Khảo sát vốn tài liệu tại thư viện trường Đại học Khoa học huế

Trong quá trình thực hiện đề tài này, em đã nhận được sự giúp đỡ của cô giáo - Thạc sỹ Nguyễn Thị Ngà - người đã trực tiếp hướng dẫn em thựchiện đề tài, cũng như các thầy cô giáo trong k

LỜI NÓI ĐẦU

Thư viện là một trong những nhân tố đặc biệt quan trọng của nhàtrường, có ý nghĩa trực tiếp quyết định đối với quá trình giảng dạy, học tập

và nghiên cứu của giảng viên cũng như sinh viên trong nhà trường Hơn

nữa, với phương pháp giảng dạy: Biến quá trình tào tạo thành quá trình tự đào tạo thì vai trò của thư viện đối với giảng viên, đặc biệt là sinh viên lại

càng quan trọng hơn nữa

Tại Điều 9 trong “Pháp lệnh Thư viện” do Quốc hội nước Cộng hoà

Xã hôi Chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 28 tháng 12 năm 2000, khi nóiđến điều kiện để thành lập thư viện thì yếu tố đầu tiên được kể ra chính là

“Vốn tài liệu thư viện” Ngoài ra, ngay tại Điều 1, Chương1 của Pháp lệnhcũng đã nhấn mạnh tới chức năng và nhiệm vụ của thư viện “Thư viện cóchức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; thu thập, tàng trữ,

tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằmtruyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu,công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân; góp phần nâng cao dân trí,đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học công nghệ, kinh tế,văn hoá, phục vụ công cuộc Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước

Như vậy, sức mạnh của mỗi thư viện không chỉ thể hiện qua khối

lượng nguồn tài liệu mà còn thể hiện ở khả năng đáp ứng nhu cầu trên cơ sởhuy động kịp thời các nguồn tài liệu không phân biệt nơi bảo quản cũng nhưchủ sở hữu của chúng Vì vậy, thư viện cần có thu thập và tăng cường vốntài liệu của mình để có thể đáp ứng nhu cầu tin tại chỗ, đồng thời cũng phảiquan tâm tới việc tạo điều kiện để có thể vươn tới các nguồn khác thông qua

sự hợp tác liên kết qua mạng để có thể đáp ứng cho người sử dụng tài liệuvới chất lượng tốt

Bên cạnh đó, trên thế giới hiện nay cuộc cách mạng khoa học côngnghệ diễn ra với tốc độ chưa từng có, do có sự “bùng nổ thông tin” nên sốlượng tài liệu ngày càng nhiều, không chỉ phong phú về nội dung mà còn đadạng về hình thức Thực tế đó đặt ra cho mỗi thư viện một vấn đề là phảiphát triển nguồn vốn tài liệu của mình như thế nào để đạt hiệu quả sử dụngcao nhất

Trường Đại học Khoa học Huế (gọi tắt là ĐHKH Huế) là một trườngđại học đa ngành, có nhiệm vụ đào tạo tất cả các lĩnh vực từ khoa học tựnhiên đến khoa học xã hội Thư viện ĐHKH Huế là một thư viện đại học đangành Đối tượng sử dụng vốn tài liệu của thư viện là cán bộ, sinh viên củatất cả các ngành khoa học xã hội và nhân văn, khoa học tự nhiên đang giảngdạy, học tập và nghiên cứu tại trường Do đó thư viện luôn cố gắng xâydựng cho mình nguồn tài liệu đa dạng, phong phú, phù hợp với nhu cầu củađối tượng sử dụng

Nhận thấy tầm quan trọng của thư viện đối với hoạt động của nhàtrường và tầm quan trọng của vốn tài liệu thư viện với quá trình học tập,giảng dạy, nghiên cứu, góp phần to lớn vào việc tự học của sinh viên, giảng

viên, em đã chọn đề tài: “Khảo sát vốn tài liệu tại thư viện trường ĐHKH

Huế” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp cử nhân văn hoá, chuyên ngành Thư

viện Thông tin của mình.

2 Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu: Vốn tài liệu tại Thư viện Trường ĐHKH

4 Phương pháp nghiên cứu

- Hệ thống hoá lí luận về hoạt động, sưu tập, tổ chức điều hành và quản lívốn tài liệu của cơ quan thông tin thư viện

- Thu thập tư liệu, khảo sát toàn bộ hệ thống kho tài liệu, bộ máy lưu trữthông tin về vốn tài liệu, hồ sơ quản lí chuyên môn nghiệp vụ của thư viên

- Phỏng vấn trực tiếp các cán bộ thư viện tại Thư viện ĐHKH Huế

- Điều tra xã hội học bằng bảng hỏi

- Tham khảo ý kiến của thầy, cô giáo trong khoa Thông tin thư viện trường

ĐH Văn Hoá Hà Nội

5 Cấu trúc của khoá luận

Ngoài lời cảm ơn, lời nói đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệutham khảo và phụ lục Nội dung chính của khoá luận được chia làm 3

Chương 1: Khái quát về thư viện trường ĐHKH Huế

Chương 2: Vốn tài liệu tại thư viện trường ĐHKH Huế

Chương 3: Một số định hướng phát triển và hoàn thiện vốn tài liệu tại thưviện trường ĐHKH Huế

Trong quá trình thực hiện đề tài này, em đã nhận được sự giúp đỡ của

cô giáo - Thạc sỹ Nguyễn Thị Ngà - người đã trực tiếp hướng dẫn em thựchiện đề tài, cũng như các thầy cô giáo trong khoa Thư viện Thông tin trườngĐại học Văn hoá Hà Nội, các cán bộ công tác tại tư viện trường Đại họcKhoa học Huế; Bản thân em cũng đã cố gắng, nỗ lực hết mình song do thờigian nghiên cứu có hạn, do điều kiện tiến hành thực hiện đề tài không được

ở gần thầy cô để tham khảo ý kiến kịp thời và với trình độ của một sinh viênbước đầu làm quen với nghiên cứu khoa học, kết quả chắc chắn không tránhkhỏi những hạn chế

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Thạc sỹ Nguyễn Thị Ngà, các thầy

cô giáo trong khoa Thư viện Thông tin, trường ĐHVH Hà Nội và các cán bộcông tác tại thư viện ĐHKH Huế đã giúp đỡ em hoàn thành khoá luận này

Em xin chân thành cảm ơn!

Huế, ngày 15 tháng 4 năm 2008

Sinh viên

Trần Thị Quỳnh Nga

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐẠI HỌC KHOA HỌC HUẾ

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Thư viện ĐHKH Huế được thành lập vào tháng 10/1976 cùng với sự

ra đời của trường Đại học Tổng Hợp Huế (nay đổi thành trường ĐHKHHuế)

Ban đầu là sự tiếp quản toàn bộ cơ sở vật chất, trang thiết bị và một sốvốn tài liệu của Thư viện Đại học Huế trước đây (thư viện Viện ĐH Huếđược thành lập vào năm 1957 là thư viện lớn nhất miền Trung cho đến năm1975) Khu nhà này ban đầu là nơi làm việc của Ngân hàng Đông Dươngthời Pháp thuộc với một khuôn viên rộng rãi, thoáng mát rất phù hợp choviệc học tập và nghiên cứu, nằm tại số 20, đường Lê Lợi - Huế Trụ sử thưviện có diện tích trên 512m2 dùng làm kho chứa tài liệu, 2 phòng đọc có sứcchứa 500 chỗ ngồi cho bạn đọc và các phòng xử lý nghiệp vụ Vốn tài liệukhi tiếp quản trụ sở Đại học Huế vào khoảng 100.000 bản, bao gồm cả báo

và tạp chí Tài liệu tiếng nước ngoài chiếm 2/3 số lượng của vốn tài liệu.Năm 2001, để xây dựng Trung tâm học liệu Huế, thư viện ĐHKH Huếchuyển về 77 Nguyễn Huệ - Thành phố Huế

