Bài 5 kỹ NĂNG THU THẬP và xử lý THÔNG TIN TRONG LÃNH đạo QUẢN lý ở cơ sở

Bài 5 KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ 1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ 1.1. Khái niệm thông tin trong lãnh đạo, quản lý 1.1.1. Khái niệm thông tin Thông tin trong lãnh đạo, quản lý là sự truyền đạt các thông điệp, tin tức có liên quan đến hệ thống quản lý, được người nhận hiéu rõ ý nghĩa của thông điệp mà người gửi muốn truyền đạt, có tác dụng giúp thực hiện các mục tiêu lãnh đạo, quản lý. Từ khái niệm trên cần chú ý mấy điểm sau: Thứ nhất, xét về thái độ vật chất và dưới dạng tĩnh, thông tin quản lý là những thông điệp, tin tức, có thế là một sản phấm hữu hình (một bài báo, một chỉ thị thành văn, một cuốn sách, một tập tư liệu, một bức ảnh, v.v.), cũng có thể là một sản phẩm vô hình (một mệnh lệnh, tin đồn, v.v.). Như vậy, hình thức thể hiện thông tin rất đa dạng, phong phú. Nói cách khác, mỗi một thông tin đều phải ký gửi nội dung vào một “vật mang” nhất định. Trong thời đại cách mạng thông tin hiện nay, vật mang thông tin ngày càng đa dạng, phong phú, gắn liền với sự phát triển của ngành kỹ thuật điện từ và công nghệ thông tin. Thứ hai, thông tin luôn gắn liền với sự vận động của nó. Một báo cáo phải có người tiếp nhận (đọc hoặc nghe), một tài liệu phải có người đọc, một tin đồn phải có người nghe và xử lý. Do vậy, thông tin được quan niệm dưới dạng đông như một quá trình truyền đạt từ người phát tin đến người nhận tin. 1.1.2. Khái niệm dữ liệu Trong nghiên cứu khoa học, dữ liệu được hiểu là các biểu hiện ilùng để phàn ánh đối tượng nghiên cứu1. Hay nói cách khác dữ liệu chính là tổng hợp những thông tin thu được về một sự vật hiện tượng nào đó. Đối với lãnh đạo, quản lý, dữ liệu chính là những lliông tin thu được phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý. 1.1.3 Phân loại dữ liệu Dữ liệu có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau như dữ liệu chính thức, dữ liệu không chính thức, dữ liệu sơ cấp, dữ liệu thứ cấp. Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu thu từ những nguồn có sẵn, thường là những dữ liệu đã qua tổng hợp, xử lý. Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu được thu thập ban đầu, chưa qua xử lý, tống hợp, là dữ liệu sơ cấp (dữ liệu thô). Dữ liệu chính thức là dữ liệu đã được các cơ quan quản lý chính thức công bố. Dữ liệu không chính thứcchưa chính thức là những dữ liệu chưa được các cơ quan quản lý, cơ quan chức năng chính thức công bố. Nó có thể là những dữ liệu đang tồn tại ở dạng bản thảo, bản nháp.

Bài KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ 1.1 Khái niệm thông tin lãnh đạo, quản lý 1.1.1 Khái niệm thông tin Thông tin lãnh đạo, quản lý truyền đạt thông điệp, tin tức có liên quan đến hệ thống quản lý, người nhận hiéu rõ ý nghĩa thông điệp mà người gửi muốn truyền đạt, có tác dụng giúp thực mục tiêu lãnh đạo, quản lý Từ khái niệm cần ý điểm sau: Thứ nhất, xét thái độ vật chất dạng tĩnh, thông tin quản lý thông điệp, tin tức, sản phấm hữu hình (một báo, thị thành văn, sách, tập tư liệu, ảnh, v.v.), sản phẩm vơ hình (một mệnh lệnh, tin đồn, v.v.) Như vậy, hình thức thể thơng tin đa dạng, phong phú Nói cách khác, thông tin phải ký gửi nội dung vào “vật mang” định Trong thời đại cách mạng thông tin nay, vật mang thông tin ngày đa dạng, phong phú, gắn liền với phát triển ngành kỹ thuật điện từ công nghệ thông tin Thứ hai, thông tin gắn liền với vận động Một báo cáo phải có người tiếp nhận (đọc nghe), tài liệu phải có người đọc, tin đồn phải có người nghe xử lý Do vậy, thông tin quan niệm dạng đơng q trình truyền đạt từ người phát tin đến người nhận tin 1.1.2 Khái niệm liệu Trong nghiên cứu khoa học, liệu hiểu biểu ilùng để phàn ánh đối tượng nghiên cứu[1] Hay nói cách khác liệu tổng hợp thông tin thu vật tượng Đối với lãnh đạo, quản lý, liệu lliơng tin thu phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý 1.1.3 Phân loại liệu Dữ liệu phân chia thành nhiều loại khác liệu thức, liệu khơng thức, liệu sơ cấp, liệu thứ cấp - Dữ liệu thứ cấp liệu thu từ nguồn có sẵn, thường liệu qua tổng hợp, xử lý - Dữ liệu sơ cấp liệu thu thập ban đầu, chưa qua xử lý, tống hợp, liệu sơ cấp (dữ liệu thô) - Dữ liệu thức liệu quan quản lý thức cơng bố - Dữ liệu khơng thức/chưa thức liệu chưa quan quản lý, quan chức thức cơng bố Nó liệu tồn dạng thảo, nháp 1.1.4 Dữ liệu định lượng Dữ liệu định lượng loại liệu phản ánh mức