Phân tích quy trình bán hàng B2B qua mạng của công ty BigboXX

Cơ sở lý luận về quy trình bán hàng B2B và thực tiễn bằng việc đi phân tích quy trình bán hàng B2B qua mạng của công ty BigboXX

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ MÔN:QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ B2B ĐỀ TÀI: Quy trình bán hàng B2B qua mạng của công ty BigBoxx. GV Hướng dẫn : PGS.TS Nguyễn Văn Minh Sinh viên thực hiện: Tạ Việt Vương Lớp HP : 1351ECOM0311 Ha Noi – 2013 Mục lục Lời mở đầu .3 Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị bán hàng trong TMĐT B2B 5 1.2.1.2 Xử lý dữ liệu đơn đặt hàng .5 1.2.1.3 Kiểm tra tồn kho 6 1.2.1.4 Chuẩn bị thanh toán 7 1.2.2Thực hiện đơn hàng .8 1.2.2.1 Các tác nghiệp chính thực hiện đơn hàng .8 1.2.2.2 Ưu điểm và nhược điểm của thực hiện đơn hàng bằng nguồn lực bên ngoài đối với người bán 10 1.2.3 Xử lý thanh toán .11 1.2.3.1 Lập hóa đơn thanh toán 11 1.2.3.2 Quá trình tập hợp (Collection Process) 13 1.2.3.3 Các phương thức thanh toán chủ yếu trong B2B 13 1.2.3Các quá trình sau bán hàng .14 1.2.4.1 Dịch vụ khách hàng (Customer service) 14 1.2.4.2 Trả lại sản phẩm (Product Return) 15 1.2.4.3 Trả lại tiền đối với sản phẩm hoàn trả (Refunds ) .19 Chương 2: Tìm hiểu về quy trình bán hàng B2B qua mạng của công ty BigBoxx 19 2.1 Giới thiệu về công ty BigBoxx 19 2.2 Sơ đồ tổ chức .21 2.3 Các tác nghiệp chính trong bán hàng B2B của công ty BigboXX .21 2.3.1 Xử lí đơn hàng qua mạng của công ty 21 2.3.2 Thực hiện đơn hàng 23 2.3.3 Xử lý thanh toán 26 2.3.4 Dịch vụ sau bán của Bigboxx 31 Lời mở đầu Sự bùng nổ của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh thương mại của các tổ chức, cá nhân và sự phát triển của cả nước. Thương mại điện tử ra đời từ cái nôi công nghệ đã nhanh chóng khẳng định được vị thế quan trọng và những ưu thế vượt trội của mình so với phương thức kinh doanh truyền thống trong nền kinh tế toàn cầu. Thương mại điện tử B2B mang lại nhiều cơ hội mới cho các doanh nghiệp: mở rộng thị trường, giảm chi phí giao dịch, cải thiện hệ thống phân phối, tăng doanh số, chăm sóc khách hàng tốt hơn… Chính vì vậy,ứng dụng TMĐT B2B vào các hoạt động mua bán giao dịch hàng hóa , kiểm soát, tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm nhà cung ứng tiềm năng…để tối đa hóa hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí là một hướng đi đúng đắn và cần thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Trong khi TMĐT B2B trên thế giới phát triển không ngừng phát triển với những tên tuổi lớn như Alibaba, Amazon, Ebay…thì hoạt động thương mại điện tử ở Việt Nam cũng đang phát triển rất sôi động. Với rất nhiều lợi ích mà thương mại điện tử B2B mang lại, rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam cũng đã đạt được những thành công nhất định, góp phần hiện đại hóa nền kinh tế Việt Nam trong công cuộc hội nhập nền kinh tế thế giới. Nhóm 06 chúng em hôm nay sẽ trình bày về đề tài thảo luận “ Quy trình bán