Thư viện trường ĐHKH Huế là thư viện đa ngành Đối tượng phục vụcủa thư viện là giáo sư, tiến sỹ, các giảng viên, sinh viên thuộc ngành cơ bản

mà trường ĐHKH Huế chịu trách nhiệm đào tạo

Trong quá trình hoạt động của thư viện, từ việc tiếp quản vốn tài liệu

bổ sung, xử lí tài liệu, tổ chức sắp xếp kho cho đến việc lưu hành vốn tàiliệu phục vụ cho công tác nghiên cứu và học tập của các đối tượng bạn đọc,thư viện trường ĐHKH Huế đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của trường vàtừng bước trưởng thành Tính từ năm 1957 cho đến nay, thư viện ĐHKHHuế đã có trên 49 năm hoạt động và trưởng thành Chỉ tính từ năm 1976 đếnnay thì thư viện cũng đã phục vụ được 31 khoá học với 49 chuyên ngành cửnhân, các lớp chuyên phổ thông và các lớp trung cấp (trung cấp tin, trungcấp luật )

Đặc biệt, trong 7 năm trở lại đây, thư viện đã đảm bảo nhận đượcviệc cung cấp tài liệu cho 20 chuyên ngành đào tạo thạc sỹ và 4 chuyênngành tiến sỹ của trường Hàng năm thư viện đảm nhận trách nhiệm cungcấp tài liệu cho khoảng 200.000 bạn đọc

Nhìn lại quá trình cung cấp thông tin cho các đối tượng bạn đọc củathư viện trong từng giai đoạn khác nhau thì thư viện ĐHKH Huế đã hoànthành nhiệm vụ trước yêu cầu của nhà trường Tuy nhiên, nhìn từ góc độchuyên môn thư viện tổng hợp ĐHKH cũng có nhiều hạn chế cần khắcphục, đó là vấn đề xử lí cho đồng bộ giữa các cơ sở dữ liệu với hệ thốngmục lục tra cứu truyền thống và kho tài liệu của thư viện, nếu làm tốt điềunày thì hiệu quả sử dụng vốn tài liệu sẽ cao hơn

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thư viện

1 Chức năng

- Thu thập thông tin: đây là yếu tố đảm bảo thông tin của hệ thốngthông tin, thực hiện chức năng thu thập thông tin từ nguồn thông tin nội bộ(cán bộ, giảng viên và sinh viên) của trường hay từ nguồn thông tin bên

ngoài trường (các đơn vị, cá nhân hay từ hệ thống mạng Internet) Cácnguồn thông tin này sẽ là đầu vào cho các quá trình tiếp theo.

- Xử lí thông tin: là chức năng cơ bản của hệ thống thông tin thựchiện các bài toán xử lí nhằm xử lí thông tin đầu vào, đầu ra hay thông tin lưutrữ phục vụ công tác nghiệp vụ

- Lưu trữ: thực hiện lưu trữ thông tin cần cho quá trình xử lí Chứcnăng lưu trữ thực hiện quản lí lưu trữ và truy xuất thông tin

- Phân phối thông tin: để thông tin luôn sẵn sàng cho quá trình thuthập, xử lí, lưu trữ thông tin, phải luôn vận chuyển tới nơi thực hiện quátrình Ngoài chức cơ bản của một thư viện là tàng trữ nguồn thông tin, thưviện còn có chức năng văn hoá, giáo dục, giải trí

Tóm lại, đúng như Điều 1, Chương 1 của Pháp lệnh Thư viện đã chỉrõ: “Thư viện có chức năng nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; thuthập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xãhội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập,nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân, góp phần nângcao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học côngnghệ, kinh tế , văn hoá, phục vụ công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá đấtnước”

Trong các chức năng đó thì chức năng giáo dục ở thư viện trườngĐHKH Huế được xem là quan trọng nhất vì thư viện phục vụ cho công tácđào tạo của trường ở tất cả các chuyên ngành

Hiện nay, thư viện chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu cho các sinh viên

và cán bộ công chức của trường Ngoài ra, thư viện ĐHKH Huế còn phục vụcác cán bộ của các trường khác thuộc Đại học Huế Họ đến để học và mượnsách, tham khảo tài liệu để nghiên cứu vì tại trường ĐHKH Huế có kho tài

liệu “hạn chế” với nguồn tài liệu rất phong phú.

- Thu thập, bổ sung và trao đổi các thông tin cần thiết tiến hành xử línội dung, hình thức, phân loại, cập nhật dữ liệu và đưa dữ liệu vào hoạtđộng thông tin thư viện

- Tổ chức, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản kho tài liệu của trung tâm

- Xây dựng hệ thống tra cứu, tìm tin theo phương pháp truyền thống

- Quản lí và sử dụng có hiệu quả tài sản được giao bao gồm toàn bộtrang thiết bị, hệ thống giáo trình, sách, báo, tạp chí và các loại tài liệu khác

- Kết hợp chặt chẽ với các phòng ban chức năng khác trong trường đểhoàn thành tốt nhiệm vụ nhà trường giao cho

- Tổng kết rút ra kinh nghiệm thực tiễn và nghiên cứu những vấn đề lí

luận trong công tác thông tin thư viện.

- Phát triển hợp tác với các trung tâm thông tin thư viện khác, các tổchức khoa học, các trường Đại học trong và ngoài nước về lĩnh vực thôngtin tư liệu

1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của TVĐHKH Huế.

* Đội ngủ cán bộ

Đội ngủ cán bộ là một trong những yếu tố cấu thành trung tâm thưviện là linh hồn của trung tâm và cầu nối giữa vốn tài liệu với bạn đọc củatrung tâm Đây là yếu tố có vai trò và nhiệm vụ quan trọng trong mọi hoạtđộng của thư viện Hiện nay trung tâm có 16 cán bộ, trong đó có 2 cán bộthư viện chính, 2 cán bộ có văn bằng hai là đại học thư viện, 2 cán bộ đangtheo học thạc sĩ, 9 cán bộ có trình độ cử nhân các ngành khoa học khác và 3cán bộ có trình độ trung cấp Hầu hết các cán bộ trong thư viện đều đượcđào tạo tin học và ngoại ngữ

Tuy nhiên, hiện nay lực lượng cán bộ của trung tâm còn ít, trình độkhông đồng đều, có một số cán bộ đào tạo không đúng chuyên ngành nênhạn chế về năng lực, quá trình thực hiện công việc còn gặp nhiều khó khăn

- Chủ nhiệm Thư viện: Tạ Thị Lâm (vừa là cán bộ quản lý, vừa là cán

bộ thuộc tổ Bsung - Ploại - Bmục)

- Phó chủ nhiệm Thư viện: Trần Thị Thu Hà

- Tổ trưởng Tổ Thông tin- Thư mục: Trần Thị Khánh

- Tổ trưởng Tổ Bổ sung-Phân loại-Biên mục: Trần Ngọc Duyệt

- Tổ trưởng Tổ phục vụ bạn đọc: Trần Thị Thu Hà

1.4 Cơ sở vật chất của Thư viện

Thư viện trường ĐHKH Huế là một trong những Thư viện lớn củaTỉnh, thư viện gồm 4 tầng như sau:

- Tầng 1: Phòng hội thảo khoa học, phòng truyền thống

- Tầng 2: Kho báo, tạp chí, kho tài liệu tra cứu

- Tầng 3: Kho sách tiếng Việt (Vb: Việt cỡ bé và Vv: Việt cỡ vừa)

- Tầng 4: Kho giáo trình, kho tài liệu quý hiếm, kho ngoại văn

Ngoài ra, thư viện còn có các phòng đọc như:

+ Phòng đọc lớn có diện tích trên 80m2 với khoảng 65 bộ bàn ghế.+ Phòng đọc báo và tạp chí

+ Phòng tra cứu

+ Phòng đọc tài liệu sau đại học

+ Phòng tài liệu quý hiếm và tài liệu hạn chế

- Trang thiết bị của thư viện gồm có:

+ Máy tính: 16 máy

+ Máy photo copy: 1 máy

+ Máy in: có 3 máy

+ Máy đọc Microphim: 1 máy

Với cơ sở vật chất khá đầy đủ và sự phối hợp hài hoà giữa các bộphận trong thư viện, thư viện ĐHKH Huế đã đảm nhận tốt công tác nghiệp

vụ của thư viện và hoàn thành nhiệm vụ chính trị mà nhà trường giao phó

1.5 Đối tượng phục vụ

Thư viện Trường ĐHKH Huế trực thuộc Ban giám hiệu và phục vụ

theo quy chế do Nhà nước ban hành Đối tượng phục vụ chính là cán bộgiảng dạy, quản lí, nghiên cứu sinh, học viên sau đại học và sinh viên trongtrường.

