Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán và chu trình mua hàng thu tiền tại viễn thông bến tre

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM  - - LÊ THỊ TUYẾT NGA HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG BẾN TRE Chuyên ngành: Kế Toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Nguyễn Xuân Hưng TP Hồ Chí Minh - Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Luận văn “Hồn thiện Hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn chu trình bán hàng - thu tiền Viễn Thơng Bến Tre” tơi thực Các thơng tin trình bày đề tài thu thập thực tế đơn vị Tôi xin chịu trách nhiệm lời cam đoan Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng Tác giả Lê Thị Tuyết Nga năm 2013 LỜI CẢM ƠN Qua thời gian tìm hiểu nghiên cứu đề tài “Hồn thiện Hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn chu trình bán hàng – thu tiền Viễn Thông Bến Tre”, tác giả hy vọng đóng góp ý kiến tích cực giúp đơn vị cải thiện phát huy tốt hoạt động điều kiện Qua đây, tác giả xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đến Người hướng dẫn khoa học – PGS TS Nguyễn Xuân Hưng giúp đỡ dẫn để tác giả hồn thành luận văn Đồng thời, tác giả xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh tạo điều kiện cho tác giả học tập cung cấp tài liệu tham khảo để thực đề tài Xin cảm ơn Ban lãnh đạo Viễn thông Bến Tre, đồng nghiệp hỗ trợ tác giả việc thu thập, khảo sát ý kiến để có sở đánh giá thực trạng đơn vị Với hạn chế thời gian vốn kiến thức trình nghiên cứu, luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp quý Thầy Cơ để hồn thiện MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Câu hỏi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu nội dung CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Vai trò HTKSNB hoạt động doanh nghiệp 1.2 HTKSNB theo báo cáo COSO năm 1992 năm 2004 (1) 1.2.1 HTKSNB theo báo cáo COSO năm 1992 1.2.1.1 Mơi trường kiểm sốt 1.2.1.1.1 Tính trung thực giá trị đạo đức 1.2.1.1.2 Cam kết lực 1.2.1.1.3 Hội đồng quản trị Uỷ ban kiểm toán 1.2.1.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 1.2.1.1.5 Cơ cấu tổ chức 1.2.1.1.6 Phân định quyền hạn trách nhiệm 1.2.1.1.7 Chính sách nhân 1.2.1.2 Đánh giá rủi ro 1.2.1.3 Hoạt động kiểm soát 10 1.2.1.4 Thông tin truyền thông 12 1.2.1.5 Giám sát 13 (2) 1.2.2 HTKSNB theo báo cáo COSO năm 2004 14 1.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 15 1.2.2.2 Thiết lập mục tiêu 16 1.2.2.3 Nhận dạng kiện 16 1.2.2.4 Đánh giá rủi ro 17 1.2.2.5 Đối phó rủi ro 17 1.2.2.6 Các hoạt động kiểm soát 17 1.2.2.7 Thông tin truyền thông 17 1.2.2.8 Giám sát 18 1.3 Hạn chế vốn có hệ thống kiểm soát nội 18 (3) 1.4 Tổng quan chu trình kinh doanh đơn vị 19 (4) 1.5 Khái quát chu trình mua hàng – toán 20 1.5.1 Các chức chu trình mua hàng - toán 