Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới

Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. 3.1. Đánh giá khái quát thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. Công ty In báo Hà Nội Mới là một trong những Công ty nhạy bén với những biến đổi của thị trường, đã tự tìm cho mình một hướng đi phù hợp với điều kiện riêng của Công ty, thích ứng với môi trường mới nhờ vậy hoạt động kinh doanh của Công ty đang có hiệu quả cao. Để đứng vững và tiếp tục phát triển, Công ty đã chú trọng rất nhiều đến tổ chức bộ máy kế toán cũng như kế toán của Công ty. Trong giai đoạn hiện nay, Công ty In báo Hà Nội Mới đang trên đà phát triển vững mạnh. Cùng với sự phát triển của Công ty kế toán nói chung và kế toán nguyên, vật liệu nói riêng cũng không ngừng được củng cố, hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý, kế toán trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay. Tại Công ty, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 5 nhân viên đã hoàn thành tốt công việc kế toán của Công ty. Bộ máy được tổ chức gọn nhẹ nhưng đạt hiểu quả cao, công việc được sắp xếp phù hợp với chuyên môn và năng lực của từng người. Hơn nữa đa số cán bộ phòng kế toán là những người có thâm niên công tác cao, có kinh nghiệm và hiểu rõ công việc mình làm. Khi làm việc có tinh thần trách nhiệm cao, phối hợp chặt chẽ với nhau nhờ vậy kế toán của Công ty được hoàn thành một cách đầy đủ, chính xác kịp thời 3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, đây là một mô hình ưu việt, tránh sự chồng chéo trong thực hiện công việc. Tất cả các công việc kế toán đều đặt dưới sự kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng. Tạo điều kiện cho kế toán trưởng và các nhân viên trong phòng kế toán cung cấp thông tin tài chính tổng hợp đầy đủ chính xác cho ban giám đốc của Công ty. Các quyết định về tài chính do vậy cũng trở nên chính xác kịp thời hơn. Về mặt nhân sự, nhân viên kế toán trong Công ty là những người có chuyên môn tốt,có nhiều kinh nghiệm. Công việc kế toán do vậy được hoàn thành tốt, đúng như ban lãnh đạo của Công ty yêu cầu. Phân công lao động kế toán trong Công ty đúng theo trình độ chuyên môn và năng lực của từng người. Đặc biệt trong phân công lao động Công ty thực hiện rất tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Điều này thể hiện ở 2 điểm sau: Thứ nhất : Về kế toán vật tư, phân công cho 2 người. 1 kế toán vật tư tại phòng tài vụ thực hiện công việc kiểm kê nguyên, vật liệu nhập kho cùng với thủ kho, 1 kế toán vật tư tại phòng vật tư thực hiện công việc kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Điều này tách rời công việc nhận hàng và công việc ghi chép ra cho 2 người, tránh khả năng xảy ra gian lận do thông đồng giữa kế toán vật tư và thủ kho. Thứ hai : Về quản lý phế liệu và bán phế liệu. 2 công việc này được tách rời và giao cho 2 người là kế toán kho và kế toán thanh toán. Kế toán kho theo dõi quản lý phế liệu nhập kho xuất kho, nhưng không tham gia và bán phế liệu. Bán phế liệu do kế toán thanh toán thực hiện. Điều này đảm bảo kế toán kho không gian lận trong ghi chép phế liệu nhập kho, xuất kho 3.1.2. Về tổ chức quản lý và kế toán nguyên, vật liệu. Công ty có rất nhiều chủng loại ngyên vật liệu khác nhau nên công tác quản lý và kế toán nguyên, vật liệu của Công ty gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên việc quản lý và kế toán chi tiết nguyên, vật liệu ở Công ty đã hoàn thành tốt thể hiện qua những điểm sau đây: Thứ nhất: Về phương pháp sử dụng trong kế toán chi tiết nguyên, vật liệu, Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song đây là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện, ngoài ra Công ty ứng dụng kế toán máy làm giảm thiểu công việc tăng độ chính xác. Thứ hai: Về phương pháp tính giá nguyên, vật liệu, phương pháp tính giá nguyên, vật liệu Công ty sử dụng là phương pháp giá bình quân cuối kỳ. Do nguyên, vật liệu dùng trong sản xuất của Công ty