* Nhóm cán bộ quản lí

Cán bộ quản lí bao gồm: Ban giám hiệu, trưởng phó các phòng banchức năng, ban chủ nhiệm khoa, chủ nhiệm bộ môn và các cấp lãnh đạoĐảng và công đoàn Nhóm cán bộ này, có thể vừa là nhà quản lí, nhà khoahọc đồng thời là cán bộ giảng dạy Vì vậy, nhu cầu thông tin của họ rất đadạng và phong phú, thông tin họ cần là thông tin tổng hợp, chuyên sâu, cótính khoa học Đồng thời là nhóm bạn đọc có nhu cầu thông tin cao, giảiquyết những vấn đề thực tiễn mang tính định hướng trong công tác quản lí

và hoạt động nghiên cứu khoa học

* Nhóm cán bộ giảng dạy

Là nhóm bạn đọc có trình độ chuyên môn, sử dụng thông tin phục vụcho công tác nghiên cứu và giảng dạy Trong hoạt động thông tin thư viện

họ đóng vai trò vừa là chủ thể vừa là khách thể

Với tư cách chủ thể, họ tạo ra thông tin thông qua các bài giảng, giáotrình, bài báo, bài tạp chí và công trình nghiên cứu khoa học

Với tư cách khách thể, họ luôn có nhu cầu sử dụng thông tin với nhiều loạihình tài liệu để phục vụ cho công tác giảng dạy, viết giáo trình và thực hiệncác công trình, đề tài nghiên cứu khoa học

* Nhóm nghiên cứu sinh, học viên sau đại học và sinh viên

Đây là nhóm người dùng tin chủ yếu của trung tâm, nhà trường mởrộng quy mô đào tạo, chỉ tiêu đào tạo được tăng lên, số lượng sinh viên ngàycàng tăng nên nhu cầu sử dụng, tiếp cận thông tin khá lớn Chính vì vậy, thư

viện đã trở nên quan trọng đối với mỗi sinh viên Tuy rằng đối với mỗi sinhviên nhu cầu sử dụng thông tin là khác nhau nhưng họ đều sử dụng thôngtin, tư liệu để học tập, nghiên cứu, trao dồi kiến thức và giải trí sau mỗi giờhọc căng thẳng Đặc biệt những tài liệu chuyên ngành và những tài liệu liênquan đến ngành học rất được họ quan tâm.

Trong nhóm này, bạn đọc là sinh viên chiếm tỷ lệ lớn nhất tại trungtâm Hàng năm, trung tâm phục vụ khoảng hơn 4.500 trong tổng số hơn9.000 sinh viên toàn trường Nhu cầu về tài liệu của sinh viên rất đa dạng vàphong phú tuỳ theo năm học và ngành học

1.6 Vốn tài liệu của thư viện

Vốn tài liệu là một trong 4 yếu tố và là yếu tố quan trọng nhất cấuthành một cơ quan thông tin thư viện

Thư viện ĐHKH Huế là một thư viện được hình thành từ những cơ sởban đầu của thư viện Đại học Tổng hợp, do đó có những thuận lợi về trangthiết bị, cơ sở vật chất và vốn tài liệu Đó cũng là sự thuận lợi của thư việntrong bước đường xây dựng và phát triển

Tính đến tháng 06/2007 vốn tài liệu của thư viện có:

+ Cao học: 795 bản.

+ Kho hạn chế: 2046 bản

+ Luận văn cao học: 1073 bản

+ Đề tài nghiên cứu khoa học: 338 bản

+ Báo: 29 tên báo

+ Tạp chí:

* Tạp chí xuất bản trước năm 1975: 53 nhan đề

* Tạp chí xuất bản sau năm 1975: 172 nhan đề

* Tạp chí tiếng Nga: khoảng 120 nhan đề.+ CSDL CD-ROM: 35 đĩa

+ CSDL: 17 nhan đề

+ Tài liệu đa phương tiện:

* CD-ROM: 35

* Microphic: 30

CHƯƠNG 2 VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC KHOA HỌC

HUẾ2.1 Những đặc điểm về nguồn gốc của tài liệu

Theo “Pháp lệnh Thư Viện” do Quốc hội nước Cộng hoà xã hội Chủnghĩa Việt Nam ban hành vào ngày 28/12/2000 thì Vốn tài liệu là yếu tố đầutiên trong 4 yếu tố hình thành cơ quan thông tin thư viện, hay nói theo quanniệm toán học thì Vốn tài liệu là điều kiện cần và đủ để có một thư viện Ởbình diện quốc gia, vốn tài liệu là di sản văn hoá, là công cụ ghi lại hình ảnhcủa dân tộc qua các thời kỳ; vốn tài liệu là thước đo trình độ phát triển củamỗi đất nước Ở bình diện quốc tế, vốn tài liệu là bộ nhớ của toàn nhân loại

Vốn tài liệu của trường ĐHKH Huế có vai trò quan trọng, quyết địnhtrực tiếp tới chất lượng đào tạo sinh viên ở tất cả các ngành khoa học.Chính vì vậy mà ngay từ khi mới thành lập đến nay, thư viện luôn đặt côngtác bổ sung, phát triển vốn tài liệu lên nhiệm vụ hàng đầu Số lượng vốn tàiliệu bổ sung tăng dần theo các năm Cụ thể, số tài liệu nhập qua các nămhọc như sau:

Năm học

Loại tài liệu

2002

2001-2003

2002-2004

2003-2005

2004-2006

Bảng1: Tổng số vốn tài liệu nhập trong 5 năm học

Nhìn chung vốn tài liệu hiện nay khá lớn, khoảng 112821 bản (không

kể báo-tạp chí, các tài liệu khác), được bổ sung theo các nguồn sau:

* Nguồn mua

Đây là nguồn bổ sung chủ yếu của thư viện ĐHKH Huế là mộttrường đại học đa ngành, đào tạo nhiều ngành khoa học, vì vậy công tác bổsung có liên quan đến các loại hình, các ngành đào tạo của trường Trongcông tác bổ sung, cán bộ thư viện gửi danh mục sách của các nhà xuất bản

về các khoa, các khoa thông qua ý kiến đóng góp từ phía giảng viên giảngdạy, trong quá trình giảng dạy, giảng viên sẽ biết tài liệu nào là cần thiết vàphù hợp với sinh viên, sau dó gửi các nhan đề sách về các khoa Từ đó sẽgửi danh mục tài liệu cần bổ sung về cho thư viện, dựa trên danh mục này,thư viện sẽ tiến hành mua tài liệu