21 1.5.2 Những sai phạm xảy chu trình mua hàng – tốn .22 1.5.3 Hệ thống chứng từ báo cáo kế tốn chu trình mua hàng - toán 22 1.5.3.1 Chứng từ sử dụng chu trình mua hàng – tốn .22 1.5.3.2 Báo cáo chu trình mua hàng – tốn 23 (5) 1.6 Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền 24 1.6.1 Các chức chu trình bán hàng – thu tiền 25 1.6.2 Những sai phạm xảy chu trình bán hàng – thu tiền 25 1.6.3 Hệ thống chứng từ báo cáo kế tốn chu trình bán hàng – thu tiền 25 1.6.3.1 Chứng từ sử dụng chu trình bán hàng – thu tiền 26 1.6.3.2 Báo cáo chu trình bán hàng – thu tiền 27 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG BẾN TRE 29 2.1 Giới thiệu Tập Đồn Bưu Viễn Thơng Việt Nam 29 2.1.1 Lịch sử hình thành 29 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 29 2.1.3 Các đơn vị thành viên 30 2.1.4 Đặc điểm hạch toán kế toán 30 2.2 Giới thiệu Viễn Thông Bến Tre 30 2.2.1 Lịch sử hình thành 30 2.2.2 Ngành nghề kinh doanh 30 2.2.3 Cơ cấu tổ chức Viễn Thông Bến Tre 31 2.2.4 Tổ chức cơng tác kế tốn Viễn Thông Bến Tre 32 2.2.5 Hình thức sổ kế tốn Viễn Thơng Bến Tre 35 2.2.6 Các phương thức mua hàng - toán Viễn Thơng Bến Tre .35 2.2.6.1 Mua hàng ngồi khối HTPT 36 2.2.6.2 Mua hàng khối HTPT 38 2.2.7 Các phương thức bán hàng - thu tiền Viễn Thông Bến Tre 39 2.2.7.1 Bán hàng cho đại lý 39 2.2.7.2 Bán hàng cho điểm bán lẻ 41 2.2.7.3 Bán hàng cho người tiêu dùng trực tiếp 42 2.3 Hệ thống văn áp dụng đơn vị để kiểm soát nội 42 2.4 Thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng - tốn chu trình bán 44 2.4.1 Thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng - tốn Viễn Thơng Bến Tre 44 2.4.1.1 Mơi trường kiểm sốt 44 2.4.1.1.1 Tính trực giá trị đạo đức 44 2.4.1.1.2 Chính sách nhân cam kết lực 45 2.4.1.1.3 Ban Giám đốc 46 2.4.1.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 47 2.4.1.1.5 Cơ cấu tổ chức phân định quyền hạn, trách nhiệm 48 2.4.1.2 Thiết lập mục tiêu 49 2.4.1.3 Nhận dạng kiện 49 2.4.1.4 Đánh giá rủi ro 49 2.4.1.5 Đối phó rủi ro 50 2.4.1.6 Hoạt động kiểm soát 50 2.4.1.7 Thông tin truyền thông 54 2.4.1.8 Giám sát 55 2.4.2 Thực trạng HTKSNB chu trình bán hàng - thu tiền Viễn Thông Bến Tre 56 2.4.2.1 Mơi trường kiểm sốt 56 2.4.2.1.1 Tính trực giá trị đạo đức 56 2.4.2.1.2 Chính sách nhân cam kết lực 57 2.4.2.1.3 Ban giám đốc 57 2.4.2.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 58 2.4.2.1.5 Cơ cấu tổ chức phân định quyền hạn, trách nhiệm 59 2.4.2.2 Thiết lập mục tiêu 59 2.4.2.3 Nhận dạng kiện 61 2.4.2.4 Đánh giá rủi ro 62 2.4.2.5 Đối phó rủi ro 62 2.4.2.6 Hoạt động kiểm soát 62 2.4.2.7 Thông tin truyền thông 65 2.4.2.8 Giám sát 66 2.5 Đánh giá thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng - tốn chu trình bán hàng - thu tiền Viễn Thông Bến Tre 68 2.5.1 Chu trình mua hàng - toán 68 2.5.1.1 Mơi trường kiểm sốt 68 2.5.1.1.1 Tính trực giá trị đạo đức 68 2.5.1.1.2 Chính sách nhân cam kết lực 68 2.5.1.1.3 Ban Giám đốc 68 2.5.1.