độ, mức độ kém, tính trị số trung bình1 Dữ liệu định lượng thể số thu q trình khảo sát, thu thập thơng tin 1.1.5 Dữ liệu định tính Dữ liệu định tính loại liệu phản ánh tính chất, kém, ta khơng tính trị trung bình liệu định tính Dữ liệu định tính “nhằm phát kiểu loại, cấu trúc mối quan hệ người xã hội đồng thời lý giải nội dung, ý nghĩa dự báo xu hướng biến đổi chúng đời sống xã hội người”[2] Dữ liệu định tính thường dạng lời văn, tù, cụm từ viết, biểu tượng mô tả, tượng trưng cho người, hành động kiện xã hội 1.2 Phân loại thông tin lãnh đạo, quản lý 1.2.1 Các kênh thông tin Thông tin thường truyền tải qua kênh chủ yếu sau: Kênh ấn phẩm: thông tin truyền qua sách, tạp chí, báo văn xuất bản, cơng bố cơng khai cách thức Lưu ý lựa chọn loại sách, tạp chí, báo, ấn phẩm cách phù hợp Kênh nghe nhìn: thơng tin truyền qua đài phát thanh, truyền hình phim ảnh, băng video Trong số quan trọng phổ biến kênh truyền hình (ti vi), kênh truyền (qua đài), kênh điện thoại, kênh máy tính kết nối Internet Lưu ý thơng tin truyền qua kênh chủ yếu mang tính phổ biến kiến thức cho vô số công chúng, dân chúng, đại chúng, cần phải chọn lọc xử lý cách phù hợp Kênh giao tiếp trực tiếp: thông tin truyền mộc giao tiếp trực tiếp hình thức hợp, hội thảo, tọa đàm, báo cáo, nói chuyện, cần tính đến mục đích nội dung cụ thể giao tiếp để tiếp cận sử dụng thông tin cách phù hợp Kênh thông tin khơng thức, câu chuyện tiếu lâm, tin đồn, luồng dư luận xã hội, tờ rơi v.v hình thức truyền tin khơng thức tham khảo cần thiết cần đánh giá độ tin cậy sử dụng 1.2.2 Các nguồn thông tin Thông tin xuất phát từ nhiều nguồn khác Trong lãnh đạo, quản lý cần ý tới nguồn tin thức từ cấp trên, từ phòng ban chức ngang cấp, từ nguồn tin cấp nguồn tin bên ngồi, nguồn tin nội Về tính chất thơng tin phân biệt nguồn tin khoa học nhà khoa học, sở khoa học cung cấp, nguồn tin phóng viên, biên tập viên quan truyền thông đại chúng cung cấp nguồn tin khác đặc biệt nguồn tin từ người dân, công dân, khách hàng, đối thủ, đối tác Nguyên tắc nguồn tin đáng tin cậy cung cấp thơng tin tin cậy 1.2.3 Các đối tượng thơng tin Thơng tin ln có đối tượng cho biết điều định Đối tượng thông tin phong phú, đa dạng Do cần xác định rõ phạm vi, lĩnh vực lãnh đạo, quản lý để thu thập, xử lý phân tích thơng tin cách xác, phù hợp Có thể phân biệt loại đối tượng thông tin vào lĩnh vực hoạt động đối tượng kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, khoa học, giáo dục, y tế, thể thao, v.v Lãnh đạo, quản lý lĩnh vực cần thu thập, xử lý phân tích thơng tin lĩnh vực lĩnh vực liên quan Do cần có thơng tin ngành, chun ngành liên ngành 1.2.4 Các chủ thể thông tin Chủ thể thơng tin ln cá nhân, nhóm, tổ chức, cộng đồng xã hội định Chủ thể thông tin người sở hữu thông tin, cung cấp thông tin đơn giản người truyền tin, người đưa tin Trong lãnh đạo, quản lý cần đặc biệt quan tâm tới chủ thể thông tin người dân, đối tác, khách hàng để kịp thời nắm bắt xử lý thông tin cần thiết 1.2.5 Mục tiêu thơng tín Mục tiêu thơng tin đa dạng, phong phú phân biệt: mục tiêu thơng tin để biết chuyện xảy ra, mục tiêu để hiểu chuyện xảy nào, có ý nghĩa mục tiêu hành động: thông tin gợi mở biện pháp hành động thúc hành động cách xác, hiệu quả, chất lượng Việc thu thập, xử lý, phân tích thơng tin cần phải nhằm vào mục tiêu xác định để đảm bảo suất, chất lượng, hiệu quả, hiệu lực độ tin cậy cao 1.3 Đặc điểm thông tin đối vói hoạt động lãnh đạo, quản lý 1.3.1 Tính địa Thơng tin quản lý khác với tin tức Tin tức thông điệp phản ánh kiện đời sống truyền đạt rộng rãi cho đối tượng mà người gửi khơng quan tâm đến việc người nhận có tiếp nhận hiêu ý nghĩa thông điệp hay không Ngược lại thơng tin quản lý ln địi hỏi phải có người gửi người nhận thơng điệp (dù thơng tin dạng văn lời nói) Đặc điềm đòi hỏi cán lãnh đạo, quản lý tiếp nhận truyền đạt thông tin phải biết loại bỏ tin tức thông tin (không cần thiết cho hệ thống mình); xác minh rõ người gửi người nhận thơng tin Q trình truyền đạt thông tin phải bảo đảm thông tin đến người nhận 1.3.2 Tính hiểu rõ Thơng tin ln bị trở ngại làm cho thông tin bị ngăn cản, không đến người nhận làm cho thông tin bị sai lạc địa chỉ, hiểu sai Theo sơ đồ diễn trình thơng tin trình bày trên, tất bước mã hóa, truyền tin, nhận tin, giải mã có nguy làm cho thơng tin bị sai lạc Người truyền tin thể ý tưởng thơng điệp khơng chuẩn xác mã hóa thơng tin Viết văn bản, báo cáo khơng tả, ngữ pháp, hành văn cầu