Đang tải... (xem toàn văn)
Để lập kế hoạch và ra quyết định, thông tin quá khứ, thông tin hiện tại, thông tin dự báo cần phải được thu thập và xử lý, giúp nhận diện đúng bối cảnh tồn tại, các yếu tố tá[r]
(1)Chuyên đề 16
KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN
1 KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN 1.1 Khái niệm, đặc điểm thu thập thông tin
1.1.1 Khái niệm
Thu thập ngun nghĩa tìm kiếm, góp nhặt tập hợp lại Thu thập thơng tin q trình tập hợp thơng tin theo tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực định
Thu thập thông tin q trình xác định nhu cầu thơng tin, tìm nguồn thông tin, thực tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu định trước
1.1.2 Đặc điểm
- Thu thập thông tin hoạt động có tính mục đích Q trình thu thập thông tin phải giải đáp cụ thể câu hỏi: Thơng tin thu thập để làm gì, phục vụ cho cơng việc gì, liên quan đến khía cạnh vấn đề?
- Thu thập thơng tin có tính đa dạng phương pháp, cách thức Tùy theo yêu cầu thông tin, nguồn lực mà áp dụng phương pháp, cách thức thu thập thông tin cho phù hợp;
- Thu thập thơng tin tìm kiếm từ nguồn, kênh thơng tin khác Mỗi kênh thơng tin có ưu điểm nhược điểm riêng, phù hợp với loại thông tin cần thu thập Việc lựa chọn nguồn thơng tin thích hợp bảo đảm hiệu q trình thu thập thơng tin chất lượng thơng tin;
- Thu thập thông tin trình liên tục, nhằm bổ sung, hồn chỉnh thơng tin cần thiết;
- Thu thập thông tin chịu tác động nhiều nhân tố kỹ thu thập thông tin, kỹ sử dụng phương pháp, cách thức thu thập thông tin
- Thu thập thông tin khâu q trình thơng tin tổ chức Thu thập thông tin gắn với yếu tố đầu vào tổ chức Thu thập thông tin khơng tách rời q trình xử lý thơng tin, nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động tổ chức
1.2 Khái niệm đặc điểm xử lý thông tin 1.2.1 Khái niệm
(2)Xử lý thơng tin q trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, u cầu xác định Đây cơng việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng hiệu sử dụng thông tin, tránh tải, nhiễu thông tin
Xử lý thông tin việc xếp, phân tích liệu có theo u cầu, tiêu chí cụ thể cách khoa học, xác, khách quan nhằm cung cấp những sở để xem xét, giải vấn đề
Thông qua việc kiểm tra tính xác, tính hợp lý tài liệu, số liệu; hệ thống hóa, phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu; chỉnh lý xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh tình hình, xác định chất việc, hoạt động, từ đưa giải pháp, phương án cho định quản lý hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, ban hành văn thích hợp Đây khâu then chốt, phản ánh nội dung trọng tâm kết cần đạt tới quy trình thơng tin, lẽ kết tạo lập thơng tin phục vụ trực tiếp cho hoạt động quan, tổ chức Chính điều làm cho hoạt động xử lý thông tin khác biệt với hoạt động lưu trữ, thư viện, bảo tàng, hoạt động tiến hành công tác thu thập, xử lý, bảo quản tổ chức sử dụng thông tin
Trong thời đại ngày việc xử lý thông tin không thực trí tuệ người, mà cịn trợ giúp nhiều thiết bị kỹ thuật ngày đại “thơng minh hơn” Điều địi hỏi, người xử lý thơng tin phải đạt tới trình độ định ngày phải tự hồn thiện mình, nâng cao tri thức chuyên môn
1.2.2 Đặc điểm
- Kết việc xử lý thông tin yêu cầu phải góp phần tạo định đắn động quan, tổ chức cạnh tranh Nó phải giúp cho cấp quản lý đạt tới sáng tạo, dự báo vấn đề nảy sinh giải vấn đề