thường xuyên sự biến động về giá cả nên phương pháp tính giá này làm cho công việc kế toán chi phí trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Phương pháp này nếu được áp dụng đối với đơn vị không sử dụng kế toán máy thì rất khó khăn trong việc tính giá bình quân cuối kỳ , nhưng đối với Công ty thì đó là công việc dễ dàng khi đến cuối kỳ máy sẽ tự tổng hợp các số liệu về nhập xuất nguyên, vật liệu tính ra giá xuất nguyên, vật liệu. Thứ ba: Về mã hóa nguyên, vật liệu, Công ty đã xây dựng phương pháp mã hóa nguyên, vật liệu khoa học thuận tiện cho công tác quản lý vật tư. Đối với một danh mục nguyên, vật liệu dài gồm hơn 300 chủng loại khác nhau, mỗi chủng loại có quy cách, khối lượng, kích cỡ công dụng khác nhau thì việc mã hóa từng loại nguyên, vật liệu để thuận tiện cho công tác quản lý là yêu cầu khách quan và cũng rất khó khăn. Công ty đã thực hiện tốt công việc này. Thứ tư: Việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty đã được thực hiện tốt thể hiện qua tài khoản để kế toán chi tiết nguyên, vật liệu, Công ty đã chi tiết tài khoản 152 thành các tài khoản cấp 2 để kế toán nguyên, vật liệu chính, nguyên vật phụ, nhiên liên và các nguyên, vật liệu khác ra các tài khoản chi tiết khác nhau, trình tự luân chuyển chứng từ, ghi sổ được bố trí hợp lý. Điều này làm cho kế toán chi tiết nguyên, vật liệu trở nên rạch ròi và rõ ràng hơn. Tuy nhiên việc chỉ chi tiết tài khoản 152 thành 3 tài khoản cấp 2 là chưa hợp lý. Trong khi Công ty có 5 nhóm nguyên, vật liệu chính mà chỉ thì việc chi tiết tài khoản 152 thành 3 tài khoản cấp 2 dẫn đến việc hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu trở nên chồng chéo không rõ ràng. Ngoài ra trong kế toán nhập kho nguyên, vật liệu, nếu gặp trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về thủ kho vấn tiến hành nhập kho, kế toán sẽ không phản ánh nghiệp vụ vào máy tính mà sẽ chờ cho đến khi hoá đơn về mới nhập dữ liệu nghiệp vụ vào máy tính. Việc này dẫn đến quản lý nguyên, vật liệu không chính xác, số lượng nguyên, vật liệu thực có trong kho không trùng với số liệu trên sổ sách Thứ năm: Việc kiểm tra đối chiếu giữa các sổ kế toán diễn ra thường xuyên. Số liệu của kế toán vật tư và thủ kho thường xuyên được đối chiếu nên việc ghi chép rất chính xác. Thứ sáu: Quản lý nguyên vật liệu của Công ty được thể hiện tốt thể hiện qua việc xây dựng hệ thống định mức sử dụng vật tư của Công ty được xây dựng cho những nguyên, vật liệu chính của Công ty như giấy, bản in. Tạo điều kiện cho các phân xưởng sử dụng một cách tiết kiệm, mang lại hiệu quả kinh tế cao. Tuy nhiên Công ty mới chỉ kiểm soát được chi phí nguyên, vật liệu chung cho cả 3 phân xưởng chứ chưa kiểm soát được chi phí nguyên, vật liệu phát sinh cho từng phân xưởng một. Điều này thể hiện ở điểm các tài khoản chi phí 621, 627 không được chi tiết thành tài khoản cấp 2 cho từng phân xưởng. Nếu Công ty không chi tiết tài khoản 621, 627 cho từng phân xưởng thì có thể sử dụng bảng phân bổ chi phí nguyên, vật liệu, sử dụng bảng này sẽ cho Công ty biết được chi phí nguyên, vật liệu cho từng phân xưởng sản xuất, từ đó giúp cho quản lý chi phí nguyên, vật liệu ở từng phân xưởng. Thứ bẩy: Trong kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu Công ty lựa chọn hình thức ghi sổ Nhật ký chung là hợp lý. Với đặc điểm các nghiệp vụ của Công ty đơn giản, thường mang tính lặp đi lặp lại thì ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung giúp làm giảm thiểu sổ sách kế toán. Tuy nhiên việc định khoản chi phí nguyên, vật liệu dùng cho quản lý chung sang chi phí sản xuất mặc dù không ảnh hưởng đến lợi nhuận chung của Công ty do Công ty tính lợi nhuận chung cho tất cả các đơn đặt hàng như đã nói ở trên. Tuy nhiên xét về mặt chế độ , đây là việc vi phạm chế độ kế toán, việc định khoản như vậy không phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 3 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. 