để phát huy ưu điểm thành viên đội nhằm đạt kết tốt cho mục đích mà đội đặt

Nhờ hoạt động đồng đội, thành viên vừa phát triển kỹ cá nhân, thu nạp kiến thức, kinh nghiệm cho thân đồng thời góp phần vào hoạt động đem lại giá trị vật chất tinh thần cho tập thể, cộng đồng Ngay từ xưa, ân gian c câu “Một làm chẳng nên non, ba chụm lại nên n i cao” 3.1.1.2 Yêu cầu tất yếu hợp tác làm việc đồng đội

Làm việc theo đội th c đẩy tinh thần hợp tác, phối hợp, hiểu biết h trợ lẫn thành viên, từ đ tạo giải pháp cho vấn đề khó khăn Những kỹ hiểu biết đội có ích lợi lớn cá nhân Tuy nhiên, lợi ích lớn mơ h nh đội tận dụng nguồn lực chung đội Kỹ m i cá nhân tự giám sát đội tạo điều kiện cho việc hoàn thành mục tiêu cách tốt Từ g c độ cá nhân, m i người phát huy khả tiềm tàng Bởi v đội tạo mơi trường làm việc tập thể- nơi m i cá m i cá nhân giao trách nhiệm có quyền hạn, nơi mà tin tưởng sẻ chia đặt lên hàng đầu - nên khuyến khích người làm việc nhiệt t nh

Trách nhiệm trưởng đội khuyến khích cá nhân nói bộc bạch ý kiến tham gia vào thảo luận hoạt động đội Ngược lại, người sơi đội thường có xu bật chiếm ưu thảo luận đội Trách nhiệm trưởng đội theo dõi họ, khuyến khích họ đ ng g p ý kiến, đồng thời nhắc nhở họ phải biết lắng nghe ý kiến người khác

Mặt khác, đội cần có phản hồi hoạt động cá nhân Mọi phê bình phải mang tính cơng khách quan, tập trung vào nhiệm vụ mà họ thực cá nhân họ Những sai phạm cần rõ ràng kịp thời Sẽ có ích trưởng đội đưa phản hồi cách thường xuyên, đặc biệt l i lầm, dù nhỏ Điều làm giảm tác động tiêu cực sai lầm việc trở nên muộn Còn với trường hợp làm việc tốt, trưởng đội nên khen ngợi đánh giá cao Điều đ khuyến khích người làm việc tốt

(5)

T

3

Hoạt động đồng đội mang lại nhiều ích lợi, phong cách làm việc kh khăn người Đội mối quan hệ, bạn cần phải gìn giữ củng cố Một người đội có trách nhiệm với mục tiêu chung, họ tạo thành động lực lớn cho phát triển Bên cạnh đ , thời gian nguồn lực cần phân bổ hợp lý đội, quy trình thực đội cần thiết lập, giám sát xem xét cụ thể

3.1.1.3 Tầm quan trọng làm việc đồng đội

Giúp thành viên nhóm cảm thấy khơng bị lập đơn độc trước khó khăn

- Gi p đạt kết cao - Giúp cá nhân tự tin mạnh mẽ

- Giúp chia sẻ nguồn lực, ý tưởng, thơng tin, ví dụ phương pháp điều trị dịch vụ h trợ địa phương

- Có thêm nhiều ý kiến, sáng kiến để lựa chọn

- Đảm bảo tính khả thi nhiều người có trách nhiệm chung sức 3.1.1.4 Các mơ hình làm việc đồng đội

Mơ hình yếu tố để hoạt động hiệu

Để phát huy tinh thần đồng đội nâng cao kỹ làm việc đồng đội bạn cần yếu tố sau:

+ Môi trường cởi mở + Tin cậy lẫn + Chia sẻ thông tin + Trách nhiệm rõ ràng

3.1.1.5 Các loại tính cách làm việc đồng đội

- Con hổ Là người triển khai công việc, tài giỏi, thích khẳng định mình, quen với việc làm nhiều suy ngh

