Hiện nay các cơ sở Y tế nói chung và phòng xét nghiệm nói riêng hiệnđang phải đối mặt với thách thức về nhu cầu chăm sóc sức khỏe ngày càng cao.Điều này đòi hỏi các phòng xét nghiệm cần có những công cụ quản lý chấtlượng hữu hiệu để cải tiến chất lượng, đáp ứng nhu cầu của khám chữa bệnh.Thời gian trả kết quả xét nghiệm cho bệnh nhân là một tiêu chuẩn chất lượngquan trọng của quản lý chất lượng phòng xét nghiệm. Năm 2019 bệnh viện BãiCháy nói chung và khoa huyết học hóa sinh nói riêng đã và đang ứng dụng trảkết quả xét nghệm qua phần mềm CNTT phần nào đáp ứng được nhu cầu khámvà điều trị bệnh, tuy nhiên còn có một số kết quả xét nghiệm không trả đúng thờigian quy định, thời gian trả kết quả bị kéo dài đặc biệt đối với xét nghiệm miễndịch do các nguyên nhân tại các giai đoạn sau; (1) thời gian chờ đến khi đượclấy mẫu, (2) thời giá xử lí mẫu, (3) thời gian phân tích mẫu bệnh phẩm, (4) thờigian kí duyệt trả kết quả.
1 MỤC LỤC CHƯƠNG 1:ĐẶT VẤN ĐỀ .1 CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN .2 2.1 Giới thiệu khoa Hóa sinh- Huyết học bệnh viện Bãi Cháy 2.1.1 Vài nét giới thiệu bệnh viện Bãi cháy 2.1.2 Giới thiệu khoa Hóa sinh – Huyết học 2.2 Các bước thực xét nghiệm phòng khám Bệnh viện Bãi Cháy 2.3.Các giai đoạn trình xét nghiệm miễn dịch………………………………… ………7 CHƯƠNG 3: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU .10 3.1 Phương pháp nghiên cứu 10 3.2 Phân tích nguyên nhân 12 3.3 Chọn phương pháp thực 14 3.4 Kế hoạch can thiệp 15 3.5 Kế hoạch theo dõi đánh giá 16 CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 17 4.1 Thời gian chờ đến lấy mẫu xét nghiệm (T1) 17 4.2 Thời gian xử lý mẫu( T2) .18 4.3.Thời gian phân tích mẫu (T3) 18 4.4 Thời gian kí duyệt kết (T4) 19 4.5 Đánh giá hiệu việc thực kế hoạch cải tiến .19 CHƯƠNG V: BÀN LUẬN .21 5.1 Thực trạng thời gian trả kết xét nghiệm miễn dịch 21 5.2 Áp dụng biện pháp cải tiến để giảm thời gian trả kết xét nghiệm 21 5.3 Đánh giá hiệu việc áp dung biện pháp cải tiến để giảm thời gian trả kết xét nghiệm .27 KẾT LUẬN … 28 KIẾN NGHỊ … 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 Phiếu khảo sát thời gian trả kết xét nghiệm miễn dịch CHƯƠNG 1: ĐẶT VẤN ĐỀ Hiện sở Y tế nói chung phịng xét nghiệm nói riêng phải đối mặt với thách thức nhu cầu chăm sóc sức khỏe ngày cao Điều đòi hỏi phòng xét nghiệm cần có cơng cụ quản lý chất lượng hữu hiệu để cải tiến chất lượng, đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh Thời gian trả kết xét nghiệm cho bệnh nhân tiêu chuẩn chất lượng quan trọng quản lý chất lượng phòng xét nghiệm Năm 2019 bệnh viện Bãi Cháy nói chung khoa huyết học hóa sinh nói riêng ứng dụng trả kết xét nghệm qua phần mềm CNTT phần đáp ứng nhu cầu khám điều trị bệnh, nhiên cịn có số kết xét nghiệm không trả thời gian quy định, thời gian trả kết bị kéo dài đặc biệt xét nghiệm miễn dịch nguyên nhân giai đoạn sau; (1) thời gian chờ đến lấy mẫu, (2) thời giá xử lí mẫu, (3) thời gian phân tích mẫu bệnh phẩm, (4) thời gian kí duyệt trả kết Điều dẫn đến môt số xúc khơng hài lịng người bệnh đặc biệt bệnh nhân phòng khám Trước thực trạng đà tiến hành khảo sát thời gian trả kết xét nghiệm miễn dịch bệnh nhân phòng khám bệnh viện Bãi Cháy từ tháng 10/2019 đến hết tháng 12/2019 có kết là; tổng số bệnh nhân phịng khám có định miễn dịch 18000 bệnh nhân, khoảng 900 bệnh nhân có thời gian trả kết miễm dịch sau 90 