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 69 2.5.1.1.5 Cơ cấu tổ chức phân định quyền hạn, trách nhiệm 69 2.5.1.2 Thiết lập mục tiêu 69 2.5.1.3 Nhận dạng kiện 70 2.5.1.4 Đánh giá rủi ro 70 2.5.1.5 Đối phó rủi ro 70 2.5.1.6 Hoạt động kiểm soát 70 2.5.1.7 Thông tin truyền thông 72 2.5.1.8 Giám sát 72 2.5.2 Chu trình bán hàng - thu tiền 72 2.5.2.1 Mơi trường kiểm sốt 72 2.5.2.1.1 Tính trực giá trị đạo đức 72 2.5.2.1.2 Chính sách nhân cam kết lực 73 2.5.2.1.3 Ban Giám đốc 74 2.5.2.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 74 2.5.2.1.5 Cơ cấu tổ chức phân định quyền hạn, trách nhiệm 74 2.5.2.2 Thiết lập mục tiêu 74 2.5.2.3 Nhận dạng kiện 75 2.5.2.4 Đánh giá rủi ro 75 2.5.2.5 Đối phó rủi ro 75 2.5.2.6 Hoạt động kiểm soát 75 2.5.2.7 Thông tin truyền thông 76 2.5.2.8 Giám sát 77 2.6 Nguyên nhân dẫn đến tồn HTKSNB chu trình mua hàng tốn chu trình bán hàng - thu tiền Viễn Thông Bến Tre 77 2.6.1 Chu trình mua hàng - tốn 77 2.6.1.1 Mơi trường kiểm sốt 77 2.6.1.2 Thiết lập mục tiêu 78 2.6.1.3 Nhận dạng kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm sốt 78 2.6.1.4 Thông tin truyền thông 78 2.6.1.5 Giám sát 78 2.6.2 Chu trình bán hàng – thu tiền 78 2.6.2.1 Mơi trường kiểm sốt 78 2.6.2.2 Thiết lập mục tiêu 79 2.6.2.3 Nhận dạng kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm sốt 79 2.6.2.4 Thơng tin truyền thông 79 2.6.2.5 Giám sát 79 KẾT LUẬN CHƢƠNG 80 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG BẾN TRE 81 3.1 Cơ sở đưa giải pháp hoàn thiện 81 3.2 Giải pháp hồn thiện HTKSNB chu trình mua hàng - tốn 81 3.2.1 Mơi trường kiểm sốt 81 3.2.1.1 Tính trực giá trị đạo đức 81 3.2.1.2 Chính sách nhân cam kết lực 82 3.2.1.3 Ban giám đốc 82 3.2.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 83 3.2.2 Thiết lập mục tiêu 84 3.2.3 Nhận dạng kiện 85 3.2.4 Đánh giá rủi ro 86 3.2.5 Đối phó rủi ro 87 3.2.6 Hoạt động kiểm soát 88 3.2.7 Thông tin truyền thông 91 3.2.8 Giám sát 92 3.3 Giải pháp hồn thiện HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền 93 3.3.1 Mơi trường kiểm sốt 93 3.3.1.1 Tính trực giá trị đạo đức 93 3.3.1.2 Chính sách nhân cam kết lực 93 3.3.1.3 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 94 3.3.1.4 Cơ cấu tổ chức phân định quyền hạn, trách nhiệm 94 3.3.2 Thiết lập mục tiêu 94 3.3.3 Nhận dạng kiện 95 3.3.4 Đánh giá rủi ro 95 3.3.5 Đối phó rủi ro 95 3.3.6 Hoạt động kiểm soát 96 3.3.7 Thông tin truyền thông 97 3.3.8 Giám sát 97 3.4 Giải pháp hỗ trợ từ phía Tập Đồn 98 3.5 Kiến nghị với Viễn Thông Bến Tre 98 KẾT LUẬN CHƢƠNG 99 KẾT LUẬN 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCVT: Bưu Chính Viễn Thơng BGĐ: Ban Giám đốc CBCNV: Cán