- Việc xử lý thông tin cịn có khả tạo thơng tin bổ sung thơng tin mà trước chưa biết đến
- Chất lượng thông tin mà người xử lý cung cấp tới đối tượng tiếp nhận bị tác động nhiều yếu tố trình độ, nhạy bén phân tích, thái độ khách quan
- Để thơng tin hỗ trợ hiệu hoạt động quan, tổ chức việc xử lý thơng tin phải đảm bảo điều kiện sau:
- Tổ chức mạng lưới thông tin phù hợp để bổ sung cho Trong điều kiện nay, máy tính kết nối mạng thơng tin, số liệu phát sinh phòng, ban cần phản ánh trung tâm xử lý liệu, không để xảy chậm trễ, sai lệch, không ăn khớp với nhau;
(3)2 VAI TRÒ CỦA THU THẬP VÀ XỬ LÝ THƠNG TIN
2.1 Vai trị thu thập, xử lý thông tin lập kế hoạch quyết định
Thu thập xử lý thông tin phục vụ trực tiếp cho trình lập kế hoạch định Lập kế hoạch định công việc phức tạp khó khăn lại có ý nghĩa tiên nhà quản lý Để có kế hoạch định đắn, nhà quản lý cần nhiều thơng tin Nhờ có thơng tin mà nhà quản lý giải đắn hiệu vấn đề sau:
+ Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch định + Xác định hội thách thức tổ chức
+ Xác lập sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu + Lựa chọn phương án để thực định quản lý
Để lập kế hoạch định, thông tin khứ, thông tin tại, thông tin dự báo cần phải thu thập xử lý, giúp nhận diện bối cảnh tồn tại, yếu tố tác động đến tổ chức, vấn đề tổ chức cần đối mặt, nhận diện đối tượng, điều kiện bảo đảm thực định Trong hoạt động này, trình thu thập xử lý thơng tin có liên hệ với mật thiết với Thông tin thu thập thiếu không giúp nhận diện chất, quy luật vấn đề Thông tin thu thập đầy đủ thiếu kỹ xử lý làm giảm ý nghĩa thông tin, không đem lại sở khoa học vững cho trình lập kế hoạch định
2.2 Vai trị thu thập xử lý thơng tin cơng tác tổ chức Trong q trình thực chức tổ chức, việc thu thập xử lý thơng tin có vai trị quan trọng phương diện sau:
+ Nhận thức vấn đề liên quan tới việc thiết kế mơ hình cấu tổ chức, phân công phân nhiệm giao quyền
+ Cung cấp liệu cần thiết nhân lực, vật lực tài lực
+ Xây dựng phương án để bố trí, xếp, sử dụng nhân lực phân bổ nguồn lực khác
+ Giải vấn đề liên quan tới cơng tác tổ chức
2.3 Vai trị thu thập xử lý thông tin công tác lãnh đạo, quản lý
Khi thực chức lãnh đạo, thu thập xử lý thông tin giúp nhà quản lý giải đắn hiệu nội dung sau:
+ Nhận thức vấn đề liên quan tới động thúc đẩy nhân viên
(4)+ Lựa chọn phương pháp phong cách quản lý hiệu
2.4 Vai trị thu thập xử lý thơng tin công tác kiểm tra, giám sát
Khi thực chức lãnh đạo, thu thập xử lý thông tin giúp nhà quản lý giải đắn hiệu nội dung sau:
+ Nhận thức vấn đề liên quan tới động thúc đẩy nhân viên
+ Cung cấp liệu để làm sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế sách tổ chức
+ Lựa chọn phương pháp phong cách quản lý hiệu 3 KỸ NĂNG THU THẬP THÔNG TIN
3.1 Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin
- Mỗi tổ chức, cá nhân có nhu cầu khác vấn đề bảo đảm thơng tin cho cơng việc Trong đa dạng thông tin, việc xác định nhu cầu thông tin giúp cho việc thu thập thơng tin có trọng tâm, bảo đảm thu thập thơng tin cần thiết, khắc phục tình trạng thu thập thông tin dàn trải, thiếu thông tin cần thiết theo yêu cầu công việc cần giải Để xác định nhu cầu bảo đảm thông tin cần vào chức năng, nhiệm vụ, công việc phải giải quyết, đảm nhận hàng ngày Khi xác định nhu cầu bảo đảm thông tin, cần phải trả lời đầy đủ câu hỏi: Vấn đề giải cần có thơng tin nào? Thơng tin có cịn thiếu nội dung gì? Những thơng tin quan trọng để xử lý vấn đề?
- Việc xác định nhu cầu thông tin cá nhân cần xác định gắn với nhu cầu thông tin quan, tổ chức, phục vụ việc thực chức năng, nhiệm vụ chung tổ chức Những thông tin cần thiết cho cơng việc thu thập phần toàn hoạt động thực tiễn quan, đơn vị Vì vậy, việc xác định nhu cầu thông tin gắn với nhu cầu thông tin tổ chức tránh việc thu thập lại thơng tin có Mặt khác, đặt việc xác định nhu cầu thông tin cá nhân mối tương quan với nhu cầu thông tin quan, tổ chức để bảo đảm thông suốt thông tin hoạt động tổ chức
- Việc xác định nhu cầu bảo đảm thông tin cần dựa nguyên tắc bản:
+ Nguyên tắc liên hệ ngược: Việc xác định nhu cầu thông tin liên quan đến vấn đề, công việc cần giải cần phải tiếp cận đa chiều, bảo đảm chiều cạnh thông tin liên quan đến vấn đề, thông tin giản đơn, chiều
(5)+ Nguyên tắc phân cấp bảo đảm thông tin: Nhu cầu thông tin cấp vấn đề vấn đề có khác Việc xác định nhu cầu thông tin cần gắn với vị trí, cơng việc phân giao giải Xác định nhu cầu thông tin cấp độ chủ thể sử dụng thông tin giúp định hướng xác định thu thập thông tin cần thiết, tránh việc ơm đồm, thu thập thơng tin ngồi lề, khơng liên quan trực tiếp đến vị trí, cơng việc cần giải
+ Nguyên tắc hệ thống mở: Nhu cầu bảo đảm thông tin tiếp cận theo cách tiếp cận mở, khai thác nhiều nguồn thông tin, khơng bó hẹp nguồn thơng tin Việc xác định nhu cầu thông tin theo nguyên tắc mở nhằm tạo nguồn thông tin đa dạng, đa chiều giúp tiếp cận vấn đề toàn diện
3.2 Xác định kênh nguồn thông tin
Trên sở xác định nhu cầu thông tin, việc xác đinh kênh nguồn thu thập thông tin bước q trình thu thập thơng tin Ở đây, chủ thể thu thập thông tin cần xác định rõ thông tin thu thập từ nguồn Nguồn thơng tin thực tế phân loại theo cách tiếp cận khác tổng thể chia thành thơng tin thứ cấp sơ cấp Thông tin thứ cấp nguồn thông tin sẵn có từ chủ thể khác cung cấp Thơng tin sơ cấp thông tin mới, thu thập thông qua phương pháp, kỹ thuật định
Thu thập thông tin sơ cấp Thu thập thông tin thứ cấp Ưu điểm - Việc thu thập phù hợp với mục
đích sử dụng
- Phương pháp thu thập thơng tin kiểm sốt rõ ràng chủ thể thu thập
- Giải đáp vấn đề thông tin thứ cấp không làm
- Việc thu thập không tốn kém, thường có từ xuât phẩm
- Có thể thu thập nhanh chóng - Thơng tin thứ cấp đa dạng, so sánh thơng tin quan điểm vấn đề
Nhược điểm
- Địi hỏi nhiều thời gian chi phí lớn
- Có thể có loại thơng tin thống kê không thu thập
- Cách tiếp cận có tính chất hạn chế Có loại khơng thể thu thập loại thông tin sơ cấp
- Là thông tin phong phú, đa dạng - Đáp ứng kịp thời cho trình thu thập xử lý thơng tin
- Chi phí tương đối rẻ
- Là thơng tin có sẵn nên phần không so với thời điểm
3.2.1 Thu thập thông tin qua nguồn thứ cấp