phút, chiếm tỉ lệ 5% tống số xét nghiệm miễn dịch Do tiến hành cải tiến với mục tiêu sau: Giảm tỉ lệ trả kết xét nghiệm miễn dich chậm bênh nhân phòng khám bệnh viện Bãi Cháy năm 2020 từ 5% xuống 0% CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN TÀI LIỆU 2.1 Giới thiệu khoa Hóa sinh-Huyết học bệnh viện Bãi Cháy 2.1.1 Vài nét giới thiệu bệnh viện Bãi Cháy - Bệnh viện Bãi Cháy bệnh viện hạng I tuyến tỉnh, trực thuộc Sở Y tế giao tiêu kế hoạch 1000 giường bệnh; - Về cấu tổ chức, bệnh viện có 40 khoa, phịng tương đương: 31 khoa Lâm sàng Cận lâm sàng; 09 phòng Chức năng; 01 Trung tâm ung bướu Tổ cấp cứu vận chuyển ngoại viện - Về nhân lực, bệnh viện có 743 nhân viên (viên chức 230 người, cịn lại hợp đồng lao động) Trong đó: + Bác sỹ: 228 người (06 BSCKCII, 15 Thạc sỹ, 07 Bác sỹ nội trú, 74 BSCKI, 124 Bác sỹ, 02 Bác sỹ y học dự phòng) + Điều dưỡng, kỹ thuật viên nữ hộ sinh; 410 người (02CKI, 49ĐH, 227CĐ, 119TH, 13 Y sỹ) + Dược sỹ: 25 người (01 thạc sỹ, 01CKI, 04 ĐH, 04CĐ, 15 TH,KTV) + Cán khác: 80 người: ( 14 thạc sỹ, 37 ĐH, 02 CĐ, 02 TH, 25 Sơ học THPT) - Chức nhiệm vụ: Bệnh viện Bãi cháy đơn vị đầu ngành ngành Y tế tỉnh nhà với nhiệm vụ như: khám chữa bệnh; đào tạo cán y tế, nghiên cứu khoa học y học, đạo tuyến chun mơn kỹ thuật, phịng bệnh, hợp tác quốc tế, quản lý kinh tế Bệnh viện tập trung triển khai đồng giải pháp nhằm nâng cao chất lượng khám chữa bệnh cho nhân dân địa bàn tỉnh vùng lân cận như: Hải Phòng, Bắc Giang, Hải Dương 2.1.2 Giới thiệu khoa Hóa sinh – Huyết học a Các hoạt động chuyên môn Khoa Hóa sinh – Huyết học tách từ khoa Xét nghiệm bệnh viện Baĩ Cháy Khoa có chức nhiệm vụ thực xét nghiệm thuộc lĩnh vực Hóa sinh, Miễn dịch, Huyết học, Đơng máu cho bệnh nhân ngoại trú nội trú bệnh viện Tại khoa Khám bệnh, hàng ngày có khoảng 500 đến 1000 bệnh nhân định làm xét nghiệm Hóa sinh khoảng 300 đến 500 bệnh nhân định làm xét nghiệm Miễn dịch b Nhân lực sơ đồ tổ chức - Khoa Hóa sinh – Huyết học có 20 nhân viên, có 03 Bác sỹ CKI, 02 bác sĩ CKĐH, 05 cử nhân kỹ thuật viên , lại KTV cao đẳng trung cấp - Khoa chia thành 02 phận: Bộ phận Hóa sinh- Miễn dịch phận Huyết học- Đông máu - Sơ đồ tổ chức khoa sau: TRƯỞNG KHOA KTV TRƯỞNG HÓA SINH MIỄN DỊCH HUYẾT HỌC- ĐÔNG MÁU c Một số trang thiết bị khoa Hiện phận Hóa sinh, Miễn dịch có số trang thiết bị sau: - máy Hóa sinh Miễn dịch Cobas 8000 cơng suất 1.000 xét nghiệm/giờ (cả điện giải) - 02 máy xét nghiệm HbA1c - 02 máy xét nghiệm nước tiểu Urisys 601 công suất 240 test/h - 01 máy ly tâm KUBOTA (80 mẫu/lần), có máy cũ - 02 máu khí máu b121, b221 d Một số quy định việc thực xét nghiệm Hóa sinh, Miễn dịch khoa - Xét nghiệm Hóa sinh, miễn dịch khoa Khám bệnh, nội ngoại trú thực máy cobas 8000 - Sau thực xét nghiệm xong kết xét nghiệm ký trả có kết - Để thực xét nghiệm Hóa sinh, Miễn dịch cho bệnh nhân khoa Khám bệnh, khoa Huyết học- Hóa sinh phân cơng cơng việc sau: STT Vị trí làm việc Số lượng Khoa - phòng Phát số thứ tự lấy mẫu 01 Phòng CNTT-cây tự động In dán bacode 02 02: HH- HS Lấy mẫu 04 04: HH-HS Vận chuyển mẫu 02 02: HS-MD Phân tích 02 02: HS-MD Ký kết 04 04: HH-HS - Quy định thời gian trả kết cho bệnh nhân khoa Khám bệnh quy định hình dưới: Hình 1.1 Quy định thời gian trả kết xét nghiệm cho bệnh nhân khoa Khám bệnh 2.2 Các bước thực xét nghiệm miễn dịch phòng khám Bệnh viện Bãi Cháy STT 01 02 03 Bước tiến hành BN nhận phiếu