hàng B2B qua mạng của Công ty BigBoxx ”. Qua quá trình tìm hiểu thì một trong những công ty bán hàng B2B nổi tiếng trên thế giới là BigboXX.com. Bigboxx là một công ty của Hông Kông chuyên cung cấp các thiết bị văn phòng theo phương thức B2B. Công ty không có bất cứ một cửa hàng thực sự nào mà tiến hành bán hàng qua cactalog điện tử, vì thế nó là một công ty trung gian trên mạng. Công ty cung cấp trên 10 000 sản phẩm từ 300 nhà cung cấp. Giao diện của công ty rất hấp dẫn và dễ sử dụng. Công ty cũng có công cụ hướng dẫn người sử dụng dùng trang web. Khách hàng của Bigboxx là các doanh nghiệp lớn, trung bình và nhỏ ở các nước Đông và Nam Á. Mặc dù nhóm 06 chúng em đã cố gắng làm nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót, sai lầm trong khi làm bài thảo luận, chúng em rất mong được sự đóng góp và ủng hộ của thầy giáo và các bạn để bài thảo luận được hoàn chỉnh hơn. Nhóm 06 xin chân thành cảm ơn! Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị bán hàng trong TMĐT B2B 1.1 Mô hình hành vi mua hàng trong TMĐT B2B 1.2 Các tác nghiệp chính trong quá trình bán hàng B2B 1.2.1 Xử lý đơn hàng 1.2.1.1 Các hoạt động trước đặt hàng - Hợp đồng mua bán: đây là một văn bản có giá trị pháp lý nêu rõ thỏa thuận bán hàng giữa người bán và người mua. - Yêu cầu thông tin đơn hàng: là một hoạt động trước bán cho phép người cung ứng nắm bắt được thông tin quan trọng liên quan đến bán hàng. Có thể được thực hiện qua điện thoại, fax, thư tín, qua phương tiện điện tử hoặc nói trực tiếp. - Báo giá: đây là một văn bản giao dịch kinh doanh mô tả hàng hóa và dịch vụ mà người bán sẵn sàng cung ứng cho người mua tiềm năng. Một giấy báo giá điển hình thường chứa các thông tin sau: + Mô tả tên hàng hóa hoặc dịch vụ được cung ứng + Đơn giá của hàng hóa hoặc dịch vụ, mức thuế phải nộp, chi phí vận chuyển, bảo quản…và mức giảm giá (nếu có) + Các điều kiện bán hàng + Thời gian có hiêu lực của giấy báo giá 1.2.1.2 Xử lý dữ liệu đơn đặt hàng Người mua có thể đặt hàng thông qua điện thoại, nói trực tiếp với người bán hoặc chính thức qua thư hoặc qua đơn đặt hàng. - Thông tin chứa đựng trong đơn đặt hàng bao gồm: + Thông tin về đơn đặt hàng, thường là số hiệu của đơn và ngày tháng + Thông tin về người mua như tên công ty, địa chỉ, địa chỉ gửi hóa đơn, người liên hệ + Thông tin về hàng hóa như mã số, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị cho mỗi loại hàng hóa, tổng giá trị cho mỗi loại đơn hàng + Các yêu cầu về giao thông như địa chỉ nơi vận chuyển đến, thời gian giao hàng, phương thức vận chuyển… - Đơn đặt hàng có thể được in ra và gửi cho người bán qua bưu điện. Nếu hệ thống máy tính của hai bên được kết nối, đơn hàng có thể được gửi bằng phương tiện điện tử - Từ đơn hàng của người mua, người bán tiến hành kiểm tra tồn kho. Nếu người bán cho phép bán trả sau, kiểm tra tín dụng sẽ được thực hiện. 1.2.1.3 Kiểm tra tồn kho Mục đích là để xem có đủ số lượng hàng hóa để giao vào thời điểm đã định