công nhân viên COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM: Enterprise Rick Managemaent GTGT: Giá trị gia tăng HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội HTPT: Hạch toán phụ thuộc KHVT: Kế hoạch vật tư KTTKTC: Kế tốn thống kê tài KSNB: Kiểm sốt nội MDV: Mạng dịch vụ TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TTVT: Trung tâm Viễn Thông UNC: Ủy nhiệm chi VASC: Công ty phần mềm truyền thông VDC: Công ty Điện tốn truyền số liệu VMOS: Chương trình phân tích đa chiều kết sản xuất kinh doanh VNP: Cơng ty dịch vụ viễn thơng VNPT: Tập Đồn Bưu Chính Viễn Thơng Việt Nam VTT: Viễn Thơng tỉnh DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ chu trình kinh doanh đơn vị……………………………… 32 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ thiết lập phổ biến mục tiêu chu trình mua hàng – toán…100 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ lựa chọn cách thức đối phó rủi ro 104 BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Bảng tổng hợp đề tài luận văn HTKSNB tham khảo ……… Bảng 2.1: Hệ thống văn áp dụng để KSNB 56 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong năm gần đây, xuất ngày nhiều công ty cung cấp dịch vụ viễn thông làm tăng thêm mức độ cạnh tranh cho doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực Tập Đoàn Bưu Chính Viễn Thơng Việt Nam (VNPT) đơn vị có bề dày hoạt động lâu dài nhất, với sở hạ tầng đầy đủ, khơng đơn vị thành viên Tập Đồn, có Viễn Thơng Bến Tre (VNPT Bến Tre) khơng thể nằm ngồi vịng xốy cạnh tranh Để đáp ứng nhu cầu khách hàng gia tăng khả cạnh tranh cho đơn vị, VNPT Bến Tre bổ sung nhiều dịch vụ tăng cường cung cấp hàng hố loại thẻ viễn thơng, thiết bị viễn thông bên cạnh việc trọng phát triển, trì thuê bao điện thoại cố định trước Đi đôi với việc đẩy mạnh công tác bán hàng hóa, vấn đề tăng cường kiểm tra, kiểm sốt, nâng cao lực quản lý dòng tiền kinh doanh hàng hóa, giúp gia tăng hiệu kinh doanh cấp lãnh đạo đơn vị quan tâm đáng kể Kiểm sốt nội (KSNB) cơng cụ quan trọng giúp đơn vị giám sát tồn q trình kinh doanh Hoạt động mua bán hàng hóa diễn với số lượng lớn đơn vị, đồng thời hoạt động dễ xảy nhiều gian lận, sai sót Chính vậy, đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – toán, bán hàng - thu tiền Viễn Thơng Bến Tre” hướng đến việc phân tích thực trạng đưa giải pháp giúp hoàn thiện quy trình KSNB chu trình mua hàng - tốn chu trình bán hàng - thu tiền, giúp đơn vị nâng cao hiệu kinh doanh, cung cấp sản phẩm hàng hóa đến khách hàng cách nhanh chóng với chất lượng tốt nhất, nâng cao uy tín, làm tăng giá trị hình ảnh VNPT Bến Tre Mục tiêu nghiên cứu Qua đề tài này, tác giả mong muốn đạt mục tiêu sau đây: - Hệ thống hóa sở lý luận KSNB qua báo cáo COSO năm 1992, năm 2004 - Đánh giá thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng – tốn, chu trình bán hàng – thu tiền Viễn Thông Bến Tre dựa báo cáo COSO năm 2004 - Đề xuất giải pháp giúp đơn vị nâng cao tính hữu hiệu hiệu HTKSNB hai chu trình, giảm thiểu rủi ro xảy ra, gia tăng lợi nhuận kinh doanh Phụ lục 39: Mẫu kế hoạch chi tiền văn phịng Viễn Thơng Bến Tre VIỄN THƠNG BẾN TRE PHÕNG KẾ TOÁN TKTC KẾ HOẠCH CHI TIỀN TẠI VĂN PHÕNG VIỄN THÔNG BẾN TRE (Tuần 34 Năm 2013) Nội dung chi STT … … Tổng cộng Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Phụ lục 40: Mẫu báo cáo nhập hàng VIỄN THÔNG BẾN TRE KHỐI VĂN PHÕNG BÁO CÁO NHẬP HÀNG THÁNG 6/2013 ST T Ngày nhập … … Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) Phụ lục 41: Sơ đồ mơ tả chu trình mua hàng – tốn Bƣớc Cơng việc Xét duyệt Công việc Bƣớc 10 11 12 13 14 15 Phụ lục 42: Mẫu giấy đề nghị cấp hàng hóa dành cho điểm bán lẻ ĐỀ NGHỊ CẤP HÀNG (SỐ …./20….) TÊN ĐIỂM BÁN LẺ: … Căn hợp đồng số …/HĐ-VNPT-BTRe, điểm bán lẻ đề nghị TTVT….cung cấp hàng hóa chi tiết sau: STT A T … TC XÁC NHẬN CỦA GIÁM ĐỐC TTVT Phụ lục 43: Mẫu biên bàn giao hàng hóa (giữa TTVT điểm bán lẻ) VIỄN THƠNG BẾN TRE TTVT…… BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HĨA - Căn hợp đồng số …/HĐ-VNPT-BTRe; - Căn giấy đề nghị cấp hàng số /20… Hôm nay, ngày … tháng … năm 20…, gồm: A Đại diện TTVT….: Ông:…… Ông: A Đại diện TTVT….: Ông:…… B Đại diện điểm bán lẻ: Cùng tiến hành giao nhận hàng hóa theo chi tiết sau: STT … ĐẠI DIỆN TTVT (Ký, họ tên) Tên hàng Phụ lục 44: Mẫu bảng kê nộp tiền TTVT … Tổ bán hàng BẢNG KÊ NỘP TIỀN BÁN HÀNG Ngày… tháng… năm … STT Tên hàng hóa … TC Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) Phụ lục 45: Mẫu báo cáo tiêu thụ hàng hóa đại lý/điểm bán lẻ VIỄN THÔNG BẾN TRE TTVT BÁO CÁO TIÊU THỤ HÀNG HÓA THÁNG /20 ĐẠI LÝ/ĐIỂM BÁN LẺ: STT TC Tên hàng Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) Phụ lục 46: Sơ đồ mơ tả chu trình bán hàng – thu tiền (trƣờng hợp bán hàng cho đại lý) Bƣớc Công việc Xét duyệt Xét duyệt Lập phiếu xuất kho Xét duyệt Bƣớc Công việc 10 11 12 Xét duyệt 13 14 Xét duyệt Lập UNC chuyển tiền bán 15 16 hàng VTT 17 18 Phụ lục 47: Sơ đồ mô tả chu trình bán hàng – thu tiền (trƣờng hợp bán hàng cho điểm bán lẻ, ngƣời tiêu dùng trực tiếp) Bƣớc Công việc Xét duyệt Xét duyệt Xét duyệt 10 Bƣớc 11 12 13 14 15 16 Công việc Xét duyệt ... – tốn chu trình bán hàng - thu tiền Viễn Thông Bến Tre - Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn chu trình bán hàng – thu tiền Viễn Thông Bến Tre 4... tồn HTKSNB chu trình mua hàng – tốn chu trình bán hàng – thu tiền Viễn Thông Bến Tre? - Nguyên nhân tồn HTKSNB chu trình mua hàng – tốn chu trình bán hàng – thu tiền Viễn Thông Bến Tre? - Những... dụng chu trình bán hàng – thu tiền 26 1.6.3.2 Báo cáo chu trình bán hàng – thu tiền 27 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG