BÀI 1 HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ 1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ VÀ VAI TRÒ HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ 1.1. Khái niệm hoạt động lãnh đạo, quản lý 1.1.1. Khái niệm hoạt động lãnh đạo Hoạt động lãnh đạo là hoạt động mang tính định hướng, gây ảnh hưởng, tạo dựng niềm tin, thuyết phục người khác để họ đồng lòng với người lãnh đạo thực hiện đường lối, chủ trương hoặc hệ thống mục tiêu nào đó. Lãnh đạo tạo hiệu ứng điều khiển, dẫn dắt người khác dựa trên cơ chế nhận thức, niềm tin, tiêu chuẩn đạo đức, lý tưởng, v.v. mà không mang tính cưỡng bức đối với người khác. Ví dụ, lãnh đạo đảng, lãnh đạo của các tổ chức xã hội. Đảng lãnh đạo quần chúng không phải bằng sức mạnh của bộ máy bạo lực mà bằng sự đúng đắn trong các đường lối, chủ trương thông qua hoạt động tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, vận động. Cán bộ lãnh đạo thường được gọi là những người hoạt động chính trị, xã hội. Họ không tự thân có quyền lực lãnh đạo mà phải được xã hội, được người chịu sự lãnh đạo tự nguyện trao quyền lãnh đạo cho họ hoặc thông qua bầu cử, tôn vinh. Cán bộ lãnh đạo khác với thủ lĩnh ở chồ cán bộ lãnh đạo có một tổ chức chính thức để thực thi sự lãnh đạo của mình, còn thủ lĩnh có thể chỉ có quyền lực trong tổ chức phi chính thức. Tuy nhiên, cán bộ lãnh đạo phải đạt tới năng lực và uy tín của thủ lĩnh thì hiệu quả lãnh đạo mới như mong muốn. Cán bộ lãnh đạo cũng khác thủ trưởng. Chức danh thủ trưởng thường được dùng trong lĩnh vực hành chính, trong đó thủ trưởng có phạm vi quyền hạn theo chức danh, bất chấp họ có hay không có uy tín đối với những người chịu sự quản lý của họ. Thủ trưởng có thể được bổ nhiệm không qua bầu cử. Khái niệm cán bộ lãnh đạo gần với khái niệm lãnh tụ, chính khách nhiều hơn. Tuy nhiên, lãnh tụ thường gán cho những người đứng đầu một quốc gia, một tổ chức lớn, còn cán bộ lãnh đạo xuất hiện ở mọi cấp độ. Chính khách và cán bộ lãnh đạo chung nhau đặc điểm là điều khiển người khác thông qua sức mạnh ý chí, niềm tin, nhưng chính khách thường được sử dụng trong các quan hệ chính trị ngoại giao, còn lãnh đạo xuất hiện trong mọi lĩnh vực. Cán bộ lãnh đạo cũng cần có kỹ năng lãnh đạo, nhưng các kỹ năng này khó định hình và khó đào tạo. Cán bộ lãnh đạo thường phải rèn luyện qua hoạt động thực tiễn. Vũ khí của người lãnh đạo là một hệ thống tri thức được tổ hợp chặt chẽ có tác dụng định hướng tương lai cho đơn vị (chủ thuyết). Cán bộ lãnh đạo phải có kỳ năng đủ để thuyết phục người khác tin vào những điều họ tin và phải có đủ uy tín để tạo dựng sự tin cậy đối với người khác khiến họ tự nguyện trao quyền lãnh đạo cho mình, đồng thời phải có kỹ năng tồ chức, hướng dần những người khác hoàn thành mục tiêu chung nhằm củng cố lòng tin nơi họ.
BÀI HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ VÀ VAI TRÒ HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ 1.1 Khái niệm hoạt động lãnh đạo, quản lý 1.1.1 Khái niệm hoạt động lãnh đạo Hoạt động lãnh đạo hoạt động mang tính định hướng, gây ảnh hưởng, tạo dựng niềm tin, thuyết phục người khác để họ đồng lòng với người lãnh đạo thực đường lối, chủ trương hệ thống mục tiêu Lãnh đạo tạo hiệu ứng điều khiển, dẫn dắt người khác dựa chế nhận thức, niềm tin, tiêu chuẩn đạo đức, lý tưởng, v.v mà khơng mang tính cưỡng người khác Ví dụ, lãnh đạo đảng, lãnh đạo tổ chức xã hội Đảng lãnh đạo quần chúng sức mạnh máy bạo lực mà đắn đường lối, chủ trương thông qua hoạt động tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, vận động Cán lãnh đạo thường gọi người hoạt động trị, xã hội Họ khơng tự thân có quyền lực lãnh đạo mà phải xã hội, người chịu lãnh đạo tự nguyện trao