hay không. Hệ thống thông tin tồn kho thường được thực hiện trên máy tính, đôi khi được tiến hành thủ công. - Hệ thống thông tin tồn kho quản lý dòng di chuyển hàng hóa vào và ra khỏi kho: + Dòng di chuyển vào tính đến các yêu cầu mua hàng, các đơn hàng đã lập kế hoạch và các lệnh sản xuất. + Dòng di chuyển ra tính đến các lệnh bán đang có, hàng đưa đi phân phối và các khoản dự trữ khác. - Vào một thời điểm nhất định, HTTT kiểm tra ATP bao gồm cả lượng hàng đang có trong kho, trên đường vận chuyển và sẽ có khả năng sản xuất. - Nếu như ATP thỏa mãn đơn mua của khách hàng, số lượng hàng đặt sẽ được lưu giữ và đảm bảo tồn kho luôn sẵn sàng để phân phối đến khách hàng vào thời gian đã định - Nếu như ATP không đủ để đáp ứng nhu cầu khách hàng, lượng thâm hụt sẽ được mua hoặc sản xuất bổ sung 1.2.1.4 Chuẩn bị thanh toán - Có 2 phương thức thanh toán cơ bản là bán trả sau và bán trả ngay: - Bán trả sau (tín dụng). + Khách hàng thanh toán sau khi đơn đặt hàng đã được thực hiện và người bán gửi hóa đơn thanh toán đến người mua. Phương thức này có ưu điểm là làm tăng doanh số nhanh. + Đối với khách hàng mới, việc đồng ý cho bán chịu phải dựa trên sự xem xét đối với từng trường hợp của bộ phận tín dụng. Nếu được đồng ý, một hạn mức tín dụng sẽ được quy định. + Người bán có thể tiến hành các điều tra tín dụng đối với khách hàng mới, sử dụng các kỹ thuật khác nhau như kiểm tra năng lực tài chính của khách hàng, các giao dịch kinh doanh đã thực hiện…Khách hàng có tình trạng tài chính tốt sẽ được hưởng hạn mức tín dụng cao. + Bản cân đối tín dụng của khách hàng thường được lưu trữ trong CSDL tín dụng khách hàng hoặc các bảng biểu. CSDL này chứa các thông tin như hạn mức tín dụng của khách hàng, ngày cho vay cuối cùng, các bản cân đối tính toán hiện tại.Hạn mức tín dụng có thể định kì được xem xét lại dựa trên các thông tin về độ tin cậy tín dụng và khả năng trả nợ, hành vi trả nợ của khách hàng. Trong bất cứ một thời điểm nào, cân đối tín dungj của khách hàng chính là hạn mức tín dụng trừ đi tổng giá trị của các hóa đơn mở và các đơn hàng đã được chấp nhận. Bất kì khi nào có một đơn hàng mới, bước đầu tiên là lấy được sự đồng ý cấp tín dụng cho khách hàng. Tổng giá trị của đơn hàng được kiểm tra, đối chiếu với cân đối tín dụng của khách hàng tại thời điểm đó. Nếu như chưa khẳng định được giá trị đơn hàng, thì cần phải ước lượng. Đơn hàng được chấp nhận nếu cân đối tín dụng đủ trang trải đơn hàng. - Bán trả ngay + Nếu người bán không cấp tín dụng hoặc cân đối tín dụng không đủ trang trải đơn hàng, thì người bán chỉ cho phép bán theo phương thức trả ngay, người mua phải tiến hành thanh toán trước khi đoen hàng được thực hiện. + Việc thanh toán có thể được thực hiện bằng bất cứ phương tiện nào mà người bán chấp nhận, bao gồm các phương tiện truyền thống như tiền mặt, séc, lệnh chuyển tiền, chuyển khoản… 1.2.2 Thực hiện đơn hàng 1.2.2.1 Các tác nghiệp chính thực hiện đơn hàng - Thông báo cho khách hàng: thông báo thường là một thông điệp đơn giản, ví dụ: “ Cám ơn bạn đã đặt hàng chỗ chúng tôi. Hiện giờ chúng tôi đang xử lý đơn hàng của bạn … - Có 3 phương thức thông báo chủ yếu: + Thể hiện ngay trên màn hình thông báo có thể in ra giấy được. + Gửi qua thư điện tử. + Lưu trữ thông tin vào một tài khoản riêng của khách hàng trong CSDL của người bán. Khách hàng có thể truy cập, trích ly thông tin về lịch sử mua bán của mình. - Kế hoạch phân phối thường được chia thành 3 phần: + Xuất kho và bao gói + Chất xếp + Vận chuyển hàng đến địa điểm giao hàng - Xuất kho Thường được thực hiện một cách thủ công, bao gồm việc lấy hàng từ các thùng chứa, kệ, giá đựng và các phương tiện chứa khác, tạo các nhóm hàng chuẩn bị cho việc bao gói. Với hệ thống quản lý kho được máy tính hóa, việc xuất hàng có thể được khởi động một cách tự động hóa. Hệ thống sẽ tạo ra một phiếu xuất kho căn cứ vào kế hoạch vận chuyển. Phiếu xuất kho được coi là sự cho phép chính thức xuất hàng ra khỏi kho - Phiếu xuất kho có thể chứa các thông tin sau: + Tên hàng xuất kho + Vị trí hàng trong kho + Trình tự xuất hàng - Có 2 cách thức lưu - xuất kho: + Nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau. + Nhập sau xuất trước. - Bao gói: là quá trình kết hợp các hàng hóa đã xuất kho và xếp chúng vào các vật liệu bao gói phù hợp cho vận chuyển,hệ thống quản lý kho máy tính hóa sẽ tạo lập phiếu báo gói hàng, chỉ rõ hàng hóa cần bao gói và đôi khi cả vật liệu bao gói. Trước khi bao gói, nhân viên kho tiến hành kiểm tra đối chiếu hàng hóa nhận từ kho với phiếu xuất kho và phiếu bao gói hàng, kiểm tra hàng hóa có bị hư hỏng hay không. - Những yếu tố cần phải tính đến khi bao gói hàng: + Khối lượng + Thể tích hàng + Các quy định đặc biệt về gói bao hàng: Hàng hóa của khách hàng khác nhau được bao gói độc lập Bản copy phiếu báo gói hàng được gắn vói gói hàng Sau khi xuất kho,hệ thống quản lý tồn kho sẽ được cập nhật để phản ánh sự giảm tồn kho và làm bản copy phiếu xuất kho để chỉ ra rằng hàng đã xuất kho. 1.2.2.2 Ưu điểm và nhược điểm của thực hiện đơn hàng bằng nguồn lực bên ngoài đối với người bán - Ưu điểm của thực hiện đơn hàng bằng nguồn lực bên ngoài đối với người bán: + Giảm đầu tư và giảm rủi ro vào lưu kho và thực hiện đơn hàng vì bên thứ 3 có điều kiện chuyên môn hóa, phát huy kinh tế theo quy mô + Tạo điều kiện cung cấp một lựa chọn phong phú các loại hàng hóa + Tiết kiệm chi phí vận chuyển vì không phải chuyển hàng đến người bán + Trong một số thỏa thuận, người bán hàng không phải trả tiền cho bên thứ 3 cho đến khi bán được hàng - Nhược điểm của thực hiện đơn hàng bằng nguồn lực bên ngoài đối với người bán: . sẽ trình bày về đề tài thảo luận “ Quy trình bán hàng B2B qua mạng của Công ty BigBoxx ”. Qua quá trình tìm hiểu thì một trong những công ty bán hàng B2B. về quy trình bán hàng B2B qua mạng của công ty BigBoxx 2.1 Giới thiệu về công ty BigBoxx BigboXX.com là công ty ở Hong Kong, là một doanh nghiệp bán lẽ B2B