- Xe cứu thương Là người gắn kết người lại với Thường nhóm, xe cứu thương người lãnh đạo

- Tàu ngầm Là người giỏi muốn thể

(6)

T

4

Nếu nhóm có nhiều hổ lên mà khơng c người điều phối thành

một mớ khơng kiểm sốt được, m i người ý, khơng nghe Lúc ý ta cần có lãnh đạo để đứng lên thống tất ý kiến hổ

3.1.2 Kỹ làm việc đồng đội 3.1.2.1 Kỹ khích lệ

Mời gọi tham gia đ ng g p người trường cụ thể Động viên họ học hỏi thêm kỹ cần thiết để phát huy điểm mạnh m i người Kêu gọi tinh thần trách nhiệm thành viên Nhận biết ưu cá nhân sẳn sàng h trợ cần thiết

- Đề cao tinh thần đồng đội

Thường xuyên tổ chức hoạt động mang tính tập thể Khen thưởng thành tích chung khơng phải cá nhân đ Ở môi trường làm việc có nhân viên trội Tuy nhiên, bạn nên giữ nhìn nhận đ cho riêng m nh Không nên bày tỏ hay khen ngợi gương để người noi theo Loại bỏ tính vị kỷ cá nhân cơng việc Ln xác định sức mạnh tính đồng đội, đánh giá cao thành công cống hiến tồn thành viên nhóm mang lại cho công ty

- Nuôi ưỡng hăng hái, nhiệt tình

Có thể bạn chưa iết, hăng say nhiệt tình người dễ tác động đến người Bạn cần nhận điều nắm bắt để khoấy động nên hăng hái nhiệt tình cho tồn đội Cũng như, ạn đặt niềm tin vào đồng nghiệp mình, họ không làm bạn phải thất vọng đâu

- Tạo khơng khí vui vẻ

Sức mạnh tập thể mang đến hiệu bất ngờ, bạn dành thời gian để nhân viên m nh thư giãn chia sẻ niềm vui với Bạn họ ăn trưa hay làm vài ly bia tán gẫu sau làm việc Khuyến khích vui chơi ngày nghỉ giúp thành viên ngày thân thiện với Khi ấy, m i người nhóm bạn cảm thấy tất họ cá nhân thiếu một tập thể, họ cảm thấy thoải mái hăng say làm việc

3.1.2.2 Kỹ lắng nghe, hồi đáp

Để lắng nghe hiệu yêu cầu:

(7)

T

5

cịn lại khó chịu họ chẳng nghe Khơng khí buổi nói chuyện trở nên căng thẳng Người thực khơn ngoan họ khơng cãi lộn Họ nói họ nghe, họ họ tìm hiểu sâu Khi lắng nghe, bạn muốn hỏi hay phát biểu ý kiến để người n i tr nh ày xong ý đ , đề nghị giải thích tr nh ày quan điểm Nếu bạn sợ quên ý đ th ghi giấy Ví dụ “Xin l i, anh vừa nói chế độ tiền thưởng Tôi chưa r lắm, anh làm ơn n i kỹ hơn”

- Gác việc khác lại Hành động thể sẵn sàng lắng nghe Khi ch ý đến hoạt động khác ta tập trung ch ý đến người nói nội dung trình bày, hiệu lắng nghe cao

- Hồi đáp để ủng hộ người nói: Hồi đáp tích cực truyền cảm hứng gây hưng phấn cho người n i Người nói đem hết tâm huyết để truyền đạt cho ta Hồi đáp lắng nghe cần lưu ý Hãy ừng lại ch t trước hồi đáp, làm giúp không phản ứng trước ý kiến người n i gi p người nói có thời gian kết thúc ý kiến

- Nh n vào người nói: Nếu bạn chưa c th i quen nh n vào người nói lắng nghe, bạn tập Có điều ngơn ngữ khơng thể diễn tả, nhìn vào mắt, khn mặt, cử người nói ta cảm nhận