quyền lãnh đạo cho họ thông qua bầu cử, tôn vinh Cán lãnh đạo khác với thủ lĩnh chồ cán lãnh đạo có tổ chức thức để thực thi lãnh đạo mình, cịn thủ lĩnh có quyền lực tổ chức phi thức Tuy nhiên, cán lãnh đạo phải đạt tới lực uy tín thủ lĩnh hiệu lãnh đạo mong muốn Cán lãnh đạo khác thủ trưởng Chức danh thủ trưởng thường dùng lĩnh vực hành chính, thủ trưởng có phạm vi quyền hạn theo chức danh, bất chấp họ có hay khơng có uy tín người chịu quản lý họ Thủ trưởng bổ nhiệm không qua bầu cử Khái niệm cán lãnh đạo gần với khái niệm lãnh tụ, khách nhiều Tuy nhiên, lãnh tụ thường gán cho người đứng đầu quốc gia, tổ chức lớn, cán lãnh đạo xuất cấp độ Chính khách cán lãnh đạo chung đặc điểm điều khiển người khác thông qua sức mạnh ý chí, niềm tin, khách thường sử dụng quan hệ trị ngoại giao, lãnh đạo xuất lĩnh vực Cán lãnh đạo cần có kỹ lãnh đạo, kỹ khó định hình khó đào tạo Cán lãnh đạo thường phải rèn luyện qua hoạt động thực tiễn Vũ khí người lãnh đạo hệ thống tri thức tổ hợp chặt chẽ có tác dụng định hướng tương lai cho đơn vị (chủ thuyết) Cán lãnh đạo phải có kỳ đủ để thuyết phục người khác tin vào điều họ tin phải có đủ uy tín để tạo dựng tin cậy người khác khiến họ tự nguyện trao quyền lãnh đạo cho mình, đồng thời phải có kỹ tồ chức, hướng dần người khác hoàn thành mục tiêu chung nhằm củng cố lòng tin nơi họ 1.1.2 Khái niệm hoạt động quản lý Hoạt động quản lý mang tính kỹ thuật, quy trình, quy định rõ khn khổ thể chế xác định Ví dụ, quản lý hành quan Nhà nước; quản trị doanh nghiệp Kỹ thuật quản lý nghiên cứu chuyển giao qua đào tạo Người quản lý sử dụng quyền lực để điều hành người khác Thông thường cán quản lý sử dụng ba loại quyền lực: quyền lực tổ chức hành bắt buộc người phải tuân thủ nguyên tắc, quy định cấp có thấm quyền phê chuẩn trở thành quy chế, kỷ luật, quy trình, chế độ, sách; quyền lực vật chất kích thích động vật chất người quyền theo chế độ thưởng phạt vật chất khác nhau; quyền lực tinh thần thơng qua hình thức tơn vinh, khen thưởng hình thức phê phán, trừ, lập khác Trong hoạt động quản lý, quan hệ quản lý thường xác định theo cách cấp quản lý cấp Vì thế, hoạt động quản lý thường phân chia theo cấp bậc máy quản lý mòi tổ chức Phổ biến phân chia theo ba cấp: cấp cao; cấp trung gian cấp sở, cấp cao có quyền lực hành cao nhất, có phạm vị quản lý bao trùm tổ chức, chịu trách nhiệm tổ chức mối quan hệ với tố chức khác, cấp trung gian chủ yếu làm chức tham mưu quản lý theo lĩnh vực ủy quyền cấp cao Cấp sở quản lý toàn diện cấp thường có quy mơ hạn chế cấu thành tổ chức cấp quản lý thấp nhất, khơng cịn cấp quản lý Hoạt động quản lý thường cán quản lý thực theo lĩnh vực chuyên môn cụ thể Mồi lĩnh vực quản lý đòi hỏi yêu cầu đặc thù phương pháp, cách thức, quy trình, nguyên tắc, phương tiện, nguồn lực quản lý riêng 1.1.3 Mối quan hệ hoạt động lãnh đạo hoạt động quản lý Lãnh đạo quản lý có mối quan hệ qua lại chặt chẽ với Điểm chung hai loại hoạt động đạt đến mục đích mong muốn thơng qua hành động người khác Nói cách khác, hoạt động lãnh đạo hoạt động quản lý hoạt động điều khiến người Điểm khác biệt hoạt động lãnh đạo hoạt động quản lý chỗ lãnh đạo sử dụng uy tín thuyết phục nhiều hơn, sử dụng quyền lực hơn; quản lý sử dụng quyền lực nhiều hơn, sử dụng uy tín thuyết phục Hoạt động quản lý thường thực theo quy chế, chuẩn mực, nguyên tắc rõ ràng Lãnh đạo không dựa nhiều vào quy chế mà dựa vào thuyết phục cảm hóa mang tính nhận thức, tình cảm Trong thực tế, cấp sở, khó tách bạch hai hoạt động người cán Cán đồng thời thực vai trò lãnh đạo vai trò quản lý Vì người ta thường gọi chung hoạt động lãnh đạo, quản lý 1.2 Vai trò hoạt động lãnh đạo, quản lý sở Hoạt động lãnh đạo, quản lý tạo nên sức