định XN BN nhận số thứ tự chờ lấy mẫu BN chờ để lấy mẫu Mô tả - Bệnh nhân đến khám bệnh khoa Khám bệnh, nhận phiếu định XN từ bác sỹ khoa Khám bệnh - BN di chuyển từ phòng khám, nộp tạm ứng (nếu khơng có BHYT), di chuyển đến nơi chờ lấy mẫu XN để nhận STT -BN ngồi khu vực chờ lấy mẫu Chờ đến lượt gọi vào lấy mẫu - KTV lấy mẫu nhận phiếu định STT từ BN -KTV kiểm tra phiếu XN, đối chứng với BN 04 Mã hóa phiếu định xét nghiệm (tên, tuổi…) - KTV mã hóa số phiếu BN bacdoe dán lên dụng cụ chứa mẫu thích hợp với định XN -KTV đưa lại phiếu định dụng cụ chứa mẫu cho BN - BN cầm phiếu định dụng cụ chứa mẫu ngồi vào vị trí lấy mẫu, đưa phiếu định dụng cụ chứa mẫu cho KTV lấy mẫu 05 Lấy mẫu - KTV lấy mẫu mẫu máu XN cho BN - KTV hướng dẫn BN lấy mẫu khác nước tiểu hướng dẫn BN lên khoa để hướng dẫn lấy số mẫu bệnh phẩm đặc thù vi sinh đờm, dịch âm đạo - KTV thu gom mẫu từ vị trí lấy mẫu, vận 06 Vận chuyển mẫu 07 Xử lý mẫu trước -KTV chạy máy xử lý mẫu theo thứ tự: chuyển vào khu vực xử ký mẫu + Chia mẫu theo định phân tích +Sắp xếp mẫu vào rack theo số thứ tự mẫu -KTV chạy máy xếp rack theo thứ tự vào 08 Phân tích mẫu máy phân tích - Tiến hành phân tích theo quy trình hướng dẫn vận hành máy -Nhân viên phân công tiến hành kiểm tra 09 Ký duyệt, trả kết kết phần mềm quản lý phòng xét nghiệm (LIS) -Ký duyệt, trả kết thấy phù hợp chữ điện tử - Khi kết nghi ngờ không phù hợp 10 Giải khiếu có khiếu nại từ phía Lâm sàng, Bác sỹ nại (nếu có) KTV chạy máy tiến hành kiểm tra lại máy, mẫu (nếu cần thiết) 2.3 Các giai đoạn trình xét nghiệm miễn dịch stt Giai đoạn Thời gian chờ đến lấy mẫu (T1) Thời gian xử lý bệnh phẩm (T2) Khái niệm Thời gian từ BN nhận định đến nhận dụng cụ chứa mẫu mã hóa Thời gian từ lúc lấy barcod đến lúc mẫu đưa vào máy phân tích Thời gian từ lúc mẫu đưa Thời gian phân tích mẫu (T3) máy xét nghiệm đến có kết đẩy phần mềm quản lý xét nghiệm Thời gian kí duyệt trả kết (T4) Thời gian từ có kết phân tích đến kết ký duyệt chữ ký điên tử phần mềm quản lý CHƯƠNG 3: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 3.1 Phương pháp nghiên cứu *) Đối tượng nghiên cứu Phiếu xét nghiệm miễn dịch miễn dịch bệnh nhân phòng khám bệnh viện Bãi Cháy thống kê qua mạng HIS *) Thiết kế nghiên cứu - Mô tả tiến cứu *) Địa điểm nghiên cứu Tại khoa Huyết học- Hóa sinh Bệnh viện Bãi Cháy *) Thời gian nghiên cứu Từ tháng 03/2020 đến tháng 10/2020 *) Cỡ mẫu phương pháp chọn mẫu - Cỡ mẫu: Toàn xét nghiệm miễn dịch phòng khám từ tháng đến tháng năm 2020 khoa Huyết học – Hóa sinh - Phương pháp chọn mẫu: Khảo sát toàn phiếu định xét nghiệm Miễn dịch bệnh nhân đến khám buổi sáng khoa Khám bệnh- Bệnh viện Bãi Cháy vịng tháng (trừ thứ chủ nhật), (khơng phân biệt bệnh nhân có xét nghiệm Hóa sinh, Miễn dịch xét nghiệm khác xét nghiệm Hóa sinh Miễn dịch định chung lấy mẫu chung) sau áp dụng phương án cải tiến *) Biến số số nghiên cứu Để thực nghiên cứu, chia thời gian trả kết xét nghiệm cho bệnh nhân từ nhận phiếu định xét nghiệm đến bệnh nhân nhận kết thành giai đoạn từ T1 đến T4, mô tả bảng sau: Tên biến số Thời gian chờ đến lấy mẫu Loại biến số Biến định lượng Định nghĩa Phương pháp thu thập Thời gian từ BN nhận Thời gian BN lấy định (t1) đến nhận bacode mạng LIS dụng cụ chứa mẫu ( t2) mã hóa (T1) Thời gian từ lúc lấy barcos Thời gian xử lý bệnh phẩm(T2) Biến định lượng đến lúc mẫu đưa vào máy phân tích (máy nhận