(6)Hồ sơ, văn tài liệu nguồn thông tin quan trọng hoạt động quan hành nhà nước Thông tin từ từ hồ sơ, tài liệu, văn đa dạng, gắn với hoạt động quan Nguồn thơng tin có tính khả dụng cao Trước vấn đề cần giải quyết, thông tin từ hồ sơ, tài liệu văn nguồn thông tin có giá trị, phục vụ trực tiếp cho trình định Để thu thập thơng tin từ hồ sơ, tài liệu, văn có hiệu quả, trình thu thập nguồn thơng tin cần ý đến bước sau:
- Xác định thông tin cần thu thập để giải vấn đề;
- Xem xét vấn đề hồ sơ, tài liệu, văn có thơng tin này?
- Xác định hồ sơ, tài liệu, văn lưu trữ quản lý đâu?
- Tiếp cận hồ sơ, tài liệu, văn xác định thơng tin cần thiết phục vụ q trình giải công việc
b Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, internet các phương tiện thông tin đại chúng khác
Sách báo, tạp chí, phương tiện thơng tin đại chúng nguồn thông tin quan trọng Thông tin từ sách, tạp chí có tính chun sâu có hạn chế tính cập nhật Thơng tin từ phương tiện thơng tin đại chúng có tính cập nhật, đa dạng có yếu tố chưa kiểm chứng đầy đủ đặc biệt thơng tin từ internet Bên cạnh đó, thơng tin từ internet có yếu tố bình luận, đánh giá, cảm nhận từ người đưa tin Vì vậy, việc thu thập thông tin cần ý đến đặc điểm để loại bỏ yếu tố cảm tính, tìm yếu tố có ý nghĩa thơng tin khách quan
Việc khai thác thông tin từ sách báo, tạp chí phương tiện truyền thơng cần bảo đảm yêu cầu
- Bảo đảm tính xác có độ tin cậy cao
Thơng tin khoa học xác ln u cầu quan trọng nhất, lẽ, trích dẫn vào nguồn tài liệu tham khảo khơng xác dẫn đến quan điểm nhận thức sai lầm Chẳng hạn, nay, mạng internet có nhiều blog cá nhân, đó, có nhiều blog cá nhân có viết thể quan điểm, cách nhìn nhận cá nhân đơi thiển cận khơng khách quan, có nên trích dẫn quan điểm hay khơng? Vấn đề tiếp theo, mạng internet có nhiều trang thơng tin điện tử có tính chất “phản động”, có nhiều viết ngược lại chủ trương, đường lối, sách, pháp luật Nhà nước, khơng phản ánh chất việc…
Để bảo đảm tính xác thơng tin thu thập từ sách, báo, tạp chí phương tiện thơng tin đại chúng thu thập người viết vào điều kiện sau:
(7)+ Nội dung quan điểm chứa đựng tài liệu tham khảo phải phù hợp với chủ trương, đường lối, sách, pháp luật Nhà nước;
+ Thơng tin có cập nhật với thực tiễn, mức độ lạc hậu thơng tin - Bảo đảm tính khách quan
Tính khách quan tài liệu thứ cấp thể việc sử dụng nguồn thông tin này, tuyệt đối khơng bóp méo, xun tạc nội dung tài liệu thứ cấp mà phải tôn trọng tính xác tài liệu thứ cấp
- Bảo đảm tính pháp lý
Việc thu thập thơng tin từ sách báo, tạp chí tn theo quy định pháp luật thu thập thông tin phải tuân thủ quy định bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, nghĩa sử dụng nguồn tài liệu tham khảo phép tác giả quan quản lý
Mạng internet cung cấp thêm thơng tin nhiều vân đề quan tâm, tin tức thời sự, dư luận xã hội, liệu có hệ thống thức khơng thức, ngồi nước Trong đó:
+ Các website phủ, ngành, địa phương, tổ chức quốc tế liên quan… cung cấp thơng tin thống
+ Các blog cá nhân mạng xã hội trưng bày nhiều thông tin đa dạng dư luận xã hội
+ Các phương tiện kỹ thuật số mạng cung cấp nhiều liệu hồ sơ chữ viết, âm thanh, hình ảnh, video… làm tăng độ thuyết phục độ tin cậy thơng tin
Có thể tiến hành theo bước:
+ Xác định chuyên đề thông tin từ khóa cụ thể + Chọn cơng cụ tìm kiếm
+ Tra từ khóa vào cơng cụ tìm kiếm để có nhiều trang web có tư liệu liên quan
+ Lướt web lấy liệu cần thiết
+ Bắt đầu trình xử lý, xếp có hệ thống liệu có để hình thành thơng tin liên quan
(8)d Kỹ thuật thu thập thông tin thứ cấp
- Thu thập thông tin tổng quan khứ: sử dụng sách cần thiết
- Thu thập thông tin cập nhật cụ thể Sử dụng ấn phẩm xuất định kỳ;
- Thu thập thông tin chuyên sâu: sử dụng báo cáo nghiên cứu, tài liệu hội thảo, tài liệu đồ
- Tập hợp đánh giá kết thu thập thông tin: Đánh giá xem thông tin vừa thu thập có thật liên quan hữu ích hay không cách đặt câu hỏi thông tin có với mục tiêu đề khơng? Thơng tin thu thập bao trùm hết khía cạnh chủ đề cần quan tâm? Thơng tin hiểu?
3.2.2 Thu thập qua nguồn sơ cấp
a Quan sát chỗ
Quan sát phương pháp cụ thể cho việc thu thập thông tin cá biệt đối tượng định Quan sát để thu thập thông tin khác với quan sát thông thường chỗ hoạt động quan sát có tính mục đích, ghi lại, có kiểm tra tính ổn định tính hiệu lực kết thu nhận
Quan sát để thu thập thơng tin bao gồm hình thức quan sát khác nhau:
- Theo vị trí người quan sát
+ Quan sát tham dự: Người quan sát trực tiếp tham dự vào hoạt động với đối tượng quan sát Hoạt động tham dự để quan sát có nhiều mức độ khác nhau: Tham dự phần nhập hoàn toàn
+ Quan sát không tham dự: Người quan sát không tham dự vào hoạt động với đối tượng quan sát Họ đứng đơn ghi lại diễn Do nhìn từ bên ngồi nên người quan sát
Xác định thông tin cần thu thập
Xác định nguồn, kênh thông tin thứ cấp
Thu thập thông tin tổng quan khứ
Thu thập thông tin cập nhật cụ thể
Thu thập thơng tin chun sâu
(9)khó khăn việc muốn tìm hiểu xảy đằng sau hành động đối tượng quan sát như: nguyên nhân, động cơ…
- Theo cách thức quan sát
+ Quan sát công khai: Đối tượng quan sát biết rõ bị quan sát Sự có mặt người quan sát dù có ảnh hưởng (ít hay nhiều) đến đối tượng quan sát Do vậy, quan sát công khai gây căng thẳng, tự nhiên cho đối tượng quan sát Có trường hợp quan sát công khai không đưa đến kết vốn có
+ Quan sát bí mật: Đối tượng quan sát khơng biết bị quan sát Vì quan sát bí mật tạo khả nhận thức tốt lúc hành động, tình xảy tự nhiên, sai lệch
Tuy nhiên, có ý kiến đặt vấn đề vi phạm pháp luật, đạo đức số trường hợp thực quan sát bí mật quan sát tham dự
Ưu điểm nhược điểm phương pháp quan sát: - Ưu điểm