mạnh tập thê sở thống ý chí hành động Cộng đồng dân cư địa bàn xã, phường, thị trấn, dù khác biệt nhiều phương diện, cộng đồng có lợi ích chung bảo vệ mơi trường sống chung có lợi cho sức khỏe, giữ gìn trật tự trị an, giữ gìn vệ sinh chung, xây dựng sở hạ tầng giao thong, y tế, trường học, v.v Nếu khơng có cấp quản lý sở khơng thống ý chí hành động người dân đề tất có sống tốt Hơn nữa, cấp sở nơi hỗ trợ trực tiếp cho dân cư họ gặp khó khăn, tạo điều kiện cho dân cư tham gia vào hệ thống trị chung quốc gia Hoạt động lãnh đạo, quản lý tạo môi trường vừa cho phép người dân tự sáng tạo, vừa định hướng hoạt động người theo mục tiêu chung Các xã, phường, thị trấn nằm huyện, tỉnh nằm nước ta, vừa hưởng lợi chung quản lý huyện, tỉnh, quốc gia, vừa phải thực thi nghĩa vụ với tập lớn Cơ quan quản lý cấp sở đầu mối để triển khai sách chung cách hiệu địa bàn sở, vừa phản ánh nguyện vọng, nhu cầu sở cho cấp để hỗ trợ giải kịp thời, hiệu Hoạt động lãnh đạo, quản lý sở tạo nên phối hợp nhịp nhàng phận khác đơn vị thành hệ thống thống Giữa phận dân cư, ngành nghề hoạt động địa bàn xã, phường, thị trấn xảy xung đột Cấp sở nơi trực tiếp đứng hòa giải phân xử nhằm tạo bầu khơng khí đồn kết, thông cảm, tương trợ lẫn Chức xét xử phân quyền phạm vi hẹp cho cấp sở, chức hòa giải hệ thống trị chủ yếu cấp sở đảm nhiệm Hoạt động lãnh đạo, quản lý sở góp phần tạo dựng sức mạnh bền vững hệ thống trị Nhờ có quản lý cấp sở mà hoạt động dân cư tổ chức địa bàn vào nếp, kỷ cương, giảm nhẹ vai trò quản lý, giám sát cấp Hơn nữa, chuyên nghiệp, linh hoạt tận tâm cán quản lý cấp sở làm tăng uy tín hệ thống trị Ngược lại, yếu cấp sở, việc xử lý quan liêu, thiếu chuyên nghiệp đội ngũ cán sở làm cho hệ thống trị thiếu bền vững, mà cịn làm phai nhạt niềm tin quần chúng vào hệ thống trị NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ 2.1 Xây dựng mục tiêu, phương hướng, kế hoạch hoạt động sở 2.1.1 Dự báo Dự báo phán đốn cách có khoa học xu hướng phát triển xã, huyện, tỉnh, nước thời gian trước mắt lâu dài nhằm cung cấp luận cho việc xây dựng chủ trương, sách, kế hoạch hành động sở Nội dung dự báo bao gồm biến động bên trong, bên cấp sở theo chiều hướng có lợi khơng có lợi Cụ thể phải dự báo thay đổi môi trường tự nhiên, kinh tế, xã hội, trị ảnh hưởng đến sở nào; dự báo thay đổi sở phương diện thẩm quyền, nguồn lực, nhiệm vụ, khó khăn, thuận lợi thực thi nhiệm vụ để có kiến nghị đối phó thích hợp; dự báo thay đổi mục tiêu sở biến động chung riêng, v.v Để dự báo khoa học, sở phải tổ chức điều tra, thu thập liệu xử lý thông tin cách hệ thống, theo phương pháp khoa học Phương pháp dự báo khoa học dựa lý thuyết khoa học tiên tiến sở liệu thông tin đầy đủ Cấp sở cần sử dụng dự báo tố chức cung cấp thông tin quốc gia thông tin chuyên ngành, thông tin cấp trên, thông tin tổ chức quốc tế Cũng cần phải có cán đảm trách công việc dự báo để làm cho hoạt động dự báo cấp sở mang tính chuyên nghiệp Tránh tình trạng cấp sở ỷ lại hồn toàn vào cấp dẫn đến kế hoạch nhận không đáp ứng yêu cầu dân cư sở Dự báo có vai trị quan trọng việc cung cấp để lập kế hoạch hoạt động sở Chất lượng dự báo tốt, diện dự báo rộng cho phép cán lập kế hoạch sở đề xuất phương án mục tiêu sát thực khả thi Ngược lại, dự báo khơng tốt dễ dẫn đến hành động cảm tính, ý chí, quan liêu việc đề mục tiêu kế hoạch hành động sở 2.1.2 Xác định mục tiêu Mục tiêu kết hành động trạng thái sở tương lai Khác với mục đích, mục tiêu vừa có tính chất định hướng hành động, vừa xác định rõ tiêu chí đo lường kết hành động cho thời điểm cần hoàn thành mục tiêu biết mục tiêu hồn thành mức độ Ngồi ra, mục tiêu cịn mang tính thời hạn với điểm bắt đầu kết thúc theo thời gian cụ thể Việc hoàn thành