bacode) (T2 = t3 – t2) Thời gian từ mẫu Thời gian phân tích mẫu (T3) Biến định lượng đưa vào máy XN đến có kết đẩy phần mềm quản lý xét nghiệm T3 = t4-t3 Thời gian từ có kết Thời gian ký duyệt, trả kết (T4) phân tích đến kết Biến định ký duyệt chữ lượng ký điện tử phần mềm quản lý XN (T4 = t5–t4) Thời gian mẫu nhận bacode hiển thị máy phân tích (t3) Thời gian kết phân tích hiển thị phần mềm phòng xét nghiệm giấy kết XN BN (t4) Thời gian ký duyệt, trả kết cho bệnh nhân hiển thị phần mềm quản lý bệnh viện (t5) Tổng thời gian trả kết cho BN từ BN nhận Thời gian trả kết xét Biến định nghiệm cho lượng BN (TAT) barcod đến nhận -Tính tổng thời gian kết (được coi thời giai đoạn từ T1 điểm kết ký đến T4 duyệt) TAT =T1+T2+T3+T4 *) Kỹ thuật công cụ thu thập số liệu - Số liệu thu thập từ phầm mềm quản lý bệnh viện, thiết bị phân tích phần mềm HIS khoa - Số liệu xử lý phần mềm EXCEL 16 Biểu đồ 4.1.4 Thời gian ký duyệt, trả kết (T4) Nhận xét: - Thời gian trung bình ký duyệt kết xét nghiệm dài 14.88 phút, thời gian ngắn 7.48 phút 4.5 Đánh giá hiệu viêc thực kế hoạch cải tiến Đánh giá hiệu thông qua thời gian trả kết xét nghiệm Trước Giai đoạn (phút) Thời Sau (phút) gian Thời giảm (phút) gian giảm (%) T1 14.5 7.04 7.46 51.1 T2 20.7 9.66 11.04 53.3 T3 57.1 36.78 20.32 35.5 T4 20.2 8.64 11.56 57.2 TAT 112.5 61.94 50.56 44.9 Bảng So sánh thời gian trả kết XN Miễn dịch trước sau cải tiến Nhận xét: TAT 112.5 120 100 80 61.94 50.56 60 44.9 TAT 40 20 Trước (phút) Sau (phút) Thời gian giảm (phút) Thời gian giảm (%) Biểu đồ 4.1.5 So sánh thời gian trả kết XN Miễn dịch trước sau cải tiến 17 Nhận xét: - Nhìn chung thời gian trả kết xét nghiệm Miễn dịch giảm tất giai đoạn phân tích, giảm nhiều giai đoạn T4 với tỷ lệ giảm 57,2% so với trước cải tiến, tương đương với giảm 11.56 phút Giai đoạn giảm giai đoạn T3 với tỷ lệ giảm 35.5 % so với trước cải tiến, tương đương với giảm 20.32 phút Có hai giai đoạn giảm khoảng nửa giai đoạn T1 (giảm 51.1%), giai đoạn T2 (giảm 53.3 %,) - Tổng thời gian trả kết xét nghiệm Miễn dịch giảm 44.9%, tương đương 50.56 phút so với trước cải tiến, từ 112.5 phút xuống 61.94 phút 18 CHƯƠNG 5: BÀN LUẬN 5.1 Thực trạng thời gian trả kết xét nghiệm Miễn dịch Chúng tiến hành khảo sát thực trạng thời gian trả kết xét nghiệm Miễn dịch cho bệnh nhân khám ngoại trú khoa Khám bệnh, bệnh viện Bãi cháy, nhận thấy, thời gian trả kết cho bệnh nhân tương đối dài trung bình 112.5 phút có tới 5% kết trả chậm so với thời gian quy định Các giai đoạn từ T1 đến T4 kéo dài với số yếu tố liên quan đến tình hình dịch bệnh covid thời gian qua, số nguyên nhân khách quan nhân lực ( nguồn lực khoa chủ yếu nữ độ tuổi sinh đẻ, nghỉ chế độ chưa theo kế hoạch ), trang thiết bị, máy móc, phân cơng nhân lực chưa đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh thực tế Với việc triển khai áp dụng biện pháp cải tiến chúng tơi trình bày trên, thời gian trả kết miễn dich bệnh nhân phòng khám cải thiên đáng kể 5.2 Áp dụng biện pháp cải tiến để giảm thời gian trả kết xét nghiệm 5.2.1 Chuẩn hóa quy trình - Từ việc phân tích số liệu quan sát thực tế, nhận thấy việc thực thao tác, bước quy trình trình thực xét nghiệm nhân viên khoa vị trí khơng thống nhất, người làm nhanh, người làm chậm, chí có nhân viên cịn làm sai Nguyên nhân chưa có quy trình hướng dẫn cách đầy đủ chi tiết cho nhân viên, có quy trình chung chung có khơng