Danh mục tài liệu của các khoa gửi về

Số thứ tự Nhan đề sách Nhà xuất bản Số lượng Giá

1

2

…

Cán bộ thư viện làm công tác bổ sung thu thập tài liệu từ các khoa gửi

về, ý kiến từ phía bạn đọc và tài liệu do cán bộ thư viện chọn trong bảngdanh mục sách từ các nhà xuất bản gửi về Ngoài ra, cán bộ thư viện còntiến hành tra trùng thông qua máy để xem tài liệu cần thiết đó đã có trongthư viện hay chưa? Danh mục bổ sung này sẽ được cán bộ bổ sung lập vàtrình chủ nhiệm thư viện trước khi trình hiệu trưởng nhà trường Sau khiđược duyệt cán bộ bổ sung sẽ gửi danh mục đó đến các nhà xuất bản hoặccác nhà sách để đặt hàng, sau đó chờ sự phản hồi của họ Tài liệu thư viện

bổ sung thường là từ các nhà xuất bản: Như Nxb Giáo dục, Chính trị Quốcgia, Văn học, Văn hoá Thông tin,… và một số nhà xuất bản có chất lượng

khác ở trong nước; ở nước ngoài có các nhà xuất bản sau: MacmillanCompany, Green Wood Press, Mc Graw- Hill, The Dryen Press…

* Nguồn thu nhận nội bộ

Thư viện Trường ĐHKH Huế thu nhận luận văn, luận án, đề tàinghiên cứu khoa học của học viên cao học, nghiên cứu sinh, giảng viên củatrường (luận văn cao học: 1073 bản, đề tài NCKH: 338 bản) Đây là tài liệukhông công bố, không đưa ra phục vụ mà chỉ cho mượn trong một số trườnghợp đặc biệt như sinh viên làm khoá luận tốt nghiệp… Đây chính là nguồntài liệu có chất xám lớn mà thư viện được nhận qua các năm mà không cầnphải tốn tiền mua

Bên cạnh đó thư viện còn bổ sung vào thư viện một số lượng sách docác cán bộ, giảng viên trong trường viết (số lượng này không lớn, chỉkhoảng 200 bản/1năm), đây cũng là tài liệu rất có giá trị để cho sinh viênhọc tập và tham khảo

* Nguồn biếu tặng

Việc tiếp nhận toàn bộ trụ sở, trang thiết bị, vốn tài liệu của thư việnĐại học Huế vào tháng 10/1976 là một thuận lợi lớn của thư viện ĐHKHHuế, vốn tài liệu được tiếp nhận khoảng 67.042 bản Ngoài ra, thư viện cònnhận được tài liệu từ phía các cơ quan, tổ chức trong nước và trên thế giớibiếu tặng, như ĐHQG Hà Nội, ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh, Hội Thôngtin tư liệu và Khoa học Công nghệ, Cục sở hữu trí tuệ, Bộ khoa học côngnghệ, Bộ văn hóa thông tin, World Bank, Development Forum …

Tuy nhiên số lượng nhận được qua nguồn này rất hạn chế

Năm Tên tài liệu Bản tài liệu

Bảng 2: Số lượng sách nhận được qua nguồn biếu tặng (2005- 2007)

* Nguồn trao đổi

Để làm cho vốn tài liệu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quanthông tin thư viện, hầu hết các thư viện đều tiến hành trao đổi nguồn tài liệucủa mình với các thư viện khác Trong xu thế chung đó thì thư viện ĐHKHHuế cũng đã tiến hành trao đổi một số tài liệu không thuộc diện phục vụ củathư viện với các thư viện khác, chủ yếu là trong địa bàn Thành phố Huếnhư: Thư viện Tỉnh, thư viện Đại học Sư Phạm, thư viện Nông lâm, thư việnĐại học Kinh tế… Ngoài ra, còn trao đổi các tài liệu địa chí cho thư viện cácTỉnh như: Quảng Bình, Quảng Trị … Số lượng nhận được qua nguồn nàyrất hạn chế (chỉ vài chục cuốn/ năm)

2.2 Hiện trạng vốn tài liệu tại Thư viện Đại học khoa học Huế

Trong hoạt động thông tin thư viện, vốn tài liệu là một trong bốn yếu

tố cấu thành thư viện (4 yếu tố: vốn tài liệu trụ sở trang thiết bị cán bộ kinh phí), là cơ sở để thư viện thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Bạnđọc đến thư viện để thu nhận tri thức và thông tin thông qua vốn tài liệu cótrong thư viện Đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện thì yếu tố đầutiên phải đề cập đến là sự phù hợp của vốn tài liệu với nhu cầu thông tin củangười dùng thư viện đó Bởi vậy, xây dựng và phát triển vốn tài liệu ngàycàng phong phú, đáp ứng nhu cầu người dùng tin là việc cần thiết của mọi

-cơ quan thông tin thư viện Muốn làm được điều đó, thư viện phải luôn đánh

giá được chất lượng vốn tài liệu hiện có, tìm hiểu những nhu cầu mới, xâydựng những chiến lược tầm cỡ để phát triển vốn tài liệu trước mắt và trongtương lai sao cho nguồn tài liệu của thư viện ngày càng phù hợp với bạn đọc

đã xâm nhập vào mọi nơi, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội và thông tin đãtrở thành vấn đề bao trùm thế giới Lượng thông tin lớn làm cho nhu cầu vềthông tin trở nên cấp bách và mạnh mẽ hơn

Ở Việt Nam, Thông tin là vấn đề trọng tâm của phát triển đất nước.Tầm quan trọng của thông tin là ở chỗ nó phục vụ trực tiếp cho nền KHKTquốc gia

Xét trên khía cạnh kinh tế, nguồn thông tin KHKT lấy từ sách, báo,tạp chí và các loại ấn phẩm khác là rẻ nhất và tiện lợi nhất Thông tin thoảmãn nhu cầu của cán bộ nghiên cứu khoa học, của sinh viên và của tất cảnhững người có quan tâm tới KHKT mà không có điều kiện trực tiếp ranước ngoài Nguồn thông tin quốc tế là con đường nhanh nhất, ít tốn kémnhát cho các nhà khoa học Việt Nam tiếp cận và có thể đuổi kịp nền khoahọc thế giới Bên cạnh đó những thông tin trong nước cũng có những giá trị

to lớn: Nhờ có nó mà những nhà khoa học của ta tránh được những nghiêncứu trùng lặp, tiết kiệm được công sức và tiền của Cũng nhờ vào nguồn

thông tin trong nước mà người làm công tác khoa học có những phán đoán

cụ thể cho những nghiên cứu tiếp tục; các nhà lãnh đạo của ta nắm bắt đượcđiểm mạnh, điểm yếu, mức độ phát triển của nền khoa học trong nước;người sản xuất biết nơi để tìm đến nhà phát minh …

Tuy nhiên, hiện tượng trên đây đã làm nảy sinh một số mâu thuẫn: đó

là mâu thuẫn giữa khối lượng thông tin trên thế giới ngày càng nhiều và rất

có giá trị với nhu cầu trong nước ngày càng lớn nhưng không được thoảmãn Theo quy luật gia tăng tài liệu, ngày càng có nhiều người tham gia vàolĩnh vực nghiên cứu khoa học, do đó nguồn thông tin sản sinh ra ngày càngnhiều; bên cạnh đó công nghệ in ấn và nhân bản ngày càng hoàn thiện làmcho tài liệu không chỉ gia tăng về số lượng, nâng cao về chất lượng mà cònphong phú về loại hình Từ đó đặt ra vấn đề: cần có một cơ sở làm cầu nốitiếp nhận nguồn thông tin to lớn và đồ sộ ấy, lựa chọn và sắp xếp sao cho cóthể thoả mãn đúng, trúng và đủ những nhu cầu của nền KHKT Việt Nam

Đó chính là công tác bổ sung tài liệu - biện pháp giải quyết tối đa và hiệuquả

Xét trên bình diện xã hội, công tác bổ sung của thư viện là biện pháp

để thoả mãn nhu cầu thông tin trong nước và chúng ta sẽ càng thấy rõ vai tròcủa công tác bổ sung khi xem xét cụ thể trong lĩnh vực Thông tin thư viện.Không chỉ có vai trò to lớn, bổ sung còn là yếu tố tiên quyết cho sự tồn tại

và phát triển của thư viện

Bổ sung theo tiếng Latin: “Completus” có nghĩa là trọn bộ, đủ cácthành phần của một cái gì đó Hiểu theo nghĩa rộng là sưu tập trọn bộ Trongthư viện học, quá trình này vẫn chưa được nhận thức chung, vẫn còn nhiều ýkiến khác nhau xung quanh khái niệm này

Quan điểm dựa trên nhận thức chung về thuật ngữ “bổ sung” thì cho

rằng: Đó là quá trình lựa chọn có hệ thống và thu thập theo kế hoạch nhữngtài liệu để đưa vào thư viện.

Một quan điểm khác hướng vào việc xây dựng vốn tài liệu thành bộsưu tập có hệ thống, trong bộ sưu tập này chỉ có những tài liệu cần thiết, cònnhững tài liệu không cần thiết phải loại trừ Theo quan điểm trên, bổ sungphải là quá trình đảm bảo cho vốn tài liệu phù hợp với nhiệm vụ của thưviện Chu trình tài liệu “ra vào thư viện” đã làm cho vốn tài liệu trở thành hệthống luôn ở trong trạng thái động và được coi như sự “hô hấp”, sự “trao đổichất” của cơ thể sống với môi trường trong sinh vật học

Việc đảm bảo cho vốn tài liệu luôn phù hợp với chức năng, nhiệm vụcủa thư viện chính là duy trì “sự sống” cho thư viện Việc bổ sung được tiếnhành đều đặn, kịp thời sẽ là cơ sở đảm bảo cho mọi hoạt động của thư viện.Nếu công tác bổ sung bị gián đoạn hoặc ngừng trệ thì mọi hoạt động của thưviện cũng bị ảnh hưởng Chính vì vậy mà ngay từ ngày đầu đầy khó khăncủa chính quyền Xô- Viết, V.I.Lênin vẫn nhắc nhở cần phải bổ sung kịp thờisách báo cho thư viện Trong thư gửi đồng chí Lítkinxơ (ngày17/05/1021)người viết: Đồng chí và cả chúng tôi cần phải biết tuyệt đốichính xác sẽ bỏ tù ai (hoặc người phụ trách cơ quan tổng phát hành ấn phẩmTrung ương hoặc người phụ trách mạng lưới thư viện, nhất định phải có mộttrong hai người đó) nếu mỗi cuốn sách Xô - Viết đã xuất bản được mộttháng rồi (hay hai tuần? sáu tuần?) mà chưa có trong mỗi thư viện

Trong công tác thư viện, bổ sung tài liệu là quá trình sưu tầm, nghiêncứu và lựa chọn những tài liệu có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoa học,thực tiễn, tính nghệ thuật cao phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và loại hìnhthư viện đồng thời phù hợp với nhu cầu của người dùng để đáp ứng nhu cầuđọc và thông tin của bạn đọc thư viện và của xã hội

Như vậy, bổ sung là khâu đầu tiên để thu thập tài liệu và có tích chấtquyết định đến toàn bộ hoạt động của thư viện Để cho công tác bổ sung đạtkết quả cao thì cơ quan thông tin phải có “chính sách bổ sung”.

Chính sách phát triển nguồn tin là vấn đề rất quan trọng đối với bất kỳ thưviện nào nhằm mục đích là để xây dựng cho mình nguồn tài liệu sao cho đủlớn về số lượng, phong phú về loại hình và chất lượng tốt, phù hợp với yêucầu ngày càng cao của người dùng tin Để làm tốt điều đó, các cơ quanthông tin thư viện cần phải cân nhắc, lựa chọn về chủ đề, loại hình và ngônngữ của tài liệu Cơ sở của việc lựa chọn đó là những nguyên tắc lựa chọntài liệu được thể hiện trong chính sách xây dựng và phát triển nguồn tin,những nguyên tắc này lại dựa vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mỗi cơquan thông tin, thư viện

Công tác bổ sung của thư viện ĐHKH Huế trong những giai đoạnkhác nhau có những đặc điểm khác nhau Sau khi đất nước hoàn toàn thốngnhất, Thư viện của viện Đại học Huế đã bàn giao toàn bộ vốn tài liệu được

bổ sung từ năm 1957 đến 1975 cho các cán bộ tiếp quản Sau khi tiếp quảnvốn tài liệu, cơ sở vật chất, ổn định nơi làm việc, công tác bổ sung vốn tàiliệu của thư viện được tiến hành bình thường theo từng giai đoạn phù hợpvới công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường

* Giai đoạn 1976-1986

Thời gian tiếp nhận tài liệu do thư viện của Viện ĐH Huế để lại, cán

bộ thư viện đã ổn định vốn tài liệu của thư viện phục vụ cho khoá sinh viênđầu tiên của năm 1976 Cũng trong năm 1976, thư viện đã tiến hành côngtác bổ sung vốn tài liệu cho các kho và các chuyên ngành đào tạo Công tác

bổ sung luôn được coi trọng như một sợi chỉ đỏ xuyên suốt quá trình hoạtđộng của thư viện Trong thời gian này cán bộ bổ sung luôn giữ đúng quy

trình của công tác bổ sung là lựa chọn, sưu tầm những tài liệu có nội dungtốt, phù hợp với công tác đào tạo của trường.

Thời gian đầu tiên với chủ trương chung của đất nước và nhà trường,các tài liệu bổ sung vào thư viện phần lớn là sách tiếng Việt được đặt muatại các nhà xuất bản ở Hà Nội Sách ngoại văn chủ yếu bổ sung sách tiếngNga và tạp chí tiếng Nga vì giai đoạn này việc đào tạo ngoại ngữ bằng tiếngNga và học tập, nghiên cứu bằng tài liệu tiếng Nga là chủ yếu Đây là thời

kỳ thư viện nhận được nhiều sự viện trợ sách, báo - tạp chí của các thư việnnhư: Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội.Ngoài ra, thư viện còn nhận được sự giúp đỡ về tài liệu của các thư việnnước ngoài, chủ yếu là Liên Xô cũ Do vậy, tính đến năm 1986 thư viện đãphát triển bộ sưu tập của mình được số tương đối: Sách Nga được trên12.000 bản, sách tiếng Việt trên 14.000 bản, tạp chí được tương đối xấp xỉtrên 500 loại tất cả

* Giai đoạn 1986-1996

Trong thời gian 10 năm thư viện vẫn giữ đúng công tác bổ sung sáchtrong một trường đại học Giai đoạn 1986-1996, đây là những năm tươngđối khó khăn về tài chính của nhà trường, nên số lượng tài liệu bổ sung vàothư viện hầu hết bằng tiếng Việt Trong thời gian này sách tiếng Nga khôngcòn được bổ sung vào thư viện nữa do phong trào hoặc tiếng Nga đã giảmtrên toàn thế giới Các loại sách ngoại văn bổ sung vào thư viện chủ yếu qua

sự trao đổi và viện trợ của các tổ chức hiệp hội, các trường đại học, trong đónhiều nhất là trường Đại học Haverd và Hội đồng Anh Do vậy, vốn tài liệucập nhật vào thư viện chỉ ở mức bình thường

* Giai đoạn 1996-2006

Trong thời gian 10 năm trở lại đây, do nhu cầu phát triển kinh tế, đấtnước đi vào CNH - HĐH, nền kinh tế tri thức phát triển, nhu cầu đào tạo họctập và nghiên cứu của trường ngày càng tăng nhiều, do đó kinh phí đầu tưcho vốn tài liệu được tăng lên Sau Nghị quyết Trung ương V khoá VIII “Vềviệc xây dựng nền văn hoá tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc”, Pháp lệnhThư viện ra đời nên kinh phí bổ sung được tăng lên nhiều hơn.

Hàng năm nhà trường phân chỉ tiêu kinh phí cho thư viện theo năm dươnglịch Từ 1996 - 2006 kinh phí trung bình hàng năm cho việc bổ sung từ150.000.000đ - 200.000.000đ, trong đó kinh phí đặt báo - tạp chí vàokhoảng 24.000.000đ/năm còn lại dành cho việc bổ sung sách Tài liệu bổsung chủ yếu trong 10 năm trở lại đây vẫn là tài liệu Việt văn, tài liệu ngoạivăn hàng năm chiếm số lượng tài chính khoảng 1/4 tổng số kinh phí Nhưvậy số tài liệu ngoại văn vẫn được cập nhật thường xuyên nhưng với sốlượng nhỏ ước chừng 20 tên sách/năm

Có thể nói, công tác bổ sung 10 năm trở lại đây được nhà trường chútrọng nhiều hơn nên tổng số vốn tài liệu tăng gấp nhiều lần so với hai giaiđoạn trên đây

Cho đến nay, thư viện ĐHKH Huế mặc dù chưa có một văn bản chínhthức nào về chính sách phát triển nguồn lực thông tin nhưng xuất phát từchức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, trong quá trình phát triển vốntài liệu của mình thư viện đã đề ra phương hướng bổ sung vốn tài liệu nhưsau:

- Về diện đề tài bổ sung

Vì là thư viện của một trường đại học đa ngành nên thư viện đã bổsung tất cả các tài liệu: khoa học tự nhiên - khoa học xã hội - tài liệu chínhtrị Diện tài liệu mà thư viện bổ sung rất phong phú và đa dạng cũng giống

như sự đa dạng về ngành học mà trường đào tạo.

- Về diện ngôn ngữ bổ sung

Thư viện bổ sung những tài liệu có chất lượng khoa học, tính cậpnhật, thực tiễn cao nhất đồng thời có nhiều bạn đọc sử dụng nhất Hiện nay

do trình độ ngoại ngữ của bạn đọc chưa cao nên ngôn ngữ được bổ sung chủyếu là tiếng Việt, còn tiếng nước ngoài được bổ sung theo thứ tự như sau:Anh - Nga - Pháp…

Đối với tài liệu viết bằng các ngôn ngữ ít thông dụng mà trung tâm đã

có từ trước đến nay, một mặt không tiếp tục bổ sung (do được xuất bản bằngcác ngôn ngữ không thông dụng nên giá trị sử dụng không cao, ảnh hưởngtới chất lượng công tác bổ sung) Mặt khác sẽ tiến hành kiểm định để thanhlọc những tài liệu cũ, rách nát, thông tin lỗi thời, chỉ giữ lại những tài liệu cógiá trị về mặt nội dung để giải phóng kho và tránh lãng phí trong công tácbảo quản tài liệu, nâng cao chất lượng vốn tài liệu

- Diện địa lý

Thư viện ĐHKH Huế bổ sung chủ yếu là những sách xuất bản trongnước, nhất là ở những thành phố lớn như Hà Nội, Tp.Hồ Chí Minh, ĐàNẵng… những nơi xuất bản các tài liệu có giá trị

- Loại hình tài liệu

Sách là loại hình tài liệu bổ sung chủ yếu của trung tâm, và tiếp đến làloại hình báo chí, đây là những loại hình giúp bạn đọc dễ dàng tham khảo.Tuy nhiên, bên cạnh đó thư viện cũng đã bổ sung, thu thập thêm các tài liệudạng khác như CD-Rom, luận văn, luận án, các đề tài nghiên cứu khoahọc…

- Loại tài liệu bổ sung

Là thư viện của một trường Đại học đa ngành, thư viện ưu tiên bổsung tài liệu là các giáo trình, sách tham khảo…phục vụ cho quá trình họctập và giảng dạy của sinh viên và giảng viên Bên cạnh đó, thư viện còn bổsung các tài liệu tra cứu, các tài liệu khoa học, chuyên khảo…

- Thời gian xuất bản

Một trong những quy luật ảnh hưởng tới sự phát triển của vốn tài liệu

đó là quy luật lỗi thời thông tin Đặc biệt hiện nay cuộc cách mạng khoa học

kỹ thuật đang diễn ra như vũ bão, các công trình nghiên cứu khoa học ngàycàng được xuất bản nhiều hơn thì vấn đề lỗi thời thông tin của tài liệu lạicàng được chú ý hơn, chính vì vậy mà thư viện ĐHKH Huế rất chú ý đếnthời gian xuất bản của tài liệu Thông thường khi bổ thư viện thường lựachọn những tài liệu vừa mới được xuất bản hoặc tái bản

- Về số bản bổ sung cho một nhan đề tài liệu

Số lượng bổ sung vào thư viện cũng cần tính toán cho phù hợp, vì nếu

bổ sung với số lượng quá nhiều sẽ gây hiện tượng dư thừa, lãng phí; ngượclại nếu bổ sung ít sẽ thiếu, không đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc Vìvậy, khi bổ sung đòi hỏi người cán bộ bổ sung phải tính toán thật chính các

Cách thức bổ sung cho vốn tài liệu của thư viện ĐHKH Huế là: Đốivới sách giáo trình số bản bổ sung phụ thuộc vào số lượng sinh viên nhiềuhay ít của từng chuyên ngành đào tạo (từ 3-4 sinh viên/cuốn) Giáo trìnhdùng cho chương trình đại cương thì cần phải cung cấp với số lượng nhiềuhơn Nhất là gần đây số ngành đào tạo của trường được mở rộng, tài liệu cậpnhật cho các ngành mới mở được chú trọng Tài liệu cho kho giáo trìnhđược bổ sung tương đối lớn, phù hợp với quy mô đào tạo của trường Hiệnnay, kho giáo trình đã có tới 804 loại sách giáo trình Số lượng bản cho mỗi

đầu giáo trình được tăng lên theo đầu sinh viên, đặc biệt là giáo trình phục

vụ học tập cho các môn chung như: Triết học Mác Lênin, Kinh tế chính trị,Chủ nghĩa xã hội khoa học, Lịch sử Đảng cộng sản Việt Nam, Tư tưởng HồChí Minh

Với kế hoạch dài hạn từ 2001-2006, thư viện ĐHKH Huế đã bổ sung

và xây dựng hoàn thiện kho giáo trình với đầu sách phục vụ cho sinh viêntương đối đầy đủ (đặc biệt là các loại sách về khoa học cơ bản, phục vụ chosinh viên năm thứ nhất và sinh viên năm thứ hai) Số liệu cụ thể như sau:

Năm học

2001-2002

2003

2002-2004

2003-2005

2004-2006

2005-Số lượng

Bảng 3: Tổng số đầu sách nhập trong 5 năm học

Ngoài ra, thư viện còn quan tâm bổ sung thêm một số đầu sách mànhiều bạn đọc quan tâm, hoặc là những tài liệu mang tính chất thời sự, tưtưởng (để bổ sung được những cuốn sách này phải có sự giới thiệu của tổphục vụ bạn đọc) Còn đối với sách tham khảo thì khi bổ sung thư viện quyđịnh không được quá 10 bản/ 1 tên tài liệu

2.2.2 Loại hình tài liệu

Dòng tài liệu trong xã hội phát triển theo 3 quy luật, trong đó quy luậtgia tăng số lượng tài liệu đã làm cho tài liệu trong xã hội hiện nay trở nênphong phú về nội dung và đa dạng về hình thức Để quản lý tốt vốn tài liêu,tài liệu được phân chia thành các nhóm khác nhau dựa trên những dấu hiệutương đồng và theo nhiều tiêu chí khác nhau: Căn cứ vào chất liệu làm ra tàiliệu, vào loại hình tài liệu, theo thời gian xuất bản của tài liệu, căn cứ theophạm vi phổ biến thông tin, theo mức độ xử lý thông tin, theo nội dung của

tài liệu…

Căn cứ theo loại hình tài liệu chúng ta có thể chia vốn tài liệu tại thưviện ĐHKH Huế thành các nhóm tài liệu như sau:

Tài liệu cống bố: Sách, báo- tạp chí, CD-Rom

Tài liệu không công bố: Luận văn, luận án, đề tài nhiên cứu khoa học

311 tên tạp chí, trong đó có 267 tên tạp chí tiếng Việt và

44 tên tạp chí tiếng nước ngoài), tổng cộng có 24.679 cuốn tạp chí

CD-Rom có dung lượng thông tin lớn, tiết kiệm diện tích kho Mộtđĩa CD-Rom theo tiêu chuẩn ISO 9660 có khả năng lưu giữ được một lượngthông tin là 840 đến 1 triệu Mbytes tương đương với 400.000 trang văn bảnkhổ A4 Chính vì vậy, CD-Rom đang được ứng dụng rộng rãi và phổ biếntrong các cơ quan thông tin thư viện.

Nhận thấy được các ưu thế vượt trội của các vật mang tin hiện đại,ngoài các loại hình tài liệu truyền thống như sách, báo - tạp chí được in trêngiấy như trước đây, hiện nay cùng với sự phát triển như vũ bảo của KHKT,

đã có thêm nhiều tài liệu được xuất bản dưới dạng tài liệu điện tử bên cạnhnhững dạng tài liệu truyền thống Nhiều tạp chí khoa học, nhiều ấn phẩmthông tin giá trị bên cạnh việc xuất bản dưới dạng truyền thống còn đượcđưa ra thị trường dưới dạng CD-Rom, các cơ sở dữ liệu

Thư viện ĐHKH Huế cũng không nằm ngoài xu thế ứng dụng Côngnghệ thông tin vào trong tất cả các mảng của mình Để giảm bớt được nhữngkhó khăn về kho tàng, nhà chứa, thư viện cũng đã từng bước tiến hành bổsung một số lượng các đĩa CD-Rom lưu giữ tài liệu cấp 1, nhưng số lượngcòn đang rất hạn chế, phần lớn các đĩa mà thư viện đang có đều được kèmtheo sách khi sách mới được bổ sung về Do số lượng còn đang rất ít và cơ

sở vật chất còn nhiều hạn chế nên hiện nay loại hình tài liệu CD-Rom ở thưviện ĐHKH Huế vẫn chưa được đưa ra sử dụng để phục vụ cho bạn đọc màchỉ được dùng trong một số trường hợp đặc biệt

Số lượng tài liệu hiện đại mà thư viện có như sau: Số nhan đề

CSDL-CD Rom là 35 đĩa; Số nhan đề CSDL là 17 nhan đề và Microphic là 30 đĩa

* Luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học

Thư viện ĐHKH Huế không thu nhận khóa luận tốt nghiệp của sinh viên

năm cuối mà chỉ thu nhận và lưu giữ luận văn cao học và các đề tài nghiêncứu do đó số lượng loại hình tài liệu này còn rất hạn chế Hiện nay, kho luậnvăn, luận án và đề tài nghiên cứu khoa học chỉ có 1411 bản.

2.2.3 Ngôn ngữ của tài liệu

Trình độ của bạn đọc ngày càng được nâng cao, họ có thể đọc đượctài liệu ngoại văn Vì vậy, bên cạnh việc bổ sung tài liệu tiếng Việt thư việnkhông quên bổ sung thêm tài liệu tiếng nước ngoài Sự đa dạng về ngôn ngữtài liệu của vốn tài liệu trong thư viện được thể hiện qua bảng sau:

Ngôn ngữ Số lượng bản(cuốn) Tỷ lệ (%)

và nhiều bạn đọc có tể sử dụng được vì vậy mà tài liệu bằng tiếng Anh đứng

ở vị trí thứ 2 (14,5%) sau tiếng Việt Trước đây, do tình hình chính trị và xãhội, chương trình giảng dạy của nhà trường ưu tiên cho tiếng Nga nên sinhviên học tiếng Nga cũng như vốn tài liệu Tiếng Nga khá nhiều, nhưng hiệnnay chương trình giảng dạy đã thay đổi, lượng sinh viên học tiếng Nga đãgiảm xuống nên nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Nga đã ít hơn trước nhưngthực tế vốn tài liệu tiếng Nga vẫn chiếm 11,3% (sau tài liệu tiếng Anh)

Như vậy, theo số liệu thống kê, đứng đầu là tài liệu tiếng Việt(70,4%), tiếp theo là tài liệu tiếng Anh (14,5%), tiếng Nga (11,3) sau là đếntài liệu tiếng Pháp (3,5%) và các thứ tiếng khác (0,3%)

Sự đa dạng về ngôn ngữ của tài liệu không chỉ thể hiện ở vốn sách màcòn được thể hiện ở vốn tài liệu Báo - Tạp chí, trong 311 tên Tạp chí thì có

267 tên tiếng Việt và 44 tên tiếng nước ngoài

2.2.4 Nội dung của tài liệu

ĐHKH Huế là một trường Đại học đa ngành, vì vậy nội dung của vốntài liệu tại Thư viện ĐHKH Huế đề cập tới tất cả các lĩnh vực.

* Sách

Sách là công cụ, phương tiện truyền đạt tư tưởng, ý nghĩa của conngười, của thế giới qua mọi thời đại Từ xưa đến nay, sách luôn đóng vai tròquan trọng trong việc lưu giữ và truyền bá tri thức Dựa vào nguồn thông tinđược chứa đựng trong sách mà con người phát triển được tr tuệ của mình và

có thể áp dụng được các thành tựu của nhân loại để phát triển xã hội

Vốn sách của thư viện khá lớn, khoảng 112.821 bản, đề cập tới cáclĩnh vực Khoa học tự nhiên, Khoa học xã hội và tài liệu chính trị

Tài liệu chuyên ngành Số bản tài liệu Số nhan đề tài liệu Tỉ lệ (%)

Bảng 5: Thành phần nội dung vốn sách của thư viện.

Tính đến năm 2006, vốn sách của thư viện lại được chia thành nhiềukho cụ thể như: Kho tài liệu tiếng nước ngoài (kho ngoại văn), kho trùngbản, kho sách tiếng Việt

** Kho tài liệu tiếng nước ngoài có: Phân khu tài liệu tiếng Nga,

phân khu tài liệu tiếng Pháp, phân khu tài liệu tiếng Anh và phân khu tài liệuLatinh (L)

- Phân khu tài liệu tiếng Nga.

Tổng số sách nhập vào thư viện: 14.621 bản

Tài liệu còn trong kho: 12.662 bản

Tài liệu vắng: 1.959 bản

Kho tài liệu tiếng Nga gồm nhiều môn loại khoa học được xử lý theokhung phân loại BBK, tài liệu trong kho được sắp xếp theo số đăng ký cábiệt và phân thành 2 cỡ (cỡ vừa-Sv và cỡ bé-Sb)

Đây là kho tài liệu có rất nhiều tài liệu thuộc các ngành khoa học cơbản của các tác giả có tên tuổi ở Anh, Pháp, Nga… và một số giáo trình vềngôn ngữ Nga (bao gồm ngôn ngữ giao tiếp thông thường và ngôn ngữ khoahọc kỹ thuật…), nó đã một thời trợ giúp cho cán bộ giảng dạy của trườngĐại học Tổng hợp trong việc nghiên cứu, học tập và giảng dạy

Qua khảo sát, kiểm định và nghiên cứu, các cán bộ thư viện ở đâynhận thấy tình trạng xuống cấp của kho sách đã bộc lộ ở nhiều khía cạnhkhác nhau

Thứ nhất, tài liệu viết bằng tiếng Nga đã ít được nhập khẩu vào Việt

Nam nói chung và không được bổ sung vào thư viện ĐHKH nói riêng từnhững năm 1990 trở về sau nên vốn tài liệu ở kho này đã dừng lại ở consố14.621 bản không kể tài liệu thất thoát

Thứ hai, toàn bộ nhãn chứa ký hiệu của tài liệu đã bị bong ra nên khó

xác định được vị trí của tài liệu trên kệ sách

Thứ ba, đối tượng sử dụng tài liệu tiếng Nga rất hạn chế (trình độ

tiếng Nga của bạn đọc chưa cao, cách tổ chức phục vụ của thư viện chưahợp lý…)