mục tiêu khơng phải đo lường tiêu chí quy mơ chất lượng mà cịn phải xem xét khoảng thời gian thực Hơn nữa, mục tiêu quản lý phải kết hành động có chọn lựa theo hướng tối thiểu hóa nguồn lực sử dụng tối đa hóa độ hài lịng người liên quan Chính xác định mục tiêu công việc quan trọng không dễ dàng công việc cán lãnh đạo, quản lý Xác định mục tiêu sở, tức mục tiêu phù hợp với điều kiện thực tế, khả thi sử dụng hiệu nguồn lực có để thỏa mãn tốt nhu cầu dân cư, tự người dân tích cực hoạt động nhằm thực mục tiêu Ngược lại, mục tiêu không đúng, gây bất mãn dân cư, mà cịn sử dụng lãng phí nguồn lực khan sở tăng thêm chi phí quản lý phải khắc phục kết sai lầm việc thực mục tiêu không Mỗi sở có hệ thống mục tiêu đa dạng theo mối quan hệ khác Nếu phân loại mục tiêu theo thời gian thực mục tiêu có mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trung hạn, mục tiêu dài hạn; phân loại theo tầm quan trọng mục tiêu có mục tiêu bản, chủ yếu, mục tiêu không bản, thứ yếu; phân loại theo phạm vi, tính chất mục tiêu có mục tiêu kinh tế, mục tiêu trị, mục tiêu xã hội, mục tiêu văn hóa, mục tiêu an ninh quốc phòng, v.v ; xét theo chủ thể thực mục tiêu có mục tiêu ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, mục tiêu Đăng ủy xã, phường, thị trấn mục tiêu Đoàn Thanh niên xã, phường, thị trấn, mục tiêu Hội Phụ nữ, Hội Nông dân xã, phường, thị trấn, v.v vấn đề cần quan tâm cấp sở phải thiết lập mối quan hệ ưu tiên phối hợp mục tiêu 2.1.3 Lập kế hoạch, chương trình hành động thực mục tiêu Thứ nhất, xây dựng chương trình hành động để thực mục tiêu Chương trình hành động tống thể nồ lực cấp sở đôi với tổng nguồn lực phương thức sử dụng nguồn lực tương ứng để đạt đến mục tiêu Thông thường cấp sở có loại chương trình hành động theo lĩnh vực (chương trình phát triển kinh tế, chương trình xây dựng trường học, trạm xá, v.v ), chương trình theo mục tiêu phân bổ (như chương trình xóa đói, giảm nghèo, chương trình phủ xanh đất trống, đồi trọc, chương trình nước sạch, v.v.) chương trình giải vấn đề cấp địa phương, v.v Thứ hai, lập kế hoạch hành động cho mục tiêu, phận, cá nhân theo thời gian Có hai loại kế hoạch cần phải xây dựng Một kế hoạch hoạt động thường kỳ sở hai kế hoạch thực chương trình mục tiêu Kế hoạch thường kỳ lịch trình thực chức ổn định sở kế hoạch năm, kế hoạch năm, chiến lược cho giai đoạn Đây dạng kế hoạch xếp hoạt động sở theo tiến trình thời gian đơi với phân bổ hợp lý nguồn kinh phí biên chế đủ để hoàn thành nhiệm vụ giao Nội dung kế hoạch bao gồm ba phương diện: - Hành động: hoạt động cần hoàn thành kỳ kế lio.idi phân bồ theo tiến độ thời gian cụ thể - Kinh phí: kế hoạch phân bổ kinh phí cho hoạt động chế độ chi tiêu, quản lý rõ ràng - Con người: hoạt động kinh phí tương ứng phải giao cho tổ chức cá nhân cụ thể phụ trách Kế hoạch thực chương trình mục tiêu kế hoạch soạn thảo riêng cho chương trình cụ thể Sau chương trình hành động phê duyệt cán quản lý, nhiệm vụ cụ thể chương trình đặt phân bổ kinh phí tương ứng, xếp nhân thời gian cho hoạt giai đoạn cụ thể việc thực chương trình Vì chương trình tổ chức theo kiểu máy bán chuyên trách nên kế hoạch cần quy định rõ trách nhiệm chế phối hợp phận cá nhân tham gia thực chương trình Ngồi kế hoạch chương trình, có thể, cần cụ thể hóa kế hoạch thường kỳ đơn vị phải phối họp với kế hoạch thường kỳ đơn vị Kế hoạch cấp sở phải truyền tải cho phận chức cụ thể hóa thành nhiệm vụ, tiêu phận Kế hoạch cấp sở phận kế hoạch cấp nên phải phù hợp với kế hoạch, chương trình hành động cấp phải cấp phê chuẩn Ngồi kế hoạch chính, sở phải lập kế hoạch dự phòng để đối phó vói rủi ro chúng xảy Căn để lập kế hoạch thông tin từ tình hình thực kế hoạch thời kỳ trước, nhiệm vụ bổ sung kỳ tới, chế độ sách theo quy định Nhà nước đoàn thể trị, biến động dự báo biến động dạng rủi ro, v.v Phương pháp lập kế hoạch thường sử dụng xếp công việc theo tiến độ thời gian, theo phân công cấu tổ chức sở, theo u cầu cơng việc Có sử dụng số kỹ thuật trình bày kế hoạch xây dựng mạng lưới công việc, lập sơ đồ, đồ thị tiến độ, v.v 2.2 Tổ chức thực mục tiêu, phương hướng, kế hoạch sở 2.2.1 Huy động, bố trí, sử dụng nguồn lực Trước hết, cần huy động, bố trí, sử dụng nguồn lực tài Thơng thường nguồn lực tài cấp sở ngân sách cấp tổ chức tài trợ Cán quản lý, dự toán phê duyệt để phân bổ kinh phí cho lĩnh vực hoạt động liên quan với chế độ, sách định mức Nhà nước Khi phân bổ kinh phí cần ý đến tiến độ giải ngân cho phù hợp với yêu cầu thực tế kỹ thuật, kinh tế, xã hội, tự nhiên hoạt động Tiến độ cấp kinh phí phải phục vụ tốt cho việc hồn thành công việc giao Để tránh hai xu hướng khơng tốt phân bổ kinh phí (cố tình làm chậm q trình cấp kinh phí để vụ lợi khốn trắng cho cán phụ trách cơng việc), cần kiểm tra giám sát việc thực kinh phí, chí cần điều chỉnh thấy cần thiết Đồng thời cần phối họp chặt chẽ với kho bạc nhà nước thông tin kế hoạch, tiến độ thực để giảm thiểu trở ngại khâu giải ngân Tiếp theo, cần huy động, bố trí, sừ dụng vật tư, thiết bị Việc sử dụng tài sản đầu tư thường theo chế độ sách Nhà nước việc huy động nguồn lực phải theo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu với chế độ tu, bảo dưỡng thay hợp lý Lĩnh vực cần ý đầu tư mua vật tư, thiết bị bổ sung, nguyên tắc khoản đầu tư mua lớn phải thông qua đấu thầu theo quy định Nhà nước Tuy nhiên, lực thực dự án cấp sở thấp nên tốt sử dụng dịch vụ tư vấn quản lý đầu tư Các khoản mua sắm khác cần giám sát nhằm phòng tránh tượng chuyển giá 2.2.2 Thiết lập củng cố, đỗi máy tổ chức, quản lý Nhiệm vụ quan trọng cán lãnh đạo, quản lý sở thiết lập, củng cố cải tổ máy quản lý phù hợp với sở Mộ máy quản lý chỉnh thể phận quản lý có chức năng, nhiệm vụ khác chung mục tiêu lãnh đạo, quản lý đơn vị hoàn thành nhiệm vụ Các phận cấu thành máy quản lý gồm cấp khâu quản lý Cấp quản lý nấc thang khác hệ thống phân cấp quản lý cấp quản lý kết phân chia hệ thống công việc quản lý theo chiều dọc, theo cấp phụ trách cấp dưới, cấp trực thuộc cấp trên, cấp sở thường chi có cấp nhân viên người dân, doanh nghiệp, v.v, Khâu quản lý phận khác cấp quản lý Mỗi khâu quản lý thực công việc quản lý Mối quan hệ khâu quản lý cấp quan hệ phối hợp công tác cấp số khâu cấp phụ thuộc vào mức độ phức tạp chức mà cấp phải đàm nhiệm quy mơ đối tượng quản lý mà cấp phụ trách Ở sở, có ủy ban nhân dân xã phân chia thành khâu quản lý chức giao cho công chức thực Theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân, cấp xã có khâu chức cơng chức đảm nhiệm, là: khâu quản 1ỷ văn phịng - thống kê; khâu quản lý địa - xây dựng; khâu quản lý tài - kế tốn; khâu quản lý tư pháp - hộ tịch; khâu quản lý vãn hóa - xã hội; khâu quản lý quân công an xã Mối quan hệ phận quản lý gọi quan hệ quản lý Quan hệ cấp quản lý gọi quan hệ dọc Quan hệ khâu quan lý gọi quan hệ ngang Trong thực tiễn, phối hợp theo chiều ngang khó phối hợp theo chiều dọc khâu quản lý đồng cấp, lệnh cho nhau, phối hợp với theo quy chế Khi xây dựng máy quản lý cấp sở cần tuân thủ yêu cầu sau đây: - Xác định rõ số lượng khâu quản lý cho vừa đu để thực chức quản lý - Xác định rõ thẩm quyền trách nhiệm cho khâu quản lý, đặc biệt ý xác định rõ mối quan hệ qua lại phận - Các phận quản lý không đảm nhiệm nhiệm vụ chồng chéo lẫn - Cơ cấu phận mối quan hệ chúng vừa phải đảm bảo tính ổn định tương đối, vừa phải có tính thích nghi điều kiện thay đổi - Cơ cấu tổ chức quản lý phải đáp ứng yêu cầu hiệu lực, Trong