phải tất nhân viên đào tạo cam kết thực theo quy trình Từ tiến hành xem xét cập nhật lại quy trình có, bổ sung quy trình cịn thiếu, bao gồm: + Những quy trình quản lý quy trình kỹ thuật khoa Xét nghiệm nói chung khoa Hóa sinh – Huyết học Bao gồm quy trình trước, 19 sau xét nghiệm + Những quy trình quản lý quy trình kỹ thuật số khoa phòng liên quan: phòng CNTT, phịng Vật tư, khoa Kiểm sốt nhiễm khuẩn…như quy trình vận hành trang thiết bị, quy trình bảo trì bảo dưỡng thiết bị, quy trình ký chữ ký điện tử, quy trình in bacode cho bệnh nhân… - Sau chuẩn hóa quy trình, chúng tơi tiến hành đào tạo cho tất nhân viên liên quan yêu cầu tất nhân viên đào tạo ký cam kết hiểu thực theo quy trình đào tạo - Việc chuẩn hóa quy trình giúp khắc phục ngun nhân gây lãng phí người giai đoạn như: + Nhân viên đến vị trí làm muộn, bỏ vị trí làm việc riêng + Kỹ làm việc vị trí như: lấy mẫu, in bacode, dán bacode, xử lý mẫu, phân tích mẫu… + Gián tiếp thực phương pháp chất lượng từ gốc hay “làm từ đầu” Mỗi giai đoạn thực cách xác, thống nhất, tránh phải làm làm lại - Ngoài ra, việc cải tiến, tối ưu hóa quy trình cơng nghệ thông tin làm giảm thời gian trả kết xét nghiệm cho bệnh nhân: + Tối ưu hóa phần mềm in bacode cho bệnh nhân từ việc in phiếu theo số phiếu cho bệnh nhân sang in lần tất bacode theo số hồ sơ cho bệnh nhân, giảm bớt việc phải kiểm tra xem bệnh nhân có đưa đủ phiếu định hay chưa, giảm số lượng lớn thao tác in + Tối ưu hóa tốc độ mạng LAN giảm bớt thao tác việc ký chữ ký điện tử góp phần làm giảm thời gian lãng phí giai đoạn ký kết cho bệnh nhân 5.2.2 Quản lý công cụ trực quan - Ở sử dụng quản lý dụng cụ trực quan cho hai đối tượng: đối tượng nhân viên khoa Xét nghiệm đối tượng bệnh nhân + Với đối tượng bệnh nhân chúng tơi sử dụng dẫn hình 20 ảnh như: sơ đồ khoa Khám bệnh vị trí cần thiết, quy trình khám bệnh tổng qt hành tivi chiếu liên tục, dán dẫn nhà, dẫn bảng hướng dẫn khác hướng dẫn viên giúp bệnh nhân dễ dàng di chuyển đến vị trí cần thiết, làm giảm thời gian lãng phí bệnh nhân gian đoạn T1 Bên cạnh việc giảm thời gian T1 việc dùng công cụ trực quan để hướng dẫn giúp bệnh nhân dễ dàng thực quy trình khác trình khám bệnh, giúp mang lại thoải mái hài lòng cho bệnh nhân + Đối với nhân viên khoa Xét nghiệm, việc xây dựng quy trình chuẩn (SOP) để truyền đạt cho tất nhân viên, giúp cho việc thực quy trình cách xác, thống nhất, chúng tơi cịn xây dựng Hướng dẫn chỗ (hay cịn gọi quy trình rút gọn), đơn giản hóa trực quan hình ảnh dễ quan sát để thực dán vị trí làm việc tương ứng cụ thể Bên cạnh cịn có bảng kiểm giúp cho việc thực giám sát thực quy trình xét nghiệm như: Bảng kiểm khu vực làm việc, biểu đồ Levey – Jennings, bảng theo dõi nhiệt độ, độ ẩm phịng xét nghiệm, Bảng theo dõi bảo trì, bảo dưỡng thiết bị… 5.2.3 Phương pháp 5S Việc thực 5S vị trí khác phịng xét nghiệm có tác dụng: - Sắp xếp gọn gàng vị trí làm việc, giúp tạo khơng gian làm việc gọn gàng, thuận lợi để thực công việc - Luôn sẵn sàng vật tư tiêu hao, dụng cụ cần thiết để thực công việc, tránh tượng hết thực công việc khiến nhân viên phải dừng công việc để bổ sung vật tư, dụng cụ Trong trình thực xét nghiệm giai đoạn cần vật tư tiêu hao dụng cụ khác nhau, số thời điểm trình thực xét nghiệm vật tư bị hết thực cơng việc như: giấy in số chờ, giấy in bacode, dụng cụ chứa mẫu, bơm kim tiêm lấy mẫu, cồn, hóa chất…nó khiến cơng