kỳ, rối rắm làm cho người đọc hiểu sai ý tưởng truyền đạt Khi sử dụng thơng tin lời nói, phát âm rành mạch, dễ hiểu đảm bảo người nghe hiểu ý đồ Trong khâu truyền tin, cần xác định hình thức, vật mang tin phù hợp tổ chức truyền tin chu đáo, cẩn trọng Còn khâu giải mã thường khâu dễ bị sai lạc, điều kiện bùng nổ thông tin với nhiều kênh hình thức truyền tin đại nhắn tin qua điện thoại di động, viết thư qua internet, đọc văn có sử dụng tiếng nước ngồi 1.3.3 Tính hữu ích Thông tin quản lý bao gồm thông điệp hữu ích hệ thống quản lý Như vậy, thơng điệp, có ích cho hệ thống quản lý coi thông tin; hồn tồn khơng liên quan với hệ thống quản lý khác khơng coi thơng tin Ví dụ, xã A có vợ chồng ơng X sinh thứ ba Thông điệp chắn thông tin xã A xã cần nắm tình hình thực kế hoạch dân số cần áp dụng biện pháp gia đình ơng X Tuy nhiên, thơng điệp khơng liên quan đáng xã B tỉnh khác Đối với xã B, sinh thứ ba tin tức bình thường hàng triệu tin tức khác, khơng coi thông tin quản lý Đặc điểm thơng tin địi hỏi người cán phải biết chắt lọc thông tin, chi tiếp nhận, xử lý, truyền đạt thông tin thực cần thiết cho đơn vị Tính hữu ích thơng tin cịn địi hỏi cán soạn thảo thơng tin cần phải đảm bảo thơng tin mà soạn thảo, truyền đạt mẻ, không trùng lặp, không nhắc nhắc lại điều mà người biết, nghe nhiều lần 1.4 Vai trò thông tin lãnh đạo, quản lý 1.4.1 Thông tin đổi tượng, nguyên liệu đầu vào, hình thức thể sản phẩm lao động lãnh đạo, quản lý Người cán bộ, thực công việc lãnh đạo, quản lý tất chức (dự báo, kế hoạch, tổ chức, huy, điều phối, kiểm tra), phải thu thập, xử lý thông tin Các tư liệu thông tin báo cáo, liệu thực tế, thị, v.v coi đối tượng mà người cán phải xử lý hàng ngày Nếu quan sát lao động người lãnh đạo, quản lý q trình xử lý thơng tin ta thấy, đầu vào q trình lao động thơng tin mà người cán quản lý cần xử lý; đầu trình lao động định, cơng văn, báo cáo, nghị quyết, tờ trình, thị, nói chuyện sản phẩm dạng thơng tin Chính vậy, thơng tin vừa coi hệ thống tuần hoàn, vừa coi hệ thống thần kinh công tác lãnh đạo, quản lý 1.4.2 Thông tin gắn liền với quyền lực lãnh đạo, quản lý Vấn đề quan hệ thông tin quyền lực C.Barnard nghiên cứu tác phẩm Chức người quản lý Khi bàn vò vai trị thơng tin quản lý, ơng cho thơng tin yếu tố giúp trì thống mục đích hành động tổ chức, trì thống hành động hệ thống, phải sử dụng thông tin phương tiện, cơng cụ quyền lực Trên bình diện toàn xã hội, người ta coi việc nắm giữ thông tin đại chúng “quyền lực thứ tư” thời đại nhiều quyền lực thứ tư hệ thống truyền thông đại chúng mạnh quyền lực lập pháp, hành pháp, tư pháp cấu tam quyền phân lập Trong lĩnh vực kinh tế nay, ngành sử dụng thơng tin nhiều, sản phẩm có “hàm lượng thông tin” cao, trở thành ngành có lợi nhuận cao vai trị ngày quan trọng Trong hệ thống quản lý riêng biệt, nắm giữ hệ thống thơng tin, người có quyền lực 1.4.3 Thơng tin có giá trị ngày cao, đóng góp ngày nhiều vào giá trị tổ chức Trong thời đại thông tin nay, thân thơng tin có giá trị ngày tăng cao Trong chiến tranh, nắm thông tin đặc biệt thơng tin bí mật kẻ thù, người có khả chiến thắng Ngạn ngữ cổ có câu “biết địch, biết ta, trăm trận trăm thắng” Trong thời bình, cơng ty, quốc gia, địa phương nắm thông tin thị trường, lực cạnh tranh người có hội nâng cao lực cạnh tranh phát triển kinh tế Ngay cấp sở xã, phường, thị trấn, thông tin trồng, vật nuôi, thị trường tiêu thụ sản phẩm địa phương, kỹ thuật nuôi trồng, bí kinh doanh mặt hàng ngành nghề mà địa phương có lợi có giá trị lớn giúp phát triển kinh tế địa phương Chính thơng tin có giá trị ngày tăng nên cán quán lý phải biết đánh giá, phân loại thơng tin Có thơng tin (như tri thức canh tác, nuôi trồng) cần phổ biến rộng rãi địa phương, đơn vị để nhân giá trị thông tin Có thơng tin thuộc loại cần giữ bí mật có giá trị (như thơng tin thị trường sản phẩm, bí kinh doanh), cần xử lý cho có lợi cho đơn vị, địa phương Nhiều loại thông tin coi đối tượng mua - bán hoạt động mua, bán thông tin diễn sôi động 1.5 Phân loại thơng tin quản lý 1.5.1 Theo hình thức thể thơng tin Theo cách phân loại này, có thơng tin chữ viết, thơng tin lời nói thơng tin phương tiện khác Lời nói hình thức thông dụng sử dụng phổ biến hệ thống quản lý Nhiều cơng trình nghiên cứu cho biết 70% thông tin thị cấp xuống cấp được lời nói Ưu điểm hình thức lời nói truyền đạt nhanh, hiệu truyền đạt cao Tuy nhiên, nhược điểm hình thức thiếu chuẩn xác tính pháp lý, chuẩn