Trong giao tiếp, người n i gương người nghe ngược lại Hãy nhìn vào thể bên ngồi người nói, ta biết ta nghe “Nh n mặt mà bắt h nh ong” Hãy nh n vào người n i để lắng nghe điều không n i Điều đặc biệt quan trọng bạn lắng nghe phụ nữ Phụ nữ thường nói bóng gió xa xơi, chí n i ngược Nếu ghi nhận đầy đủ thông tin họ cung cấp bạn không hiểu họ muốn n i n i định n i Để hiểu „ngầm ý” lời nói họ bạn phải nhìn vào mắt Như vậy, để lắng nghe thực sự, khơng dùng tai mà cịn dùng mắt “Mắt cửa sổ tâm hồn” nhìn vào mắt người n i để cảm nhận “từ” sâu xa lời n i để thấu hiểu tâm hồn họ

(8)

T

6

- Nhắc lại diễn giải nội dung: Tốc độ nghe ta gấp lần tốc độ nói Vì vậy, ta khơng tập trung hay ngh sang việc khác Để tránh điều diễn giải lại ý người nói theo cách hiểu ta Làm vậy, gi p tư uy tập trung vào vấn đề lắng nghe Đặc biệt, não làm việc hình ảnh khái niệm, nghe hình dung, diễn giải theo khung cảnh đầu giúp ta nhớ lâu

- Tìm ý chính: Sau m i buổi nói chuyện thường có nhiều thơng tin Người thơng minh khơng nhớ tất chi tiết mà họ chắt lọc t m ý để ghi nhớ Não làm việc liên kết thông tin, ta nhớ ý thơng tin bổ trợ xung quanh theo đ mà tái lại

- Hỏi để làm rõ vấn đề: Trong giao tiếp lắng nghe, ch ng ta chưa hiểu, thay ậm cho qua chuyện, đặt câu hỏi để làm r Điều không khiến người nói khó chịu mà ngược lại họ vui biết ta thực muốn hiểu ta cho họ hội để thể r ý tưởng họ tr nh ày

- N lực tập trung: Độ ý m i giao tiếp phụ thuộc nhiều yếu tố Thái độ, sức khỏe, môi trường, người nói, nội dung Khi mệt mỏi, buồn chán lúc dễ tập trung Trong trường hợp đ để tập trung ch ng ta c thể làm sau Ngồi 1/3 ghế phía trước; khơng tựa lưng vào ghế; người nghiêng phía trước; khơng chống tay hay tỳ ngực lên bàn Với tư với kỹ khác giúp tập trung vào lắng nghe 3.1.2.3 Kỹ điều hành hoạt động chung

Quản lý công việc hiệu khơng địi hỏi người làm phải c kỹ chun mơn cần thiết, mà cịn phải c kỹ điều phối, phân tích, hệ thống nội dung cụ thể Một ngày phải giải công việc liên quan đến quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu, giấy tờ, người Để tránh tình trạng tải bạn cần có kỹ quản lý cơng việc Và để làm điều này, người quản lý nên dành chút thời gian để phân tích tìm giải pháp tối ưu để thực giải quyết công việc đ

Dưới số cách để điều hành công việc chung c hiệu - Quản lý công việc cần xác định mục tiêu cụ thể

Mọi người thường hay n i đùa với rằng, nhân viên làm việc mà không c

(9)

T

7

trị ịt mắt ê mà thơi Mục tiêu định hướng cho hoạt động động lực để ta hồn thành tốt cơng việc m nh

- Quản lý công việc Các quy tr nh thực

Kế hoạch gi p ta tiên liệu xử lý tốt t nh tr nh giải công việc Giảm thiểu sai s t cố ất ngờ Để lập kế hoạch cần xác định thông tin cần thiết nguồn lực

Quy tr nh thực

Khi xác định mục tiêu lên kế hoạch th ước lại thực n theo quy tr nh M nh nên từ ước đến ước cho hiệu quả, nên làm công việc g trước Người làm nhiệm vụ g để tránh chồng chéo khai thác điểm mạnh kỹ họ