việc bị tạm ngưng lại nhân viên bổ sung 21 hóa chất, vật tư cơng việc tiến hành trở lại Có số giai đoạn cần dừng lại thời gian ngắn: việc hết bơm kim tiêm, có giai đoạn phải dừng lại lâu: ví dụ hết hóa chất Miễn dịch, phải chờ kết xét nghiệm có hết kết dừng máy để bổ sung, sau bổ sung máy kiểm tra hóa chất chạy chu trình khởi động hết khoảng 30 phút, số lơ thay đổi thân xét nghiệm lại phải thêm bước hiệu chuẩn chạy nội kiểm, đạt tiến hành phân tích tiếp gây chậm trễ nhiều Chúng tơi phối hợp với phịng Quản lý chất lượng tập huấn 5S cho tất nhân viên, phân cơng việc thực 5S vị trí làm việc Xây dựng văn hóa 5S nơi, lúc tiến hành đôn đốc, giám sát kiểm tra Sau thời gian, việc thực 5S trở thành thường quy, thành thói quen tất nhân viên vị trí làm việc, từ giảm nhiều thời gian lãng phí trình thực xét nghiệm như: + Trong giai đoạn T1, không bị hết giấy in số chờ, giấy in bacode, dụng cụ chứa mẫu,các vật tư tiêu hao phục vụ lấy mẫu như: bơm tiêm, cồn, dụng cụ chứa rác thải + Trong giai đoạn T2 khơng cịn việc hết hóa chất phải chờ bổ sung làm việc 5.2.4 Chất lượng từ gốc hay “làm từ đầu” Với xét nghiệm việc đảm bảo chất lượng từ gốc quan trọng, việc mã hóa bệnh nhân giúp cho việc lấy mẫu đúng, quy trình thực có ý nghĩa Nếu lấy mẫu nhầm từ bệnh nhân sang bệnh nhân khác giai đoạn có nhanh đến đâu, có chất lượng đến đâu khơng có ý nghĩa khơng mang lại kết xác cho bệnh nhân, chí cịn mang đến hậu không tốt cho bệnh nhân không phát kiểm tra lại Do để đảm bảo việc thực xét nghiệm xác cho bệnh nhân giai đoạn phải thực cách xác Điều địi hỏi việc phải tiêu chuẩn hóa quy trình thực 22 giai đoạn xét nghiệm yêu cầu tất nhân viên phải tuân thủ làm theo như: + Quy trình kiểm tra đối chiếu bệnh nhân khi: in bacode phát dụng cụ chứa mẫu, lấy mẫu + Quy trình thực nội kiểm, để đảm bảo cho thiết bị hoạt động tốt xác Sau thực tốt quy trình thu kết là: + Tỷ lệ mẫu bị dán nhầm mẫu: khơng có trường hợp dán nhầm + Tỷ lệ mẫu dán nhầm bacode từ tuýp sang khác giảm , khơng cịn trường hợp dán nhầm tuýp + Tất xét nghiệm đạt nội kiểm trước tiến hành phân tích xét nghiệm + Kết ngoại kiểm đạt 95% kết ngoại kiểm đạt tiêu chí tốt trở lên Do đó, giảm lãng phí sai sót ban đầu, khơng phải tiến hành lấy lại mẫu kiểm tra lại bệnh nhân, máy phân tích hoạt động tốt, khơng bị gián đốn để kiểm tra, góp phần giảm thời gian trả kết xét nghiệm cho bệnh nhân 5.2.5 Bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị Trong trình sử dụng trang thiết bị, máy móc việc bảo trì bảo dưỡng quan trọng Việc bảo trì bảo dưỡng giúp cho trang thiết bị hoạt động ổn định bền hơn, loại bỏ nguy tiềm tàng trước phát sinh gây hỏng hóc thiết bị cách bất ngờ, khơng kiểm soát dẫn tới việc phải chờ đợi, sửa chữa gây kéo dài thời gian trả kết xét nghiệm thiệt hại chi chi phí sửa chữa Mỗi dụng cụ, thiết bị từ đơn giản đến phức tạo phải thực quy trình bảo trì bảo dưỡng thường xun định kỳ Do chúng tơi xây dựng cho thiết bị quy trình bảo dưỡng chi tiết, nêu rõ cơng việc cụ thể, trách nhiệm nhân viên việc thực việc bảo trì, bảo dưỡng có bảng kiểm để theo dõi Hiện tại, việc bảo trì bảo dưỡng thiết bị chia thành hai loại: 23 - Bảo trì bảo dưỡng hàng ngày: nhân viên hàng ngày sử dụng dụng cụ, thiết bị thực vào cuối ngày làm việc Ví dụ như: + Pipet tự động sau sử dụng vệ sinh sẽ, để nơi khô + Máy ly tâm sau sử dụng phải vệ khử khuẩn hàng ngày + Các máy phân tích phải