thực tế người ta thường tổ họp mối quan hệ quản lý (trực tuyến chức năng) theo nhiều cách khác để hình thành máy quản lý đơn vị Sơ đồ Mơ hình quan hệ trực tuyến Quan hệ trực tuyến phân chia đơn vị thành cấp khác nhau, cấp quan lý toàn diện cấp dưới, cấp trực thuộc cấp Ưu điểm quan hệ tập trung quyền quản lý vào đầu mối tuyến quản lý rõ ràng, đơn giản Nhược điểm địi hỏi q nhiều cán quản lý trực tuyến, dễ làm họ tải quản lý chuyên sâu Quan hệ chức phân chia hoạt động cấp quản lý cho nhiều khâu khác nhau, khâu đảm nhận chức quản lý định, đối tượng quản lý bên chịu quản lý nhiều khâu chức bên Ưu điểm quan hệ chức tính chun mơn hóa sâu khâu quản lý bao quát quy mô rộng suất cao Tuy nhiên, nhược điểm quan hệ phối hợp khâu chức phức tạp, dễ có tình trạng chồng chéo mâu thuẫn hành động khâu chức Sơ đồ Mơ hình quan hệ chức Trong thực tế khơng có cấu kinh tế trực tuyến chức mà thường có kết hợp quan hệ trực tuyến quan hệ chức với gọi cấu trực tuyến - chức Sơ đồ 3: Mơ hình quan hệ trực tuyến - chức Để đáp ứng yêu cầu phức tạp việc định quản lý người ta bổ sung thêm phận tham mưu cho khâu trực tuyến chức Ngồi ra, ghép thêm vào cấu chủ cấu phụ thêm nhằm thực chương trình mục tiêu Như vậy, cách tổng quát, cấu tổ chức quản lý số đơn vị có dạn sơ đồ Sơ dồ 4: Mơ hình cẩu tổ chức quản lý tổng quát Khi xây dựng cấu tổ chức quản lý người ta thường làm theo ba phương pháp: Một là, dựa vào cấu mẫu có sẵn, chỉnh lý, bổ sung cho phù hợp với đơn vị Ưu điểm phương pháp chi phí xây dựng cấu tổ chức quản lý thấp, độ tin cậy cao, dễ áp dụng Nhược điểm cứng nhắc, hạn chế sáng tạo người xây dựng cấu tổ chức quản lý, không áp dụng khơng có sẵn cấu chuấn Hai là, th chuyên gia xây dựng thẩm định cấu tổ chức quản lý Ưu điểm phương pháp vừa tận dụng kinh nghiệm tích lũy khứ, vừa phát huy tính sáng tạo chuyên gia từ lựa chọn câu tơ chức quản lý tối ưu Tuy nhiên có nhược điểm tốn kém, khó áp dụng thiếu chuyên gia giỏi, chuyên nghiệp Ba là, xây dựng cấu tổ chức quản lý dựa kỹ thuật phân tích cơng việc, định mức lao động hệ thống chức danh phù họp với đơn vị Đây phương pháp đại, thích hợp với việc xây dựng loại hình cấu tổ chức quản lý Tuy nhiên địi hỏi khoa học tổ chức lao động phát triển, hình thành hệ thống định mức công việc bao trùm hết chức dant ca cấu tổ chức quản lý mà điều khơng phải địa phương có Khi sở phải đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ điều kiện khách quan có thay đoi khiến cấu tố chức máy quản lý cũ bị lạc hậu cần củng có, đổi cấu tổ chức máy quản lý Quy trình củng cố, đối cấu tổ chức quản lý sở thường trài qua bước: Phân tích: Nếu muốn sửa chữa cấu cũ bước phân tích người ta phải tìm điểm yếu, điểm mạnh, điểm phù hợp chưa phù hợp cấu tổ chức máy quản lý với yêu cầu chức năng, nhiệm vụ Thiết kế: Xác định cụ thể số cấp, khâu quản lý với quyền hạn trách nhiệm cấp, khâu rõ ràng Xây dựng quy chế vận hàng đơn vị Xác định biên chế tiêu chuẩn cán cho chức danh Vận hành cấu tố chức quản lý mới: Tuyến chọn, đào tạo bổ nhiệm cán vào chức danh Ban hành quy chế Vận hành thử, điều chỉnh sai sót thức cơng nhận cấu tổ chức quản lý (phê chuẩn cấp có thẩm quyền) 2.2.3 Hoạt động đối ngoại Đối ngoại hiểu thiết lập mối quan hệ với quan, tổ chức đơn vị cấp sở có hai luồng quan hệ đối ngoại cần trọng điều chỉnh Trước hết, quan hệ công tác với cấp Đây mối quan hệ chủ đạo Cán lãnh đạo, quản lý cấp sở phải cập nhật thông tin từ cấp để triển khai hoạt động phù hợp với kế hoạch cấp cách nhanh chóng đắn, mà cịn phải tăng cường cung cấp thông tin cho cấp để cấp hiểu đúng, đánh giá đơn vị sở Hết sức tránh tình trạng bưng bít thơng tin với cấp dẫn đến tượng chậm xử cấp trên, khiến vụ việc tồn đọng gây hậu nghiêm Nguy hại hơn, sở