- Quản lý công việc Những điểm cần lưu ý đặc iệt

Không nên làm việc sức, ôm đồm việc sức khỏe vấn đề quan trọng để ạn hồn thành tốt cơng việc m nh Một thể khỏe mạnh tảng để ạn theo đuổi công việc hàng ngày mà không ảnh hưởng đến khả làm việc Bạn nên ành vài ph t để đứng ậy lại văn phịng ngồi trước h nh máy tính 2-3 tiếng để cân ằng lại

Không gian làm việc

Bạn thấy thích th sảng khối với nơi làm việc m nh n thật ngăn nắp V vậy, m i ngày hay m i tuần ạn nên ành ch t thời gian để xếp đống hồ sơ tài liệu, vứt ỏ giấy tờ không cần thiết Và đặc iệt, cạnh máy tính ạn c thể để xương rồng nhỏ N vừa tạo cảm giác thẩm mỹ mà vừa hiệu hấp thụ ức xạ, giảm ớt tác động đến thể Ngồi ra, ạn khơng nên đặt vật xung quang máy tính ằng kim loại để tránh tái phát xạ s ng điện từ

Đừng quên áp ụng máy m c công nghệ vào quản lý công việc hàng ngày Ngày phát triển khoa học công nghệ , đặc iệt công nghệ thơng tin khiến ạn từ ất ngờ sang ất ngờ khác Việc áp ụng máy m c hay phần mềm ổ trợ c lợi cho công việc ạn ất l nh vực Một máy tính tốc độ cao, ung lượng lớn gi p ạn tiết kiệm nhiều thời gian

(10)

T

8

phần mềm phù hợp Phần mềm quản lý công việc Clou Office – lựa chọn tốt để áp ụng triển khai cho đơn vị ạn

3.1.2.4 Kỹ tạo lập môi trường làm việc đồng đội hiệu

Hầu hết người hiểu tầm quan trọng việc xây dựng mối quan hệ sống Không c gia đ nh ạn bè, sống bạn khơng buồn tẻ mà cịn gặp nhiều kh khăn v ạn phải m nh đối mặt với việc

Trong công việc Không m nh đến đỉnh thành công, có lúc bạn cần gi p đỡ đồng nghiệp để giải kh khăn công việc Mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp cịn làm cho sống nơi cơng sở bạn cân Chính yếu tố đem lại hiệu suất làm việc cao hơn, gi p ạn tiến nhanh đường nghiệp Áp dụng bảy gợi ý sau, bạn tạo nên môi trường làm việc bạn thoải mái hiệu quả:

- Thân thiện với người

Hình ảnh bạn nơi làm việc qua kết cơng việc bạn đạt mà thái độ bạn g p phần không nhỏ việc xây dựng hình ảnh

Một nụ cười hay lời chào vui vẻ gặp đồng nghiệp cách thể thân thiện tích cực Bạn nên để ý đến hành động nhỏ c ảnh hưởng lớn giúp mở cửa, giữ nút thang máy, nhặt đồ đánh rơi… Bạn muốn làm việc với người bạn thích chắn đồng nghiệp bạn vậy!

- Gi p đỡ nhiệt tình

Khi xong việc mình, tất nhiên bạn phép nghỉ ngơi thư giản chút Nhưng bạn tận dụng khoảng thời gian để giúp đồng nghiệp “ngập đầu” giải phàn nàn khách hàng, đồng nghiệp bạn cảm kích mà chắn tình tương tự, họ h trợ bạn

- Chủ động nhận việc khó

Chắc chắn bạn gặp nhiều thử thách để giải công việc phức tạp Nhưng bạn chủ động nhận phần việc trên, bạn thể thân người tự tin, tích cực, khơng ngại kh Đây hội để bạn hoàn thiện kỹ nâng cao kiến thức Sếp đồng nghiệp chắn đánh giá cao tinh thần bạn

- Cư xử lịch thiệp