thực quy trình bảo trì hàng ngày theo hướng dẫn như: rửa W1, W2, lệnh cuối ngày, lau kim hút… - Bảo trì bảo dưỡng định kỳ: theo tuần, tháng, quý…do nhân viên phân công phụ trách thiết bị, nhân viên phòng Vật tư kỹ sư bên cung cấp thiết bị thực tùy thuộc vào mức độ đòi hỏi mặt kỹ thuật việc bảo trì Việc bảo trì, bảo dưỡng yêu cầu phải có kế hoạch từ trước, thường kế hoạch hàng năm, giám sát thực lãnh đạo phòng xét nghiệm (như phụ lục) Việc bảo trì, bảo dưỡng bao gồm việc dự trù thay vật tư, linh kiện theo khuyến cáo nhà sản xuất nhằm giảm bớt việc xẩy lỗi hỏng hóc thiết bị đột ngột, ngồi dự kiến, gây lãng phí chờ đợi sửa chữa, thay như: thay bóng đèn, thay dây bơm nước rửa, thay cuvet… 5.2.6 Giảm số lượng lần giao nhận mẫu Việc giảm số lượng mẫu lần vận chuyển, bàn giao phân tích công cụ tốt để giảm thời gian trả kết xét nghiệm cho bệnh nhân Khi mẫu bàn giao lớn gây việc xử lý mẫu trước phân tích kéo dài máy phân tích phân tích xong lơ trước, đến mẫu cho vào thiết bị thời gian mẫu sau lại kéo dài phải chờ máy phân tích mẫu trước nó, hậu gây nhiều thời gian lãng phí Sau dùng biện pháp để giảm số mẫu lần bàn giao số mẫu lần vận chuyển giảm xuống, việc thu gom mẫu với số lượng nhanh hơn, xếp theo thứ tự nên bàn giao nhanh tránh sai sót bàn giao mẫu, việc sử lý mẫu xếp theo thứ tự nhanh hơn, đưa mẫu vào máy phân tích giảm thiểu việc chờ đợi máy phân tích mẫu trước, đặc biệt với máy Miễn dịch có cơng suất thấp (170 xét nghiệm/giờ), 24 giảm thiểu chờ đợi lãng phí, tạo nên dòng chảy liên tục, giúp giảm thời gian trả kết cho bệnh nhân 5.2.8 Phân công công việc hợp lý Việc phân công công việc hợp lý vị trí giai đoạn trình thực xét nghiệm quan trọng Nó giúp cho giai đoạn đảm bảo hiệu suất làm việc tối ưu, không nhanh không chậm, phù hợp với nhân lực có khoa Nếu đầu làm việc, nhân viên lấy mẫu đến muộn vắng số lượng bệnh nhân chờ lấy mẫu bị dồn lại, chờ lâu, giai đoạn sau sẵn sàng chờ nhận mẫu để phân tích Nếu số lượng nhân viên lấy mẫu nhiều, việc lấy mẫu nhanh, thời gian chờ bệnh nhân giảm giai đoạn phân tích lại bị ứ lại số lượng mẫu lớn, xử lý lâu vượt q cơng suất thiết bị phân tích, tốn thêm nhân viên để lấy mẫu Do cần phân tích tình hình nhân lực cụ thể số lượng công việc hàng ngày thời điểm ngày để bố trí nhân lực cách hợp lý Đánh giá hiệu việc áp dụng biện pháp cải tiến để giảm thời gian trả kết xét nghiệm Từ việc áp dụng biện pháp cải tiến để giảm thời gian trả kết xét nghiệm cho bệnh nhân giai đoạn trình xét nghiệm cho hiệu định Thời gian trả kết xét nghiệm Miễn dịch giảm nhiều Thời gian trả kết xét nghiệm Miễn dịch giảm 49.9% từ 112.5 phút xuống cịn 61.9 phút Trong tất giai đoạn giảm Giai đoạn cải tiến hiệu giai đoạn T4 Sau cải tiến, thời gian T4 giảm 57.2 % từ 20.2 phút xuống 11.56 phút Tuy nhiên trình thực chúng tơi có gặp số thuận lợi khó khăn sau: *) Thuận lợi: - Nhân viên khoa đồn kết đồng lịng thực theo kế hoạch nhằm 25 đạt mục tiêu đề - Có hỗ trợ nhiệt tình kỹ sư thiết bị đảm bảo thiết bị sử lý nhanh có cố xảy - Lãnh đạo khoa phòng tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ *) Khó khăn: - Phối hợp với phịng CNTT để giảm lỗi hệ thống liên quan đến CNTT - Thiết bị mua khơng thể triển khai tức - Nhân lực: khơng xin hỗ trợ từ phịng điều dưỡng *) Kế hoạch năm 2021 - Trang bị thêm máy ly tâm KOBUTA - Tuyển thêm bác sĩ, 3KTV trình độ cao đẳng trở lên *) Một số hình ảnh