tự o bế thông tin tự lập dẫn đến lạc hậu so với tình trạng chung, định hướng hoạt động Thứ hai, quán hệ với đổi tác Đối tác hiểu (Ml I quan, tố chức có quan hệ với sở khơng theo hệ thống dọc Cơ sở phải tranh thủ quan hệ để trì mối quan hệ phổi hợp hiệu công việc đế quảng bá cho đơn vị 2.2.4 Điểu hành điều chỉnh hoạt động sở Hai hoạt động cần thiết cán lãnh đạo quản lý sở để sở vận hành có hiệu điều hành công việc hàng ngày điều chỉnh cần thiết Hoạt động điều hành hàng ngày phải tuân thủ theo lịch làm việc cân nhấc kỳ lưỡng soạn thảo phải thông báo cho bên có liên quan Lịch làm việc phải cụ thê hóa theo thời gian tiến độ thực kế hoạch vạch Khi điều hành theo lịch biểu tiến độ, cán lãnh đạo, quản lý cấp sở cần trọng thực thi quy trình kiểm tra chất lượng cơng việc đơn vị đảm nhiệm Có hai phương pháp quản lý chất lứợng công việc phương pháp KCS phương pháp ISO Ngày phương pháp ISO sử dụng phổ biến tín nhiệm ưu điểm phương pháp quản lý chất lượng theo quy trình cho phép giảm thiểu phế phẩm tăng cường trách nhiệm mồi người tham gia Quá trình điều hành bao gồm việc định cần thiết Yêu cầu định quản lý phải rõ ràng, có địa người thi hành có điều kiện cần thiết cho việc thực Cán cấp sở định theo thẩm quyền cá nhân biểu tập thể Điều chỉnh kế hoạch, chương trình hành động cần thiết hoạt động không thường kỳ, quan trọng cán lãnh đạo, quản lý sở Do kế hoạch xây dựng sở dự báo với nhiều tham số chưa the kiêm soát nên kế hoạch khơng hồn tồn trùng khớp với diễn biến thực tế Khi thay đổi thực tế vượt mức dự phòng kế hoạch cán lãnh đạo, quản lý phải điều chỉnh kế hoạch Hoặc điều chỉnh thay số chi tiết dự báo khơng xác Trong điều hành tránh tư tưởng trì trệ, khơng thích thay đổi cho dù thay đổi cần thiết Ngược lại, nên tránh hành động thay đổi tùy tiện, thay đổi theo ý thích chủ quan cán lãnh đạo, quản lý mà không thật cần thiết sở Các dấu hiệu nhận biết cần điều chỉnh thường tình trạng tải đơn vị; tình trạng lãng phí đơn vị; nhiệm vụ, u cầu có thay đổi lớn; nguồn lực phát thêm bị rút bớt đi, môi trường hoạt động chịu biến động lớn, v.v Phương pháp điều chỉnh phổ biến sử dụng kế hoạch dự phòng, kỹ thuật phòng tránh rủi ro, bảo hiểm Trong trường hợp kỷ thuật khơng đáp ứng cần phát huy sức sáng tạo cá nhân tập thể đơn vị để tìm phương thức ứng phó Ngun tắc điều chỉnh luôn hướng tới mục tiêu bản, lâu dài tổ chức để cân đối lại hoạt động Trong trường hợp điều chỉnh dẫn đến mâu thuẫn mục tiêu định trước, cần ưu tiên mục tiêu có ý nghĩa định đơn vị sở 2.3 Thực kiểm tra, đánh giá xây dựng môi trường làm việc sở 2.3.1 Xây dựng điều hành chế độ kiểm tra Kiếm tra đo lường chấn chỉnh hoạt động đơn vị nhằm đảm bảo việc, người tố chức thực theo kế hoạch vạch đế hoàn thành mục tiêu Để kiểm tra có kết quả, cán lãnh đạo, quản lý phải thực ba công đoạn: - Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra: Đó tiêu đo lường công việc, nhiệm vụ cụ thể kế hoạch đơn vị - Đo lường việc thực theo tiêu chuẩn vạch ra: giám sát, đo lường hoạt động thực tế so sánh với tiêu chuẩn đặt để phát sai lệch nhằm có hành động điều chỉnh kịp thời - Điều chỉnh khác biệt tiêu chuấn kế hoạch: Thông qua hoạt động đo lường, cán lãnh đạo quản lý phát sai lệch tiến hành điều chỉnh chúng cách hợp lý Có hai đối tượng cần kiểm tra công việc nhân viên Kiểm tra công việc xem xét xem cơng việc có hồn thành quy trình, tiêu chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật, số lượng, chất lượng tiến độ thời gian hay không Kiêm tra nhân viên xem xét xem nhân viên có hồn thành nhiệm vụ giao hay khơng, hồn thành đến mức nào, ngun nhân khơng hồn thành, thái độ cơng việc, ý thức tổ chức, kỷ luật, v.v Có nhiều hình thức kiếm tra kiểm tra phòng ngừa, kiểm tra theo dấu hiệu sai phạm, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra trực tiếp, kiểm tra gián tiếp, v.v Để kiểm tra có kết tốt, trình kiểm tra phải tuân thủ yêu cầu sau: - Kiểm tra phải dựa vào kế hoạch hành động đơn vị theo yêu cầu công việc - Q trình kiếm tra phải đảm bảo cung cấp thơng tin trung thực, khách quan theo tiêu chí đo lường thống - Kiểm tra cần trọng khâu, công đoạn trọng tâm - Kiểm tra phải linh hoạt, phù hợp với bầu khơng khí đơn vị tiết kiệm Để q trình kiểm tra khơng gây ảnh hưởng đến hoạt động bình thường đơn vị, cần hịa nhập với khơng khí phận bị kiểm tra Ngoài ra, cần thiết kế hoạt động kiểm tra theo hướng sử dụng kết kiểm tra nhiều lần, đa nhằm thiết kiệm chi phí kiểm tra Cách thức kiểm tra nên lựa chọn cho tối ưu 2.3.2 Xây dựng điều hành chế độ đánh giá Đánh giá đưa phán xét tốt, xấu công việc đó, phận hay người Cơ sở đánh giá yêu cầu công việc, chức năng, nhiệm vụ phận hay cá nhân Nội dung đánh giá bao gồm: - Đánh giá công việc: dựa tiêu chuẩn định sẵn cho công việc cụ thể số lượng, chất lượng, tiến độ, chi phí, định mức để đưa kết luận cụ thể - Đánh giá người: thường đánh giá theo chức danh theo tiêu chuẩn hành nghề với tiêu chí hồn thành hay khơng hồn thành cơng việc giao; thái độ công việc; cống hiến cho đơn vị; ảnh hưởng đến người khác, v.v Phương pháp đánh giá thường theo tiêu chuẩn, theo thang điểm theo nhận xét số đông đồng nghiệp Thẩm quyền đánh giá thường giao cho cán quản lý cấp trực tiếp tập thể nơi cá nhân cơng tác Cũng sử dụng đánh giá khách hàng, đối tác Việc xây dựng điều hành chế độ kiểm tra, đánh giá góp phần nâng cao chất lượng hiệu công việc, gắn liền với việc thực chế độ động viên, khuyến khích (khen thưởng, phê bình, kỷ luật) 2.3.3 Xây dựng môi trường làm việc hiệu sở Môi trường làm việc ảnh hưởng lớn đến tinh thần qua ảnh hưởng đến hiệu suất công tác cán bộ, nhân viên Cán lãnh đạo, quản lý sở có trách nhiệm xây dựng môi trường làm việc hiệu qủa cho phép, thu hút giữ chân người tài, mà quan trọng cung cấp môi trường cho họ cống hiến hết lực họ Môi trường hoạt động hiệu thường phải có tính chất: đồn kết, chia sẻ, thân thiện, cảm thông hỗ trợ lẫn Đồng thời cán lãnh đạo, quản lý sở phải quan tâm xây dựng truyền thống tốt đẹp đơn vị nhằm tạo dựng niềm tự hào đáng cho người làm việc đơn vị tạo dựng uy tín với đối tác quần chúng Muốn cán lãnh đạo, quản lý phải trọng củng cố hoạt động mạnh đon vị, giáo dục tinh thằn tập thể nhân viên, giữ gìn uy tín cá nhân đơn vị, V.V Cán lãnh đạo, quản lý cần quan tâm, nhân ái, thương yêu nhân viên quần chúng Chỉ có nhân cách tốt, cán lãnh đạo, quản lý sở có đủ uy tín để hồn thành nhiệm vụ giao Câu hỏi ôn tập Nêu khái niệm hoạt động lãnh đạo, quản lý vai trò hoạt động lãnh đạo, quản lý sở? Nêu nội dung chủ yếu hoạt động lãnh đạo, quản lý cán lãnh đạo, quản lý sở? Tài liệu tham khảo Đảng Cộng sản Việt Nam: Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI, Nxb.Chính trị quốc gia, H.2011 Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh Friedrich Ebert Stiftung: Các kỹ lãnh đạo, quản lý, Nxb.Chính trị - Hành chính, H.2013 ... vai trị quản lý Vì người ta thường gọi chung hoạt động lãnh đạo, quản lý 1. 2 Vai trò hoạt động lãnh đạo, quản lý sở Hoạt động lãnh đạo, quản lý tạo nên sức mạnh tập thê sở thống ý chí hành động. .. tốt, cán lãnh đạo, quản lý sở có đủ uy tín để hồn thành nhiệm vụ giao Câu hỏi ôn tập Nêu khái niệm hoạt động lãnh đạo, quản lý vai trò hoạt động lãnh đạo, quản lý sở? Nêu nội dung chủ yếu hoạt động. .. quần chúng vào hệ thống trị NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ 2 .1 Xây dựng mục tiêu, phương hướng, kế hoạch hoạt động sở 2 .1. 1 Dự báo Dự báo phán đoán cách có khoa