bị thơng tin không kỷ tổ chức truyền thông tin không tốt có lại phản tác dụng Chữ viết (văn bản) hình thức sử dụng rộng rãi Hình thức có ưu điểm rõ ràng, tránh sai lệch kiểm sốt (giấy trắng mực đen); người nhận người gửi có điều kiện nghiên cứu kỹ thơng tin; truyền đạt nhanh thống cho nhiều người địa điểm khác Nhược điểm hình thức thông tin thường soạn thảo lâu, nhiều thời gian; tiếp thu thường không đồng trình độ nhận thức khác nhau; cần xử lý thông tin ngược để đến thống nhiều thời gian Thông tin phương tiện khác hình thức khơng lời nói, khơng văn Đó việc sử dụng cử chỉ, thái độ, nét mặt, ánh mắt (ngôn ngữ thể) dùng phương tiện khác để truyền đạt tín hiệu thơng tin đa dạng hình ảnh, sơ đồ, ký hiệu, quy ước, v.v Thậm chí thời gian không gian người sử dụng phương tiện thơng tin Các hình thức phong phú nhiều trường hợp bắt buộc phải sử dụng có hiệu (tín hiệu giao thơng, tín hiệu cờ tay hàng hải; tín hiệu quy ước cử chỉ, ánh mắt đàm phán, hội họp trao đổi trực tiếp lời nói với nhau) 1.5.2 Theo chiều thông tin hệ thống quản lý Theo cách hiểu này, có thơng tin thị (thơng tin xuống dưới) thông tin báo cáo (thông tin lên trên), thông tin ngang thông tin chéo Trong hệ thống quản lý, thông tin tỏa theo nhiều hướng khác nhau: xuống dưới, lên đan chéo Thông tin xuống thông tin thị cấp xuống cấp dưới, thường trọng Nhưng xu hướng áp đảo hệ thống thơng tin dẫn đến tình trạng dân chù quản lý gây nhiều hậu xấu Thông tin lên thông tin báo cáo góp ý, kiến nghị, khiếu nại, phản ánh, v.v Thơng tin lên đảm bảo tính dân chủ tổ chức Nhiều người cho hệ thống thông tin có hiệu phải kết hợp hai chiều: xuống lên Thông tin truyền theo chiều ngang, thơng tin người cấp hay cấp tổ chức tương đương theo đường chéo bao gồm người cấp khác mà không môi quan hệ trực tuyến với 1.5.3 Theo tính chất thức Thơng tin chia theo tiêu chí thành thơng tin thức khơng thức Thơng tin thức thông tin phát theo quy định tổ chức Thơng tin thức gắn liền với chức hệ thống quản lý bảo đảm tính thống hệ thống Do vậy, thơng tin thức mang tính bình đẳng truyền đạt tiếp nhận Thơng tin khơng thức thơng tin hình thành lan truyền theo quan hệ khơng thức, gắn liền với tồn phát triển tổ chức khơng thức bên bên hệ thống quản lý Trong thập niên gần khoa học quản lý ý đến tổ chức khơng thức thơng tin khơng thức Thơng tin khơng thức có số đặc điểm đáng ý: - Là dạng thông tin hình thành truyền đạt cách tự nhiên tổ chức Thơng tin khơng thức tạo nên dư luận tố chức Do vậy, khơng dùng ý chí chủ quan để loại trừ - Tốc độ truyền đạt nhanh, chí nhanh kênh thức - Sức thuyết phục cao truyền đạt tự nhiên thường truyền đạt nhóm có quan hệ tin cậy Khi bị cấm đoán, sức thuyết phục thơng tin khơng thức tăng mạnh - Dễ bị bóp méo q trình truyền tin Nếu thơng tin thức tạo thống cho tổ chức thơng tin khơng thức tạo nên dư luận Thơng tin khơng thức có vai trò định tổ chức (cả lợi hại) nên người quản lý phải biết sử dụng thông tin khơng thức phục vụ cho mục đích tổ chức Trong trường hợp cần thiết, phải biết sử dụng hình thức thích hợp để loại trừ hạn chế tác động xấu loại thông tin 1.5.4 Theo quan hệ với hệ thống Theo cách phân loại này, có thơng tin bên thơng tin bên ngồi Thơng tin bên (thơng tin nội bộ) thông tin phục vụ cho thân công tác quản lý, bảo đảm tính thống nhất, hiệu quả, hiệu lực tổ chức Nhiều thông tin bên man tính chất bí mật với cấp độ bảo mật khác Nhà nước ta có quy định chế độ quản lý, sử dụng thông tin mật cần tn thủ Thơng tin bên ngồi bao gồm thông tin từ môi trường vào tổ chức thông tin từ tổ chức môi trường Trong điều kiện nay, mạng thông tin 2.5.6 Kỹ xử lý thống kê thơng tin: sử dụng phép tính để tính trung bình, số cực đại, cực tiếu, tỷ lệ phần trăm Trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, việc sử dụng thống kê để phân tích liệu đóng vai trị quan trọng, đảm bảo cho việc định quản lý có hiệu Tầm quan trọng thống kê xử lý thông tin quản lý thề sau[6] : - Phân tích thống kê cho phép tóm tắt, mơ tả dễ dàng trạng kiện, nhóm xã hội - Phân tích thống kê cho phép phân tích thơng tin dạng so sánh - Phân tích thống kê cho phép giải thích số liệu cách khách quan - Phân tích thống kê cho phép khái qt hóa kết nghiên cứu Phân tích đơn biến: Thực chất phân tích đơn biến việc xem xét việc phân bổ biến nào, để làm sở cho việc phân tích nhiều biến số Phân bố tần suất tỷ lệ phần trăm: Phân bổ tần suất phương pháp đơn giản nhằm để tóm lược thông tin liên quan đến biến sổ đó, hay đếm số trường hợp biến số Trong phân bổ tần suất ý tới tỷ lệ phần trăm trường hợp Ví dụ nghiên cứu hành vi trồng chè 124 người dân tỉnh Yên Bái cho thấy, phân bổ độ tuổi sau: có 58 người hỏi (chiếm 46,8%) có độ tuổi từ 40-49; có 31 người hỏi (chiếm 26,6%) độ tuổi 50-59; có 23 người hỏi (chiếm 18,5%) độ tuổi từ 28-39 có 10 hỏi (chiếm 8,1%) nằm độ tuổi 59[7] Đo lường xu hướng trung tâm: Các đại lượng thống kê đo lường xu hướng trung tâm cho biết khoảng cách đến giá trị trung bình Các đại lượng thường sử dụng Mốt (Mode), Trung vị (Median-Md), Trung bình (Mean) Mốt (Mode-Mo): Là điểm số hay giá trị xuất nhiều biến số Trong biến số có nhiều Mode khơng có Mode Trung vị (Median-Md): Là giá trị chia đôi tổng số điểm biến số thành hai phần nhau, hay cịn gọi giá trị chia đơi xác suất Ta tìm Trung vị biến số sau: (1) xếp điểm theo thứ tự từ nhỏ đến lớn, (2) Tìm điểm số nằm điểm số Trong trường hợp tìm hai điểm trung ta cộng điểm lại chia đơi ta trung bình, trung vị dãy số Trung bình (Mean): giá trị có ta cộng tất điểm trường hợp sau chia cho tổng số trường hợp Cả Mốt, Trung vị, Trung bình giá trị đo lường xu hướng trung tâm biến số, song việc sử dụng lại khác Mốt áp dụng để tinh toán cho tất biến dạng định danh, thứ bậc hay khoảng/tỷ lệ, Trung vị dùng để đo biến thứ bậc khoảng/tỷ lệ Trung bình dùng cho việc đo lường biến khoảng/tỷ lệ mà thơi Trong q trình phân tích, dùng trung bình cho biến khoảng/tỷ lệ, Trung vị dùng cho biến số biến thứ bậc, khơng thể tính trung bình cho biến số Mốt dùng để đo lường cho biến định danh Phân tích hai biến: Phân tích hai biến bước phân tích đơn biến, thiết lập mối quan hệ hai biến số; kiểm định xem biến số độc lập phụ thuộc có mối liên hệ với hay không, xác định mức độ hướng mối liên hệ Phân tích bảng tần suất hai chiều: Trong phân tích hai biến, thơng qua bảng tần suất hai chiều biết mối liên hệ hai biến Ví dụ nghiên cứu cách hành xử công dân mối quan hệ với học vấn, thi biến số học vấn độc lập biến cách hành xử cơng dân phụ thuộc ta có bảng sau[8] : Hoc vấn Cách hành xử công dân Theo ý thức Theo luật Tổng Dưới Trung Trên Tổng Trung học 10 học 13 11 24 Trung học 12 16 29 31 50 Bảng cho thấy phân phối tần suất hai biến, cách hành xử cơng dân trình độ học vấn Thơng thường xây dựng bảng hai chiều, biến độc đặt cột, biến phụ thuộc đặt dòng Tuy nhiên, bảng hai chiều tần suất cho biết mối liên hệ hai biến số dựa phân bổ tần suất kết hợp hai biến, thật khó mà đánh giá ảnh hưởng biến độc lập bảng phân bổ tần suất hai chiều giá trị biển độc lập có tổng khơng giống Vì cần phải dùng bảng hai chiều phần trăm Phân tích bảng hai chiều phần trăm: Việc đặt tỷ lệ phàn trăm phương thức chuẩn hóa phân phối, trường hợp phân phối nhiều hay Trong trường hợp bảng hai biến, tỷ lệ phần trăm chuẩn hóa cách gán cho mồi giá trị biến độc lập tổng số 100%, ta có bảng tỷ lệ phần trăm hai chiều hai biến “cách hành xử công dân” “học vấn” sau[9] : Cách hành xử công dân theo học vấn (đơn vị: %) Cách hành xử công dân Theo ý thức Theo luật Tổng (N) Học vấn Dưới Trung học 40 60 100 (10) Trung học 54 46 100 (24) Trên Trung học 75 25 100 (16) Bảng cho thấy, rõ ràng có mối quan hệ “cách hành xử cơng dân” với “học vấn”, người có học vấn cao hành xử theo ý thức nhiều Cách đọc hiểu bảng hai chiều phần trăm: Điều quan trọng giải thích số bảng hai chiều phần trăm Thứ nhất, quy tắc chung giải thích hai chiều phần trăm ta so sánh tỷ lệ phần trăm giá trị thuộc biến độc lập Sự khác biệt tỷ lệ phần trăm cho ta biết mối quan hệ hai biến, có khác biệt lớn mối quan hệ hai biến mạnh; khác biệt mức trung bình hai biến có mối quan hệ tương đối; khơng có khác biệt hai biến khơng có mối quan hệ Theo nguyên tắc chung, khác biệt 10 nhỏ; khác biộl từ 10 đến 30 xem tương đối; khác biệt 30 lớn Thứ hai, không nên so sánh tất tỷ lệ phần trăm mà chi nên chọn tỷ lệ phần trăm mối quan hệ rõ hai biến để trình bày 2.5.7 Kỹ xây dựng biểu đồ Biểu đồ hình thức trình bày mơ tả khác biệt giá trị Việc lựa chọn biểu đồ để trình bày.rất quan trọng, bới liên quan tới hiệu việc trình bày Biểu đồ hình trịn (Pie Chart) thường sử dụng cho giá trị đơnị vị phần trăm mà có tổng 100% Biểu đồ (Bar Chart), thường sử dụng cho việc trình bày giá trị có đơn vị tính khơng phải phần trăm Ví dụ số biểu đồ số năm trồng chè; suất giá chè hộ gia đình ■ Dưới 10 năm ■ Từ 10-20 năm □ Trên 20 năm Biểu: Thời gian trồng chè hộ gia đình Hộ chuyên Hộ kiêm ■ Năng suất năm 2004 (kg/ha) ■ Giá bán chè búp tươi năm 2004 (đ/kg) Biểu: Năng suất giá bán chè Đồ thị hình thức trình bày biển thiên giá trị thời điểm khác Đồ thị sừ dụng phổ biến đồ thị hình zíc zắc Ví dụ sau: 2.5.8 Kỹ kiếm chứng thống kê Kiểm chứng thống kê (hay gọi kiểm định) liộu kỹ quan trọng xử lý trình bày dừ liệu Hán chất kỹ kiểm chứng thống kê kiếm tra tính “chân thực” mối quan hệ đại lượng hay biến số Hệ số tương quan thường sử dụng đế lường tính chân thực mối quan hệ biến số (tất dải từ - tới + 1): Số âm quan hệ nghịch số dương quan hệ thuận, số tính độc lập hai biến số (khơng có tác động quan hệ) Hệ số Ký Kiểu liệu/biến số hiệu Lamda A Định danh Gamma ᴦ Bậc thang Tô T Bậc thang Rơ P Khoảng, tỳ lệ Khi bình phương ᵪ Định đanh, bậc thang Nguồn: W.Lawrence Neuman: Phương pháp nghiên cứu xã hội Tương quan cao 1.0 +1.0, -1.0 +1.0, -10 +1.0, -1,0 Vô cực - Nghiên cứu Độc lập 0 0 định lượng định tính (phần 2), Tài liệu viện Xã hội học Tâm lý lãnh đạo, quản lý biên dịch, H.2006, tr.363 2.5.9 Kỹ trích dẫn thơng tin Trích dẫn thơng tin (hay cịn gọi trích dẫn tài liệu) phương pháp chuẩn hóa việc ghi nhận nguồn tin ý tưởng trình bày báo cáo, kết xử lý thông tin quản lý, theo người đọc xác định rõ thơng tin trích dẫn, tham khảo Nội dung trích dẫn bao gồm đoạn văn, số liệu thống kê, ý tưởng, lý thuyết, v.v từ nguồn tin xuất chưa xuất Có hai cách trích dẫn: Trích dần ngun văn trích dẫn diễn giải - Trích dẫn nguyên văn chép xác thuật ngữ, câu, đoạn văn mà tác giả dùng Câu trích dẫn nguyên văn phải để ngoặc kép (“ ”) Trường hợp bắt buộc phải ghi số trang nguồn tin trích dẫn - Trích dẫn diễn giai diễn giải câu chữ tác giả khác câu chữ mình, sử dụng từ ngữ khác mà khơng làm khác nghĩa nguyên gốc Trường hợp không bắt buộc phải ghi số trang Tuy nhiên để có độ tin cậy cao việc đưa số trang nguồn tin trích dẫn cần thiết Một số cụm từ thường dùng trích dẫn:  A phát biểu/nêu rõ ràng  A nhìn nhận  A khẳng định  A lập luận  A bình luận  A nói  A đề xuất … 2.5.10 Kỹ trình bày thơng tin Cần vào mục đích để trình bày thơng tin cách phù hợp Kỳ trình bày thơng tin bao gồm kỳ lựa chọn thông Im, xếp kết cấu thơng tin trình bày nhiều hình thức viết, nói sơ đồ hóa hình ảnh, hình vẽ Có thể trình bốy thơng tin tóm tắt đầy đủ, chi tiết 2.6 Cán lãnh đạo, quản lý việc thu thập, xử lý thông tin 2.6.1 Lãnh đạo, quản lý việc xác định mục tiêu thu thập, xử lý thông tin Xác định mục tiêu thu thập, xử lý thơng tin đóng vai trị định q trình truyền thơng tin Do cần lãnh đạo, quản lý việc theo đặt mục tiêu thông tin hệ thống mục tiêu hoạt động 2.6.2 Lãnh đạo, quản lý việc xây dựng kế hoạch thu thập, xử lý thông tin Việc xây dựng kế hoạch thu thập, xử lý thông tin cần lãnh đạo, quản lý để đảm bảo mục tiêu thong hành động 2.6.3 Lãnh đạo, quản lý việc thực kế hoạch Việc thực kế hoạch đòi hỏi phải lãnh đạo, quản lý với nghĩa phải định phân bổ kinh phí, phân cơng lao động, tổ chức, kiểm tra, giám sát trình thực kế hoạch 2.6.4 Lãnh đạo, quản lý việc xử lý thông tin thu Việc xử lý thông tin thu cần phải lãnh đạo, quản lý để thống nhất, không trùng lặp, không tản mát kế hoạch, mục tiêu đề Trong sổ trường họp lãnh đạo, quản lý phải định việc xừ lý hay không xử lý, xứ lý loại thông tin định 2.6.5 Lãnh đạo, quản lý việc phổ biến thông tin Phổ biến thông tin giai đoạn quan trọng q trình thu thập xử lý thơng tin Để phổ biến thơng tin đạt hiệu tối đa, nhà lãnh đạo, quản lý cần xác định rõ chìa khóa quan trọng, nội dung cần thiết để truyền đạt tới người nghe Từ chọn lọc thông tin cho hiệu quả, thiết thực nắm bắt phản hồi từ phía người nghe cách tốt 2.6.6 Lãnh đạo, quản lý sử dụng thông tin thu thập, xử lý Mỗi loại thông tin bao hàm nội dung khác nhau, đối tượng truyền đạt hình thức truyền đạt khác nhau, lãnh đạo cần nhận biết rõ loại thơng tin để có phản ứng phù hợp thông tin nhận cách sử dụng thông tin đối tượng, bối cảnh nội dung 2.7 Kỹ thu thập, xử lý thơng tin có chọn lọc, có phê phán 2.7.1 Các yếu tố làm nhiễu, làm sai lệch thơng tin Trong q trình truyền nhận thơng tin xuất yếu tố làm nhiễu thông tin sau: Quá nhiều thông tin xuất lúc làm khó lựa chọn dễ lẫn lộn Nhiều yếu tố can thiệp từ phía mơi trường tự nhiên: mưa to, gió lớn, sấm chớp Nhiều yếu tố từ mơi trường xã hội: tình hình giá lên xuống thất thường, nhiều kiện phát sinh Nguồn thông tin có mức độ độc quyền lớn người nhận, hiệu tác động người nhận lớn Thơng tin tạo chuyển biến hiệu vấn đề lạ, cảm thấy, khơng nằm