3.2.1. Hoàn thiện về tổ chức quản lý nguyên vật liệu. Sử dụng phiếu xuất vật tư theo định mức. Hiện nay thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liêt, đòi hỏi các Công ty muốn hoạt động có hiệu quả phải chuyên nghiệp hóa bộ máy quản lý. Quản lý chi phí nguyên, vật liệu đầu vào cũng phải đáp ứng nhu cầu bức thiết đó. Muốn kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu phải làm cho công tác kiểm soát trở nên minh bạch và rõ ràng. Do vậy bên cạnh việc sử dụng bảng định mức sử dụng nguyên, vật liệu để quản lý chi phí đầu vào, em xin đưa ra kiến nghị Công ty nên sử dụng thêm chứng từ phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Công ty sẽ căn cứ vào mức độ sử dụng vật liệu của các kỳ trước, hoặc căn cứ vào các hợp đồng phân bổ cho mỗi phân xưởng mà xác định số nguyên, vật liệu cần thiết cho từng bộ phận trong tháng một tháng từ đó lập Phiếu xuất vật tư theo hạn mức( Mẫu phiếu xuất vật tư theo hạn mức biểu 17 trang 57). Từ phiếu xuất này, phòng vật tư và kế toán sẽ biết được chính xác tình hình sử dụng vật liệu là tiết kiệm hay lãng phí. Nếu như số lượng nguyên, vật liệu lớn hơn hạn mức được duyệt chứng tỏ bộ phận sản xuất đã sử dụng nguyên, vật liệu không hiệu quả, ngược lai. Từ đó ban giám đốc sẽ có các biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng Biểu 17: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức VĂN PHÒNG THÀNH UỶ HÀ NỘI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Tháng 1 năm 2009 Bộ phận sử dụng : Phòng vật tư. Lý do xuất : In báo. STT Mã hàng Tên hàng hóa ĐVT Hạn mức được duyệt trong tháng Số lượng xuất Ngày 1/1 … Ngày 31/1 Tổng cộng 1 CO150- 6586 Giấy Couché 150g, khổ 65x86 Tờ ………… …… … ……. ……. … ……… …………… …… …………… ……. ……. ……. 12 M1_001 Mực đen, loại 1kg/ hộp … …………… ……. … ……. ……. … ………… ……………. …………. …… … …… …… Người nhận ký …. …………. …… … …… …… Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Thiết lập bảng phân bổ nguyên, vật liệu. Công ty có 3 phân xưởng sản xuất mà chỉ theo dõi chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất mà không theo dõi cụ thể chi phí nguyên vật liệu cho từng phân xưởng là không hợp lý, không biết được phân xưởng nào sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả phân xưởng nào không. Do đó em đưa ra đề xuất sử dụng thêm Bảng phân bổ nguyên vật liệu cho từng phân xưởng.Hàng tháng, Công ty lập bảng phân bổ nguyên, vật liệu cho từng phân xưởng cụ thể để theo dõi tình hình sử dụng nguyên, vật liệu ở mỗi phân xưởng. Việc lập bảng này giúp cho ban quản trị của Công ty biết được tình hình sử dụng nguyên vật liệu của từng phân xưởng trong Công ty. Từ đó đánh giá được tính hiệu quả trong việc sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất của từng phân xưởng. Đồng thời có những điều chỉnh phù hợp trong việc xây dựng định mức sử dụng nguyên, vật liệu cho mỗi phân xưởng. Giúp các nhà quản lý có thể nắm bắt được cụ thể mức độ sử dụng và hiệu quả sử dụng nguyên, vật liệu trong Công ty mình.( Mẫu bảng phân bổ nguyên vật liệu biểu 18 trang 59) Biểu 18: Bảng phân bổ nguyên vật liệu VĂN PHÒNG THÀNH ỦY HÀ NỘI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 1 năm 2009 STT Bộ phận sử dụng TK 152.1 TK 152.2 TK 152.3 TK 152.4 TK 152.8 Tổng 1 TK 621: Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp Phân xưởng chế bản Phân xưởng1 Phân xưởng 2 2 TK 627: Chi phí sản xuất chung Phân xưởng chế bản Phân xưởng1 Phân xưởng 2 4 TK 642 : Chi phí quản lý Tổng Hoàn thiện tổ chức quản lý nguyên vật liệu nhập kho. Như đã nói ở trên trong trường hợp hàng về hoá đơn chưa về, Công ty vẫn tiến hành kiểm kê và nhập kho hàng như bình thường tuy nhiên kế toán sẽ không phản ánh nghiệp vụ này vào máy tính. Chỉ đến khi hoá đơn về kế toán mới nhập dữ liệu vào máy tính. Như vậy trong khoảng thời gian chờ hoá đơn về, số liệu trong sổ sách của kế toán và trong thẻ kho của thủ kho sẽ chênh lệch với số lượng nguyên vật liệu thực có trong kho. Điều này sẽ làm cho quản lý nguyên vật liệu nhập kho trở nên khó khăn hơn. Vì vậy trong trường hợp này kế toán nên nhập dữ liệu vào máy tính như trường hợp có hoá đơn, và tuy nhiên chỉ nhập phần số lượng nguyên vật liệu nhập kho còn phần đơn giá sẽ nhập đơn giá của hàng nhập về lần trước. Khi hoá đơn về kế toán thực hiện các bút toán điều chỉnh: * Nếu giá nhập vào lớn hơn giá ghi trên hoá đơn: Nợ TK 331( chi tiết người bán) Có TK 152 ( 152.1, 152.2, 152.3, 152.4, 152.8) * Nếu giá nhập vào nhỏ hơn giá ghi trên hoá đơn: Nợ TK 152 ( 152.1, 152.2, 152.3, 152.4, 152.8) Có TK 331 3.2.2. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán nguyên vật liệu. Mặc dù nguyên vật liệu của Công ty được chia thành 5 nhóm chính là nguyên, vật liệu chính, nguyên, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, nguyên vật liệu khác, nhưng Công ty chỉ chi tiết tài khoản nguyên vật liệu thành 3 tài khoản cấp 2. Điều này là chưa hợp lý, làm cho việc hạch toán nguyên vật liệu xuất kho chồng chéo không rõ ràng, cụ thể nhiên liệu, phụ tùng thay thế, nguyên, vật liệu khác sẽ được hạch toán chung vào tài khoản 152.3- nguyên vật liệu khác, quản lý nguyên vật liệu xuất, nhập cũng vì thế trở nên khó khăn hơn. Em xin đưa ra kiến nghị chi tiết tài khoản 152 thành 5 tài khoản cấp 2 như sau: Tk 152.1: Nguyên, vật liệu chính. Tk 152.2: Nguyên, vật liệu phụ. Tk 152.3: Nhiên liệu. Tk 152.4: Phụ tùng thay thế. Tk 152.8: Nguyên, vật liệu khác. Như vậy nguyên vật liệu khi nhập xuất sẽ được hạch toán rõ ràng theo từng nhóm như trên. Quản lý nguyên vật liệu nhờ vậy trở nên dễ dàng hơn Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu xuất kho cho quản lý chung. Trường hợp khi nguyên vật liệu xuất cho quản lý chung, kế toán không định khoản nghiệp vụ này vào tài khoản chi phí quản lý chung mà định khoản vào tài khoản chi phí sản xuất. Tuy việc này không ảnh hưởng đến giá thành, lợi nhuân của từng đơn đặt hàng vì Công ty không tính giá thành, lợi nhuận đơn lẻ cho từng đơn đặt hàng mà tính chung cho tất cả các đơn đặt hàng. Định khoản như vậy không làm cho tổng chi phí, tổng lợi nhuận thay đổi. Tuy nhiên việc định khoản như vậy là không đúng với bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất tăng lên, làm cho việc quản lý chi phí sản xuất khó khăn hơn. Vì vậy em kiến nghị kế toán nên định khoản đúng với bản chất kinh tế phát sinh của nghiệp vụ này. Nợ TK 642 Có TK 152( 152.1) Kết luận Để phát huy một cách có hiệu quả công cụ kế toán nói chung và kế toán nguyên, vật liệu nói riêng, kế toán phải luôn được cải tiến và hòa thiện nhằm phản [...]... biến động của vật liệu cả về số lượng và chất lượng, giá trị và chủng loại, phân đấu tiết kiệm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm, thu hút khách hàng và đem lại lợi nhuận cao cho Công ty Qua quá trình tìm hiểu thực tể tổ chức kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới, em nhận thấy Công ty đã tổ chức, sắp xếp và dần đưa kế toán nguyên, vật liệu đi vào nề nếp, đóng góp đáng kể cho công tác quản... sót Em kính mong nhận được sự góp ý của PGS.TS Nguyễn Văn Công và các thầy cố giáo trong khoa để đề tài của em được hoàn thiện hơn Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Văn Công và các nhân viên trong phòng tài vụ của Công ty In báo Hà Nội Mới đã giúp em hoàn thành báo cáo này Hà Nội tháng 4 năm 2009 Sinh viên ... cho công tác quản lý cũng như hoạt động sản xuất của Công ty Tuy nhiên cũng còn có những tồn tại và hạn chế Em đã mạnh dạn nêu ra một số đề xuất trong kế toán nguyên, vật liệu với hi vọng có thể đóng góp một phần nhỏ nhằm hoàn thiện kế toán của Công ty Do giới hạn về thời gian hơn nữa kinh nghiệm của bản thân chưa nhiều nên trong quá trình hoàn thiên báo cáo này em không tránh khỏi những thiếu sót Em . Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. 3.1. Đánh giá khái quát thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội. 3.2.2. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán nguyên vật liệu. Mặc dù nguyên vật liệu của Công ty được chia thành 5