Thứ tư, không thanh lọc tài liệu nên chất lượng sử dụng vốn tài liệu

không cao

- Phân khu tài liệu tiếng Pháp

Tổng số tài liệu nhập vào thư viện: 1.143 bản

Tài liệu còn trong kho: 1.123 bản

Tài liệu vắng: 20 bản

Đây là kho tài liệu non trẻ nhất trong toàn bộ hệ thống kho tài liệu củathư viện ĐHKH, song tài liệu lại không mới so với xuất thân của kho Khođược thành lập vào 1994 trên cơ sở chọn lọc và rút tài liệu tiếng Pháp từ khosách La tinh (chủ yếu là các sách về khoa học xã hội và nhân văn) của thưviện Viện Đại học Huế để xử lý lại, xếp giá đăng ký cá biệt để phục vụ độcgiả Việc bổ sung thêm một số nhan đề tài liệu mới bằng tiếng Pháp đượcthực hiện từ khi thành lập cho đến nay vào khoảng 719 tên tài liệu trongtổng số trên 1.143 tên tài liệu hiện có trong kho này (bao gồm cả sách đượccác tổ chức trong và ngoài nước tặng)

- Phân khu tài liệu tiếng Anh

Tổng số sách nhập vào thư viện: 9.775 bản

Tài liệu còn trong kho: 8.122 bản

- Phân khu tài liệu La tinh

Đây là một phần tài liệu thuộc kho trùng bản của thư viện Viện ĐH

Huế được tập thể cán bộ thư viện ĐHKH Huế chọn lại theo phương thứcphân loại sơ bộ (tài liệu khoa học tự nhiên, tài liệu khoa học xã hội) lấy 5bản để tiến hành đăng ký tổng quát, đăng ký các biệt và xếp giá Tổng số tàiliệu sau khi xử lý cơ bản là: 5.788 bản Phần còn lại (bản thứ sáu cùng nhan

đề, sách hỏng, sách không thuộc diện phục vụ của thư viện), chờ xử lý sau

** Kho trùng bản

Kho này gồm tài liệu của kho tài liệu trùng bản của Thư viện ViệnĐại học Huế được cán bộ thư viện ĐHKH Huế xử lý vào tháng 2 và tháng 3năm 2003 với phương thức chọn 5 bản/ nhan đề tài liệu để thiết lập ra khoLatinh (L) Phần còn lại (bản thứ sáu cùng nhan đề, sách hỏng, sách khôngthuộc diện phục vụ của thư viện), chưa được xử lý, chờ xử lý sau

+ Tổng số tài liệu: 6.931 bản

+ Tiếng Anh: 4.465 bản

+ Tiếng Pháp: 1.527 bản

+ Tiếng Việt: 339 bản

* *Kho sách tiếng Việt

Gồm hệ thống kho tài liệu (Việt bé, Việt vừa và giáo trình) Đây là loại hìnhtài liệu đóng vài trò quan trọng và mang ý nghĩa chủ đạo trong toàn bộ hệthống kho của thư viện Nó góp phần không nhỏ vào sự thành công của côngtác tào tạo ở trường ĐHKH Huế, chính vì thế mà nó luôn được các thế hệcán bộ làm công tác thư viện quan tâm xây dựng vốn tài liệu, tổ chức kho vàlưu hành,…nhằm mục đích phục vụ tốt nhu cầu học tập và giảng dạy củacác đối tượng bạn đọc trong trường

- Kho Vb và Vv

Số bản nhập vào thư viện thông qua việc kiểm kê của tổ công tác bạnđọc là 43.444 bản Số lượng tài liệu vắng 12.145 tên tài liệu, trong tổng sốtài liệu vắng mặt của hai kho này chỉ có không đầy 0,5% nhan đề có chứng

từ về nguyên nhân mất mát Bên cạnh đó, không thể xác định được số tên tàiliệu nhập vào thư viện từ khi thành lập đến nay

Nguyên nhân dẫn đến những tình trạng trên là:

+ Các chu trình nghiệp vụ chưa thực hiện hết chức năng quản lý vốntài liệu của mình Chu trình đường đi của vốn tài liệu bỏ qua khâu đăng kýtổng quát cho vốn tài liệu; không kiểm soát chặt chẽ hệ thống lưu trữ thôngtin (hệ thống tra cứu truyền thống về vốn tài liệu của thư viện;…Công tácquản lý vốn tài liệu của bộ phận lưu hành không được thực hiện trọn vẹn từkhâu cho mượn cho đến khâu thu hồi tài liệu nên dẫn đến tình trạng mấtsách hoặc thất lạc tài liệu ở các bộ phận khác

+ Việc thu hồi nợ tài liệu quá hạn không được tổ công tác bạn đọcthực hiện thường xuyên và có biện pháp xử lý cụ thể dẫn đến tình trạng nợkéo dài hàng chục năm Tính từ 1976 đến nay tổng số cán bộ nợ tài liệu quáhạn là 230 người, tổng số tài liệu nợ lên đến 2.504 tên tài liệu

+ Toàn bộ hệ thống tra cứu tài liệu sách tiếng Việt không còn đủ khảnăng đáp ứng tốt được nhu cầu tra cứu thông tin của người dùng tin và khâukiểm soát tài liệu của thư viện

- Kho giáo trình

Tài liệu nhập vào thư viện: 27.190 bản

Tài liệu còn 24.108 bản

Tài liệu vắng: 3.083 bản

Kho giáo trình được thành lập từ 1978 thông qua việc bổ sung tài liệuhàng năm, tiếp nhận tài liệu chi viện của thư viện ĐH Tổng hợp Hà Nội, củatrung tâm khoa học công nghệ và giáo trình in Roneo của giáo viên cáckhoa, … Đây là kho tài liệu gồm các môn loại khoa học thuộc các ngànhđào tạo của trường và giáo trình chính trị…Nó đóng một vai trò quan trọngtrong việc cung cấp thông tin cho bạn đọc cũng như chất lượng đào tạo củatrường trong nhiều năm qua.

Tuy nhiên, số nhan đề tài liệu của các ngành khoa học tự nhiên vớicác ngành khoa học xã hội và tài liệu chính trị trong kho này không đượccân đối

Tài liệu chuyên ngành Số nhan đề tài liệu Số bản tài liệu

Bảng 6: Thành phần nội dung kho giáo trình của thư viện

Thông qua con số này và đợt kiểm định việc luân chuyển của tài liệu,các cán bộ thư viện đã rút ra nhận xét:

+ Số lượng giáo trình thuộc các ngành KHTN nhiều gấp 3 lần giáotrình thuộc các ngành KHXH và nhiều gấp 5 lần giáo trình thuộc nhómchính trị

+ Một số giáo trình được bổ sung từ năm 1978 và 1979 không được

sử dụng vì không thuộc chuyên ngành đào tạo của nhà trường

+ Một số giáo trình in Roneo đã mất hẳn khả năng cung cấp thông tin.+ Giáo trình chính trị học là giáo trình chung cho tất cả các ngành đàotạo của trường nhưng lại được bổ sung quá ít so với nhu cầu cần thiết của

2001-Năm 2003

2002-Năm 2004

2003-Năm 2005

Bảng 7: Số lượng sách nhập trong 5 năm tính theo học kỳ (2001- 2006).

* Kho Báo - Tạp chí - Tài liệu tra cứu

Thế kỷ XXI là thế kỷ của Khoa học, Công nghệ và Thông tin Báo

-Tạp chí phản ánh thông tin về các lĩnh vực hoạt động của xã hội một cách

thường xuyên và cập nhật Vì vậy, Báo - Tạp chí là mảng tài liệu rất cần

thiết, đóng vai trò quan trọng đối với việc thu thập tư liệu phục vụ công tác

học tập, nghiên cứu, tìm tòi của bạn đọc thư viện Nguồn tư liệu trong các

Báo - Tạp chí là nguồn tư liệu chính yếu và không thể thiếu được đối với