trung tâm hệ thống giá trị người nhận Thông tin chắn có hiệu nguồn thơng tin coi có trình độ tinh thơng, địa vị cao, khách quan hay ưa thích, đặc biệt nguồn tin có quyền lực đồng cảm Bối cảnh xã hội, nhóm xã hội hay nhóm sở thích làm mơi trường trung gian cho thông tin ảnh hưởng cho dù có chấp nhận hay khơng 2.7.2 Sự cần thiết phải có tính chọn lọc, phê phán thu thập, xử lý thông tin Khi thu thập xử lý thơng tin cần đảm bảo thơng tin có tính chọn lọc phê phán Tính chọn lọc đảm bảo thơng tin xác sau loại bỏ thông tin sai lệch không đáp ứng yêu cầu thơng tin nhận, ngồi ra, cần phải có tính phê phán thu thập, xử lý thơng tin, nhằm tạo khách quan trình tiếp nhận thông tin thông tin đảm bảo yêu cầu hình thức nội dung 2.7.3 Kỹ đặt câu hỏi kiểm chứng Khi nhận thông tin, phản ứng người nhận tin đưa câu hỏi để xác nhận mức độ tin cậy thông tin Có thể đặt câu hỏi gián tiếp để kiểm chứng thông tin Đặt câu hỏi nguồn tin, kênh truyền tin, người phát tin Đặt câu hỏi thời gian, địa điểm xuất thông tin 2.7.4 Kỹ đánh giá chất lượng thơng tin Để đánh giá chất lượng thông tin, người đánh giá cần có đầy đủ kiến thức kinh nghiệm việc đánh giá chất lượng thơng tin Có đảm bảo tính khách quan tin tưởng đối tượng nhận thông tin 2.7.5 Kỹ đánh giá tính xác thơng tin Thơng tin cần đảm bảo: Thông tin tác phẩm lấy từ đâu? Có ghi rõ nguồn khơng? số liệu thống kê tác phẩm có lấy từ nguồn đáng tin cậy khơng? Thơng tin có chun gia thẩm định khơng? 2.7.6 Kỹ đánh giá tính khách quan Cần phải lắng nghe thơng tin nhiều chiều nhằm tìm hiểu ý nghĩa lời nói Kỹ sử dụng nguồn tin khác để xem thông tin có khác biệt khơng 2.7.7 Kỹ đánh giá tỉnh hiệu lực Để đánh giá tính hiệu lực thông tin cần tập trung vào ý kiến đánh giá phản hồi từ thơng tin Tóm tắt vấn đề quan trọng trình đưa kết luận mức độ hiệu lực thông tin Đánh giá tác động thông tin 2.7.8 Kỹ đánh giá tính tín cậy thơng tin Phương pháp kiểm tra tiến hành hai trình llíể kế hoạch Kiểm tra thực công việc kiềm tra sau công việc thực Ke hoạch cần xác định cụ thể số lần kiểm tra, ưu tiên điếm kiểm tra trọng yếu (lan suất) phụ thuộc vào đặc tính loại cơng việc khác Cuối lựa chọn phân công nhân tiến hành kiểm tra 2.8 Kỹ lãnh đạo, quản lý dựa sở thông tin khoa học 2.8.1 Thông tin khoa học Kỹ lãnh đạo, quản lý dựa định theo phương pháp khoa học, có suy tính: quy trình kỹ thực tế kiểm nghiệm, nâng cao xác suất thành công định thực tế Mọi định có tính chủ quan, vấn đề giảm thiểu yếu tố xuống mức độ chấp nhận Nói cách khác, việc tn thủ quy trình, nắm bắt kỹ chưa đảm bảo thành cơng chắn, giúp tránh thất bại chắn, tuân thủ quy trình kỹ cách lơgíc, yếu tố, nguyên nhân không bị bỏ qua, vậy, đưa phương án gần với tối ưu, châm ngôn “sự may mắn đến với người chuẩn bị sẵn sàng nắm bắt nó” 2.8.2 Kỹ thu thập, xử lý thơng tin đầu vào q trình định Xác định vấn đề, mục tiêu: Là hoạt động có tính nhận thức Xác định bán chất sâu xa vấn đề cần giải điều kiện tiên lãnh đạo, quản lý hiệu Nhận thức rõ nan giải, mâu thuẫn yếu Chỉ mục tiêu trung tâm cần đạt, thách thức, hội kèm Phải xác định khía cạnh tính cấp thiết, tầm quan trọng vấn đề? Những mâu thuẫn sâu xa bên cần giải quyết? Đâu mắt xích bản, trọng yếu? Hình thức biểu hiện, tượng bên ngoài? Người lãnh đạo, quản lý cần xem xét toàn diện tác động thực tế giá trị tinh thần (đôi đo lường cụ thể: tinh thần trung thực, tính cởi mở) mà định hướng tới Bước đặc biệt quan trọng lãnh đạo Nghiên cứu thực tế rằng, việc không xác định chất vấn đề hai nguyên nhân hàng đầu thất bại lãnh đạo Nói cách khác, người lãnh đạo, quản lý quy trình, sứ dụng xuất sắc kỹ thuật phân tích so sánh, tận dụng thơng tin, v.v vấn đề khơng giải quyết, lệch hướng Kỹ thuật thường sử dụng việc cân nhắc mục tiêu chiến lược phân tích SWOT (Strength - Weakness - Opportunities - Threats: Điểm mạnh - Điểm yếu - Cơ hội - Thách thức) 2.8.3 Kỹ thu thập, xử lý thông tin trình định Đây hoạt động có tính khảo sát thực tế cần thu thập đủ loại thông tin: kiện thực tế, ý kiến, suy đốn chủ quan Thơng tin cần có tính chất: tập trung, liên quan, chun sâu, tồn diện, nhiều đối tượng, cần lưu ý việc thu thập thơng tin khơng đầy đủ vậy, khơng thể loại trừ hồn tồn rủi ro Hơn nữa, thời gian cho thu thập thông tin, khảo sát, ln ln hạn hẹp Vì vậy, bước bỏ qua trường hợp khẩn cấp, cần định nhanh chóng Lúc đó, người lãnh đạo, quản lý sử dụng thơng tin sẵn có cá nhân tổ chức cung cấp tức thời Thậm chí, có định phải dùng cảm tính, qua