+ Quan sát đường ngắn để tiếp cận trực tiếp với thực; + Quan sát đem lại hình ảnh cụ thể, xác thực, sinh động;
+ Thông tin từ quan sát đem lại dấu hiệu cần thiết để tiến tới thẩm định chất kiện
- Nhược điểm
+ Hoạt động quan sát chịu ảnh hưởng yếu tố chủ quan Hiện thực sống qua quan sát thường gắn với nhìn nhận, xem xét trạng thái tâm lí thân người quan sát;
+ Hoạt động quan sát bị giới hạn thời gian, không gian:
+ Quan sát có thấy biểu bên chưa với chất việc;
+ Thơng tin quan sát mang tính rời rạc, thiếu tính hệ thống Cách quan sát để đạt hiệu cao
- Quan sát để tìm ý nghĩa: Quan sát khơng mơ tả lại nhìn
thấy mà phải liền với phân tích, bình giá để tìm ý nghĩa, giá trị chi tiết, kiện
- Quan sát phải có suy luận, phán đốn: Quan sát khơng có nghĩa
nhìn, trơng mà thấy vật, tượng Quan sát khác với hoạt động nhìn, trơng quan sát có tham gia hoạt động tư như: phân tích, tổng hợp, suy luận, phán đoán…
- Quan sát so sánh: so sánh quan sát vật,
(10)đặc sắc chúng Chính so sánh, đối chiếu làm cho quan sát có chiều sâu
- Huy động giác quan quan sát thận trọng kết luận: Quan
sát phải có tập trung, ý cao độ Khi quan sát cần sử dụng giác quan để nhận biết đặc điểm, tính chất đa dạng vật, tượng Thiếu bất giác quan nào, bị mù trước thuộc tính vật
- Lựa chọn thời điểm để quan sát hoạt động quan sát thực thời gian, không gian giai đoạn diễn tiến định kiện
- Quan sát nên kết hợp với phương pháp khác để đảm bảo độ tin cậy sở pháp lý cho thông tin thu thập
Các bước quan sát thu thập thông tin
- Bước thứ nhất: Phải xác định cách sơ khách thể quan sát, cần đặc trưng, tình điều kiện hoạt động đối tượng quan sát biến đổi chúng Cụ thể :
+ Cần phân chia khách thể quan sát thành yếu tố theo quy tắc logíc định, mà nhờ tái tạo lại khách thể từ yếu tố
+ Phải tạo lập hệ thống phân loại kiện, tượng hợp thành tình quan sát phù hợp với mục nghiên cứu
+ Trước bắt đầu quan sát cần phải xác định rõ ràng đối tượng quan sát, nghĩa cần phải trả lời chắn câu hỏi: Quan sát ai? Quan sát gì?
+ Cần phải phân chia khách thể quan sát mà người quan sát chịu trách nhiệm
- Bước thứ hai: phải xác định thời gian quan sát, địa điểm thời điểm để thực quan sát, thời gian cách thức tiếp cận với đối tượng
+ Tùy theo đối tượng quan sát để thu thập thông tin mà ấn định thời gian, thời điểm quan sát cho phù hợp
+ Thời điểm quan sát vào ngày địa diểm quan sát đâu cần phải xác định cụ thể để quan sát đạt hiệu cao Việc xác định thời điểm quan sát địa điểm thực quan sát có ý nghĩa định với chất lượng thơng tin thu được, hành vi người thực theo cách khác thời điểm, địa điểm khác
+ Cần chọn thời điểm địa điểm thực quan sát mà đối tượng quan sát có hành vi thể đựơc đầy đủ đặc trưng, khía cạnh, giá trị phù hợp với thông tin cần thu thập