trước sau cải tiến: Trước cải tiến: Sau cải tiến 26 27 KẾT LUẬN Trong khoảng thời gian từ ngày 01/03/2020 đến 30/09/2020, tiến hành khảo sát thời gian trả kết xét nghiệm Miễn dịch cho bệnh nhân khám ngoại trú khoa Khám bệnh, bệnh viện Bãi cháy Sau đó, áp dụng phương pháp cải tiến để giảm thời gian trả kết xét nghiệm đánh giá hiệu việc cải tiến, rút số kết luận sau: Thời gian trả kết xét nghiệm Miễn dịch trước cải tiến - Thời gian trả kết xét nghiệm trung bình Miễn dịch 112.5 phút, thời gian trung bình T1 14.5 phút, thời gian T2 20.7 phút, thời gian trung bình T3 57.1 phút, thời gian trung bình T4 20,2 phút Thời gian trả kết xét nghiệm Miễn dịch sau cải tiến - Thời gian trả kết xét nghiệm trung bình Miễn dịch sau cải tiến 61.94 phút, giảm 44.9 % từ 112.5 phút xuống 61.94 phút sau cải tiến 28 KIẾN NGHỊ Tiếp tục giám sát, theo dõi việc thực biện pháp cải tiến để trì kết đạt Xây dựng số chất lượng xét nghiệm thời gian trả kết cho bệnh nhân ngoại trú theo dõi định kỳ Áp dụng biện pháp cải tiến có hiệu xét nghiệm khác như: Huyết học, Đông máu, Huyết học… , áp dụng để giảm thời gian trả kết xét nghiệm nội trú Tiếp tục nghiên cứu biện pháp khác để cải tiến khác để rút ngắn thời gian trả kết xét nghiệm Đưa kết đạt cụ thể hóa vào mục tiêu chất lượng khoa thời gian trả kết xét nghiệm cho bệnh nhân ngoại trú Tiến hành khảo sát hài lòng bệnh nhân ngoại trú để đánh giá khách quan hiệu đạt 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đặng Thị Ngọc Dung, Tạ Thành Văn (2018) Kiểm soát chất lượng xét nghiệm Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Trường Đại học Y Hà Nội Đỗ Đình Hồ (1993) Kiểm tra chất lượng xét nghiệm Hóa sinh Lâm sàng Nhà xuất Y học Đỗ Đình Hồ, Phạm Thị Mai (2006) Đảm bảo kiểm tra chất lượng xét nghiệm Hóa sinh Lâm sàng Nhà xuất Y học ISO: 15189, (2012) Medical laboratory – Particular requirements for qualityand compentence ISO, Geveva Trần Hữu Tâm (2017), Quản lý chất lượng phòng xét nghiệm y khoa theo tiêu chuẩn ISO:15189, NXB Y học Hướng dẫn sử dụng trang thiết bị, hóa chất sinh phẩm hãng roche American Clinical Laboratory Association ,(2014).Importance of Clinical Lab Testing Highlighted During Medical Lab Professionals Week [online] Available at:http://www.acla.com/importance-of-clinical-lab-testing- highlighted-during-medical-lab-professionals-week/ [Accessed 12 August 2017] American Clinical Laboratory Association, (2007).The value of Clinical Laboratory Servies [online] Available at: http://www.clinical-labs.org/issues/value/index.shtml [Accessed 12 August 2017] 30 Phụ lục: Phiếu khảo sát thời gian trả kết xét nghiệm Thứ:…… STT Mã BN Ngày… TG vào TG TG Tg Chỉ TG lấy máy máy BS định barcod phân duyệt tích KQ KQ T1 T2 T3 T4 TAT ... phút Các tháng dao động không nhiều 4.2 Thời gian xử lý bệnh phẩm(T2) 25 20.7 20 15 10.3 8 12.2 11.6 13.14 10.3 11.18 9.66 10 T2 Trước Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng cải tiến 15 Biểu... tiêu sau: Giảm tỉ lệ trả kết xét nghiệm miễn dich chậm bênh nhân phòng khám bệnh viện Bãi Cháy năm 2020 từ 5% xuống 0% 2 CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN TÀI LIỆU 2.1 Giới thiệu khoa Hóa sinh-Huyết học bệnh... *) Cỡ mẫu phương pháp chọn mẫu - Cỡ mẫu: Toàn xét nghiệm miễn dịch phòng khám từ tháng đến tháng năm 2020 khoa Huyết học – Hóa sinh - Phương pháp chọn mẫu: Khảo sát tồn phiếu định xét nghiệm Miễn