kinh nghiệm thực tiễn thân Tuy nhiên, cần chống lại khuynh hướng ỷ lại vào cảm tính, tức sử dụng phương pháp để có thơng tin khách quan, người lãnh đạo khơng làm Nói cách khác, dựa vào cảm tính nên sử dụng trường hợp bất khả kháng Ngoài ra, người lãnh đạo, quản lý cần lưu ý phân loại thông tin theo mức độ tin cậy, tính hệ thống đế có cách thức sử dụng phù hợp Các kinh nghiệm cá nhân chuyên gia, dù chưa kiểm định thông tin cần thu thập độ tin cậy tính liên quan chúng 2.8.4 Kỹ thu thập, xử lý thông tin khoa học đầu định Đây hoạt động có tính sáng tạo, tính chương trình kết nối hành động Sau có thơng tin liên quan, người lãnh đạo, quản lý cần xem xét toàn diện khả năng, phương án hành động có thể, lộ trình, bước chương trình hành động khác Kỹ điều hành thảo luận tập thể, khả truyền cảm hứng khiến người suy nghĩ góc cạnh cung cấp Thơng thường, cần có - phương án để phân tích so sánh Xác định cân nhắc phương án, hậu quả, khả thành công bước phương án hành động Ra định đồng nghĩa với việc lựa chọn phương án với bước tối ưu cho việc đạt mục tiêu đề việc dự tính phương án điều chỉnh Nghiên cứu khoa học tầm quan trọng tương đối hai yếu tố là: 60% thành cơng dự tính 40% thành cơng điều chỉnh kịp thời, số lượng phương án mức độ sâu dự tính phụ thuộc vào thời gian nguồn lực Đây hoạt động có tính tổng hợp lý tính cảm tính Cái định thực tế, lập luận, không đảm bảo xác suất thành công 100% Do vậy, sau so sánh tìm phương án tốt nhất, người lãnh đạo cần xem xét tony thể, vận dụng kinh nghiệm cảm tính cá nhản (kể trường hợp gọi giác quan thứ 6) Các nghiên cứu giới cho thấy định tốt thơng thường định vừa “có lý nhất” định “cảm thấy” tốt Cái định túy lý tính dễ thất bại qui định túy cảm tính chí cịn thất bại thảm hại 2.8.5 Kỹ thu thập, xử lý thơng tin trình kiểm tra, giám sát Đây hoạt động thực tiễn Điều cần ý giám sát, đánh giả hệ thống phản hồi Quá trình định trị thực thơng qua hệ thống thể chế sau đây: - Hệ thống thông tin (thu thập, xử lý); - Hệ thống tư vấn, tham mưu, chuyên gia soạn thảo định; - Hệ thống phản hồi (thông qua sơ tổng, kết); - Hệ thống đánh giá Tùy thuộc vào quy mơ tính chất lĩnh vực hoạt độnn vào nguồn lực có, người lãnh đạo, quản lý định nên có hình thức tổ chức thích hợp tổ chức tham mưu Sự cân nhắc chủ yếu chi phí để trì hiệu quA mà thể chế mang lại Câu hỏi ôn tập Trình bày khái niệm, phân loại thông tin lãnh đạo, quản lý? Trình bày kỹ chủ yếu thu thập, xử lý thông tin lãnh đạo, quản lý cán lãnh đạo, quản lý sở? Tài liệu tham khảo Viện Xã hội học: Xã hội học quản lý xã hội, Nxb.Chính trị - Hành chính, H.2010 Phạm Văn Quyết, Nguyễn Quý Thanh: Phương pháp nghiên cứu xã hội học, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, H.2010 [1] Xem Hoàng Trọng - Chu Nguyễn Mộng Ngọc: Thống kê ứng dụng trongkinh tế -xã hội, Nxb.Thống kê, H.2007, tr.7 [2] Nguyễn Đinh Tấn: Xã hội học, Nxb.Lỷ luận trị, H.2005, tr.390 [3] Xem Ngân hàng Thế giới - Giuseppe Iarossi: Sức mạnh thiết kế điều tra, Nxb.Chính trị quốc gia, H.2006, Chương [4] Xem W.Lawrence Neuman: Phương pháp nghiên cứu xã hội học - Nghiên cứu định lượng định tính (phần 2), Tài liệu Viện Xã hội học Tâm lý lãnh quản lý biên dịch, H.2006, tr.376 [5] Phạm Văn Quyết - Nguyễn Quý Thanh: Phương pháp nghiên cítu xã hội học, Nxb.Đại học quốc gia Hà Nội, H.2001, tr.255 [6] Xem Nguyễn Hữu Minh - Vũ Mạnh Lợi - Đặng Nguyên Anh: Phân tích thống kê nghiên cứu xã hội học, Sociological Research Methodology, Tài liệu lưu hành nội [7] Xem Nguyễn Ngọc Huy: Sự lựa chọn người nông dân sản xuất chè huyện Trấn Yên, tỉnh Yên Bái, Luận văn Thạc sĩ Xã hội học, H.2006, tr.34 [8] Xem Lê Minh Tiến: Phương pháp thống kê nghiên cứu xã hội, Nxb.‘m Thành phố Hồ Chí Minh.2003, tr.71 [9] Xem Lê Minh Tiến: Phương pháp thống kê nghiên cứu xã hội, Nxb.‘m Thành phố Hồ Chí Minh.2003, tr.73 ... QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ 2.1 Nhu cầu loại thơng tin đối vói cán lãnh đạo quản lý sở 2.1.1 Nhu cầu thông tin đối tượng bị lãnh đạo, quản lý Lãnh đạo, quản lý cần phải biết, hiểu... tin tóm tắt đầy đủ, chi tiết 2.6 Cán lãnh đạo, quản lý việc thu thập, xử lý thông tin 2.6.1 Lãnh đạo, quản lý việc xác định mục tiêu thu thập, xử lý thông tin Xác định mục tiêu thu thập, xử lý. .. phân loại thơng tin lãnh đạo, quản lý? Trình bày kỹ chủ yếu thu thập, xử lý thông tin lãnh đạo, quản lý cán lãnh đạo, quản lý sở? Tài liệu tham khảo Viện Xã hội học: Xã hội học quản lý xã hội, Nxb.Chính